Khóa luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Kinh nghiệm sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS. GVC. TRẦN VĂN QUANG

Sinh viên thực hiện : PHI THỊ THƠM

Mã số sinh viên : 1805LTHA035

Khóa : 2018-2022

Lớp : 1805LTHA

HÀ NỘI - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp là công trình nghiên độc

lập của bản thân, các số liệu trong đề tài có nguồn gốc rõ ràng, đã được công

bố theo quy định. Các khái niệm của các tác giả khác đều được trích dẫn rõ

ràng. Những nội dung được đưa ra đều là trung thực trong quá trình khảo

trình khảo sát và thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (sau đây gọi tắt

là Trung tâm III).

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài khóa luận “Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III” tôi xin chân thành cảm ơn đến các thầy, cô khoa

Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, truyền

đạt những kiến thức quý báu trong những năm học tập tại trường. Đó là nền

tảng để tôi thực hiện bài khóa luận.

Tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Trần Văn Quang - giảng

viên trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo và truyền đạt kiến thức, phương

pháp để tôi hoàn thành tốt bài khóa luận trên.

Cuối cùng, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trưởng phòng Thu thập và chỉnh lý và các

cán bộ, viên chức đã tạo điều kiện tốt nhất để tác giả được khảo sát, tìm hiểu

và hoàn thiện bài khóa luận một cách hiệu quả nhất và vững chắc bước vào

đời. Đề tài khóa luận không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định, vì

vậy tôi mong rằng luôn nhận được những góp ý quý báu của các thầy cô và

các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2020

Sinh viên

Phi Thị Thơm

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Nội dung

1 GS Giáo sư

2 NXB Nhà xuất bản

3 PGS

Phó Giáo sư

4 TS Tiến sĩ

5 ThS Thạc sĩ

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1. Một số phông cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III. .................................................................................................... 13

Bảng 2.1. Bảng thống kê số lượng nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu

cá nhân ............................................................................................................. 25

Bảng 2.2. Tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III từ năm 2019 đến năm 2022. ....................................................................... 44

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1. Danh mục Quyết định cuả Chủ tịch nước về việc trao Giải thưởng

Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước cho các cá nhân, tập thể có công trình

và cụm công trình đặc biệt xuất sắc từ năm 1996 đến năm 2017. .................. 27

Hình 2.2. Tài liệu về tiểu sử GS, Anh hùng lao động Vũ Khiêu .................... 30

Hình 2.3. Thư viết tay của Nhà văn Vũ Tú Nam và Nhà báo Nguyễn Thanh

Hương .............................................................................................................. 30

Hình 2.4. Thư của nhà Thơ Xuân Quỳnh viết cho chị gái Đông Mai ............ 31

Hình 2.5.Tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác của GS. Đào Duy Anh 32

Hình 2.6. Mẫu Quốc Huy và tem của Họa sĩ Bùi Trang Chước. .................... 33

Hình 2.7. Kỉ vật của Nhà hoạt động cách mạng Lê Tất Đắc .......................... 35

Hình 2.8. Toàn cảnh lễ đài Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội, ngày 02/9/1945. ... 36

Hình 2.9. Lễ tiếp nhận tài liệu các nhà văn, nhà thơ Thừa Thiên Huế ........... 39

Hình 2.10. Lãnh đạo và cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đến thăm gia

đình Họa sĩ Bùi Trang Chước nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của ông. .... 43

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................... 2

3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ............................................................ 4

4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 4

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 4

6. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................... 5

7. Bố cục của đề tài .................................................................................... 5

PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI

LIỆU CÁ NHÂN ............................................................................................. 7

1.1. Cơ sở lý luận về sưu tầm tài liệu cá nhân ........................................ 7

1.1.1. Khái niệm tài liệu ............................................................................. 7

1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ ................................................................ 7

1.1.3. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân, tài liệu cá nhân ...................... 8

1.1.4. Khái niệm sưu tầm tài liệu .............................................................. 9

1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................... 9

1.3. Cơ sở thực tiễn về sưu tầm tài liệu cá nhân .................................. 12

1.3.1. Khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III. .............................................................................................. 12

1.3.2. Đặc điểm của tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trưc Quốc gia

III .............................................................................................................. 13

1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân ............................................... 16

1.3.4. Nội dung sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III ........................................................................................................ 19

Tiểu kết chương 1: .................................................................................. 20

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẨM TÀI LIỆU CÁ

NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ........................... 21

2.1. Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .................................. 21

2.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........... 21

2.1.2. Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ............ 21

2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........ 21

2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .................. 23

2.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III. ............................................. 24

2.2.1. Tổ chức bộ máy .............................................................................. 24

2.2.2. Tổ chức nhân sự ............................................................................ 25

2.3. Tình hình công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III. ....................................................................................... 26

2.3.1. Xác định nguồn tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III ............................................................................................... 26

2.3.2. Loại hình, nội dung của tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm

Lưu trữ quốc gia III. ................................................................................ 29

2.3.3. Thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III. ........................................................................................ 36

2.3.4. Phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III .............................................................................................. 39

2.3.5 Chế độ, chính sách đối với các cá nhân đã sưu tầm tài liệu vào

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. ............................................................. 41

2.4. Kết quả thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III. ...................................................................... 43

Tiểu kết chương 2: .................................................................................. 47

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC

GIA III. ........................................................................................................... 48

3.1. Nhận xét, đánh giá công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III. ...................................................................................... 48

3.1.1. Ưu điểm. ......................................................................................... 48

3.1.2. Hạn chế .......................................................................................... 49

3.1.3. Nguyên nhân của hạn chế ............................................................. 51

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. .......................................................... 51

3.2.1. Giải pháp về quản lý ...................................................................... 51

3.2.2. Giải pháp về nghiệp vụ .................................................................. 52

Tiểu kết chương 3: .................................................................................. 61

PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 63

PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ

Quốc gia là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp

xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Tài liệu lưu trữ có ý

nghĩa to lớn phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được

lựa chọn để đưa vào lưu trữ. Những tài liệu của các cơ quan, tổ chức nhà nước,

các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phản ánh lịch sử hình thành, hoạt

động của bộ máy nhà nước, của các lĩnh vực hoạt động do nhà nước quản lý.

Tuy nhiên lịch sử đất nước không chỉ tạo nên bởi sự đóng góp của các cơ quan

nay, mà còn bởi sự đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ.

Tài liệu xuất xứ cá nhân một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt

Nam, có khối lượng lớn, thành phần đa dạng, phong phú có giá trị thiết thực

với đời sống thường ngày của mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ. Chúng phản

ánh chân thực tâm tư tình cảm, đời sống, các mối quan hệ, công việc, của mỗi

cá nhân, sinh hoạt gia đình, sự hình thành phát triển và truyền thống của mỗi

dòng họ. Bên cạnh đó, chúng còn chứa đựng nhiều giá trị đối với xã hội, giáo

dục truyền thống, cung cấp tài liệu phục vụ quản lý xã hội, lưu giữ giá trị đạo

đức gia đình qua các thời kỳ phát triển. Để có tư liệu phục vụ nghiên cứu lịch

sử, sự phát triển của đất nước, bản sắc của dân tộc một cách đầy đủ, toàn diện

và sinh động cần lưu giữ, bảo quản tốt tài liệu hình thành trong hoạt động của

các cá nhân, gia đình, dòng họ.

Mặc dù có nhiều giá trị, tuy nhiên việc quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân

chưa được thực hiện tốt. Hiện nay, chỉ một số ít tài liệu của các cá nhân tiêu

biểu, xuất sắc được đưa vào bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia; tài liệu

của một số nhà khoa học đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ do tư

nhân thành lập (Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam) ... Còn lại

phần lớn tài liệu của đông đảo các tầng lớp nhân dân đang được bảo quản

trong các gia đình, dòng họ. Tài liệu lưu trữ cá nhân có đặc điểm là thuộc

quyền sở hữu tư nhân, nhiều tài liệu có giá trị bị hư hỏng, mất mát, thất lạc do

không được bảo quản an toàn. Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ cá nhân cần được

thực hiện công tác sưu tầm nhằm tổ chức, quản lý một cách tốt nhất.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn trung tâm lưu trữ

thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hiện đang bảo số lượng gần 130

phông, sưu tập tài liệu cá nhân chủ yếu là các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt

động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội. Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài

và là sinh viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Tôi

quyết định lựa chọn đề tài: “Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III” để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn

được tìm hiểu, khảo sát công tác sưu tầm tài liệu cá nhân và đề xuất các giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tài liệu lưu trữ cá nhân được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu. Các

công trình nghiên cứu trước đó đã tập trung vào một số nội dung chính sau:

Nghiên cứu về góc độ lý luận gồm có: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn

công tác lưu trữ” năm 1981 của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn

Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm. Giáo trình “Lý luận và

phương pháp công tác lưu trữ”, GVC.TS Chu Thị Hậu, Đại học Nội Vụ Hà

Nội, NXB Lao động, 2016.

Về góc độ thực tiễn, các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó đã tập

trung vào một số nội dung chính sau:

Về tình hình lưu giữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ có các bài viết:

- PGS.TS Vũ Thị Phụng (2013),“Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở

Việt Nam qua khảo sát thực tế và những vấn đề cần nghiên cứu” Tổ chức và

phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà

Nội, Hà Nội, tr79.

- ThS. Trần Văn Quang (2019) đề tài khoa học cấp Bộ: “Cơ sở khoa

học xây dựng mô hình Lưu trữ tư nhân ở Việt Nam”, Viện Khoa học tổ chức

Nhà nước, Bộ Nội Vụ. Đề tài đã nêu nên cơ sở khoa học xây dựng mô hình

lưu trữ tư nhân ở Việt Nam, qua đó đưa ra giải pháp và kiến nghị về xây dựng

mô hình lưu trữ tư nhân ở Việt Nam.

- ThS. Lã Thị Duyên (2020), Đề tài khoa học cấp Bộ “Quản lý nhà

nước về Lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ”, Viện Khoa học tổ chức

Nhà nước, Bộ Nội Vụ.

- Trần Lệ Thu (2017), Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức và quản lý tài

liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”, Đại học

Nội Vụ Hà Nội. Đề tài đã nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu

lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một

số giải pháp, từ đó nêu ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài

liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

- ThS Trần Văn Quang (2020), “Thực trạng Lưu trữ tài liệu cá nhân,

gia đình, dòng họ tại gia qua khảo sát thực tế”, Dấu ấn thời gian số 2/2020.

Về nghiên cứu đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng

họ với các bài viết:

- TS. Đoàn Thị Hòa (2010),“Giá trị của tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá

nhân”, kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu

lưu trữ trong Nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” năm 2010.

- ThS. Trần Văn Quang (2018),“Giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia

đình, dòng họ qua khảo sát thực tiễn”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 3/2018.

Về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân với bài viết:

- Cao Thị Thủy (2020), “Tổ chức tài liệu Phông lưu trữ cá nhân Giáo

sư Văn Tân”, Đề tài nghiên cứu khoa học, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,

Hà Nội.

Các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó các tác giả đã khái quát

được các vấn đề liên quan đến vị trí, thành phần tài liệu xuất xứ cá nhân; đặc

điểm, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân; tình hình lưu giữ tài liệu của các cá

nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu về“Sưu tầm tài

liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”, vì vậy việc nghiên

cứu đề tài này mang tính kế thừa, sự phát triển để làm rõ và sâu hơn thực

trạng sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu nghiên cứu của đề là tài tập trung làm rõ cơ sở khoa học về

công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.

- Khảo sát trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III.

- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, đề tài triển khai theo các

nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

Thứ nhất, tìm hiểu cơ sở khoa học (cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở

thực tiễn) có liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu;

Thứ hai, tìm hiểu vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;

Thứ ba, tìm hiểu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm Lưu trữ quốc gia III;

Thứ tư, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công

tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, từ đó đưa ra

các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác này.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung hướng tới đối tượng nghiên

cứu là sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III.

6. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài vận dụng cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và

một số phương pháp cụ thể sau:

- Phương pháp điều tra khảo sát: Đây là phương pháp quan trọng và sử

dụng thường xuyên được áp dụng để điều tra, khảo sát thực trạng công tác sưu

tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn sâu với Ban

Lãnh đạo và cán bộ chuyên môn, viên chức phòng thu thập và chỉnh lý từ đó

thu thập được những thông tin chính xác nhất về công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân tại Trung tâm III.

- Phương pháp tổng hợp và phân tích tư liệu có liên quan: được áp

dụng tổng hợp những thông tin trong và ngoài nước để đưa ra những lập luận

mang tính khoa học cao, từ đó có cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác

sưu tầm tài liệu cá nhân và xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác

sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

- Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra điểm tương đồng và

khác biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu có xuất xứ cá nhân.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu , tìm hiểu các kênh thông tin như:

nghiên cứu các học liệu; các giáo trình Lưu trữ; mạng internet, sách, tạp chí

văn thư- lưu trữ, báo, ...

Các phương pháp được kết hợp vận dụng vào những nội dung cụ thể

của đề tài.

7. Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, bố cục của đề tài được chia làm 3

chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.

Chương 1 tác giả khái quát cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu

cá nhân. Đi sâu nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân;

phân tích hệ thống cơ sở pháp lý về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân và cơ sở

thực tiền về khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III; đặc điểm; giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân. Qua đó là tiền đề để

nghiên cứu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III.

Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm

Lưu trữ quốc gia III.

Từ cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, tác giả vận

dụng khảo sát, nghiên cứu thác trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Từ những kết quả nghiên cứu ở trên, tại chương 3 tác giả đánh giá

khách quan những ưu điểm và hạn chế trong công tác sưu tầm tài liệu tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và đề ra các nhóm giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả thực công tác này.

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1.

CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN

1.1. Cơ sở lý luận về sưu tầm tài liệu cá nhân

1.1.1. Khái niệm tài liệu

Có rất nhiều cách định nghĩa liên quan đến “tài liệu” khác nhau cụ thể:

Theo TS. Nguyễn Cảnh Đương thì:“Tài liệu là đơn vị thông tin được

ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin”.

Theo cuốn từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng năm 2008:“ Tài liệu là

dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì”.

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thì“Tài liệu là vật mang tin được

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.Tài liệu

bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ

sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm,

ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,

nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật

mang tin khác.

1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ

Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011:“Tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được

lựa chọn để lưu trữ”.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không

còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Trong cuốn Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992 :“Tài liệu lưu

trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của cơ

quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong

các lưu trữ để khai thác, sử dụng cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa

, khoa học, lịch sử ... của xã hội”.

Định nghĩa được quy định trong Luật Lưu trữ Pháp năm 1979:“ Tài

liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một

cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày

tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào”.

1.1.3. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân, tài liệu cá nhân

Theo cuốn: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do

Phòng chế độ nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm

1967 định nghĩa “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành

theo quá trình lịch sử được tích lũy nên trong hoạt động sự nghiệp hoạt động

của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”.

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Trường Đại học

Nội Vụ Hà Nội (2016) được định nghĩa là “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ

tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng

biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”.[4,131]

Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản

Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990 “Phông lưu trữ cá nhân là

toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân

vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”. “Tài

liệu lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của

một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất

định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các cá nhân tiêu

biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội”.

Cụm từ “Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu

tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982. Đến năm

1992, trong từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản, đã

định nghĩa:“Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá

trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người”.

