Giáo trình Quản lý văn bản đến, văn bản đi (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Chia sẻ: Hayato Gokudera | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:52

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Quản lý văn bản đến, văn bản đi (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp học viên trình bày được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; phương pháp đăng ký và chuyển giao văn bản đi, đến; làm thành thạo các thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản lý văn bản đến, văn bản đi (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 0
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bão thì công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định về chuyên môn nghiệp vụ nhằm xử lý tốt các văn bản chứa các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả. Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây. Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình quản lý văn bản, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Về bố cục giáo trình được chia làm 3 nội dung chính gồm khái niệm, nguyên tắc chung về văn bản; quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ninh Bình, ngày 12 tháng 5 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1
MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................... 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI ...................................................... 4 1. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................................ 5 1.1. Văn bản đến ................................................................................................... 5 1.2. Văn bản đi ...................................................................................................... 5 1.3. Văn bản giấy tờ nội bộ ................................................................................... 6 1.4. Đăng ký văn bản ............................................................................................ 6 2. Yêu cầu, nguyên tăc chung về quản lý văn bản ........................................... 6 2.1. Nguyên tắc tập trung ...................................................................................... 6 2.2. Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời .................................................................. 6 2.3. Nguyên tắc bí mật .......................................................................................... 7 2.4. Nguyên tắc đảm bảo quy trình ....................................................................... 7 2.5. Nguyên tắc thống nhất ................................................................................... 7 2.6. Nguyên tắc an toàn......................................................................................... 7 2.7. Nguyên tắc chính xác ..................................................................................... 7 BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ................................................................... 8 1. Tiếp nhận văn bản đến ................................................................................... 9 1.1. Tiếp nhận văn bản đến ................................................................................... 9 1.2. Kiểm tra, phân loại bì văn bản đến ............................................................. 10 1.3. Bóc bì văn bản đến ...................................................................................... 10 1.4. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.......................................................... 11 2. Đăng ký văn bản đến .................................................................................... 12 2.1. Lập sổ đăng ký văn bản đến và phương pháp đăng ký ............................... 13 2.2. Lập sổ đăng ký đơn thư............................................................................... 18 3. Trình và chuyển giao văn bản đến .............................................................. 19 3.1. Trình văn bản đến ........................................................................................ 19 3.2. Làm thủ tục sao văn bản đến........................................................................ 20 3.3. Chuyển giao văn bản đến ............................................................................. 21 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến .................... 22 4.1. Giải quyết văn bản đến ................................................................................ 22 4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ........................................... 23 5. Thực hành ...................................................................................................... 24 2
