Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty
(Phần 6)
Giám sát
Giám sát là hành động giúp cho nhà lãnh đạo thấu hiểu tình hình và đảm bảo
rằng các kế hoạch và chính sách được thực hiện đúng đắn. Nó bao gồm việc đưa ra các
hướng dẫn và cũng như việc kiểm tra mức độ hoàn thành các nhiệm vụ.
Có hai kiểu giám sát khác nhau. Đó là “Giám sát quá mức - over-supervision”
(hay còn được gọi là giám sát tiểu tiết – micro-management); và “Giám sát nửa vời -
under-supervision”. Kiểu giám sát quá mức sẽ làm dập tắt sự sáng tạo, triệt tiêu các
sáng kiến, làm bùng phát những bực bội, khó chịu đồng thời hạ thấp tinh thần cũng
như động cơ làm việc của nhân viên. Còn kiểu giám sát nửa vời sẽ làm giảm khả năng
giao tiếp cũng như khả năng hợp tác giữa các nhân viên. Một người lãnh đạo có tầm
nhìn, có kiến thức và kinh nghiệm quản lý chắc chắn sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cấp
dưới.
Đánh giá là một phần của hoạt động giám sát. Nó xuất hiện khi nhà lãnh đạo
phân định giá trị, chất lượng hay tầm quan trọng của một người, một ý tưởng hay một
công việc nào đó. Nó bao gồm cả việc xem xét cách thức mà mọi người hoàn thành
nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo sẽ có được những thông tin phản hồi
về việc một công việc nào đó được thực hiện như thế nào, chất lượng ra sao, đồng thời
diễn giải một cách chi tiết các thông tin phản hồi đó. Mọi người cần những thông tin
phản hồi để tự đánh giá công việc của mình mà nếu không có nó, họ sẽ tiếp tục mắc
sai lầm khi thực hiện nhiệm vụ hoặc ngừng thực thi những bước tiếp theo giúp họ có
được thành công lớn trong công việc.
Hãy liệt kê ra những nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành bởi trong cuộc sống bận
bịu này, phần lớn chúng ta đều có trí nhớ kém. Sẽ tốt hơn nếu bạn biết liệt kê những
nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ, thứ tự ưu tiên “A” phải được làm trong ngày hôm
nay, thứ tự ưu tiên “B” phải được làm trong ngày mai và thứ tự ưu tiên “C” sẽ được
làm sau trong một vài ngày tới.
Cũng nên rà sóat lại nhiều lần những vấn đề quan trọng của mình bằng việc
theo dõi chúng một cách sát sao bởi những sự việc bất thường có thể xảy ra nếu bạn
không nhận thức được nó. Đó có thể là việc giấy tờ làm ăn bị mất, kế hoạch thay đổi
hay sự lãng quên của nhân viên. Nếu bạn có một hệ thống kiểm tra kỹ lưỡng, bạn sẽ
sớm phát hiện ra các lỗi sai sót, có thời gian để sửa chữa chúng đồng thời làm giảm
thiểu bất kỳ sự cố nào. Việc theo dõi sự việc từ đầu đến cuối dường như khiến bạn
cảm thấy mình đang lãng phí thời gian và sức lực, tuy nhiên, trong một thời gian dài,
nó sẽ đem lại cho Bạn những kết quả nhất định. Bạn sẽ mất ít thời gian và sức lực hơn
để khắc phục, sửa chữa những sai sót đã tồn tại từ lâu.
Truyền cảm hứng tới các nhân viên
Các nhân viên của Bạn sẽ dễ dàng hoàn thành công việc của mình nếu họ có
cảm hứng thực sự để làm việc đó. Truyền cảm hứng có nghĩa là “thổi luồng sinh khí
vào một ai đó”. Và để thực hiện điều đó, bản thân chúng ta phải có những luồng sinh
khí nhất định. Ba hành động chính sau đây sẽ giúp bạn thực hiện được điều này:
1. Hãy luôn là một người lãnh đạo sôi nổi, nồng nhiệt: Nơi nào có những
người lãnh đạo sôi nổi, đầy ắp lòng nhiệt tình, nơi đó mọi người sẽ dễ dàng có được
hiệu quả công việc. Bạn phải thực sự tâm huyết với những công việc mà bạn đang làm,
đồng thời biết truyền niềm say mê của mình đến những cộng sự xung quanh bạn. Nếu
không làm được điều này, bạn khó có thể mong đợi tập thể của bạn cũng nhiệt thành
với công việc.
2. Biết tạo điều kiện để các nhân viên của mình có cơ hội ra quyết định:
Những nhân viên khi tham gia vào quá trình ra quyết định thường hăng hái và nhiệt
tình hơn rất nhiều so với những ai chỉ đơn thuần làm theo mệnh lệnh của sếp. Hãy giúp
họ có cơ hội tham gia vào quá trình này đồng thời nói với họ rằng bạn rất coi trọng ý
kiến của họ và luôn lắng nghe, tiếp thu mọi ý tưởng của họ.