Tại cuốn Hội thảo quốc tế Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

nhân dân của tác giả Vũ Thị Phụng có đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ

nhân dân :“Tài liệu lưu trữ nhân dân (Private archives) là từ để chỉ những tài

liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ;

các hiệp hội, các tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp tư nhân (gọi chung

là tổ chức tư nhân) ... được các chủ sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo

quản và sử dụng để phục vụ cho những nhu cầu, lợi ích của các cá nhân, tổ

chức. Đây là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước (hay nói cách khác

là khu vực thuộc sở hữu phi nhà nước). Những tài liệu này rất phong phú và

đa dạng, hiện đang được lưu giữ trong nhân dân (cá nhân, gia đình , dòng họ

và các tổ chức cộng đồng).”[15;17]

Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu có xuất xứ cá nhân có thể hiểu

là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của riêng của từng

người, chúng mang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân, có giá trị và được

các chủ sở hữu tài liệu lựa chọn để lưu trữ, phục vụ các nhu cầu của chủ sở

hữu tài liệu.

1.1.4. Khái niệm sưu tầm tài liệu

Theo cuốn Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, năm 2011 “ Sưu tầm là

tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống”.

Ví dụ: Sưu tầm tài liệu, sưu tầm tem

Sưu tầm tài liệu là việc tìm kiếm, thu thập một cách có hệ thống các tài

liệu có giá trị để đưa vào lưu giữ.

1.2. Cơ sở pháp lý

Hiện nay, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành một số

văn bản trong đó có quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, cụ thể như sau:

1. Luật lưu trữ được quốc hội thông qua năm 2011. Đây là văn bản có

hiệu lực cao nhất về Công tác lưu trữ;

2. Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định

chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011;

3. Quy chế 278/QC- VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Sưu tầm tài liệu lưu trữ.

Các văn bản trên đã đề cập đến các nội dung như sau:

- Tài liệu lưu trữ của cá nhân có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,

nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được coi là một trong

những thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Cụ thể tại

Điều 3, Luật lưu trữ năm 2011 Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưu trữ

Quốc gia Việt Nam và điều đó có nghĩa là tài liệu lưu trữ của cá nhân cũng

được Nhà nước thống nhất quản lý.

- Tại Điều 4, Luật Lưu trữ Nhà nước thừa nhận quyền sở hữu đối với

tài liệu lưu trữ của cá nhân. Đây là lần đầu tiên quyền sở hữu đối với tài liệu

lưu trữ của cá nhân được Nhà nước thừa nhận. Điều này có nghĩa rất quan

trọng vì có quyền sở hữu là cá nhân không chỉ có quyền chiếm hữu mà còn có

quyền sử dụng (hoặc cho người khác sử dụng theo thỏa thuận) và định đoạt

(bán, tặng cho, trao đổi, ký gửi) tài liệu lưu trữ của mình. Đây được coi là một

bước chuyển biến quan trọng trong việc quy định về tài liệu cá nhân, gia đình,

dòng họ.

- Thành phần tài liệu riêng của cá nhân được quy định tại Điều 5 Luật

Luu trữ, tài liệu cá nhân bao gồm:

Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học,

sáng tác, thư từ trao đổi;

Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị - xã hội;

Công trình, bài viết về cá nhân; Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu

tầm được.

Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá

nhân nhận hoặc sưu tầm được.

Việc xác định rõ thành phần tài liệu của cá nhân có ý nghĩa quan trọng

trong việc xác định đâu là tài liệu thuộc sở hữu công và đâu là tài liệu thuộc

sở hữu riêng của cá nhân, đặc biệt trong trường hợp cá nhân là người đứng

đầu cơ quan, tổ chức.

- Tài liệu riêng của cá nhân nếu có giá trị đối với quốc gia và xã hội

được Nhà nước đăng ký và giúp đỡ trong việc bảo quản. Cụ thể là: Cá nhân

hoặc đại diện của cá nhân có tài liệu có thể đến Lưu trữ lịch sử, nơi gần nhất

để đăng ký.

- Nhà nước khuyến khích cá nhân hiến tặng tài liệu riêng của mình cho

Nhà nước. Cụ thể là: Tài liệu riêng của cá nhân đã hiến tặng cho Lưu trữ Lịch

sử thì thuộc sở hữu nhà nước; Cá nhân đã tặng tài liệu được ưu tiên sử dụng

tài liệu đó và được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.

- Đối với tài liệu của các cá nhân không đăng ký vào Lưu trữ Lịch sử

thì Nhà nước cũng khuyến khích cá nhân ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để

được bảo vệ, bảo quản an toàn nhưng phải trả phí bảo quản.

- Nhà nước cho phép cá nhân được bán tài liệu của mình: Nếu Điều 3

Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cho phép cá nhân chỉ

được bán tài liệu lưu trữ cho cơ quan lưu trữ Nhà nước thì tại Điều 5 Pháp

lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định khi bán tài liệu lưu trữ cá nhân phải

thông báo và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước. Hiện tại theo quy

định của pháp luật hiện hành thì việc mua, bán tài liệu lưu trữ của cá nhân

được thực hiện theo giá thỏa thuận hoặc thông qua đấu giá. Trường hợp tài

liệu được trả ngang giá thì ưu tiên bán cho Lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu

của cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia thì chỉ được bán cho Lưu trữ

Lịch sử.

- Ngân sách Nhà nước được phép chi để mua tài liệu của cá nhân.

1.3. Cơ sở thực tiễn về sưu tầm tài liệu cá nhân

1.3.1. Khối lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện là nơi bảo quản tài liệu cá nhân,

gia đình, dòng họ nhiều nhất. Ngoài tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn,

Trung tâm còn đang quản lý 127 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ của các cá

nhân, gia đình, dòng họ với số lượng hơn 12.000 đơn vị bảo quản (tương

đương khoảng 164,29 m giá tài liệu). Khối tài liệu của các cá nhân, gia đình,

dòng họ hiện đang bảo quản tại Trung tâm III là một trong những thành phần

tài liệu quan trọng thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Một số phông lưu trữ cá nhân tiêu biểu, chiếm số lượng lớn tương đối

đầy đủ thành phần tài liệu như: GS. Nhà nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai

(1316 đơn vị bảo quản tương đương 7,7 mét); GS. Viện Sỹ Nguyễn Khánh

Toàn (943 đơn vị bảo quản tương đương 5 mét); Nhạc sĩ Văn Cao; Đồng chí

Tôn Quang Phiệt; GS. Viện sĩ lịch sử - xã hội học Phạm Huy Thông (1344

đơn vị bảo quản); Nhà văn Tô Hoài; Xuân Diệu; Sơn Tùng; Nhà phê bình văn

học Hoài Thanh; Lưu Trọng Lư; Nhà nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản với số

lượng trên 2000 tấm phim - ảnh... Đây đều là nhưng phông lưu trữ tương đối

đầy đủ thành phần tài liệu được chia thành các hồ sơ và đơn vị bảo quản.

Ngoài ra còn 4 gia phả dòng họ lớn như: họ Chu Văn; họ Đỗ; họ Phan

và họ Tạ hiện đang bảo quản tại Trung tâm cũng góp phần phong phú Phông

Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Thành phần chủ yếu trong các Phông lưu trữ tài liệu cá nhân là các tài

liệu liên quan đến tiểu sử, các sáng tác, công trình nghiên cứu khoa học, công

văn, thư từ trao đổi, tư liệu, sách báo, sổ sách ghi chép, ảnh, băng ghi âm, ghi

hình, bằng khen, giấy khen, ... hình thành trong quá trình sống và hoạt động

của các cá nhân tiêu biểu. Khối tài liệu Trung tâm III thực hiện sưu tầm hoặc

do cá nhân, gia đình tự nguyện hiến tặng hoặc ký gửi.

Lĩnh vực hoạt động Tên cá nhân

Khoa học tự nhiên GS. Nhà toán học, Bộ trưởng Tạ Quang Bửu

GS. Nhà toán học Hoàng Tụy

TS Y học Lã Thị Bưởi ...

Hoạt động chính trị Phó Thủ tướng Chính Phủ Nguyễn Khánh

Nhà hoạt động chính trị Tôn Quang Phiệt...

Thơ ca Nhà thơ Huy Cận; Xuân Diệu; Tế Hanh; Lưu Trọng

Lư; Xuân Quỳnh; Anh Thơ; Chính Hữu ...

Sử học Nhà sử học Đào Duy Anh

Nhà nghiên cứu lịch sử Hoàng Đình Phu

GS.TS Sử học, Xã hội học Phạm Huy Thông, ...

Văn học Nhà nghiên cứu, phê bình văn học Hoài Thanh

Nhà văn Đặng Việt Châu;

Nhà văn Nguyễn Văn Bổng; Nguyễn Tất Đạt; Sơn

Tùng; Nguyễn Minh Châu; Tô Hoài...

Âm nhạc Nhạc sĩ Văn Cao

Nhạc sĩ Nguyễn Xuân Khoát

Nhạc sĩ Phong Nhã

Nhạc sĩ Doãn Nho…

Hội họa Họa sĩ Bùi Trang Chước

Họa sĩ Ngọc Linh…

Bảng 1.1. Một số phông cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III.

1.3.2. Đặc điểm của tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trưc Quốc

gia III

1.3.2.1. Đặc điểm sở hữu

Tài liệu cá nhân không thuộc sở hữu của nhà nước. Quyền sở hữu bao

gồm quyền chiếm hữu, quyền sử dụng và quyền định đoạt của chủ sở hữu

theo quy định của pháp luật. Nội dung quyền sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân

được xác định thông qua quá trình hình thành, quản lý tài liệu, mục đích sử

dụng tài liệu và quy định của nhà nước qua từng thời kỳ. Tài liệu lưu trữ cá

nhân được cá nhân, nhóm cá nhân tạo ra, sưu tầm, nhận được và lưu giữ theo

nguyện vọng và bằng các phương tiện, nguồn lực của họ, để thể hiện mục

đích của riêng họ nên những tài liệu này hoàn toàn do họ sở hữu.

Chính vì vậy, cá nhân có tài liệu có quyền được hiến tặng, ký gửi hoặc

bán tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để bảo quản hoặc lưu giữ tại

gia. Tài liệu cá nhân bảo quản tại Trung tâm III được ra đời từ những ý tưởng,

tư duy sáng tạo của mỗi người, là sở hữu cá nhân của một người và được bảo

hộ theo Luật bản quyền. Điều này chi phối quá trình thực hiện nghiệp vụ lưu

trữ liên quan đến thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản

tài liệu, khai thác, sử dụng tài liệu…

1.3.2.2. Đặc điểm hình thức

Tài liệu xuất xứ cá nhân không có tính thống nhất, chuẩn mực như các

tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; không chịu sự

chi phối về mặt thể thức từ các văn bản quy định. Chúng được hình thành từ

nhiều nguồn khác nhau, gồm nhiều loại tài liệu khác nhau với kích thước khác

nhau. Tài liệu cá nhân rất đa dạng về loại hình (gồm tài liệu viết, tài liệu phim

ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình); chất liệu ghi tin, kích thước (giấy A4, giấy

vở ôli, giấy dó, lịch bàn, lịch tường...), ngôn ngữ khác nhau (tiếng Việt, tiếng

Pháp, tiếng Anh ...).

Ví dụ: Khảo sát tài liệu lưu trữ cá nhân của GS. Anh hùng lao động Vũ

Khiêu gồm hơn 2.500 tờ bản thảo viết tay, 200 bài viết, hơn 700 câu đối, bài

dịch và nhiều bản thảo sách, đề cương nghiên cứu của tác giả trên các lĩnh

vực triết học, tôn giáo, đạo đức, xã hội, văn hóa, mỹ học và các vấn đề khác

(như tài liệu “Đề tài nghiên cứu khoa học chủ nghĩa Mác - Lênin bàn về tôn

giáo và hệ tư tưởng” (tập 1); Bài viết “Quan hệ giữa phát triển kinh tế và

phát huy đạo đức trong thời đại mới”; “Văn tế truy điệu hai triệu dân chết

đói tháng 3/1945”; ...). Các tài liệu này đều được viết trên nhiều loại giấy

như: giấy ôli, giấy A4...

1.3.2.3. Đặc điểm về nội dung

Phản ánh đời sống riêng tư của các cá nhân: Nếu như tài liệu công vụ

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phản ánh lịch sử hình

thành, quá trình phát triển, các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức; thì tài liệu

lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân phản ánh đời

sống riêng tư của họ. Tài liệu phản ánh các thông tin liên quan đến tiểu sử (

thân thế, gia đình, xuất thân); phản ánh trình độ, năng lực, sở trường của các

cá nhân; phản ánh mong muốn, nguyện vọng, tâm tư, tình cảm, các nhìn nhân

cuộc sống, những vấn đề riêng tư trong đời sống của cá nhân. Trong đời sống

của mỗi cá nhân hàng loạt sự kiện đã xảy ra và từ đó xuất hiện những tài liệu

có liên quan đến sự việc đó.

Phản ánh công việc, sự cống hiến của cá cá nhân: Tài liệu lưu trữ cá

nhân hình thành trong quá trình lao động và làm việc của cá nhân nên nó phản

ánh về công việc mà người đó đã tham gia. Trong quá trình tham gia thực

hiện các công việc, tài liệu không chỉ phản ánh những nội dung công việc mà

cá nhân đó tham gia mà còn phản ánh những thành tựu, kết quả, thành tích mà

cá nhân đã đạt được trong ngành, lĩnh vực đó.

Chẳng hạn như nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu, sáng tác của

Nhà thơ Huy Cận phản ánh những cống hiến, lao động văn hóa của ông đối

với nền văn học, thơ ca nước nhà. Ông đã sáng tác nhiều tác phẩm thơ; truyện

thơ; thơ dịch bằng tiếng Pháp, Việt, Trung và các tác phẩm văn xuôi. Các tác

phẩm thơ nổi tiếng như: Lửa thiêng, Tràng Giang, Đất nở hoa, Bài ca cuộc

đời, Thơ Huy Cận ... Các tác phẩm văn xuôi như: Kinh cầu tư, tâm sự gái già

... Thông qua tài liệu lưu trữ của Nhà thơ Huy Cận đang được bảo quản tại

Trung tâm III đã phản ánh công việc, những cống hiến của ông đối với nền

văn học và sự nghiệp cách mạng của dân tộc.

Sự ghi nhận đánh giá đối với công hiến, đóng góp của các cá nhân:

Khi các cá nhân sống và làm việc, lao động và cống hiến họ đã tạo ra các giá

trị đối với cộng đồng, xã hội. Với những đóng góp của mình cá nhân được

cộng đồng đánh giá thế nào, được thể hiện phần nào, cũng như các tài sản mà

họ đã tích lũy, được thể hiện phần nhiều qua tài liệu lưu trữ. Trong số các tài

liệu lưu trữ cá nhân, có thể có tài liệu tôn vinh chủ sở hữu tài liệu trong khi

còn sống hay khi đã qua đời. Những tài liệu đó có thể là bằng khen, giấy

khen, giấy chứng nhận giải thưởng, huân huy chương...

Cụ thể PGS. Nhà nghiên cứu văn hóa Ninh Viết Giao đã có nhiều cống

hiến, đóng góp đối với sự nghiệp cách mạng và văn học nghệ thuật nước nhà.

Với những cống hiến của mình, PGS Ninh Viết Giao đã nhận được sự ghi

nhận, đánh giá của nhà nước và xã hội. Các tài liệu thể hiện điều này như:

Huân chương Kháng chiến hạng Nhất (năm 1983); Huân chương lao động

hạng Ba (năm 1997); Huân chương Lao động hạng Nhì (năm 2014); Giải

thưởng Nhà nước đợt I về văn học - nghệ thuật năm 2001, Giải thưởng Hồ

Chí Minh - giải thưởng cao quý nhất năm 2017.

1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân

Tài liệu có xuất xứ cá nhân hình thành trong quá trình sống và hoạt

động của các cá nhân và phản ánh chân thực tâm tư tình cảm, đời sống, công

việc, cống hiến, các mối qua hệ của mỗi cá nhân, sinh hoạt gia đình, sự hình

thành, phát triển và truyền thống của mỗi dòng họ. Chúng có giá trị thiết thực

trong đời sống hàng ngày của mỗi cá nhân, chứa đựng nhiều ý nghĩa đối với

xã hội, cung cấp tài liệu quản lý xã hội, giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ,

góp phần giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc.

