Kĩ năng viết Proposal
dành cho Marketers
Tổng quan về Proposal
Ý tưởng hay là quan trọng nhưng bán được ý tưởng đó lại là một câu chuyện khác,
rất rất khác.
Để một người rót tiền vào dự án đầy tâm huyết mà bạn và cả nhóm hàng tháng trời
chuẩn bị thì phần thuyết trình của bạn phải hội đủ:
1. Ý TƯỞNG. Vừa nghe, khách hàng có lăn đùng ra xỉu “Giá như ta gặp nhau sớm
hơn” không?
2. BẠN. Người thuyết trình có chinh phục được khán giả bằng sự lưu loát, nhiệt
huyết và cho họ thấy sức mạnh cũng như tiềm năng ý tưởng một cách thuyết phục
không?
3. PROPOSAL. Gói ghém điều muốn nói vào một tài liệu power point tưởng như
đơn giản nhưng thật tế rất “khoai”. Đó cũng là điều mà đa phần từ sinh viên đến
người đã đi làm ở VN thường không được dạy và trau chuốt.
Thế là từ đó mọc lên những slide power point chữ nhiều như quân Nguyên, người
thuyết trình hít một hơi thật sâu, mắt dán vào projector đọc từ đầu đến cuối, phối
màu chữ và nền cứ như đang được xem thuyết trình 3D mà không đeo kiếng…vân
vân và vi vu. Những lỗi “chết vì thiếu hiểu biết” đó đã vô tình làm đứa con tinh
thần của bạn yếu đi rất nhiều.
Yếu tố 1 và 2 đã có các lớp kỹ năng thuyết trình và sáng tạo hỗ trợ nhưng kỹ năng
viết Proposal thì gần như chỉ là người này học kinh nghiệm của người kia hay tự
mò mẫm. Nghiệt nỗi, các nhà tuyển dụng lại thích “nắn giò” bằng cách giao cho
một đề bài marketing. Sau đó, bạn sẽ quay trở lại với một một proposal và thuyết
trình một cách chuyên nghiệp ý tưởng của mình, điều này bạn nào đã ra trường
chắc đều trải qua.
Sau nhiều lần giúp các bạn sinh viên cũng như các bạn đã đi làm hoàn thiện
proposal cho công việc, TYM quyết tâm hệ thống những hiểu biết của mình thành
chuyên đề “PROPOSAL WRITING SKILL FOR MARKETIE”. Hi vọng các “nỗi
đau quá khứ” và “niềm đau chôn dấu” của ToiyeuMarketing.com sẽ giúp bạn
khoác lên những bộ cánh đẹp cho ý tưởng của mình.
HAI SUY NGHĨ “HẾT SỨC BẬY BẠ” VỀ PROPOSAL
Như một lời cầu hôn, thông điệp của một proposal đơn giản là:
Những gì anh sắp nói sau đây sẽ trở thành sự thật, em hãy theo anh đi!
Do đó, nhiệm vụ quan trọng nhất của một proposal là phải chiếm được NIỀM
TIN của người nghe.
Nếu như trong nghệ thuật cưa cẩm, bạn có từ 1 ngày đến hơn 10 năm để gây dựng
niềm tin thì trong một buổi thuyết trình chỉ là dưới 30 phút. Trong khoảng thời
gian ấy, không tính đến ý tưởng hay dở thế nào nhưng sự thuyết phục sẽ toát ra từ
proposal của bạn qua:
- Đơn giản: từng slide cô đọng đến mức không thể thêm hay bớt được một chữ
nào, hình ảnh minh họa không lòe loẹt và có chủ ý rõ ràng. Một proposal tốt là một
bộ phim minh họa ý tưởng một cách dễ hiểu nhất có thể.
- Trò chuyện: một proposal tốt như là một cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe,
với những câu hỏi xoáy vào trọng tâm. Từng câu nói đều liên quan đến việc giải
quyết vấn đề như thế nào là tốt nhất với văn phong gần gũi người nghe. Tóm lại là
khách hàng khi xem phải CẢM được rằng proposal này làm ra là dành riêng giải
quyết vấn đề của chính họ mà thôi.
