Giải quyết vấn đề một cách khéo léo
Bình tĩnh và tự tin trước áp lực
“Susan, bạn ủng hộ việc mở rộng xưởng rèn nhưng đã xem xét tới việc khách hàng sẽ
phản ứng như thế nào không? Chắc hẳn là bạn nhớ rằng Dallas đã thực hiện dự án như
thế và thất bại như thế nào vào năm ngoái chứ?”.
Yikes! Nếu bạn là Susan, bạn sẽ cảm thấy rất áp lực! bạn phải đưa ra giải thích và làm
yên lòng vị giám đốc điều hành về việc gây ra gián đoạn đối với khách hàng. Bạn sẽ làm
gì? Bạn nên nói gì? Bạn sẽ trình bày như thế nào? Nhỡ khi bạn không nghĩ ra được mình
nên nói gì thì sao?
Đây không phải là một tình huống hiếm hoi. Liệu khi bạn đang có mặt trong một buổi
họp, hay trình bày một đề xuất, đưa ra ý tưởng hoặc giải đáp những thắc mắc sau buổi
thuyết giảng, gắn kết những suy nghĩ trong các tình huống bất ngờ cũng là một kỹ năng.
Điều khiển được các tình huống là một kỹ năng quan trọng và khi bạn đã nắm được kỹ
năng này, những câu trả lời thông minh và sắc sảo sẽ lập tức tạo cho bạn sự tự tin.
Khi bạn truyền tải những suy nghĩ của mình một cách trôi chảy và nhanh chóng, hãy đảm
bảo chúng được mọi người lắng nghe. Bạn cần thể hiện sự tự tin, sức thuyết phục và đáng
tin cậy.
Tự tin là chìa khóa giúp bạn giải quyết mọi chuyện một cách khéo léo. Khi trình bày
thông tin, đưa ra ý kiến hoặc những đề nghị, hãy chắc chắn rằng bạn có đủ kiến thức và
biết mình đang nói gì. Điều này không có nghĩa bạn phải biết tất cả mọi thứ, nhưng nếu
bạn tự tin về kiến thức chuyên môn của mình, bạn có thể bình tĩnh và tự chủ ngay cả khi
gặp phải những tình huống bất ngờ, nan giải.
Bí quyết để giải quyết vấn đề một cách khôn ngoan là phải chuẩn bị: hãy học vài kỹ năng
và sách lược, chuẩn bị trước cho những tình huống có thể khiến bạn cảm thấy bị áp lực.
Sau đó hãy tự đối mặt với những câu hỏi bất ngờ và những cuộc tranh luận, với sự chuẩn
bị và những sách lược thế này, bạn sẽ cảm thấy sẵn sàng hơn, và nhớ rằng, hãy giữ bản
thân ở trạng thái cân bằng nhất trong khi chuẩn bị và suy nghĩ để tìm câu trả lời nhé. Tiếp
theo đây là vài mẹo nhỏ và sách lược giành cho bạn:
1. Thư giãn đi nào:
Thật khó có thể thư giãn khi những áp lực đang đè nặng lên chúng ta, phải không? Nhưng
để giữ cho giọng nói của bạn không run lên vì căng thẳng và giúp bạn có thể bình tĩnh để
suy nghĩ, điều quan trọng cần làm vào lúc này là phải thư giãn, nhớ hãy buông lỏng nhé!
Hít thở thật sâu.
Hãy tận dụng vài giây để tự trấn an bản thân.
Hãy làm căng các cơ bắp bên trong của bạn (cơ bắp đùi, bắp tay, bàn chân)
khoảng vài giây và sau đó thả lỏng chúng.
2. Hãy lắng nghe:
Sẽ không ngạc nhiên khi biết rằng: lắng nghe là việc làm then chốt giúp bạn giải quyết
vấn đề một cách khéo léo. Tại sao bạn cần phải lắng nghe? Vì việc lắng nghe giúp bạn trả
lời câu hỏi một cách chính xác và rõ ràng. Nếu bạn hấp tấp, câu trả lời của bạn có nguy
cơ sẽ bị lan man và lạc đề. Để lắng nghe, hãy nhớ những điều sau:
Hãy nhìn thẳng vào người đặt câu hỏi.
