intTypePromotion=1
ADSENSE

Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

9
lượt xem
3
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài "Tìm hiểu ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn" đã tìm hiểu thực trạng về việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản trị văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát Triển nông thôn từ đó đề xuất một số những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

  1. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : Ths. NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LAN Mã số sinh viên : 1205QTVA037 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 LỜI CẢM ƠN SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  2. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : Ths. NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LAN Mã số sinh viên : 1205QTVA037 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 LỜI CẢM ƠN SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  3. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Quản trị văn phòng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành đã tận tâm hướng dẫn em để em hoàn thành tốt bài khóa luận này . Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và các anh chị trong Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập tại Văn phòng , giúp em được khảo sát thực tế để có thể hoàn thành bài khóa luận này. Với vốn kiến thức hạn hẹp, và thời gian có hạn, bài khóa luận của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình của các thầy cô và các anh chị Văn phòng, đó sẽ là hành trang quý báu cho sự nghiệp sau này của em. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Lan SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  4. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp đều là số liệu thực tại của Văn phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, em không sao chép bất kỳ của một cơ quan nào khác. Em xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này . Sinh viên Nguyễn Thị Lan SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  5. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................. 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 3 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 3 7. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 3 B. NỘI DUNG ...................................................................................................... 5 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN................................. 5 1.1. Khái niệm ............................................................................................... 5 1.1.1. Khái niệm Văn phòng ......................................................................... 5 1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng ............................................................. 6 1.1.3. Khái niệm tin học và một số ứng dụng tin học ................................... 7 1.2. Chức năng nhiệm nhiệm vụ của văn phòng ......................................... 12 1.2.1. Chức năng của văn phòng ................................................................. 12 1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng .................................................................. 14 1.3. Sự cần thiết của việc ứng dụng tin học trong Quản trị văn phòng. ..... 15 1.4. Nội dụng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng ......... 16 1.4.1. Ứng dụng trong công tác văn thư...................................................... 16 1.4.2. Ứng dụng trong công tác lưu trữ ....................................................... 22 1.4.3. Ứng dụng công tác quản lý tài chính ................................................ 25 1.4.4. Ứng dụng trong quản lý nhân sự ....................................................... 29 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌCTRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .......................................................................... 32 SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  6. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn ............................................................................................................. 32 2.1.1. Chức năng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ... 32 2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn .................................................................................................... 32 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ... 35 2.2. Hiện trạng hạ tầng kĩ thuật trong ứng dụng tin học tại Văn phòng Bộ 37 2.3. Ứng dụng trong công tác văn thư......................................................... 38 2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ......................................................... 38 2.3.2. Quản lý văn bản ................................................................................ 40 2.3.2.1. Quản lý văn bản đến....................................................................... 40 2.3.2.2. Quản lý văn bản đi ......................................................................... 48 2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành .......................................................................... 56 2.3.4. Đánh giá ............................................................................................ 57 2.3.4.1. Ưu điểm .......................................................................................... 57 2.3.4.2. Nhược điểm .................................................................................... 58 2.4. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ .............................................. 59 2.4.1. Trong công tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ ............................. 59 2.4.2. Trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ ................................. 60 2.4.3. Trong thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................ 61 2.4.4. Trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ .......................... 61 2.4.5. Đánh giá ............................................................................................ 62 2.4.5.1. Ưu điểm .......................................................................................... 63 2.4.5.2. Nhược điểm .................................................................................... 63 2.4.5.3. Nguyên nhân .................................................................................. 64 2.5. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý tài chính .............................. 64 2.6. Ứng dụng trong quản lý nhân sự trong Văn phòng ............................. 69 2.7. Đánh giá chung .................................................................................... 73 2.7.1. Ưu điểm ............................................................................................. 73 2.7.2. Nhược điểm ....................................................................................... 73 SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  7. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................................... 74 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức .............................................................. 74 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế ................................................................... 76 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ.............................................................. 77 3.3.1. Về hạ tầng kỹ thuật chung................................................................. 77 3.3.2. Trong công tác văn thư ..................................................................... 79 3.3.3. Trong công tác lưu trữ....................................................................... 80 3.3.4. Trong việc quản lý tài chính ............................................................. 85 3.3.5. Trong công tác quản lý nhân sự ....................................................... 89 C.KẾT LUẬN .................................................................................................... 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  8. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BNN&PTNT: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn CNTT: Công nghệ thông tin VPĐT: Văn phòng điện tử TSCĐ: Tài sản cố định CSDL: Cơ sở dữ liệu SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA
  9. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời La Mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức được đặc biệt quan tâm, đặc biệt là xây dựng văn phòng hiện đại. Cùng sự hiện đại hóa của toàn cầu, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin đã đem lại cho chúng ta rất nhiều thành quả nhất định, một trong số đó là cải cách hành chính. Ngoài việc giảm thiểu thủ tục hành chính thì việc ứng dụng tin học vào quản trị văn phòng còn giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, mang lại hiệu quả cao trong công việc. Việc ứng dụng tin học vào hoạt động văn phòng đã đem lại rất nhiều lợi ích cho hoạt động quản lý, hỗ trợ cán bộ nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Việc cải cách hiệu quả công tác hành chính đồng nghĩa với các cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước. Đẩy mạnh ứng dụng tin học trong hoạt động văn phòng là rất cần thiết nhằm hiện đại hóa công tác hành chính hiện nay. Từ những hiệu quả thiết thực trên, em đã chọn đề tài “Tìm hiểu ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Mong rằng những thông tin này sẽ mang lại cho các bạn khoa quản trị văn phòng một cái nhìn sâu hơn về ứng dụng tin học trong công tác quản trị văn phòng. SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 1
  10. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng đang là đề tài được rất nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm. Từ khi tin học được ứng dụng trong hoạt động quản trị văn phòng thì đã có rất nhiều độc giả nghiên cứu về vấn đề này. Tiêu biểu có các đề tài như sau: - Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng của Viện Quy hoạch và thiết kế công nghiệp của Nguyễn Thanh Hà - Đề tài: Nghiên cứu đề xuất mô hình và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành của văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo của PGS.TS Trần Quang Quý. - Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng tại xí nghiệp sửa chữa Tàu 81 của sinh viên Nguyễn Thị Thảo – lớp QT1001P - Đề tài: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam - Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP Đà Nẵng của sinh viên Trần Hoàng Minh – KS6B050 3. Mục tiêu nghiên cứu *Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận về ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng , tìm hiểu thực trạng về việc ứng dụng tin học vào hoạt động quản trị văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát Triển nông thôn từ đó đề xuất một số những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT *Mục tiêu cụ thể : - Nghiên cứu lý luận về việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng - Nghiên cứu thực trạng của việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Đưa ra giải pháp nhằm khắc phục những thiếu sót cũng như nâng cao việc ứng dụng tin học hoạt động quản trị văn phòng tại . 4. Nhiệm vụ nghiên cứu SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 2
  11. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ và Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Nghiên cứu lý luận về Văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng. - Tìm hiểu và phản ánh thực trạng việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng Bộ. - Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng tin học, chỉ ra những hạn chế thiếu sót trong quản trị văn phòng. - Đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm khắc phục những thiếu sót cũng như nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Thực trạng việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về nội dung: thực trạng về việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng. 6. Giả thuyết nghiên cứu Việc ứng dụng tin học nhằm trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn ngày càng phát triển, được ứng dụng rộng rãi và đem lại nhiều hiệu quả. 7. Phương pháp nghiên cứu • Phương pháp điều tra khảo sát • Phương pháp thống kê • Phương pháp phân tích-tổng hợp • Phương pháp so sánh • Phương pháp mô tả • Phương pháp phỏng vấn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 3
  12. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng 8. Bố cục của đề tài Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, lời cam đoan, lời cảm ơn thì nội dung chính gồm có ba chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và ứng dung tin học trong quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Nội dung chính của chương này toàn bộ là lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng, nêu những nội dung về ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng. Chương 2: Thực trạng ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chương này trình bày chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng, và từ những thực trạng của việc ứng dụng tin học tại Văn phòng Bộ đưa ra những đánh giá về ưu điểm, nhược điểm. Chương 3: Một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp để nhằm khác phục những hạn chế, hoàn thiện hơn công tác ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng tại Văn phòng Bộ. SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 4
  13. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng A. NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm Văn phòng Mọi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì đều cần có hoạt động của Văn phòng. Vì Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đảm bảo cho công tác của lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô của cơ quan tổ chức mà Văn phòng có những tên gọi khác nhau. Ví dụ như đối với cơ quan có quy mô lớn như Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ… thì bộ phận làm những nhiệm vụ như trên được gọi là Văn phòng, như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Văn phòng Bộ Nội vụ,….Đối với các cơ quan địa phương, tùy theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan đó mà thành lập hay đặt tên phù hợp. Còn đối với đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thì Văn phòng có tên là Phòng Hành chính, Phòng Hành chính- Nhân sự hoặc Phòng Hành chính-Tổ chức. Nhưng dù là tên gọi như thế nào thì Văn phòng vẫn được hiểu theo nghĩa như sau: -Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ quan tổ chức đó. -Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó một cách hiệu lực và hiệu quả. Dù hiểu theo nghĩa nào thì tựu chung lại Văn phòng đều có đặc điểm như sau: SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 5
  14. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng -Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. -Văn phòng phải có trụ sở hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định như nhà cửa, trang thiết bị, …… Từ các quan niệm trên đều cho ta thấy được rằng : Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Dù ở quy mô lớn hay nhỏ, thì văn phòng đều là bộ phận giúp việc quan trọng cho lãnh đạo. 1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng Có thể hiểu rằng nhà quản trị là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay một tập đoàn kinh doanh. Và quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. Chức năng quản trị văn phòng gồm những chức năng chính sau: Chức năng hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây:xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động vv... Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng, xác định nhân lực làm công tác Văn phòng và phân bổ lao động về các tổ chức của văn SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 6
  15. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng phòng. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ rang, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận, phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả văn phòng. Chức năng quản trị nhân lực: là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan. Các hoạt động đó bao gồm: + Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. + Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới. + Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức. + Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng. Chức năng kiểm tra : là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Các hoạt động đó bao gồm: - Kiểm tra hành chính: Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc...Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị. - Kiểm tra công việc: Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng. - Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng. 1.1.3. Khái niệm tin học và một số ứng dụng tin học SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 7
  16. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc. Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (Hardware) là thành phần vật lý của một máy tính như màn hình, case, bàn phím, cáp….Từ phần cứng ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoặc chỉ một phần nào đó như máy in hay máy scan. Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm. Phần mềm (Software) là các chương trình (Program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ điều hành (System software) và phần mềm ứng dụng (Application software). Phần mềm hệ điều hành là chương chình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ dữ liệu. Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình như xử lý văn bản, trò chơi, duyệt internet. Nó nhận lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in. Nếu không có hệ điều hành, máy tính giống như một chiếc ô tô không có động cơ. Các hệ điều hành phổ biến hiện nay như Windows 7, Windows 8, Windows XP….. Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương trình Microsoft Oiffce 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng. Sự khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng đó là nều không có hệ điều hành thí các ứng dụng sẽ trở nên vô ích. Hệ điều hành cung cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó. Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 8
  17. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác. + Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (End system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cáp), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (Email), trò chuyện trực tuyến (Chat), máy truy tìm dữ liệu (Search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào . Intranet là mạng máy tính cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ giữa các máy. Intranet được vận hành giống hệt như mạng internet, nhưng Intranet cho phép các tổ chức gửi các thông tin quan trọng, liên quan và mới nhất chỉ các nhân viên của mình thông qua những phần mềm đặc biệt bảo vệ nó khỏi sự truy cập của các đối tượng bên ngoài. Extranet là mạng dạng mở diện rộng của intranet.Ví dụ như nó cho phép người dung truy cập vào một số khu vực của mạng nội bộ. Cụ thể người dùng bên ngoài có thể truy cập để đặt hàng trực tuyến, truy vấn tài khoản…Thông SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 9
  18. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng thường người dùng chỉ có thể truy cập Intranet khi họ có tài khoản hợp pháp gồm tên truy cập và mật khẩu. Mạng LAN (Local area network) hay “mạng cục bộ” là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm việc, trường học, …). Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác. Một mạng LAN tối thiểu cần có máy chủ (Server), các thiết bị ghép nối (Repeater, Hub, Switch, Bridge), máy tính con (Client), card mạng (Network Interface Card – NIC) và dây cáp (Cable) để kết nối các máy tính lại với nhau. s Hình 1. Mô hình của mạng Lan Mạng WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (Host), máy đầu cuối (End system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( Communication subnet) hay còn gọi là mạng con (Subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (Massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định. SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 10
  19. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Hình 2. Mô hình mạng WAN Mạng WLAN (wireless local area network) tương tự như mạng LAN nhưng không sử dụng dây cáp để kết nối máy tính. Trong một mạng không dây, các máy có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng các tin hiệu là các sóng radio truyền trong không gian. Loại mạng này cho phép người dung linh hoạt hơn vì học có thể di chuyển máy tính tùy thích trong khu vực có sóng, đặc biệt là máy tính xách tay. WLAN được sử dụng nhiều trong hộ gia đình hoặc các cơ quan ,…. Hình 3. Mô hình mạng WLAN Thư điện tử (Email) là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính. Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính. Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc. Ngày nay, email chẳng những có thể truyền SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 11
  20. Khoá luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập HTML. Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL. Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Ứng dụng tin học trong công tác văn phòng là việc ứng dụng những thành tựu tin học vào trong từng nghiệp vụ cụ thể của văn phòng nhằm hỗ trợ tốt nhất cho quá trình thực hiện công việc của con người. Ví dụ như ứng dụng tin học trong quản lý quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan; ứng dụng trong xây dựng lịch công tác, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan và thủ trưởng các đơn vị; ứng dụng trong quản lý và lập hồ sơ công việc…. 1.2. Chức năng nhiệm nhiệm vụ của văn phòng 1.2.1. Chức năng của văn phòng Theo như những khái niệm về văn phòng, thì chức năng của văn phòng gồm có ba chức năng chính đó là tham mưu tổng hợp, chức năng điều hành và chức năng giúp việc hậu cần. • Chức năng tham mưu tổng hợp SV: Nguyễn Thị Lan - Lớp 1205 QTVA 12
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2