3. Hiểu rõ tổ chức của bạn thực sự là gì: “Quân đội không do con người tạo
ra mà chính là bản thân con người. Mọi quyết định chúng ta đưa ra đều được coi là
vấn đề quần chúng” - đó là một chân lý cơ bản được tướng Creighton W. Abrams
nhấn mạnh vào khoảng giữa thập niên 70. Tổ chức của bạn cũng như vậy. Tổ chức này
có thể sản xuất ra sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, nhưng trước hết, nó phải là tập hợp
của những con người. Trách nhiệm hàng đầu của một nhà lãnh đạo là phát triển con
người và cho phép nhân viên dưới quyền phấn đấu vươn lên bằng tất cả năng lực sẵn
có. Các nhân viên của bạn có thể có nhiều kiến thức và trình độ cơ bản khác nhau,
nhưng tất cả đều có những mục tiêu mà họ mong muốn hoàn thành. Hãy tạo ra một
“môi trường quần chúng”- nơi mà mọi người có thể thực sự là chính bản thân họ.
Đào tạo và Huấn luyện
Với cương vị là nhà lãnh đạo, bạn phải nhìn nhận công việc huấn luyện từ hai
quan điểm khác biệt:
1) Huấn luyện để dẫn dắt người khác
2) Được huấn luyện để tự hoàn thiện bản thân mình.
Đào tạo và huấn luyện là hai công việc hoàn toàn khác nhau, mặc dù nhiều
người vẫn đánh đồng hai phạm trù này làm một. Đào tạo là một bài học có hệ thống
được thiết kế để cung cấp cho nhân viên các kiến thức cũng như kỹ năng để hoàn
thành nhiệm vụ. Trong khi đó, huấn luyện là một quy trình được thiết kế để giúp nhân
viên có được năng lực làm việc tốt hơn và vượt qua những rào cản nhằm cải thiện các
hoạt động trong công việc của họ.
Bạn có thể hình dung ra điều này ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Bạn
có còn nhớ những bài học chơi bóng chày mà các giáo viên thể dục đã dạy bạn không?
Và sau đó, bạn chơi cho đội bóng của trường. Bạn đã có những kiến thức cơ bản về
môn thể thao này cùng các luật chơi của nó, tuy nhiên, huấn luyện viên của đội bóng
sẽ là người cho bạn biết bạn phải chơi như thế nào cho thật tốt.
Đào tạo và huấn luyện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thứ nhất, bạn đào tạo
nhân viên bằng cách giúp đỡ họ về mặt chuyên môn, và sau đó bạn huấn luyện nhân
viên bằng những lời khuyên và gợi ý một cách tận tuỵ.
Cả đào tạo và huấn luyện đều nhằm một mục đích là giúp người khác có điều
kiện để học hỏi và phát triển bản thân. Mọi người học bằng cách lấy người khác làm
gương, bằng việc thiết lập một bức tranh trong tâm trí họ về những gì mình cần cố
gắng đạt được, bằng việc tiếp thu và thấu hiểu những thông tin cần thiết, bằng việc áp
dụng chúng vào công việc thực tế hay thực hành.
Cả đào tạo và huấn luyện đều có một vài điểm chung như sau:
• Đánh giá nhằm xác định các mức độ kiến thức, kỹ năng và lòng tin.
• Vạch rõ những mục tiêu có thể được đánh giá theo định kỳ. Nó sẽ giúp phân
chia mục tiêu thành các hành động theo từng bước một.
• Làm sáng tỏ các định hướng, mục tiêu cũng như trách nhiệm giải trình. Để tạo
dựng trách nhiệm giải trình rõ ràng, hãy để nhân viên hay tập thể tham gia vào quá
trình ra quyết định.
• Động viên công việc huấn luyện của các đồng nghiệp bằng việc nhắc nhở họ
rằng mọi người đều có phần đóng góp của mình trong mỗi thành công của người khác.
• Huấn luyện là công việc có ý nghĩa nhiều hơn so với việc chỉ đơn thuần nói
cho các nhân viên biết họ phải làm như thế nào. Nó bao gồm việc đưa ra lời khuyên,
xây dựng kỹ năng, tạo ra thách thức, loại bỏ những rào cản trong công việc, hình thành
những quy trình hiệu quả hơn, học hỏi thông qua những khám phá,….
• Giải quyết những rào cản tâm lý qua sự thay đổi, xem xét lại và chỉ ra cách mà
họ đang kìm nén bản thân, khuyên giải khi họ lúng túng chưa giải quyết được khó
khăn.
• Đưa ra những ý kiến phản hồi bằng việc vạch rõ và gợi ý về những giải pháp;
cố gắng không mắc phải những lỗi phê bình.
• Làm gương cho các nhân viên bằng chính bản thân mình.
Học tập
Điều kiện đầu tiên của việc học tập là cá nhân phải có động cơ thực sự. Bạn
không thể truyền đạt kiến thức và kỹ năng cho một ai đó không có động cơ học tập. Cá