Khoá luận tốt nghiệp: Xây dựng kế hoạch truyền thông cho công ty cổ phần MISA

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

25
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Xây dựng kế hoạch truyền thông cho công ty cổ phần MISA" được hoàn thành với mục tiêu nhằm khảo sát thực trạng xây dựng và thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA. Từ đó đề xuất giải pháp nâng cao quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Xây dựng kế hoạch truyền thông cho công ty cổ phần MISA

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN MISA Khóa luận tốt nghiệp ngành: Văn hóa truyền thông Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Mai Hương Sinh viên thực hiện: Hà Phương Yến Mã sinh viên: 2005VTTA052 Lớp: 2005VTTA Khóa: 2020 - 2024 Hà Nội - 2024
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng khóa luận này là thành quả của công trình nghiên cứu của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Thị Mai Hương. Các kết quả được trình bày trong luận văn là trung thực và chính xác. Tất cả các nguồn tài liệu tham khảo và trích dẫn đều được ghi rõ và tuân thủ đúng quy định. Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2024 Tác giả Hà Phương Yến i
LỜI CẢM ƠN Khóa luận "Xây dựng kế hoạch truyền thông cho công ty cổ phần MISA” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình từ quý thầy cô Khoa Quản lý xã hội, Học viện Hành chính Quốc gia. Tôi xin trân trọng cảm ơn giảng viên Ths. Nguyễn Thị Mai Hương đã dành nhiều thời gian, công sức cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình và những lời khuyên quý báu, hỗ trợ tôi trong suốt quá trình hoàn thiện khóa luận này. Nhờ kiến thức tuyệt vời và sự hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực của cô, khóa luận của tôi đã được định hướng đúng từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng Quan hệ cộng đồng, công ty cổ phần MISA đã giúp tôi thu thập số liệu, tài liệu, đề xuất cho tôi rất nhiều lời khuyên hữu ích trong quá trình thực hiện khóa luận. Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn quý thầy cô và toàn thể quý vị! ii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải nghĩa 1 CBNV Cán bộ nhân viên 2 VHDN Văn hóa doanh nghiệp 3 TTNB Truyền thông nội bộ iii
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................. iii MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ.......................................................................................................7 1.1. Các khái niệm ..................................................................................................7 1.1.1. Khái niệm truyền thông.............................................................................7 1.1.2. Khái niệm truyền thông nội bộ .................................................................7 1.1.3. Khái niệm xây dựng kế hoạch truyền thông ............................................8 1.2. Vai trò của hoạt động truyền thông nội bộ đối với tổ chức ........................9 1.3. Mục tiêu của hoạt động truyền thông nội bộ với tổ chức .........................10 1.4. Các nhóm công chúng nội bộ trong tổ chức ...............................................12 1.5. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ ...................................14 1.6. Yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đến xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ .....................................................................................................................20 Tiểu kết chương 1 ....................................................................................................22 Chương 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA ........................23 2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty Cổ phần MISA .............................................23 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần MISA ...............23 2.1.2 Sản phẩm của công ty Cổ phần MISA ....................................................27 2.1.3 Sứ mệnh – Tầm nhìn – Giá trị .................................................................31 2.2. Xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA .....................................................................................................................33 2.2.1. Bối cảnh xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA ..................................................................................................................33 2.2.2. Mục đích, mục tiêu của kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA.........................................................................................................35 iv
