Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ
Tæng côc Tiªu chuÈn §o lêng ChÊt lîng
híng dÉn
®¸nh gi¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng
theo tiªu chuÈn TCVN ISO 9001:2000
trong c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc
1
I. hÖ thèng tµi liÖu theo TCVN iso 9001:2000
1.1 CÊu tróc cña hÖ thèng tµi liÖu theo TCVN ISO
9001:2000
ISO 9001:2000 b¾t buéc tæ chøc ph¶i cã mét hÖ thèng qu¶n
lý chÊt lîng ®îc lËp thµnh v¨n b¶n. Tuy nhiªn, sè lîng
c¸c v¨n b¶n b¾t buéc ph¶i x©y dùng ®· ®îc c¾t gi¶m ®¸ng
kÓ so víi yªu cÇu trong phiªn b¶n 1994. C¸c tµi liÖu
b¾t buéc nµy ph¶i tån t¹i, nhng kh«ng phô thuéc vµo
lo¹i h×nh vµ quy m« tæ chøc còng nh ®Æc thï s¶n phÈm
dÞch vô, bao gåm:
a) Sæ tay chÊt lîng;
b) ChÝnh s¸ch chÊt lîng vµ môc tiªu chÊt lîng;
c) C¸c thñ tôc b»ng v¨n b¶n quy ®Þnh c¸ch thøc:
-KiÓm so¸t tµi liÖu;
-KiÓm so¸t hå s¬ ;
-§¸nh gi¸ néi bé;
-KiÓm so¸t s¶n phÈm kh«ng phï hîp;
-Hµnh ®éng kh¾c phôc;
-Hµnh ®éng phßng ngõa.
ViÖc tån t¹i c¸c tµi liÖu kh¸c trong hÖ thèng lµ hoµn
toµn do tæ chøc quyÕt ®Þnh c¨n cø vµo nhu cÇu ho¹ch ®Þnh,
vËn hµnh vµ kiÓm so¸t mét c¸ch hiÖu lùc c¸c qu¸ tr×nh.
Nh×n chung, møc ®é v¨n b¶n ho¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng
cña mçi tæ chøc tuú thuéc vµo:
a) Quy m« cña tæ chøc vµ lo¹i h×nh ho¹t ®éng;
b) Sù phøc t¹p vµ t¬ng t¸c gi÷a c¸c qu¸ tr×nh;
c) N¨ng lùc cña c¸n bé nh©n viªn thùc hiÖn;
d) C¸c ®Æc ®iÓm ®Æc thï kh¸c cña tæ chøc.
Tiªu chuÈn còng cho phÐp tæ chøc linh ho¹t lùa chän c¸ch
thøc x©y dùng hÖ thèng tµi liÖu ®Ó hç trî cho viÖc thùc
hiÖn HTQLCL cña m×nh. Tµi liÖu cã thÓ díi d¹ng mét biÓu
®å tiÕn tr×nh, s¬ ®å qu¸ tr×nh, c¸c bíc tuÇn tù ®îc kiÓm
so¸t b»ng m¸y tÝnh, danh môc kiÓm tra, biÓu ®å vµ h×nh
¶nh hay ®o¹n phim... Tµi liÖu cã thÓ lµ b¶n cøng hoÆc c¸c
2
file d÷ liÖu ®îc lu tr÷ trong hÖ thèng m¸y tÝnh, m¹ng
intranet hay dùa trªn c¬ së cña website.
Th«ng thêng mét hÖ thèng tµi liÖu theo ISO 9001:2000 ®îc
lËp theo mét c¬ cÊu h×nh th¸p gåm 3 møc, bao gåm:
Møc 1: Sæ tay chÊt lîng
- ChÝnh s¸ch, tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n, m« t¶ ph¬ng
thøc tiÕp cËn chung cña tæ chøc nh»m tu©n thñ
theo tõng yªu cÇu cña HTQLCL.
Møc 2: C¸c thñ tôc
- Quy ®Þnh c¸ch thøc thùc hiÖn c¸c qu¸ tr×nh t¸c
nghiÖp trong HTQLCL.