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để

nghiên cứu về cuộc đời của từng cá nhân.

Tài liệu có xuất xứ cá nhân hình thành trong quá trình sống và hoạt

động của cá nhân đó, từ lúc sinh ra đến khi lớn lên, từ thời thơ ấu đến khi

trưởng thành. Hơn bất cứ nguồn tài liệu nào khác, tài liệu cá nhân phản ánh rõ

nét và chân thực nhất về cuộc đời của mỗi con người dù là một vĩ nhân hay là

một cá thể bình thường. Nó là nguồn sử liệu được sử dụng để nghiên cứu về

thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như lịch sử phát triển của một gia đình,

dòng họ với những đặc điểm riêng biệt do đặc thù giai cấp, dấu ấn thời đại mà

họ sinh sống. Tài liệu cá nhân là nguồn sử liệu giúp cho việc nghiên cứu về

cuộc đời, hoạt động của các cá nhân. Nghiên cứu lịch sử nguồn sử liệu luôn

chiếm vụ trí hàng đầu, lịch sử càng lùi xa bao nhiêu tài liệu lưu trữ càng có

giá trị bấy nhiêu. Thực tế đã chứng minh rằng, một công trình có giá trị phải

được biên soạn dựa trên những nguồn sử liệu chứa đựng thông tin và độ chính

xác cao. Thông tin tài liệu nghiên cứu từ các Phông lưu trữ cá nhân đang được

bảo quản tại Trung tâm III phản ánh đầy đủ, chân thực về thân thế, sự nghiệp,

cuộc đời của từng cá nhân.

Thứ hai,tài liệu lưu trữ cá nhân góp phần giữ gìn bản sắc văn hóa dân

tộc,giáo dục thế hệ trẻ trong tương lai.

Lịch sử, sự phát triển, hình ảnh, bản sắc văn hóa dân tộc của một đất

nước không chỉ được tạo dựng lên bởi một cơ quan, tổ chức mà bởi những cá

nhân sinh sống trên đất nước ấy. Tài liệu có xuất xứ cá nhân đã góp phần vào

việc giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc, giáo dục thế hệ trẻ mai sau. Đất nước ta

trải qua những năm tháng chiến tranh đau thương, mất mát và nhưng cũng hết

sức vẻ vang, oanh liệt. Nền hòa bình, phát triển của đất nước ta đã phải đánh

đổi những đau thương mất mát của thế hệ cha ông đi trước. Việc giáo dục

truyền thống, tinh thần yêu nước và ý thức bảo vệ Tổ quốc cho thế hệ trong

bối cảnh hội nhập hiện nay là vô cùng cần thiết. Thông qua tài liệu xuất xứ cá

nhân đang được lưu giữ tại Trung tâm III góp phần vào việc giữ gìn bản sắc

dân tộc, lưu giữ nét đẹp văn hóa, đóng góp vai trò trong việc giáo dục truyền

thống, ý thức cho thế hệ trẻ ngày nay.

Thứ ba, cung cấp tư liệu để nghiên cứu sự phát triển ngành, lĩnh vực,

quốc gia

Tài liệu có xuất xứ cá nhân là những chứng cứ không chỉ phản ánh quá

trình lịch sử của chính cá nhân, gia đình, dòng họ ở các thời điểm và địa điểm

khác nhau mà còn phản ánh thời kỳ lịch sử mà cá nhân đó sinh sống. Nhiều

thông tin quan trọng trong tài liệu của cá nhân có thể bổ sung cho nguồn tài

liệu lưu trữ khác, thông qua những tài liệu này, các nhà nghiên cứu có thể tìm

hiểu một phần về lịch sử của đất nước. Mỗi cá nhân khi tham gia một công

việc, một ngành nghề, một lĩnh vực, với trí tuệ và tâm huyết của mình, đều có

những đóng góp nhất định cho công việc; rộng hơn là nhiều người đã có đóng

góp cho sự phát triển của ngành, lĩnh vực, quốc gia. Các cá nhân sinh sống

trong những giai đoạn cụ thể, tài liệu mà họ sản sinh ra trong quá trình tham

gia các công việc, các ngành nghề, lĩnh vực, phần nào phản ánh được đặc

điểm, tình hình, sự phát triển của ngành nghề, lĩnh vực, quốc gia trong giai

đoạn đó.

Ví dụ: GS. Nhà toán học Hoàng Tụy là một GS, nhà toán học lớn của

Việt Nam, ông là tác giả của hơn 150 công trình khoa học về nhiều lĩnh vực

khác nhau, đặc biệt nhất là cuốn chuyên khảo mang tên “Global Optimization

- Deterministic Approches”- Tối ưu hóa toàn cục - tiếp cận tất định. Tài liệu

của GS. Hoàng Tụy đang được bảo quản tại Trung tâm III giúp chúng ta

nghiên cứu về ngành khoa học toán học.

Thứ tư, là cơ sở để giải quyết chế độ, chính sách và các quyền lợi khác

cho cá nhân

Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình,

dòng họ, ghi lại những sự kiện liên quan đến họ. Vì nó là minh chứng những

sự việc, sự kiện đã diễn ra, là minh chứng về sự tồn tại và quyền sở hữu tài

sản của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Tài liệu cá nhân góp phần giải quyết

tranh chấp hàng ngày, đảm bảo được các quyền lợi chính đáng cho công dân.

Ngoài ra, tài liệu cá nhân còn dùng làm cơ sở để giải quyết các vấn đề liên

quan đến chính sách ưu đãi của Nhà nước dành cho các cá nhân, gia đình có

công với cách mạng và tổ quốc Việt Nam.

1.3.4. Nội dung sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III

Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân là một trong những nhiệm vụ quan

trọng của nghiệp vụ lưu trữ. Nội dung của công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm:

Thứ nhất, Xác định nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân

Thứ hai, Thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân

Thứ ba, Thành phần, nội dung sưu tầm tài liệu cá nhân

Thứ tư, Phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân .

Tiểu kết chương 1:

Trong chương 1, tác giả đã khái quát cơ sở khoa học sưu tầm tài liệu cá

nhân gồm những nội dung về cơ sở lý luận là các khái niệm; cơ sở pháp lý

gồm các văn bản quy định liên quan đến quản lý tài liệu cá nhân, gia đình,

dòng họ và sưu tầm tài liệu cá nhân. Cơ sở thực tiễn về khối lượng, thành

phần, đặc điểm, giá trị tài liệu cá nhân, nội dung công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Tài liệu cá nhân có đặc điểm thuộc

quyền sở hữu tư nhân. Với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội

dung tài liệu lưu trữ cá nhân là bộ phận của Phông lưu trữ Quốc gia Việt

Nam. Những tài liệu thuộc về thân thế, sự nghiệp, hoạt động của các cá

nhân trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội và có giá trị về

nhiều mặt, thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân để bảo quản an toàn

và phát huy giá trị loại tài liệu này. Những nội dung tại Chương 1 là cơ sở

để tôi tiếp tục nghiên cứu Chương 2:“Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu

cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẨM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1. Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo Quyết định số

118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ

(nay là Bộ Nội vụ), Trung tâm III đã từng bước phát triển và đạt được những

thành tích đáng tự hào. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ được thay đổi

và hoàn thiện qua các thời kỳ để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đất

nước.Trải qua hơn 20 năm phát triển, Trung tâm đã và đang từng bước tự làm

mới mình và đóng góp ngày càng tích cực vào ngành lưu trữ nói chung, góp

phần đưa lưu trữ đến gần hơn với xã hội và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của

xã hội.

2.1.2. Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý tài liệu

lưu trữ và thực hiện hoạt động lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền

hạn được giao.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài

khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.

2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Đề xuất, trình cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê

duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án về bảo quản

và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không

không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý.

Đề xuất, trình Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các

hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được giao quản lý.

Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Cục trưởng

Trực tiếp quản lí tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan tổ chức cá nhân:

- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp

liên khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa.

- Tài liệu của cơ quan tổ chức Trung ương của Nhà nước Công hòa xã

hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc.

- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp.

- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, các nhân, gia

đình, dòng họ tiêu biểu.

- Các tài liệu khác được giao quản lý.

Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp

quản lý;

- Thu thập, sưu tầm , bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập

thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm, hướng dẫn các cơ quan, tổ

chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu; tổ chức kiểm tra đánh giá chất lượng hồ sơ, tài

liệu trước khi thu thập vào lưu trữ lịch sử.

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu

hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Sắp

xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài

liệu và các biện pháp khác.

Xây dựng quản lí an bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ

thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;

Tổ chức khai thác sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của

Trung tâm;

Quản lí người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh

phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật, Bộ Nội Vụ và phân cấp của

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

Thực hiện các dịch vụ công, dịch vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ

lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và của Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước bao gồm:

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Thực hiện chỉnh lý

tài liệu thông thường và tham gia giải mật, chỉnh lý tài liệu thuộc Danh mục

tài liệu hạn chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ

quan, tổ chức.

- Số hoá tài liệu: Thực hiện số hoá tất cả các tài liệu, kể cả tài liệu thuộc

danh mục bí mật nhà nước và chịu trách nhiệm bảo mật và chịu trách nhiệm

bảo mật và bàn giao toàn bộ cơ sở dữ liệu theo quy định của phát luật về bảo

vệ bí mật nhà nước; cung cấp phần mềm chuyên dụng về quản lí, khai thác tài

liệu lưu trữ .

- Bảo quản tài liệu: Cung cấp dịch vụ thuê kho tàng bảo quản , thống kê

và khai thác tài liệu lưu trữ.

- Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng, xuống cấp; khử trùng, khử axit.

- Trưng bày, khai thác tài liệu.

- Sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê, liên doanh,

liên kết.

- Tư vấn, trực tiếp hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ.

Thực hiện các nghiệp vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội Vụ, Cục trưởng

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao.

2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy định tại

Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội vụ về

việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung

tâm Lưu trữ quốc gia III gồm:

1. Phòng Thu thập và Chỉnh lý

2. Phòng Bảo quản

3. Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

4. Phòng Tài liệu nghe - nhìn

5. Phòng Hành chính - Tổng hợp.

2.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu

cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III.

2.2.1. Tổ chức bộ máy

Các phòng ban chuyên môn của Trung tâm III được bố trí gồm 05

phòng ban, đơn vị. Thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, Trung tâm

giao trực tiếp cho Phòng Thu thập và Chỉnh lý. Công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân là công việc diễn ra thường xuyên và luôn nhận được sự quan tâm của

Trung tâm III. Tài liệu cá nhân sau khi sưu tầm sẽ được giao cho bộ phận

chỉnh lý tiếp nhận để thực hiện công việc chỉnh lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý

được bàn giao cho phòng Bảo quản - tại đây tài liệu được bảo quản an toàn

trong kho lưu trữ. Hoàn thiện mục lục hồ sơ và chuyển giao cho phòng Phát

huy giá trị tài liệu để phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.

Qua khảo sát trước năm 2020, cơ cấu tổ chức của Trung tâm III được

bố trí gồm 10 phòng ban, bộ phận. Thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân Trung tâm giao trực tiếp cho Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu. Đến

tháng 03, năm 2020 theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02 tháng 01 năm

2020 của Bộ Nội vụ “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” thực hiện tổ chức bộ máy nhân sự

làm việc theo định hướng tinh gọn và hiệu quả. Phòng Thu thập và bổ sung tài

liệu sáp nhập vào phòng Chỉnh lý, trở thành phòng Thu thập và Chỉnh lý. Có

chức năng tổ chức, thực hiện việc thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu của các

cơ quan tổ chức; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu vào

Trung tâm thuộc phạm vi và thẩm quyền được giao và thực hiện công tác

chỉnh lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

2.2.2. Tổ chức nhân sự

Trong các phòng ban chuyên môn của Trung tâm, Phòng Thu thập và

chỉnh lý chuyên bố trí nhân sự để thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân,

gia đình, dòng họ vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Số lượng cán bộ Trình độ chuyên môn Độ tuổi

thực hiện công Cao Đại học Thạc sĩ Dưới 40 Trên 40

tác sưu tầm tài Đẳng

liệu cá nhân

3 0 3 0 2 1

Bảng 2.1. Bảng thống kê số lượng nhân sự thực hiện công tác sưu

tầm tài liệu cá nhân

Thực tế, số lượng nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

03 người là tương đối hợp lý. Nhân sự thực hiện công tác tác sưu tầm tài liệu

cá nhân đều có trình độ đại học trở lên, nhưng chỉ có 01 người được đào tạo

chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học

xã hội và nhân văn. Nhân sự học chuyên ngành khác được tham gia các lớp

đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ và học thêm chứng chỉ nghiệp vụ về

lưu trữ. Vì vậy, nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu luôn thực hiện tốt

chức trách, nhiệm vụ được giao.

Nhân sự thực hiện công tác sưu tầm được phân công, bố trí hợp lý giữa

việc lập kế hoạch sưu tầm; vận động, thuyết phục các cá nhân, gia đình, dòng

họ; tổ chức tiếp nhận tài liệu; xây dựng mục lục hồ sơ; Lập và lưu hồ về việc

thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân. Đảm bảo tài liệu được sưu tầm đầy đủ, kịp

thời, dựa trên sự thỏa thuận giữa Trung tâm III với cá nhân, gia đình, dòng họ.

2.3. Tình hình công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III.

Công tác sưu tầm tài liệu vừa là mục tiêu, vừa là chức năng, nhiệm vụ

tại Trung tâm III. Công việc được thực hiện thường xuyên và nhận được sự

quan tâm đặc biệt của Trung tâm III; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tài

liệu có xuất xứ cá nhân thuộc quyền sở hữu tư nhân, nhà nước không bắt buộc

về mặt pháp lý họ phải nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ lịch sử (trong đó có

Trung tâm III). Trong những năm gần đây đặc biệt là sau khi Luật lưu trữ có

hiệu lực tài liệu thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm đã

đạt được những kết quả nhất định.

2.3.1. Xác định nguồn tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III

Công tác thu thập và sưu tầm tài liệu là hai hoạt động được diễn ra song

song, cùng là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có

giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nhưng cơ bản chúng

khác nhau ở đối tượng tiếp cận. Đối với công tác thu thập tài liệu tại Trung

tâm III, đối tượng của hoạt động này là các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục

số 1 (Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 ban hành

Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung

tâm Luư trữ Quốc gia III) thì đối tượng của công tác sưu tầm là các tài liệu

lưu trữ quý hiếm, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu. Do vậy nhà

nước không bắt buộc về mặt pháp lý các cá nhân phải nộp lưu vào Trung tâm

III. Công tác xác định nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân vào Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III có vai trò quan trọng trong hoạt động lưu trữ, đó là nơi sản sinh

ra các tài liệu. Nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III gồm:

Thứ nhất, Danh mục các cá nhân lấy từ Quyết định của Chủ tịch nước

Về việc trao Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước cho các cá

nhân, tập thể có công trình và cụm công trình đặc biệt xuất sắc từ năm 1996

đến năm 2017.

Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Danh mục các cá nhân lấy từ quyết

định của Chủ tịch nước được coi là nguồn quan trọng và chủ yếu nhất trong

công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Theo kế hoạch hàng năm, Trung tâm thực

hiện lựa chọn trong hơn 600 cá nhân thuộc nguồn sưu tầm trên để lập Danh

sách khảo sát tài liệu cá nhân. Thông qua nguồn trên Trung tâm III đã thực

hiện sưu tầm tài liệu của các cá nhân tiêu biểu như: GS. Đặng Thai Mai, GS

Vũ Khiêu, Nhà viết kịch Đào Hồng Cẩm, PGS. Nhà văn hóa Ninh Viết Giao,

GS, Nhà sử học Đào Duy Anh, Nhà thơ Huy Cận, Xuân Diệu...

