Giáo án số 4 Tin học 12: Cấu trúc bảng

Giáo án số 4 Cấu trúc bảng

A. Mục đích và yêu cầu:

1. Về kiến thức:

Giúp học sinh nắm vững các khái niệm chính của bảng( trường, bản ghi, kiểu dữ liệu ), nắm vững các thao tác tạo và sửa cấu trúc bảng. Giúp học sinh thấy được vai trò và tầm quan trọng của CSDL trong việc lưu trữ dữ liệu.

2.Về tư tưởng, tình cảm:

Giúp học sinh hiểu thêm về việc lưu trữ và sử dụng dữ liệu trong các CSDL của Access. Từ đó thấy được vai trò và tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu trong các CSDL trong cuộc sống

B. Phương pháp, phương tiện:

1. Phương pháp:

Sử dụng các phương pháp giảng dạy như thuyết trình, vấn đáp…trong đó phương pháp thuyết trình đóng vai trì chủ đạo.

2. Phương tiện:

Phương tiện giảng dạy:  Sử dụng các phươn tiện truyền thống như bảng, phấn…( nếu có máy chiếu projector thì tốt hơn ).

 Giáo án chuẩn bị sẵn. Phương tiện học tập:  Vở ghi lí thuyết tin học lớp 12.  Sách giáo khoa tin học lớp 12.  Sách tham khảo (nếu có).

C. Tiến trình lên lớp và nội dung bài giảng:

I. Ổn định lớp (1’):

Yêu cầu lớp trưởng ổn định lớp và báo cáo sĩ số.

II. Kiểm tra bài cũ và gợi động cơ (4’):

a) Kiểm tra bài cũ:

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

Hỏi: Bài học lần trước chúng ta đã được giới thiệu và làm quen với Microsoft Access, các em hãy cho

1

biết Access được dùng để làm gì và gồm các loại đối tượng chính nào? Trả lời:

- Microsoft Access (gọi tắt là Access) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp các công cụ khai báo, lưu trữ và xử lí dữ liệu như tạo lập các cơ sở dữ liệu và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ, tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí.

- Các loại đối tượng chính trong cơ sở dữ liệu Access bao gồm bảng (table), mẫu hỏi (query), biểu mẫu (form), báo cáo (report).

b) Gợi động cơ:

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta sử dụng rất nhiều dữ liệu đòi hỏi phải được lưu trữ một cách dõ dàng, cẩn thận trong các CSDL. Khi cần tra cứu chỉ cần dùng một vài thao tác đơn giản là có thể lấy ra được dữ liệu mà chúng ta cần sử dụng cho dù lượng dữ liệu chúng ta lưu trữ lớn tới đâu. Và Access đã giải quyết cho chúng ta bài toán khó đó một cách nhanh chóng, tiện lợi.

III. Nội dung bài học:

STT Nội dung

Hoạt động của thầy và trò Thời gian

1 Đặt vấn đề

1’

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

Thuyết trình: Dữ trong liệu Access được lưu trữ dưới dạng các bảng.Các bảng chứa chứa dữ liệu mà người dùng cần để

2

liệu

10’

Các khái niệm chính: Ví dụ: Bảng PHONG lưu trữ thông tin các phòng trong CSDL.

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

khai thác. Để hiểu dõ hơn về việc lưu trữ dữ trong các bảng hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cấu trúc của bảng. Thuyết trình: - Đặt câu hỏi: Hãy mô tả việc lưu trữ thông tin trong bảng PHONG. Trả lời: Bảng PHONG lưu trữ thông tin về các phòng gồm nhiều cột và nhiều hàng. Mỗi hàng của bảng dùng để lưu thông tin của một phòng. Mỗi cột dùng để lưu một thuộc tính của phòng gồm mã phòng (MAPHONG), tên phòng (TENPHONG), địa chỉ (DIACHI), số điện thoại (TEL). -Đặt câu hỏi: Chỉ ra tên các trường, một bản ghi trong ví dụ trên. Trả lời: Trong bảng PHONG có các - Trường: Mỗi trường (field) là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính cần quản lí - Bản ghi: Mỗi bản ghi (record) là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của đối tượng mà bảng quản lí. - Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu giá trị

3

Kiểu dữ liệu

Mô tả

Text

Kích thước lưu trữ 0-255 kí tự

Number

Date/Time

1, 2, 4 hoặc 8 byte 8 byte

Currency

8 byte

AutoNumber

4 hoặc 16 byte

lưu trong một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu

Yes/No

1 bit

Memo

0-65536 kí tự

Dữ liệu kiểu văn bản gồm các kí tự chữ và số Dữ liệu kiểu số Dữ liệu kiểu ngày/thờ gian Dữ liệu kiểu tiền tệ Dữ liệu kiếu số đếm, tăng tự động cho bản ghi mới và thường có bước tăng là 1 Dữ liệu kiểu boolean (hay Lôgic) Dữ liệu kiểu văn bản

trường: MAPHONG, TENPHONG, DIACHI, TEL. Trong ví dụ trên bản ghi thứ 1 có bộ dữ liệu là: {PDT, DAO TAO, 17 PHO HUE, (04)748-3492}. Thuyết trình: Mỗi thuộc tính của trường có một kiểu dữ liệu. Trong ví dụ trên ta thấy MAPHONG, TENPHONG có kiểu dữ liệu là Text (kiểu dữ )

