Hướng dẫn: Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong cơ quan hành chính Nhà nước

Chia sẻ: Thu Thuy | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:60

Thêm vào BST

Báo xấu

809
lượt xem 314
download

Hướng dẫn: Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong cơ quan hành chính Nhà nước

Mô tả tài liệu

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tào liệu Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong cơ quan hành chính Nhà nước trình bày về hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tổng quan về hoạt động đánh giá, quản lý lịch trình đánh giá,...Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn: Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong cơ quan hành chính Nhà nước

Bé Khoa häc vµ C«ng nghÖ Tæng côc Tiªu chuÈn §o lêng ChÊt lîng híng dÉn ®¸nh gi¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng theo tiªu chuÈn TCVN ISO 9001:2000 trong c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc 1
I. hÖ thèng tµi liÖu theo TCVN iso 9001:2000 1.1 CÊu tróc cña hÖ thèng tµi liÖu theo TCVN ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 b¾t buéc tæ chøc ph¶i cã mét hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ®îc lËp thµnh v¨n b¶n. Tuy nhiªn, sè lîng c¸c v¨n b¶n b¾t buéc ph¶i x©y dùng ®∙ ®îc c¾t gi¶m ®¸ng kÓ so víi yªu cÇu trong phiªn b¶n 1994. C¸c tµi liÖu b¾t buéc nµy ph¶i tån t¹i, nhng kh«ng phô thuéc vµo lo¹i h×nh vµ quy m« tæ chøc còng nh ®Æc thï s¶n phÈm dÞch vô, bao gåm: a) Sæ tay chÊt lîng; b) ChÝnh s¸ch chÊt lîng vµ môc tiªu chÊt lîng; c) C¸c thñ tôc b»ng v¨n b¶n quy ®Þnh c¸ch thøc: KiÓm so¸t tµi liÖu; KiÓm so¸t hå s¬ ; §¸nh gi¸ néi bé; KiÓm so¸t s¶n phÈm kh«ng phï hîp; Hµnh ®éng kh¾c phôc; Hµnh ®éng phßng ngõa. ViÖc tån t¹i c¸c tµi liÖu kh¸c trong hÖ thèng lµ hoµn toµn do tæ chøc quyÕt ®Þnh c¨n cø vµo nhu cÇu ho¹ch ®Þnh, vËn hµnh vµ kiÓm so¸t mét c¸ch hiÖu lùc c¸c qu¸ tr×nh. Nh×n chung, møc ®é v¨n b¶n ho¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng cña mçi tæ chøc tuú thuéc vµo: a) Quy m« cña tæ chøc vµ lo¹i h×nh ho¹t ®éng; b) Sù phøc t¹p vµ t¬ng t¸c gi÷a c¸c qu¸ tr×nh; c) N¨ng lùc cña c¸n bé nh©n viªn thùc hiÖn; d) C¸c ®Æc ®iÓm ®Æc thï kh¸c cña tæ chøc. Tiªu chuÈn còng cho phÐp tæ chøc linh ho¹t lùa chän c¸ch thøc x©y dùng hÖ thèng tµi liÖu ®Ó hç trî cho viÖc thùc hiÖn HTQLCL cña m×nh. Tµi liÖu cã thÓ díi d¹ng mét biÓu ®å tiÕn tr×nh, s¬ ®å qu¸ tr×nh, c¸c bíc tuÇn tù ®îc kiÓm so¸t b»ng m¸y tÝnh, danh môc kiÓm tra, biÓu ®å vµ h×nh ¶nh hay ®o¹n phim... Tµi liÖu cã thÓ lµ b¶n cøng hoÆc c¸c 2
file d÷ liÖu ®îc lu tr÷ trong hÖ thèng m¸y tÝnh, m¹ng intranet hay dùa trªn c¬ së cña website. Th«ng thêng mét hÖ thèng tµi liÖu theo ISO 9001:2000 ®îc lËp theo mét c¬ cÊu h×nh th¸p gåm 3 møc, bao gåm:  Møc 1: Sæ tay chÊt lîng ChÝnh s¸ch, tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n, m« t¶ ph¬ng thøc tiÕp cËn chung cña tæ chøc nh»m tu©n thñ theo tõng yªu cÇu cña HTQLCL.  Møc 2: C¸c thñ tôc Quy ®Þnh c¸ch thøc thùc hiÖn c¸c qu¸ tr×nh t¸c nghiÖp trong HTQLCL.  