Ví dụ: Quyết định số 991KT/CTN ngày 10 tháng 9 năm 1996 của Chủ tịch

nước về việc trao giải thưởng Hồ Chí Minh cho 33 công trình, cụm công trình

khoa họ công nghệ và 44 cụm tác phẩm thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật.

Hình 2.1. Danh mục Quyết định của Chủ tịch nước về việc trao Giải

thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước cho các cá nhân, tập thể có

công trình và cụm công trình đặc biệt xuất sắc từ năm 1996 đến năm 2017.

Thứ hai, cá nhân đạt giải thưởng cấp quốc tế: cụ thể TS.Võ Hồng Anh

(1942- 2009) một GS.TS nổi tiếng về ngành Toán, Lý tại Việt Nam. Năm

1988, bà được tặng Giải thưởng Khoa học Quốc tế Kovalevskaia - Giải

thưởng cao nhất của Việt Nam về khoa học kỹ thuật dành cho các nhà khoa

học nữ.

Thứ ba, Nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo, cá nhân nổi tiếng

hoạt động trên các lĩnh vực (sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh, hội họa, âm nhạc,

lịch sử, văn học, nghệ thuật...). Cụ thể tài liệu của các nhà văn, nhà thơ Thừa

Thiên Huế: Nhà văn Tô Nhuận Vũ, nhà văn Hồng Nhu, nhà thơ Thanh Hải,

nhà văn Hồ Đăng Thanh Ngọc.

Ngoài ra, Trung tâm còn thực hiện sưu tầm tài liệu “truyền khẩu”

thông qua việc ghi âm, ghi hình các buổi phỏng vấn, nói chuyện của các nhân

vật lịch sử tiêu biểu là chứng nhân lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến

các sự kiện lịch sử quan trọng của dân tộc như Đại tá Hoàng Đăng Vinh -

người bắt sống De Castries, Đại tá Nguyễn Công Dinh - người trực tiếp được

Đại tướng Võ Nguyên giáp chỉ định đưa thư tối mật về ATK trình Bác Hồ và

Bộ Chính Trị gắn với sự kiện 55 chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, 65 năm

ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam; Trung tướng Đồng Sĩ Nguyên.

Hay các cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực văn học, lịch sử như Nhà

thơ Trần Đăng Khoa, Nhà văn Chu Lai, TS. Văn học Đoàn Hương, Nhà sử

học Lê Văn Lan.

Bên cạnh khối tài liệu có xuất xứ cá nhân ở trong nước, tài liệu cá nhân

ở nước ngoài cũng là nguồn tài liệu không thể thiếu cần phải sưu tầm vào

Trung tâm III. Hiện nay, ở nhiều nước Pháp, Nga, Trung Quốc, Mỹ còn lưu

giữ nhiều tài liệu liên quan đến các nhân vật tiêu biểu của Việt Nam như

Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Nguyễn Thị Minh Khai, Phan Bội Châu, Trần

Văn Khê, nghệ sĩ Đặng Thái Sơn ...

Để mở rộng nguồn sưu tầm đa dạng, phong phú Trung tâm III tiến hành

tìm kiếm nguồn tài liệu của các cá nhân tiêu biểu trên những phương tiện

thông tin đại chúng như: Báo, đài, truyền hình, các xuất bản phẩm, tạp chí

Văn thư- Lưu trữ; ngoài ra còn duy trì mối quan hệ tốt với những Trung tâm

lưu trữ quốc gia, lưu trữ lịch sử tỉnh, các bảo tàng, các địa phương để nắm bắt

những nguồn tin về tài liệu quý của các cá nhân tiêu biểu, có giá trị.

2.3.2. Loại hình, nội dung của tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung

tâm Lưu trữ quốc gia III.

Tài liệu lưu trữ cá nhân rất phong phú, đa dạng với nhiều loại hình tài

liệu khác nhau. Theo quy định tại Điều 2, Luật lưu trữ 2011 thì tài liệu gồm:

“Văn bản, dự án thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống

kê; âm bản, dương bản phim ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu

điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký,

bút tích tài liệu viết tay; trang vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Có

nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia III như: phân loại tài liệu theo vật mang tin, phân loại tài liệu theo nội dung.

2.3.2.1. Tài liệu trên nền giấy

Thứ nhất, nhóm tài liệu liên quan đến tiểu sử của các cá nhân

Nhóm tài liệu liên quan đến tiểu sử của cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III gồm: sơ yếu lý lịch, căn cước công dân, các giấy tờ tùy thân

(chứng minh thư, giấy khai sinh, khai tử; giấy đăng ký kết hôn; các văn bằng

chứng chỉ...); các loại thẻ (thẻ học sinh, sinh viên, thẻ người cao tuổi...); sổ tay,

hồi ký, nhật ký, thư từ trao đổi với bạn bè và người thân; phim tư liệu về tiểu

sử; tài liệu về quá trình lao động và làm việc của các cá nhân. Các tài liệu này

thể hiện các thông tin của cá nhân trong một giai đoạn, quá trình hay cuộc đời.

Cụ thể: Trong khối tài liệu của GS. Anh hùng lao động Vũ Khiêu

nhóm tài liệu liên quan đến tiểu sử (từ hồ sơ 01 - 02): Hộ chiếu ngoại giao; lý

lịch Đảng viên; Quyết định về việc phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động;

Quyết định về việc nghỉ hưu; một số tài liệu về Gia phả ho Đặng Vũ năm

1984-1988...

Hình 2.2. Tài liệu về tiểu sử GS. Anh hùng lao động Vũ Khiêu

Nhóm thư từ trao đổi cụ thể như: Phông lưu trữ cá nhân Nhà văn Vũ Tú

Nam gồm 78 đơn vị bảo quản từ năm 1949 - 2012. Nội dung của tài liệu bao

gồm: tài liệu cá nhân, tài liệu công vụ và những bản thảo do ông sáng

tác.Trong đó, đặc biệt nhất phải kể đến gần 500 lá thư viết tay của nhà văn Vũ

Tú Nam và vợ của ông - nhà báo Nguyễn Thanh Hương gửi cho nhau từ

những năm 1950 - 1985. Những lá thư nhuốm màu thời gian, không chỉ mang

màu sắc đặc biệt của tình yêu, lòng chung thủy, hạnh phúc gia đình mà còn là

tư liệu liệu chân thực, quý giá về cuộc sống đời thường của những con người

sống trong kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ. Trong số những lá thư này,

vợ chồng nhà văn Vũ Tú Nam đã chọn lọc trên 250 lá thư in thành cuốn sách

“ Hồi ức tình yêu qua những lá thư riêng”.

Hình 2.3. Thư viết tay của Nhà văn Vũ Tú Nam và Nhà báo Nguyễn

Thanh Hương

Hay như tài liệu về tiểu sử Nhà thơ Xuân Quỳnh (1942-1988) gồm 114

bức thư của Nhà thơ gửi người thân từ năm 1956 đến năm 1988.

Hình 2.4. Thư của nhà Thơ Xuân Quỳnh viết cho chị gái Đông Mai

Thứ hai, nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác.

Tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác của các cá nhân gồm các

bản thảo các tác phẩm văn học, nghệ thuật, công trình nghiên cứu khoa học

(khoa học tự nhiên và khoa học xã hội), các bài viết đăng trên báo, tạp chí,

sách, báo, sổ ghi chép, các tập bài giảng, giáo trình, giấy khen, bằng khen,

huân huy chương, các loại giấy chứng nhận, ...Các tài liệu này hình thành

trong quá trình học tập, lao động, làm việc của các cá nhân. Chúng phản ánh

quá trình đó, thể hiện các kết quả, thành tựu đạt được.

Cụ thể, trong khối tài liệu lưu trữ cá nhân của GS. Nhà sử học Đào Duy

Anh (1904-1988) nhóm tài liệu về các công trình nghiên cứu, các bài viết

chiếm số lượng lớn. Ông được xem là người mở đầu cho nhiều ngành khoa

học xã hội ở Việt Nam. Cuộc đời ông có nhiều nét thăng trầm cùng với lịch

sử dân tộc. Với tư duy, lý luận và ngòi bút nhạy bén, sắc sáo cùng sự tâm

huyết, gắn bó miệt mài GS. Đào Duy Anh đã để lại cho Việt Nam nhiều công

trình nghiên cứu, dịch thuật, chú giải, hiệu đính như: “Hán- Việt từ điển”,“Từ

điển Truyện Kiều”, “Chữ nôm, nguồn gốc, cấu tạo và diễn biến”,“Đất nước

Việt Nam qua các đời”,“Đại Nam thực lục”.

Trong số những công trình nghiên cứu, bài viết của GS. Đào Duy Anh

có một số tài liệu được chính ông viết tay hoặc đánh máy có bút tích sửa chữa

như: Bản thảo viết tay cuốn khảo luận về Kim Vân Kiều truyện của Thanh

Tâm Tài Nhân (nhằm so sánh, đối chiếu Truyện Kiều của Nguyễn Du với Kim

Vân Kiều Truyện của Thanh Tâm Tài Nhân ở Trung Quốc); Cuốn sách “Lịch

sử cổ đại Việt Nam. Nguồn gốc dân tộc Việt Nam từ Giao Chỉ đến Lạc Việt”;

Bản viết tay phần nguyên văn chữ Hán 100 bài thơ Đường; Bản đánh máy

cuốn “Nguyễn Trãi - Thân thế - Sự nghiệp - Văn chương”, tác phẩm “Đạo

Đức Kinh của Lão Tử...

Hình 2.5. Tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác của GS. Đào

Duy Anh

Hay như tài liệu về hoạt động nghiên cứu - sáng tác của Họa sĩ Bùi

Trang Chước (1915-1992) với tài năng, nhiệt huyết và tình yêu Tổ quốc, ông

đã phác thảo 112 mẫu Quốc huy lựa chọn 15 mẫu tiêu biểu nhất để trình và

được Chủ tịch Hồ Chí Minh, Quốc hội góp ý hoàn chỉnh và thông qua bản chính

thức năm 1956. Quá trình ra đời của Quốc huy Việt Nam là những câu chuyện

đặc biệt, xuất phát từ thực tế hoàn cảnh lịch sử của Việt Nam qua từng giai đoạn.

Ngoài ra, biệt tài về đồ họa và cũng là người vẽ tem chính thức đầu tiên ở Việt

Nam và Đông Dương, Họa sĩ Bùi Trang Chước đã để lại nhiều tác là mẫu tem,

tuy nhỏ bé nhưng chứa đựng nhiều hình ảnh, nghệ thuật vô cùng độc đáo. Các

mẫu tem đã tài hiện phần nào những mốc sự kiện lịch sử quan trọng của dân tộc

Việt Nam như: Cách mạng tháng tám; Ngày toàn quốc kháng chiến, Ký kết hiệp

định Giơ- ne- vơ 1954; Tội ác Mỹ; Diêm ở Phú Lợi...

Hình 2.6. Mẫu Quốc huy và mẫu tem của Họa sĩ Bùi Trang Chước.

Thứ ba, nhóm tài liệu viết về cá nhân.

Trong số tài liệu lưu trữ cá nhân ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có

cả các bài viết về cá nhân. Trong cuộc đời mình, các cá nhân dù là tiêu biểu

hay bình thường đều có những đóng góp cho xã hội, cho cơ quan, tổ chức mà

mình công tác hay ngành, lĩnh vực mà mình hoạt động. Có nhiều các bài viết

đánh giá, khẳng định những đóng góp, cống hiến của các cá nhân khi họ còn

sống hay ngay cả khi họ qua đời.

Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của GS.VS Nguyễn Khánh Toàn

hiện đang có hơn 100 bài viết của các cơ quan, các cá nhân, các nhà khoa học,

bạn bè thể hiện những tình cảm, sự ghi nhận của họ về những đóng góp của

ông đối với nền giáo dục và nền khoa học nhân văn nuớc nhà, cả khi ông còn

sống và sau khi ông đã mất như. Bài viết thể hiện điều này như: Nguyễn

Khánh Toàn - Kiến trúc sư những thắng lợi trong giai đoạn đầu của sự

nghiệp giáo dục cách mạng ở nước nhà, Báo giáo dục và Thời đại, số

99/1430, ngày 10 tháng 12 năm 1996 của tác giả Nguyễn Cảnh Toàn; Nhà

khoa học xã hội lớn, Tạp chí Toàn cảnh dư luận, số 181, tháng 8 năm 2005

của tác giả Nhật Hồng.

Thứ tư, nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được

Là những tài liệu không phải do cá nhân sản sinh ra, mà do cá nhân

sưu tầm được thông qua các hình thức (mua, được tặng, cho hoặc cá nhân sở

hữu một cách hợp pháp) trong quá trình sống và làm việc của mình như: sách,

báo, tạp chí, tranh, ảnh .... Nó trở thành tài liệu tham khảo phục vụ công việc,

giải trí hay trở thành vật kỷ niệm của các cá nhân.

Cụ thể, nhóm tài liệu do GS. Nhà nghiên cứu văn học Đặng Thai Mai

sưu tầm bao gồm các tài liệu, báo, tạp chí tham khảo về các vấn đề văn học

nghệ thuật nói chung; văn học, lịch sử, triết học nước ngoài; chính trị, xã hội,

văn hóa Việt Nam và nước ngoài. Nhóm tài liệu này thể hiện việc sưu tầm thu

thập tài liệu phục vụ cho công việc nghiên cứu phê bình văn học của tác giả.

Thứ năm, tài liệu liên quan khác.

Ngoài những nhóm tài liệu trên nội dung tài liệu cá nhân còn có những

tài liệu liên quan khác. Ví dụ trong Phông lưu trữ của Nhà hoạt động cách

mạng Lê Tất Đắc có những lá bàng ép khô (của 2 cây bàng) ở nhà Hỏa Lò Hà

Nội được coi là kỷ vật vô giá của ông.

Hình 2.7. Kỉ vật của Nhà hoạt động cách mạng Lê Tất Đắc

2.3.2.2. Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình

Bên cạnh khối lượng tài liệu giấy chiếm số lượng lớn, tài liệu lưu trữ cá

nhân bao gồm cả tài liệu nghe - nhìn. Tài liệu nghe - nhìn là tài liệu hình ảnh

và âm thanh được ghi trên ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình băng các phương

tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm. Loại hình tài liệu này có đặc điểm

là chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn, sinh động , thu

hút sự chú ý bằng hình ảnh và âm thanh. Tài liệu nghe - nhìn bao gồm: băng,

đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim. Loại hình tài liệu nghe - nhìn

ngày càng xuất hiện nhiều hơn trong thành phần tài liệu xuất xứ cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Cụ thể, Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản - Người chép sử bằng ảnh,

Ông đã để lại hơn 2.000 tấm ảnh từ năm 1938 đến 1974. Nội dung ghi lại

những sự kiện quan trọng về xã hội, lịch sử Việt Nam thế kỷ XX. Đặc biệt là

những mốc son chói lọi của dân tộc như những hình ảnh về khởi nghĩa giành

chính quyền trong cách mạng tháng tám năm 1945; về cuộc kháng chiến

chống thực dân Pháp của nhân dân Thủ đô Hà Nội và cả nước từ năm 1946

đến năm 1955; về phong trào Nam tiến, về phi công Mỹ bị giam giữ và trao

trả ... Khối tài liệu ảnh của Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản là một nguồn sử

liệu vô giá phục vụ nghiên cứu về tiến trình lịch sử dân tộc.