25’

3

Tạo và sửa cấu trúc bảng: a) Tạo cấu trúc bảng: Để tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế, thực hiện một trong các cách sau:

 Cách 1: Nháy đúp Create table in

Design View

, rồi nháy

 Cách 2: Nháy nút lệnh đúp Design View.

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

Thuyết trình: Muốn có bảng dữ liệu, trước hết cần khai báo cấu trúc của bảng, sau đó nhập dữ liệu vào bảng. Sau đây, chúng ta sẽ xem xét việc tạo cấu trúc bảng. Sau khi thực hiện một trong hai cách trên, trên

4

cửa sổ làm việc của Access xuất hiện thanh công cụ thiết kế bảng Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng.

Cấu trúc của bảng được thể hiện bởi các trường, mỗi trường có tên trường (Field Name), kiểu dữ liệu (Date Type), mô tả trường (Description) và các thuộc tính của trường (Field Properties). Cửa sổ cấu trúc bảng được chia làm hai phần, phần định nghĩa trường và phần các thuộc tính của trường.

Để tạo một trường ta thực hiện các bước sau: 1. Gõ tên trường cần tạo trong cột Field Name.

2. Chọn kiểu dữ liệu của trường trong cột

tên trong Data Type bằng cách nháy chuột vào mũi tên xuống bên phải ô Data Type rồi chọn một kiểu trong danh sách mở ra tương ứng với trường vừa tạo.

3. Mô tả nội dung trường vừa tạo trong cột

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

Trong ví dụ trên để tạo ra trường có tên là MAPHONG trong bảng PHONG chúng ta cần thực hiện các bước sau: 1. Gõ MAPHONG cột Field Name. 2. MAPHONG có kiểu dữ liệu là kí tự Description (có thể có hoặc không).

5

4. Lựa chọn các thuộc tính của trường trong phần Field Properties.

 Field Size (kích thước trường) cho phép đặt kích thước tối đa của trường với các kiểu dữ liệu là Text, Number, AutoNumber.

 Format (định dạng) khuôn dạng của dữ

liệu khi hiển thị.

 Input Mark: Dạng của dữ liệu nhập. Đó là xâu kí tự chứa những kí tự sau:

- 0: các chữ số. Bắt buộc nhập. - 9: các chữ số hoặc dấu cách. Không

bắt buộc nhập.

- #: các chữ số, dấu +, - hoặc dấu cách.

Không bắt buộc nhập. - L:chữ cái. Bắt buộc nhập. - ?: chữ cái. Không bắt buộc nhập. - a: chữ cái hoặc chữ số. Bắt buộc nhập. - A: chữ cái hoặc chữ số. Không bắt

buộc nhập.

- &: kí tự bất kì hoặc khoảng trống. Bắt

buộc nhập.

- .,:-/: các dấu phân cách dùng cho kiểu

số và ngày giờ.  Caption: Chú thích.  Default Value (giá trị ngầm định): Xác định một giá trị cho các mục nhập mới. Nhập giá trị thường được nhập nhất cho các trường.

 Validation Rule: Quy định ràng buộc về dữ liệu nhập vào. Điều kiện ràng buộc có thể dùng: - Các hằng: phải dùng các dấu phân

cách: cặp“” cho kiêu xâu, cặp ## cho

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

ta chữ nên chúng chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type là Text. 3. Chúng ta dễ dàng hiểu nội dung của MAPHONG nên chúng ta không cần tả nội dung mô MAPHONG trong cột Description. 4. Chúng ta thiết lập một số thuộc tính của trường theo yêu cầu Field trong Properties gồm: - Kích thước trường trong Field Size là 3 kí tự. - Trong ô định dạng kiểu dữ liệu cụ thể chúng ta điền vào LLL tức là quy định trường MAPHONG chỉ được phép viết 3 kí tự chữ. Chú ý: Muốn thay đổi thuộc tính của một trường ta làm như sau: 1. Đặt chuột vào dòng định nghĩa trường; 2. Các thuộc tính của trường cần thay đổi

6

kiểu ngày giờ.

- Các phép so sánh:=,>,<,>=,<=,<> - Các phép toán lôgíc: NOT, AND,

OR,…

- Các toán tử đặc biệt: between, In,

Like,…

 Validation Text: Thông báo dữ liệu nhập vào không thoả mãn ràng buộc.  Required: Yes-phải nhập dữ liệu cho trường trước khi lưu các bản ghi. No- việc nhập dữ liệu cho trường có thể được tuỳ ý thực hiện.