- Hệ thống: Như đang kể một câu chuyện, slide sau phải là câu nói tiếp theo cho
slide trước. Người xem luôn biết mình đang ở đâu trên bản đồ dẫn dắt ý tưởng của
bạn. Từng bước một, bạn đưa khán giả đến giải pháp của bạn và kết quả cuối cùng.
- Độc đáo: Proposal là sản phẩm của sự sáng tạo. Mỗi một người sẽ có cách riêng
để trình bày ý tưởng của mình, vì vậy sẽ không bao giờ có 2 proposal giống nhau.
Và 2 cách nghĩ sau sẽ làm bạn khó có một proposal tốt:
1. Người làm proposal chỉ là người thiết kế power point.
Khi còn là sinh viên, TYM đã thường nghe
Mấy bạn cứ làm phần nội dung đi, mình sẽ lãnh phần thiết kế power point cho.
Thế là mọi người gởi cho bạn một power point đầy chữ, bạn thì tìm xem chỗ nào
còn trống thì “quăng” hình bừa bãi, đưa vào những hoa văn chả liên quan gì đến
hòa bình thế giới. Thế là ý tưởng cả nhóm ấp ủ được mặc một chiếc áo quái dị và
đặc biệt gây khó chịu với khán giả.
Đôi khi còn là:
Mỗi đứa cứ tự làm phần mình, sau đó chúng ta ghép lại là xong!
Như chơi đồ hàng, mỗi bạn sau khi xong nội dung thì tự thiết kế, minh họa cho
riêng phần nội dung của mình. Thế là người xem được phiêu lưu vào một proposal
“thập cẩm” đa phong cách, kiểu dáng, văn phong nhưng cùng nói về một chủ
đề .
2. Ý tưởng là quan trọng nhất, proposal chỉ là thứ phụ.
Khoi Vinh, art director của New York Times đã từng chia sẻ rằng trong thời đại
mới, người làm ra ý tưởng còn phải biết cách bán ý tưởng của mình. Mỗi con
người được thụ hưởng một nền văn hóa khác nhau, một lăng kính nhìn nhận có khi
khác bạn 180 độ. Điều bạn tưởng tượng trong đầu rất đẹp, hiệu quả, vân vi kì diệu
nhưng nếu bạn không thể dùng proposal để visualize (minh họa) cho người xem
hiểu thì chỉ có thể mang dự án về ngâm rượu mà thôi. Không ai dành nhiều thời
gian cho nhau nữa trong thời buổi nước rút này.
Đó là chưa kể khi proposal của bạn tiếp tục được trình lên cấp trên hay gởi sang
nước ngoài, bạn sẽ không có cơ hội để giải thích những điểm khó hiểu, mập mờ do
proposal chưa tốt của mình gây ra với người ra quyết định chính - duyệt hay
không duyệt dự án của bạn.
Sứ mệnh của một proposal là rất nặng nề và kỹ năng viết proposal cũng khó không
thua kém gì những kỹ năng khác. Bán một sản phẩm vô hình (việc mà các
marketer thường phải làm) luôn khó hơn trăm lần một sản phẩm hữu hình, và
người nào nắm vững kỹ năng làm khách hàng “thấy” được giá trị vô hình đó qua
proposal sẽ là người hùng.
Bài viết ngắn này nhằm giúp TYM và bạn đọc gần quan điểm nhau về tầm quan
trọng của proposal trước khi đi xa hơn. Ở những bài tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào
chi tiết và cùng giúp nhau hoàn thiện từng chút một. Bạn kiên nhẫn nhé!
Flow và story của Proposal
Dù là tòa nhà cao tầng hay tủ sách, quan trọng nhất là có được một khung sườn
thật vững chãi. Như bài tập làm văn, nếu FLOW – mạch chuyện không ổn thì sẽ
khiến người đọc không còn muốn theo dõi đến trang cuối cùng. Nếu flow của
proposal thiếu logic sẽ làm khách hàng lúng túng khi đang từng bước tìm hiểu ý
tưởng của bạn.
