Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý công nợ phải thu

Chia sẻ: Nhân Chi Sơ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:11

Thêm vào BST

Báo xấu

727
lượt xem 53
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy trình Quản lý công nợ phải thu gồm có những quy trình cụ thể sau: Quy trình cập nhập danh mục khách hàng, quy trình từ ghi nhận từ công nợ, quy trình thu tiền hàng, quy trình bù trừ công nợ. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý công nợ phải thu

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU 1. MỤC ĐÍCH Quy trình được xây dựng để phục vụ những mục đích sau: Đáp ứng nhu cầu quản lý. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình được áp dụng cho Công ty/Tập đoàn là khách hàng của Meliasoft và sử dụng giải pháp Meliasoft 2010 3. ĐỊNH NGHĨA Viết tắt Ý nghĩa NĐUQ Người được ủy quyền KTCN Kế toán công nợ phải thu KTT Kế toán trưởng KH Khách hàng GĐ Giám đốc SO Đơn đặt hàng bán 4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ Quy trình xử lý Quy trình xử lý trong hệ thống ngoài hệ thống Dữ liệu trong Tài liệu hệ thống chứng từ Điều kiện Bắt đầu rẽ nhánh Kết thúc Sự kiện phát sinh Sự kiện phát sinh giao dịch chứng từ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 1
5. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG TỔNG QUÁT Quản lý công nợ phải thu Ghi nhận và Quản lý khách thông báo Thu tiền Bù trừ công nợ hàng công nợ Cập nhật danh Ghi nhận và Khách hàng trả Bù trừ công nợ mục khách thông báo trước hàng công nợ Thu hồi công nợ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 2
6. QUY TRÌNH CẬP NHẬT DANH MỤC KHÁCH HÀNG 6.1 Sơ đồ xử lý Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 3
6.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Các bộ phận có nhu cầu cập Lập yêu cầu cập Các bộ nhật KH sẽ làm yêu cầu cập (1) phận có nhật KH gửi cho bộ phận chịu nhật KH nhu cầu trách nhiệm quản lý danh mục KH trong hệ thống. BP. Phụ trách quản lý hệ thống KH phân tích yêu cầu là thêm BP. Phụ mới hay sửa đổi. trách quản (2) Phân tích yêu cầu + Đối với yêu cầu thêm mới thì lý hệ thực hiện bước (3). thống KH + Đối với nhu cầu sửa thì thực hiện bước (6). Kiểm tra khách hàng đã tồn tại chưa. BP. Phụ + Nếu đã tồn tại thì thực hiện Kiểm tra sự tồn trách quản Danh mục đối (3) bước (5). tại lý hệ tượng + Nếu chưa tồn tại thì thực thống KH hiện bước (4). BP. Phụ Tạo mới nhà cung trách quản Danh mục đối Thực hiện tạo mới khách hàng (4) cấp lý hệ tượng trong hệ thống. thống KH BP. Phụ Trả lời mã cho trách quản Thông báo kết quả cho người (5) phòng, ban yêu lý hệ yêu cầu cầu thống KH BP. Phụ Kiểm tra thông tin Kiểm tra thông tin về đối trách quản Danh mục đối (6) của KH trong hệ tượng, dữ liệu đã phát sinh với lý hệ tượng thống đối tượng. thống KH Dựa vào những thông tin về đối tượng và dữ liệu đã phát sinh với đối tượng đó để tiến hành phân tích xem sự sửa đổi với BP. Phụ Danh mục đối đối tượng có ảnh hưởng gì đến Phân tích sự thay trách quản tượng. (7) hệ thống, có khả năng thực đổi khi cập nhật lý hệ Bảng cân đối hiện sửa đổi hay không. thống KH phát sinh. + Nếu có thì thực hiện bước (8). + Nếu không thì thực hiện bước (5). BP. Phụ Cập nhật vào hệ trách quản Danh mục đối Cập nhật thông tin đối tượng (8) thống lý hệ tượng. trên hệ thống. thống KH Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 4
Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 5
7. QUY TRÌNH TỪ GHI NHẬN CÔNG NỢ 7.1 Sơ đồ xử lý: Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Đề nghị ghi nhận công nợ 02 Đơn đặt hàng bán Kiểm tra đề nghị 03 Không Thông báo cho bộ phận , đơn vị Có đề nghị 04 Kiểm tra khách Kế tóan công nợ phải thu hàng có khoản trả trước hay không Có 05 Chọn chứng từ thanh toán Không 06 Theo dõi công nợ End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 6