Møc 3: C¸c híng dÉn
- C¸c tµi liÖu t¸c nghiÖp kü thuËt chi tiÕt bao gåm
c¸c quy ®Þnh kü thuËt, tiªu chuÈn hay b¶n vÏ...
Trong tiªu chuÈn ISO 9001:2000 hå s¬ ®îc xem nh mét d¹ng
tµi liÖu ®Æc biÖt ®îc thiÕt lËp víi môc ®Ých lu tr÷ c¸c
d÷ liÖu vÒ viÖc HTQLCL vËn h¹nh vµ thùc hiÖn vµ cung cÊp
c¸c b»ng chøng chøng tá sù phï hîp so víi c¸c yªu cÇu.
C¸c hå s¬ tèi thiÓu cÇn ph¶i lu gi÷ bao gåm:
PhÇn Lo¹i hå s¬
5.6.1 Xem xÐt cña l·nh ®¹o.
6.2.2
(e)
Gi¸o dôc, ®µo t¹o, kü n¨ng vµ kinh nghiÖm.
7.1
(d)
B»ng chøng cña viÖc c¸c qu¸ tr×nh t¹o thµnh s¶n
phÈm/dÞch vô vµ s¶n phÈm/dÞch vô phï hîp víi c¸c
yªu cÇu.
7.2.2 KÕt qu xem xÐt c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng liªn
quan ®Õn s¶n phÈm/dÞch vô vµ c¸c hµnh ®éng n¶y
sinh tõ viÖc xem xÐt.
7.3.2 §Çu vµo cho thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn.
7.3.4 KÕt qu¶ xem xÐt thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn vµ c¸c
hµnh ®éng cÇn thiÕt.
7.3.5 KÕt qu¶ thÈm tra x¸c nhËn thiÕt kÕ vµ c¸c hµnh
®éng cÇn thiÕt.
7.3.6 KÕt qu¶ x¸c nhËn gi¸ trÞ sö dông thiÕt kÕ vµ ph¸t
triÓn vµ c¸c hµnh ®éng n¶y sinh.
3
7.3 .7 KÕt qu¶ xem xÐt c¸c thay ®æ i th iÕt kÕ vµ c¸c hµnh
® éng n¶y sinh .
7.4 .1 KÕt qu¶ ®¸nh gi¸ ngêi cung øng vµ c¸c hµnh ® éng
n¶y sinh tõ kÕt qu¶ ®¸nh gi¸.
7.5 .2
(d )
Khi cã yªu cÇu chøng m inh cho gi¸ trÞ sö dông cña
qu¸ tr×nh trong trêng hîp kh«ng kiÓm tra x¸c nhËn
®îc c¸c kÕt qu¶ ® Çu ra b»ng c¸c biÖn ph¸p g i¸m
s¸t hay ®o lêng tiÕp theo.
7.5 .3 NhËn biÕt duy nhÊt sn phÈm khi truy xÐt nguån
gèc lµ yªu cÇu b¾t buéc
7.5 .4 Tµi sn cña kh¸ch hµng bÞ m Êt m ¸t, h háng hay
kh«ng phï hîp .
7.6
(a)
Tiªu chuÈn ®îc sö dông ® Ó hiÖu chuÈn hay kiÓm
® Þnh c¸c th iÕt bÞ ®o trong trêng hîp kh«ng tån
t¹i chuÈn ®o lêng quèc gia hay quèc tÕ.
7.6 H iÖu lùc cña c¸c kÕt qu¶ tríc ® ã trong trêng hîp
th iÕt bi ®o ®îc ph¸t hiÖn lµ kh«ng phï hîp víi
yªu cÇu.
7.6 KÕt qu¶ hiÖu chuÈn vµ kiÓm ® Þnh th iÕt bÞ ®o.
8.2 .2 KÕt qu¶ ®¸nh gi¸ néi bé.
8.2 .4 B»ng chøng vÒ sù phï hîp cña sn phÈm /dÞch vô víi
chuÈn m ùc chÊp nhËn vµ chØ râ cÊp cã thÈm quyÒn
th«ng qua sn phÈm /dÞch vô.