Hình 2.8. Toàn cảnh lễ đài Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội, ngày

02/9/1945

2.3.3. Thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III.

2.3.3.1. Thủ tục sưu tầm tài liệu cá nhân

Thủ tục sưu tầm tại liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

trong một năm được chia thành hai hồ sơ: Hồ sơ khảo sát tài liệu cá nhân và

hồ sơ thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân.

- Hồ sơ liên quan đến khảo sát tài liệu cá nhân gồm: Báo cáo khảo sát

và Danh sách các cá nhân khảo sát trong một năm

- Hồ sơ liên quan đến thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân gồm: Lời nói đầu

(tiểu sử cá nhân, quá trình học tập, công tác và nghiên cứu, Công trình nghiên

cứu, giải thưởng, tóm tắt nội dung và thành phần tài liệu); Biên bản giao nhận

tài liệu lưu trữ cá nhân; Phương án phân loại lập hồ sơ tài liệu lưu trữ cá nhân,

Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ cá nhân.

2.3.3.2. Quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân

Bước 1: Lập kế hoạch khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân

- Vào quý IV hàng năm, cán bộ phụ trách công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân có nhiệm vụ tiến hành xây dựng bản Kế hoạch chi tiết những nội dung,

công việc cụ thể liên quan đến công tác khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân

- Trình ban lãnh đạo phê duyệt và ban hành kế hoạch khảo sát, sưu tầm

tài liệu cá nhân.

- Các đơn vị, phòng ban có liên quan thực hiện các công việc dựa vào

kế hoạch được giao.

Bước 2: Lựa chọn, lập danh sách các cá nhân cần khảo

- Dựa vào nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân và tình hình thực tế, cán bộ

Trung tâm xác định, lựa chọn các cá nhân thực hiện khảo sát, sưu tầm tài liệu.

- Lập danh sách các cá nhân cần khảo sát trong một năm và trình ban

Lãnh đạo Trung tâm sửa đổi, bổ sung và phê duyệt.

Bước 3: Tiếp cận, khảo sát và đặt vấn đề sưu tầm tài liệu cá nhân

- Cán bộ thực hiện công tác sưu tầm tiến hành tiếp cận các cá nhân, gia

đình để khảo sát, thống kê, lựa chọn tài liệu cần sưu tầm và đặt vấn đề sưu

tầm với chủ sở hữu tài liệu.

- Lập Hồ sơ khảo sát tài liệu cá nhân gồm: Báo cáo khảo sát và Danh

sách các cá nhân khảo sát.

Thực tế hiện nay, một số trường hợp công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

chỉ dừng lại việc tiếp cận, khảo sát tài liệu cá nhân. Nguyên nhân do chủ sở

hữu chưa có mong muốn hiến tặng tài liệu của mình cho Trung tâm hoặc khối

tài liệu của các cá nhân không đủ điều kiện để thành lập Phông lưu trữ cá

nhân.

Bước 4: Thống nhất với cá nhân về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức

hiến tặng

- Cán bộ sưu tầm tiếp cận các cá nhân, gia đình để đặt vấn đề sưu tầm

tài liệu.

- Được sự đồng ý của cá nhân, gia đình lưu giữ tài liệu cán bộ sưu tầm

thống nhất với họ về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức hiến tặng.

Bước 5: Tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

- Cán bộ sưu tầm lựa chọn, sắp xếp tài liệu (sắp xếp sơ bộ), loại bỏ

bản trùng, bản nháp tại gia đình cá nhân, thực hiện vận chuyển tài liệu về

Trung tâm.

- Tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu: Cụ thể ngày 18/01/2022 tại trụ sở chính

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu của Thiếu

tướng Hoàng Kiền - nguyên Tư lệnh công binh, Nhà nhiếp ảnh Trần Hồng,

Nhiếp ảnh gia Ngô Minh Đạo, phóng viên báo Quân đội Nguyễn Khắc Xuể.

Đại diện Ban lãnh đạo và đơn vị tại Trung tâm đã đón tiếp và tiếp nhận khối

tài liệu quý của các cá nhân vào bảo quản tại Trung tâm III.

- Lập biên bản giao nhận tài liệu. Biên bản được lập thành 05 bản, bên

giao tài liệu giữ 01 bản, bên nhân giữ 04 bản.

Bước 6:Chỉnh lý khoa học tài liệu cá nhân

Sau khi khối tài liệu được sưu tầm về Trung tâm giao trực tiếp cho bộ

phận chỉnh lý. Tài liệu lưu trữ cá nhân được chỉnh lý một cách khoa học, kịp

thời, nhanh chóng, chính xác bao gồm các nghiệp vụ: phân loại, xác định giá

trị tài liệu, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt

động của các cá nhân. Dựa vào tình hình thực tế tài liệu của mỗi cá nhân cán

bộ chỉnh lý xây dựng phương án phân loại phù hợp và Lập mục lục hồ sơ, tài

liệu phông lưu trữ cá nhân.

Bước 7: Chuẩn bị kho tàng và trang thiết bị bảo quản

- Khi đã thống nhất được khối tài liệu cá nhân sưu tầm phòng bảo quản

chuẩn bị kỹ lưỡng về kho tàng và trang thiết bị bảo quản: chuẩn bị diện tích

kho, bố trí giá để tài liệu, cặp, hộp đựng tài liệu.

- Thực hiện bố trí vị trí sắp xếp tài liệu lưu trữ cá nhân trong kho để

thuận tiện cho các công việc chuyên môn và xuất nhập tài liệu phục vụ nhu

cầu khai thác của độc giả.

Bước 8: Lập và lưu hồ sơ Về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân

Phòng Thu thập và chỉnh lý tiến hành lập hồ sơ công việc về việc thu

và chỉnh lý tài liệu cá nhân. Hồ sơ gồm các tài liệu liên quan về việc thu và

chỉnh lý tài liệu cá nhân gồm: Lời nói đầu; Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ

cá nhân; Phương án phân loại lập hồ sơ tài liệu lưu trữ cá nhân; Mục lục hồ sơ

Phông lưu trữ cá nhân.

Hồ sơ về việc thu và chỉnh lý tài liệu của 02 cá nhân năm 2021 Phụ lục

số 01.

Hình 2.9. Lễ tiếp nhận tài liệu các nhà văn, nhà thơ Thừa Thiên Huế

2.3.4. Phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III

Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài sản riêng của cá nhân và thuộc quyền sở

hữu của họ. Vì vậy, Trung tâm III không thể dùng các biện pháp để ép buộc

các cá nhân phải giao nộp tài liệu của họ. Nếu cá nhân không muốn hiến tặng

tài liệu của mình vào Trung tâm III thì cán bộ sưu tầm phải hoàn toàn tôn

trọng nguyện vọng đó của họ. Vì thế, để khảo sát, sưu tầm được các tài liệu

xuất xứ cá nhân; cán bộ sưu tầm tại Trung tâm III đã áp dụng linh hoạt nhiều

phương pháp, hình thức khác nhau vào các trường hợp cụ thể. Phương pháp

được Trung tâm áp dụng chủ yếu nhất là vận động, thuyết phục các cá nhân,

gia đình.

Thứ nhất, khi xác định được nguồn tài liệu cá nhân cần sưu tầm, Trung

tâm cử cán bộ trực tiếp đến gặp gỡ nhằm tiếp cận, vận động, thuyết phục các cá

nhân, gia đình đang nắm giữ tài liệu để họ hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III.

Trong trường hợp cá nhân, gia đình không đồng ý hiến tặng tài liệu,

Trung tâm III thuyết phục họ ký gửi tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm,

quyền sở hữu vẫn thuộc về cá nhân. Đồng thời, cung cấp bản sao cho cá nhân,

gia đình để họ thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.

Thứ hai, Trung tâm cử cán bộ đến gặp gỡ cá nhân, gia đình đang lưu

giữ tài liệu xin phép được sao bằng công nghệ số hóa, chụp ảnh số tài liệu về

cơ quan. Cách này giúp cho Trung tâm nắm được thông tin, số lượng, thành

phần, nội dung tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của

người nghiên cứu, độc giả. Trung tâm chỉ thu được bản sao hợp pháp còn bản

gốc vẫn do cá nhân, gia đình lưu giữ. Ngoài ra, Trung tâm kết hợp phỏng vấn,

ghi âm, ghi hình các nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp

tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện quan trọng của lịch sử hay các cá nhân

nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực văn học, lịch sử ...

Thứ ba, tổ chức các buổi triển lãm hội nghị, hội thảo gặp gỡ các cá

nhân thông qua đó nhằm trao đổi, vận động, thuyết phục các cá nhân hiến

tặng, ký gửi tài liệu vào Trung tâm.

Thứ tư, đăng tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng (như

Website, Facebook của Trung tâm hoặc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

dưới hình thức bài viết, hình ảnh, video về việc cá nhân trao tặng danh hiệu,

thành phần tài liệu cần đưa vào lưu trữ.

Thứ năm, trong một số trường hợp Trung tâm dùng ngân sách Nhà

nước để mua bán tài liệu theo quy định của pháp luật lưu trữ.

Có thể thấy cán bộ thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm III luôn chủ động, chạy đua với thời gian, nắm bắt kịp thời để không bỏ

lỡ những tài liệu quý, có giá trị. Trung tâm luôn cố gắng tạo điều kiện tốt nhất

giúp cá nhân yên tâm, tin tưởng hiến tặng, ký gửi tài liệu vào bảo quản tại

Trung tâm. Tuy nhiên, để đảm bảo về mặt quản lý, khi đăng ký hiến tặng tài

liệu chủ sở hữu tài liệu và Trung tâm III cần phải tuân theo những thủ tục nhất

định nhằm đảm bảo cho công việc đạt được mục đích nhất định và phù hợp

với quyền lợi của mình.

2.3.5 Chế độ, chính sách đối với các cá nhân đã sưu tầm tài liệu vào

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III không chỉ dừng lại

ở việc phát hiện, sưu tầm; bảo quản an toàn tài liệu; phát huy giá trị tài liệu

cá nhân mà còn đưa ra những chế độ, chính sách nhằm tạo sự tin tưởng, đảm

bảo các quyền lợi vốn có của các cá nhân, gia đình đã hiến tặng tài liệu vào

bảo quản tại Trung tâm. Cụ thể trong thời gian qua Trung tâm đã thực hiện

các chế độ, chính sách sau:

Thứ nhất, Trong quá trình thực hiện sưu tầm tài liệu cá nhân, Trung

tâm luôn chi trả kinh phí sưu tầm cho một số cá nhân theo đơn giá quy định

của Nhà nước.

Thứ hai, Trung tâm luôn dành một sự quan tâm đặc biệt đến các cá

nhân đã tin tưởng hiến tặng tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhân dịp những ngày

lễ tết, kỉ niệm Trung tâm cử cán bộ trực tiếp đến thăm hỏi, tặng quà các cá

nhân, gia đình. Những cá nhân tiêu biểu đã mất, vào ngày kỉ niệm Trung tâm

tổ chức đăng bài, động viên gia đình như một lời tri ân, tưởng nhớ sâu sắc đến

những đóng góp to lớn mà cá nhân đã để lại.

Cụ thể, ngày 21/05/2021 nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của cố Họa

sĩ Bùi Trang Chước Ban lãnh đạo, cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã

đến thăm gia đình Họa sĩ. Đây là hoạt động vô cùng ý nghĩa nhằm bày tỏ sự

tri ân và trân trọng, cảm ơn chân thành đến những đóng góp của Họa sĩ và gia

đình đã tin tưởng, gửi gắm vào Trung tâm những bản thảo tác phẩm vô cùng

giá trị.

Thứ ba, Trung tâm thường niên tổ chức lễ trao tặng “Kỉ niệm chương vì

sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” nhằm tri ân, tôn vinh những cá nhân có tài liệu

quý hiếm đã hiến tặng vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Đồng thời góp

phần nâng cao nhận thức của cộng đồng trong việc bảo quản và phát huy giá

trị tài liệu lưu trữ cá nhân.

Cụ thể, ngày 20/04/2021 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức buổi

trao tặng “Kỷ niệm chương vì sự nghiệp Lưu trữ” của Bộ Nội Vụ đối với 12

cá nhân, gia đình đã hiến tặng tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm III như:

Trung tướng, Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, anh hùng Lao động

Phạm Tuân; TS. Nhà viết kịch Trần Đình Ngôn; Đỗ Thị Hồng Lạng - Con gái

nhà hoạt động Chính trị - xã hội nhà nghiên cứu Đỗ Đức Dục; Nhạc sĩ, nghệ

sĩ nhân dân Trần Quý... đây là hoạt động thường niên, việc làm hết sứ ý

nghĩa nhằm gặp gỡ và tri ân nhằm vinh danh những cá nhân có tài liệu quý

hiếm đã hiến tặng vào Trung tâm, góp phần phong phú phông lưu trữ quốc gia

Việt Nam và nâng cao nhận thức của cộng đồng trong việc bảo quản và phát

huy giá trị tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng.

Thứ tư, Trung tâm III xây dựng, đăng tải các video, hình ảnh có nội

dung liên quan đến lễ tiếp nhận tài liệu trên trang Website của Trung tâm, Cục

Văn thư Lưu trữ nhà nước hay các phương tiện thông tin đại chúng nhằm biểu

dương các chủ sở hữu đã hiến tặng tài liệu; các cá nhân, tổ chức đã có nhiều

đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm nhằm quảng bá, giới thiệu

đến đông đảo độc giả, công chúng. Cụ thể trong năm 2021 Trung tâm đã tổ

chức, đăng tải nội dung liên quan đến lễ tiếp nhận của 07 cá nhân trên trang

website nhằm giới thiệu, tuyên dương các cá nhân đã gửi tặng tài liệu cho

Trung tâm.

Thứ năm, Trung tâm thường xuyên tổ chức các cuộc Trưng bày, triển

lãm tài liệu, kỉ vật của các cá nhân nhằm giới thiệu, quảng bá khối tài liệu của

các cá nhân và những đóng góp của họ. Cụ thể nhân kỷ niệm 75 Cách mạng

tháng Tám và Quốc Khánh 2/9, ngày 01/9/2020, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III tổ chức triển lãm “Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy: Biểu tượng tự hào dân tộc

Việt Nam”.

Thứ sáu, các nhân, gia đình có tài liệu được ưu tiên khai thác, sử dụng

tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm.

Thứ bảy, tài liệu của cá nhân khi sưu tầm về Trung tâm được thực hiện

các khâu nghiệp vụ: chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu trong

kho lưu trữ, tổ chức khai thác, phục vụ độc giả.

Trong những năm qua Trung tâm III đã luôn quan tâm, động viên kịp

thời đối với các cá nhân, gia đình đã hiến tặng tài liệu. Tuy nhiên cần đẩy

mạnh hơn nữa các chính sách hỗ trợ cũng như các hình thức khuyến khích,

khen thưởng một các thiết thực, tạo mối quan hệ lâu dài, bền đẹp giữa Trung

tâm III và cá nhân, gia đình hiến tặng tài liệu.

Hình 2.10. Lãnh đạo và cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đến thăm gia

đình Họa sĩ Bùi Trang Chước nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của ông.

2.4. Kết quả thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Được thành lập từ năm 1995, trải qua 27 năm hình thành và phát triển,

trong mỗi giai đoạn lịch sử, đến nay công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại

Trung tâm III đều đạt được những kết quả nhất định. Những năm qua Trung

tâm đã thực hiện tốt chức năng quản lý tài liệu lưu trữ; chính vì vậy khối

lượng tài liệu có xuất xứ cá nhân được sưu tầm về Trung tâm ngày càng đa

dạng và phong phú về số lượng và chất lượng. Góp phần phong phú thêm

thành phần tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm III.

- Tổng số tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đã sưu tầm được 127 phông

trong đó có: Thực hiện sưu tập 126 phông theo hình thức hiến tặng và 01 phông

ký gửi tài liệu bảo quản tại Trung tâm của Thượng tướng Đặng Vũ Hiệp.

- Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân những năm gần đây tại

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III luôn nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo

và đạt được những thành tựu nhất định. Cụ thể số lượng sưu tầm tài liệu của

Trung tâm trong những năm gần đây như sau:

STT Năm Các cá nhân thực hiện sưu tầm

Số lượng

1 2019 05 Nhà thơ Xuân Quỳnh ...

2 2020 11

3 2021 07

4 08

Qúy I - Năm 2022

Nhà văn; nhà thơ Trần Nhuận Minh Nhà văn Dương Hướng Họa sĩ Ngọc Linh Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan Nhà viết kịch Trần Đình Ngôn Nhà hoạt động chính trị - xã hội - nghiên cứu Đỗ Đức Dục, Nhà hoạt động cách mạng Lê Tất Đắc Thượng tướng Vũ Hiệp (ký gửi tài liệu) Nhà thơ, Nhà biên kịch Nguyễn Thị Hồng Ngát GS. Viện sĩ Đặng Vũ Minh Thiếu thướng, Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Hoàng Kiền GS.TS Mai Trọng Khoa Đại sứ Hoàng Vĩnh Thành ... Nhà báo, NSNA Hoàng Kim Đáng Nhà văn, nhà báo Nguyễn Ngọc Thiện; Đại tá - Đại sứ, Nhà ngoại giao Hà Văn Lâu Nhà Nhiếp ảnh Ngô Minh Đạo Nhà văn Nguyễn Khắc Phê...

Bảng 2.3 Tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III từ năm 2019 đến năm 2022.

Thông qua bảng thống kê trên cho thấy số lượng sưu tầm tài liệu cá

nhân từ năm 2019 trở lại đây không đồng đều ( cao nhất là năm 2020 - 11

phông cá nhân và cá nhân và thấp nhất là năm 2019 - 05 phông cá nhân ) do

gặp những khó khăn xuất phát từ phía các cá nhân khảo sát tài liệu như sau:

Thứ nhất, Một số cơ quan khác như Trung tâm lưu trữ tư nhân (Trung

tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam...), các bảo tàng (Bảo tàng Hội nhà

văn Việt Nam...) có cùng chức năng, nhiệm vụ sưu tầm tài liệu có xuất xứ cá

nhân, tạo ra sự cạnh tranh rất lớn, đòi hỏi cán bộ sưu tầm phải tiếp cận nhạy

bén và thuyết phục các cá nhân khéo léo hơn;

Thứ hai, Một số cá nhân chưa nhìn nhận đúng về tầm quan trọng của

Công tác lưu trữ tài liệu nên không muốn hiến tặng tài liệu vào Trung tâm, vì

thế cán bộ sưu tầm phải liên hệ, thuyết phục nhiều lần.

Thứ ba, Tài liệu lưu trữ cá nhân thuộc sở hữu tư nhân do vậy việc tiếp

cận, khảo sát khối tài liệu cần được sự đồng ý của chủ sở hữu tài liệu;

Thứ tư, cá nhân, gia đình không muốn hiến tặng tài liệu vào Trung tâm

vì họ nghĩ đó là tài sản riêng không muốn mất đi quyền sở hữu tài liệu; cá

nhân muốn tự mình định đoạt số phận, khai thác, sử dụng tài liệu theo mong

muốn của bản thân tránh trường hợp lộ các bí mật liên quan đến đời tư.

Trường hợp này Trung tâm có các hình thức thuyết phục, cam đoan nhằm tạo

niềm tin đối với các cá nhân, gia đình.

Thứ năm, tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân là nguồn tư liệu quý giá,

công tác sưu tầm tài liệu của các cá nhân tiêu biểu vào bảo quản tại Trung tâm

là việc làm vô cùng ý nghĩa. Tuy nhiên khối tài liệu đó đã gắn bó sâu sắc

trong quá trình hoạt động công tác, cống hiến của các cá nhân vì vậy một số

cá nhân muốn giữ lại làm kỉ niệm, do vậy cán bộ sưu tầm gặp nhiều khó khăn

trong công tác thuyết phục các cá nhân.

Thứ sáu, Một số cá nhân chưa chú trọng trong đến việc bảo quản tài

liệu của mình dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc gần hết, lưu giữ ở nhiều nơi,

tài liệu mất mát, hư hỏng nặng gây khó khăn trong quá trình khảo sát, thống

kê tài liệu.

Thứ bảy, một số cá nhân, gia đình đã hiến tặng, ký gửi tài liệu vào cơ

quan lưu trữ khác.

Ngoài ra, tình hình dịch bệnh trong những năm vừa qua diễn biến phức

tạp, vì vậy đã ảnh hưởng đến việc quá trình khảo sát, tiếp cận khối tài liệu của

các các cá nhân.

Tiểu kết chương 2:

Trung tâm lưu trữ Quốc gia III là một trong những nơi đang bảo quản

khối lượng tài liệu xuất xứ cá nhân lớn nhất và là một trong những thành phần

tài liệu quan trọng thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Công tác sưu tầm

tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm những nội dung liên

quan đến: Xác định nguồn sưu tầm; thành phần; nội dung tài liệu; thủ tục, quy

trình sưu tầm; phương pháp sưu tầm... Trong những năm gần đây, công tác

sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đang từng bước hoàn thiện. Theo

thống kê số lượng sưu tầm tài liệu cá nhân trong những năm qua luôn ổn định.

Đạt được thành quả đó là sựu quan tâm, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung tâm

và lòng nhiệt huyết của cán bộ sưu tầm. Trong thời gian tới, Trung tâm cần

xây dựng các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn lựa chọn các cá nhân sưu tầm

tại Trung tâm III, quy trình sưu tầm,các chế độ đã ngộ đối với các cá nhân,

gia đình hiến tặng tài liệu... Điều này góp phần nâng cao hiệu quả công tác

sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III trong thời gian tới. Những nội dung

đề cập trong Chương 2 là cơ sở để tác giả tiếp tục nghiên cứu Chương 3: “

Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”.

CHƯƠNG 3.

GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SƯU TẦM

TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

3.1. Nhận xét, đánh giá công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III.

Qua việc tìm hiểu công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III tồn tại những ưu điểm và hạn chế nhất định sau:

3.1.1. Ưu điểm.

Trong những năm qua, công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tại

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã đạt được những ưu điểm sau:

Thứ nhất, công tác sưu tầm tài liệu cá nhân được coi là hoạt động “mũi

nhọn” tại Trung tâm, luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời sát sao,

của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III và các đơn vị phòng ban chức năng thuộc Cục.

Thứ hai, văn bản quản lý bước đầu làm nền tảng cho việc thực hiện các

nghiệp vụ sưu tầm, lưu trữ tài liệu cá nhân. Tài liệu của cá nhân hiến tặng vào

Trung tâm được tiến hành các quy trình nghiệp vụ phân loại, thống kê, chỉnh

lý khoa học, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ, phục

vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu một cách khoa học, kịp thời.

Thứ ba, đội ngũ nhân lực thực hiện công tác sưu tầm có tinh thần trách

nhiệm cao, trình độ chuyên môn nghiệp vụ sâu rộng. Có lòng yêu nghề, khả

năng tiếp cận công việc nhanh chóng, sự nhiệt tình, quyết tâm hoàn thành mọi

nhiệm vụ được phân công. Đồng thời luôn luôn học hỏi, trao đổi kinh nghiệm

với đơn vị bạn, chủ động trong quá trình tiếp cận các cá nhân, gia đình nhằm

khảo sát khối tài liệu của họ.

Thứ tư, ngoài những nguồn tài liệu cá nhân thuộc diện sưu tầm được

quy định tại Quy chế 238/ QC-VTLTNN của Cục Văn thư và lưu trữ nhà

nước về Sưu tầm tài liệu lưu trữ, Trung tâm đang từng bước khảo sát, mở

rộng nguồn sưu tầm. Thông qua tiếp cận các kênh truyền thông đại chúng để

nắm bắt kịp thời thông tin về những nguồn tài liệu quý ở trong nước và ở

nước ngoài.

Thứ năm, đối với cá nhân, gia đình đến khảo sát tài liệu: các cá nhân,

gia đình nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lưu trữ, bảo quản tài liệu nên

họ đã tạo điều kiện tốt nhất để cán bộ sưu tầm thực hiện nhiệm vụ của mình.

Khi đặt vấn đề sưu tầm tài liệu, Trung tâm luôn được sự tin tuyệt đối của cá

nhân và gia đình. Họa sĩ Nguyễn Ngọc Linh đã từng chia sẻ khi ông gửi tặng

tài liệu của mình cho Trung tâm: “Gửi tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc

gia, báu vật của tôi còn mãi”. Trong quá trình tiếp cận, khảo sát khối tài liệu

Trung tâm đã có những hình thức thuyết phục, cam đoan để cá nhân, gia đình

tin tưởng hiến tặng tài liệu quý.

Thứ sáu, tài liệu lưu trữ cá nhân có nguy cơ hư hỏng Trung tâm bố trí

nhân lực, trang thiết bị thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế nhằm ngăn

chặn kịp thời những tác nhân gây hư hại tài liệu, ngoài ra Trung tâm tiến hành

số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ cá nhân nhằm bảo quản an toàn và thuận tiện

cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cá nhân.

Thứ bảy, ngoài công tác bảo quản an toàn tài liệu Trung tâm tổ chức

các cuộc Trưng bày, triển lãm nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ cá nhân đến với

công chúng, qua đó là cơ hội để quảng bá, tôn vinh những cống hiến của các

cá nhân tiêu biểu.

Thứ tám, Trung tâm tổ chức các buổi tọa đàm các chuyên đề liên quan

đến sưu tầm tài liệu cá nhân để trao đổi, học hỏi những kinh nghiệm của các

chuyên gia đầu ngành.

3.1.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm, công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm còn tồn tại những hạn chế sau:

Thứ nhất, Trung tâm III chưa ban hành quy chế về công tác sưu tầm tài

liệu cá nhân, thực hiện các nghiệp vụ còn gặp nhiều khó khăn, chưa có sự

phối hợp chặt chẽ giữa Trung tâm và cá nhân, gia đình khảo sát tài liệu.

Thứ hai, Tài liệu lưu trữ cá nhân sản sinh trong quá trình sống và hoạt

động của cá nhân, thuộc quyền sở hữu tư nhân. Vì vậy trong quá trình tiếp

cận, khảo sát khối tài liệu cán bộ sưu tầm gặp phải những khó khăn nhất định

chủ yếu xuất phát từ cá nhân, gia đình có tài liệu.

Thứ ba, chế độ đãi ngộ, chính sách khen thưởng đối với các cá nhân

hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III chưa được diễn ra thường xuyên do còn

hạn chế về kinh phí.

Thứ tư, thông thường các các cá nhân, gia đình không muốn hiến tặng

toàn bộ tài liệu cho Trung tâm, thường giữ lại những tài liệu lưu trữ quý hiếm,

có giá trị quan trọng hoặc chỉ đồng ý đưa vào các bản sao do chưa thật sự tin

tưởng Trung tâm. Do vậy, thành phần tài liệu của nhiều phông lưu trữ cá nhân

đang bảo quản tại Trung tâm chưa hoàn chỉnh.

Thứ năm, một số tài liệu xuất xứ cá nhân bị hưng hỏng nặng chưa được

thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, lập bản sao bảo hiểm do thiếu nhân

lực thực hiện và trang thiết bị kỹ thuật.

Thứ sáu, khối lượng tài liệu cá nhân, gia đình hiến tặng vào Trung tâm

III còn chưa tương xứng hay nói cách khác là còn quá ít so với khối lượng tài

liệu của các cá nhân, gia đình nói chung và cá nhân nổi tiếng, xuất sắc trong

các lĩnh vực hoạt động, nhiều đóng góp cho xã hội nói riêng.

Thứ bảy, việc nắm bắt địa chỉ cá nhân có tài liệu đang bảo quản Trung

tâm ở trong nước và nước ngoài chưa được cập nhật liên tục và chính xác.

Một số cá nhân có tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm III đã mất chưa

thể ủy quyền cho phép khai thác tài liệu cho người thân trong gia đình, nhiều

khả năng khối tài liệu sẽ trở thành “phông chết”.

3.1.3. Nguyên nhân của hạn chế

Qua khảo sát cho thấy, hạn chế công tác sưu tầm tài liệu cá nhân xuất

phát từ nguyên nhân sau:

Về phía cơ quan quản lý nhà nước: Hệ thống văn bản quy phạm phát

luật về công tác lưu trữ nói chung và công tác sưu tầm tài liệu cá nhân chưa

đầy đủ và đồng bộ

Về phía Trung tâm: Chưa chủ động đề xuất, trao đổi với các đơn vị

chức năng của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước nhằm giải quyết kịp thời

những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác sưu tầm tài

liệu cá nhân vào Trung tâm III. Các hoạt động tuyên truyền, quảng bá ý nghĩa

của tài liệu có xuất xứ cá nhân chưa được diễn ra thường xuyên.

Về phía cá nhân và gia đình có tài liệu: chưa nhận thức đầy đủ quyền

lợi to lớn khi hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III.

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

3.2.1. Giải pháp về quản lý

Cơ quan quản lý nhà nước trong thời gian qua đã xem xét, sửa đổi hiến

pháp, ban hành nhiều luật, bộ luật và văn bản quy phạm pháp luật trong đó

văn bản có hiệu lực cao nhất Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua năm

2011. Ngoài ra Chính phủ đã ban hành Nghị định nhằm quy định chi tiết một

số điều của Luật Lưu trữ; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, ban

hành quy chế về Công tác sưu tầm tài liệu.

Các văn bản trên bước đầu đạt được một số kết quả nhất định, tạo ra

một hành lang pháp lý quan trọng cho việc quản lý và thực hiện các quy trình

nghiệp vụ đối với tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. Tuy nhiên các văn bản

trên còn một số bất cập, hạn chế có điểm còn chưa phù hợp với tình hình thực

tiễn, đáp ứng kịp thời với sự phát triển của xã hội. Vì vậy nhà nước cần tiếp

tục xây dựng, sửa đổi, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định về

tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.

Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ cần xem xét, sửa đổi Quy chế

278/QC - VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về Sưu tầm tài liệu lưu trữ.

Trung tâm III cần tham mưu, đề xuất với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

nước nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan đến:

- Thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân;

- Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được đăng ký,

hiến tặng, ký gửi, bán cho Nhà nước.

3.2.2. Giải pháp về nghiệp vụ

3.2.2.1. Nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.

Để thực hiện tốt công tác sưu tầm tài liệu cá nhân rất cần nhiều yếu tố,

đặc biệt là yếu tố về con người. Cần bố trí, đào tạo bồi dưỡng cán bộ có trình

độ, năng lực đáp ứng thực tiễn công việc. Đội ngũ cán bộ thực hiện công tác

sưu tầm cần thường xuyên trau dồi năng lực chuyên môn, kiến thức nói

chung, có kỹ năng thuyết phục để có thể tiếp cận, khai thác, sưu tầm khối tài

liệu của các cá nhân. Cán bộ sưu tầm là người có tâm huyết, có trình độ nhất

định, tạo được niềm tin, sự nhiệt tình hợp tác từ phía chủ sở hữu tài liệu khi

hiến tặng tài liệu cho Trung tâm. Cán bộ sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân được

ví như “cầu nối” tiếp cận tài liệu, truyền đạt mức độ cần thiết và quan trọng

của việc sưu tầm tài liệu cá nhân vào Trung tâm III.

Để nâng cao nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân Trung

tâm III cần thực hiện các nội dung sau đây:

- Hàng năm, Trung tâm liên kết với các cơ sở đào tạo liên quan đến

nghiệp vụ Lưu trữ như Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Trường Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn để cập nhập, bổ sung những cơ sở lý luận một

cách hiệu quả, kịp thời.