 Index: Việc tạo index sẽ tăng tốc độ phân loại, tìm kiếm và lọc trên các trường đó. Có 3 giá trị cho index: No- không chỉ mục, Yes (No Duplicates)-có chỉ mục và không cho phép giá trị trùng nhau và Yes (Duplicates OK)- có chỉ mục và cho phép có giá trị trùng nhau.

 Allow Zero length: cho biết dữ liệu

không có chiều dài(“”) có hợp lệ không.

 Lookup: Khi muốn kiểm soát dữ liệu

nhập vào một trường chỉ nhận một trong số các giá trị lấy từ một trường nào đó của bảng khác. Ta chuyển thành trường dạng Lookup. Trong trang Lookup có các lựa chọn sau: - Display Control: Chon Listbox hoặc

Combobox.

- Row Source Type: Kiểu nguồn dữ

liệu, dạng bảng hoặc danh sách giá trị.

- Row Source: Nguồn dữ liệu, bảng

truy vấn hay danh sách giá trị.

- Bound Column: Số thứ tự của cột cho

giá trị.

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

sẽ xuất hiện trong phần Field Properties của bảng PHONG:table

7

- Column count: Tổng số cột hiển thị

trong hộp.

- Column width: Độ rộng cột.

 Chỉ định khoá chính: Khái niệm: Khoá chính(Primary key) là một hay nhiều trường dùng để nhận dạng duy nhất từng dòng trong bảng dữ liệu. Chú ý:

- Dữ liệu trong khoá chính phải là duy

nhất cho mỗi bản ghi. Khoá chính còn được dùng để tạo các liên kết giữa các bảng trong một CSDL.

- Access luôn nhắc người dùng chỉ định khoá chính trong bảng. Nếu không chỉ định khoá chính Access sẽ hỏi người dùng tạo một trường làm khoá chính có tên là ID có kiểu dữ liệu là AutoNumber hay không.

Chỉ định khoá chính:

1, Chọn trường làm khoá chính; 2, Nháy nút hoặc chọn Edit→

Primary Key.

bên trái trường chỉ định.

Ta sẽ thấy Lưu cấu trúc bảng 1, Chon File → Save hoặc nháy vào nút lệnh

;

2, Trong hộp thoại Save As đặt tên cho bảng trong ô Table Name; 3, Nháy OK hoặc Enter kết thúc; b) Thay đổi cấu trúc bảng:

 Chỉnh sửa bảng

- Mở bảng cần chỉnh sửa trong Design

View.

- Chọn bảng và kích nút Design.

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

Trong bảng thiết kế thực tế không có hai hàng dữ liệu giống hệt nhau nghĩa là mỗi bản ghi phải tồn tại duy nhất. Để tránh việc lặp lại các bản ghi gây ra hiện tượng thừa dữ liệu, trong Access người ta chỉ ra một trường mà giá trị của nó xác định duy nhất một bản ghi của bảng. Trường đó gọi là khoá chính. Trong trường hợp cấu trúc bảng chưa phù hợp với yêu cầu của người dùng, ta có thể thực hiện các thao tác thay đổi cấu

8

 Di chuyển trường

- Chọn trường cần di chuyển. - Kéo rê tới vị trí mới rồi nhả chuột.

 Chèn trường (Thêm trường)

- Chọn hàng bên dưới vị trí ta muốn chèn. - Kích Insert Rows hoặc nháy nút .

 Xoá trường

trúc của bảng như thêm, xoá trường, thay đổi tên, kiểu dữ liệu của trường, thứ tự các trường… Chú ý: Để thay đổi cấu trúc của bảng cần đặt bảng ở trạng thái thiết kế - Chọn trường cần xoá. - Kích Delete Rows (không xoá trường

khoá) hoặc nháy nút Chú ý: Sau khi thay đổi cấu trúc bảng chúng ta phải lưu lại bảng đã thay đổi cấu trúc

 Thay đổi khoá chính

- Chọn trường muốn chỉ định khoá chính - Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit →

Primary Key. c) Xoá và đổi tên bảng

 Xoá bảng

1, Chọn bảng cần xoá 2, Nháy nút lệnh (Delete) hoặc chọn

lệnh Edit → Delete

 Đổi tên bảng 1, Chọn bảng 2, Chọn lệnh Edit → Rename; 3, Gõ tên mới cho bảng rồi nhấn Enter.

D: Củng cố bài(3): Hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu thêm các khái niệm về bảng lưu trữ dữ liệu trong Access và một vài thao tác cơ bản khi ta làm việc với bảng như:

1. Các khái niệm cơ bản trong bảng dữ liệu như trường, bản ghi, các

kiểu dữ liệu mà bảng có thể nhận.

Triệu Thị Thu Giang_K56A_CNTT_ĐHSPHN

2. Tạo cấu trúc bảng. 3. Một vài thuộc tính cơ bản của trường.