2.2.3. Thông điệp xuyên suốt của kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần Misa 2022-2023 ..................................................................................36 2.2.4. Đối tượng hướng tới của kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023 ......................................................................................38 2.2.5. Các chiến lược và chiến thuật truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 2022-2023 ................................................................................................39 2.3. Đánh giá hiệu quả kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA năm 2022-2023 ..........................................................................................44 Tiểu kết chương 2 ....................................................................................................73 Chương 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MISA ........................................................................................................................75 3.1. Sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với hoạt động truyền thông nội bộ ..75 3.2. Hoàn thiện bộ máy nhân sự bộ phận truyền thông ...................................76 3.3. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ gắn liền với tình hình của doanh nghiệp và giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp .................................................77 3.4. Thường xuyên có hoạt động lắng nghe ý kiến phản hồi của ban lãnh đạo và CBNV về các hoạt động truyền thông nội bộ trong năm. ...........................78 3.5. Điều chỉnh các hoạt động truyền thông nội bộ sát với mong muốn và sở thích của CBNV ...................................................................................................80 Tiểu kết chương 3 ....................................................................................................81 KẾT LUẬN ..............................................................................................................83 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................84 v
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Giao tiếp không chỉ là nhu cầu hay hoạt động cơ bản mà còn là nghệ thuật với mỗi con người chúng ta, hàng ngày hàng giờ chúng ta giao tiếp với nhau bằng nhiều cách như lời nói, ánh mắt, cử chỉ, hành động,... Giao tiếp là hoạt động quan trọng cho sự sống của con người, khẳng định như vậy bởi vì, nếu nói hoạt động ăn uống, hít thở giúp con người chúng ta tồn tại, thì giao tiếp chính là công cụ giúp con người phát triển về tư duy cá nhân và phát triển xã hội. Hiện nay có rất nhiều người đang gặp phải các vấn đề về giao tiếp, họ không biết làm cách nào để người khác hiểu mình, và cũng không biết cách để lắng nghe và thấu hiểu người khác. Đối với cá nhân đã khó khăn như vậy, đối với các công ty, tổ chức có hàng trăm hàng nghìn con người làm cách nào để họ giao tiếp được với nhau, để ban lãnh đạo giao tiếp được với cán bộ nhân viên của mình và ngược lại, đó chính là nhờ vào hoạt động truyền thông nội bộ. Bởi vì hoạt động truyền thông nội bộ trước nay luôn được coi là sợi dây gắn kết giữa doanh nghiệp với cán bộ nhân viên và giữa các cán bộ nhân viên với nhau, truyền thông nội bộ giúp cho doanh nghiệp thành một khối gắn kết, cùng nhau hướng đến những mục tiêu chung. Vậy làm thế nào để xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, hiệu quả, độ khả thi cao. Để trả lời cho những băn khoăn ở trên tôi đã lựa chọn công ty Cổ phần MISA, để nghiên cứu và khảo sát về thực trạng xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ để làm khóa luận tốt nghiệp. MISA là một doanh nghiệp có lịch sử dày dặn với 30 năm kinh nghiệm, đã xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ những ngày đầu mới thành lập. Tuy nhiên hoạt động truyền thông nội bộ tại MISA những năm gần đây chưa được thực hiện theo sát kế hoạch đề ra, mức độ tham gia của cán bộ nhân viên chưa cao và chưa có nghiên cứu khoa học nào chuyên sâu về lĩnh vực truyền thông nội bộ của MISA. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Lịch sử nghiên cứu: Năm 1950-1970: Lĩnh vực truyền thông nội bộ bắt đầu xuất hiện và phát triển trong các công ty và tổ chức lớn tại Mỹ. Các nhà nghiên cứu và chuyên gia bắt đầu quan tâm đến cách tăng cường giao tiếp nội bộ để nâng cao hiệu suất lao động và tinh thần đoàn kết trong tổ chức. Năm 1980-1990: Công nghệ thông tin và internet bắt đầu phát triển, mở ra nhiều cơ hội mới trong việc truyền thông nội bộ. Các nhà nghiên cứu quan tâm đến sự ảnh hưởng của công nghệ mới trong cách tổ chức tạo ra và phân phối thông tin nội bộ. Năm 2000: Sự phát triển của mạng xã hội và các nền tảng trực tuyến mở ra những thách thức và cơ hội mới cho truyền thông nội bộ. Nghiên cứu trong lĩnh vực này tập trung vào sự tích cực của việc sử dụng các nền tảng này để tăng cường tương tác và cam kết của nhân viên. Hiện tại: Những nghiên cứu về truyền thông nội bộ tiếp tục phát triển nhanh chóng, đặc biệt là trong bối cảnh sự phổ biến của các công nghệ kỹ thuật số và nhu cầu tăng cường giao tiếp trong các tổ chức đa quốc gia. Các nghiên cứu mới tập trung vào việc đo lường hiệu quả của các chiến lược truyền thông nội bộ và ứng dụng công nghệ mới nhất vào lĩnh vực này. Một số nghiên cứu tiêu biểu: - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở: 2014: “Truyền thông nội bộ” (Tác giả: PGS.TS Đinh Thị Thúy Hằng): Cuốn sách này là một tài liệu học thuật tổng quát, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các khái niệm, chiến lược và phương pháp thực hiện truyền thông nội bộ. Tác giả đã tập trung vào việc làm thế nào để truyền thông nội bộ có thể hỗ trợ việc xây dựng văn hóa tổ chức, thúc đẩy sự tương tác và gắn kết giữa các thành viên trong công ty. 2
2019: “ Truyền thông; Lý thuyết và kỹ năng cơ bản” (Tác giả: Nguyễn Văn Dững. Đỗ Thị Thu Hằng) NXB Thông tin và truyền thông Hà Nội: Cuốn sách là giáo trình cơ bản nhất trong việc đào tạo chuyên ngành truyền thông. Cuốn sách đã đưa ra những khái niệm cơ bản về hệ thống lý thuyết, khái niệm về truyền thông, các mô hình, các loại hình truyền thông cơ bản. - Luận văn thạc sĩ: 2013: “Truyền thông nội bộ trong xây dựng và phát triển văn hóa VTV” (Đỗ Thị Hoàng Yến): Luận văn tập trung vào vai trò của truyền thông nội bộ trong việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp tại Đài Truyền hình Việt Nam (VTV). Tác giả có thể đã nghiên cứu cách truyền thông nội bộ được sử dụng để gắn kết nhân viên, củng cố các giá trị văn hóa VTV. 2014: “Truyền thông nội bộ trong Tổng cục công nghiệp quốc phòng” (Tác giả: Nguyễn Anh Tuấn): Nghiên cứu này tập trung vào các phương pháp và chiến lược truyền thông nội bộ trong Tổng cục công nghiệp quốc phòng. Bao gồm các quy trình thông tin nội bộ, quản lý tin tức và sự kiện, cũng như cách thức để đảm bảo an ninh thông tin và sự thống nhất trong các hoạt động nội bộ. 2021: “Quản trị truyền thông chính sách nội bộ tại Công ty TNHH Phần mềm FPT” (Tác giả: Nguyễn Thanh Nga): Đề tài hệ thống việc quản trị các chính sách truyền thông nội bộ trong một công ty công nghệ FPT Software. Phân tích thực trạng quản trị truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp, đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quá trình quản trị truyền thông nội bộ. 2022: “Quản trị truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông” (Tác giả: Nguyễn Thị Minh Hiền): Luận án đã tiếp cận, phân tích một cách khoa học và hệ thống, bài bản hệ thống lý thuyết, quan điểm lý luận liên quan đến truyền thông tại Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông, hoạt động quản trị truyền thông và những điểm tương đồng giữa các lý thuyết này. Đây là tài 3
liệu quan trong giúp tác giả tiếp cận hệ thống lý thuyết về quản trị truyền thông trong tổ chức. 2022: “Quản trị truyền thông nội bộ tại Tổng công ty Cổ phần Công trình Viettel” (Tác giả: Nguyễn Thị Huyền): Đề tài đã hệ thống lại các lý luận về quản trị truyền thông tại Tổng công ty Cổ phần Công trình Viettel , phân tích thực trạng quản trị truyền thông doanh nghiệp ở doanh nghiệp, đề tài là nghiên cứu giúp tác giả có cái nhìn tổng quát về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. 2023: “Quản trị hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Toàn cầu K&K” (Tác giả: Trần Thanh Huyền): Trong luận văn của mình, tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng truyền thông nội bộ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Toàn cầu K&K. Từ đó, tác giả đưa ra những định hướng về mặt giải pháp nhằm phát triển hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty. Tổng kết chung, các nghiên cứu kể trên đã có nghiên cứu về hoạt động truyền thông nội bộ nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên vậy chưa có đề tài nào nghiên cứu sâu về hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng được lựa chọn để nghiên cứu là công ty Cổ phần MISA 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Về phạm vi nội dung đề tài nghiên cứu: hoạt động xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA - Về phạm vi không gian: thành phố Hà Nội. - Về phạm vi thời gian : từ năm 2022 đến năm 2023 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4.1. Mục đích nghiên cứu 4
Khảo sát thực trạng xây dựng và thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA. Từ đó đề xuất giải pháp nâng cao quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA. 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu những lý luận cơ bản liên quan đến truyền thông và truyền thông nội bộ. Phân tích các hoạt động trong kế hoạch truyền thông nội bộ hiện tại tại Công ty Cổ phần MISA. Bằng cách thu thập và phân tích tài liệu liên quan, nghiên cứu sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về các hoạt động truyền thông nội bộ được tổ chức và triển khai trong công ty. Đây là bước quan trọng để hiểu rõ tình hình thực tế của hoạt động truyền thông nội bộ và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của kế hoạch. Dựa trên việc nghiên cứu và đánh giá để đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần MISA. Các khuyến nghị và biện pháp sẽ được lập ra để nâng cao hiệu quả của truyền thông nội bộ, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu và mong đợi của cán bộ nhân viên đối với hoạt động truyền thông tại công ty Cổ phần MISA. 5. Giả thuyết khoa học Trong khóa luận này, giả thuyết khoa học của tôi là kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tương tác và thông tin trong tổ chức. Tôi giả định rằng sự tham gia tích cực của lãnh đạo công ty vào quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ tạo động lực và sự cam kết cao hơn từ nhân viên. Sử dụng các công cụ truyền thông hiện đại và phù hợp cũng được cho là sẽ tăng tính hiệu quả của kế hoạch truyền thông nội bộ. Việc thu thập phản hồi thường xuyên và đóng góp ý kiến từ nhân viên sẽ cải thiện quá trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Cuối cùng, tăng cường khảo sát và đánh giá định kỳ về hoạt động truyền 5
thông nội bộ được cho là có thể giúp nâng cao hiệu quả của kế hoạch này. Các giả thuyết này sẽ là cơ sở cho quá trình nghiên cứu và đánh giá trong khóa luận của tôi. 6. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành khóa luận này tôi sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau: - Nghiên cứu tài liệu: Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về truyền thông và truyền thông nội bộ, nghiên cứu tài liệu về các hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA. - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn ban lãnh đạo và phó phòng Quan hệ cộng đồng tại công ty Cổ phần MISA. - Phương pháp khảo sát: Khảo sát các đối tượng và cán bộ nhân viên và ban lãnh đạo tại MISA. 8. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bố cục nội dung của đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về khảo sát xây dựng và phát triển kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần MISA Chương 2. Thực trạng xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ tại công ty Cổ phần Misa Chương 3: Đề xuất các giải pháp nâng cao quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty Cổ phần MISA 6
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm truyền thông Có thể nói, truyền thống gắn bó với sự ra đời và phát triển của con người và xã hội. Bởi truyền thông chính là quá trình thông tin, trao đổi giữa mỗi cá nhân với nhau hoặc trong một hay nhiều cộng đồng. Đặc biệt, trong quá trình lao động tạo ra của cải vật chất, truyền thông ngày càng phát triển và tạo ra nhiều hình thức mới. Gốc của từ "Truyền thông" trong tiếng Latinh là Communicate, nghĩa là "chia sẻ". Đó là sự chia sẻ thông tin giữa các cá nhân khác nhau. Nó bao gồm việc chia sẻ các ý tưởng, khái niệm, trí tưởng tượng, hành vi và nội dung bằng văn bản. Truyền thông được định nghĩa