- Trung tâm Tổ chức các buổi tọa đàm liên quan đến sưu tầm tài liệu cá

nhân để có thể trao đổi, học hỏi kinh nghiệm quý báu từ các chuyên gia đầu

ngành.

- Khuyến khích đội ngũ cán bộ tham gia các hoạt động liên quan đến

thực hiện nghiên cứu khoa học, học tập, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn với

các cơ quan khác, bồi dưỡng kỹ năng mềm về thuyết trình, thuyết phục.

3.2.2.2. Nghiên cứu, mở rộng nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang bảo quản khối lượng lớn tài

liệu xuất xứ cá nhân. Thực tế hiện nay, Trung tâm III mới chỉ chú ý đến tài

liệu của các cá nhân tiêu biểu được thành lập phông lưu trữ cá nhân. Nguồn

sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đều dựa trên những tiêu chí được

quy định tại Quy chế 278/QC - VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về Sưu

tầm tài liệu lưu trữ như:

- Cá nhân đạt Giải thưởng cấp nhà nước, Giải thưởng quốc tế,

- Nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo, cá nhân nổi tiếng hoạt động

trong lĩnh vực sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh, hội họa, âm nhạc, lịch sử, văn

học, nghệ thuật...

Hiện nay, khối tượng tài liệu hiến tặng, ký gửi vào Trung tâm III còn

chưa tương xứng hay nói cách khác là quá ít so với khối lượng tài liệu của các

cá nhân, gia đình, dòng họ nói chung và cá nhân, gia đình nổi tiếng, xuất sắc

trong các lĩnh vực hoạt động, có nhiều đóng góp cho xã hội nói riêng. Vì vậy

để số lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm IIII được đa dạng,

phong phú góp phần hoàn chỉnh Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, Trung tâm

III cần mở rộng nguồn sưu tầm. Đó là khối lượng lớn tài liệu về cuộc đời và

những công trình nghiên cứu của các nhà khoa học trên tất cả các lĩnh vực.

Chúng có giá trị nhiều mặt về lịch sử, văn hóa khoa học, xã hội. Đó không chỉ

là tài sản của cá nhân các nhà khoa học, mang dấu ấn trong cuộc đời của các

nhà khoa học mà còn phản ánh sự phát triển của các ngành khoa học mà họ

cống hiến, qua đó góp phần khắc họa bức tranh nền khoa học của đất nước,

đồng thời cũng phản ánh cả về hoàn cảnh lịch sử, chính trị, xã hội, kinh tế và

văn hóa của đất nước. Khối tài liệu này đem lại nhiều giá trị đối với đời sống,

xã hội vì cần được nghiên cứu, khảo sát sưu tầm vào bảo quản tại Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia III.

Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần xây dựng, sửa đổi Quy

chế về Sưu tầm tài liệu qua đó mở rộng nguồn tài liệu thuộc diện sưu tầm vào

các Trung tâm lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói

riêng.

3.2.2.3. Đối với thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân

- Việc sưu tầm tài liệu cá nhân được thực hiện theo kế hoạch được đề

ra trong một năm. Ban lãnh đạo và cán bộ Trung tâm dựa vào nguồn sưu tầm

tài liệu và căn cứ theo tình hình thực tế để lựa chọn, lập Danh mục các cá

nhân cần khảo sát.

- Thực hiện tiếp cận với cá nhân, gia đình có tài liệu để thống kê, lựa

chọn tài liệu sưu tầm. Cán bộ sưu tầm vận dụng linh hoạt các phương pháp

nhằm thuyết phục, vận động cá nhân hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III.

- Được sự đồng ý của chủ tài liệu Trung tâm thống nhất với cá nhân,

gia đình về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức chuyển giao.

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

- Tài liệu cá nhân sau khi sưu tầm được giao cho bộ phận chỉnh lý thực

hiện các nghiệp vụ liên quan như phân loại, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp,

thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu cá nhân.

- Tiến hành lập Mục lục hồ sơ và trình ban lãnh đạo phê duyệt. Thống

kê vào sổ nhập tài liệu, bàn giao tài liệu lưu trữ cá nhân xuống kho bảo quản.

- Cuối cùng phòng thu thập và chỉnh lý tiến hành lập Hồ sơ về việc Thu

và Chỉnh lý tài liệu cá nhân.

- Dựa vào tình hình thực tế công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung

tâm, tác giả xin đề xuất quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân như sau:

Quy trình sưu tầm tại liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Các bước thực hiện công việc

Lưạ chọn, lập danh mục các cá nhận cền khảo sát

Tiếp cận, khảo sát và đặt vấn đề sưu tầm tài liệu

Thống nhất với cá nhân về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức chuyển giao

Tổ chức giao nhận tài liệu

Chỉnh lý khoa học tài liệu

Trình ban lãnh đạo phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu

Thống kê vào sổ nhập tài liệu

Lập kế hoạch sưu tầm

Lập và lưu hồ sơ về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân

Người thực hiện Lãnh đạo Trung tâm Cán bộ sưu tầm Cán bộ sưu tầm Lãnh đạo Trung tâm Cán bộ sưu tầm Cán bộ sưu tầm Cá nhân, gia đình có tài liệu Lãnh đạo Trung tâm Trưởng phòng thu thập và chỉnh lý Cán bộ sưu tầm Cá nhân và gia đình có tài liệu Cán bộ phòng thu thập và chỉnh lý Trưởng phòng thu thập và chỉnh lý Cán bộ phòng thu thập và chỉnh lý Cán bộ phòng thu thập và chỉnh lý

Tài liệu liên quan/ Sản phẩm - Kế hoạch sưu tầm tài liệu - Danh mục cá nhân khảo sát - Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu - Lập Hồ sơ về việc khảo sát - Biên bản giao nhận tài liệu - Phương án phân loại tài loại - Mục lục hồ sơ, tài liệu - Sổ nhập tài liệu - Lời nói đầu - Biên bản giao nhận tài liệu - Phương án phân loại - Mục lục hồ sơ

3.2.2.4. Đẩy mạnh phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân.

Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là tài sản riêng của các cá nhân và

thuộc quyền sở hữu của họ. Trung tâm III không thể dùng các biện pháp để ép

buộc các cá nhân phải giao nộp tài liệu. Nếu các cá nhân, gia đình không

muốn hiến tặng tài liệu của mình thì vào Trung tâm III thì cán bộ sưu tầm

phải hoàn toàn tôn trọng nguyện vọng đó của họ. Vì thế, để khảo sát, sưu tầm

được các tài liệu xuất xứ cá nhân, cán bộ sưu tầm phải áp dụng nhiều phương

pháp, hình thức khác nhau một cách khéo léo, linh hoạt.

Phương pháp chủ yếu khi thực hiện để sưu tầm tài liệu xuất xứ cá nhân

là thuyết phục, vận động các cá nhân, gia đình. Phương pháp này có thể được

thực hiện thông qua các việc làm sau:

Thứ nhất, xây dựng và thường xuyên duy trì mối quan hệ gần gũi với

các cá nhân: Trong thời gian qua, cán bộ làm công tác sưu tầm tài liệu đã

kiên trì đến thăm hỏi các cá nhân, gia đình nhân dịp ngày lễ, tết. Từ đó họ có

thể chia sẻ với cán bộ về những tâm tư, nguyện vọng của mình đối với những

tài liệu mà họ đang lưu giữ. Khi hiểu được những nguyện vọng đó, cán bộ sẽ

đưa ra những cách thức phù hợp để vận động, thuyết phục các cá nhân.

Ngoài ra, để nâng cao khả năng thuyết phục, cán bộ sưu tầm có thể

phân tích cho các cá nhân thấy vì sao nên đưa những tài liệu của của gia đình

mình vào quản tại Trung tâm III, việc bảo quản tài liệu của các cá nhân nhất

là những tài liệu quý, có giá trị trong nhà riêng không đảm bảo an toàn. Tài

liệu sẽ luôn đứng trước nguy cơ mất mát, hư hỏng nặng do không được bảo

quản trong điều kiện thích hợp. Trong khi đó, Trung tâm III có đầy đủ nguồn

nhân lực và trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu trong điều kiện

tốt nhất như: giá, tủ, cặp, hộp, phòng kho để bảo quản an toàn với nhiệt độ, độ

ẩm phù hợp ...

Thứ hai, tổ chức các cuộc triển lãm, hội nghị, hội thảo, các buổi gặp

gỡ với các cá nhân: qua đó, các cơ quan lưu trữ đã tuyên truyền, thuyết phục

được nhiều cá nhân hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III. Các buổi triển lãm,

hội nghị là cơ hội để Trung tâm III khẳng định, giới thiệu, trao đổi về giá trị

của tài liệu xuất xứ cá nhân, cũng như khuyến khích các cá nhân, gia đình

hiến tặng tài liệu cho lưu trữ nhà nước. Các cá nhân sẽ nhận thức đầy đủ hơn

về ý nghĩa của những khối tài liệu mà họ đang giữ. Thực tế, Trung tâm III đã

tổ chức được nhiều cuộc hội nghị, hội thảo, gặp gỡ với các cá nhân, chủ yếu

là các văn nghệ sĩ. Cụ thể vào năm 2004 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã

đã tổ chức “Hội nghị thu thập tài liệu xuất xứ cá nhân”, sau hội nghị nhiều cá

nhân đã gửi tặng tài liệu cho Trung tâm.

Ngoài ra, đối với các gia đình, cá nhân đã gửi tặng tài liệu cho Trung

tâm, cần phải có sự ghi nhận kịp thời, xứng đáng. Trong thời gian qua những

cá nhân có tài liệu hiến tặng cho Trung tâm III được xét tặng “Kỷ niệm

chương vì sự nghiệp Văn thư- Lưu trữ” và được ưu tiên phục vụ mỗi khi có

nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu.

- Ngoài các phương pháp trên, để nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm

tài liệu cá nhân Trung tâm III có thể vận dụng phương pháp “vết dầu loang”,

tài liệu cá nhân, gia đình là tài sản riêng và thuộc quyền sở hữu của họ. Tài

liệu các cá nhân, gia đình gửi tặng vào Trung tâm III đều dựa trên tinh thần tự

nguyện. Các cá nhân sau khi hiến tặng tài liệu cảm thấy an toàn, tin tưởng

tuyệt đối vào Trung tâm nên họ đã chia sẻ, giới thiệu cho người thân, bạn bè,

đồng nghiệp mà họ quen biết, qua đó công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại

Trung tâm III được nhiều người biết đến, quan tâm và tìm hiểu.

3.2.2.5. Khuyến khích các cá nhân hiến tặng, ký gửi tài liệu vào

Trung tâm III.

Thời gian qua Trung tâm III đã có nhiều biện pháp nhằm khuyến khích

các cá nhân, gia đình hiến tặng hoặc ký gửi tài liệu. Tuy nhiên số lượng tài

liệu thu nhận được còn chưa tương xứng với số lượng, giá trị của khối tài liệu

này. Để công tác sưu tầm tài liệu cá nhân có hiệu quả hơn Trung tâm III cần

tạo được niềm tin, đưa lại sự yên tâm, tin tưởng cho các cá nhân khi họ hiến

tặng hoặc ký giử vào lưu trữ tại Trung tâm III. Để thực hiện được điều này

cán bộ sưu tầm tại Trung tâm III cần làm công tác tư tưởng cho các cá nhân;

bảo quản tốt nhất tài liệu; đặc biệt là bảo vệ được bí mật thông tin của các cá

nhân theo quy định cụ thể hoặc theo yêu cầu của chủ sở hữu hiến tặng tài liệu,

tạo điều kiện để các cá nhân kiểm soát được việc người khác sử dụng tài liệu

của họ, ...Ngoài ra cần phân tích cho các cá nhân thấy sự cần thiết, lợi ích khi

hiến tặng, ký gửi tài liệu vào lưu trữ Trung tâm III.

Tài liệu cá nhân có nhiều giá trị, ý nghĩa nên chúng có thể được sử

dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: phục vụ trưng bày, triển lãm tài liệu,

phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học ... Thực tế các cá nhân, gia

đình hiến tặng, ký gửi tài liệu vào Trung tâm III không ai mong muốn tài liệu

của mình bị sử dụng vào những mục đích không minh bạch, làm ảnh hưởng

quyền lợi của quốc gia, gây tổn hại danh dự cho bản thân mình và những

người khác. Do vậy, Trung tâm III cần kiểm soát tốt mục đích, nhu cầu khai

thác, sử dụng loại tài liệu này; bằng cách chỉ cho phép người khai thác, sử

dụng tài liệu mà cá nhân, gia đình đã hiến tặng, ký gửi vào những mục đích

minh bạch, rõ ràng, chính đáng. Từ đó tạo ra sự yên tâm cho chủ sở hữu tài

liệu.

3.2.2.6. Tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu cá nhân.

Tài liệu cá nhân, gia đình thuộc quyền sở hữu cá nhân nên họ sẽ có

quyền định đoạt số phận của tài liệu. Khi họ chưa nhận thức đầy đủ giá trị, ý

nghĩa của loại tài liệu này thì số phận của chúng thật khó thể đoán trước được,

dẫn đến nguyên nhân của việc rất nhiều tài liệu có nguy cơ bị mất mát, thất

lạc, hư hỏng nặng.

Trong thực tế, nhiều người còn chưa nhận thức đúng đắn về sự tồn tại,

ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân. Chính vì vậy, Trung tâm III cần tăng

cường các hoạt động nhằm tuyên truyền, giải thích để mọi người có thể nhận

thức đúng đắn về sự tồn tại và ý nghĩa của loại tài liệu này. Nếu họ nhận thức

được đầy đủ ý nghĩa của nguồn tài liệu này thì họ sẽ có ý thức gìn giữ, bảo

quản tài liệu của chính gia đình, bản thân mình cũng như của những người

khác. Khi người dân biết về lưu trữ, thay đổi từ nhận thức thì họ sẽ tự có ý

thức lưu giữ tài liệu. Chỉ khi thay đổi được nhận thức của người dân thì mới

thay đổi được các vấn đề bảo quản, khai thác sử dụng sau đó.

Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ được giữ gìn, không bị mất

mát, thất lạc, hư hỏng thì Trung tâm III mới có cơ hội tiếp cận, sưu tầm, bảo

quản và phát huy giá trị của chúng đến với đông đảo quần chúng nhân dân.

Bởi vậy, để tuyên truyền tầm quan trọng, ý nghĩa của tài liệu cá nhân Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể thực hiện các phương thức sau:

Một là, Trung tâm III tổ chức tuyên truyền tầm quan trọng, ý nghĩa của

tài liệu xuất xứ cá nhân trên các phương tiện thông tin đại chúng như Đài,

báo, phát thanh, tạp chí Văn thư - lưu trữ, Website, Facebook của Trung tâm,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Hai là, Cử cán bộ trực tiếp đến các địa phương, gia đình, cá nhân có tài

liệu quý, có giá trị nhằm tuyên truyền, vận động về ý nghĩa, tầm quan trọng

của tài liệu cá nhân thông qua đó nhằm tiếp cận, khảo sát, thuyết phục các cá

nhân hiến tặng tài liệu của mình vào bảo quản tại Trung tâm.

Ba là, tổ chức các cuộc triển lãm hội nghị, hội thảo có sự tham gia của

các cá nhân, gia đình.

Tài liệu có xuất xứ cá nhân không chỉ đem lại lợi ích, quyền lợi cho cá

nhân mà còn là nguồn tư liệu quý giá của mỗi quốc gia. Đẩy mạnh công tác

tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức của chính cá nhân trong công tác bảo

quản an toàn và phát huy tối đa những giá trị của tài liệu cá nhân trong hoạt

động của đời sống, xã hội.

