Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý công nợ phải trả

Chia sẻ: Nhân Chi Sơ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

483
lượt xem 40
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy trình Quản lý công nợ phải trả được xây dựng nhằm mục đích tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu quản lý; đảm bảo tính chuyên nghiệp và thống nhất cao trong công việc. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hệ thống quy trình quản lý: Quy trình Quản lý công nợ phải trả

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 1. MỤC ĐÍCH Quy trình được xây dựng để phục vụ những mục đích sau: Đáp ứng nhu cầu quản lý. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình được áp dụng cho Công ty/Tập đoàn là khách hàng của Meliasoft và sử dụng giải pháp Meliasoft 2010 3. ĐỊNH NGHĨA Viết tắt Ý nghĩa NCC Nhà cung cấp NĐUQ Người được ủy quyền GĐ Giám đốc PO Đơn đặt hàng mua KTCN Kế toán công nợ phải trả KTT Kế toán trưởng 4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ Quy trình xử lý Quy trình xử lý trong hệ thống ngoài hệ thống Dữ liệu trong Tài liệu hệ thống chứng từ Điều kiện Bắt đầu rẽ nhánh Kết thúc Sự kiện phát sinh Sự kiện phát sinh giao dịch chứng từ Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 1
5. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG TỔNG QUÁT Quản lý công nợ phải trả Quản lý nhà Ghi nhận công Thanh toán Bù trừ công nợ cung cấp nợ Cập nhật danh Ghi nhận công Thanh toán Bù trừ công nợ mục nhà cung nợ công nợ cấp Trả trước Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 2
6. QUY TRÌNH CẬP NHẬT DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP 6.1 Sơ đồ xử lý Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 3
6.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Các bộ phận có nhu cầu cập Lập yêu cầu Các bộ nhật NCC sẽ làm yêu cầu cập (1) phận có nhật NCC gửi cho bộ phận chịu cập nhật NCC nhu cầu trách nhiệm quản lý danh mục NCC trong hệ thống. BP. Phụ trách quản lý hệ thống NCC phân tích yêu cầu là thêm BP. Phụ mới hay sửa đổi. Phân tích yêu trách quản (2) + Đối với yêu cầu thêm mới thì cầu lý hệ thực hiện bước (3). thống NCC + Đối với nhu cầu sửa thì thực hiện bước (6). Kiểm tra nhà cung cấp đã tồn tại chưa. BP. Phụ + Nếu đã tồn tại thực hiện bước Kiểm tra sự tồn trách quản Danh mục đối (3) (5). tại lý hệ tượng + Nếu chưa tồn tại thực hiện thống NCC bước (4). BP. Phụ Tạo mới nhà trách quản Danh mục đối Thực hiện tạo mới nhà cung cấp (4) cung cấp lý hệ tượng trong hệ thống. thống NCC BP. Phụ Trả lời mã cho trách quản Thông báo kết quả cho người yêu (5) phòng, ban yêu lý hệ cầu cầu thống NCC BP. Phụ Kiểm tra thông Kiểm tra thông tin về đối tượng, trách quản Danh mục đối (6) tin của NCC dữ liệu đã phát sinh với đối lý hệ tượng trong hệ thống tượng. thống NCC Dựa vào những thông tin về đối tượng và dữ liệu đã phát sinh với đối tượng đó để tiến hành phân BP. Phụ Danh mục đối tích xem sự sửa đổi với đối Phân tích sự trách quản tượng. tượng có ảnh hưởng gì đến hệ (7) thay đổi khi cập lý hệ Bảng cân đối thống, có khả năng thực hiện sửa nhật thống NCC phát sinh. đổi hay không. + Nếu có thì thực hiện bước (8). + Nếu không thì thực hiện bước (5). BP. Phụ Cập nhật vào trách quản Danh mục đối Cập nhật thông tin đối tượng trên (8) hệ thống lý hệ tượng. hệ thống. thống NCC Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 4
7. QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ 7.1 Sơ đồ xử lý: Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Đề nghị ghi nhận công nợ 02 Hóa đơn bán Kiểm tra hóa hàng đơn, chứng từ Không hợp lệ Có 03 04 Thông tin lại cho Lập giao dịch vào bộ phận , đơn vị hệ thống yêu cầu 05 Kiểm tra giao dịch Đơn đặt hàng có phát sinh từ PO mua Kế toán công nợ phải trả không Có Không 06 Chọn PO cho giao dịch phát sinh. 07 Phiếu chi /UNC Kiểm tra xem có khoản trả trước không ? Có Không 09 08 Phiếu nhập mua Hoàn thành giao Chọn chứng từ trả dịch, theo dõi công phiếu kế toán trước nợ Phiếu chi End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 5