Không loanh hoanh nữa, chúng ta bắt đầu với
BƯỚC 1: PHÁC THẢO CONCEPT MAP
Concept map đơn giản là một sơ đồ bạn lập ra để thấy từ điểm khởi đầu A đến
điểm kết thúc B phải đi qua bao nhiêu bước.
VD 1: Mỗi ý chính đều được liên kết chặt chẽ với nhau, như đang lên dàn ý với
đầy đủ mở bài, thân bài, kết luận, từng bước một dẫn người nghe đến kết quả cuối
cùng:
VD 2: Một dự án TYM đã thực hiện cách đây nửa năm và proposal gần 180 slides
đã có concept map đơn giản như sau:
1. Bức tranh toàn cảnh thị trường mạng điện thoại
2. Chân dung khách hàng mục tiêu, insight và những thay đổi về hành vi của giới
trẻ, đặc biệt trong việc quyết định chọn mạng điện thoại
3. Đối thủ cạnh tranh: 3 đối thủ chính đang có lợi thế, điểm yếu gì trong dịch vụ,
sản phẩm, các hoạt động marketing trong năm qua…
4. Vấn đề thương hiệu đang phải đối mặt
5. Những câu hỏi đặt ra để chuyển yếu điểm thành lợi điểm
8. Câu trả lời – Ý tưởng truyền thông cho năm 2010: 3 options ý tưởng được trình
bày trong khoảng 80 slides. Dưới là hình TYM chụp lại được khi nhóm đang phân
chia số slide từng phần cho ý tưởng đầu tiên.
9. Kết quả trong ngắn hạn
10. Kết quả dài hạn
11. Kế hoạch dự phòng
12. Ngân sách và timeline
Mỗi proposal sẽ có cách dẫn dắt riêng tùy vào nội dung và qua việc phác thảo
concept map, bạn và cả nhóm sẽ dễ bàn luận và thống nhất thứ tự từng bước dẫn
dắt của proposal sao cho dễ hiểu. Tất cả slide đều nằm gọn trên tờ A4 nên dễ phát
hiện ra các lỗi về bố cục: dành nhiều “đất” cho một vấn đề không quan trọng, ý
tưởng chính trình bày vẫn còn chưa “đã”, kết thúc vội vàng quá so với mở đầu –
“đầu voi đuôi chuột”, vài ý kết nối với nhau chưa chặt…
Concept map còn giúp bạn dễ sáng tạo cách kể chuyện. Cùng một vấn đề nhưng
nếu bạn tìm ra cách kể sáng tạo, góc nhìn và cách dẫn đắt thú vị hơn thì chắc chắn
sẽ tạo ấn tượng mạnh với người nghe.
Proposal cần một xương sườn vững chãi trước khi đắp lên da thịt vì vậy thời gian
bỏ ra cho concept map sẽ là hoàn toàn xứng đáng. Sau khi concept map đã thật
logic, nhịp nhàng thì đó là lúc chúng ta chuyển sang
BƯỚC 2: LÊN BOARD
Các bạn phải hết sức bình tĩnh, đừng quá phấn khích, chúng ta vẫn chưa đụng đến
máy tính vội!
Bạn cần thật nhiều sticker (giấy note vàng) hoặc có thể tận dụng giấy A4 đã xài
một mặt (sống xanh chút bạn ơi!) cắt làm đôi hoặc làm bốn. Sau đó bạn bắt đầu ghi
nội dung và vẽ minh họa lên trên từng mảnh giấy ấy. Ghi đến đâu chúng ta dán
lên tường đến đó:
Lưu ý: Nếu nội dung của mỗi slide không thể viết trong 1 câu hay nằm gọn trong
mảnh giấy thì sẽ có 2 trường hợp:
1. Điều bạn muốn nói trong slide quá phức tạp, hãy tìm cách gọt lại câu chữ, tìm
một ý đơn giản hơn thậm chí chẻ ý đó ra 2,3 tờ giấy khác để dẫn dắt.