đơn giản là việc chuyển thông tin từ nơi này đến nơi khác. Việc chuyển giao thông tin này có thể được tiến hành theo nhiều cách khác nhau. Chốt lại về khái niệm truyền thông trong cuốn sách Truyền thông: Lý thuyết và kỹ năng cơ bản, Nguyễn Văn Dững (2011) định nghĩa về truyền thông: Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tâm tư, tình cảm..., chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm-giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng đồng/xã hội”. [1,tr.13-15] 1.1.2. Khái niệm truyền thông nội bộ Khi nói đến truyền thông của một tổ chức, có hai khái niệm thường gắn liền với nó là truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài. Truyền thông nội bộ liên quan việc quản lý hoạt động truyền thông đối với nhóm công chúng nội bộ của tổ chức/doanh nghiệp. Vì vậy, trong khuôn khổ khóa luận này, thuật ngữ "truyền thông nội bộ" hay còn gọi là "PR nội bộ". Hai khái 7
niệm này được sử dụng với nghĩa tương đương. Trước hết cần phải làm rõ khái niệm PR là gì? PR là tên viết tắt từ tiếng Anh "Public Relations" có nghĩa tiếng Việt là "Quan hệ công chúng". PR với tư cách là một nghề chuyên nghiệp xuất hiện ở cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX tại Mỹ khi nền kinh tế công nghiệp tư bản ở nước này đang ở giai đoạn phát triển mang tính cạnh tranh cao. Chính vì vậy, các nhà thực hành PR hay các học giả nghiên cứu PR thường đưa ra những định nghĩa khác nhau về PR. Frank Jefkins đã định nghĩa: PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau. Còn truyền thông nội bộ là một thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh Internal communications, đây là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong công ty với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau, giữa nhân viên và sếp. Đây là công tác mà bất cứ doanh nghiệp, cơ quan, công ty, đoàn thể nào cũng cần có. Theo PGS.TS Đinh Thị Thúy Hằng trong cuốn PR lý luận và ứng dụng "PR nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó". [2,tr.212] 1.1.3. Khái niệm xây dựng kế hoạch truyền thông Xây dựng kế hoạch truyền thông là quá trình xác định mục tiêu, đối tượng, thông điệp, kênh truyền thông, ngân sách và thời gian thực hiện cho một chiến dịch truyền thông. Kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu truyền thông một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí [17]. 8
1.2. Vai trò của hoạt động truyền thông nội bộ đối với tổ chức Thông qua các hoạt động quản trị truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các cán bộ nhân viên (CBNV) nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Đồng thời, hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp thống nhất hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung. Tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên. Thực hiện tốt việc quản trị hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến. Do đó sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm. Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.Có thể thấy, Quản trị truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc hình thành một môi trường làm việc hiệu quả, luôn bám sát các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý. Tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau và tác động đến kết quả cuối cùng của doanh nghiệp. Trong hoạt động truyền thông nội bộ, bên cạnh việc truyền thông theo thứ bậc giữa lãnh đạo với nhân viên thì truyền thông ngang cấp giữa nhân viên với nhau cũng giữ vai trò hết sức quan trọng. 9
Vai trò của quản trị truyền thông nội bộ không chỉ giới hạn ở việc cung cấp thông tin tới người lao động, mà còn xác lập và thúc đẩy nhiều mối quan hệ nhiều chiều: giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa các nhân viên trong đơn vị với nhau. Không có mâu thuẫn, áp lực công việc; Tình trạng nơi làm việc không có ảnh hưởng xấu cho sức khỏe người lao động; Sự thành công của tổ chức; Niềm tin chung vào tương lai. Truyền thông nội bộ góp phần rất quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển hình ảnh của Doanh nghiệp. Có một điều mà Doanh nghiệp ít để ý tới là mỗi thành viên trong Doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của Doanh nghiệp đó. Vai trò của quản trị truyền thông nội bộ không chỉ giới hạn ở việc cung cấp thông tin tới người lao động, mà còn xác lập và thúc đẩy nhiều mối quan hệ nhiều chiều: giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa các nhân viên trong đơn vị với nhau. Không có mâu thuẫn, áp lực công việc; Tình trạng nơi làm việc không có ảnh hưởng xấu cho sức khỏe người lao động; Sự thành công của tổ chức; Niềm tin chung vào tương lai. Truyền thông nội bộ góp phần rất quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển hình ảnh của Doanh nghiệp. Có một điều mà Doanh nghiệp ít để ý tới là mỗi thành viên trong Doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của Doanh nghiệp đó. Bởi vậy, các thành viên trong Doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của Doanh nghiệp. 