3.2.2.7. Tham khảo một số mô hình lưu trữ tư nhân hiện nay

Ngoài các cơ quan lưu trữ nhà nước, trong thời gian qua ở Việt Nam

đã xuất hiện một số mô hình lưu trữ do tư nhân thành lập. Điển hình cho hoạt

động này là mô hình của Trung tâm Di sản các nhà Khoa học Việt Nam.

Trung tâm Di sản các nhà Khoa học Việt Nam hiện đang thực hiện công tác

nghiên cứu, bảo tồn và lưu giữ những giá trị di sản văn hóa vật thể và di sản

phi vật thể của các nhà khoa học. Khối lượng tài liệu Trung tâm đã thực hiện

sưu tầm được hơn 1200 phông lưu trữ nhà Khoa học trên các lĩnh vực về khoa

học tự nhiên về khoa học xã hội. Bên cạnh song song công tác về thu thập,

sưu tầm tài liệu các nhà Khoa học Trung tâm thực hiện bảo quản có các hoạt

động nhằm phát huy, giới thiệu, tôn vinh các nhà Khoa học cống hiến vì sự

nghiệp khoa học, vì tổ quốc Việt Nam. Trung tâm hoạt động là một hình lưu

trữ tập trung kết hợp với thư viện, bảo tàng.

Điểm mạnh trong mô hình lưu trữ tư nhân hiện nay có sự linh hoạt

nhạy bén về thủ tục, các chế độ chính sách tốt đối với các nhà Khoa học đã

hiến tặng tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm (Cụ thể Trung tâm Di sản các

nhà Khoa học Việt Nam thuộc Công ty công nghệ và xét nghiệm y học do vậy

các các nhân hiến tặng tài liệu được phát thẻ khám chữa bệnh miễn phí). Các

mô hình lưu trữ tư nhân chưa thực sự phổ biến tuy nhiên Trung tâm III có thể

khảo sát, học hỏi để áp dụng vào thực tiễn tại cơ quan.

Tiểu kết chương 3:

Thông quan việc tìm hiểu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có thể nhận thấy những ưu điểm và hạn chế

đều xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Để giải quyết những tồn tại đó

cũng như góp phần nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân cần có

những giải pháp đồng bộ và kịp thời. Cơ quan quản lý nhà nước và Cục Văn

thư và Lưu trữ cần hành các văn bản về chỉ đạo hướng dẫn liên quan đến tài

liệu xuất xứ cá nhân công tác sưu tầm tài liệu cá nhân; Đối với Trung tâm

Lưu trữ quốc gia III cần quan tầm đến thủ tục, quy trình sưu tầm; Cán bộ thực

hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân cần được bồi dưỡng lý luận về nghiệp

vụ, nắm bắt cơ hội và xử lý nghiệp vụ nhanh nhạy; Đẩy mạnh phương pháp

sưu tầm tài liệu cá nhân, mở rộng nguồn sưu tầm; tuyên truyền ý nghĩa, tầm

quan trọng của tài liệu xuất xứ cá nhân... Mong rằng, những biện pháp trên

góp phần thực hiện công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia

III trong thời gian tới đạt hiệu quả cao hơn.

PHẦN KẾT LUẬN

Công tác Lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi quốc gia, nhằm bảo

tồn được những tài liệu quý có giá trị phục vụ nhu cầu của nhân loại. Tài liệu

lưu trữ cá nhân là di sản của một quốc gia, đây được coi là nguồn sử liệu quan

trọng cung cấp nhiều thông tin cho các ngành khoa học khác như lịch sử, văn

hóa, kinh tế, chính trị,... Vì vậy, cần đẩy mạnh công tác sưu tầm tài liệu cá

nhân.Tuy nhiên tài liệu cá nhân là sở hữu của mỗi cá nhân không thuộc phạm

vị quản lý của nhà nước, do vậy cần thực hiện công tác sưu tầm để tránh tình

trạng mất mát, hư hỏng những nguồn tài liệu quý.

Trong thời gian qua nguồn tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III chiếm số lượng lớn, góp phần đa dạng phong phú thành phần,

nội dung tài liệu của vào kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trên

cơ sở phân tích các nội dung liên quan đến thực trạng công tác sưu tầm tài

liệu cá nhân như: xác định nguồn, thành phần, nội dung, quy trình, thủ tục

sưu tầm, ... tại Trung tâm tôi đã đề ra một số nhóm giải pháp như: xây

dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, mở rộng nguồn sưu tầm,

đẩy mạnh phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân, tuyên truyền ý nghĩa,

tầm quan trọng của tài liệu cá nhân.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

I. TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Quy chế 278/QC -

VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về Sưu tầm tài liệu lưu trữ.

2. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định số 116/QĐ-

VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ

chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Luư trữ Quốc gia III.

3. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013

quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

4. Chu Thị Hậu (2016), Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nhà

xuất bản Lao động Hà Nội, Hà Nội.

5. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn

Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn Công tác Lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học

và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

6. Đoàn Thị Hòa (2010), Giá trị của tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân,

kỷ yếu hội thảo Khoa học khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

trong Nghiên cứu khoa học Xã hội và Nhân văn, NXB Đại học Quốc gia Hà

7. Đỗ Thị Kiều Oanh (2018), Công tác thu thập, sưu tầm tài liệu các

Nội.

nhà Khoa học của Trung tâm di sản các nhà Khoa học Việt Nam, Trường Đại

học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội.

8. ThS. Phạm Bích Hải (2012), Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung

tài liệu lưu trữ cá nhân và một số đề xuất, Tạp chí Văn thư lưu trữ Nhà nước,

số 8.

9. Nguyễn Như Phúc (2020), Tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu lưu

trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội.

10. Quốc Hội (2016), Bộ Luật dân sự 91/2015/QH13 ban hành ngày 24

tháng 11 năm 2015, Hà Nôi.

11. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11

tháng 11 năm 2011, Hà Nội.

12. ThS. Trần Văn Quang (2019), Cơ sở khoa học xây dựng mô hình

lưu trữ tư nhân ở Việt Nam, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Trường Đại

học Nội Vụ Hà Nội, Hà Nội, Bộ Nội Vụ.

13. ThS. Trần Văn Quang (2020), Thực trạng lưu trữ tài liệu cá nhân,

gia đình, dòng họ tại gia qua khảo sát thực tế,Dấu ấn thời gian số 2/2020.

14. Trần Lệ Thu (2017), Tổ chức và quả lý tài liệu cá nhân, gia đình,

dòng họ Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội,

Hà Nội.

15. PGS.TS Vũ Thị Phụng (2013), Tài liệu lưu trữ nhân dân kết quả

nghiên cứu và những vấn đề đặt ra, in trong cuốn Tổ chức và phát huy giá trị

tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội,Hà Nội.

II. TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN.

1. Phông Lưu trữ cá nhân PGS. Nhà nghiên cứu văn hóa Ninh Viết

Giao, Tờ số 21, Hồ sơ số 02.

2. Phông Lưu trữ cá nhân Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản

3.Phông Lưu trữ cá nhân Nhà thơ Xuân Quỳnh, Hồ sơ số 09.

4.Phông Lưu trữ cá nhân Nhà văn Vũ Tú Nam, Thư viết tay của Nhà

Văn Vũ Tú Nam và Nhà báo Nguyễn Thanh Hương, Hồ sơ số 02.

5. Phông Lưu trữ cá nhân GS. Anh hùng lao động Vũ Khiêu, Hồ sơ số

01 – 02.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Hồ sơ thu và chỉnh lý tài liệu của 02 cá nhân năm 2021 gồm

PGS. Ninh Viết Giao và Nhà hoạt động chính trị- xã hội- nghiên cứu Đỗ

Đức Dục

Phụ lục 2: Lời nói đầu và Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ cá nhân Phó giáo

sư Ninh Viết Giao

Phụ lục 3: Mục lục hồ sơ Phông GS. Anh hùng lao động Vũ Khiêu

Phụ lục 4: Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu của Phó giáo sư, tiến sĩ Đặng

Quốc Tuấn

BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU CỦA PHÓ GIÁO

SƯ, TIẾN SĨ ĐẶNG QUỐC TUẤN

Thực hiện Kế hoạch công tác chuyên môn sưu tầm tài liệu năm 2021, Phòng

Thu thập và Chỉnh lý đã liên hệ và tiến hành khảo sát tài liệu của Phó Giáo sư, Tiến

sĩ Đặng Quốc Tuấn.

Thời gian khảo sát: Ngày 09 tháng 4 năm 2021

Địa điểm: Địa điểm: Phòng 403, tầng 4, Nhà 19 tầng Bệnh Viện Bạch Mai,

quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.

Thành phần Đoàn khảo sát:

1. Bà Trần Thị Thu, viên chức phòng Thu thập và Chỉnh lý

2. Bà Nguyễn Thị Hằng, viên chức phòng Thu thập và Chỉnh lý

I. Sơ lược tiểu sử

1. Tiểu sử

Phó Giáo sư Đặng Quốc Tuấn sinh ngày 29 tháng 12 năm 1961 tại Hành

Thiện, xã Xuân Hồng, huyện Xuân Trường, tỉnh Nam Định.

2. Quá trình học tập, công tác

Quá trình đào tạo:

Năm 1977 - 1983, ông là sinh viên trường Đại học Y Hà Nội.

Năm 1983 - 1986, ông là Học viên Nội trú Bệnh viện, trường Đại học Y Hà

Nội.

Năm 1997 - 2004, ông làm Nghiên cứu sinh, trường Đại học Y Hà Nội.

Quá trình công tác:

Năm 1987, ông là giảng viên trường Đại học Y Hà Nội, bác sĩ Bệnh viện

Bạch Mai, Hà Nội;

Năm 2001, ông là Phó trưởng bộ môn Hồi sức Cấp cứu, trường Đại học Y

Hà Nội;

Năm 2002, ông là Phó trưởng khoa Điều trị tích cực, Bệnh viện Bạch Mai,

Hà Nội;

Năm 2019, ông phụ trách bộ môn Hồi sức Cấp cứu, trường Đại học Y Hà

Nội;

Năm 2020, ông phụ trách khoa Hồi sức tích cực, Bệnh viện Bạch Mai, Hà

Nội.

3. Công trình nghiên cứu

4. Giải thưởng

- Giải thưởng của Liên đoàn Hóa học lâm sàng Quốc Tế (IFCC), 1996

- Giải thưởng Nhà nước về Khoa học và Công nghệ (đồng tác giả), 2017

II. Thành phần tài liệu hiện có

- Tài liệu tiểu sử: Giấy chứng nhận giải thưởng, bằng khen, giấy khen, …

- Tài liệu nghiên cứu: Các sách, giáo trình có công trình nghiên cứu của Giáo

sư, do Giáo sư làm chủ biên hoặc chủ nhiệm đề tài: 01 cuốn sách giáo trình.

- Tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học các cấp do Giáo sư chủ trì

hoặc tham gia: 03 công trình.

- Tài liệu hướng dẫn nghiên cứu sinh, hướng dẫn học viên cao học (danh

sách, luận văn, luận án, nhận xét, đánh giá, phản biện…). Số lượng: 04 Nghiên cứu

sinh

III. Cách bảo quản tài liệu:

Tài liệu của Phó Giáo sư, Đặng Quốc Tuấn được ông sắp xếp ngăn nắp trên

tủ sách tại phòng làm việc của Bệnh viện

Nhận xét: Sau khi trao đổi, thuyết phục về việc gửi tặng khối tài liệu nghiên

cứu của Phó Giáo sư, Đặng Quốc Tuấn vào bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III, ông cho biết hiện tại ông vẫn còn làm việc nên chưa có ý định gửi vào Trung

tâm./.

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Ban Giám đốc

Phòng Thu thập và Người lập báo cáo

Chỉnh lý

Phụ lục 5: Một số bức thư, kỷ vật của nhà thơ Xuân Quỳnh

Phụ lục 6: Cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tiếp nhận tà liệu của

Phó Thủ tướng Vũ Khoan

Phụ lục 7: Hồ sơ lưu trữ Phông cá nhân Nhà thơ Huy Cận.

Khoá luận tốt nghiệp Lưu trữ học: Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chủ đề:

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Thực hiện Kế hoạch công tác chuyên môn sưu tầm tài liệu năm 2021, Phòng

Thu thập và Chỉnh lý đã liên hệ và tiến hành khảo sát tài liệu của Phó Giáo sư, Tiến

sĩ Đặng Quốc Tuấn.

Thời gian khảo sát: Ngày 09 tháng 4 năm 2021

Địa điểm: Địa điểm: Phòng 403, tầng 4, Nhà 19 tầng Bệnh Viện Bạch Mai,

quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.

Thành phần Đoàn khảo sát:

1. Bà Trần Thị Thu, viên chức phòng Thu thập và Chỉnh lý

2. Bà Nguyễn Thị Hằng, viên chức phòng Thu thập và Chỉnh lý

I. Sơ lược tiểu sử

1. Tiểu sử

Phó Giáo sư Đặng Quốc Tuấn sinh ngày 29 tháng 12 năm 1961 tại Hành

Thiện, xã Xuân Hồng, huyện Xuân Trường, tỉnh Nam Định.

2. Quá trình học tập, công tác

Quá trình đào tạo:

Năm 1977 - 1983, ông là sinh viên trường Đại học Y Hà Nội.

Năm 1983 - 1986, ông là Học viên Nội trú Bệnh viện, trường Đại học Y Hà

Nội.

Năm 1997 - 2004, ông làm Nghiên cứu sinh, trường Đại học Y Hà Nội.

Quá trình công tác:

Năm 1987, ông là giảng viên trường Đại học Y Hà Nội, bác sĩ Bệnh viện

Bạch Mai, Hà Nội;

Năm 2001, ông là Phó trưởng bộ môn Hồi sức Cấp cứu, trường Đại học Y

Hà Nội;

Năm 2002, ông là Phó trưởng khoa Điều trị tích cực, Bệnh viện Bạch Mai,

Hà Nội;

Năm 2019, ông phụ trách bộ môn Hồi sức Cấp cứu, trường Đại học Y Hà

Nội;

Năm 2020, ông phụ trách khoa Hồi sức tích cực, Bệnh viện Bạch Mai, Hà

Nội.

3. Công trình nghiên cứu

4. Giải thưởng

- Giải thưởng của Liên đoàn Hóa học lâm sàng Quốc Tế (IFCC), 1996

- Giải thưởng Nhà nước về Khoa học và Công nghệ (đồng tác giả), 2017

II. Thành phần tài liệu hiện có

- Tài liệu tiểu sử: Giấy chứng nhận giải thưởng, bằng khen, giấy khen, …

- Tài liệu nghiên cứu: Các sách, giáo trình có công trình nghiên cứu của Giáo

sư, do Giáo sư làm chủ biên hoặc chủ nhiệm đề tài: 01 cuốn sách giáo trình.

- Tài liệu về các công trình nghiên cứu khoa học các cấp do Giáo sư chủ trì

hoặc tham gia: 03 công trình.

- Tài liệu hướng dẫn nghiên cứu sinh, hướng dẫn học viên cao học (danh

sách, luận văn, luận án, nhận xét, đánh giá, phản biện…). Số lượng: 04 Nghiên cứu

sinh

III. Cách bảo quản tài liệu:

Tài liệu của Phó Giáo sư, Đặng Quốc Tuấn được ông sắp xếp ngăn nắp trên

tủ sách tại phòng làm việc của Bệnh viện

Nhận xét: Sau khi trao đổi, thuyết phục về việc gửi tặng khối tài liệu nghiên

cứu của Phó Giáo sư, Đặng Quốc Tuấn vào bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc

gia III, ông cho biết hiện tại ông vẫn còn làm việc nên chưa có ý định gửi vào Trung

tâm./.

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Ban Giám đốc

Phòng Thu thập và Người lập báo cáo

Chỉnh lý

Tài liệu liên quan

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Hỗ trợ

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi