Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu............................................................................1

2. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................................2

3. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................................2

4. Phạm vi nghiên cứu .....................................................................................................3

5. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................3

6. Cấu trúc đề tài..............................................................................................................4

PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ................................................5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH...........

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ........................................................................................5

1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................5

1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................................5

1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.............................................................6

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................................7

1.1.4. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................8

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát........................................................................................................ 8

1.1.4.2. Đánh giá rủi ro .................................................................................................................10

1.1.4.3. Hệ thống thông tin kế toán..............................................................................................11

1.1.4.4. Hoạt động kiểm soát.......................................................................................................12

1.1.4.5. Hệ thống giám sát............................................................................................................14

1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................15

1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền....................................................16

1.2.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng và thu tiền .............................................16

1.2.1.1. Định nghĩa chu trình bán hàng và thu tiền.....................................................................16

1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền...............................................................16

1.2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền...................18

1.2.1.4. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình......................................19

1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.................................................22

1.2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng .......................22

1.2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền ..........................24

1.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính..............................26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY

PHÚ HÒA AN..............................................................................................................29

2.1. Đặc điểm, tình hình chung về Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An..................29

2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An ........................................29

2.1.1.1. Lịch sử hình thành ...........................................................................................................29

2.1.1.2. Quá trình phát triển..........................................................................................................30

2.1.1.3. Quy mô và nguồn lực kinh doanh của Công ty Cổ phần Dệt may.......................

Phú Hòa An ...................................................................................................................31

2.1.1.4. Chiến lược và định hướng cho tương lai........................................................................33

2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An ................33

2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý......................................................................................................33

2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ....................................................................34

2.1.3. Tổ chức công tác kế toán.....................................................................................38

2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán:................................................................................................. 39

2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng..............................................................................................40

2.2. Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An .........................................................................42

2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm và khách hàng của Công ty ............................................42

2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm ....................................................................................................42

2.2.1.2. Đặc điểm về khách hàng................................................................................................. 42

2.2.1.3. Các phương thức giao hàng và thanh toán.....................................................................43

2.2.2. Tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

Cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................................................................................43

2.2.2.1. Ký hợp đồng gia công.....................................................................................................43

2.2.2.2. Gia công sản phẩm ..........................................................................................................45

2.2.2.3. Lập hóa đơn, ghi nhận ngiệp vụ bán hàng và xuất hàng...............................................60

2.2.2.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ......................................64

2.2.2.5. Thu tiền ............................................................................................................................64

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN................66

3.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

Cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................................................................................66

3.1.1. Môi trường kiểm soát ..........................................................................................66

3.1.1.1. Ưu điểm............................................................................................................................66

3.1.1.2. Nhược điểm .....................................................................................................................67

3.1.2. Đánh giá rủi ro.....................................................................................................67

3.1.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................................68

3.1.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng............................................................................................68

3.1.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền...............................................................................................74

3.1.4. Hệ thống thông tin kế toán ..................................................................................77

3.1.4.1. Ưu điểm............................................................................................................................77

3.1.4.2. Nhược điểm .....................................................................................................................78

3.1.5. Hệ thống giám sát ................................................................................................79

3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và

thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An .......................................................79

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................79

3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro ...................................................................................80

3.2.3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát....................................................................81

3.2.3.1. Ký hợp đồng gia công.....................................................................................................81

3.2.3.2. Gia công sản phẩm ..........................................................................................................81

3.2.3.3. Lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và xuất hàng.............................................85

3.2.3.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ......................................85

3.2.3.5. Thu tiền ............................................................................................................................85

3.2.4. Hoàn thiện thống tin và truyền thông ..................................................................85

3.2.5. Hoàn thiện hệ thống giám sát ..............................................................................86

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................87

DANH MỤC VIẾT TẮT

BCKQKD : Báo cáo kết quả kinh doanh

BCQT : Báo cáo quản trị

BCTC : Báo cáo tài chính

CBCNV : Cán bộ công nhân viên

CCDC : Công cụ dụng cụ

: CĐKT Cân đối kế toán

: GĐ Giám đốc

GTGT : Giá trị gia tăng

: HĐQT Hội đồng quản trị

HT : Hoàn thành

KCN : Khu công nghiệp

KD : Kinh doanh

KSNB : Kiểm soát nội bộ

KTCN : Kỹ thuật công nghệ

KTSX : Kỹ thuật sản xuất

NPL : Nguyên phụ liệu

: PGĐSX Phó Giám đốc sản xuất

PGNV : Phiếu giao nhiệm vụ

QC : Quality Control (Kiểm soát chất lượng)

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

TK : Tài khoản

: TLGĐSX Trợ lý Giám đốc sản xuất

TNDN : Thu nhập doanh nghiệp

: TSCĐ Tài sản cố định

TTKS : Thủ tục kiểm soát

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong KSNB .................................12

Bảng 1.2: Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình

bán hàng và thu tiền .....................................................................................18

Bảng 1.3: Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với

nghiệp vụ bán hàng ......................................................................................22

Bảng 1.4: Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với

nghiệp vụ thu tiền.........................................................................................24

Bảng 1.5: Các TTKS chu trình trong điều kiện áp dụng

máy tính – Kiểm soát chung ........................................................................26

Bảng 1.6: Các TTKS chu trình trong điều kiện áp dụng

máy tính – Kiểm soát ứng dụng ...................................................................27

Bảng 2.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty................................................31

Bảng 2.2: Tình hình kinh doanh của công ty ................................................................32

Biểu 2.1 : Phiếu giao nhiệm vụ .....................................................................................46

Biểu 2.2 : Phiếu hành trình may chi tiết........................................................................53

Biểu 2.3 : Phiếu báo trở ngại sản xuất...........................................................................55

Biểu 2.4 : Báo cáo may hàng ngày................................................................................56

Biểu 2.5 : Phiếu điều động công nhân tạm thời ............................................................57

Biểu 2.6 : Lệnh xuất hàng .............................................................................................58

Biểu 2.7 : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.......................................................62

Bảng 3.1: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụ bán hàng ....................68

Bảng 3.2: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụ thu tiền.......................74

Bảng 3.3: Mô hình đánh giá rủi ro ................................................................................81

Bảng 3.4: Biên bản nhận hàng ......................................................................................82

Bảng 3.5: Phiếu báo lỗi gia công được thông qua ........................................................84

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp............................................8

Sơ đồ 1.2: Mô hình hoạt động của chu trình kế toán bán hàng....................................21

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An ...............................33

Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy kế toán ..............................................................................38

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung ................................41

TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Đề tài đi vào nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại công ty dệt may từ lý luận đến thực tiễn.

Về mặt lý luận, đề tài đã khái quát được cơ bản các khái niệm liên quan đến hệ

thống kiểm soát nội bộ nói chung và hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và

thu tiền nói riêng.

Đề tài cũng đã khái quát được những nội dung chính về tình hình tài sản, nguồn

vốn, tình hình kinh doanh, những chiến lược, định hướng trong tương lai của Công ty

cổ phần Dệt may Phú Hòa An.

Đối với việc tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An, đề tài đã có những nghiên cứu

bước đầu trong việc tìm hiểu các vấn đề cơ bản như quá trình ký hợp đồng gia công,

quá trình gia công sản phẩm, lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và xuất hàng,

ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ, thu tiền.

Vấn đề kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty dệt may đòi

hỏi sự phối hợp chặt chẽ của tất cả các cấp quản lý và cán bộ công nhân viên trong

công ty để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình giám sát, kiểm tra, xử lý

các sai phạm...

Cuối cùng, từ những thực trạng đã tìm hiểu được, khóa luận đã đưa ra được

những nhận xét nhất định về ưu điểm, nhược điểm và đề xuất một số giải pháp góp

phần nâng cao hơn nữa hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

công ty.

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt

động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị

quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty mình như: con

người, tài sản, vốn... góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản

xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý

vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, phát triển và đi lên của doanh nghiệp.

Công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý

nghĩa quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, tổ chức. Vì nó đảm bảo cho

hoạt động tiêu thụ (bán hàng và bán dịch vụ) của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ,

đúng theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặt ra. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng

đồng vốn của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung

thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị. Do đó,

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển.

Mặt khác, có một thực tế là bất kỳ nước nào trong quá trình quá độ, phát triển

kinh tế đều lấy ngành dệt may để tích lũy tư bản (ví dụ điển hình là Trung Quốc). Hiện

nay ngành dệt may đang là ngành có tỷ trọng xuất khẩu lớn nhất nước ta. Dệt may

không chỉ tác động lớn đến kinh tế mà còn đến xã hội vì dệt may là ngành thu hút rất

nhiều lao động.

Ở Thừa Thiên – Huế, dệt may cũng là một ngành quan trọng. Trên địa bàn tỉnh

có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may như Công ty cổ phần dệt

may Huế, Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát, Công ty cổ phần dệt may

Phú Hòa An... Tuy chỉ mới thành lập nhưng Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An đã

và đang có những bước phát triển rất vững chắc và đang từng bước khẳng định mình.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 1

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Công tác kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp dệt may tuy có những đặc điểm

tương tự như những doanh nghiệp sản xuất khác nhưng cũng sẽ có những điểm đặc

thù. Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình

bán hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đặc biệt là đối với một doanh

nghiệp dệt may, ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực

tiễn, nắm bắt, mở rộng hiểu biết. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dệt may

Phú Hòa An, tôi đã quyết định chọn đề tài : “Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An”.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng.

Tìm hiểu thực trạng việc kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ

phần dệt may Phú Hòa An.

Thông qua việc so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức được trang bị,

nêu lên một số đánh giá và đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm

soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An.

3. Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An. Chính vì đặc điểm của Phú Hòa An là

nhận gia công sản phẩm (cung cấp dịch vụ gia công), không phải tự sản xuất sản phẩm

rồi bán hàng loạt nên trong khóa luận này, chu trình bán hàng và thu tiền được hiểu là

quá trình thực hiện đơn hàng gia công cho khách hàng, từ khi ký hợp đồng gia công

với khách hàng đến quá trình gia công sản phẩm, lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán

hàng, xuất hàng, ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, theo dõi công nợ và cuối

cùng là thu tiền.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 2

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

4. Phạm vi nghiên cứu

 Về thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong năm

2011, một số số liệu trong 3 tháng đầu năm 2012.

 Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi Công ty cổ phần dệt

may Phú Hòa An (phòng kế toán, phòng kinh doanh, các chuyền may, bộ phận

cắt, hoàn thành, KTSX, KTCN, kho vải, kho phụ liệu, bộ phận QC, điều độ

sản xuất...)

 Về nội dung: đề tài chỉ tập trung tìm hiểu chu trình bán hàng và thu tiền, các

hoạt động kiểm soát chủ yếu nhằm hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong

quá trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An.

5. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp

lý luận và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng chu trình bán hàng và thu

tiền từ đó đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền

tại Công ty.

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, tìm hiểu tình hình thực tế tại phòng kế toán,

phòng kinh doanh, các bộ phận sản xuất khác của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa

An để có cái nhìn tổng thể về chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty.

Phương pháp quan sát: Quan sát công việc của nhân viên phòng kế toán, phòng

kinh doanh, các bộ phận khác để thấy được công việc cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi

nhân viên.

Phương pháp phân tích số liệu: phương pháp này được sử dụng để tiến hành

phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được từ đó

đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần

dệt may Phú Hòa An.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 3

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

6. Cấu trúc đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Lý luận chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An.

Chương 3: Đánh giá thực trạng và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Phú

Hòa An.

Phần III: Kết luận và kiến nghị

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 4

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi đơn vị thì kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng của quản

lý. Chính vì vậy khi tổ chức hoạt động cho đơn vị, bên cạnh những sắp xếp về nhân sự,

cơ sở vật chất thì những biện pháp kiểm soát luôn được các nhà quản lý quan tâm

nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống

kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một số quan điểm sau:

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soát

nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp

dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm

soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và

hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.

- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400): Hệ thống kiểm soát nội

bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm

bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.

Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn

ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép

kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.

- Theo Ủy ban các nhà tài trợ COSO (Committee of Sponsoring Organization):

kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các

cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm thực hiện các mục

tiêu sau:

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 5

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

 Bảo vệ tài sản

 Hiệu lực và hiệu quả quản lý

 Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính

 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

- Theo liên đoàn quốc tế (IFAC) hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính

sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận

hoặc sử dụng tài sản kém hiệu quả.

 Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy.

 Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị.

 Đánh giá việc chấp hành các chính sách, quy định của đơn vị.

Như vậy KSNB là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động, liên tục hiện diện ở

mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất. Nó bao

gồm toàn bộ các hoạt động, chính sách và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm

điều hành các hoạt động của đơn vị có hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa và phát hiện các

sai phạm trong đơn vị. KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà

còn kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản xuất...

1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu

quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các giải pháp.

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó.

- Ngăn chặn, phát hiện, xử lý kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt

động, các bộ phận của doanh nghiệp.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 6

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ kinh tế

và hoạt động kinh doanh xảy ra.

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo các yêu cầu

pháp định có liên quan và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin phục vụ quản lý và báo

cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài.

- Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị không bị mất mát, lãng phí, lạm dụng và

sử dụng sai mục đích.

1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền

lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu

không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi

riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của

người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân

quyền, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải

chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?…

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát

mà ở đó không quản lý bằng thông tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây

thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành...)

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của Công ty.

- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp...

do bên thứ ba hoặc nhân viên của Công ty gây ra.

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của Công ty cũng như các quy định

của luật pháp.

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra.

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 7

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

1.1.4. Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống giám sát Môi trường kiểm soát Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Hệ thống thông tin kế toán

Đặc thù quản lý

Chứng từ kế toán

Cơ cấu tổ chức

-Phê duyệt, ủy quyền -Phân công, phân nhiệm -Bất kiêm nhiệm -Kiểm soát vật chất -Kiểm tra độc lập Sổ sách kế toán

Chính sách nhân sự

Báo cáo kế toán

Công tác kế hoạch

Ủy ban kiểm soát

7.Trình bày và khai báo

Sơ đồ 1.1: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Mục tiêu kiểm soát: 1.Tính có thật 2.Tính đầy đủ 3.Sự đánh giá 4.Sự phân loại 5.Sự đúng kỳ 6.Chuyển sổ và tổng hợp chính xác Yếu tố bên ngoài

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát

Một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

chính là môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên

trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và

xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 8

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan

điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý. Vì vậy khi các hoạt

động kiểm tra, kiểm soát được các nhà quản lý coi trọng thì các quy chế về kiểm soát

nội bộ sẽ được vận hành một cách có hiệu quả bới các thành viên trong đơn vị.

 Đặc thù quản lý: Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều

hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp

đến chính sách, chế độ, cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì

chính các nhà quản lý này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm

soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành

mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực

của báo cáo tài chính và có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh sẽ làm

cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không

được vận hành một cách có hiệu quả.

 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong một Công ty chính là sự phân chia

quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây

dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu

tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban

hành, triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Một

cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt

động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và

có hiệu quả các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc:

- Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh

nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ

phận.

- Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi

chép sổ và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 9

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

 Chính sách nhân sự: Trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhân tố con người

luôn được chú trọng đặc biệt vì nếu nhân viên có năng lực và tin cậy thì nhiều quá

trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đề ra của

kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên để có được một đội ngũ nhân viên có đủ trình độ và phẩm

chất thì các nhà quản lý cần có những chính sách về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề

bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên cụ thể, rõ ràng, phù hợp.

 Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán

đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính... Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách

khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.

 Ủy ban kiểm soát: Các Công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một

uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của Công ty.

Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát sự chấp hành pháp luật của Công ty

- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hoà những bất đồng giữa ban Giám đốc và các kiểm toán viên bên ngoài

 Các yếu tố bên ngoài: Bên cạnh những nhân tố bên trong, môi trường kiểm

soát chung của một Công ty còn phụ thuộc vào nhân tố bên ngoài. Đó là sự kiểm soát

của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý,

đường lối phát triển của đất nước…Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của

các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của họ

cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.

1.1.4.2. Đánh giá rủi ro

Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công

ty. Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào

khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác

động:

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 10

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức

nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang

thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,

mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm

soát thích hợp, do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành;

thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi

thời; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần; sự

ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác

định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất

hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích rủi ro có liên quan đến quá trình

hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác định cách thức, biện

pháp xử lý và hạn chế rủi ro.

1.1.4.3. Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách

chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh. Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB, bởi vì xuất

phát từ hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra. Kế toán không chỉ

cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát

nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng các phương pháp riêng của mình, kế toán góp

phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí.

Chính vì vậy, hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB. Để

đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh

nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mục tiêu sau:

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 11

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Bảng 1.1: Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán trong KSNB

Mục tiêu Diễn giải

Chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự phát sinh, Tính có thật không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

Không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh Tính đầy đủ tế phát sinh.

Không để xảy ra những sai phạm nghiêm trọng trong việc tính toán Sự đánh giá hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.

Đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ sách kế Sự phân loại toán liên quan.

Sự đúng kì Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kì, đúng niên độ kế toán.

Chuyển sổ và

tổng hợp chính Các nghiệp vụ phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác

xác

Trình bày và Số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn,

khai báo phù hợp với các quy định về chuẩn mực kế toán hiện hành.

1.1.4.4. Hoạt động kiểm soát

Là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong

giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi

nghiêm túc trong toàn tổ chức. Hoạt động kiểm soát thể hiện qua các thủ tục kiểm soát

mà đơn vị áp dụng.

Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:

nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền

phê chuẩn.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 12

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho

nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích của nó là không một cá

nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến

khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai

sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn

có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau

trong công việc.

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Những người trong tổ chức thực hiện các công việc của đơn vị đòi hỏi phải có

sự tách biệt về trách nhiệm và chức năng thực hiện nhằm ngăn ngừa các sai phạm và

hành vi lạm dụng quyền hạn. Cụ thể:

- Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách.

- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách.

- Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách.

- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.

- Chức năng kế toán và chức năng tài chính.

Sự tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát nội bộ

tốt, giảm bớt được gian lận, sai sót và đồng thời có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ

phận.

 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định

và giải quyết công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được mở rộng

xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà

vẫn không làm mất tính tập trung của doanh ngiệp.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 13

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Sự phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một số công

việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Để tuân thủ các quá trình kiểm soát mọi

nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

phê chuẩn chung va phê chuẩn cụ thể.

- Phê chuẩn chung: được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách

chung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ.

- Phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc

quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và

sổ sách, kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.

+ Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ: Chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát

sinh, là căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh trung thực và

đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sổ sách được ghi đầy đủ sẽ giúp cho việc thực

hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, bảo vệ tài sản khỏi bị thất thoát,

ngăn ngừa hành vi lãng phí, gian lận…

+ Kiểm soát vật chất với tài sản và sổ sách: Giới hạn khả năng tiếp cận về mặt

vật chất đối với tài sản cũng như các sổ sách liên quan đến tài sản của Công ty. Sử

dụng nhiều phương pháp để bảo vệ tài sản, thường xuyên kiểm tra đối chiếu tài sản

thực sự tồn tại với sổ sách liên quan.

+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động: Là việc thường xuyên và liên

tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng được kiểm tra nhằm xem xét việc

thực hiện các thủ tục kiểm soát nêu trên.

1.1.4.5. Hệ thống giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, bao gồm việc

đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các thủ tục

kiểm soát khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 14

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Giám sát thường xuyên các toàn bộ hoạt động của đơn vị

- Đánh giá độc lập: chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và

nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của Công ty không, hoặc đánh giá

việc thực hiện so với kế hoạch.

- Báo cáo những sai sót: như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian

lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh

nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.

Thông thường quá trình giám sát hệ thống kiểm soát được giao cho bộ phận kiểm

toán nội bộ của doanh nghiệp thực hiện. Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập

trong đơn vị có nhiệm vụ tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu

quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc

hoặc Hội đồng quản trị. Do đó, với bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống

kiểm soát nội bộ của Công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ

thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẻ ngay

cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn

tùy thuộc nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính

đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp

hạn chế tối đa những nguyên nhân sau đây:

 Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,

đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới...

 Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với

nhau hay các bộ phận bên ngoài đơn vị.

 Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhắm vào các nghiệp vụ thường xuyên

phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai

phạm trong nghiệp vụ này thường bị bỏ qua.

 Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt

động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 15

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

 Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng

quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.

 Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm

soát không còn phù hợp...

1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.1.1. Định nghĩa chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết

cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng

đã sẵn sàng chờ bán.

Chu trình bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự

chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu, cuối cùng

thành tiền.

Vậy chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm,

hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng.

1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền có vai trò rất to lớn, là một bộ phận có liên quan

đến rất nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ

kết quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết

kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị

hợp lý cho đơn vị và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêu thụ

của đơn vị cho Tổng giám đốc.

Đối với đơn vị được kiểm toán, giúp cho ban lãnh đạo thấy được những sai sót,

yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng

cao hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng

đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có

chính sách hợp lý để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 16

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền gồm:

a) Xử lý đặt hàng của người mua:

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là

yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch

vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác

định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý

này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá

đơn bán hàng.

b) Xét duyệt bán chịu:

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ

thoả thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc

toàn bộ lô hàng. Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất

khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.

c) Chuyển giao hàng:

Là chức năng vận chuyển hàng hoá đến người mua, chuyển giao quyền sở hữu,

đây là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các Công ty bán buôn) nên thường là

điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng.

d) Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá

gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật

thuế giá trị gia tăng. Việc gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán

hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của

từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.

e) Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:

Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu

tiền bán hàng nhằm tránh khả năng bỏ sót hoặc dấu giếm các khoản thu nhất là thu tiền

mặt trực tiếp.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 17

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

f) Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá:

Bộ phận này có chức năng đưa ra quyết định nhận lại hàng hoặc bớt giá khi

người mua không thỏa mãn về hàng hóa, trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật

ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.

g) Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được:

Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn

khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả

kháng”, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó.

h) Dự phòng nợ khó đòi:

Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có

khả năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều Công ty, dự phòng này là số dư

do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền.

1.2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền

Bảng 1.2: Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền

Gian lận và sai sót Tình trạng

Mất tiền từ khoản nợ không có khả 1. Cung cấp dịch vụ cho khách hàng không

năng chi trả có khả năng thanh toán

Ghi nhận nghiệp vụ sai 2. Phát hành hóa đơn sai

3. Người có nhiệm vụ thu nợ khách hàng Thất thoát tiền mặt

không nộp tiền thu.

Số liệu trên sổ sách bị sai lệch 4. Ghi chép nghiệp vụ sai

Ghi nhận báo cáo tài chính không 5. Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau

chính xác được ghi vào niên độ hiện hành

6. Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế Giá trị thực của khoản nợ phải thu

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 18

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

trên BCTC không chính xác

Ghi nhận doanh thu quá nhiều trong

7. Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán. một năm và thấp hơn trong năm tiếp

theo

8. Không công bố thông tin về các khoản nợ Sai phạm khi lập BCTC phải thu đem thế chấp vay ngân hàng

Mất dữ liệu về các khoản phải thu cần 9. Nhiễm vi rút do nhân viên giả mạo để phá để thu thập về tổng doanh số bán hàng huỷ dữ liệu các đĩa từ. trước đây.

10. Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có

chênh lệch với số liệu của khách hàng do Số liệu trên sổ sách không khớp Công ty không đối chiếu công nợ thường

xuyên.

1.2.1.4. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình

a) Hệ thống chứng từ

- Hợp đồng kinh tế: là chứng từ xác định yêu cầu cung cấp hàng hóa, sản

phẩm, dịch vụ của khách hàng. Trong hợp đồng bao gồm đầy đủ các thông tin: tên

hàng, số lượng, đơn giá thỏa thuận...

- Phiếu xuất kho: Chứng từ được lập để ghi nhận số hàng hóa được xuất kho.

- Hóa đơn (Invoice): Đây là chứng từ xác định việc bán hàng cho khách

hàng đã hoàn tất và nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Gồm những thông tin: số

hóa đơn, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, tổng số tiền thanh toán...

- Giấy báo Có của ngân hàng: là chứng từ làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ

giảm khoản phải thu khách hàng.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 19

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

b) Hệ thống sổ kế toán

Trong điều kiện hạch toán thủ công, sổ sách kế toán là phương tiện để ghi nhận,

xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán. Theo nghĩa rộng sổ kế toán bao gồm toàn bộ

các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các sổ chi tiết và sổ

tổng hợp. Hệ thống sổ kế toán bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi ngân

hàng; sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…

Đối với mỗi hình thức kế toán thì sẽ có những loại sổ khác nhau, lấy ví dụ các

loại sổ được sử dụng theo hình thức nhật ký chung trong chu trình cung cấp dịch vụ -

thu tiền bao gồm các loại sổ sau:

- Chứng từ ghi sổ (chứng từ gốc) cho các tài khoản trong chu trình.

- Thẻ tài khoản.

- Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng.

- Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng..

- Sổ chi tiết bán hàng.

- Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra...

Trong điều kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán

cho phép ghi nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ liệu.

Tuy nhiên, theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho phép in ra

toàn bộ sổ sách kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch toán thủ công.

c) Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho

nhà quản lý cho việc ra quyết định. Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào được sử

dụng. Đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp

với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số

liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Các báo cáo

thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng….

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 20

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo:

Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Báo cáo đầu ra

Chứng từ:

Báo cáo quản trị đầu ra

Cơ sở dữ liệu phân hệ cung cấp - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn bán hàng thông thường Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ - ……

Sổ cái và sổ chi tiết TK 131,511,3331

Sổ chi tiết bán hàng

Sổ chi tiết thanh toán người mua

Sổ chi tiết thanh toán người mua bằng ngoại tệ

Sơ đồ 1.2: Mô hình hoạt động của chu trình kế toán bán hàng

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 21

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng

Bảng 1.3: Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu

kiểm soát Mục tiêu kiểm soát cụ thể Thủ tục kiểm soát

chung

- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các

Tính có Doanh thu được ghi chép chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã

thật vào sổ sách là có thật, thực phê chuẩn

sự phát sinh - Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và

xác định rõ mục đích sử dụng

- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các

hóa đơn vận chuyển) được đánh số trước

và ghi chép

Các nghiệp vụ bán hàng phát -Mỗi hóa đơn phải được đánh số thứ tự

sinh đều được ghi chép đầy trước Sự đầy đủ

đủ vào sổ sách - Hóa đơn được ghi vào sổ kế toán chi tiết

theo thứ tự tăng dần. Còn đối với những

hóa đơn hủy phải được khai báo trong báo

cáo tình hình sử dụng hóa đơn

-Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có

thẩm quyền và sự phù hợp với chính sách

của Công ty

Các nghiệp vụ bán hàng Sự phê -Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi hàng được phê chuẩn đúng đắn chuẩn

-Giá, phương thức vận chuyển, cước phí

vận chuyển, và các tài khoản chiết khấu

phải được phê chuẩn đúng đắn

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 22

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Đơn giá hàng bán trong hóa đơn chính là

giá đã được phê chuẩn

- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và

quá trình chuyển sổ; quá trình kiểm tra Doanh thu ghi sổ là số tiền này được thực hiện bởi một người độc lập Sự đánh của hàng hóa gửi đi và được giá - Đối chiếu các chi tiết trên hóa đơn với tính đúng, vào sổ chính xác chứng từ vận chuyển, với đơn đặt hàng và

tính lại các thông tin bằng số trên hóa đơn

- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán

hàng với hóa đơn bán hàng

- Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi

tiết cho các nghiệp vụ Các nghiệp vụ bán hàng Sự phân được phân loại và ghi chép -Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các loại vào đúng các tài khoản nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là

nghiệp vụ bất thường)

Doanh thu được ghi vào sổ - Hàng tháng đối chiếu số liệu giữa sổ chi Sự chính chi tiết và sổ tổng hợp chính xác tiết và sổ tổng hợp xác về giá trị

- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng

từ và ghi sổ nghiệp vụ cung cấp hàng hóa

(dịch vụ) đúng thời gian Các nghiệp vụ bán hàng - Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập được ghi đúng thời gian phát Đúng kỳ chứng từ và ghi sổ theo thời gian (so sánh sinh

ngày trên hóa đơn vận chuyển với ngày

trên hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán

hàng và các sổ phụ có liên quan)

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 23

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

-Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với

ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người

mua Các nghiệp vụ bán hàng Chuyển

được đưa vào sổ thu tiền và -Lập bảng cân đối công nợ hàng tháng và sổ và tổng

cộng chính xác gửi người mua hợp

-Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán

hàng – thu tiền

1.2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

Bảng 1.4: Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu

kiểm soát Mục tiêu kiểm soát cụ thể Thủ tục kiểm soát

chung

- Tách biệt nhiệm vụ giữa người giữ tiền

và người ghi sổ Các khoản thu tiền đã ghi sổ Tính có

thực tế đã nhận - Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân thật

hàng

- Có chính sách cụ thể cho việc thanh

Khoản tiền chiết khấu, giảm toán trước hạn

giá đã được xét duyệt đúng Sự phê - Duyệt các khoản chiết khấu đắn; phiếu thu tiền được đối chuẩn

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt chiếu và kí duyệt

phiếu thu tiền

- Phân cách trách nhiệm giữa người giữ Tiền mặt thu được đã ghi tiền với người ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và chứng Sự đầy đủ

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê từ ghi sổ

tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 24

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời

- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

- Gửi đều đặn báo cáo hàng tháng cho

khách hàng

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo

Các khoản thu tiền đã ghi sổ nghiệp vụ và đối chiếu với chứng từ bán Sự đánh và đã nộp đều đúng với giá hàng - thu tiền giá hàng bán - Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các

khoản tiền bán hàng

- Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các

quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền Các khoản thu tiền đều được Sự phân

phân loại đúng loại - Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại, ghi

thu và nhập quỹ

- Quy định rõ việc cập nhật các khoản

thu tiền vào quỹ và sổ hằng ngày Các khoản thu tiền ghi đúng Đúng kỳ thời gian - Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu

và nhập quỹ

- Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo

dõi thanh toán tiền hàng

Các khoản thu tiền ghi vào Chuyển - Lập bảng cân đối công nợ và gửi cho sổ tổng hợp và chi tiết chính sổ và tổng khách hàng hằng tháng xác hợp

- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ,

cộng sổ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 25

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

1.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính

a) Kiểm soát chung:

Bảng 1.5: Các TTKS chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính – Kiểm soát chung

Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ

- Tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Kiểm soát tổ - Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập chức trình sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn các báo cáo.

- Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính. Kiểm soát dữ - Kiểm soát các bản sao chứng từ. liệu

- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo

- So sánh các số liệu đã được tính toán độc lập, đối chiếu số dư tài Kiểm soát các khoản tiền gửi ngân hàng với số dư tại ngân hàng. khoản mục về

- Các bản ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định tài sản

kỳ với số lượng hàng tồn kho thực tế

- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế

toán viên… nên được đào tạo tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.

- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống Kiểm soát quá nên được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận. trình quản lý

- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo

liên quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy

tính

- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và công nợ nên được Kiểm soát các

thiết lập rõ ràng. hoạt động của

trung tâm dữ - Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và

liệu xem xét công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 26

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

các báo cáo và các truy cập.

Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động

Kiểm soát sự và không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này

phân quyền hiểu rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay

khi chấp nhận thiết kế của chương trình.

Kiểm soát sự Phân quyền cho người dùng quyền truy cập, lập mật khẩu cho mỗi truy cập dữ nhân viên khi truy cập đến chức năng của mỗi phòng ban. liệu

b) Kiểm soát ứng dụng:

Bảng 1.6: Các TTKS chu trình trong điều kiện áp dụng máy tính – Kiểm soát ứng dụng

Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ

- Chuẩn bị các chứng từ gốc đã được đánh số thứ tự, đã được phê

duyệt, đánh dấu các chứng từ đã được nhập vào hệ thống

Kiểm soát nhập - Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu dữ liệu

- Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file

liên quan đến Nợ phải thu hay Hàng tồn kho

- Các hóa đơn GTGT, phiếu thu, … được lập và in ra từ hệ thống

phải trên cơ sở đã được kiểm tra đầy đủ

- Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản Kiểm soát quá

- Đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ, sổ phụ ngân hàng trình xử lý dữ

liệu - Báo cáo các thông tin bất thường (hàng tồn kho âm, giá vốn hàng

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 27

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

bán âm,…)

- Thiết lập giá vốn hàng bán trong hệ thống, thuế GTGT cho một

số mặt hàng…

- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu xảy ra lỗi

- Kiểm soát nội dung và hình thức các báo cáo (báo cáo phân tích

tuổi nợ, báo cáo nhập xuất tồn,…) sao cho đơn giản, dễ hiểu nhưng Kiểm soát

vẫn đầy đủ thông tin thông tin đầu

ra - In báo cáo và sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình kiểm tra

nội bộ…

Chương 1 đã cho ta cái nhìn khái quát những vấn đề mang tính chất lý luận về

hệ thống KSNB và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Đây chính là tiền đề để tìm

hiểu thực trạng ở Công ty, là cơ sở để đưa ra những đánh giá, những giải pháp nhằm

góp phần hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 28

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN

2.1. Đặc điểm, tình hình chung về Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An

2.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An

2.1.1.1. Lịch sử hình thành

- Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An là doanh nghiệp được đầu tư bởi vốn

trong nước, Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ và Công ty cổ phần Dệt May

Huế đã thành lập Công ty cổ phần Dệt May Phú Hòa An đặt tại Khu công nghiệp Phú

Bài theo giấy phép kinh doanh 3103000302 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Thừa

Thiên Huế cấp ngày 07/06/2008.

- Dự án đầu tư xây dựng Nhà máy May xuất khẩu được đầu tư với tổng số

vốn là 26 tỷ đồng Việt Nam, diện tích sử dụng đất 26.860 m2.

- Dự án được khởi công xây dựng tháng 11/2008, hoàn thành xây dựng nhà máy

và chính thức đi vào hoạt động tháng 5/2009.

- Công ty đặt tại lô C4-4 và C4-5 của KCN Phú Bài, Hương Thủy, Tỉnh Thừa

Thiên Huế.

- Diện tích 26.000 m2 bên cạnh Quốc lộ 1A, cách cảng hàng không Phú Bài 2km.

- Xưởng sản xuất số 1 của Công ty với diện tích 5.000 m2 bố trí đồng bộ các

công đoạn cắt, may và hoàn thành cho 16 chuyền may hàng dệt kim với số lượng 800

công nhân, sản lượng hàng năm từ 3,5 đến 4 triệu áo Polo-shirt, T-shirt, đồng phục y

tế, jacket nỉ, knit-wear. Thiết bị của xưởng sản xuất số 01 bao gồm các máy cắt

EASTMAN (Mỹ), máy ép mex HASHIMA (Nhật), máy 1 kim điện tử cắt chỉ tự động

BROTHER (Nhật), máy thùa khuy bằng điện tử BROTHER (Nhật), bàn ủi hơi

SILVERSTAR (Hàn Quốc), máy dò kim HASHIMA (Nhật), máy 2 kim cố định

TYPICAL (Trung Quốc), bàn hút chân không có gối OKURMA (Trung Quốc), các

thiết bị vẽ sơ đồ của ITALIA…

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 29

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.1.1.2. Quá trình phát triển

Năm 2010, Công ty đạt giá trị sản lượng 20 tỷ đồng, kim ngạch xuất khẩu trên 1

triệu USD.

Năm 2011, Công ty đặt kế hoạch giá trị sản lượng 60 tỷ đồng, kim ngạch xuất

khẩu khoảng 3 triệu USD.

Trong quí I/2012, doanh nghiệp đạt giá trị sản lượng trên 14 tỷ đồng. Trước

mắt, trong năm nay Công ty đã lập kế hoạch đầu tư thêm 1 nhà máy với khoảng 20

chuyền may, dự kiến sẽ khởi công vào cuối quý II/2012. Theo đó, nhu cầu nguồn nhân

lực cần thêm khoảng 1.000 lao động.

Sau hơn ba năm đi vào hoạt động, đến nay Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa

An đã ổn định và phát triển sản xuất. Hiện Công ty có 19 chuyền may đang hoạt động

phục vụ cho việc sản xuất các mặt hàng xuất khẩu. Công ty hiện có 920 lao động, chủ

yếu là lao động trẻ các vùng nông thôn của thị xã Hương Thuỷ và các huyện phụ cận.

Tuy nhiên, gần 50% trong số đó chưa qua đào tạo, hoặc phải đào tạo lại để phù hợp

nhu cầu sản xuất.

Các sản phẩm chính của Công ty là đồng phục y tế, áo polo-shirt, áo pull nam

để xuất khẩu sang các thị trường Mỹ và Nhật Bản.

Thị trường xuất khẩu của Công ty tập trung ở Nhật Bản, Đài Loan, Trung Quốc.

Công ty cho biết, trong năm 2012 Công ty hầu như đã có đơn đặt hàng. Do đó, Công

ty tập trung nguồn lực để sản xuất nhằm cung ứng các sản phẩm chất lượng cho đối tác

đúng thời gian. Ngoài ra, Công ty cũng nỗ lực tìm kiếm thêm các đối tác mới, thị

trường mới, thực hiện các bộ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày

càng cao của thị trường xuất khẩu.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 30

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.1.1.3. Quy mô và nguồn lực kinh doanh của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An

a) Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty:

Bảng 2.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty ĐVT: VNĐ

Chỉ tiêu

Năm 2011

Năm 2010

55.535.095.202 21.055.375.576 34.479.719.626 55.535.095.202 43.788.608.528 21.885.818.106 15.923.062.292 21.902.790.422 21.902.790.422 11.746.486.674 11.746.486.674

36.961.126.307 7.521.339.310 29.439.786.997 36.961.126.307 32.514.816.455 13.422.562.873 6.235.005.000 19.092.253.582 19.092.253.582 4.446.309.852 4.446.309.852

SO SÁNH 2011/2010 % 50 180 17 50 35 63 155 15 15 164 164

+/- 18.573.968.895 13.534.036.266 5.039.932.629 18.573.968.895 11.273.792.073 8.463.255.233 9.688.057.292 2.810.536.840 2.810.536.840 7.300.176.822 7.300.176.822

I. TÀI SẢN 1. Tài sản ngắn hạn 2. Tài sản dài hạn II. NGUỒN VỐN 1. Nợ phải trả a. Nợ ngắn hạn Vay và nợ ngắn hạn b. Nợ dài hạn Vay và nợ dài hạn 2. Vốn chủ sở hữu Vốn chủ sở hữu

(Nguồn: Bảng CĐKT của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An năm 2011)

Bảng số liệu cho thấy trong năm 2011, tổng tài sản và nguồn vốn của công ty

biến động khá lớn, tăng hơn 18.5 tỷ đồng (tương đương 50%) so với năm 2010. Có sự

biến động đó là do Nợ phải trả tăng hơn 11 tỷ đồng (tương đương 35%) và Vốn chủ sở

hữu tăng hơn 7 tỷ đồng (tương đương 164%). Ta có thể thấy Nợ phải trả chiếm tỷ

trọng khá lớn trong Nguồn vốn của công ty (hơn 75%), Vay và nợ ngắn hạn, Vay và

nợ dài hạn cũng chiếm tỷ trọng rất lớn trong Nợ phải trả, điều đó chứng tỏ công ty

hoạt động chủ yếu bằng nguồn vốn vay. Nếu Công ty kiểm soát tốt dòng tiền, bảo đảm

khả năng thanh toán các khoản vay đúng hạn thì việc sử dụng vốn vay sẽ là một ưu thế

do cho phí sử dụng vốn vay rẻ hơn so với chi phí sử dụng vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên,

nếu không kiểm soát được dòng tiền, khả năng thanh toán các khoản vay không tốt thì

sẽ là một nguy cơ của Công ty, vì nếu không vay được vốn, công ty sẽ khó tiến hành

hoạt động.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 31

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

b) Tình hình kinh doanh của Công ty:

Bảng 2.2: Tình hình kinh doanh của công ty ĐVT: VNĐ

CHỈ TIÊU NĂM 2011 NĂM 2010 SO SÁNH 2011/2010 % +/-

60.787.653.075 20.278.817.530 40.508.835.545 200

421.562.234 178.388.134 243.174.100 136

60.366.090.841 20.100.429.396 40.265.661.445 200

41.947.960.810 19.159.839.904 22.788.120.906 119

18.418.130.031 940.589.492 17.477.540.539 1.858

6.211.064.900 -3.944.869.587 10.155.934.487 257

6.501.792.744 -3.772.565.393 10.274.358.137 272

0 0 0

6.501.792.744 -3.772.565.393 10.274.358.137 272 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Các khỏan giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4. Giá vốn hàng bán 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 6. Lợi nhuận thuần từ họat động kinh doanh 7. Tổng lợi nhuận kế tóan trước thuế 8. Chi phí thuế TNDN 9. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60=50-51-52)

(Nguồn: Bảng BCKQKD của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An năm 2011)

Ta có thể nhận thấy năm 2011 kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tăng

trưởng vượt bậc so với năm 2010, đó là kết quả của sự cố gắng không ngừng của Ban

Giám đốc và tập thể CBCNV của công ty. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp

dịch vụ tăng hơn 40 tỷ đồng (tương đương 200%), trong khi đó Giá vốn hàng bán chỉ

tăng hơn 22 tỷ đồng (tương đương 119%), điều đó làm cho Lợi nhuận gộp về bán hàng

và cung cấp dịch vụ tăng hơn 17 tỷ đồng (tương đương 1.858%) so với năm 2010.

Điều này chứng tỏ công ty đã thành công trong nỗ lực tìm kiếm thêm nhiều hợp đồng

gia công để, song song với đó là nỗ lực giảm chi phí sản xuất để tăng lợi nhuận thu

được. Hiện nay, công ty vẫn thuộc diện miễn thuế TNDN, vì thế nên tận dụng triệt để

những thuận lợi hiện nay để tiếp tục phát triển ngày càng vững chắc.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 32

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.1.1.4. Chiến lược và định hướng cho tương lai

Tiêu chí hàng đầu của công ty là không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm,

không ngừng cải tiến và đầu tư máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề và đời sống của

cán bộ nhân viên công ty.

Trong định hướng phát triển, Công ty sẽ đầu tư xây dựng thêm 2 nhà máy mới

với qui mô khoảng 3.000 lao động; tăng cường năng lực sản xuất và khả năng đáp ứng

yêu cầu khách hàng, nhu cầu thị trường Mỹ; góp phần thực hiện chiến lược tăng tốc

của ngành Dệt may Việt Nam, tăng kim ngạch xuất khẩu cho đất nước; tạo công ăn

việc làm cho lao động địa phương, đặc biệt tại địa bàn Thành phố Huế, Thị xã Hương

Thủy, huyện Phú Lộc, huyện Phú Vang Tỉnh Thừa Thiên Huế.

2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An

2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

QC

KTCN

KTSX

KINH DOANH

KẾ TOÁN

XƯỞNG MAY

HOÀN THÀNH

NHÂN SỰ

CƠ ĐIỆN

TỔ CẮT

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 33

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, quyết

định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành và theo

Điều lệ của Công ty.

Đại hội đồng cổ đông thông qua kế hoạch phát triển ngắn và dài hạn của Công

ty; quyết định cơ cấu vốn; bổ sung sửa đổi điều lệ; bầu ra Hội đồng quản trị, Ban kiểm

soát; phê chuẩn việc Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc điều hành sản xuất kinh

doanh Công ty.

Hội đồng Quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý và chỉ đạo thực hiện của Công ty, có đầy

đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ những vấn đề thuộc

Đại hội đồng cổ đông quyết định.

Hội đồng quản trị quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân

sách hàng năm; xác định các mục tiêu hoạt động, ra các nghị quyết hành động cho

từng thời điểm phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty trên cơ sở các mục tiêu

chiến lược, nghị quyết của Hội đồng cổ đông đề ra.

Giám đốc

Là người đứng đầu Công ty, do HĐQT bổ nhiệm, bãi nhiệm là người đại diện

theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, điều hành và giám sát mọi

hoạt động của Công ty theo chế độ chính sách của Nhà nước. Trong quá trình ra quyết

định, Giám đốc được sự tham mưu trực tiếp của các phòng ban và chịu trách nhiệm

trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.

Phó Giám đốc

Là người giúp Giám đốc giải quyết các công việc thuộc phạm vi quyền hạn do

Giám đốc phân công và ủy nhiệm. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 34

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Phòng kinh doanh

+ Lập kế hoạch trung hạn và dài hạn về sản xuất kinh doanh, các đề án liên

doanh với các đơn vị trong và ngoài nước.

+ Giao kế hoạch sản xuất cho các tổ, bộ phận và các đơn vị liên quan trên cơ sở

các hợp đồng đã ký với khách hàng...

+ Báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh hàng tuần, quý, năm cho

Giám đốc.

+ Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên phụ liệu may, cơ điện phụ tùng may trên

cơ sở yêu cầu của các tổ chức sản xuất, tổ chức cung ứng kịp thời và giá cả hợp lý.

+ Tổ chức tiếp nhận nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị của Công ty về kho an

toàn để phục vụ kịp thời cho sản xuất.

+ Quản lý công tác xuất nhập khẩu, lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất và theo

dõi điều độ sản xuất đối với các đơn hàng đã ký với khách hàng.

+ Thiết lập và kiểm soát mục tiêu chất lượng của bộ phận.

Phòng tài chính kế toán

Chỉ đạo, tổ chức và hướng dẫn, kiểm tra bộ phận kế toán ở văn phòng và các

đơn vị trực thuộc Công ty. Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị

và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, cung cấp thông tin, số liệu kế toán

thep quy định của pháp luật.

Phòng nhân sự

Tham mưu giúp HĐQT/GĐ chỉ đạo, quản lý các mặt công tác tổ chức cán bộ,

đào tạo, quản lý lao động, giải quyết chế độ tiền lương, chính sách, công tác bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế, điều dưỡng, đời sống của CBCNV trong toàn Công ty.

Bộ phận QC

+ Kiểm tra, đánh giá chất lượng toàn bộ các loại nguyên phụ liệu đưa vào sản

xuất như: vải dệt kim, nhãn mác, bao bì, thùng carton,...

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 35

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

+ Kiểm tra đánh giá chất lượng bán thành phẩm như phôi áo in, thêu, wash,...

+ Chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm do khách hàng cung cấp.

+ Nghiên cứu tài liệu kỹ thuật đơn hàng mới: phối hợp Tổ trưởng kỹ thuật các

chuyền trưởng sản xuất để triển khai công tác kiểm tra, quản lý chất lượng sản phẩm.

+ Phân công nhân viên QC kiểm tra inlines công đoạn Cắt - May - Hoàn thành

theo biểu mẫu.

+ Theo dõi, kiểm soát tình hình chất lượng tại các đơn vị trong Công ty nắm bắt

thông tin, kịp thời ngăn chặn những diễn biến xấu về chất lượng.

+ Kiểm tra chất lượng phụ liệu may theo mẫu.

Bộ phận cơ điện

+ Kiểm tra chất lượng và hiệu chỉnh các trang thiết bị, dụng cụ đo lường thử

nghiệm khi nhập kho Công ty.

+ Theo dõi quản lý tình hình chất lượng thiết bị tại các chuyền may.

+ Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị máy may kịp thời, độ chính xác cao để

phục vụ sản xuất.

Kỹ thuật công nghệ

+ Lập các phiếu công nghệ cắt may, đưa ra quy cách sử dụng nguyên phụ liệu.

+ Nghiên cứu thiết kế mẫu mới - May mẫu - Tổ chức sản xuất thử - Kiểm tra và

tổ chức triển khai sản xuất.

+ Phối hợp với các tổ liên quan nghiên cứu sáng chế, sản xuất thử các loại sản

phẩm mới đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

+ Phối hợp các đơn vị liên quan xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, định mức

lao động.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 36

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Kỹ thuật sản xuất

+ Dựng các mẫu rập để tổ cắt tiến hàng cắt vải.

+ Tổ mẫu thuộc tổ kỹ thuật sản xuất có trách nhiệm may mẫu.

Tổ cắt

Tổ chức sản xuất theo phiếu giao nhiệm vụ của Nhà máy:

+ Thông tin những yêu cầu kỹ thuật của đơn hàng, đặc biệt là những đơn hàng

phối size, phối màu.

+ Thông báo tình hình chất lượng nguyên liệu cho các thành viên trong Tổ được

biết trước khi triển khai sản xuất.

+ Thực hiện đúng quy trình xã vải, trải vải, cắt phối bàn tập.

Triển khai nhiệm vụ cho nhóm sơ đồ, bao gồm: Sơ đồ gốc, sơ đồ định mức, sơ

đồ phục vụ sản xuất, thời gian giao hàng, mức độ ưu tiên của các mã hàng...

+ Phân bổ kế hoạch sản xuất theo từng bàn, nhóm cắt, tính toán số lượng vải,

rip đưa vào một bàn cắt, số lượng sản phẩm một bàn cắt.

+ Cập nhật số liệu vải, rip xuất nhập theo từng PO, màu, size hàng ngày .

+ Chỉ đạo nhân viên kỹ thuật lập phiếu không phù hợp, đề xuất phương án và

báo cáo kịp thời cho Giám đốc những thông tin liên quan đến biến động về chất lượng

nguyên liệu để xử lý.

Xưởng may

+ Tổ chức, quản lý điều hành sản xuất các sản phẩm may mặc xuất khẩu và nội

địa theo kế hoạch Công ty giao, đảm bảo năng suất cao, chất lượng tốt.

+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả số tài sản của Công ty giao cho chuyền bao

gồm: máy móc, thiết bị sản xuất, trang thiết bị máy vi tính, lao động, vật tư, nguyên

phụ liệu, cơ kiện phụ tùng...

+ Xem xét các tài liệu kỹ thuật sản phẩm may.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 37

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Hoàn thành

+ Tổ chức triển khai và quản lý quá trình hoàn thiện sản phẩm may mặc, từ

khâu là ủi, gấp xếp, đóng gói, vận chuyển đến giao hàng cho khách hàng đúng thời

gian quy định.

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy phạm trong lĩnh vực điện lạnh – áp

lực nồi hơi - kiểm tra quy tắc vận hành là ủi hơi.

+ Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các

mã hàng, màu, size. Cân đối hàng hoá nhịp nhàng các khâu ủi, gấp xếp, đóng kiện đảm

bảo năng suất, chất lượng, tiến độ giao hàng.

+ Phối hợp với các chuyền sản xuất trong Công ty, bộ phận QC để xử lý, khắc

phục những điểm không phù hợp trong quá trình sản xuất. Đặc biệt lưu ý đến những

đơn hàng phối size, phối màu đảm bảo tiến độ và chất lượng. Tuyệt đối không để

nhầm lẫn số lượng, nhãn mác...

Kế toán trưởng

2.1.3. Tổ chức công tác kế toán

Kế toán tổng hợp

Kế toán vật tư

Kế toán tiền lương Thủ quỹ kiêm kế toán thuế Kế toán TSCĐ, CCDC Kế toán tiền mặt, phải thu nội bộ Kế toán công nợ kiêm kế toán ngân hàng

Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy kế toán

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 38

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng: tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Giám

đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn

vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh... thực hiện các quy

định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra, giám sát công việc của

các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ...

Kế toán tổng hợp: thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần

hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán

cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Kế toán vật tư: theo dõi quá trình nhập xuất nguyên phụ liệu tại kho vải và kho

phụ liệu, theo dõi tình hình sử dụng nguyên phụ liệu và các báo cáo có liên quan, cùng

với kế toán công nợ (kiêm kế toán ngân hàng) kiểm tra, đối chiếu các chứng từ phục

vụ cho quá trình mua hàng và thanh toán. Kế toán vật tư đặt tại kho phụ liệu.

Kế toán tiền mặt, phải thu nội bộ: theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt,

thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt. Cuối kỳ đối chiếu với Sổ quỹ tiền

mặt do thủ quỹ giữ.

Kế toán TSCĐ, CCDC: theo dõi tình trạng biến động TSCĐ, thanh lý nhượng

bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng, quý, năm của TSCĐ, cũng như

tình hình nhập, xuất công cụ dụng cụ.

Kế toán tiền lương: tính lương hàng tháng cho CBCNV trong Công ty, lập các

báo cáo về lương.

Kế toán công nợ kiêm kế toán ngân hàng:

+ Theo dõi doanh thu khi bán thành phẩm, các khoản phải thu khách hàng, theo

dõi các khoản nợ phải trả người bán khi mua vật tư, TSCĐ...

+ Trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ thu chi bằng hình thức

chuyển khoản. Theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty, thường xuyên đối

chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên quan.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 39

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Thủ quỹ kiêm kế toán thuế:

+ Quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập các

báo cáo quỹ.

+ Theo dõi tài khoản phải trả, phải nộp Nhà nước về các loại thuế.

2.1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng

 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và lập BCTC là VNĐ (đồng

Việt Nam).

 Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá nguyên giá và giá trị còn

lại của TSCĐ theo tiêu chuẩn của Nhà nước và chế độ kế toán hiện hành.

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Ghi sổ theo giá gốc (gồm giá ghi trên

hóa đơn và chi phí thu mua vận chuyển). Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê

khai thường xuyên.

Hiện nay tại Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế toán

máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên

tắc của một trong các hình thức qui định. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ

quy trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế

toán và in được đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính như quy định. Phú Hòa An hiện

đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.3 được thiết kế theo quy định của Bộ Tài

Chính, với đầy đủ 4 hình thức kế toán: Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký –

Chứng từ, Nhật ký chung, để doanh nghiệp lựa chọn phù hợp với đặc điểm kinh doanh

của đơn vị mình.

Với mô hình hạch toán độc lập và tính chất sản xuất liên tục, các nghiệm vụ

kinh tế phát sinh tương đối nhiều nên Công ty đã chọn hình thức “Nhật ký chung” để

hạch toán và quản lý.

Công ty đã đưa 08 máy vi tính vào sử dụng trong phòng kế toán, các phần hành

kế toán đều được xử lý trên máy là chủ yếu.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 40

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Chứng từ gốc

Kế toán tay Nhập máy

Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung

Kế toán tay Tự động

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Tự động

Bảng cân đối phát sinh

Tự động

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Trong kỳ căn cứ vào chứng từ gốc ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán

phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đó và theo dõi vào sổ kế toán chi tiết thuộc phần

hành mình phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm đến cuối tháng lên Bảng tổng hợp chi

tiết. Sau đó đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ cái tài khoản liên quan.

Song song với công việc trên, hằng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế

toán có trách nhiệm nhập toàn bộ số liệu chứng từ gốc của phần hành mình phụ trách

vào Sổ nhật ký chung trên máy. Sau khi kiểm tra “Nhật ký chung” chương trình kế

toán in ra các yêu cầu từ Sổ cái đến Báo cáo tài chính và các chỉ tiêu ngoài Bảng cân

đối kế toán.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 41

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.2. Thực trạng tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An

2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm và khách hàng của Công ty

2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm

Công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An chủ yếu nhận gia công hàng may mặc

cho khách hàng trong và ngoài nước. Do nhận gia công nên Công ty không sản xuất

một sản phẩm cố định mà sản xuất dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng. Vào mỗi

thời điểm khác nhau thì Công ty sẽ gia công những mặt hàng khác nhau. Vào vụ đông

- xuân Công ty thường nhận gia công quần soóc, áo T-shirt, áo Polo,….vào vụ hè – thu

Công ty lại gia công áo khoác, quần dài,... Riêng chuyền may 9 của Phú Hòa An có

hợp đồng dài hạn với Công ty Marubeni (Công ty Marubeni đã tiến hành “bao

chuyền”), chỉ chuyên may quần áo bảo hộ lao động.

Công ty sẽ nhận nguyên phụ liệu (vải, cúc, chỉ...) từ bên giao gia công để tiến

hành gia công hàng hóa. Một số trường hợp Công ty không được cung cấp chỉ, lúc đó

Công ty sẽ tiến hành mua thêm chỉ (có thể mua ở nhà cung cấp mà khách hàng chỉ

định, cũng có thể mua ở nhà cung cấp mà bên mình lựa chọn tùy trường hợp cụ thể).

2.2.1.2. Đặc điểm về khách hàng

Công ty nhận gia công cho các khách hàng trong và ngoài nước, nhưng chủ yếu

là các hợp đồng gia công để xuất khẩu. Đối với khách hàng nước ngoài, Công ty

không ký trực tiếp hợp đồng với khách mà thông qua các trung gian, có thể là đại diện

của khách hàng ở Việt Nam, có thể là thông qua các Công ty dệt may khác (như Dệt

may Huế, Dệt Hòa Thọ..., các công ty này ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng nước

ngoài nhưng chỉ gia công một phần, phần còn lại giao cho Phú Hòa An và các công ty

khác gia công), sau khi gia công xong, Phú Hòa An sẽ trực tiếp xuất khẩu cho khách

hàng ở nước ngoài.

Một số khách hàng của công ty như là Dệt may Huế, Dệt may Hòa Thọ, Giai

Nông, Văn Tồn, Trịnh Vương, Valley View Việt Nam, Marubeni, Imar, Urika, Saitex,

Sumitomo...

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 42

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.2.1.3. Các phương thức giao hàng và thanh toán

Hàng hóa sau khi gia công sẽ được vận chuyển bằng đường biển (đi SEA),

đường hàng không (đi AIR), hoặc bằng đường bộ để giao cho khách hàng. Thông

thường tiền vận chuyển sẽ do khách hàng chịu, Công ty chỉ chịu tiền vận chuyển trong

một phạm vi nhỏ (ví dụ như hàng đi SEA qua cảng Đà Nẵng thì Công ty sẽ chịu chi

phí đường bộ, vận chuyển hàng hóa bằng xe từ Huế đến Đà Nẵng, nhưng nếu xa hơn

như cảng Hải Phòng thì khách hàng chịu mọi chi phí).

Sau khi nhận hàng, khách hàng sẽ kiểm tra hàng và thanh toán trong thời hạn đã

được quy định trong hợp đồng (thường là 15 -30 ngày), toàn bộ tiền hàng sẽ được

thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, dù là khách hàng trong hay ngoài nước.

2.2.2. Tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại

Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An

2.2.2.1. Ký hợp đồng gia công

Do Phú Hòa An là công ty mới thành lập, chưa có đủ năng lực nên chưa ký hợp

đồng trực tiếp với khách hàng chính mà phải qua các bên trung gian. Cũng chính vì

vậy mà khách hàng của công ty chủ yếu có được thông qua mối quan hệ với Giám đốc,

một số ít khách hàng thông qua giới thiệu, thông qua tìm hiểu trên internet,... để tìm

đến công ty.

Đối với khách hàng mới, khách hàng lần đầu đến công ty sẽ được nhân viên của

phòng kinh doanh giới thiệu về quy mô của công ty, số lượng lao động, dẫn khách

hàng đi tham quan xưởng sản xuất, giới thiệu những mặt hàng là thế mạnh của công

ty... Một số khách hàng có yêu cầu rất cao về vấn đề môi trường lao động, an toàn lao

động của công nhân... khi lựa chọn bên giao gia công.

Khách hàng sẽ gửi sản phẩm mẫu cho công ty, nêu ra các hướng dẫn, các yêu

cầu kỹ thuật cần đạt được (Phụ lục 01),... Phú Hòa An sẽ căn cứ vào năng lực của

Công ty (Công ty có đủ khả năng chuyên môn để thực hiện hay không, có khả năng

cung cấp đúng số lượng sản phẩm, đúng thời hạn và chất lượng hay không...) để xem

xét việc hợp tác. Nếu thấy có thể hợp tác, Công ty sẽ căn cứ vào mẫu nhận được, vào

các yêu cầu kỹ thuật mà khách hàng gửi kèm để tổ chức cho tổ mẫu may mẫu. Thông

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 43

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

thường tổ mẫu sẽ may số lượng mẫu tùy theo yêu cầu nhưng sẽ may 1 mẫu lưu lại

Công ty. Khi may xong, tổ mẫu sẽ viết giấy đề nghị gửi mẫu trình lên phòng kinh

doanh và Giám đốc ký duyệt. Sau khi Giám đốc phê duyệt, tổ mẫu sẽ viết phiếu xuất

kho để xuất mẫu gửi khách hàng.

Song song với việc này, tổ Kỹ thuật công nghệ sẽ soạn thảo định mức sản

phẩm. Có 2 trường hợp, trường hợp đầu tiên là lúc khách hàng gửi mẫu, khách hàng sẽ

gửi kèm hướng dẫn kỹ thuật và Định mức sử dụng nguyên phụ liệu (Phụ lục 02) cho

Phú Hòa An. Công ty sẽ xem xét, xây dựng Định mức sử dụng nguyên phụ liệu mới

(Phụ lục 03), thấp hơn định mức khách hàng giao nhưng vẫn đảm bảo chất lượng để

sau này trong quá trình sản xuất nếu có xảy ra sai sót, công ty vẫn còn nguyên phụ liệu

để sản xuất đủ số lượng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Nếu bảng định mức mà

khách hàng đưa ra quá sát, trong trường hợp có sự hao hụt xảy ra thì khó tìm kiếm

thêm nguyên phụ liệu để thay thế thì công ty sẽ thảo luận lại với khách hàng để có 1

định mức tốt hơn, có lợi hơn. Bảng định mức do phòng Kỹ thuật công nghệ xây dựng

chỉ lưu hành nội bộ, không gửi cho khách hàng. Trường hợp thứ 2 là khách hàng chỉ

gửi mẫu, yêu cầu kỹ thuật, không gửi bảng định mức sử dụng nguyên phụ liệu. Lúc

này phòng Kỹ thuật công nghệ sẽ dựa vào mẫu được giao xây dựng lên 1 bảng định

mức gửi khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận 2 bên sẽ hợp tác.

Sau khi kiểm tra mẫu, nếu đồng ý với chất lượng mẫu và các điều kiện khác,

khách hàng sẽ quyết định hợp tác với Công ty, 2 bên sẽ ngồi lại, bàn bạc những vấn đề

liên quan, soạn thảo Hợp đồng gia công.

Trong Hợp đồng gia công (Phụ lục 04) có nêu rõ các vấn đề cụ thể như yêu cầu

về thành phẩm, các điều khoản về nguyên phụ liệu, giá gia công, điều kiện thanh toán,

phương thức vận chuyển, giao hàng, khiếu nại...

Hợp đồng có thể được ký kết trực tiếp, nhưng phần lớn là Giám đốc của mỗi

bên ký và gửi cho nhau qua đường bưu điện, mỗi bên giữ 02 bản, hợp đồng này được

lưu ở 01 bản ở phòng kinh doanh, 01 bản ở phòng kế toán.

Sau khi ký kết hợp đồng, nếu có gì thay đổi, hai bên sẽ bàn bạc, thỏa thuận và

ký thêm Phụ lục hợp đồng. (Phụ lục 05)

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 44

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Dù là khách hàng cũ hay mới, mỗi lần hợp tác, bên giao gia công đều gửi hàng

mẫu cho Công ty, Công ty đều phải may hàng mẫu và gửi cho khách hàng, và với mỗi lần

hợp tác 2 bên lại ký một Hợp đồng gia công khác nhau chứ không sử dụng đơn đặt hàng.

Khi khách hàng nhận sản phẩm mẫu, nếu chất lượng của sản phẩm chưa tốt

nhưng vẫn đạt yêu cầu chất lượng của khách hàng, có thể khách hàng vẫn chấp nhận

hợp tác, tuy nhiên khách hàng sẽ gửi một thông báo trong đó liệt kê những lỗi đã mắc

phải trên áo mẫu, khi tiến hành đưa vào gia công hàng loạt công ty sẽ lưu ý kỹ những

lỗi này để tránh lặp lại trên thành phẩm.

Trong quá trình làm việc, bên giao gia công sẽ cử một nhân viên của mình (QC

khách hàng) đến xưởng sản xuất để hướng dẫn kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm.

Ngoài ra mọi liên lạc với khách hàng sẽ diễn ra qua điện thoại, email, fax...

2.2.2.2. Gia công sản phẩm

Sau khi ký hợp đồng gia công với khách hàng, nhân viên phụ trách đơn hàng

thuộc phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu giao nhiệm vụ ghi rõ tiến độ dự kiến của đơn

hàng, nhiệm vụ của từng bộ phận, trình Giám đốc ký. Phiếu giao nhiệm vụ này sau khi

được Giám đốc ký sẽ được photo, đóng dấu, đưa đến tất cả các bộ phận có liên quan.

Các bộ phận căn cứ vào Phiếu giao nhiệm vụ sẽ triển khai công việc để có thể hoàn

thành đơn hàng đúng tiến độ đề ra và đảm bảo chất lượng. Phiếu giao nhiệm vụ có thể

đưa đến các bộ phận trước khi thực hiện đơn hàng từ 1 đến 2 tháng để các bộ phận biết

trước nhiệm vụ của mình.

Đầu mỗi tháng, Phòng kinh doanh cũng sẽ soạn thảo kế hoạch sản xuất trong

tháng, gửi đến các bộ phận có liên quan (Giám đốc, phòng kế toán, trưởng các bộ phận

cắt, hoàn thành, QC,...).

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 45

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Số: 407/KD-NV

Biểu 2.1: Phiếu giao nhiệm vụ

PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ

Ngày: 19/1/2012

(V/v:Thay đổi số lượng đơn hàng SUMITOMO)

# RP8511, #RP7521

Trang số: 01/02

Nội Dung:

- Căn cứ đơn hàng đã được ký xác nhận giữa Công ty CP Dệt - May Phú Hòa An và Công ty

Sumitumo về việc nhận gia công đơn hàng SUMITUMO, số lượng 9.974pcs.

Giám đốc giao nhiệm vụ cho Trưởng các đơn vị liên quan về việc triển khai sản xuất

đơn hàng như sau:

I. Tổng quan về đơn hàng:

Code

Số lượng theo size

Thứ

Type

Style No.

TOTAL

Chuyền

color

SS

S

M

L

LL

3L

4L

tự

1

12

BLOUSON

RP8511-2

100

300

1,200

1,100

591

200

3,491

TOTAL

3,491

2

13

PANT

RP7521-2

50

600

2,000

2,000

1,183

500

150

6,483

TOTAL

6,483

GROSS TOTAL

9,974

1. Thời gian giao hàng:

- Đợt 1: Giao hàng ngày 22/02/2012, số lượng 9.974pcs.

2. Chi tiết đơn hàng:

II. Triển khai đơn hàng:

1. Phòng KD:

- Soạn thảo hợp đồng nhận gia công, sản xuất, cắt may trước khi triển khai và

làm thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc đơn hàng.

- Cung ứng và kiểm tra nguyên phụ liệu để triển khai sản xuất, đồng bộ trước

ngày 31/12/2011.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 46

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Theo dõi, giám sát quá trình sản xuất và xuất hàng đến khi khách hàng nhận

được hàng.

- Tổ NPL: Kiểm tra tình hình số lượng và chất lượng nguyên phụ liệu trong

vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng.

2. Tổ Công nghệ:

- Chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu, mẫu, rập sơ đồ, ban hành các định mức...

đầy đủ cho các chuyền may.

- Liên tục theo dõi tình hình thông số của đơn hàng để có điều chỉnh kịp thời.

3. Tổ QC:

- Kiểm tra nguyên phụ liệu trước khi nhập kho và thông báo cho các đơn vị liên

quan về tình hình chất lượng nguyên phụ liệu liên quan đến đơn hàng.

- Thời gian hoàn thành: sau 05 ngày kể từ ngày phụ liệu về đến Công ty.

- Kiểm tra chất lượng áo trong suốt quá trình triển khai đơn hàng và trước khi

final, xuất hàng.

- Thông báo thường xuyên tình hình sản xuất đơn hàng cho các đơn vị liên quan.

4. Tổ Cắt và Chuẩn bị:

- Nhận vải ở kho lập tức tiến hành cắt và giao cho chuyền may theo tiến độ.

- Thời gian hoàn thành: Bắt đầu cắt từ ngày 13/01/2012 và hoàn thành trước

ngày 20/01/2012.

* Lưu ý: Khách hàng Nhật Bản đòi hỏi trình độ kỹ thuật và độ chính xác cao

và sẽ có QC về kiểm tra trực tiếp trước khi xuất hàng nên trong các quá trình

xả vải, kiểm tra NPL, cắt, may, kiểm hóa, ủi, gấp xếp và đóng gói … phải tuyệt

đối thận trọng từng công đoạn để tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra cho

Công ty.

5. Chuyền 12:

- Tiến hành triển khai sản xuất các mã hàng sau: RP8511-2 (3.491pcs).

- Thời gian bắt đầu rải chuyền: 20/1/2012

- Thời gian hoàn thành: trước ngày 20/02/2012.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 47

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

6. Chuyền 13:

- Tiến hành triển khai sản xuất các mã hàng sau: RP7521-2 (6.483pcs).

- Thời gian bắt đầu rải chuyền: 19/1/2012

- Thời gian hoàn thành: trước ngày 20/02/2012.

7. Tổ hoàn thành:

- Tiến hành ủi, gấp xếp và đóng gói hoàn chỉnh số lượng hàng trên.

- Thời gian hoàn thành:

+ Đợt 1: Giao hàng ngày 22/02/2012, số lượng 9.974pcs.

8. Lưu ý: PGNV này thay thế cho PGNV số 374 ngày 14/1/2012

XEM XÉT SOẠN THẢO PHÊ DUYỆT

Lê Phan Thùy Châu Huỳnh Đình Tâm Lê Thúc Sơn

Nơi nhận: PGĐSX, TLGĐSX, Điều độ sản xuất, Phòng KD, TổKTCN, Tổ KTSX, Tổ

Cắt, Tổ NPL, Chuyền12, 13, Tổ HT, Tổ QC, Lưu KD.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 48

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

a) Nhận nguyên phụ liệu:

Giai đoạn đầu tiên của quá trình gia công là nhận nguyên phụ liệu khách hàng

gửi về để gia công.

Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ căn cứ vào bảng định mức được khách hàng

gửi hoặc bảng định mức đã được khách hàng chấp nhận, căn cứ vào số lượng sản

phẩm cần sản xuất để biết số lượng nguyên phụ liệu cần thiết là bao nhiêu.

Sau khi 2 bên ký kết hợp đồng, mọi giao dịch sẽ diễn ra thông qua điện thoại,

email, fax. Khách hàng sẽ thông báo cho Công ty ngày nào thì sẽ nhận được nguyên

phụ liệu, gửi Packing List nguyên phụ liệu (Phụ lục 06) trong đó liệt kê chi tiết từng

loại nguyên phụ liệu, số lượng, quy cách đóng gói. Nếu là nguyên phụ liệu khách hàng

chính ở nước ngoài gửi về, nhân viên đơn hàng sau khi nhận được email của khách

hàng phải báo lại cho nhân viên xuất nhập khẩu thuộc phòng kinh doanh để thực hiện

khai báo hải quan thông qua khai báo hải quan điện tử, tin ra Tờ khai hải quan điện tử

nhập khẩu và Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Phụ lục 07). Khách hàng có thể gửi

nguyên phụ liệu bằng đường bộ, đường thủy hoặc đường hàng không. Nhân viên phụ

trách đơn hàng phải theo dõi kỹ, biết được chính xác khi nào nguyên phụ liệu sẽ về

đến Công ty. Thường thì khách hàng chính ở nước ngoài sẽ trực tiếp gửi nguyên phụ

liệu về tận Công ty, cũng có đơn hàng (thường là đơn hàng Marubeni), nhân viên xuất

nhập khẩu của Công ty phải vào cảng Đà Nẵng để nhận hàng.

Khi hàng về đến Công ty, bảo vệ có sự thông báo trước của nhân viên đơn

hàng, sau khi kiểm tra, xác nhận đúng là xe chở nguyên phụ liệu sẽ ghi lại số xe, tên

tài xế, ngày tháng vào Công ty, xe chở hàng gì vào sổ Nhập hàng rồi hướng dẫn xe đến

kho nguyên phụ liệu để bốc hàng. Khi bốc hàng, nhân viên đơn hàng sẽ căn cứ vào

Packing List nguyên phụ liệu mà khách hàng đã gửi trước đó qua email để xem khách

hàng đã gửi đúng, gửi đủ chưa, nếu khách hàng chưa gửi đủ thì nhân viên đơn hàng

phải thông báo lại với khách hàng bằng điện thoại, email... để khách hàng gửi bổ sung.

Nhân viên xuất nhập khẩu cũng sẽ kiểm tra việc nhập hàng.

Khi nhận được mẫu, tổ KTCN còn có nhiệm vụ nghiên cứu kỹ màu của vải, chỉ,

cúc,... xây dựng nên Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu (Phụ lục 08) để gửi

cho nhân viên đơn hàng, bộ phận kho... Khi nhân viên đơn hàng, xuất nhập khẩu, kho

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 49

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

kiểm hàng cũng phải căn cứ vào Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu này để

kiểm tra khách hàng đã gửi đúng màu hay chưa.

Thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng nguyên phụ liệu trực tiếp nhập kho để ghi vào

sổ theo dõi và lập Phiếu nhập kho bằng tay gồm 2 liên, 1 liên sẽ lưu ở kho, 1 liên sẽ

giao cho người giao hàng. Nghiệp vụ nhập nguyên phụ liệu này sẽ không được ghi

nhận vào phẩn mềm kế toán vì nguyên phụ liệu này không phải thuộc sở hữu của Công

ty, và không ảnh hưởng đến việc tính chi phí, giá thành của Công ty.

Nguyên phụ liệu sẽ được chia ra ở các kho riêng, nếu là vải sẽ được lưu kho tại

kho vải, nếu là cúc, chỉ,... sẽ được lưu kho tại kho phụ liệu. Bộ phận QC có trách nhiệm

kiểm tra chất lượng của nguyên phụ liệu nhận về, xem nguyên phụ liệu có bị hỏng hay

không, có sai màu hay không... sau đó lập báo cáo về tình hình chất lượng nguyên phụ

liệu gửi cho trưởng bộ phận QC. Nhân viên kho cũng sẽ có trách nhiệm kiểm tra chất

lượng nguyên phụ liệu, bảo quản, sắp xếp, lấy mẫu nguyên phụ liệu để lưu. Nếu có vấn

đề về chất lượng nguyên phụ liệu phải thông báo ngay cho nhân viên đơn hàng để nhân

viên đơn hàng báo lại cho khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi bổ sung.

b) Chuẩn bị trước khi gia công

Sau khi vải được nhập về kho vải,nhân viên kho sẽ căn cứ vào phiếu giao

nhiệm vụ nhận được để cung cấp vải cho tổ cắt. Khi xuất kho giao cho tổ cắt, nhân

viên kho vải ghi chú vào Sổ theo dõi xuất nhập, lập Phiếu xuất kho bằng tay làm 2

liên, ghi rõ xuất vải để cắt của đơn hàng nào, xuất vải màu gì và số lượng bao nhiêu, 1

liên kho sẽ giữ lại, 1 liên sẽ giao cho tổ cắt.

Tổ kỹ thuật công nghệ sẽ chịu trách nhiệm dựng lên sơ đồ cắt (Phụ lục 09) sao

cho việc cắt có thể tiết kiệm vải nhất. Tổ kỹ thuật sản xuất sẽ căn cứ trên sơ đồ này để

dựng lên mẫu rập, tổ cắt sẽ dựa vào đó để cắt vải. Tổ cắt sau khi nhận vải từ kho vải sẽ

căn cứ vào mẫu rập, căn cứ vào Bảng hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu mà tổ kỹ

thuật công nghệ gửi để tiến hành cắt vải (mỗi lần cắt vải là cắt theo đơn hàng và cắt

theo màu vải vì có những màu vải ưu tiên lên chuyền trước nên phải chú ý vào Bảng

hướng dẫn dử dụng nguyên phụ liệu). Ở tổ cắt có nhân viên kiểm tra chất lượng sản

phẩm (QC cắt), sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của mẫu cắt, cuối ngày lập

báo cáo lên trưởng bộ phận QC. Hằng ngày, tổ cắt phải tổng hợp, báo cáo sản lượng

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 50

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

cắt cho nhân viên đơn hàng. Nhân viên đơn hàng cũng phải thường xuyên xuống tổ cắt

để kiểm tra tiến độ, chất lượng cắt.

Sau khi cắt xong, nếu sản phẩm yêu cầu phải thêu, Công ty sẽ tổ chức đem vải

đi thêu. Công ty không có bộ phận thêu, bởi vậy phải chuyển vải ra ngoài để thuê cơ

sở khác thêu.

c) Gia công sản phẩm

Sau khi hoàn thành khâu chuẩn bị, vải sẽ được chuyển ra các chuyền may để

tiến hành gia công. Trong phiếu giao nhiệm vụ đã nói rõ chuyền may nào sẽ phụ trách

may đơn hàng nào (các chuyền may sẽ may các đơn hàng, các sản phẩm khác nhau).

Trong 1 chuyền sẽ có chuyền trưởng, kỹ thuật chuyền, vật tư chuyền. Kỹ thuật

chuyền sẽ có trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật cho công nhân. Vật tư chuyền sẽ làm

nhiệm vụ nhận vải từ tổ cắt, nhận phụ liệu từ kho phụ liệu để có đủ nguyên phụ liệu

cần thiết để gia công.

Tổ kỹ thuật công nghệ sẽ làm Phiếu hành trình, trong đó nêu rõ các bước để

thực hiện sản phẩm (có sản phẩm chỉ cần thực hiện qua khoảng 30 công đoạn, có sản

phẩm có thể phải trải qua hơn 100 công đoạn). Trong quá trình may, nếu thấy Phiếu

hành trình còn chưa hợp lý, cần bổ sung thêm công đoạn, chuyền trưởng hoặc kỹ thuật

chuyền sẽ thông báo với tổ KTCN để giải quyết. Chuyền trưởng căn cứ vào phiếu

hành trình, tùy vào khả năng của công nhân trong chuyền mình để giao công việc cụ

thể cho từng người.

Vật tư chuyền khi nhận vải từ tổ cắt phải xuất trình phiếu giao nhiệm vụ để

nhận đúng vải của đơn hàng chuyền được phân công may. Khi nhận vải, tổ cắt sẽ gửi

kèm Phiếu hành trình may chi tiết đã đóng dấu kiểm soát của tổ cắt trong mỗi tập vải.

Phiếu hàng trình may chi tiết sẽ ghi rõ các công đoạn cụ thể để gia công sản phẩm,

trong Phiếu hành trình cũng ghi rõ màu của vải, vải được cắt ở bàn cắt nào, đây là tập

vải thứ bao nhiêu và trong tập vải đó có bao nhiêu vải... Khi nhận vải vật tư chuyền

phải kiểm tra số lượng vải nhận được theo màu, đối chiếu với số lượng đã ghi trên

Phiếu hành trình, đối chiếu với số lượng sản phẩm chuyền phải may để nhận đủ. Nếu

vải của tổ cắt chuyển ra không đảm bảo chất lượng thì vật tư chuyền phải báo ngay với

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 51

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

tổ cắt, tổ cắt sẽ căn cứ vào phiếu hành trình của tập vải chứa mẫu vải bị hư để biết ai

đã cắt vải hư, từ đó quy trách nhiệm.

Khi nhận vải từ tổ cắt, tổ cắt và vật tư chuyền đều có Sổ bàn giao bán thành

phẩm, tổ cắt phải ký xác nhận vào sổ của vật tư chuyền và vật tư chuyền phải ký nhận

vào sổ của tổ cắt để xác nhận đã giao và nhận vải.

Kho phụ liệu khi cung cấp phụ liệu cho vật tư chuyền cũng sẽ căn cứ vào phiếu

giao nhiệm vụ (trong phiếu giao nhiệm vụ đã nêu rõ cần loại phụ liệu gì), bảng định

mức (để biết số lượng phụ liệu cần cung cấp là bao nhiêu) do vật tư chuyền đem tới để

phát phụ liệu. Nếu không có phiếu giao nhiệm vụ, kho phụ liệu tuyệt đối không cung

cấp phụ liệu. Sau khi vật tư chuyền nhận phụ liệu, nhân viên kho sẽ yêu cầu ký xác

nhận vào sổ nhận phụ liệu, sau đó lập phiếu xuất kho bằng tay gồm 2 liên, 1 liên sẽ giữ

lại, 1 liên giao cho vật tư chuyền.

Chuyền trưởng sẽ giao vải, phụ liệu kèm phiếu hành trình cho công nhân. Giai

đoạn này gọi là “rải chuyền”. Mỗi lần giao, chuyền trưởng không giao lẻ tẻ từng mẫu

vải mà sẽ giao cho công nhân từng tập vải đã nhận ở tổ cắt. Công nhân gia công xong

cả tập vải đó sẽ giao tất cả cho người gia công bước tiếp theo. Mỗi công nhân được

trang bị một cây viết và 1 cuốn sổ, mỗi lần gia công xong 1 tập vải, công nhân sẽ ghi

chú vào sổ của mình giai đoạn mà mình gia công, số lượng đã gia công được. Sau này

nếu có sai sót xảy ra trong quá trình thống kê số lượng sản phẩm, công nhân sẽ dựa

vào đây để đòi quyền lợi cho mình.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 52

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Biểu 2.2: Phiếu hành trình may chi tiết

PHIẾU HÀNH TRÌNH MAY CHI TIẾT

MÃ HÀNG: RP 8511 MÀU: NHÓM CẮT:

BÀN: SIZE: TẬP: SL: TỔ: Lần 1 (Ngày 27 /12/2011)

TT

Tên công đoạn

Thiết bị

Đơn giá đồng/sp

Người thực hiện (số thẻ)

Thủ công 1k 1k 1k 1k Thủ công 2k móc xích 2k móc xích 1k 1k 1k Thủ công 1k 1k 1k

1 Xả thun,khử co,LD ,cắt thun 2 Ld, may nhãn size kẹp nhãn chính 3 Diễu nẹp áo trong 4 Lấy dấu, may dây kéo vào thân (lần 1) 5 May miệng túi áo trong 6A Đặt rập, lấy dấu túi trong 7 Lấy dấu, tra tay(thân trước)*2 8 May quấn sườn, tay 9 Lấy dấu, may lót lưới vào tay áo*2 10 Diễu đường may lộn 11 Lộn (lần 1), may nối bo tay áo *2 12 Lộn bo tay áo (lần 2)*2 13 Tra bo tay*2 14 Viền bo tay*2 15 Chốt, diễu bo tay HC*2 16 Ld, may đỡ nẹp nút vào lót thân 1k

17 1k dưới*2 Lấy dấu, may nẹp nút vào lót thân dưới*2

1k 1k 1k 1k 1k 1k 18 Lược lót thân dưới (trên) 19 Lược sườn lót (thân dưới) 20 Diễu sườn lót (thân dưới) 21 Diễu lót thân dưới (trên) 22 Lược lai lót thân dưới 23 Diễu lai lót thân dưới hoàn chỉnh

24 2k Lấy dấu, may lót thân dưới vào thân HC

1k Thủ công 1k 25 May lộn đầu lai 26 Gọt, lộn đầu lai 27 May lai áo hoàn chỉnh

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 53

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

1k 1k xen Thủ công 1k 1k 1k Bàn ủi Máy đ/bọ 2k móc xích

29 Gá cổ 30 Gọt, lộn chân cổ 31 Lược xén chân cổ 32 Mí lá cổ hoàn chỉnh 33 Lấy dấu, tra cổ 34 Mí chân cổ hoàn chỉnh 35 Ủi chân cổ 37 Đính bọ *2 38 Lấy dấu, tra tay(thân sau) 6B May túi trong vào thân HC(đường 1k 1+2)

1k 1k 39 May lộn sườn tay (lót lưới tay) 40 Mí sườn tay (lót lưới tay)

41 1k Chốt 1 đoạn sườn,dieu HC (lót lưới tay)

1k 1k Thủ công Thủ công 1k Bàn ủi 1k 42 Nối thun tay áo 43 May lai tay (lót lưới) kẹp thun 44 Gọt bo tay 45 Cắt nút (nẹp)*2 46 May dây kéo vào thân HC(lần 2) 47 Ủi các đường diễu (sườn, tay, lót) 48 Khóa đầu dây kéo

Mỗi chuyền có 2 đến 3 QC chuyền. QC chuyền sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra chất

lượng của bán thành phẩm ở mỗi công đoạn, nếu có sai sót, QC chuyền sẽ yêu cầu sửa lại

ngay để đúng với yêu cầu kỹ thuật. QC chuyền sẽ là người phân loại hàng đạt hay không

đạt khi sản phẩm hoàn thành. Hàng ngày, QC chuyền phải lập Báo cáo kiểm tra (Inline)

(Phụ lục 10) gửi trưởng bộ phận QC, trong đó ghi rõ chuyền mà mình kiểm tra, các mã

hàng đã kiểm tra, nhưng lỗi thường gặp khi kiểm tra mà hàng đó.

Mỗi khách hàng khi ký hợp đồng gia công với Phú Hòa An đều cử một nhân

viên của mình đến Phú Hòa An để hướng dẫn kỹ thuật, kiểm tra chất lượng sản phẩm.

Hàng ngày, QC khách hàng sẽ đến chuyền đang may hàng của đơn vị mình để kiểm tra

chất lượng sản phẩm, nếu có gì sai sót, QC khách hàng sẽ báo lại với chuyền trưởng

hoặc nhân viên đơn hàng. Chuyền trưởng và nhân viên đơn hàng có nhiệm vụ yêu cầu

công nhân sửa lại theo như kiến nghị của QC khách hàng.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 54

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Trong quá trình may ở chuyền may, nếu có trở ngại gì về sản xuất, chuyền

trưởng phải lập tức lập Phiếu báo trở ngại sản xuất, nêu rõ nguyên nhân và phương

hướng giải quyết trình Giám đốc Công ty. Giám đốc và các bộ phận có liên quan sẽ

tìm hiểu và đưa ra phương hướng xử lý.

Biểu 2.3: Phiếu báo trở ngại sản xuất

PHIẾU BÁO TRỞ NGẠI SẢN SUẤT

Số: KTCL-PXCBM0021 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 01/10/2011 Tổng số trang: 01

Đơn vị:..... chuyền 18 .... Mã hàng:.......6405....... PO:............ Số lượng:......3210 ........

1) Nội dung trở ngại: ...Móc đóng vào lưng bị hư không có móc thay thế (89 pcs) .................................. ...Lý do: mới đầu lên hàng chỉnh máy; và do cối..................................................... .................................................................................................................................. 2) Ý kiến đề xuất, giải quyết trở ngại:

.........Đề nghị kho phụ liệu báo lại phòng kinh doanh để liên hệ khách hàng cấp .... ...bổ sung theo số lượng của chuyền báo là 89 pcs..................................................... .........Hạ loại chuyền trưởng và kỹ thuật, khách hàng tính bao nhiêu tiền trừ C18.... .................................................................................................................................... B.GIÁM ĐỐC TT.ĐIỀU ĐỘ

TỔ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Ngày..........tháng.........năm 2012

Hàng ngày, chuyền trưởng có trách nhiệm thống kê sản lượng của từng nhân viên

trong chuyền (dựa vào Phiếu hành trình để thống kê), lập báo cáo sản lượng tại chuyền

để báo cáo lên nhân viên đơn hàng để nhân viên đơn hàng theo dõi được tiến độ của

công việc.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 55

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

CÔNG TY CP DỆT MAY

Biểu 2.4: Báo cáo may hàng ngày

BÁO CÁO MAY HÀNG NGÀY DAILY OUTPUT REPORT

PHÚ HÒA AN

Đơn vị:.................................... Ngày: 14/03/2012

PO:

Mã hàng:41101 Chuyền 17

STT

Ghi chú Rải chuyền Thoát chuyền Màu Size Trong ngày Lũy kế Trong ngày Lũy kế

446 XS Royal

167 446

279 148 323

148 530 320 660

160 42 165 228 195 2XL L S M XS XL

1 2 Royal 3 4 White 5 White 6 White 7 White 8 White 9 10

750 TOTAL

Chuyền trưởng

Nhân viên đơn hàng cũng phải thường xuyên xuống xưởng để biết về tiến độ

sản xuất. Hàng ngày nhân viên đơn hàng đều phải tự mình thống kê về sản lượng theo

mã hàng, màu sản phẩm... để nắm rõ tiến độ thực hiện đơn hàng. Bảng thống kê này sẽ

được nhân viên đơn hàng đối chiếu với bảng thống kê mà các chuyền gửi lên, nếu có

sai khác phải lập tức tìm hiểu nguyên nhân, cách thức giải quyết.

Nhân viên đơn hàng phải theo dõi kỹ tiến độ của chuyền may, nếu chuyền may

không đảm bảo tiến độ đề ra phải đôn đốc, thúc giục, báo lại với Giám đốc để giải

quyết. Công ty có bộ phận điều độ, nhiệm vụ của bộ phận này cũng là theo dõi tiến độ

công việc. Bộ phận sẽ theo dõi tiến độ công việc của từng chuyền, nếu chuyền nào

thiếu công nhân, bộ phận điều độ sẽ điều chuyển người từ chuyền khác sang bổ sung,

hoặc yêu cầu phòng Nhân sự tuyển thêm công nhân. Nếu thấy tiến độ gia công không

kịp tiến độ giao hàng, bộ phận điều độ sẽ tổ chức cho công nhân tăng ca, hoặc đề nghị

Giám đốc cho chuyền may khác may song song để kịp tiến độ...

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 56

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Biểu 2.5: Phiếu điều động công nhân tạm thời

Số: HCSS-ĐĐ01-BM0.9 Lần ban hành: 01 Lần ban hành: 01/10/2011 Tổng số trang: 01

PHIẾU ĐIỀU ĐỘNG CÔNG NHÂN TẠM THỜI

Ngày 04 tháng 04 năm 2011

STT Họ Và Tên

SL. CN

Ký tên

ĐV đi

ĐV đến

Công đoạn

Chuyền trưởng

7G

C3

Bo

80

1

Phạm Thị Na

Mã hàng B40 3

Thời gian điều động 7h30- 11h30 (1/2 ngày)

2 3 4

Căn cứ chức năng quyền hạn của Giám đốc Căn cứ thực tế đơn hàng hiện năy tại:........................................................................... BGĐ điều động một số công nhân đến các đơn vị để hỗ trợ như sau:

Ghi chú: phải nộp lại giấy này vào ngày hôm sau để nhân sự nhập công thời gian, nếu chậm trễ coi như sẽ không có công thời gian của ngày hôm đó.

GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SẢN XUẤT TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nếu đã sử dụng các biện pháp để tăng nhanh tiến độ mà vẫn không thể đáp ứng

kịp thời gian giao hàng, nhân viên đơn hàng phải thông báo với Giám đốc, Giám đốc

sẽ xem xét và có thể “xin” khách hàng dời lại ngày giao hàng.

b) Nhập hoàn thành:

Sau khi đã gia công xong sản phẩm, chuyền trưởng sẽ phân loại sản phẩm theo

màu và theo size, sau đó sẽ nhập sản phẩm vào bộ phận Hoàn thành. Thường thì thời

gian từ lúc chuyền may gia công xong sản phẩm đến khi xuất hàng là rất ngắn, vì vậy

lúc nào có Lệnh xuất hàng do nhân viên đơn hàng soạn thảo trình Giám đốc ký gửi

xuống các chuyền may, các chuyền sẽ cho nhập hoàn thành. Số lượng sản phẩm nhập

vào hoàn thành sẽ căn cứ vào Lệnh xuất hàng được gửi xuống.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 57

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Biểu 2.6: Lệnh xuất hàng

LỆNH XUẤT HÀNG Đơn hàng: SUMITOMO

Số : 498 /KD-TB Ngày: 13/03/2012 Trang số: 01/01

Căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng. Nay Giám đốc Công ty thông báo lệnh giao hàng đơn hàng SUMITOMO. Cụ thể như sau:

1. Số lượng:

TT

Style

Số kg

Số khối

Thành tiền (USD)

Số thùng

Số lượng (chiếc)

Đơn Giá CMPT (USD) 2,5 2,1

1 2

3.486 6.478 9.964

8.715,00 13.603,80 22.319

117 217 334

1.264,8 2.921,4 4.186,2

10,873 20,165 31,038

RP8511-2 RS7521-2 Cộng

(Chi tiết theo packing list kèm theo)

2. Thời gian Final: 13/03/2012 3. Thời gian và địa điểm giao nhận hàng: Địa điểm giao hàng: Tại kho Công ty Phú Hòa An

Thời gian: 14h ngày 14/03/2012

Lái xe:

Điện thoại:

4. Phương tiện vận chuyển: Container . Số xe: 5. Các đơn vị liên quan:

Theo chức năng, nhiệm vụ của mình phối hợp chặt chẽ đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.

ĐT: 0915.920.785

6. Cá nhân cần liên hệ khi giao nhận hàng + Chuyên viên đơn hàng: Lê Phan Thùy Châu + Chuyên viên phụ trách giao nhận: Nguyễn Kiết Tường + Người liên lạc tại nơi giao hàng:

ĐT: 0909.218.431 ĐT:

Nơi nhận:

Giám đốc

- Chuyền 12, 13 - Tổ QC - Tổ hoàn thành - QC SB

- PGĐSX - TLGĐSX - Trưởng phòng kế toán - Điều độ sản xuất - Phòng kinh doanh

- Lưu phòng KD

LÊ HỒNG LONG

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 58

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Trước khi nhập vào bộ phận hoàn thành, QC của bộ phận hoàn thành sẽ kiểm

tra chất lượng sản phẩm 1 lần nữa, nếu QC hoàn thành nhận thấy chất lượng sản phẩm

không đạt theo như yêu cầu kỹ thuật đã đề ra thì nhất quyết không cho nhập hoàn

thành, yêu cầu các chuyền sửa lại để đạt yêu cầu mới được nhập. Cũng có trường hợp

xảy ra xung đột giữ chuyền trưởng và QC hoàn thành trong việc nhập sản phẩm vào

hoàn thành, lý do là sản phẩm có lỗi, tuy nhiên đã được QC khách hàng chấp nhận, QC

chuyền đã thông qua nhưng khi vào nhập hoàn thành, QC hoàn thành căn cứ vào tiêu

chuẩn kỹ thuật từ trước sẽ không chấp nhận. Lúc này QC chuyền sẽ phản ánh lại với

QC hoàn thành để cho phép nhập hàng. Nếu QC hoàn thành vẫn không cho phép nhập,

chuyền trưởng phải báo cáo lại với nhân viên đơn hàng, Phó Giám đốc để giải quyết.

Hàng ngày, bộ phận QC này cũng phải nộp báo cáo cho trưởng bộ phận QC về tình

hình chất lượng sản phẩm.

Khi nhập sản phẩm vào hoàn thành, chuyền trưởng có Sổ bàn giao sản phẩm

sau may, bộ phận hoàn thành cũng có sổ này. Chuyền trưởng sẽ ký vào sổ của bộ phận

hoàn thành và hoàn thành cũng ký vào sổ của chuyền trưởng để xác định đã giao và

nhận sản phẩm.

Sau khi sản phẩm đã nhập hoàn thành, bộ phận hoàn thành sẽ căn cứ vào Phiếu

giao nhiệm vụ, Lệnh xuất hàng đã nhận được để tiến hành hút chỉ vụn, ủi thành phẩm.

Sau khi ủi thành phẩm, QC của khách hàng sẽ kiểm tra một lần nữa, nếu thấy hàng

chưa đạt chất lượng thì sẽ yêu cầu trả lại chuyền để sửa chữa và ủi lại. Sau khi ủi lại,

QC khách hàng sẽ kiểm tra lại, nếu đạt mới cho gấp xếp và tiến hành đóng kiện. Trong

quá trình thực hiện ủi, gấp xếp, đóng kiện cũng đều có QC của Phú Hòa An kiểm tra

chất lượng trước khi QC khách hàng kiểm tra, nếu chưa đạt yêu cầu thì QC của công

ty cũng yêu cầu phải tiến hành lại. Hàng ngày bộ phận QC này cũng phải nộp báo cáo

cho trưởng bộ phận QC.

Khi gửi Lệnh xuất hàng cho bộ phận hoàn thành, nhân viên đơn hàng sẽ gửi

kèm theo Packing List (Phụ lục 11) để bộ phận hoàn thành dựa vào đó đóng kiện. Khi

đóng kiện quản lý bộ phận hoàn thành, nhân viên đơn hàng phải kiểm tra kỹ số lượng

sản phẩm, tránh thiếu hàng.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 59

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Sản phẩm sau khi hoàn thiện, đóng thành kiện sẽ được giữ tại kho của bộ phận

hoàn thành và kho thành phẩm (kho thành phẩm cũng do bộ phận hoàn thành quản lý),

chờ xuất kho giao cho khách hàng. Bộ phận hoàn thành sẽ sắp xếp hoàn thành công

việc gần sát với thời gian giao hàng để thời gian lưu kho là ít nhất.

Hằng ngày, bộ phận hoàn thành cũng phải lập báo cáo thống kê sản lượng trong

ngày theo từng công đoạn (ủi thành phẩm, gấp xếp, đóng kiện...), thông báo thường xuyên

cho nhân viên đơn hàng để nhân viên đơn hàng nắm rõ tiến độ thực hiện đơn hàng.

Sau khi đã đóng kiện xong, có thể QC khách hàng sẽ yêu cầu chọn ngẫu nhiên

một vài thùng hàng để kiểm tra lại. Số hàng này sẽ được kiểm tra tại phòng QC, có cả

QC công ty và QC khách hàng kiểm tra. Khi QC khách hàng đã đồng ý về chất lượng,

bộ phận QC sẽ tự gấp xếp, đóng gói lại hàng.

2.2.2.3. Lập hóa đơn, ghi nhận ngiệp vụ bán hàng và xuất hàng

Sau khi đã hoàn thành việc gia công sản phẩm, nhân viên đơn hàng sẽ làm các

thủ tục để xuất hàng.

Nhân viên đơn hàng sẽ căn cứ vào bảng định mức mà khách hàng gửi hoặc

bảng định mức đã có sự đồng ý của 2 bên, căn cứ vào số nguyên phụ liệu còn thừa để

lập Bảng thanh lý nguyên phụ liệu (Phụ lục 12), ghi rõ các nguyên phụ liệu, số lượng

từng loại sẽ trả lại khách hàng. Căn cứ vào Bảng thanh lý nguyên phụ liệu này, kho vải

và kho phụ liệu sẽ xuất trả lại nguyên phụ liệu còn thừa cho khách hàng. Nhân viên

kho sẽ lập Phiếu xuất kho bằng gồm có 2 liên, 1 liên sẽ lưu lại kho, 1 liên giao cho

nhân viên chuyển hàng. Phiếu xuất kho này cũng sẽ được scan 1 bản để gửi cho khách

hàng qua email, in ra để gửi kèm trong bộ chứng từ cho khách hàng.

Nhân viên đơn hàng cũng sẽ soạn thảo Packing List để gửi cho khách hàng (Packing

List này chính là Packing List đã giao cho hoàn thành để đóng kiện), thông báo từng sản

phẩm, nguyên phụ liệu, số lượng từng loại mà Công ty xuất cho khách hàng.

Song song với đó, nhân viên đơn hàng sẽ lập CMP Invoice (Phụ lục 13) (khi

khách hàng cung cấp tất cả các nguyên phụ liệu, bao gồm cả chỉ), hoặc CMPT Invoice

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 60

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

(khi khách hàng không cung cấp chỉ, yêu cầu Công ty tự mua chỉ) để gửi cho khách

hàng.

Đơn hàng có thể xuất 1 lần hoặc nhiều lần cho khách hàng. Trường hợp xuất

nhiều lần thì lần xuất cuối cùng, nhân viên đơn hàng phải lập Bản thanh lý hợp đồng

(Phụ lục 14) để gửi cho khách hàng.

Các chứng từ trên sẽ được gửi trước cho khách hàng qua email, sau đó nhân

viên đơn hàng sẽ in các chứng từ trên, trình Giám đốc ký, đóng dấu, 04 bản sẽ gửi

trong bộ hồ sơ gửi cho khách hàng, các bản còn lại đưa đến các bộ phận có liên quan.

Khách hàng sau này khi nhận được hàng sẽ ký nhận vào cả 04 bản, khách hàng giữ lại

02 bản, 02 bản còn lại sẽ gửi cho Phú Hòa An.

Lệnh xuất hàng đã được nhân viên đơn hàng soạn thảo trước đó cùng Packing

List, trình Giám đốc ký, photo, đóng dấu lưu 1 bản tại phòng kinh doanh, các bản còn

lại gửi cho các bộ phận có liên quan. Nhân viên xuất nhập khẩu sau khi nhận được

Lệnh xuất hàng sẽ tiến hành làm các thủ tục cần thiết để chuyển hàng cho khách hàng.

Nếu là hàng xuất khẩu, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ kê khai thông qua Hải quan điện

tử, in ra Tờ khai hải quan điện từ xuất khẩu (Phụ lục 15) và Tờ khai hàng hóa xuất

khẩu (Phụ lục 16), sẽ liên hệ với các Công ty dịch vụ vận chuyển để tiến hành vận

chuyển hàng...

Công ty sẽ chuyển hàng lên container, di chuyển bằng đường bộ đến cảng hoặc

sân bay để xuất ra nước ngoài. Khi xuất hàng lên container, nhân viên đơn hàng, nhân

viên xuất nhập khẩu và đại diện bộ phận hoàn thành, QC khách hàng phải kiểm tra kỹ

số lượng. Bộ phận hoàn thành sẽ viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bằng tay

gồm 3 liên ghi rõ số lượng thực xuất, liên 1 sẽ lưu tại kho hoàn thành, liên 2 giao cho

người vận chuyển, liên 3 sẽ đưa lên kế toán làm căn cứ ghi sổ. Phiếu xuất kho kiêm

vận chuyển nội bộ này cũng được scan để gửi cho khách hàng qua email, in ra để gửi

cho khách hàng trong bộ chứng từ. Khi xuất hàng lên xe, bất kể đó là nguyên phụ liệu

trả lại hay thành phẩm, đều có sự chứng kiến của nhân viên bảo vệ. Sau khi xác nhận

số hàng bốc lên xe đúng như số hàng trong phiếu xuất kho, nhân viên bảo vệ chứng

kiến việc bốc hàng sẽ báo lại với bảo vệ cổng.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 61

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Biểu 2.7: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 62

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Người vận chuyển container khi ra khỏi cổng phải xuất trình Phiếu xuất kho

kiêm vận chuyển nội bộ (trường hợp là thành phẩm) hoặc Phiếu xuất kho (nếu là phụ

liệu trả lại) để bảo vệ cổng kiểm tra. Bảo vệ cổng sau khi được bảo vệ chứng kiến việc

bốc hàng thông báo cho xe ra khỏi cổng sẽ ghi lại thông tin số xe, tên lái xe, hàng xuất,

số lượng vào sổ Xuất hàng, sau đó sẽ cho ra khỏi cổng.

Thông thường công ty sẽ trả trước phí vận chuyển, sau đó theo thỏa thuận trong

hợp đồng để phân chia chi phí cho khách hàng. Công ty chỉ chịu chi phí đường bộ tối

đa đến cảng Đà Nẵng, mọi chi phí vận chuyển khác sẽ do khách hàng chịu. Tuy nhiên

khi công ty không đáp ứng được thời gian giao hàng thì thường phải chịu tất cả chi phí

vận chuyển.

Trong quá trình vận chuyển, nhân viên xuất nhập khẩu phải luôn luôn theo dõi

lộ trình của sản phẩm. Mỗi chuyến hàng xuất, Công ty vận chuyển sẽ cũng cấp số Bill

và số điện thoại của tài xế lái xe, nhân viên xuất nhập khẩu thông qua số Bill và số

điện thoại để liên lạc với hãng vận chuyển hoặc tài xế để biết lộ trình của xe. Nhân

viên xuất nhập khẩu sẽ thông báo cho nhân viên đơn hàng, nhân viên đơn hàng phải

cung cấp cho khách hàng rõ thời điểm mà hàng sẽ đến nơi, khách hàng sau khi nhận

được hàng sẽ thông báo lại với nhân viên đơn hàng là đã nhận được hàng.

Kế toán công nợ sau khi nhận tờ khai hải quan photo, CMP Invoice (hoặc

CMPT Invoice), hóa đơn bán hàng kiêm vận chuyển nội bộ từ bộ phận hoàn thành,

bản thanh lý hợp đồng (nếu có) sẽ viết Hóa đơn GTGT (Phụ lục 17) (đối với đơn hàng

gia công cho khách hàng trong nước) hoặc Hóa đơn xuất khẩu (Phụ lục 18) (đối với

hàng xuất ra nước ngoài) bằng tay gồm có 3 liên. Sau đó nhập liệu vào phần mềm

Bravo, ghi nhận nhiệp vụ bán hàng sau đó in ra Hóa đơn bán hàng (Phụ lục 19) từ

phần mềm (chỉ in 1 liên, số hiệu của hóa đơn chính là số hiệu của hóa đơn viết bằng

tay). Hóa đơn này sẽ trình Giám đốc và kế toán trưởng ký, sau đó sẽ lưu kèm với hóa

đơn viết bằng tay, CMP Invoice (hoặc CMP Invoice), tờ khai hàng hóa xuất khẩu,

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 1 bộ chứng từ. Bộ chứng từ này sẽ được

lưu theo số hiệu của hóa đơn.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 63

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

2.2.2.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ

Khách hàng sẽ nhận hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm gia công.

Nếu số lượng sản phẩm gửi không đủ hoặc chất lượng không tốt, khách hàng sẽ yêu

cầu Phú Hòa An bồi thường. Khách hàng sẽ thông báo số lượng hàng không đủ, sản

phẩm sai quy cách ở đâu, số tiền phạt là bao nhiêu qua email cho nhân viên đơn hàng.

Nhân viên đơn hàng sẽ thông báo lại với Giám đốc để thương lượng lại với khách

hàng. Sau khi đạt được thỏa thuận về số tiền phạt, nhân viên đơn hàng sẽ thông báo lại

cho kế toán công nợ để ghi giảm khoản doanh thu.

Khách hàng sau khi chấp nhận thanh toán sẽ ký vào cả 04 bản của các chứng từ

trong bộ chứng từ Phú Hòa An gửi kèm theo hàng (Bao gồm Bảng thanh lý hợp đồng,

Bảng thanh lý nguyên phụ liệu, Invoice, Phiếu xuất kho), sau đó khách hàng giữ lại 02

bản, 02 bản gửi lại cho Phú Hòa An.

2.2.2.5. Thu tiền

Khách hàng khi đã nhận được hàng thì sau một thời gian đã quy định trong hợp

đồng (15-30 ngày) thì sẽ chuyển trả tiền hàng qua ngân hàng. Tất cả các khoản thanh

toán tiền hàng đều thanh toán qua ngân hàng, Phú Hòa An không chấp nhận thanh toán

bằng tiền mặt. Khách hàng sau khi chuyển trả tiền hàng sẽ thông báo cho nhân viên

đơn hàng, nhân viên đơn hàng sẽ thông báo lại cho nhân viên kế toán để theo dõi cụ

thể lúc nào tiền hàng sẽ về đến tài khoản.

Sau khi tiền về đến tài khoản, nhân viên của ngân hàng sẽ thông báo cho kế

toán ngân hàng bằng tin nhắn SMS là tiền đã về đến tài khoản. Ngân hàng không gửi

Phiếu báo có (Phụ lục 20) (chi tiết giao dịch (Phụ lục 22)...) về công ty mà kế toán

ngân hàng phải đến ngân hàng để lấy. Kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào số hiệu của

giấy báo có, ngày tháng trên giấy báo để nhập liệu vào phẩn mềm Bravo, in ra giấy

Báo có tiền gửi (đối với VND, số hiệu sẽ bắt đầu bằng BCO (Phụ lục 21), đối với

USD số hiệu sẽ bắt đầu bằng BCONT (Phụ lục 23)). Báo có tiền gửi sẽ được lưu cùng

với Phiếu báo có mà ngân hàng gửi về, lưu theo số hiệu của Báo có mà công ty in ra.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 64

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Hàng tháng, kế toán ngân hàng phải đến ngân hàng lấy Sổ hạch toán chi tiết của

tài khoản (Phụ lục 24) (sao kê tài khoản chi tiết...) để đối chiếu với những nghiệp vụ

đã ghi nhận ở Công ty. Kế toán ngân hàng cũng có thể yêu cầu ngân hàng gửi Sổ hạch

toán tài khoản chi tiết qua fax, nhưng việc này phải tốn thêm phí. Nếu có sự khác biệt,

kế toán ngân hàng phải kiểm tra lại, và Công ty phải theo đúng như bảng sao kê của

ngân hàng.

Vào cuối mỗi tháng, kế toán ngân hàng kiêm kế toán công nợ sẽ lập Biên bản

đối chiếu công nợ (Phụ lục 25) trình Giám đốc ký để gửi cho khách hàng qua fax, nếu

khách hàng đồng ý với bảng đối chiếu sẽ ký vào đó và gửi lại cho công ty qua fax. Nếu

có gì sai khác, khách hàng sẽ lập lại một Biên bản đối chiếu công nợ và gửi cho Phú

Hòa An để kế toán công nợ kiểm tra lại.

Có trường hợp khách hàng đã gửi tiền cho Phú Hòa An trước, sau đó mới thông

báo tiền phạt hợp đồng (do khi hàng đến khách hàng chưa kiểm tra hết thì đã đến hạn

thanh toán). Trong trường hợp này, nếu còn tiếp tục hợp tác thì ở đơn hàng sau, khách

hàng sẽ trừ tiền phạt vào số tiền phải thanh toán, nếu 2 bên không còn tiếp tục hợp tác,

Phú Hòa An phải chuyển trả tiền lại cho khách hàng. Khi nhân viên đơn hàng thông

báo số tiền phạt cho kế toán công nợ, kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm Bravo,

điều chỉnh lại doanh thu.

Chương II đã khái quát được những đặc điểm, tình hình chung nhất về Công ty

Cổ phần Dệt may Phú Hòa An và cũng đã mô tả được một cách khá rõ nét về thực

trạng tổ chức công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty. Chính vì đặc

điểm của Phú Hòa An là nhận gia công sản phẩm nên mục tiêu kiểm soát quan trọng

nhất trong tất cả các giai đoạn của chu trình là làm sao để kiểm soát chất lượng, số

lượng sản phẩm nhận gia công, thời gian hoàn thành hợp đồng gia công, vì chính

những điều này sẽ quyết định doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu... và hơn nữa là

uy tín, sự phát triển của công ty trong tương lai. Phú Hòa An đã xây dựng được các thủ

tục kiểm soát khá chặt chẽ, hữu hiệu trong suốt cả chu trình, đã kiểm soát tốt mục tiêu

quan trọng nhất và đây chính là một trong những lý do giúp Công ty có những bước

tiến vượt bậc trong thời gian qua.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 65

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NÔI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN

3.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công

ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An

3.1.1. Môi trường kiểm soát

3.1.1.1. Ưu điểm

Trung tâm của môi trường kiểm soát chính là triết lý quản lý và phong cách

điều hành của ban lãnh đạo cấp cao. Chính quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn

tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh, luôn giữ uy tín với khách hàng đã góp phần

nâng cao vị thế của Công ty. Ban lãnh đạo có chuyên môn, có năng lực đã luôn cố

gắng giữ tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc để làm tấm gương cho

nhân viên của mình noi theo. Vấn đề kiểm soát thông tin, yêu cầu về tính trung thực

của thông tin cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Ban lãnh đạo của công ty đã rất coi

trọng đến việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung cho công ty và đối

với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng.

Cơ cấu tổ chức quản lý tương đối phù hợp, đơn giản. Sự phân công, phân nhiệm

công việc, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ được quy định cụ thể bằng văn bản đã giúp

cho công tác quản lý và thực hiện công việc kịp thời, hạn chế sự chồng chéo công việc

giữa các bộ phận, thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với

công việc mình thực hiện.

Một trong những yếu tố thành công của một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ

và hữu hiệu không thể không kể đến yếu tố con người. Công ty luôn quan tâm, chú

trọng đến chính sách nhân sự, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên được

đào tạo bồi dưỡng kiến thức và có môi trường làm việc tốt nhất để phát huy năng lực

của mình. Công tác bổ nhiệm, luân chuyển nhân viên được thực hiện nghiêm túc,

chính sách nhân sự rõ ràng và do bộ phận nhân sự thực hiện. CBCNV trong công ty

năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ, là những người

lao động có tay nghề, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức. Mặt khác, CBCNV

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 66

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

trong Công ty có ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các

phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với ban quản lý trong việc thực hiện

các chiến lược kinh doanh. Chính sự đồng lòng nhất trí và chấp hành nghiêm túc

những quy định của ban quản lý nên hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ, nhất quán,

đồng bộ.

Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng được quan tâm và thường

xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa kế hoạch và thực hiện để phát hiện, tìm ra

nguyên nhân và xử lý kịp thời các sai lệch. Điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát

với thực tế và thường hoàn thành tốt.

3.1.1.2. Nhược điểm

Do tính chất công việc nên một vài bộ phận có khối lượng công việc không

đồng đều dẫn đến có những thời điểm áp lực công việc cao dễ dẫn đến sai sót. Ví dụ

như kế toán tiền lương thì khối lượng công việc thường tập trung vào thời điểm đầu

tháng, do cuối tháng các chuyền may mới có số chính xác nhất về sản lượng của công

nhân, cuối tháng Giám đốc công ty mới tiến hành duyệt hệ số sản phẩm, đơn giá từng

sản phẩm, khi đã có đầy đủ các thông số đó kế toán tiền lương mới tiến hành làm

lương, trong khi ngày mùng 7 hàng tháng Công ty phải phát lương cho CBCNV. Mà

đặc thù công ty dệt may số lượng công nhân sản xuất trực tiếp rất nhiều, thời gian làm

lương cũng chỉ trong vòng 1 tuần nên áp lực rất lớn.

Ban kiểm soát của Công ty được lập ra nhưng vẫn chưa phát huy hết vai trò của

mình, chỉ là theo dõi, giám sát tình hình hoạt động chung, các báo cáo kiểm soát thực

sự chưa có ý nghĩa, vị thế của Ban kiểm soát chưa cao, chưa thực hiện việc bảo đảm

quyền lợi cho cổ đông một cách tốt nhất.

3.1.2. Đánh giá rủi ro

Phú Hòa An chủ yếu chỉ gia công sản phẩm may mặc theo như yêu cầu của bên

giao gia công nên không phải lo về đầu ra của sản phẩm. Cũng chính vì vậy mà Công

ty chưa chú trọng vào việc phát hiện, đánh giá và phân tích các rủi ro có liên quan đến

chu trình bán hàng và thu tiền. Phòng kinh doanh của Công ty hàng tháng vẫn lập kế

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 67

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

hoạch sản xuất trong tháng nhưng đó là dựa trên những đơn hàng đã ký với khách

hàng, chứ không phải dựa vào xác định nhu cầu của thị trường.