Hãy quan sát ngôn ngữ cơ thể cũng như lắng nghe cẩn thận.
Hãy cố rút ra những ý chính. Rằng đây có phải một cuộc công kích, một đề nghị
thích đáng để biết thêm thông tin, hay một cuộc kiểm tra? Tại sao người nói lại đề
nghị như thế và ý định của họ là gì?
Lời khuyên:
Hãy nhớ rằng, mọi người đều cảm thấy thích thú khi đặt ra câu hỏi. Về mặt tích cực –
đơn giản là vì họ muốn biết thông thông tin. Còn về phần tiêu cực – họ muốn thấy sự
lung túng của bạn. Dù là tích cực hay tiêu cực, họ cũng cảm thấy thích thú khi nhận được
câu trả lời của bạn. Vì thế, đó là vinh hạnh và đặc ân của bạn, đừng làm họ thất vọng nhé!
3. Hãy lặp lại câu hỏi:
Nếu bạn cảm thấy quá hồi hộp, hãy yêu cầu đối tượng lập lại câu hỏi một lần nữa.
Điều này giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và tìm câu trả lời thích hợp.
Thoạt nhìn, mọi người nghĩ rằng điều này chỉ khiến họ trông có vẻ lung túng hơn. Nhưng
thực tế không phải vậy. Nó cho mọi người thấy rằng bạn đang quan tâm đến câu hỏi và
muốn tìm một lời giải đáp thích hợp. Ngoài ra còn giúp cho người hỏi có cơ hội lặp lại
một cách rõ ràng và cụ thể hơn. Hãy nhớ rằng, nếu bạn cho người hỏi cơ hội để lặp lại
vấn đề, họ sẽ có thể trình bày nó một cách khéo léo hơn, vì thế câu hỏi sẽ trở nên rõ ràng
hơn.
Bạn có cơ hội biết được chủ ý của người hỏi qua việc yêu cầu họ lặp lại câu hỏi một lần
nữa. Nếu câu hỏi được lặp lại rõ ràng và cụ thể hơn, thì có nhiều khả năng là người hỏi
muốn tìm kiếm thêm thông tin. Nếu câu hỏi được lặp lại mang tính chất công kích hơn,
thì lúc ấy bạn có thể nhận thức được rằng người hỏi chỉ có ý làm bạn cảm thấy lung túng,
khó xử. Trong trường hợp này, thủ thuật tiếp theo sẽ rất hữu ích cho bạn.
4. Sử dụng chiến thuật ngăn chuồng:
Thỉnh thoảng bạn cần nhiều thời gian hơn để giữ bình tĩnh và suy nghĩ trước khi đưa ra
câu trả lời chính xác. Nhưng cuối cùng, điều bạn làm là thốt ra những gì xuất hiện trong
suy nghĩ của mình. Thông thường, đây là một hành động phản vệ, nhưng chúng chỉ khiến
bạn trông có vẻ lung túng, lo lắng hơn là tự tin và điềm tĩnh.
Tự lặp lại câu hỏi. Điều này giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và gạn lọc ý
chính của câu hỏi. Nó cho phép bạn nói lại rõ ràng hơn nếu cần thiết và đưa ra yêu
cầu tích cực.
Ví dụ: “Tôi phải xem xét ảnh hưởng của khác hàng như thế nào để đảm bảo họ tiếp tục
ủng hộ trong suốt quá trình mở rộng dự án?”
Tóm tắt ý chính. Tại đây, bạn tự đặt câu hỏi cho mình chứ không chỉ sàng lọc câu
hỏi, nhưng phải kiểm soát được câu hỏi nhé.
Ví dụ: “Bạn quan tâm tới việc tôi đã xem xét những tác động của khách hàng như thế
nào. Bạn có hứng thú với những tác động nào: sản phẩm sẵn có hay dịch vụ trong cửa
hàng?”
Yêu cầu rõ ràng. Một lần nữa, việc này buộc người hỏi phải đưa ra những yếu
điểm cụ thể và rõ ràng.
Ví dụ: “Khi bạn phát biểu rằng bạn muốn biết tôi đã phân tích những tác động lên khách
hàng như thế nào, bạn muốn một bản phân tích chi tiết hay danh sách những phương
pháp tôi đã dùng?”.