Møc 3: C¸c híng dÉn C¸c tµi liÖu t¸c nghiÖp kü thuËt chi tiÕt bao gåm c¸c quy ®Þnh kü thuËt, tiªu chuÈn hay b¶n vÏ... Trong tiªu chuÈn ISO 9001:2000 hå s¬ ®îc xem nh mét d¹ng tµi liÖu ®Æc biÖt ®îc thiÕt lËp víi môc ®Ých lu tr÷ c¸c d÷ liÖu vÒ viÖc HTQLCL vËn h¹nh vµ thùc hiÖn vµ cung cÊp c¸c b»ng chøng chøng tá sù phï hîp so víi c¸c yªu cÇu. C¸c hå s¬ tèi thiÓu cÇn ph¶i lu gi÷ bao gåm: PhÇn Lo¹i hå s¬ 5.6.1 Xem xÐt cña l∙nh ®¹o. 6.2.2 Gi¸o dôc, ®µo t¹o, kü n¨ng vµ kinh nghiÖm. (e) 7.1 B»ng chøng cña viÖc c¸c qu¸ tr×nh t¹o thµnh s¶n (d) phÈm/dÞch vô vµ s¶n phÈm/dÞch vô phï hîp víi c¸c yªu cÇu. 7.2.2 KÕt qu¶ xem xÐt c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng liªn quan ®Õn s¶n phÈm/dÞch vô vµ c¸c hµnh ®éng n¶y sinh tõ viÖc xem xÐt. 7.3.2 §Çu vµo cho thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn. 7.3.4 KÕt qu¶ xem xÐt thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn vµ c¸c hµnh ®éng cÇn thiÕt. 7.3.5 KÕt qu¶ thÈm tra x¸c nhËn thiÕt kÕ vµ c¸c hµnh ®éng cÇn thiÕt. 7.3.6 KÕt qu¶ x¸c nhËn gi¸ trÞ sö dông thiÕt kÕ vµ ph¸t triÓn vµ c¸c hµnh ®éng n¶y sinh. 3
7. . 3 7 KÕ t qu¶ xem xÐ t c¸c thay ® æ i th i t kÕ vµ c¸c hµnh Õ ® éng n¶y si . nh 7. . 4 1 KÕ t qu¶ ® ¸nh g i ngêi cung øng vµ c¸c hµnh ® éng ¸ n¶y si tõ kÕ t qu¶ ® ¸nh gi nh ¸. 7. . Khi cã yªu cÇu chøng m i 5 2 nh cho g i trÞ sö dông cña ¸ (d ) qu¸ tr× nh trong trêng hî kh«ng ki tra x¸c nhËn p Óm ®î c¸c kÕ t qu¶ ® Çu c ra b»ng c¸c b i n ph¸p g i Ö ¸m s¸t hay ® o lêng ti p theo. Õ 7. . 5 3 NhËn bi t duy nhÊt s¶n phÈm khi truy xÐ t nguån Õ gèc l yªu cÇu b¾ t µ buéc 7. . 5 4 Tµi s¶n cña kh¸ch hµng bÞ m Êt m ¸t, h háng hay kh«ng phï hî .p 7. 6 Ti chuÈn ®î sö dông ® Ó hi u chuÈn hay ki ªu c Ö Óm (a) ® Þnh c¸c th i t bÞ ® o Õ trong tr êng hî kh«ng tån p t¹i chuÈn ® o lêng quèc gi hay quèc t . a Õ 7.6 H i u l cña c¸c kÕ t qu¶ tr í ® ã Ö ùc c trong trêng hî p th i t b i ® o c ph¸t hi n l kh«ng phï hî víi Õ ®î Ö µ p yªu cÇu. 7.6 KÕ t qu¶ hi u chuÈn vµ ki ® Þnh Ö Óm th i t bÞ ® o. Õ 8. . 2 2 KÕ t qu¶ ® ¸nh gi néi bé. ¸ 8. . 2 4 B»ng chøng vÒ sù phï hî cña s¶n phÈm / p dÞch vô víi chuÈn m ùc chÊp nhËn vµ chØ râ cÊp cã thÈm quyÒ n th«ng qua s¶n phÈm /dÞch vô. 8.3 B¶n chÊt cña sù kh«ng phï hî trong s¶n phÈm / p dÞch vô vµ c¸c hµnh ® éng ti p theo, bao gåm c¶ c¸c Õ quyÕ t ® Þnh cho phÐ p nh© n nhî . ng 8. . KÕ t 5 2 qu¶ hµnh ® éng kh¾ c phôc. (e) 8. . KÕ t 5 3 qu¶ hµnh ® éng phßng ngõa. (d ) 1. 2 Lîi Ých cña viÖc v¨n b¶n ho¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng V¨n b¶n ho¸ hÖ thèng qu¶n l chÊt lî cã t¸c dông: ý ng o Q u¶n l tèt c¸c ® i ý Óm t¬ ng gi , c¸c ho¹t ® éng ao cÇn phèi hî trong t chøc; p æ 4
o §¶m b¶o sù nhÊt qu¸n trong hµnh ® éng vµ hi u Ó b i t chung vÒ c¸c qu¸ tr× nh, nhi vô, ph¬ ng ph¸p Õ Öm l vi c; µm Ö o X¸c ® Þnh râ tr¸ch nhi vµ quyÒ n h¹n , tr¸nh l m Öm ¹ dông; o Cã c¬ së ® Ó ki tra , gi s¸t c¸c ho¹t ® éng, Óm ¸m ti n hµnh ® ¸nh g i Õ ¸; o Cung cÊp b»ng chøng kh¸ch quan vÒ vi c ho¹ch Ö ® Þnh vµ thùc hi n H TQ LCL; Ö o DÔ dµng ® µo t¹o cho c¸c nh© n ªn vµ duy tr× kÕ t vi qu¶ c«ng vi c khi cã thay ® æ i vÒ nh© n Ö sù . 1.3 Sæ tay chÊt lîng Theo yªu cÇu t¹i M ôc 4. . cña ti chuÈn I 9001: 2 2 ªu SO 2000, t chøc ph¶i l vµ duy tr× sæ tay chÊt lî . Sæ tay chÊt æ Ëp ng lî ph¶i bao gåm : ng a) ph¹m vi ¸p dông cña HTQLCL trong ®ã nªu chi tiÕt vÒ c¸c ngo¹i lÖ cã kÌm theo c¸c lý gi¶i; b) c¸c thñ tôc d¹ng v¨n b¶n ®îc thiÕt lËp cho HTQLCL hoÆc viÖn dÉn ®Õn chóng; c) m« t¶ sù t¬ng t¸c gi÷a c¸c qu¸ tr×nh trong HTQLCL. Sæ tay chÊt lîng lµ tµi liÖu n»m ë tÇng trªn cïng trong c¬ cÊu hÖ thèng tµi liÖu, cã tÝnh chÊt ®Þnh híng vµ chÝnh s¸ch. Môc ®Ých cña sæ tay chÊt lîng lµ nh»m m« t¶ c¸c yÕu tè chÝnh cña hÖ thèng qu¶n lý vµ sù t¬ng t¸c gi÷a c¸c yÕu tè nµy. Tæ chøc cã quyÒn quyÕt ®Þnh h×nh thøc vµ ®Þnh d¹ng cña sæ tay chÊt lîng cña m×nh. Trong phÇn nhiÒu tr êng hîp, sæ tay chÊt lîng sÏ m« t¶ tãm t¾t vÒ HTQLCL vµ c¸c nguyªn t¾c ®îc ¸p dông trong hÖ thèng, viÖn dÉn ®Õn hÖ thèng tµi liÖu hç trî vµ cã thÓ ®îc chuyÓn cho c¬ quan bªn ngoµi víi môc ®Ých cung cÊp th«ng tin. Víi nh÷ng tæ chøc cã quy m« nhá gän, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt/cung cÊp dÞch vô kh«ng phøc t¹p, sæ tay chÊt lîng cã thÓ bao gåm toµn bé c¸c thñ tôc kÌm theo c¸c chØ dÉn c«ng viÖc chi tiÕt. 5
Ngoµi nh÷ ng yªu cÇu b¾ t buéc nªu trªn , sæ tay chÊt lî ng th êng ® Ò cËp tíi m ét sè néi dung kh¸c, bao gåm : Trang theo dâi néi dung vµ qu¸ tr× nh söa ® æ i néi dông cña sæ tay chÊt lî ; ng Môc lôc; Quy ®Þnh vÒ viÖc kiÓm so¸t vµ ph©n phèi sæ tay chÊt l îng; Tuyªn bè vÒ chÝnh s¸ch chÊt lîng; LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc; S¬ ®å tæ chøc, tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n cña mét sè vÞ trÝ chñ chèt; Néi dung cña hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng: chÝnh s¸ch vµ c¸ch thøc thùc hiÖn nh»m ®¸p øng c¸c yªu cÇu t¬ng øng cña tiªu chuÈn. 1.4 Qu¸ tr×nh lËp v¨n b¶n hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng  X¸c ® Þnh cam kÕ t cña l∙nh ® ¹o: i. T×m hi u vÒ hÖ thèng qu¶n l chÊt lî I 9000; Ó ý ng SO ii. Cam kÕ t vÒ vi c hç trî vµ cung cÊp ® µo Ö t¹o , nguån lùc.  Tæ chøc nh© n sù thùc hi n: Ö i. Bæ nhi §¹i di n l∙nh ® ¹ Öm Ö o vÒ chÊt lî ng ( M R), quy ® Þnh Q râ tr¸ch nhi Öm vµ quyÒ n h¹n ; ii. Thµnh l Ban ® i u hµnh: Ëp Ò 0. Lùa chän thµnh vi ; ªn 1. Q uyÕ t Þnh ® nguyªn t c l vi c; ¾ µm Ö 2. ChØ ® Þnh éi ® ngò c¸n bé hç trî. i. X¸c ® Þnh nhi vô hç trî cña c¸c thµnh Öm vi kh¸c trong t chøc. ªn æ  X¸c ® Þnh ph¹ vi tri n khai dù ¸n: m Ó 6
i. S¶n phÈm , dÞch vô hay l nh vùc ¸p dông Ü thuéc ph¹ vi cña H TQ LCL; m ii. §Þa bµn tri n khai ¸p dông H TQ LCL; Ó iii. Ti chuÈn ¸p dông. ªu  Thi t l ® Þnh ng vµ chÝnh s¸ch : Õ Ëp hí i. X© y dùng vµ c«ng bè chÝnh s¸ch chÊt l î ; ng ii. Tri n khai c¸c m ôc ªu chÊt lî ; Ó ti ng iii. X© y dùng kÕ ho¹ch x© y dùng vµ tri n khai Ó H TQ LCL.  Rµ so¸t l t ng thÓ c¸c qu¸ tr× nh trong ¹i æ H TQ LCL: i. X© y dùng b i u ® å Õ n tr× nh ki doanh, Ó ti nh cung cÊp dÞch vô; ii. NhËn b i t c¸c qu¸ tr× nh ® ang ®î tri n Õ c Ó khai trong thùc t ; Õ iii. So s¸nh víi yªu cÇu cña ti chuÈn l ªu ùa chän ® Ó bæ sung.  Q uyÕ t ® Þnh c¬ cÊu cña hÖ thèng qu¶n l chÊt l ý î ®î l thµnh v¨n b¶n; ng c Ëp  §¸nh gi thùc tr¹ng : ¸ i. TËp hî c¸c tµ i li u hi n cã; p Ö Ö ii. Rµ so¸t vµ hi u râ c¸ch thøc ti n hµnh Ó Õ c¸c ho¹t ® éng trong t chøc. æ  V i t sæ tay chÊt lî ; Õ ng  V i t c¸c thñ tôc/ Õ quy tr× nh: i. X¸c ® Þnh qu¸ tr× nh ® ang tri n khai trong Ó thùc t ; Õ ii. Ki Óm tra thùc t chØ nh söa; Õ 7
iii. So s¸nh víi yªu cÇu cña I 9001: SO 2000 chØ nh söa; bæ sung c¸c hí dÉn c«ng vi c; ng Ö iv. ¸p dông thùc t chØ nh söa; Õ  V i t quy tr× nh hoµn chØ nh; Õ  ¸p dông thö chØ nh söa;  Ban hµnh chÝnh thøc.  V i t c¸c hí dÉn c«ng vi c. Õ ng Ö 8
II. tæng quan vÒ ho¹t ®éng ®¸nh gi¸ 2.1 Kh¸i qu¸t §¸nh gi chÊt lî l c«ng cô qu¶n l c¬ b¶n ®î sö dông ¸ ng µ ý c ® Ó: a) X¸c ® Þnh hÖ thèng qu¶n l chÊt lî cã ®î th i t l ý ng c Õ Ëp vµ l thµnh v¨n b¶n phï hî , ®î thÊu hi u vµ ®î Ëp p c Ó c thùc hi n cã hi u l vµ thÝch hî nh»m ® ¹t ®î c¸c Ö Ö ùc p c m ôc ªu chÊt lî ® ∙ ti ng c«ng bè; b) §a ra c¸c chøng cø kh¸ch quan nh»m chøng minh cho møc ®é ®¶m b¶o chÊt lîng mong muèn, vµ lo¹i bá, còng nh ng¨n ngõa sù kh«ng phï hîp; c) §Ò xuÊt c¸c hµnh ®éng c¶i tiÕn trong tæ chøc; d) L∙nh ®¹o tæ chøc cã c¬ së ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh thÝch hîp. Theo ISO 9000:2000, ®¸nh gi¸ ®îc ®Þnh nghÜa lµ “Qu¸ tr×nh cã hÖ thèng, ®éc lËp vµ ®îc lËp thµnh v¨n b¶n ®Ó thu thËp b»ng chøng ®¸nh gi¸ vµ xem xÐt ®¸nh gi¸ chóng mét c¸ch kh¸ch quan nh»m x¸c ®Þnh møc ®é ®¸p øng c¸c chuÈn mùc ®∙ tho¶ thuËn”. Tõ ®Þnh nghÜa nªu trªn, cã thÓ thÊy r»ng ho¹t ®éng ®¸nh gi¸ ®îc nhËn biÕt trªn mét sè nguyªn t¾c. Nh÷ng nguyªn t¾c nµy ®¶m b¶o cho mét cuéc ®¸nh gi¸ thËt sù lµ mét c«ng cô cã hiÖu qu¶ vµ tin cËy trong viÖc hç trî cho c¸c chÝnh s¸ch qu¶n lý vµ c¸c biÖn ph¸p kiÓm so¸t. Cã tÊt c¶ 5 néi dung c¬ b¶n ®îc ®Ò cËp díi ®©y: a) Thùc hiÖn ®óng nguyªn t¾c; b) NhËn ®Þnh c«ng b»ng, trung thùc vµ chÝnh x¸c; c) CÈn träng mét c¸ch phï hîp; d) §éc lËp, kh¸ch quan; e) Cã b»ng chøng. 9
2.2 Mét sè thuËt ng÷ vµ ®Þnh nghÜa liªn quan ®Õn ®¸nh gi¸ §¸nh gi¸: Q u¸ tr× nh cã hÖ thèng, ® éc l vµ ®î l thµnh v¨n b¶n Ëp c Ëp ® Ó thu thËp b»ng chøng ® ¸nh gi vµ xem xÐ t ® ¸nh gi ¸ ¸ chóng m ét c¸ch kh¸ch quan nh»m x¸c ® Þnh m øc é ¸p øng ® ® c¸c chuÈn m ùc ∙ ® tho¶ thuËn. ChuÈn mùc ®¸nh gi¸: TËp hî c¸c chÝnh s¸ch , thñ tôc hay yªu cÇu ®î x¸c ® Þnh p c l gèc so s¸nh. µ B»ng chøng ®¸nh gi¸: Hå s¬, tuyªn bè vÒ sù kiÖn hay c¸c th«ng tin kh¸c liªn quan tíi c¸c chuÈn mùc ®¸nh gi¸ vµ cã thÓ kiÓm tra x¸c nhËn ®îc. Chó thÝch: b»ng chøng ®¸nh gi¸ cã thÒ lµ ®Þnh tÝnh hoÆc ®Þnh lîng. Ph¸t hiÖn khi ®¸nh gi¸: KÕt qu¶ cña viÖc xem xÐt nhËn ®Þnh c¸c b»ng chøng ®¸nh gi¸ ®∙ thu thËp so víi chu¶n mùc ®¸nh gi¸. Chó thÝch: ph¸t hiÖn khi ®¸nh gi¸ cã thÓ chØ ra sù phï hîp hoÆc kh«ng phï hîp víi chuÈn mùc ®¸nh gi¸, hoÆc chØ ra c¬ héi c¶i tiÕn. KÕt luËn ®¸nh gi¸: KÕt qu¶ cña cuéc ®¸nh gi¸ do ®oµn ®¸nh gi¸ cung cÊp sau khi xem xÐt c©n nh¾c tÊt c¶ c¸c ph¸t hiÖn khi ®¸nh gi¸. Kh¸ch hµng cã yªu cÇu ®¸nh gi¸: Lµ tæ chøc hay ngêi ®a ra yªu cÇu ®¸nh gi¸. 10
Bªn ®îc ®¸nh gi¸: Tæ chøc ®î ® ¸nh gi c ¸. Chuyªn gia ®¸nh gi¸: Ngêi cã n¨ng lùc tiÕn hµnh ®¸nh gi¸. §oµn ®¸nh gi¸: Mét hay nhiÒu chuyªn gia ®¸nh gi¸ tiÕn hµnh ®¸nh gi¸. Ch¬ng tr×nh ®¸nh gi¸: TËp hîp mét hay nhiÒu cuéc ®¸nh gi¸ ®îc ho¹ch ®Þnh cho mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh vµ nh»m mét môc ®Ých cô thÓ. KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸: S¾p ®Æt cho c¸c ho¹t ®éng sÏ ®îc thùc hiÖn trªn hiÖn tr êng vµ c¸c giµn xÕp cho cuéc ®¸nh gi¸. N¨ng lùc: Kh¶ n¨ng ®îc chøng minh ®Ó ¸p dông c¸c kiÕn thøc vµ kü n¨ng. 2.3 Ph©n lo¹i c¸c h×nh thøc ®¸nh gi¸ Cã ba h×nh thøc ®¸nh gi¸ ®îc ph©n lo¹i dùa trªn quan hÖ gi÷a bªn ®¸nh gi¸ vµ bªn ®îc ®¸nh gi¸ nh sau: 1. §¸nh gi¸ cña Bªn thø nhÊt: Cßn gäi lµ ®¸nh gi¸ néi bé, ®îc chÝnh tæ chøc hoÆc bªn ® îc tæ chøc uû quyÒn tù tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ víi c¸c môc ®Ých néi bé vµ cã thÓ t¹o c¬ së cho viÖc tù c«ng bè sù phï hîp. 2. §¸nh gi¸ cña bªn thø hai: Lµ lo¹i h×nh ®¸nh gi¸ ®îc tiÕn hµnh bëi c¸c bªn quan t©m ®Õn tæ chøc nh kh¸ch hµng, hay ®¹i diÖn cña kh¸ch hµng. 11
3. §¸nh gi¸ cña bªn thø ba: Do tæ chøc ®éc lËp bªn ngoµi tiÕn hµnh. Tæ chøc ®éc lËp bªn thø ba ®îc gäi lµ tæ chøc chøng nhËn. Tæ chøc chøng nhËn cÊp giÊy chøng nhËn hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng, hÖ thèng qu¶n lý m«i trêng hay s¶n phÈm cña tæ chøc phï hîp víi c¸c yªu cÇu cña tiªu chuÈn ¸p dông. Cã thÓ kÕt hîp viÖc ®¸nh gi¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng, hÖ thèng qu¶n lý m«i trêng hay ®¸nh gi¸ s¶n phÈm, hµng ho¸ trong cïng mét cuéc ®¸nh gi¸. C¸c tæ chøc chøng nhËn còng cã thÓ phèi hîp ®Ó ®¸nh gi¸ mét bªn ®îc ®¸nh gi¸. 12
III. qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ 3.1 Kh¸i qu¸t §Ó ti n hµnh ho¹t ® éng ® ¸nh g i t chøc chøng nhËn ph¶i Õ ¸, æ thùc thùc hi n vµ qu¶n l m ét Þch tr× nh ® ¸nh g i cã hi u Ö ý l ¸ Ö l vµ hi u qu¶. M ôc ® Ých cña l ùc Ö Þch tr× nh ® ¸nh g i l ® Ó ¸ µ trî gi cho l∙nh ® ¹ æ chøc chøng nhËn khi cung cÊp c¸c óp o t nguån l cÇn th i t t¹o ® i u ki n cÇn th i t cho ho¹t ® éng ùc Õ Ò Ö Õ tri n khai c¸c cuéc ® ¸nh g i trªn ® óng thê i ® i Ó ¸ Óm vµ hoµn chØ nh. LÞch tr× nh ® ¸nh g i cã thÓ bao gåm vi c t chøc nhi u ¸ Ö æ Ò cuéc ® ¸nh g i bao qu¸t hÖ thèng qu¶n l chÊt lî víi c¸c ¸ ý ng m ôc ªu kh¸c nhau tuú thuéc vµo quy m «, ti b¶n chÊt vµ m øc ®é phøc t¹p cña t chøc. LÞch tr× nh ® ¸nh g i còng cã thÓ æ ¸ bao gåm nh÷ ng cuéc ® ¸nh gi kÕ t hî nhi u l ¹i h× nh nh ¸ p Ò o ® ¸nh g i hÖ thèng qu¶n l chÊt lî , ® ¸nh gi hÖ thèng ¸ ý ng ¸ qu¶n l m «i ý trêng... L∙ ® ¹ æ chøc chøng nhËn cã thÓ trùc ti p qu¶n l hoÆ c nh o t Õ ý uû quyÒ n qu¶n l lý Þch tr× nh ® ¸nh gi C«ng t¸c qu¶n l ¸. ý lÞch tr× nh ® ¸nh g i bao gåm : ¸ ThiÕt lËp môc tiªu vµ quy m« cña ch¬ng tr×nh; X¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm, nguån lùc vµ c¸c thñ tôc; §¶m b¶o viÖc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh ®¸nh gi¸; Gi¸m s¸t vµ rµ so¸t ch¬ng tr×nh ®¸nh gi¸; §¶m b¶o duy tr× c¸c hå s¬ thÝch hîp. 3.2 Môc tiªu vµ quy m« cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ Môc tiªu cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ Môc tiªu cho lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc thiÕt lËp ®Ó ®Þnh híng cho viÖc ho¹ch ®Þnh vµ ®iÒu hµnh c¸c cuéc ®¸nh gi¸. Tuú thuéc vµo quy m«, b¶n chÊt vµ møc ®é phøc t¹p, 13
t chøc chøng nhËn cã thÓ ® ¸p øng c¸c m ôc ªu nµy trong æ ti m ét cuéc ® ¸nh g i¸. C¸c m ôc ªu ®a ra ®î c¨n cø trªn : ti c §Þnh hí trong ki doanh; ng nh C¸c yªu cÇu cña hÖ thèng qu¶n l ; ý C¸c yªu cÇu chÕ ® Þnh hoÆ c yªu cÇu hî ® ång; p Yªu cÇu cña kh¸ch hµng; C¸c rñ i ro ti m Èn trong t chøc. Ò æ Th«ng th êng, ® èi víi cuéc ® ¸nh gi néi bé, t chøc ¸p ¸ æ dông H TQ LCL ph¶i tù x¸c ® Þnh m ôc ªu cña l ti Þch tr× nh ® ¸nh gi cho m × nh ¸ vµ ® ång thê i chuÈn bÞ cho vi c chøng nhËn Ö H TQ LCL cña t chøc chøng nhËn hay nh»m ® ¶m b¶o sù phô hî æ p víi c¸c yªu cÇu hî ® ång. p Quy m« cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ LÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cã thÓ ®a d¹ng vÒ ®é lín, b¶n chÊt vµ møc ®é phøc t¹p. Quy m« cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ®îc thÓ hiÖn qua ph¹m vi, môc tiªu, kho¶ng thêi gian ph©n bæ, vµ tÇn xuÊt cña viÖc ®¸nh gi¸. Quy m« nµy bÞ t¸c ®éng bëi: Quy m«, b¶n chÊt, vµ møc ®é phøc t¹p cña tæ chøc ®¸nh gi¸; Sè lîng, tÇm quan träng, møc ®é phøc t¹p, tÝnh chÊt t¬ng ®ång, vµ ®Þa ®iÓm cña c¸c ho¹t ®éng sÏ ®îc ®¸nh gi¸; Tiªu chuÈn, c¸c yªu cÇu chÕ ®Þnh vµ theo hîp ®ång, c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ c¸c chuÈn mùc ®¸nh gi¸ kh¸c; Nhu cÇu vÒ chøng nhËn; KÕt qu¶ cña c¸c cuéc ®¸nh gi¸ tríc ®ã hoÆc kÕt qu¶ xem xÐt lÞch tr×nh ®¸nh gi¸; C¸c vÊn ®Ò ng«n ng÷, v¨n ho¸, x∙ héi; Mèi quan t©m cña c¸c bªn liªn quan; 14
Nh÷ ng thay ® æ i lí vÒ t chøc, ho¹t ® éng hay c¸c khu n æ vùc chøc n¨ng. 3.3 Tr¸ch nhiÖm, nguån lùc vµ thñ tôc Tr¸ch nhiÖm Tr¸ch nhiÖm qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc chØ ®Þnh cho mét hoÆc nhiÒu c¸ nh©n cã hiÓu biÕt chung vÒ c¸c nguyªn t¾c ®¸nh gi¸, vÒ n¨ng lùc cña chuyªn gia ®¸nh gi¸, vµ vÒ viÖc ¸p dông c¸c c«ng cô còng nh ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸. Ngêi ®îc chØ ®Þnh còng cÇn cã hiÓu biÕt chung vÒ kü thuËt vµ s¶n xuÊt, kinh doanh/cung øng dÞch vô t¬ng øng víi c¸c ho¹t ®éng sÏ ®îc ®¸nh gi¸. Nguêi cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ph¶i: X¸c ®Þnh, thùc hiÖn, duy tr× vµ c¶i tiÕn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸; NhËn biÕt vµ cung cÊp ®ñ nguån lùc ®Ó thùc hiÖn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸. Nguån lùc Khi x¸c ®Þnh c¸c nguån lùc cÇn ph©n bæ cho lÞch tr×nh ®¸nh gi¸, cÇn c©n nh¾c ®Õn c¸c yªu tè sau: C¸c nguån lùc tµi chÝnh cÇn thiÕt ®Ó x©y dùng, thùc hiÖn, qu¶n lý vµ c¶i tiÕn c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸; C¸c c«ng cô vµ ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸; Sù s½n cã cña c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸ vµ chuyªn gia kü thuËt; C¸c qu¸ tr×nh ®Ó ®¹t ®îc vµ duy tr× n¨ng lùc cña chuyªn gia ®¸nh gi¸, còng nh ®Ó c¶i tiÕn kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc cña chuyªn gia ®¸nh gi¸; N¨ng lùc cña chuyªn gia ®¸nh gi¸ thÝch hîp víi c¸c môc tiªu ®¸nh gi¸ cô thÓ trong ch¬ng tr×nh; Thêi gian ph©n bæ, thêi gian di chuyÓn; 15