8.3 B¶n chÊt cña sù kh«ng phï hîp trong sn phÈm /dÞch
vô vµ c¸c hµnh ® éng tiÕp theo, bao gåm c c¸c
quyÕt ® Þnh cho phÐp nh©n nhîng .
8.5 .2
(e)
KÕt qu¶ hµnh ® éng kh¾c phôc.
8.5 .3
(d )
KÕt qu¶ hµnh ® éng phßng ngõa.
1. 2 Lîi Ých cña viÖc v¨n b¶n ho¸ hÖ thèng qu¶n lý
chÊt lîng
V¨n b¶n ho¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng cã t¸c dông:
oQ u¶n lý tèt c¸c ®iÓm t¬ng giao, c¸c ho¹t ® éng
cÇn phèi hîp trong tæ chøc;
4
o§m b¶o sù nhÊt qu¸n trong hµnh ® éng vµ hiÓu
biÕt chung vÒ c¸c qu¸ tr×nh, nhiÖm vô, ph¬ng ph¸p
lµm viÖc;
oX¸c ® Þnh râ tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n , tr¸nh l¹m
dông;
oCã c¬ së ® Ó kiÓm tra , gi¸m s¸t c¸c ho¹t ® éng,
tiÕn hµnh ®¸nh gi¸;
oCung cÊp b»ng chøng kh¸ch quan vÒ viÖc ho¹ch
® Þnh vµ thùc hiÖn HTQ LCL;
oDÔ dµng ® µo t¹o cho c¸c nh©n viªn vµ duy tr× kÕt
qu¶ c«ng viÖc khi cã thay ®æ i vÒ nh©n sù.
1.3 Sæ tay chÊt lîng
Theo yªu cÇu t¹i M ôc 4.2 .2 cña tiªu chuÈn ISO 9001:2000,
tæ chøc ph¶i lËp vµ duy tr× sæ tay chÊt lîng . Sæ tay chÊt
lîng ph¶i bao gåm :
a) ph¹m vi ¸p dông cña HTQLCL trong ®ã nªu chi tiÕt vÒ
c¸c ngo¹i lÖ cã kÌm theo c¸c lý gi¶i;
b) c¸c thñ tôc d¹ng v¨n b¶n ®îc thiÕt lËp cho HTQLCL
hoÆc viÖn dÉn ®Õn chóng;
c) m« t¶ sù t¬ng t¸c gi÷a c¸c qu¸ tr×nh trong HTQLCL.
Sæ tay chÊt lîng lµ tµi liÖu n»m ë tÇng trªn cïng trong
c¬ cÊu hÖ thèng tµi liÖu, cã tÝnh chÊt ®Þnh híng vµ chÝnh
s¸ch. Môc ®Ých cña sæ tay chÊt lîng lµ nh»m m« t¶ c¸c yÕu
tè chÝnh cña hÖ thèng qu¶n lý vµ sù t¬ng t¸c gi÷a c¸c yÕu
tè nµy. Tæ chøc cã quyÒn quyÕt ®Þnh h×nh thøc vµ ®Þnh
d¹ng cña sæ tay chÊt lîng cña m×nh. Trong phÇn nhiÒu tr-
êng hîp, sæ tay chÊt lîng sÏ m« t¶ tãm t¾t vÒ HTQLCL vµ
c¸c nguyªn t¾c ®îc ¸p dông trong hÖ thèng, viÖn dÉn ®Õn
hÖ thèng tµi liÖu hç trî vµ cã thÓ ®îc chuyÓn cho c¬ quan
bªn ngoµi víi môc ®Ých cung cÊp th«ng tin. Víi nh÷ng tæ
chøc cã quy m« nhá gän, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt/cung cÊp dÞch
vô kh«ng phøc t¹p, sæ tay chÊt lîng cã thÓ bao gåm toµn
bé c¸c thñ tôc kÌm theo c¸c chØ dÉn c«ng viÖc chi tiÕt.
5