1
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TRÀ VINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ TRÀ VINH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ DNVVN
TRÌNH ĐỘ:TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: QĐ/CĐN, ngày tháng năm
của Hiệu trưởng trường cao đẳng nghề Trà Vinh
Trà Vinh, năm 2022
(Lưu hành nội bộ)
Trà Vinh, năm 2020
2
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
3
LỜI NÓI ĐẨU
Quản trị văn phòng là hoạt động có tính tất yếu và quan trọng trong mọi cơ quan, tổ
chức. Dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay
công ty đa quốc gia... cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng
vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp. Có nhiều
quan niệm khác nhau về văn phòng, nhưng công việc chủ yếu của văn phòng gồm: xử lý
và lưu trữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức các buổi hội họp, chiêu đãi, công tác lễ
tân, trợ giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý để thu được kết quả cao
hơn trong công việc... Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú
và phức tạp. Không phải nhà quản lý nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị
văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế làm giảm hiệu quả công việc của họ. Giáo trình
"Quản trị văn phòng" sẽ giúp các cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp quản lý tốt
văn phòng cũng như công tác văn phòng.
Lần đầu tiên giáo trình "Quản trị văn phòng" được xuất bản nên không thể tránh
khỏi những sai sót. Chúng tôi mong nhận được sự góp ý và nhận xét của các đồng nghiệp
và học viên để chúng tôi sẽ rút kinh nghiệm ở lần tái bản sau. Xin chân thành cảm ơn.
THAM GIA BIÊN SOẠN
Phạm Thị Bé Quyên Chủ biên, tác giả
Nguyễn Khánh Tâm Thành viên
Th.S. Huỳnh Thị Tuyết Linh Thành viên
4
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: VĂN PHÒNG .......................................................................................... 9
1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ....................................................... 9
1.1. Khái niệm văn phòng ......................................................................................... 9
1.2. Chức năng của văn phòng................................................................................... 9
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng .................................................................................. 10
2. Cơ cấu tổ chức văn phòng....................................................................................... 10
2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức văn phòng ................................................................ 10
2.2. Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức văn phòng .................................................... 10
3. Bố trí, trang bị, hiện đại hóa văn phòng .................................................................. 11
3.1. Bố trí văn phòng ............................................................................................... 11
3.2. Trang thiết bị văn phòng ................................................................................... 12
3.2.1 Các thiết bị văn phòng .................................................................................... 12
3.2.2.Các đồ dùng văn phòng .................................................................................. 13
3.2.3. Phương tiện chuyên chở ................................................................................ 13
3.3. Hiện đại hóa công tác văn phòng ...................................................................... 14
3.3.1. Mục tiêu của hiện đại hóa văn phòng ............................................................. 14
3.3.2. Nội dung cơ bản của hiện đại hóa văn phòng ................................................. 14
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG ..................... 15
1. Chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng ........................................................... 15
1.1. Chức năng của văn phòng ................................................................................ 15
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng .................................................................................. 15
2. Yêu cầu đối với người thư ký văn phòng ................................................................ 15
2.1. Những tố chất thiết yếu của thư ký .................................................................... 15
2.2. Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký....................................................................... 16
3. Quan hệ của người thư ký với thủ trưởng................................................................ 17
4. Nghiệp vụ thư ký văn phòng ................................................................................... 17
4.1. Tổ chức ngày làm việc ......................................................................................... 17
4.2. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo ...................................................... 18
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO, HỘI NGHỊ .................... 20
1. Ý nghĩa của hội nghị ............................................................................................... 20
5
1.1. Khái niệm hội nghị ........................................................................................... 20
1.2. Ý nghĩa của hội nghị ......................................................................................... 20
2. Phân loại hội nghị ................................................................................................... 20
2.1. Phân loại căn cứ mục đích hội nghị .................................................................. 20
2.2. Phân loại căn cứ các khâu của quá trình quản lý ............................................. 20
2.3. Phân loại căn cứ hình thức tổ chức .................................................................. 21
3. Phương pháp tổ chức hội nghị ................................................................................ 21
3.1. Lập kế hoạch hội nghị ...................................................................................... 21
3.2. Chuẩn bị tổ chức hội nghị ................................................................................ 21
3.3. Tổ chức điều hành hội nghị .............................................................................. 22
3.4. Các công việc sau hội nghị ............................................................................... 22
CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN ........................................................ 24
1. Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân ................................................................ 24
1.1. Lễ tân và vai trò công tác lễ tân ....................................................................... 24
1.2. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ................................................ 24
2. Hoạt động đón tiếp khách ....................................................................................... 25
2.1. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan .............................................................. 25
2.2. Tiếp khách qua điện thoại................................................................................. 25
3. Đãi khách ............................................................................................................... 27
3.1. Giải khát trong đãi khách ................................................................................. 27
3.2. Tiệc chiêu đãi ................................................................................................... 27
CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ......................... 32
1. Một số vấn đề chung về văn bản quản lý ................................................................ 32
1.1. Khái niệm, phân loại văn bản quản lý ............................................................... 32
1.2. Chức năng của văn bản quản lý ........................................................................ 32
1.2.1. Chức năng thông tin ...................................................................................... 32
1.2.2. Chức năng pháp lý ........................................................................................ 32
1.2.3. Chức năng quản lý ........................................................................................ 32
1.2.4. Chức năng văn hóa ........................................................................................ 33
2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản .................................................................... 33
2.1. Nguyên tắc giải quyết, quản lý văn bản ............................................................ 33
2.2. Tổ chức giải quyết văn bản đến, văn bản đi ...................................................... 33