3.1.3. Hoạt động kiểm soát

3.1.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng

Bảng 3.1: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu Nhận xét

kiểm soát Thủ tục kiểm soát hiện có Ưu điểm Nhược điểm chung

- Doanh thu ghi sổ đều dựa - Các khách hàng

- Công ty luôn chủ vào các chứng từ vận chủ yếu là do Giám

động trong việc sắp chuyển (phiếu xuất kho đốc tìm được, do

xếp kế hoạch thực kiêm vận chuyển nội bộ, Dệt may Huế và

hiện đơn hàng, ký phiếu xuất kho, tờ khai hải Dệt may Hòa Thọ

kết hợp đồng với quan...) và hợp đồng đã là hai công ty có

những khách hàng được phê chuẩn, ký kết với vốn góp ở Phú Hòa

phù hợp. khách hàng. An giới thiệu... do

- Đảm bảo Công ty đó không có việc - Khi ký kết đơn hàng, Tính có

nhận đúng số kiểm tra tín dụng Công ty đã xem xét tới khả thật

nguyên phụ liệu mà của khách hàng, có năng gia công của Công ty,

khách hàng gửi về, thể đưa đến rủi ro khi nào thực hiện đơn hàng

đúng về số lượng và lớn cho Công ty. thì phù hợp, tránh trường

chất lượng. hợp đã ký kết hợp đồng mà - Việc thực hiện

không có khả năng thực - Có sự kiểm tra, đơn hàng có thể

hiện hoặc không thực hiện khớp đúng số liệu không như kế hoạch

tốt làm ảnh hưởng đến uy trước khi nhập liệu (có thể đơn hàng

tín của Công ty. này gia công nhanh, để phản ánh ngiệp

vụ phát sinh. đơn hàng kia bị trễ) - Khi nhận nguyên phụ liệu

do vậy Công ty có mà khách hàng gửi về, có

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 68

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

sự đối chiếu giữa số hàng thể từ chối những

nhận được và Packing List đơn hàng có thể

mà khách hàng đã gửi. thực hiện được và

nhận những đơn - Khi ghi sổ, kế toán công

hàng không thích nợ có sự kiểm tra hợp pháp

hợp. của các chứng từ (hợp

đồng, phiếu xuất kho, bảng - Quá trình nhận

thanh lý hợp đồng...) và nguyên phụ liệu tại

cũng có kiểm tra sự khớp kho có sự kiểm tra

đúng giữa số lượng trên về số lượng kiện

hàng theo Packing phiếu xuất kho và số lượng

trên CMP (CMPT) List, sau khi nhập

Invoice,... kho bộ phận QC

mới kiểm tra số

lượng và chất lượng

bên trong, do đó sẽ

xảy ra trường hợp

số lượng hàng thì

đủ, chất lượng hàng

lại không đảm bảo,

nhưng do công ty

đã cho nhập kho

nên không làm rõ

được trách nhiệm

thuộc về ai.

- Các chứng từ (hóa đơn, - Chứng từ được

phiếu xuất kho...) đều được được sắp xếp theo Sự đầy đủ đánh số thứ tự từ trước. số thứ tự, dễ dàng

kiểm tra, tìm kiếm. - Các chứng từ được lưu trữ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 69

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

theo từng loại chứng từ (ví - Không bỏ sót

dụ như các hóa đơn bán nghiệp vụ.

hàng được lưu với nhau,

đóng thành quyển, ghi rõ là

hóa đơn bán hàng của

tháng, năm nào...). Các

chứng từ được lưu trữ theo

số thứ tự tăng dần (hóa

đơn), hoặc lưu trữ theo đơn

hàng (Định mức sử dụng

nguyên phụ liệu...).

- Khi có phát sinh nghiệp

vụ xuất hàng thì bộ chứng

từ được gửi một bản cho kế

toán để kế toán kiểm tra,

đối chiếu, ghi hóa đơn và

nhập liệu theo số thứ tự của

hóa đơn.

- Trưởng các bộ phận sau - Các nghiệp vụ - Ban quản lý kiểm khi kiểm ta, phê chuẩn các phát sinh đều phải tra và phê chuẩn chứng từ phát sinh sẽ báo có sự phê chuẩn của các chứng từ đầy đủ cáo Giám đốc, xin chữ ký Giám đốc, các theo quyền hạn của phê chuẩn của Giám đốc. chứng từ phát sinh mình. Sự phê Giám đốc Công ty chỉ phê đều phải có chữ ký chuẩn - Sự phân công, chuẩn khi trên chứng từ đã của Giám đốc khiến phân nhiệm khá rõ có đầy đủ tất cả các chữ ký, cho khối lượng ràng nhất là chữ ký của trưởng công việc của Giám

- Giám đốc có thể bộ phận. đốc rất lớn, dễ xảy

kiểm soát mọi hoạt ra sai sót, hoặc - Hợp đồng ký kết giữ 2

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 70

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

bên phải có chữ ký, con động của Công ty. Công ty sẽ bị đình

trệ khi Giám đốc đi dấu, tên người đại diện đầy

vắng. đủ.

- Giám đốc sẽ ký - Bộ hồ sơ gửi cho khách

phê chuẩn khi đã có hàng khi xuất hàng phải có

chữ ký của trưởng chữ ký, con dấu của Giám

bộ phận, như vậy dễ đốc hoặc phó Giám đốc.

xảy ra trường hợp

Giám đốc tin tưởng

vào sự phê chuẩn

của trưởng bộ phận

mà không có sự

kiểm tra lại.

- Nguyên phụ liệu - Đơn giá gia công trong

khách hàng gửi về hợp đồng đã ký kết là đơn

thường lớn hơn giá đã có sự thỏa thuận, - Các số liệu được lượng cần thiết để đồng ý giữa 2 bên và được kiểm tra cẩn thận, gia công, đề phòng ghi rõ trong hợp đồng. Đơn hạn chế sai sót. lượng hao hụt trong giá này cũng chính là đơn

- Đảm bảo doanh quá trình vận giá trong hóa đơn. Sự đánh thu ghi nhận là chuyển. Nguyên - Nguyên phụ liệu nhận về giá doanh thu theo đơn phụ liệu cũng chỉ để gia công không ảnh giá được ký kết, các theo dõi trên sổ hưởng đến chi phí, giá khoản giảm trừ sách ở các kho nên thành của công ty đã không các nhân viên (có doanh thu là đúng được ghi nhận vào phần đắn, chính xác. thể là nhân viên mềm, chỉ theo dõi riêng nhận hàng và nhân trên sổ sách ở các kho. viên kho, nhân viên

- Trước khi lập hóa đơn, kế kho và vật tư

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 71

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

chuyền, tổ cắt) sẽ toán công nợ đều phải kiểm

thông đồng với tra, đối chiếu số lượng trên

nhau để che giấu Phiếu xuất kho kiêm vận

khoản nguyên phụ chuyển nội bộ với CMP

(CMPT) Invoice, tính toán liệu dôi dư này.

lại các thông số trên - Nhập số liệu sai.

Invoice.

- Sau khi viết hóa đơn

GTGT hoặc hóa đơn xuất

khẩu, nhập liệu vào máy

tính, in ra hóa đơn bán hàng

kế toán công nợ sẽ trình kế

toán trưởng ký phê duyệt.

Kế toán trưởng trước khi

phê duyệt sẽ mở phần mềm

ra, kiểm tra một lần nữa

trên phần mềm rồi mới phê

duyệt.

- Nhập liệu sai tài - Sau khi nhập liệu vào khoản. phần mềm, kế toán công nợ - Kế toán trưởng sẽ in ra hóa đơn bán hàng - Sơ đồ tài koản đầy giao quyền khai báo ghi rõ khách hàng, mặt đủ. các thông tin liên hàng, số lượng hàng. Sự phân quan đến khách - Các nghiệp vụ đều loại - Kế toán trưởng sẽ xem xét hàng cho kế toán được ghi nhận đúng lại các định khoản, kiểm tra công nợ, điều đó có tài khoản lại trong phần mềm, kiểm thể tạo ra những mã tra các chứng từ kèm theo khách hàng không

trước khi ký duyệt. có thực.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 72

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Khi xuất hiện một khách

hàng mới đều được kế toán

công nợ khai báo đầy đủ

vào phần mềm.

- Mở tài khoản chi tiết để

theo dõi từng đơn hàng,

từng khách hàng.

Kế toán ghi sổ Chừng từ được chuyển lên Các nghiệp vụ được trước khi khách phòng kế toán để ghi nhận ghi sổ kịp thời, hàng gửi bộ chứng Đúng kỳ ngay nghiệp vụ đúng lúc từ đồng ý thành

toán cho Công ty.

- Kế toán máy

- Cuối kỳ, kế toán công nợ

sẽ in ra bảng kê hóa đơn

bán hàng từ phần mềm và

đối chiếu lại với các chứng Đảm bảo kết xuất Máy tính bị hư hay Chuyển

từ đã lưu trữ. đầy đủ các báo cáo phần mềm ứng sổ và tổng

theo đúng quy định. dụng có thể bị lỗi. hợp - Kế toán tổng hợp cuối kỳ

làm báo cáo sẽ đối chiếu

giữa số liệu chi tiết và tổng

hợp.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 73

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

3.1.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền

Bảng 3.2: Ưu nhược điểm của hoạt động kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu Nhận xét

kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Ưu điểm Nhược điểm chung

- Khách hàng trả tiền gia

công qua ngân hàng.

Công ty rất ít khi - Có sự kiểm tra giữa số

thanh toán bằng tiền nhận được với số đã

hình thức thư tín nhập liệu vào phần mềm Đảm bảo ghi nhận dụng (L/C – Letter trước đó và số ghi trên hóa chính xác số tiền Credit) nên rất dễ đơn. Tính có thu được của đúng có khả năng khách thật - Hàng tháng có sự đối khách hàng chuyển hàng đã nhận hàng chiếu giữa nghiệp vụ đã trả tiền gia công. mà không trả tiền ghi nhận trên sổ chi tiết (đối với hàng xuất tiền gửi ngân hàng của khẩu) Công ty với với sổ phụ/sổ

hạch toán tài khoản chi tiết

của Ngân hàng.

-Báo có tiền gửi (BCO và

BCONT) được in ra từ

Không có chính phần mềm, Phiếu báo có Ghi nhận chính xác do ngân hàng gửi về sẽ sách cụ thể cho việc Sự phê các khoản giảm trừ được kế toán trưởng kiểm thanh toán trước chuẩn doanh thu. tra, đối chiếu lại trước khi hạn.

ký phê duyệt vào Báo có

tiền gửi.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 74

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Sau khi đã có đầy đủ các

chứng từ đã được Giám

đốc Công ty phê chuẩn

đầy đủ thì kế toán công nợ

mới ghi nhận các khoản

giảm trừ doanh thu.

- Báo có tiền gửi được in

Báo có tiền gửi của ra từ phần mềm có số thứ

được in ra từ phần tự, ngày tháng trên chứng

mềm tuy có số thứ từ phải khớp với ngày trên

tự, nhưng ngày giấy báo có mà ngân hàng

tháng phải khớp với gửi về.

ngày tháng Phiếu - Hàng tháng có sự đối - Phản ánh đầy đủ báo có của Ngân chiếu giữa nghiệp vụ đã ghi các nghiệp vụ nhận hàng, do vậy nếu nhận trên sổ chi tiết tiền gửi tiền hàng của khách sắp xếp theo thứ tự ngân hàng của Công ty với Sự đầy đủ hàng. ngày tháng thì số với sổ phụ/sổ hạch toán tài - Phát hiện kịp thời thứ tự của Báo có khoản chi tiết của Ngân sai sót để bổ sung. tiền gửi lộn xộn, hàng.

nếu sắp xếp theo số - Trên các Phiếu báo có của thứ tự của Báo có ngân hàng đều có sự xác tiền gửi thì ngày nhận đầy đủ của ngân hàng. tháng của báo có

- Cuối mỗi tháng đều gửi lộn xộn, khó kiểm

Biên bản đối chiếu công tra.

nợ với khách hàng.

- So sánh, đối chiếu số tiền - Số tiền nhận được - Kế toán có thể sẽ Sự đánh nhận được với sổ phụ/ sổ là đúng với số tiền quên ghi nhận vào giá khách hàng còn hạch toán tài khoản chi tiết số tiền hàng sẽ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 75

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

ở ngân hàng. thiếu. nhận được ở lần sau

trong trường hợp - Khi giao hàng Công ty sẽ

khách hàng đã trả trả trước cước vận chuyển,

tiền mới thông báo sau đó tùy theo thỏa thuận

về khoản giảm trừ trước trong hợp đồng mà

doanh thu, sẽ trừ phân chia phí vận chuyển

vào tiền hàng cho với khách hàng.

đơn hàng lần sau. - Ghi nhận tỷ giá đúng đối

- Tính toán sai các với trường hợp khách hàng

khoản chi phí vận trả bằng USD.

chuyển liên quan

đến việc giao hàng

- Ghi nhận sai tỷ

giá

- Nhập liệu sai tài - Ghi định khoản lên Báo khoản. có tiền gửi

- Kế toán trưởng - Mở tài khoản chi tiết để - Sơ đồ tài koản đầy giao quyền khai báo theo dõi từng đơn hàng, đủ. các thông tin liên từng khách hàng. Sự phân quan đến khách - Các nghiệp vụ đều loại - Mở các tài khoản chi tiết hàng cho kế toán được ghi nhận đúng theo dõi nghiệp vụ phát công nợ, điều đó có tài khoản sinh liên quan đến từng thể tạo ra những mã

ngân hàng, trong đó chi khách hàng không

tiết theo VND hay USD. có thực.

- Có sự theo dõi thường - Không có trường -Nếu ghi nhận

xuyên về thời hạn thanh hợp khách hàng nợ doanh thu trễ, khi Đúng kỳ

toán của khách hàng, biết quá hạn. tiền đã về tài khoản

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 76

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

thời điểm khá chính xác có thể không biết

do khách hàng tiền sẽ về trong tài khoản.

chuyển trả cho đơn

hàng nào, có thể

chuyển trả lại khách

hàng vì cho rằng

khách hàng chuyển

tiền nhầm.

- Kế toán máy

- Cuối kỳ, kế toán công nợ

sẽ in ra bảng kê hóa đơn

bán hàng từ phần mềm và Đảm bảo kết xuất Máy tính bị hư hay Chuyển đối chiếu lại với các đầy đủ các báo cáo phần mềm ứng sổ và tổng chứng từ đã lưu trữ. theo đúng quy định. dụng có thể bị lỗi. hợp - Kế toán tổng hợp cuối kỳ

làm báo cáo sẽ đối chiếu

giữa số liệu chi tiết và

tổng hợp.

3.1.4. Hệ thống thông tin kế toán

3.1.4.1. Ưu điểm

Thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kế

toán không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm

tra, giám sát nhiều hoạt động của đơn vị. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế

toán phù hợp với đặc trưng của đối tượng kế toán, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa việc

ghi nhận, kiểm tra, đối chiếu giữa các phần hành kế toán, đảm bảo số liệu ghi nhận

trung thực.

Căn cứ vào hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài

chính, Công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết rất đầy đủ và cụ thể. Với

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 77

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

hệ thống tài khoản này, mọi nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của Công ty nói chung

và hoạt động bán hàng và thu tiền nói riêng đều được phản ánh đầy đủ theo nội dung

kinh tế và đối tượng kế toán.

Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của chu trình bán hàng và thu tiền được

thiết kế rõ ràng, khoa học, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để ghi sổ sách, lập

các loại báo cáo đồng thời cũng lưu giữ thông tin về các cá nhân tham gia vào quá

trình thực hiện hoạt động. Các chứng từ sử dụng trong chu trình như Phiếu nhập kho,

Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn xuất khẩu... đều được đánh số thứ tự từ

trước, được luân chuyển, kiểm soát qua các phòng ban, các bộ phận cũng được kiểm

soát và lưu trữ theo quy định đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu, đánh giá số liệu.

Bên cạnh đó, các loại sổ của công ty đều được in ra từ phần mềm kế toán nên nên vào

cuối kỳ hay bất cứ lúc nào cần thiết, kế toán viên đều có thể tổng hợp thông tin và in ra

phục vụ cho nhu cầu của kế toán quản lý.

Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được phân thành 2 nhóm là hệ thống báo

cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Trong đó hệ thống báo cáo tài chính của

Công ty được tổ chức, xây dựng đầy đủ, đáp ứng yêu cầu kiểm tra của Công ty cũng

như cơ quan quản lý Nhà nước và các đối tác bên ngoài. Ngoài ra công ty đã xây dựng

các báo cáo quản trị trên cơ sở hệ thống báo cáo tài chính có thiết lập thêm các chỉ tiêu

như: chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu thực hiện năm trước để so sánh với số năm nay, qua đó

giúp các nhà quản lý có thể đánh giá tình hình của Công ty hiện tại.

3.1.4.2. Nhược điểm

Công ty Phú Hòa An hiện đang sử dụng nhiều phần mềm tại các phòng ban

khác nhau, các phần mềm này chưa mang tính tích hợp dữ liệu giữa các phòng, nhiều

công đoạn nhập lại, dễ dẫn đến nhiều sai sót và gian lận.

Mặc dù hiện nay ở Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An có hệ thống báo cáo

quản trị nhưng nhìn chung các báo cáo này chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin quá

khứ, tức là đánh giá lại những kết quả đạt được chứ chưa mang được tính dự đoán cao

để phục vụ các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát hoạt động của Công ty.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 78

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo 6.3 thích hợp cho các

doanh nghiệp trong ngành dệt may. Tuy nhiên trước đây, Công ty đã sử dụng 2 phần

mềm kế toán khác. Việc thay đổi phần mềm kế toán trong thời gian ngắn đã làm cho

kế toán viên lung túng trong việc sử dụng, lưu trữ dữ liệu. Việc chuyển dữ liệu từ phần

mềm kế toán cũ sang phần mềm kế toán mới không phải lúc nào cũng thực hiện được

và đảm bảo hoàn toàn chính xác. Việc thay đổi nhanh chóng các phần mềm kế toán

cũng góp phần tăng chi phí cho Công ty.

3.1.5. Hệ thống giám sát

Quy mô của Phú Hòa An không phải là quá lớn, việc kiểm soát chỉ mới dừng ở

mức thực hiện theo đúng các quy định, các thành viên tự giám sát lẫn nhau, chưa có

kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát của đơn vị tốt hơn.

3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Hiện nay, cơ cấu tổ chức trong công ty có sự phân công, phân nhiệm khá tốt,

tuy nhiên mọi công việc trong công ty sau khi được trưởng bộ phận phê duyệt đều phải

báo cáo cho Giám đốc Công ty kiểm tra, phê duyệt. Với quy mô công ty hiện nay, việc

này có thể thực hiện được nhưng khi quy mô công ty tăng lên gấp đôi trong năm 2012

thì rất khó khăn để thực hiện. Giám đốc nên trao quyền nhiều hơn nữa cho Phó Giám

đốc, trưởng phó phòng các bộ phận để chia sẻ công việc. Việc này cũng đòi hỏi phải

nâng cao trình độ chuyên môn, đạo đức của nhân viên để công việc ít xảy ra sai sót.

Nhằm hạn chế những sai sót xảy ra do nhân viên không đủ trình độ, thiếu kỹ

năng, công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, nâng

cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để tất cả các nhân viên có thể hiểu và thực hiện

thành thạo các chức năng của phần hành mà mình đảm nhiệm. Bên cạnh đó cần có các

biện pháp tăng cường lao động, tinh thần đoàn kết, đạo đức làm việc nhằm đem lại cho

công ty một nguồn nhân lực tốt, góp phần cải thiện đáng kể hệ thống kiểm soát nội bộ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 79

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

trong công ty vì suy cho cùng những biện pháp kiểm soát đặt ra chỉ nhằm mục đích

hạn chế những sai sót, gian lận của các nhân viên, lãnh đạo trong tổ chức.

Trong trường hợp Giám đốc đi công tác thường xuyên, không thể ký trực tiếp

lên chứng từ, Công ty nên xem xét việc sử dụng chữ ký điện tử. Nhân viên sẽ gửi

chứng từ qua email khi Giám đốc đi công tác để Giám đốc xem xét, nếu đồng ý, Giám

đốc sẽ sử dụng chữ ký điện tử để phê chuẩn. Điều này giúp Giám đốc kiểm soát tốt

hơn và công việc không bị đình trệ khi Giám đốc đi vắng.

3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro

Hiện nay, công ty chỉ chú trọng gia công sản phẩm nhưng trong tương lai khi

quy mô công ty được mở rộng (trong năm 2012 sẽ xây dựng nhà máy mới với 20

chuyền may), công ty sẽ phải tự thiết kế, may và tự mình bán sản phẩm để tận dụng

hết công suất, lúc đó việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng.