C¸c nhu cÇu kh¸c. Thñ tôc Thñ tôc ®¸nh gi¸ ph¶i ®Ò cËp tíi c¸ch thøc: Ho¹ch ®Þnh vµ lªn lÞch c¸c cuéc ®¸nh gi¸; §¶m b¶o n¨ng lùc cña c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸; Lùa chän ®oµn chuyªn gia ®¸nh gi¸ thÝch hîp; TiÕn hµnh ®¸nh gi¸; Thùc hiÖn theo dâi vµ gi¸m s¸t tiÕp theo. 3.4 Thùc hiÖn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ViÖc thùc hiÖn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ bao gåm: V¨n b¶n ho¸ lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ vµ th«ng b¸o cho c¸c bªn liªn quan; §iÒu phèi vµ lªn lÞch cho c¸c cuéc ®¸nh gi¸, còng nh cho c¸c ho¹t ®éng kh¸c trong lÞch tr×nh; ThiÕt lËp vµ duy tr× qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ ban ®Çu cña chuyªn gia ®¸nh gi¸ còng nh theo dâi nhu cÇu ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn n¨ng lùc chuyªn m«n cña chuyªn gia ®¸nh gi¸; §¶m b¶o viÖc chØ ®Þnh c¸c ®oµn ®¸nh gi¸ phï hîp víi môc ®Ých ®¸nh gi¸; Cung cÊp c¸c nguån lùc cÇn thiÕt cho ®oµn ®¸nh gi¸; §¶m b¶o tiÕn hµnh c¸c cuéc ®¸nh gi¸ theo ®óng lÞch tr×nh; §¶m b¶o kiÓm so¸t hå s¬ cña c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸; §¶m b¶o xem xÐt vµ phª duyÖt c¸c b¸o c¸o ®¸nh gi¸, vµ ®Ö tr×nh tíi c¸c cÊp cã thÈm quyÒn; §¶m b¶o cho ho¹t ®éng theo dâi sau ®¸nh gi¸. 3.5 Hå s¬ thuéc lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ 16
C¸c hå s¬ thuéc lÞch tr× nh ® ¸nh g i cÇn ®î duy tr× nh»m ¸ c chøng m i nh cho vi c vËn hµnh l Ö Þch tr× nh ® ¸nh gi H å s¬ ¸. ®ã cã thÓ bao gåm : a) KÕt qu¶ rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸; b) C¸c hå s¬ cña tõng lÇn ®¸nh gi¸ nh: KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸; B¸o c¸o ®¸nh gi¸; B¸o c¸o ®iÓm kh«ng phï hîp; B¸o c¸o hµnh ®éng kh¾c phôc vµ phßng ngõa. c) Hå s¬ vÒ nh©n sù tham gia ®¸nh gi¸ bao gåm c¸c vÊn ®Ò: §¸nh gi¸ ban ®Çu chuyªn gia ®¸nh gi¸; §¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô cña chuyªn gia; Lùa chän ®oµn ®¸nh gi¸; Qu¸ tr×nh ®µo t¹o. 3.6 Gi¸m s¸t vµ rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ ViÖc vËn hµnh lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ cÇn ®îc gi¸m s¸t vµ t¹i c¸c chu kú thÝch hîp ®îc rµ so¸t ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é ®¸p øng c¸c môc tiªu ®∙ ®Ò ra. KÕt qu¶ rµ so¸t cÇn ®¸nh gi¸ ®îc hiÖu lùc cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ vµ nhËn biÕt c¸c c¬ héi c¶i tiÕn. §Ó cã thÓ gi¸m s¸t cã hiÖu qu¶ lÞch tr×nh ®¸nh gi¸, cã thÓ sö dông mét sè chØ sè sau ®©y: Kh¶ n¨ng cña ®oµn ®¸nh gi¸ ®Ó ®¸p øng c¸c môc tiªu; Sù phï hîp víi ch¬ng tr×nh vµ lÞch tr×nh; Ph¶n håi tõ l∙nh ®¹o tæ chøc, bªn ®îc ®¸nh gi¸ vµ c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸; Thêi gian ®Ó kh¾c phôc c¸c vÊn ®Ò ®a ra cã liªn quan ®Õn lÞch tr×nh ®¸nh gi¸. ViÖc rµ so¸t lÞch tr×nh ®¸nh gi¸ tiÕn hµnh theo ®Þnh kú cã thÓ c©n nh¾c ®Õn: 17