BÀI 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ..................................................................... 25 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản ........................................................................................................ 27 1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................ 27 1.2. Ghi số và ngày, tháng văn bản ..................................................................... 29 1.3. Thực hành kiểm tra thể thức và phát hiện văn bản sai thể thức .................. 34 2. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn .................................... 34 2.1. Nhân bản ...................................................................................................... 34 2.2. Đóng dấu cơ quan ........................................................................................ 35 2.3. Đóng dấu độ khẩn, mật ................................................................................ 35 2.4. Thực hành đóng dấu văn bản ....................................................................... 37 3. Đăng ký văn bản đi ....................................................................................... 37 3.1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ ......................................................................... 37 3.2. Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản40 3.3. Thực hành đăng ký văn bản đi trên sổ đăng ký văn bản đi ......................... 40 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển phát văn bản đi 41 4.1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi ............................................................ 41 4.2. Chuyển phát văn bản đi................................................................................ 43 4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi ......................................................... 46 4.4. Thực hành..................................................................................................... 46 5. Lưu văn bản đi .............................................................................................. 46 5.1 Sắp xếp bản lưu ............................................................................................. 46 5.2. Bảo quản văn bản lưu................................................................................... 47 5.3. Phục vụ nghiên cứu văn bản lưu .................................................................. 47 5.4. Thực hành..................................................................................................... 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 53 3
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun; QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mã mô đun: MĐ 18 Vị trí, tính chất: - Vị trí : Quản lý văn bản đến, văn bản đi là mô đun nghiệp vụ chính và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun này chỉ giảng dạy khi đã học các môn Nhập môn công tác văn thư, môn Soạn thảo văn bản 1,2 và học trước môn Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, - Tính chất: Là mô đun chuyên môn. Mục tiêu của mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; + Phương pháp đăng ký và chuyển giao văn bản đi, đến. - Về kỹ năng: + Phát hiện được các tình huống phát sinh trong trình giải quyết văn bản + Làm thành thạo các thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc và bảo mật nội dung văn bản. Nội dung của mô đun: Bài 1: Khái niệm và nguyên tắc chung về quản lý văn bản. Bài 2: Quản lý văn bản đến Bài 3: Quản lý văn bản đi. 4
BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Giải thích được khái niệm văn bản đến, văn bản đi; - Trình bày được yêu cầu và các nguyên tắc chung về quản lý văn bản. - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc và bảo mật nội dung văn bản. Nội dung chính: 1. Khái niệm quản lý văn bản Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, đồng thời cũng tiếp nhận các văn bản từ các cơ quan đơn vị khác gửi đến. Văn bản do cơ quan gửi đi gọi là văn bản đi và văn bản cơ quan nhận gọi là văn bản đến. Vân bản đi, đến chính là bằn chứng, cơ sở để cơ quan giải quyết công việc, hoặc thực hiện công tác chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề sự việc thuộc chức năng nhiệm vụ của mình, mặt khác không ít các văn bản chứa đựng các thông tin mang bí mật nhà nước hoặc bí mật cơ quan, do đó cần được quản lý chặt chẽ. “ Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận , chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hành chính trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức”. 1.1. Văn bản đến Là văn bản gửi đến cơ quan theo đường chính thống bưu điện hoặc tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Văn thư hoặc do cán bộ, lãnh đạo đi họp mang về) và văn bản được gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và phải được chuyển Văn thư để vào sổ, theo dõi Hay nói cách khác: “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) 1.2. Văn bản đi Là văn bản của cơ quan gửi đến các cơ quan cấp trên, cơ quan hữu quan và các đơn vị trong ngành để thực hiện và trao đổi công việc. Văn bản đi gồm văn bản thông thường (bản giấy) và bản mềm (máy vi tính); Hay nói cách khác: “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) 5