2. Bạn đang cố nén 2,3 ý trong 1 slide. Người nghe chỉ có thể tập trung vào 1 điều
bạn nói ở mỗi slide mà thôi. Đừng quên đây không phải là báo cáo cuối năm mà
bạn có thể nhồi nhét quá nhiều chi tiết.
Vẽ minh họa trên sticker sẽ làm bạn muốn nói sinh động hẳn lên, nhìn vào cả
board sẽ như một quyển truyện tranh hấp dẫn. Đừng sợ xấu đẹp, miễn sau khi nhìn
lại bạn vẫn nhớ mình vẽ gì là ok. Ngoài ra, bạn cũng có thể in hình ra và dán cạnh
vào sticker nếu vẽ không ra ý.
TYM tin chắc đây là lúc vui nhất trong quá trình gian nan làm proposal, mọi người
sẽ tha hồ bình phẩm các “kiệt tác” của nhau, hehe…
Làm board sẽ truyền cảm hứng sáng tạo cho cả nhóm và tính luôn đến việc chọn
hình để minh họa cho từng ý. Chỉ cần đứng xem 1 vòng, các bạn sẽ có thể góp ý
cho nhau về cách trình bày, câu chữ và hình ảnh ví dụ.
Tóm lại, một board tốt là khi nhìn lên tường bạn “thấy” ngay được 50%
proposal của mình đã hoàn thành. Dưới đây là vài hình ảnh thực tế TYM đã trải
qua để bạn đọc dễ hình dung.
VD 1: Vừa hình vẽ, vừa hình tìm trên internet để minh họa cho ý muốn nói:
Cá nhân TYM thì thích hình mọi người tự vẽ hơn, vừa vui, đầy cảm xúc và vừa
nhanh, tiết kiệm giấy:
Các bạn đừng quên khi đưa lên board chúng ta cũng phải để theo thứ tự trình bày
ngay từ đầu để đỡ mất công sắp xếp. Cách hay làm nhất là dán từng tờ giấy cột
mốc (đã làm ở concept map) lên theo thứ tự trái sang phải, những ý con thì dán
phía dưới.
Trong hình là anh Jacob, stragic planner, đang xem lại flow lần cuối cùng trước khi
cho tất cả “lên máy”:
VD 2: Phủ đầy mặt bàn là các ý tưởng cho dự án, do không thể dán lên tường
phòng họp được nên phải để lên bàn và sau đó chụp hình lại (nhưng về sau thì bức
tường vẫn bị tấn công!).
15 phút sau thì cả phần ghế sát tường xung quanh cũng không còn chỗ trống:
Daryl, một sếp trẻ tài năng, người đã dạy cho TYM những bài học đầu đời trong
việc làm proposal:
VD 3: Lên board cho 2 proposal cùng lúc
VD 4:
VD 5:
Chính khi chẻ ý ra thành từng sticker sẽ là lúc bạn phát hiện nhiều slide thừa và
“vèo” vào thùng rác. Để proposal thật sắc bén, bạn phải tỉnh táo lấy ra những gì
không hỗ trợ cho thông điệp chính của Proposal. Càng ít slide thì bài thuyết trình
càng cô đọng và giúp thông điệp truyền đi sâu hơn, “tầm sát thương” cao hơn. Như
một nguyên tắc trong viết kịch bản mà TYM thường hay áp dụng là:
Nếu đầu phim ta thấy một khẩu súng thì cuối phim bắt buộc phải có tiếng đạn.
Concept map và Board là 2 công cụ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian nhưng
dù sao cũng chỉ là phương pháp hỗ trợ bạn đi vào chi tiết mà vẫn giữ được tầm
quan sát bên ngoài.
Xin nhớ:
Một flow rõ ràng, rành mạch sẽ dễ dàng chỉ ra ý tưởng của bạn èo uột thế nào, và
không bao giờ có kĩ thuật giúp che đi một ý tưởng tồi.
Phew, giờ thì bạn có thể sờ vào chú chuột vi tính được rồi.