7.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận, đơn vị có phát sinh Đề nghị ghi nhận Bộ phận, công nợ làm yêu cầu đề nghị 1 đơn vị có công nợ ghi nhận với KTCN. nhu cầu KTCN thực hiện kiểm tra trên hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện để mua hàng công nợ hay không, giao dịch do bên bán hàng lập trên hệ thống đã đúng 2 Kiểm tra đề nghị KTCN chưa. + Nếu không đúng thì thực hiện bước (3). + Nếu đúng thì thực hiện bước (4). Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ Thông tin lại cho gốc chưa hợp lệ, kế toán công 3 bộ phận, đơn vị KTCN nợ có trách nhiệm thông tin lại yêu cầu cho bộ phận, đơn vị đã yêu cầu để giải quyết. Hóa đơn, Phiếu KTCN thực hiện kiểm tra xem Kiểm tra khách thu, Báo có, Phiếu khách hàng có phát sinh khoản kế toán…vv trả trước hay không. 4 hàng có khoản trả KTCN + Nếu có thì thực hiện bước(5). trước hay không + Nếu không có thì thực hiện bước (6). Chọn chứng từ Hóa đơn, Phiếu Kế toán công nợ xác định 5 KTCN thu, Báo có, Phiếu chứng từ trả trước cho từng thanh toán kế toán…vv giao dịch. Kế toán công nợ thực hiện theo 6 Theo dõi công nợ KTCN dõi công nợ trên hệ thống. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 7
8. QUY TRÌNH THU TIỀN HÀNG 8.1 Sơ đồ xử lý Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Thông báo nộp tiền 02 Lập giao dịch thu tiền 03 Phân loại Kế toán công nợ phải thu Trả trước Thanh toán công nợ 04 Xác định hóa đơn được thanh toán 05 Phiếu thu In phiếu thu Phiếu thu 06 Nhập quỹ Thủ quỹ End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 8
8.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Thông báo nộp Bộ phận, Bộ phận, đơn vị có nhu cầu nộp 1 đơn vị có tiền thực hiện thông báo thu tiền tiền nhu cầu cho KTCN. Lập giao dịch Phiếu thu, Báo có, KTCN thực hiện lập giao dịch 2 KTCN Phiếu kế toán…vv thu tiền trên hệ thống. thu tiền KTCN phân loại giao dịch để kiểm tra giao dịch là trả trước hay thu tiền công nợ. 3 Phân loại KTCN + Nếu trả trước thực hiện bước (5). + Nếu là thanh toán thực hiện bước (4). Xác định hóa Hóa đơn, Phiếu 4 đơn được thanh KTCN thu, Báo có, Phiếu Kế toán công nợ xác định chứng kế toán…vv từ trả trước cho từng giao dịch. toán Phiếu thu, Báo có, Thực hiện in phiếu thu và lấy xác 5 In phiếu thu KTCN Phiếu kế toán…vv nhận của các bên liên quan. 6 Nhập quỹ Thủ quỹ Thủ quỹ nhập quỹ công ty Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 9
10. QUY TRÌNH BÙ TRỪ CÔNG NỢ 10.1 Sơ đồ xử lý. Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Đề nghị bù trừ công nợ 02 Nhận và kiểm tra Biên bản bù trừ biên bản bù trừ công nợ công nợ Kế toán công nợ phải trả Không hợp lệ Có 03 Trả lởi cho Bộ 04 phận, đơn vị đề Phiếu kế toán Cập nhật giao dịch nghị bù trừ công nợ Hóa đơn, phiếu 05 nhập mua ...vv Xác định hóa đơn được thanh toán 06 KTT\NĐUQ Duyệt chứng từ Không duyệt Duyệt Kế toán công nợ phải trả 07 Theo dõi công nợ End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 10
10.2. Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người thực sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận, đơn vị có nhu cầu Đề nghị bù trừ Bộ phận, thanh toán cho nhà cung cấp làm (1) đơn vị có công nợ yêu cầu đề nghị bù trừ công nợ. nhu cầu KTCN kiểm tra đề nghị, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và Kiểm tra biên các giấy tờ liên quan. (2) bản bù trừ công KTCN + Nếu không hợp lệ thì thực nợ hiện bước (3) + Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4). Trả lời cho bộ Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục không hợp lệ, KTCN có trách (3) phận, đơn vị đề KTCN nhiệm thông tin lại cho các đơn nghị vị, các bộ phận đã đề nghị. Cập nhật giao Phiếu bù trừ KTCN thực hiện lập giao dịch (4) dịch bù trừ công KTCN công nợ bù trừ công nợ trên hệ thống, nợ KTCN theo dõi duyệt chứng từ. Xác định hóa Phiếu chi, UNC, KTCN xác định những hóa đơn (5) đơn được thanh KTCN Phiếu kế toán… nào được thanh toán khi bù trừ toán vv công nợ. Phiếu chi, UNC, KTT hoặc người được ủy quyền Phiếu kế toán… dựa vào chứng từ bù trừ KTCN vv đã lập, thực hiện kiểm tra thông (6) Duyệt chứng từ KTT/NĐUQ Phiếu bù trừ tin để duyệt chứng từ. công nợ + Nếu duyệt thực hiện bước (7). + Nếu không chuyển về bước (2). Theo dõi công Kế toán công nợ tiếp tục theo (7) KTCN nợ dõi công nợ trên hệ thống. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải thu 11