1.3. Mục tiêu của hoạt động truyền thông nội bộ với tổ chức Hoạt động truyền thông nội bộ (TTNB) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hiệu quả và hài hòa trong tổ chức. Một trong những mục tiêu chính của hoạt động này là đảm bảo sự lưu thông thông tin hiệu quả. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin rõ ràng và kịp thời, giúp nhân viên nhận được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách truyền đạt thông tin một cách minh bạch, tổ chức có thể giảm thiểu sai sót và tránh các hiểu lầm không cần thiết. Gắn kết và tạo sự tham gia của nhân viên 10
cũng là một mục tiêu quan trọng của truyền thông nội bộ. Khi nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, sự gắn kết sẽ được tăng cường. Truyền thông nội bộ khuyến khích nhân viên tham gia vào các hoạt động của tổ chức và đóng góp ý kiến, giúp xây dựng một môi trường làm việc nơi mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng. Một trong những lợi ích lớn của truyền thông nội bộ là xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Qua đó, các giá trị, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức được truyền tải và hiểu rõ bởi tất cả các thành viên. Điều này giúp củng cố nền văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết. Hỗ trợ quá trình thay đổi và quản lý khủng hoảng là một vai trò không thể thiếu của truyền thông nội bộ. Khi tổ chức đối mặt với các thay đổi hoặc khủng hoảng, việc truyền đạt thông tin một cách minh bạch và chính xác giúp nhân viên hiểu rõ và thích nghi với các tình huống mới. Điều này không chỉ giúp giảm bớt lo lắng mà còn tăng cường sự ổn định và tin tưởng trong tổ chức. Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên là một mục tiêu quan trọng khác. Truyền thông nội bộ cung cấp thông tin và hướng dẫn cần thiết để nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, thông báo về các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng giúp nhân viên nâng cao năng lực và đóng góp nhiều hơn vào sự phát triển của tổ chức. Tăng cường sự hài lòng và giữ chân nhân viên cũng là mục tiêu then chốt. Bằng cách thu thập phản hồi từ nhân viên, tổ chức có thể hiểu rõ mức độ hài lòng và những vấn đề cần cải thiện. Một môi trường làm việc tích cực và hấp dẫn không chỉ giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc mà còn nâng cao lòng trung thành và cam kết của nhân viên đối với tổ chức. Xây dựng hình ảnh và uy tín nội bộ là một phần không thể thiếu của truyền thông nội bộ. Một hình ảnh đáng tin cậy và uy tín trong mắt nhân viên sẽ tạo dựng niềm tin và khuyến khích sự trung thành. Nhân viên sẽ cảm thấy tự hào và sẵn sàng gắn bó lâu dài với tổ chức. Hoạt động truyền thông nội bộ cũng hỗ trợ các chiến lược kinh doanh và mục tiêu của tổ chức. Bằng cách đảm bảo rằng tất cả nhân 11
viên hiểu rõ và đồng thuận với các mục tiêu chiến lược, tổ chức có thể đồng bộ hóa nỗ lực và thúc đẩy sự đổi mới. Khuyến khích nhân viên đề xuất các ý tưởng sáng tạo và cải tiến quy trình làm việc cũng là cách giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả. Cuối cùng, truyền thông nội bộ giúp tăng cường hợp tác liên phòng ban. Việc thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban và bộ phận trong tổ chức giúp giải quyết mâu thuẫn và vấn đề một cách hiệu quả. Tạo ra các kênh giao tiếp mở không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác mà còn nâng cao sự hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận. Như vậy, hoạt động truyền thông nội bộ không chỉ là việc truyền đạt thông tin mà còn là một công cụ chiến lược quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức. Một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược và tạo ra giá trị lâu dài. 1.4. Các nhóm công chúng nội bộ trong tổ chức Trong một tổ chức, các nhóm công chúng nội bộ có