1.3. Văn bản giấy tờ nội bộ Văn bản, giấy tờ nội bộ là những loại công văn, giấy tờ được cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan mà không gửi đi các cơ quan khác. 1.4. Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. Theo quy định của tại các văn bản của Chính phủ về công tác văn thư thì tất cả các văn bản (cả đi và đến) đều phải được đăng ký và việc đăng ký phải được thực hiện nhanh chóng và kịp thời. Việc đăng ký văn bản là công việc quan trọng bởi vì: - Tiện cho việc quản lý và bảo quản văn bản - Tra tìm văn bản được thuận tiện và sổ đăng ký văn bản là công cụ tìm kiếm thuận lợi cũng như để kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản. - Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản. Qua sổ đăng ký thống kê văn bản có thể giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan thống kê được cụ thể số lượng văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan nhận được trong quá trình hoạt động. 2. Yêu cầu, nguyên tăc chung về quản lý văn bản 2.1. Nguyên tắc tập trung Nguyên tắc này có nghĩa là việc quản lý văn bản phải được thực hiện tập trung tại một đầu mối đó là bộ phận phụ trách công tác văn thư của cơ quan. Mục đích của nguyên tắc này là để tránh tình trạng phân tán văn bản có thể dẫn tới thất lạc văn bản trong quá trình giải quyết văn bản, mặt khác nó cũng tạo điều kiện để cán bộ văn thư cơ quan quản lý công việc của mình một cách chặt chẽ nhất và bảo vệ được các văn bản chứa bí mật của cơ quan và nhà nước. 2.2. Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý , nếu được chuyển giao nhanh chóng , kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quản hoạt động của cơ quan, đặc biệt với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm tổn thất cho nhà nước, đơn vị, hoặc làm thiệt hại lợi ích công dân. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi đã được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao không đươc chaamjj trễ, nhất là các văn bản có dấu “ khẩn” “ thượng khẩn” và “ hỏa tôc”, đối với văn bản đến, việc chuyển giao văn bản trong cơ quan cần được thực hiện theo con đường ngắn nhất và hợp lý nhất 6
2.3. Nguyên tắc bí mật Nguyên tắc này cần được thực hiện chặt chẽ bởi vì công tác văn thư liên quan trực tiếp tới công văn , giấy tờ, mà trong đó có thể chứa đựng những thông tin mang bí mật nhà nước. Do đó , nguyên tắc bị mật cần được đảm bảo thực hiện để tránh tình trạng làm lộ thông tin và bí mật nhà nước. 2.4. Nguyên tắc đảm bảo quy trình Đảm bảo đúng quy trình là nguyên tắc đòi hỏi cán bộ thực hiện công tác quản lý văn bản phải thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình quản lý văn bản, không được nóng vội bỏ quan các bước quản lý văn bản. Cũng theo yêu cầu này, thủ trưởng các cơ quan đơn vị cũng phải theo dỗi, giám sát chặt chẽ công tác này để công tác quản lý văn bản đảm bảo đúng quy trình theo quy định của pháp luật. 2.5. Nguyên tắc thống nhất Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến, về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và cách ghi chép về quản lý văn bản, tài liệu mật...đều phải tuân theo những quy định chung cả cơ quan nhà nước có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình. 2.6. Nguyên tắc an toàn Có nghĩa là không để xảy ra tình trạng mất mát văn bản, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật văn bản. Yêu cầu này có liên quan nhiều tới công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản để đảm bào các cơ quan thực hiện yêu cầu này và các cơ quan cần nghiêm chỉnh thực hiện yêu cầu này. 2.7. Nguyên tắc chính xác Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao , vào sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ phải được thực hiện chuẩn xác , không được để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ, ghi sai ký hiệu… Đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản nói riêng. Câu hỏi ôn tập: Câu 1: Anh/ Chị hãy trình bày khái niệm văn bản đi, văn bản đến, văn bản giất tờ nội bộ? Nêu ví dụ? Câu 2: Anh/ Chị hãy trình bày các nguyên tắc chung về quản lý văn bản? Câu 3: Trong các nguyên tắc chung về quản lý văn bản, nguyên tắc nào quan trọng nhất? Vì sao? 7
BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Mã bài: MĐ18.02 Mục tiêu: - Giải thích được quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; - Làm thành thạo các thao tác nghiệp vụ: + Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bì văn bản đến; + Bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; + Đăng ký và chuyển giao văn bản đến. - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc và bảo mật nội dung văn bản. Nội dung chính: NỘI DUNG QUY TRÌNH: Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản Để thống nhất việc quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan, tất cả các văn bản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Lưu đồ quy trình. Các Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/ căn cứ bước thực hiện 1. NVVT Tiếp nhận công NVVT văn đến 2. Đăng ký công văn đến: vào số, quét, NVVT đính kèm văn bản và chuyển cho lãnh đạo sở 3. Lãnh đạo LĐ xử lý, chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phòng, ban chuyên môn hoặc chuyên viên xử lý (nếu phải sao gửi thì LĐ chuyển yêu cầu xuống cho NVVT xử lý) 4. NVVT Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng ký công văn đến để lưu và theo dõi 8
Diễn giải lưu đồ Bước 1: NVVT tiếp nhận công văn đến theo trình tự sau: - NVVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện. - Sau đó NVVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, ... không phải vào sổ công văn đến thì chuyển trực tiếp cho cá nhân. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì: + Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì NVVT phải chuyển ngay đến Thủ trưởng cơ quan (hoặc Phó Thủ trưởng thường trực nếu Thủ trưởng đi vắng, trường hợp cả Thủ trưởng và các Phó Thủ trưởng đi vắng thi chuyển cho Chánh Văn phòng) trong thời gian ngắn nhất. Đối với văn bản gửi Chi uỷ và các đoàn thể của cơ quan, văn thư bóc và vào sổ đăng ký công văn đến rồi chuyển cho thường trực Chi ủy và các đoàn thể. + Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật” cho lãnh đạo và vào sổ đăng ký công văn đến mà không được chuyển qua HSCV. Bước 2: Sau khi bóc bì, phân loại, NVVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến, quét văn bản, đính kèm văn bản vào sổ đăng ký công văn đến và chuyển xử lý cho Lãnh đạo qua phần mềm QLVB và HSCV. Bước 3: Lãnh đạo xem nội dung văn bản và phân cho Lãnh đạo Phòng ban xử lý công việc. Lãnh đạo phòng ban xác định xem lĩnh vực công việc do chuyên viên nào phụ trách thì giao cho chuyên viên đó giải quyết. Nếu văn bản nào cần phải sao gửi cho các đơn vị khác thì LĐ gửi yêu cầu xuống cho NVVT xử lý và thực hiện. Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng NVVT có trách nhiệm lập sổ đăng ký công văn đến in và lưu tra cứu theo quy định. 1. Tiếp nhận văn bản đến 1.1. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. 9