Thị trường thời trang trong nước luôn cạnh tranh rất gay gắt và tiềm ẩn nhiều

rủi ro (vì thời trang chịu ảnh hưởng nhiều bởi thị hiếu thường xuyên thay đổi của

khách hàng), vì vậy việc phòng kinh doanh thường xuyên cập nhật thông tin thị trường

về đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng... để từ đó xác định được những rủi ro tiềm

ẩn và đưa ra những biện pháp đối phó trong trường hợp xấu để tránh bị ảnh hưởng là

rất quan trọng. Cần nghiên cứu và đưa ra phương pháp, thang đo cụ thể cơ bản định

lượng được các rủi ro có thể xảy ra nhằm nắm bắt và nhận định chính xác hơn. Công

việc đánh giá rủi ro có thể thực hiện như sau:

- Ban đầu, Công ty phải xác định được mục tiêu chung của cả Công ty cũng

như mục tiêu riêng cho từng bộ phận, từng chức năng, từng nghiệp vụ vì đây là điều

kiện tiền đề để đánh giá rủi ro.

- Từ những mục tiêu đã đề ra phải xác định những rủi ro có thể xảy ra đối với

mục tiêu của Công ty và rủi ro có thể xảy ra đối với mục tiêu của từng bộ phận, từng

chức năng, từng nghiệp vụ.

- Sau đó, những rủi ro này phải được đánh giá dựa trên 2 yếu tố là xác suất xảy

ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro như sau:

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 80

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

Bảng 3.3: Mô hình đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro

o

r

Cao Cao Cao

i

ủ

r

a

r

Trung bình Trung bình Trung bình Thấp

y

ả

x

t

Thấp Thấp Thấp

ấ

u s c á X

Trung bình Cao Trung bình Cao

Thấp Mức độ ảnh hưởng

- Không chỉ dừng lại ở việc đánh giá định tính mà Công ty còn phải đánh giá

định lượng những rủi ro này bằng cách chấm điểm những rủi ro theo thang điểm quy

định sẵn. Rủi ro nào có mức độ ảnh hưởng càng cao, xác suất xảy ra càng lớn thì sẽ có

điểm càng cao.

- Cuối cũng phải đưa ra biện pháp để đối phó và khắc phục những rủi ro có thể

xảy ra này.

3.2.3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát

3.2.3.1. Ký hợp đồng gia công

Công ty nên tăng cường hoạt động quảng bá về hình ảnh của mình kể cả ở trong

nước và quốc tế để ngày càng nhiều khách hàng biết đến và ký hợp đồng trực tiếp với

Công ty, hạn chế ký hợp đồng với các bên trung gian.

Trước khi ký hợp đồng, Công ty nên tìm hiểu kỹ về tình hình tài chính của khách

hàng, đối với khách hàng trong nước có thể yêu cầu cung cấp báo cáo tài chính đã kiểm toán,

đối với khách hàng nước ngoài có thể nhờ đại sứ quán kiểm tra thông tin trước khi ký kết.

Trong điều kiện thanh toán ký kết trong hợp đồng, đối với khách hàng ở nước

ngoài, Công ty nên yêu cầu thanh toán bằng hình thức L/C để tránh rủi ro.

3.2.3.2. Gia công sản phẩm

a) Nhận nguyên phụ liệu

Trong quá trình nhận nguyên phụ liệu, nhân viên của Công ty chỉ đối chiếu số hàng

nhận được với Packing List mà khách hàng đã gửi, xem đã đúng số lượng và mẫu mã chưa

mà chưa kiểm tra số lượng, chất lượng trong từng kiện hàng. Sau khi hàng đã nhập kho, bộ

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 81

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

phận QC mới kiểm tra chất lượng, báo cáo tình hình cho phòng kinh doanh để phòng kinh

doanh báo lại cho khách hàng. Vấn đề là hàng thiếu hoặc hàng không bảo đảm chất lượng

có thể không phải do khách hàng gửi sai mà có thể do sai sót của Công ty vận chuyển hay

do điều kiện khách quan liên quan đến mưa, bão... Công ty cần điều tra rõ nguyên nhân

trước khi thông báo cho khách hàng. Lúc nhận hàng, nhân viên Công ty có thể quan sát

bằng mắt thường để xem xét chất lượng bên ngoài của hàng hóa (thùng hàng có còn nguyên

vẹn không, có bị nước thấm ướt, bị rách... hay không), nhân viên Công ty cũng có thể yêu

cầu kiểm tra một số thùng hàng trước khi cho nhập kho để xem xét số lượng, chất lượng

nguyên phụ liệu bên trong kiện hàng.

Sau khi đã kiểm tra xong, nhân viên xuất nhập khẩu nên lập một báo cáo nhận

hàng có chữ ký của các bên tham gia trong quá trình bốc hàng, đặc biệt là chữ ký của

nhân viên vận chuyển.

Báo cáo nhận hàng phải được đánh số thứ tự và có mẫu như sau:

Bảng 3.4: Biên bản nhận hàng

BIÊN BẢN NHẬN HÀNG

Mã hàng:

Hợp đồng: P/O: Hóa đơn: Vận chuyển:

STT ĐVT Thừa Thiếu Số lượng Packing List Ghi chú Nguyên phụ liệu Số lượng thực nhận

TỔNG

Đính kèm

Huế, ngày......tháng.......năm......

N/V vận chuyển N/V xuất nhập khẩu N/V đơn hàng Thủ kho

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 82

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

b) Chuẩn bị trước khi gia công

Hiện nay Công ty không có bộ phận thêu hay máy thêu. Công ty nên trang bị

máy thêu để khi có nhu cầu, có thể thực hiện thêu ngay trong Công ty, tránh việc vận

chuyển bán thành phẩm ra ngoài, có thể ảnh hưởng xấu đến chất lượng bán thành

phẩm và gây mất mát về số lượng. Khi công ty mở rộng quy mô, việc trang bị máy

thêu sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty. Mặt khác, khi trang bị máy thêu, công ty

không chỉ phục vụ nhu cầu của mình mà có thể nhận gia công thêu cho các công ty

khác trong và ngoài KCN Phú Bài.

c) Gia công sản phẩm

Ở kho phụ liệu, việc kiểm đếm, phân chia số lượng cúc, nhãn mác... diễn ra thủ

công, nhân viên kho tự làm bằng tay việc kiểm đếm, phân chia số lượng của từng phụ

liệu. Việc này làm cho thời gian phân chia nguyên phụ liệu tăng lên, việc kiểm đếm

bằng tay cũng rất dễ xảy ra sai sót. Công ty nên tự động hóa công việc này để tránh

xảy ra sai sót, tiết kiệm thời gian, nhân công.

Ở Công ty hiện nay QC chuyền thường kiểm tra chất lượng sản phẩm cho một

chuyền cố định và QC chuyền ăn lương theo lương bình quân của chuyền đó. Điều này

dẫn đến việc có thể QC chuyền sẽ cho đạt những sản phẩm may chưa đạt chất lượng do

mối quan hệ thân thiết với nhân viên chuyền may và cũng để cho công suất may nhanh

hơn, công nhân làm ra nhiều sản phẩm hơn, lương bình quân do đó sẽ cao hơn. Nếu có

điều đó xảy ra, khi nhập bán thành phẩm sau may vào hoàn thành, có thể cũng sẻ phát

hiện ra sai sót nhưng việc sửa chữa lại vẫn ảnh hưởng không tốt đến chất lượng sản phẩm.

Việc QC thường chỉ làm ở một bộ phận nhất định diễn ra ở cả bộ phận cắt, hoàn

thành. Công ty nên luân phiên thay đổi vị trí làm việc của các QC để tăng tính độc lập

của các QC, và bộ phận QC chuyền không nên ăn lương theo lương bình quân của

chuyền mà theo một mức lương thời gian cố định như QC các bộ phận khác.

Theo quy định của công ty, bộ phận điều độ là bộ phận lập Phiếu điều động, điều

công nhân từ chuyền này sang chuyền khác để bổ sung, góp phần thúc đẩy tiến độ của

đơn hàng. Tuy nhiên hiện nay xảy ra tình trạng bộ phận điều độ chỉ nói miệng, điều đồng

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 83

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

công nhân mà không lập Phiếu điều động hoặc công nhân tự ý làm ở chuyền khác mà

không có sự đồng ý, điều này ảnh hưởng đến quyền lợi của công nhân sau này. Công ty

nên quy định chặt chẽ hơn trong việc điều động nhân viên, yêu cầu nhân viên phải có

Phiếu điều động mới được chuyển sang chuyền khác, nếu tự ý điều chuyển hoặc điều

chuyển mà không có phiếu, công nhân sẽ bị tính là nghỉ việc không phép ngày đó.

d) Nhập hoàn thành

Khi nhập bán thành phẩm sau may vào hoàn thành, để tránh trường hợp chuyền

trưởng tranh cãi với QC hoàn thành khi bán thành phẩm nhập hoàn thành có sai sót,

QC hoàn thành không cho nhập hoàn thành mặc dù sai sót này đã được QC khách

hàng cho đạt, và cũng để có căn cứ chứng minh nếu sau này QC khách hàng không

thông qua sai sót mà trước đó đã cho đạt, khi QC khách hàng cho thông qua một lỗi

gia công thì chuyền trưởng nên lập Phiếu báo lỗi gia công được thông qua. Trong

phiếu này ghi rõ mã hàng, lỗi đã được thông qua là gì và có chữ ký của chuyền trưởng,

QC khách hàng và QC chuyền. Khi nhập bán thành phẩm vào hoàn thành, chuyền

trưởng sẽ gửi kèm phiếu này để QC hoàn thành biết và cho nhập bán thành phẩm vào

hoàn thành. Phiếu báo lỗi gia công được thông qua có mẫu như sau:

Bảng 3.5: Phiếu báo lỗi gia công được thông qua

PHIẾU BÁO LỖI GIA CÔNG ĐƯỢC THÔNG QUA

Mã hàng:.............. Đơn vị:..........

Lỗi được thông qua: .............................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. ..............................................................................................................

QC khách hàng Chuyền trưởng QC chuyền

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 84

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

3.2.3.3. Lập hóa đơn, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và xuất hàng

Hiện nay Công ty bảo quản thành phẩm tại kho hoàn thành và kho thành phẩm,

kho thành phẩm cũng chịu sự quản lý của bộ phận hoàn thành. Khi quy mô Công ty

được mở rộng, nghiệp vụ xuất hàng sẽ ngày càng nhiều hơn, nếu bộ phận hoàn thành

kiêm việc theo dõi xuất thành phẩm thì áp lực công việc rất lớn, do đó nên có một thủ

kho riêng cho kho thành phẩm, chịu trách nhiệm xuất hàng.

Kế toán phải cẩn trọng trong việc phân bổ chi phí vận chuyển cho khách hàng, tránh

trường hợp phân bổ sai làm tăng chi phí của Công ty và cũng làm ảnh hưởng đến uy tín của

Công ty. Sau khi đã xác định số tiền vận chuyển mà khách hàng phải trả, kế toán phải thông

báo cho nhân viên đơn hàng để nhân viên đơn hàng thông báo lại cho khách hàng.

3.2.3.4. Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và theo dõi công nợ

Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu. Trước

khi khách hàng thanh toán đơn hàng tiếp theo, kế toán phải xác nhận lại các khoản

giảm trừ doanh thu trước đó chưa trừ với khách hàng để tránh nhầm lẫn.

3.2.3.5. Thu tiền

Hiện nay Công ty phải đến ngân hàng để nhận Phiếu báo có, như vậy có thể dẫn

đến chậm trễ trong ghi nhận số tiền thu được. Công ty nên đăng ký với ngân hàng dịch

vụ chuyển Phiếu báo có qua fax, như vậy Phiếu báo có sẽ được gửi về Công ty một

cách nhanh nhất, kịp thời cho việc nhập liệu, ghi nhận, định khoản và lưu trữ chứng từ.

3.2.4. Hoàn thiện thống tin và truyền thông

Với hệ thống tài khoản của mình, Công ty nên rút gọn bớt những tài khoản không sử dụng trong quá trình hoạt động để bớt đi sự công kềnh và tăng hiệu quả sử dụng của hệ thống tài khoản.

Công ty nên xem xét đến việc thiết lập các BCQT dưới dạng các dự toán vì chính những báo cáo này sẽ là công cụ đắc lực trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của Công ty một cách có hệ thống, tạo điều kiện để thực hiện tốt các mục tiêu.

Công ty không nên thay đổi thường xuyên phần mềm kế toán sử dụng. Chỉ nên sử dụng một phần mềm cố định và có thể nhân rộng phần mềm ra các bộ phận khác

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 85

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

trong toàn Công ty, tránh tình trạng nhập lại dữ liệu và việc quản lý sẽ thống nhất, dễ dàng hơn. Công ty cũng nên tổ chức các lớp đào tạo chuyên môn, hướng dẫn chi tiết về phần mềm kế toán đang sử dụng để giúp nhân viên có thể sử dụng thành thạo.

3.2.5. Hoàn thiện hệ thống giám sát

Ban kiểm soát hiện nay của Công ty đã có, đó là một bộ phận độc lập, chỉ thực hiện chức năng giám sát chung chung, nếu được nâng cao vai trò, vị thế của mình hơn nữa thì vẫn có những bất cập, đó là lợi ích giữa các cổ đông và lợi ích của Ban kiểm soát khi ban kiểm soát là cấp dưới của Ban Giám đốc. Khi quy mô công ty tăng gấp đôi trong năm 2012 thì một ban kiểm soát có giới hạn 3 đến 5 thành viên theo quy định của Luật doanh nghiệp thì không thể kiểm soát hết tất cả những vấn đề phát sinh. Do đó, việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết.

Những thành viên của bộ phận kiểm toán nội bộ phải do HĐQT trực tiếp bổ nhiệm, bãi nhiệm và phải có năng lực, có chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp. Các kiểm toán viên nội bộ phải được giao quyền lực tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và những bộ phận hoạt động được kiểm tra như phòng kinh doanh, kho... Bộ phận này có chức năng xem xét và kết nối các thủ tục kiểm soát của các bộ phận làm sao phát hiện các lỗi và các hoạt động bất thường. Ngoài ra còn chuyên trách việc lập các chính sách, thủ tục và quy định để giám sát các bộ phận, đảm bảo các tài sản của Công ty được hạch toán và bảo vệ, tránh mất mát cũng như theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định đó. Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị chứ không phải thông qua bất kỳ trung gian nào khác.

Chương 3 đã đưa ra những đánh giá khá toàn diện về công tác tổ chức KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An. Dựa vào những đánh giá này, chương 3 cũng đã nêu ra được một số giải pháp góp phần hoàn thiện cho công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 86

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

PHẦN III:KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động

kinh doanh tại doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp các nhà quản trị quản lý

hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mà còn giúp doanh nghiệp

đảm bảo thực hiện mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp thì xây dựng một

hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là

nhân tố hỗ trợ rất lớn cho nhà quản lý. Từ đó, đóng góp tích cực vào sự trưởng thành

và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh

khốc liệt như hiện nay.

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An, tôi đã có cơ

hội tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty để so sánh với kiến thức được

học trên ghế nhà trường. Trước khi trình bày phần thực tế về kiểm soát nội bộ tại Công

ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An, đề tài đã hệ thống một cách tổng quát cơ sở lý luận

về hệ thống kiểm soát nội bộ, hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền. Qua nghiên cứu, so sánh, tìm ra biện pháp khắc phục tôi đã chỉ ra một số hạn chế

và đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

Tuy nhiên, do giới hạn về năng lực bản thân, thời gian và không gian nghiên

cứu nên đề tài không thể tránh khỏi có những hạn chế. Đó là đề tài chỉ mới dừng lại ở

những bước đầu tìm hiểu về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

mà chưa đi sâu, phân tích toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ, vì vậy khó có thể đánh

giá được một cách toàn diện hoạt động này. Đề tài cũng chưa có được những so sánh

giữa đơn vị với các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn tỉnh.

Các đề tài nghiên cứu sau này có thể phát triển theo các hướng sau:

- Mở rộng nghiên cứu, tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ các

chu trình khác trong Công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An (như chu trình mua hàng

và thanh toán, kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho, tiền lương...) tiến tới tìm hiểu hệ

thống kiểm soát nội bộ của toàn công ty.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 87

Khóa luận tốt nghiệp đại học GVHD: Th.S Nguyễn Ngọc Thủy

- Khảo sát hiện trạng thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ trong các công ty

dệt may trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên – Huế và so sánh sự khác biệt giữa các công ty.

- Khảo sát sự cần thiết, nhu cầu xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong các

công ty trong lĩnh vực may mặc nói riêng và toàn bộ các công ty trên địa bàn tỉnh

Thừa Thiên – Huế nói chung.

SVTH: Ngô Hoàng Thanh Trang 88

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, Lý thyết kiểm toán, Nhà xuất bản Đại học kinh tế

Quốc dân, Hà Nội.

2. GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS. Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm toán

tài chính, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội.

3. TS. Phan Thị Minh Lý (Chủ biên) (2008), Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Đại

học Huế, Thừa Thiên - Huế.

4. Th.S Hồ Thị Thúy Nga (2010), Bài giảng môn Kiểm toán căn bản, Trường Đại

học kinh tế Huế, Thừa Thiên – Huế.

5. Th.S Hồ Thị Thúy Nga (2011), Bài giảng môn Kiểm toán tài chính, Trường

Đại học kinh tế Huế, Thừa Thiên – Huế.

6. Châu Cẩm Vân (2011), luận văn tốt nghiệp “Kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Bia Huế”, Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng,

Đà Nẵng.

7. Nguyễn Quỳnh Ngân (2011), luận văn tốt nghiệp “Thức trạng kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An

Phát”, Trường Đại học kinh tế Huế, Thừa Thiên – Huế.

8. Một số trang web:

 http://phugatex.com.vn/ (của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An)

 www.webketoan.vn

 www.kiemtoan.com.vn

 www.ketoantruong.com.vn

PHỤ LỤC

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 01: Hướng dẫn kỹ thuật của khách hàng

Phụ lục 02: Định mức nguyên phụ liệu khách hàng gửi

Phụ lục 03: Định mức sử dụng nguyên phụ liệu

Phụ lục 04: Hợp đồng gia công

Phụ lục 05: Phụ lục hợp đồng gia công

Phụ lục 06: Packing List nguyên phụ liệu do khách hàng gửi

Phụ lục 07: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu

Phụ lục 08: Bảng hướng dẫn sử dụng nguyên phụ liệu

Phụ lục 09: Sơ đồ cắt

Phụ lục 10: Báo cáo kiểm tra của QC chuyền

Phụ lục 11: Packing List gửi khách hàng

Phụ lục 12: Bảng thanh lý nguyên phụ liệu

Phụ lục 13: CMP Invoice

Phụ lục 14: Biên bản thanh lý hợp đồng

Phụ lục 15: Tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu

Phụ lục 16: Tờ khai hàng hóa xuất khẩu

Phụ lục 17: Hóa đơn giá trị gia tăng

Phụ lục 18: Hóa đơn xuất khẩu

Phụ lục 19: Hóa đơn bán hàng

Phụ lục 20: Phiếu báo có

Phụ lục 21: Báo có tiền gửi (VNĐ)

Phụ lục 22: Chi tiết giao dịch

Phụ lục 23: Báo có tiền gửi (USD)

Phụ lục 24: Sổ hạch toán chi tiết của tài khoản

Phụ lục 25: Biên bản đối chiếu công nợ