7.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung thực hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận, đơn vị có phát sinh Đề nghị ghi Bộ phận, công nợ phải trả cho nhà cung 1 đơn vị có cấp làm yêu cầu đề nghị ghi nhận công nợ nhu cầu nhận với KTCN. Khi nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán công nợ thực hiện kiểm tra hóa đơn có hợp lệ Kiểm tra đơn, không. 2 KTCN chứng từ + Nếu hóa đơn không hợp lệ thì thực hiện bước (3). + Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4). Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ Thông tin lại gốc chưa hợp lệ, kế toán công nợ 3 cho bộ phận, KTCN có trách nhiệm thông tin lại cho đơn vị yêu cầu bộ phận, đơn vị đã yêu cầu để giải quyết. Lập giao dịch Phiếu nhập mua, Đối với các hóa đơn, chứng từ 4 KTCN Phiếu chi, UNC, hợp lệ, kế toán công nợ lập giao vào hệ thống Phiếu kế toán dịch tương ứng vào hệ thống. Phiếu nhập mua, Khi lập giao dịch, kế toán công Kiểm tra giao Phiếu chi, UNC, nợ cần chú ý kiểm tra xem giao dịch có phát sinh Phiếu kế toán dịch này có được phát sinh từ đơn 5 KTCN đặt hàng mua hay không bằng từ PO hay cách chọn đơn hàng. không. + Nếu có thực hiện bước (6). + Nếu không thực hiện bước (7). Phiếu nhập mua, Chọn PO cho Phiếu chi, UNC, Kế toán công nợ thực hiện chọn 6 giao dịch phát KTCN Phiếu kế toán. PO cho từng giao dịch. sinh. Đơn đặt hàng mua. Phiếu chi, UNC, Kế toán công nợ thực hiện kiểm Phiếu kế toán…vv tra xem có khoản trả trước cho Kiểm tra xem có giao dịch này hay không bằng 7 khoản trả trước KTCN cách chọn chứng từ thanh toán. không? + Nếu có thì thực hiện bước (8). + Nếu không thì thực hiện bước (9). Chọn chứng từ Phiếu chi, UNC, Kế toán công nợ xác định chứng 8 KTCN Phiếu kế toán…vv từ trả trước cho từng giao dịch. trả trước Hoàn thành giao Phiếu nhập mua, Kế toán công nợ hoàn thành giao Phiếu chi, UNC, 9 dịch, theo dõi KTCN dịch, in các chứng từ để lưu và Phiếu kế toán. công nợ. theo dõi công nợ trên hệ thống. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 6
Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 7
8. QUY TRÌNH THANH TOÁN 8.1 Sơ đồ xử lý Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Đề nghị thanh toán 02 Đề nghị thanh toán , Kiểm tra đề nghị hóa đơn ...vv thanh toán Kế toán công nợ phải trả Không hợp lệ Có 03 Trả lởi cho Bộ 04 phận, đơn vị đề Phiếu chi Lập giao dịch thanh nghị Ủy nhiệm chi toán 05 Chọn thanh toán cho chứng từ mua 06 KTT\NĐUQ Duyệt chi Không duyệt Duyệt Phiếu chi 07 Thanh toán Thủ Quỹ Ủy nhiệm chi End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 8
8.2 Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người thực sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận, đơn vị có nhu cầu Đề nghị thanh Bộ phận, thanh toán cho nhà cung cấp làm (1) đơn vị có yêu cầu đề nghị thanh toán toán nhu cầu KTCN. KTCN kiểm tra đề nghị thanh Kiểm tra đề toán, kiểm tra thông tin tại các (2) KTCN nghị thanh toán phòng ban và các giấy tờ liên quan. Trả lời cho bộ Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục không hợp lệ, KTCN có trách (3) phận, đơn vị đề KTCN nhiệm thông tin lại cho các đơn nghi vị, các bộ phận đã đề nghị. Lập giao dịch Phiếu chi, UNC, KTCN thực hiện lập giao dịch (4) KTCN Phiếu kế toán… thanh toán thanh toán trên phần mềm. vv Phiếu chi, UNC, Chọn thanh toán KTCN khi lập giao dịch thanh Phiếu kế toán… toán công nợ cần xác định thanh (5) cho chứng từ KTCN vv toán cho hóa đơn nào bằng cách mua Phiếu nhập mua, chọn hóa đơn. phiếu kế toán Phiếu chi, UNC, KTT hoặc người được ủy quyền Phiếu kế toán… dựa vào chứng từ thanh toán vv KTCN đã lập, thực hiện kiểm Phiếu nhập mua, tra thông tin để duyệt chứng từ. (6) Duyệt chi KTT/NĐUQ phiếu kế toán + Nếu duyệt thì chuyển cho Thủ quỹ thực hiện bước (7). + Nếu không thì chuyển về bước (2). Phiếu chi, UNC, Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi, Phiếu kế toán… (7) Thanh toán Thủ quỹ UNC thực hiện xuất quỹ thanh vv toán. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 9