BƯỚC 3: SOẠN OUTLINE
Sau đây là thao tác làm proposal trên power point mà TYM hay thấy:
Đứng ở cửa sổ slide, gõ nội dung vào, chèn hình, kéo hình to ra nhỏ lại, tô màu cho
chữ, in đậm, nghiêng sau đó thấy màu không đẹp lắm nên đổi, chèn vào thêm một
hình tam giác, tô màu cho tam giác đó 2,3 lần sau cho hợp với màu nền, rồi đổ
bóng, tăng độ dày của đường viền lên, nhìn lại lần nữa thấy hình ban đầu đưa vào
chưa đẹp nên lên google tìm hình khác, chèn vào, thu nhỏ hình lại chút, kéo qua
trái, nhích qua phải, chèn animation vào, chèn thêm 1 effect cho hình tam giác,
phew, tạm xong 1 slide, sau đó chuyển qua làm slide tiếp theo!
Việc đầu tiên khi bắt đầu soạn proposal trên máy phải là HOÀN TẤT NỘI DUNG.
Những thao tác trên không có gì sai nhưng nó làm bạn cắt ngang dòng suy nghĩ
hệ thống, không tập trung suy nghĩ vào nội dung. Tuy đã có 2 bước đầu tiên
giúp bạn phần nào có khung sườn vững nhưng khi đưa lên máy sẽ là lúc để hoàn
thiện flow một lần nữa và chắc chắnsẽ có những slide bất chợt sinh ra hay bị giết
đi.
Vì vậy bạn hãy đứng ở phần outline và bắt đầu lấp đầy nội dung từ đầu cho đến
slide Thank you, trên nền trắng, chữ đen và không cần lo gì đẹp xấu.
BƯỚC 4: GỌT DŨA NGÔN TỪ
Đã đụng đến viết thì muôn ngàn điều để nói, sau đây là một vài lưu ý khi bạn bắt
đầu chỉnh sửa câu từ:
- Hạn chế dùng quá nhiều tính từ và trạng từ sẽ làm câu văn bớt văn hoa. Chọn
những danh từ và động từ đắt, cụ thể để người đọc cảm nhận được điều gì đang
diễn ra chỉ bằng một câu ngắn gọn.
- Hạn chế dùng văn nói “Ngoài ra, chúng ta còn…”, “Bên cạnh đó,…”, “Không
nghi ngờ gì…”, “TYM cho rằng…”, “Những ý trên…”,
- Hạn chế dùng bị động. Thì chủ động luôn làm câu văn đơn giản và trong sáng.
- Hạn chế dùng “rất”, “rất nhiều”, “rất ít”, “khá”…
- Đừng dùng chữ giải thích quá nhiều nếu hình ảnh minh họa đã làm được việc đó.
- Đừng viết xai chính tả. Dù chỉ là một dấu câu cũng sẽ khiến người xem cảm giác
bạn chuẩn bị bài thuyết trình trong vội vã. TYM biết mần tuổi này rồi thì bạn đọc
sẽ không dễ gì viết sai đâu nhưng đa phần chúng ta bị lỗi này vì bộ gõ tiếng Việt có
vấn đề. Hiện tại TYM đang xài Mac và khi cách ra một chữ thì bỗng nhiên dấu
câu lại biến mất!
- Hạn chế dùng dấu cảm thán. Nếu ý của bạn không đủ sức làm người đọc giật
mình thì thêm vào dấu đó cũng không khá gì hơn.
- Nếu proposal viết bằng tiếng Anh thì nên nhờ một người bản xứ xem qua, việc
này không tốn nhiều thời gian đâu.
Kỹ năng viết đòi hỏi một thời gian dài rèn luyện, người nào dành nhiều thời gian
cho nó thì sẽ có được tốc độ và hình thành phong cách riêng cho mình. Vì vậy
bạn hãy “giành” cơ hội viết cũng như xem đi xem lại các proposal mà bạn sưu tầm
được khi có dịp .
Bạn cũng nên tìm đọc “A writer’s coach – Jack Hart” và “The elements of style –
William Strunk & E. B. White” – hai tác phẩm rất rất hay sẽ giúp bạn hoàn thiện
kỹ năng viết với nhiều ví dụ dễ hiểu và hệ thống rất mạch lạc:
Tóm lại là câu càng gọn, ý càng mạnh.