KÕ t qu¶ vµ khuynh hí nhËn thÊy qua ho¹t ® éng gi ng ¸m s¸t; Sù phï hî víi thñ tôc; p Nhu cÇu vµ m ong ® îi cña c¸c bªn quan t m ; © Hå s¬ ® ¸nh g i¸; C¸c thùc ti n ® ¸nh g i m í Ô ¸ i vµ c¸c kh¶ n¨ng l chän. ùa KÕ t qu¶ rµ so¸t lÞch tr× nh ® ¸nh g i cã thÓ dÉn ® Õn ¸ c¸c hµnh ® éng kh¾ c phôc, phßng ngõa hay c¶ i ti n l Õ Þch tr× nh ® ¸nh g i¸. 18
iv. lËp kÕ ho¹ch vµ chuÈn bÞ ®¸nh gi¸ 4.1 Môc tiªu, ph¹m vi vµ chuÈn mùc ®¸nh gi¸ L∙ ® ¹ nh o cña t chøc chøng nhËn cã tr¸ch nhi x¸c ® Þnh æ Öm m ôc ªu , ph¹ vi vµ chuÈn m ùc ¸nh gi BÊt kú thay ® æ i ti m ® ¸. nµo ® Õn c¸c néi dung nµy ® Òu ph¶i cã ®î sù ® ång ý cña c l∙nh ® ¹ æ chøc chøng nhËn vµ ngêi chÞu tr¸ch nhi o t Öm qu¶n l l ý Þch tr× nh ® ¸nh g i (kh i thÝch hî ) sau kh i tham kh¶o ¸ p ý ki n cña trëng ® oµn ¸nh gi Õ ® ¸. Môc tiªu Ngoµi môc tiªu tæng quan cña lÞch tr×nh ®¸nh gi¸, mét cuéc ®¸nh gi¸ tríc khi ®îc tiÕn hµnh ph¶i ®îc x¸c ®Þnh râ vÒ môc tiªu, ph¹m vi vµ chuÈn mùc ®¸nh gi¸. Th«ng thêng, môc tiªu cho mét cuéc ®¸nh gi¸ cã thÓ lµ: X¸c ®Þnh møc ®é phï hîp cña hÖ thèng qu¶n lý chÊt l îng hay cña mét phÇn hÖ thèng so víi chuÈn mùc ®¸nh gi¸; X¸c ®Þnh kh¶ n¨ng cña HTQLCL nh»m ®¶m b¶o sù tu©n thñ víi c¸c yªu cÇu chÕ ®Þnh vµ theo hîp ®ång; X¸c ®Þnh hiÖu lùc cña HTQLCL trong viÖc ®¸p øng c¸c môc tiªu quy ®Þnh; NhËn biÕt c¸c khu vùc cã tiÒm n¨ng c¶i tiÕn n»m trong HTQLCL. Ph¹m vi Ph¹m vi ®¸nh gi¸ ®Ò cËp ®Õn møc ®é vµ c¸c danh giíi cña cuéc ®¸nh gi¸ x¸c ®Þnh theo c¸c yÕu tè nh vÞ trÝ ®Þa lý, ®¬n vÞ trong tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng vµ qu¸ tr×nh sÏ ®îc ®¸nh gi¸, vµ khi cã thÓ bao gåm c¶ kho¶ng thêi gian ph©n bæ. ChuÈn mùc ®¸nh gi¸ 19
ChuÈn m ùc ¸nh g i cã thÓ bao gåm c¸c chÝnh s¸ch ¸p dông, ® ¸ c¸c thñ tôc, ti chuÈn, yªu cÇu chÕ ® Þnh, c¸c yªu cÇu ªu ® Æ c ï cña H TQ LCL, c¸c yªu cÇu theo hî ® ång, c¸c quy th p ® Þnh Æ c ï cña ngµnh hay l nh vùc... ® th Ü Ngêi ®î chØ ® Þnh vµ cã tr¸ch nhi qu¶n l ch¬ ng tr× nh c Öm ý ® ¸nh g i ph¶i x¸c ® Þnh ®î kh¶ n¨ng thùc hi n cuéc ® ¸nh ¸ c Ö gi NÕ u xÐ t thÊy cha ® ñ i u ki n ® Î æ chøc cuéc ® ¸nh ¸. ® Ò Ö t gi cÇn cã ph¬ ng ¸n chuyÓ n ® æ i ¸, sang thê i ® iÓm phï hî . p C¸c yÕ u tè cÇn c© n nh¾ c Ó ® quyÕ t ® Þnh t chøc cuéc ® ¸nh æ gi bao gåm : ¸ Th«ng tin ®Çy ®ñ vµ thÝch hîp cho viÖc lËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸; Sù hîp t¸c t¬ng xøng cña bªn ®îc ®¸nh gi¸; S½n cã thêi gian vµ c¸c nguån lùc t¬ng xøng ®Ó ®¸p øng ch¬ng tr×nh ®¸nh gi¸ ®∙ ®îc ®Æt ra. 4.2 Yªu cÇu ®èi víi ®oµn ®¸nh gi¸ vµ chuyªn gia ®¸nh gi¸ §oµn ®¸nh gi¸ §oµn ® ¸nh g i ®î thµnh l theo quyÕ t ® Þnh cña l∙nh ® ¹ ¸ c Ëp o t chøc nÕ u ® ã µ ® ¸nh g i néi bé, hoÆ c æ l ¸ theo quyÕ t ® Þnh cña t chøc chøng nhËn sau khi tham kh¶o ý ki n cña t æ Õ æ chøc ®î ® ¸nh gi nÕ u ® ã µ cuéc ® ¸nh gi cña bªn thø ba. c ¸ l ¸ BÊt kÓ c«ng vi c ® ¸nh gi ®î ti n hµnh do m ét oµn hay Ö ¸ c Õ ® m ét c¸ nh© n, Trëng ® oµn ® ¸nh gi ph¶i chÞu m äi tr¸ch ¸ nhi Öm vÒ cuéc ® ¸nh g i¸. §oµn §¸nh g i bao gåm Trëng ® oµn ® ¸nh g i vµ tuú theo ¸ ¸ t nh h× nh cã thÓ cã c¸c thµnh vi tham g i trong ® oµn × ªn a víi t c¸ch Chuyªn gi ® ¸nh gi trëng / Chuyªn g i ® ¸nh a ¸ a gi trëng tËp sù / Chuyªn g i ® ¸nh g i / Chuyªn gi ® ¸nh ¸ a ¸ a gi tËp sù / Chuyªn g i kü thuËt / hoÆ c uan s¸t vi . ¸ a Q ªn 20