BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP PHÂN HIỆU
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Mã số: ĐTCK.2022.04
Chủ nhiệm đề tài: ThS. Vũ Thị Thu Hường
Hà Nội, 7/2022
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP PHÂN HIỆU
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Mã số: ĐTCK.2022.04
Chủ nhiệm đề tài: ThS. Vũ Thị Thu Hường
Thành viên đề tài:
1. ThS. Nguyễn Thị Bình
2. ThS. Trần Lệ Hường
Hà Nội, 7/2022
MỤC LỤC
MỤC LỤC .......................................................................................................................
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................................. 2
DANH MỤC BẢNG BIỂU.......................................................................................... 3
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 4
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 4
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................................... 5
3. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài ................................................................................... 7
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 7
5. Phương pháp nhiên cứu.............................................................................................. 8
6. Kết cấu báo cáo nghiên cứu ...................................................................................... 8
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ........................................................................... 10
1.1. Một số khái niệm .................................................................................................... 10
1.2. Lập hồ sơ .................................................................................................................. 13
1.2.1. Ý nghĩa, tác dụng của việc lập hồ sơ ................................................................ 13
1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ .......................................................................................... 16
1.2.3. Quy trình lập hồ sơ ............................................................................................... 18
1.2.4. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ tại các trường đại học hiện
nay ...................................................................................................................................... 23
1.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................................................................. 25
1.3.1. Mục đích, ý nghĩa của việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................. 25
1.3.2. Yêu cầu về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............................................. 27
1.3.3. Thời hạn giao nộp ................................................................................................. 27
1.3.4. Thành phần tài liệu giao nộp .............................................................................. 28
1.3.5. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .................................... 28
1.3.6. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại các
trường đại học hiện nay .................................................................................................. 30
Tiểu kết Chương 1 ......................................................................................................... 31
Chương 2. THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO
LƯU TRỮ PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ...................................................................... 32
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành
phố Hồ Chí Minh ........................................................................................................... 32
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................................ 32
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................... 33
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ........................................................................................ 35
2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Phân
hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố HCM ............................... 36
2.3. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trực
thuộc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh ................................................................................................................................. 37
2.3.1. Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu .................................................. 37
2.3.1.1. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng
dẫn về công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu ........................................................... 37
2.3.1.2. Tổ chức hoạt động nghiệp vụ ......................................................................... 39
2.3.1.3. Kết quả công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu .................................................. 45
2.3.1.4. Một số yếu tố có ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ tại Phân hiệu ................ 49
2.3.2. Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh ............................................... 50
2.3.2.1. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng
dẫn về công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu .............................................. 50
2.3.2.2. Quy trình và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu ............... 52
2.3.2.3. Kết quả giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu .................................. 56
2.3.2.4. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại
Phân hiệu ........................................................................................................................ 59
Tiểu kết Chương 2 ......................................................................................................... 60
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ PHÂN HIỆU
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ........................................................ 61
3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp ............................................................................... 61
3.1.1. Cơ sở pháp lý ........................................................................................................ 61
3.1.2. Cơ sở thực tiễn ...................................................................................................... 61
3.2. Các giải pháp cụ thể ............................................................................................. 62
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức, giảng viên về công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .............................................................................. 62
3.2.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ..................................................................................... 64
3.2.3. Tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ cho bộ phận làm công tác văn thư và các
viên chức, giảng viên tại Phân hiệu .............................................................................. 71
3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ ...................................................................................................... 73
3.2.5. Tổ chức lập hồ sơ theo quy định; kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .......................................................................................... 73
3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ ......................................................................................................................... 74
Tiểu kết Chương 3 ......................................................................................................... 76
KẾT LUẬN ..................................................................................................................... 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 79
PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 81