Sự định rõ.Những biệt ngữ và thuật ngữ có thể khiến cho bạn gặp rắc rối đấy. Để
chắc rằng các bạn đang nói đến cùng một vấn đề, hãy yêu cầu đối tượng dùng
những câu và từ rõ ràng, cụ thể.
5. Lấy im lặng làm lợi thế:
Chúng ta cho rằng sự im lặng gây khó chịu. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một cách hợp lý,
nó sẽ khiến người khác thấy được rằng bạn đang kiểm soát suy nghĩ của mình và tự tin để
trả lời câu hỏi. Khi vội vã trả lời, đồng nghĩa với việc ngôn từ của bạn cũng không được
chọn lọc kỹ. Ngưng lại đôi chút để tổng hợp những suy nghĩ đồng nghĩa với việc nói với
não bộ rằng: hãy từ tốn nhé!.
6. Hãy chú tâm vào vấn đề yếu điểm:
Khi căng thẳng, có nguy cơ rất cao là câu trả lời của bạn sẽ bị thiếu hoặc dư thừa. Nếu
bạn trả lời quá ít, cuộc hội thoại có thể biến thành cuộc thẩm vấn (bạn sẽ nhận được câu
hỏi khác, và người hỏi sẽ có thể kiểm soát chặt chẽ cuộc đối thoại diễn ra như thế nào).
Nhưng khi câu trả lời quá dài, bạn sẽ khiến đối tượng cảm thấy nhàm chán, và không còn
gì để nói nữa. Hãy nhớ rằng, bạn đang được yêu cầu trình bày một vấn đề cụ thể. Người
đặt câu hỏi muốn biết thêm vài điều, vì thế hãy tôn trọng và đưa ra câu trả lời theo yêu
câu của họ, với một lượng thông tin đấy đủ và cần thiết thôi nhé.
Phương pháp này giúp bạn rèn luyện sự tập trung. Thay vì cố gắng trình bày tất cả những
suy nghĩ của mình, bạn hãy trình bày một cách chọn lọc thôi nhé, hãy trả lời một cách
chắc chắn và chính các nhé.
Bí quyết:
Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy thú nhận điều đó. Không cần phải bịa đặt, vì
chẳng có gì là sai trái khi bạn không am hiểu về một vấn đề nào đó, nhưng hãy đảm bảo
rằng, bạn phải theo dõi ngay khi tìm được câu trả lời nhé.
7. Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ:
Chỉ cần cẩn thận một chút, bạn có thể tiên đoán được bạn sẽ được hỏi những gì, vì thế
bạn cần chuẩn bị và tập luyện trước cho một vài câu hỏi có thể gặp. Bạn đang trình bày
bản báo cáo doanh số bán hàng cho hội đồng quản trị. Sếp sẽ đặt vài câu hỏi hiển nhiên
cho bản báo cáo của bạn, nhưng bạn có thể dư đoán được trước những câu hỏi khác
không? Tháng này có những gì thay đổi? Câu hỏi mới được đặt ra là gì? Bạn sẽ trả lời
như thế nào? Bạn cần thêm những thông tin gì để hỗ trợ các câu hỏi chi tiết hơn?.
Đặc biệt, hãy tận dụng thời gian nghĩ đến những câu hỏi hóc búa mà người khác có thể
hỏi bạn, và chuẩn bị những câu trả lời thật khéo léo cho những câu hỏi ấy nhé.
8. Luyện tập khả năng truyền tải thông tin rõ ràng:
Cách bạn nói cũng quan trọng như những gì bạn nói. Nếu bạn nói lầm bầm hoặc sử dụng
“umm”, “ah” vào giữa các từ, thì sự tự tin vào những gì bạn nói sẽ bị giảm sút. Bất cứ khi
nào bạn nói chuyện với mọi người, hãy luyện tập theo những kỹ năng văn tế trọng điểm
này nhé:
Hãy nói rõ ràng (đừng nhầm lẫn giữa nói rõ ràng và lớn nhé)
Sử dụng chiến thuật ngừng nghỉ để làm nổi bật những điểm quan trọng hoặc đê
giữ bản thân điềm tĩnh hơn.
Hãy làm đa dạng hóa ngữ điệu, chú ý đến sự phù hợp giữa thông điệp và ngữ điệu
của bạn.