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 1.2. Kiểm tra, phân loại bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật); - Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. 1.3. Bóc bì văn bản đến Sau khi tiến hành phân loại sơ bộ các văn bản được tiến hành bóc bì, công tác này được thực hiện như sau. - Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; - Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; 10
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. 1.4. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến - Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… - Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. - Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. - Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: …………………………. ĐẾN 35 mm Ngày: ………………………… Chuyển: …………………………………….. Số và ký hiệu HS: ……………………………… Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên. 11
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”: - Số đến Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Ngày đến Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05. Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30). - Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./. 2. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); + Sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; + Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; + Sổ đăng ký văn bản mật đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. 12
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. 2.1. Lập sổ đăng ký văn bản đến và phương pháp đăng ký Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh hoạ tại hình vẽ dưới đây. 13
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP 1 TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ 2 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: .......3 Từ ngày ……..đến ngày .................4 Từ số ....... đến số ...............5 Quyển số: ....6 Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. b) Phần đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây: Tối thiểu gồm 10 nội dung: 14
Ngày Tên loại và Đơn vị Số, ký Ngày Số Tác tháng trích yếu hoặc Ngày Ký Ghi hiệu văn đến đến giả văn nội dung người chuyển nhận chú bản bản văn bản nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8. Ghi rõ ngày văn bản được chuyển Cột 9: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 10: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...). - Sổ đăng ký văn bản mật đến: + Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). + Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./. 17
2.2. Lập sổ đăng ký đơn thư Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a. Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”. b. Phần đăng ký đơn, thư Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày Số Họ tên, địa Ngày Trích yếu nội Đơn vị Ký Ghi đến đến chỉ người tháng dung hoặc người nhận chú gửi nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác). Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể. Cột 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 7: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. Cột 8: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./. - Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản 18
Bảng thông kê các văn bản "đến" Ngày Số Tên cơ Số và Ngày Trích Lưu Người Ghi đến đến quan gửi ký văn yếu nội hồ sơ nhận văn chú văn bản hiệu bản dung số bản VB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. 3. Trình và chuyển giao văn bản đến 3.1. Trình văn bản đến Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể Mẫu phiếu 19
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM __________ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ ……, ngày ... tháng ... năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN (Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành và trích yếu nội dung văn bản đến) ________________ 1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); - Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. 2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến. 3. Ý kiến đề xuất của người giải quyết - Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. 3.2. Làm thủ tục sao văn bản đến Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện. 20
3.3. Chuyển giao văn bản đến Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a. Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...” b. Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú chuyển (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...). - Sổ chuyển giao văn bản mật đến Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2). Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến../. 21