BƯỚC 5: REVIEW
Sau khi xong nội dung, chúng ta cần phải Review (kiểm tra) lần cuối cùng. Lưu ý
quan trọng là đừng nhìn vào màn hình và sửa từng slide một. Để hoàn thành bất cứ
việc gì, bạn đều phải trải qua 2 giai đoạn: DO và REVIEW. DO (làm) là tập trung
vào chi tiết trong khi REVIEW là đứng ở ngoài quan sát để có cái nhìn bao quát
nhất có thể. Nếu sửa từng slide thì bạn đang bắt bộ não của mình trở đi trở lại 2 chế
độ này liên tục gây “hao não” và mất thời gian.
Vài cách TYM thường làm để bạn tham khảo:
1. In ra (handout thôi, 2 hoặc 4 slides trên 1 tờ A4) và cầm cây viết đỏ để đánh dấu
từng phần bị sai (giống như giáo viên chấm bài vậy á!).
2. Nhờ một người khác đọc to lên, khi nghe lại chắc chắn bạn sẽ tìm ra những lỗi
mới. Đôi khi đọc lên ta mới nhận ra câu văn chưa mượt mà lắm, cần chải chuốt câu
chữ thêm.
3. Nhờ một bạn ở ngoài nhóm đọc từ đầu đến cuối mà không cần giải thích,
những đoạn mắt bạn khựng lại, mặt đăm chiêu chính là những điểm chưa chặt
trong flow. Đôi khi cần một người ngoài với tâm trí tỉnh táo để giúp chúng ta nhìn
ra những lỗi mà do đã quá quen với proposal nên không nhận ra. Giang hồ gọi là
“người ngoài cuộc thì luôn tỉnh táo hơn”.
Sau khi xong, bạn chỉ việc trở lại màn hình power point để sửa từng lỗi. Sau 1 đến
2 lần “sửa bài” thì bạn xem như đã hoàn thành xương sườn cho bài proposal,
YEAH!!
Thật hên là chỉ có 5 bước, hì hì… Với sự kĩ lưỡng cùng với phối hợp nhóm tốt,
TYM chắc chắc bạn sẽ soạn cho mình một proposal thật vững vàng về cấu trúc.
Kĩ thuật trình bày proposal
Sau bài 5 bước để có flow proposal tốt, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm một vài tip (thủ
thuật) giúp bạn củng cố thêm cho bố cục proposal của mình. Lưu ý rằng 5 tips này
hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm cá nhân của TYM vì vậy trước khi xài các bạn nên
gác chân lên trán suy nghĩ cẩn thận (không gác tới nhớ kêu TYM đến giúp).
TIP 1/5: ĐẾM SLIDE
Đôi khi ta sa đà vào những ý mình thích hay dễ tìm ví dụ minh họa, dẫn đến việc
phân bố slide cho từng phần không hợp lý. Chẳng hạn như ý phụ nói trong 5 slides,
ý chính lại chỉ nói trong 3 slides. Khi xem, khách hàng sẽ cảm giác ý chính không
được đầu tư lắm và sẽ có những thắc mắc không cần thiết.
Cách mà người sếp đầu đời đã chỉ cho TYM là mở chế độ View/ Slide sorter và
ĐẾM SLIDE, nếu thấy tình trạng trên xảy ra thì lập tức chỉnh sửa ngay, ý chính
luôn phải có nhiều “đất” hơn so với ý phụ.
TIP 2/5: OPEN STRONG, END STRONG
Mở đầu và kết thúc đều phải thật mạnh. Như xem một bộ phim, thường bạn sẽ nhớ
đến đoạn mở đầu và kết thúc nhất phải không nào?
Có 1001 cách để thực hiện điều này, mở đầu bằng một câu nói hiểm hóc, kết thúc
bằng một câu hỏi thật sắc… Dưới đây là những ví dụ proposal có mở đầu và kết
thúc ấn tượng bằng cách sử dụng những hình ảnh đẹp, giàu cảm xúc. TYM nghĩ
đây là cách tốt nhất vì hình ảnh luôn gây ấn tượng nhanh và mạnh so với câu chữ,
dĩ nhiên là chỉ khi được đầu tư thiết kế thật đẹp.