9. QUY TRÌNH TRẢ TRƯỚC 9.1 Sơ đồ xử lý Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Đề nghị trả trước cho NCC 02 Kiểm tra đề nghị Kế toán công nợ phải trả Không hợp lệ 03 Có Trả lởi cho Bộ phận , đơn vị đề nghị 04 Phiếu chi Lập giao dịch chi Ủy nhiệm chi tiền 05 Duyệt chi KTT\NĐUQ Không duyệt Duyệt Phiếu chi 06 Chi tiền Thủ Quỹ Ủy nhiệm chi End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 10
9.2 Mô tả chi tiết: Mã Chức năng và báo Người thực sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận, đơn vị có nhu cầu Đề nghị trả trước Bộ phận, thanh toán cho nhà cung cấp (1) đơn vị có làm yêu cầu đề nghị trả trước cho NCC nhu cầu cho NCC. KTCN kiểm tra đề nghị, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và các giấy tờ liên quan. (2) Kiểm tra đề nghị KTCN + Nếu không hợp lệ thì thực hiện bước (3) + Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4). Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục Trả lời cho bộ không hợp lệ, KTCN có trách (3) phận, đơn vị đề KTCN nhiệm thông tin lại cho các nghi đơn vị, các bộ phận đã đề nghị. Lập giao dịch chi Phiếu chi, UNC, KTCN thực hiện lập giao dịch (4) KTCN Phiếu kế toán… chi tiền trên hệ thống, KTCN tiền vv theo dõi duyệt chứng từ. Phiếu chi, UNC, KTT hoặc người được ủy Phiếu kế toán… quyền dựa vào chứng từ thanh vv toán KTCN đã lập, thực hiện kiểm tra thông tin để duyệt (5) Duyệt chi KTT/NĐUQ chứng từ. + Nếu duyệt thì chuyển cho Thủ quỹ thực hiện bước (6). + Nếu không thì chuyển về bước (2). Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán… Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi, (6) Chi tiền Thủ quỹ vv UNC thực hiện xuất quỹ. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 11
10. QUY TRÌNH BÙ TRỪ CÔNG NỢ 10.1 Sơ đồ xử lý. Bộ phận, đơn vị có nhu cầu 01 Begin Đề nghị bù trừ công nợ 02 Nhận và kiểm tra Biên bản bù trừ biên bản bù trừ công nợ công nợ Kế toán công nợ phải trả Không hợp lệ Có 03 Trả lởi cho Bộ 04 phận, đơn vị đề Phiếu kế toán Cập nhật giao dịch nghị bù trừ công nợ Hóa đơn, phiếu 05 nhập mua ...vv Xác định hóa đơn được thanh toán 06 KTT\NĐUQ Duyệt chứng từ Không duyệt Duyệt Kế toán công nợ phải trả 07 Theo dõi công nợ End Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 12
10.2. Mô tả chi tiết Mã Chức năng và báo Người thực sự Tên sự kiện cáo sử dụng trên Nội dung hiện kiện P.Mềm Meliasoft Bộ phận, đơn vị có nhu cầu Đề nghị bù trừ Bộ phận, thanh toán cho nhà cung cấp làm (1) đơn vị có công nợ yêu cầu đề nghị bù trừ công nợ. nhu cầu KTCN kiểm tra đề nghị, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và Kiểm tra biên các giấy tờ liên quan. (2) bản bù trừ công KTCN + Nếu không hợp lệ thực hiện nợ bước (3) + Nếu hợp lệ thực hiện bước (4). Trả lời cho bộ Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục không hợp lệ, KTCN có trách (3) phận, đơn vị đề KTCN nhiệm thông tin lại cho các đơn nghị vị, các bộ phận đã đề nghị. Cập nhật giao Phiếu bù trừ KTCN thực hiện lập giao dịch (4) dịch bù trừ công KTCN công nợ bù trừ công nợ trên hệ thống, nợ KTCN theo dõi duyệt chứng từ. Xác định hóa Phiếu chi, UNC, KTCN xác định những hóa đơn (5) đơn được thanh KTCN Phiếu kế toán… nào được thanh toán khi bù trừ toán vv công nợ. Phiếu chi, UNC, KTT hoặc người được ủy quyền Phiếu kế toán… dựa vào chứng từ bù trừ KTCN vv đã lập, thực hiện kiểm tra thông Phiếu bù trừ tin để duyệt chứng từ. (6) Duyệt chứng từ KTT/NĐUQ công nợ + Nếu duyệt thì thực hiện bước (7). + Nếu không thì chuyển về bước (2). Theo dõi công Kế toán công nợ tiếp tục theo (7) KTCN nợ dõi công nợ trên hệ thống. Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 13