vai trò và nhu cầu thông tin khác nhau, đòi hỏi các chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp để đáp ứng và tương tác hiệu quả. Dưới đây là các nhóm công chúng nội bộ chính trong một tổ chức: Ban lãnh đạo và quản lý cấp cao: Nhóm này bao gồm các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao của tổ chức, như giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, và các thành viên trong ban quản trị. Họ cần thông tin chiến lược, dữ liệu tài chính, và các báo cáo hiệu suất để đưa ra quyết định quan trọng. Truyền thông nội bộ với nhóm này thường tập trung vào các cuộc họp định kỳ, báo cáo tài chính, và bản tin nội bộ cấp cao. Quản lý trung gian: Nhóm quản lý trung gian bao gồm các trưởng phòng, trưởng nhóm, và quản lý dự án. Họ là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, cần thông tin rõ ràng về các mục tiêu, chiến lược và chính sách của 12
tổ chức để triển khai và giám sát công việc hàng ngày. Truyền thông nội bộ với nhóm này bao gồm các buổi đào tạo, cuộc họp nhóm, và các bản tin nội bộ. Nhân viên hành chính và hỗ trợ: Nhóm này bao gồm các nhân viên hành chính, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, và các nhân viên văn phòng khác. Họ cần các thông tin về quy trình công việc, chính sách nhân sự, và các thông báo nội bộ để thực hiện công việc hàng ngày. Truyền thông nội bộ với nhóm này thường thông qua email, bản tin nội bộ, và bảng tin văn phòng. Nhân viên chuyên môn và kỹ thuật: Nhóm này bao gồm các chuyên gia, kỹ sư, và nhân viên kỹ thuật có chuyên môn cao trong các lĩnh vực cụ thể. Họ cần thông tin chi tiết về dự án, công nghệ mới, và các quy trình kỹ thuật. Truyền thông nội bộ với nhóm này thường bao gồm các cuộc họp chuyên môn, hội thảo kỹ thuật, và các tài liệu hướng dẫn chi tiết. Nhân viên sản xuất và công nhân: Nhóm này bao gồm các nhân viên làm việc trực tiếp trong quá trình sản xuất, như công nhân nhà máy, nhân viên kho, và nhân viên vận chuyển. Họ cần thông tin về quy trình sản xuất, an toàn lao động, và các quy định công việc. Truyền thông nội bộ với nhóm này thường thông qua các cuộc họp nhóm ngắn, bảng thông báo tại nơi làm việc, và các chương trình đào tạo tại chỗ. Nhân viên mới: Nhóm này bao gồm các nhân viên mới gia nhập tổ chức, họ cần thông tin chi tiết về văn hóa doanh nghiệp, quy trình công việc, và các chính sách của công ty để nhanh chóng hòa nhập và bắt đầu công việc hiệu quả. Truyền thông nội bộ với nhóm này thường qua các chương trình đào tạo định hướng, sổ tay nhân viên, và các buổi gặp mặt định kỳ với quản. Nhân viên làm việc từ xa: Nhóm này bao gồm các nhân viên làm việc từ xa hoặc tại các văn phòng chi nhánh. Họ cần thông tin liên tục và hỗ trợ để duy trì sự kết nối và hiệu quả công việc. Truyền thông nội bộ với nhóm này 13
thường qua các công cụ giao tiếp trực tuyến, hội thảo trực tuyến, và các bản tin điện tử. Cựu nhân viên và người hưu trí: Nhóm này bao gồm những người đã từng làm việc cho tổ chức và hiện đã nghỉ hưu. Họ có thể vẫn quan tâm đến các hoạt động của tổ chức và có thể đóng góp thông qua các chương trình tư vấn hoặc sự kiện kỷ niệm. Truyền thông nội bộ với nhóm này thường qua các bản tin dành cho cựu nhân viên, thư từ, và các sự kiện gặp mặt. Việc phân loại và hiểu rõ các nhóm công chúng nội bộ giúp tổ chức xây dựng các chiến lược truyền thông phù hợp, đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả và đúng mục tiêu. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và bền vững. 1.5. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ Kế hoạch truyền thông nội bộ là tổng hợp các danh mục, các hoạt động được doanh nghiệp đề ra và thực hiện nhằm mục đích triển khai chiến lược truyền thông nội bộ theo mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ: - Bước 1 đánh giá thực trạng doanh nghiệp: Trước khi bắt đầu xây dựng một bản kế hoạch truyền thông nội bộ thì doanh nghiệp cần đánh giá về thực trạng tình hình của doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng mục tiêu chiến lược. Các nội dung đánh giá bao gồm: + Điểm mạnh (Strengths): là những yếu tố vượt trội, tách biệt, độc đáo của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh, chẳng hạn như lượng khách hàng trung thành, công nghệ hiện đại, thương hiệu nổi tiếng, sản phẩm độc đáo... + Điểm yếu (Weaknesses): là những yếu tố cản trở doanh nghiệp hoạt động một cách tối ưu nhất. Đây là những điểm mà doanh nghiệp cần khắc 14