VD 1: Slide đầu tiên của một bài thuyết trình về kỹ năng nói trước công chúng
Kết thúc:
VD 2: Marketing plan cho thương hiệu bánh Pháp Givral đã có mở đầu và kết thúc
rất đơn giản nhưng sang trọng, phù hợp với định vị thương hiệu:
End:
VD 3: Proposal cho chương trình VietShow với nội dung là truyền thống văn hóa 3
miền
End:
VD 4: Digital Marketing proposal cho Vang24, vàng khè từ đầu đến cuối, hehe
End:
Bạn hãy đầu tư hợp lý để có được sự khởi đầu cũng như kết thúc ấn tượng, khiến
khách hàng vừa xem là rớt con mắt ra ngoài, đêm về vấn vương. Dĩ nhiên hình ảnh
không phải là cách duy nhất, bạn có thể nghĩ thêm nhiều cách khác để bảo đảm sự
mở đầu bàng hoàng, kết thúc ngỡ ngàng cho người xem, và không nhất thiết phải
nằm trong proposal của bạn. Một mô hình lego đặt cái đùng lên bàn họp, một bài
hát live hay một câu đố vui vui… là những cách đóng mở buổi thuyết trình mà
TYM đã từng chứng kiến, thật không thể nào quên!
TIP 3/5: OVERVIEW
Bạn cần cho khách hàng xem một bức tranh toàn cảnh những gì vừa nói hoặc sắp
nói trong vài trường hợp sau:
- Agenda – Outline: Khi giới thiệu những nội dung chính trong proposal.
- Kết thúc một chặng của chiến dịch: Chuẩn bị chuyển qua các hoạt động trong giai
đoạn tiếp theo.
- Kết thúc proposal: Tóm tắt lại trước khi bắt đầu phần hỏi đáp của khách hàng
Những slide tổng hợp này sẽ giúp người xem hệ thống lại các nội dung vừa nghe
để chuẩn bị cho phần tiếp theo hoặc đặt câu hỏi mà không phải lật đi lật lại những
slide trước. Có nhiều cách để tóm tắt các ý lại nhưng xin bạn đừng dùng cách nhàm
chán như thế này:
Sau đây là một vài ví dụ mà người soạn proposal đã làm”mát mắt” người xem khi
hệ thống nhiều nội dung trong 1 slide:
VD 1: Chuẩn bị vào chi tiết 5 hoạt động digital marketing trong năm 2010
VD 2: Hệ thống lại các agency sẽ tham gia vào chiến dịch Clear hunter 2009
VD 3: Tổng hợp những thông tin cơ bản về dự án activation trước khi bước vào
phần kế hoạch hành động cho Mead Johhson
VD 4: Tổng hợp 6 nhóm vấn đề sẽ đề cập…
…sau đó đi vào từng phần cũng chưa muộn:
VD 5: Slide tổng hợp các ý tưởng theo kênh truyền thông kèm hình ảnh khách
hàng nhớ lại chi tiết và chuẩn bị đặt câu hỏi phản biện
VD 6: Trước khi vào chi tiết giai đoạn 1, TYM muốn cho khách hàng có cái nhìn
qua về các hoạt động sắp được trình bày
VD 7: Tổng hợp 4 giai đoạn của chiến dịch với đầy đủ mục tiêu, kênh truyền thông
và thời gian
VD 8: Slide tổng hợp cho người xem nắm được là sẽ có 6 phần nội dung được đề
cập:
Sau đó đi vào từng phần:
Với công cụ Smart Art của Power Point 2007 thì việc tạo các flow chart sẽ không
còn mất nhiều thời gian. Vì vậy bạn đọc TYM nhớ đừng quên gói ghém mọi thứ lại
thật gọn trước khi đưa “khán giả” của mình bước qua một phần mới nha!
