Dự báo thời khủng hoảng
Các doanh nghiệp hiện đang phải đương đầu với một vấn đề
nan giải: có đưa ra dự báo doanh thu và lợi nhuận hay
không? Bởi nếu không dự báo, sẽ không có cơ sở để đánh
giá hiệu quả; còn dự báo thì chẳng biết dựa vào cơ sở nào
để đưa ra những con số tương đối tin được…
Chính ở trong tình huống này, công nghệ thông tin (CNTT) tỏ ra
là công cụ trợ lực rất hữu hiệu. Những công ty nào đã xây dựng
được một mạng lưới cập nhật tình hình hoạt động sẽ thấy nỗ lực
của họ được đền đáp. Trước đây, lúc kinh tế ổn định, chỉ một số
ít công ty quan tâm đến việc dùng CNTT để theo sát tình hình bởi
một hệ thống như thế khá tốn kém cả về phần cứng, phần mềm
lẫn nhân lực.
Nhưng trong thời buổi khủng hoảng, khi nhà quản lý cần nắm
chắc những thay đổi từ khách hàng, từ thị trường, từ sản phẩm
để có thể kịp thời điều chỉnh chiến lược lại cần có một bức tranh
vừa tổng quát vừa chi tiết để có quyết định kịp thời.
Cisco là một công ty như thế. Hãng chuyên về các sản phẩm
mạng này đã đầu tư khá lớn cho một hệ thống cập nhật dữ liệu
toàn công ty. Theo tờ The Economist, Giám đốc tài chính Cisco
Frank Calderoni cho biết hằng ngày các giám đốc điều hành của
hãng dù ngồi tại chỗ cũng có thể theo dõi chi tiết lượng đơn đặt
hàng từ khắp toàn cầu và tổng hợp được xu hướng từng phân
khúc thị trường ở từng nước, từng vùng.
Vào cuối mỗi tháng, chỉ sau bốn tiếng khi khóa sổ của tháng đó là
ban giám đốc nắm được ngay tình hình doanh số, lời lỗ, chi phí
với đủ loại sắp xếp. Ở đây xin mở ngoặc, nắm được tình hình
chưa chắc đã đồng nghĩa với tìm ra lối thoát. Với Cisco, doanh
thu quý gần nhất 9,1 tỷ đô-la là đã sụt giảm 7,5% so với cùng kỳ
năm trước, còn lợi nhuận giảm đến 27%, còn 1,5 tỉ đô-la.
Nhưng dù sao, khi nắm được tình hình, dự báo được xu hướng
doanh số, Cisco cũng đã kịp thời đưa ra các biện pháp giảm nhẹ
khó khăn. Chẳng hạn, họ quyết định năm nay phải cắt giảm chi
phí khoảng 1 tỷ đô-la để bù vào khoản doanh thu sụt giảm.
Việc cắt giảm cũng nhờ vào những khoản đầu tư trước đó liên
quan đến CNTT như sẽ họp qua mạng thay vì tổ chức họp trên
bàn giấy. Chi phí đi lại, ăn ở cho giới quản lý khi họp hành như
thế là một khoản không phải nhỏ. Cũng nhờ hệ thống thông tin
nói trên Cisco có thể liên lạc nhanh chóng, gần như tức thời với
67.000 nhân viên khắp thế giới, một yếu tố then chốt nếu công ty
muốn thành công khi đưa ra những quyết định thay đổi chiến
lược.
Trở lại vấn đề nan giải – nên hay không nên đưa ra dự báo, nhiều
nhà phân tích cho rằng để dung hòa, doanh nghiệp nên sử dụng
cách dự báo dựa trên vài kịch bản. Thông thường các doanh
nghiệp sử dụng các mô hình tài chính (với phần mềm có sẵn) để
cập nhật tình hình và đưa ra dự báo. Nhưng tình hình khủng
hoảng đã làm các biến số đầu vào thay đổi nhanh chóng và bất
ngờ thì chắc chắn dự báo sẽ phải điều chỉnh liên tục.
Cho nên tốt nhất là doanh nghiệp nên chủ động dùng nhiều con
số đầu vào khác nhau và đưa ra các dự báo khác nhau. Vấn đề
là phải có sẵn các kế hoạch cho từng kịch bản. Giả dụ thực tế
diễn ra như kịch bản thứ nhất thì công ty phải làm gì, có kế hoạch
cụ thể như thế nào ; với kịch bản thứ hai thì phải điều chỉnh
những gì, chuyển trọng tâm vào đâu… Tất cả những động thái
này sẽ diễn ra dễ dàng hơn nhiều nếu doanh nghiệp biết tận
dụng CNTT để giảm nhẹ gánh nặng xử lý thông tin.
Năm nay, hãng đồ chơi Lego lần đầu tiên sử dụng cách dự báo
này. Hiện nay hằng tháng ban giám đốc họp, cập nhật thông tin
từ nhiều nguồn rồi cùng nhau đưa ra dự báo cho 12 tháng tới.
Tháng sau họ sẽ xem lại dự báo này, điều chỉnh tùy theo biến
động của thị trường và tiếp tục dự báo cho 12 tháng nữa. Cứ thế,
họ sẽ sẵn sàng cho bất kỳ biến động nào, kể cả ngắn hạn hay
trung hạn. Về mặt này, dường như các công ty châu Âu thích
nghi với cách làm uyển chuyển này nhanh hơn các công ty của
Mỹ.