TIP 4/5: THỨ TỰ TRƯỚC SAU
Nếu bạn có 3 ý tưởng theo thứ tự: 1 là ý tưởng “kul” nhất, 2 là ý tưởng kém hơn và
3 là ý tưởng đuối nhất, bạn sẽ sắp xếp thứ tự thuyết trình thế nào? Đây là vấn đề rất
hay bị coi nhẹ dẫn đến các “đội hình” sau:
1. 1-2-3: Khách hàng sẽ có ấn tượng đầu tiên nhưng càng về sau, họ sẽ có cảm giác
các ý tưởng của bạn đang xìu dần.
2. 3-2-1: Càng lúc ý tưởng càng “lên đô” nhưng bạn lại mất ấn tượng ban đầu,
không “Open strong” (Xem tip 2).
Giải pháp tốt nhất là dàn trận 1-3-2. Bạn sẽ tạo ấn tượng ban đầu tốt đồng thời ý
tưởng cuối cùng cũng không phải là quá tệ. Khách hàng sẽ không cảm thấy bạn
“xuống sức” mà chỉ là ý tưởng của bạn đa dạng mà thôi.
Ví dụ nhỏ trên để nhắc bạn phải lưu ý thứ tự các vấn đề bạn muốn đề cập trong
proposal. Giấu sát thủ đến phút cuối hoặc để lộ diện ngay từ đầu rồi từ từ rượt đuổi
đều tạo nên những câu chuyện trinh thám có sức hấp dẫn và ý nghĩa hoàn toàn
khác. Bạn nào còn lùng bùng chỗ này thì lật Conan xem lại giùm TYM.
TIP 5/5: NAVIGATION
Một proposal tốt sẽ luôn cho người xem biết họ đang ở đâu, như một bản đồ đơn
giản và rõ ràng “You are here”. Với một navigation bar (thanh định hướng),
người nghe sẽ biết họ đang theo dõi đến phần nào của câu chuyện.
VD 1 – Giới thiệu có tất cả là 3 giai đoạn sẽ được trình bày và bạn đang nghe các
hoạt động trong giai đạon Pre-launch:
VD 2: Chúng ta sẽ bắt đầu với Phase 1 từ tháng 6 đến 8, còn phần Phase 2 thì được
cho mờ đi để hướng toàn bộ sự tập trung vào Phase 1
Tương tự khi qua Phase 2 thì Phase 1 sẽ được mờ đi:
VD 3 - Nếu không có phần navigation ở bên trái, chắc chắn là người xem sẽ “rối
lông” giữa mê hồn trận 10 nội dung dày đặc thế này. Các bạn lưu ý về cách trình
bày luôn nhé, đến đâu thì sẽ highlight xanh (màu của thương hiệu) đến đó, như là
đang duyệt một website vậy:
VD 4 – Đơn giản nhưng hiệu quả
VD 5 - Ngoài ra navigation còn có thể giúp bạn nhấn mạnh từng ý chính. Ví dụ
dưới là 4 điểm chính lần lượt xuất hiện và sáng hơn so với các ý đã nói qua:
VD 6:
VD 7 – Một navigation đòi hỏi khả năng thiết kế khá cao:
Vài slide trên chắc đã cho bạn nhiều cảm hứng cũng như ý tưởng cho các slide
tổng kết của mình. Nếu bạn vẫn chưa thỏa mãn thì đây là cách TYM tìm ý tưởng
cho mình: Tìm google với từ khóa “Navigation menu”, “Navigation webiste”,
“Best website navigation”… để tìm đến các website có thanh điều hướng đẹp, sáng
tạo. Sau đó tha hồ áp dụng cho bài thuyết trình của mình, chẳng hạn như bài viết
dưới (click trái vào hình):
Hoặc để ý các quyển sách hay ebook có navigation tốt:
Tùy vào nội dung cũng như sự sáng tạo, hãy cố gắng cung cấp cho người xem sự
định hướng khi theo dõi proposal của bạn. Đặc biệt là khi proposal đó được gởi lên
các “bề trên” thì navigation sẽ góp một phần không nhỏ vào việc họ có hiểu ý
tưởng và có cảm tình với proposal thân thiện của bạn không. Làm proposal vừa
hao não trái vừa mòn não phải bạn hỉ?
