K năng đ i ngo i - Tài li u training k năng cho các thành viên ỹ ố ạ ệ ỹ
I. M t s nguyên t c chungộ ố ắ
1. Tôi là ai ?
2. Đ i tác c a tôi là ai ?ố ủ
3. M c tiêu c a tôi là gì ?ụ ủ
4. Tôi cùng đ i tác gi i quy t v n đ gì ?ố ả ế ấ ề
1 . Tôi là ai ?
Tôi = hình nh c a công ty mà tôi đ i di nả ủ ạ ệ
Hình nh c a Công ty = Quên đi cái tôi c a mình .ả ủ ủ
2. Đ i tác c a tôi là ai ?ố ủ
Đ ng có l i qua m t con su i n u không bi t nó nông – sâuừ ộ ộ ố ế ế
Bi t càng nhi u thông tin ng i mình g p s giúp b n d dàng nói chuy n và ti p c nế ề ườ ặ ẽ ạ ễ ệ ế ậ
h nơ
Hãy chu n b cho mình m t phong cách phù h p v i ng i mình c n g pẩ ị ộ ợ ớ ườ ầ ặ
3. M c tiêu c a tôi là gì ?ụ ủ
Trong nh ng chuy t m phào , b n có th “B n tr thiên” ; nh ng trong công cu c làmữ ệ ầ ạ ể ắ ị ư ộ
ăn, n u không xác đ nh rõ m c tiêu , b n s “t b n” mìnhề ị ụ ạ ẽ ự ắ
4. Tôi s cùng đ i tác gi i quy t công vi c gì ?ẽ ố ả ế ệ
N u b n mu n n m th ch đ ng trong đàm phán thì b n ph i n m rõ n i dung côngế ạ ố ắ ế ủ ộ ạ ả ắ ộ
vi c h n ai h t .ệ ơ ế
Hãy chu n b các gi i pháp ; phân lo i tính nghiêm tr ng , c n thi t c a công vi c thìẩ ị ả ạ ọ ầ ế ủ ệ
b n s ra đ c quy t đ nh nhanh h n , chính xác h nạ ẽ ượ ế ị ơ ơ
II. M t s nguyên t c chínhộ ố ắ
1. Nguyên t c Win-Winắ
2. Ti p c nế ậ
3. G p gặ ỡ
1. Nguyên t c Win - Winắ
M i ng i th ng có xu h ng nghĩ v cái l i c a mình h n là nghĩ mình có th làmọ ườ ườ ướ ề ợ ủ ơ ể
gì cho ng i khácườ
Ng i ta c n gì và mình có th đáp ng đ c nh ng gì ?ườ ầ ể ứ ượ ữ
Hãy nh r ng : Mu n nh n thì hãy cho đi .ớ ằ ố ậ
2. Ti p c nế ậ
Gi i thi u rõ ràng và v n t t v b n thânớ ệ ắ ắ ề ả
Th hi n s am hi u v đ i tácể ệ ự ể ề ố
Trình bày rõ ràng mong mu n/ý đ nh c a mìnhố ị ủ
2.1 Các hình th c ti p c nứ ế ậ
A. Giao ti p qua thế ư
B. Giao ti p qua Emailế
C. Giao ti p qua đi n tho iế ệ ạ
A. Giao ti p qua thế ư
A.1 Hình th cứ
A.2 N i dungộ
A.3 Chú ý
A.1 Hình th cứ
Là ph ng ti n trang tr ng nh tươ ệ ọ ấ
Hình th c rõ ràng , n i b t trong nh ng n i dung chínhứ ổ ậ ữ ộ
Không vi t t t , sai chính tế ắ ả
A.2 N i dungộ
Th ng (cover letter) tóm t t n i dung chínhư ỏ ắ ộ
Đính kèm các văn b n c n thi tả ầ ế
N i dung rõ ràng , tri n khai ý nhanhộ ể
Đ l i s đi n tho i / đ a ch liên hể ạ ố ệ ạ ị ỉ ệ
Nên g i đích danh ng i nh nử ườ ậ
A.3 Chú ý
In nghiêng , tô đ m…nh ng n i dung chính , s đi n tho i , đ a ch liên l c .ậ ữ ộ ố ệ ạ ị ỉ ạ
Gi i thi u quá trình ho t đ ng , th m nh u đi m c a Công ty mìnhớ ệ ạ ộ ế ạ ư ể ủ
G i m v n đ m t cách khôn khéoợ ở ấ ề ộ
B. Giao ti p qua Emailế
Đ a ch Email nghiêm túcị ỉ
Ph i có tên ng i g iả ườ ử
Không dùng Emoticons
Tóm t t n i dung chính , phân đo n rõ ràng trang tr ngắ ộ ạ ọ
Đính kèm th ng và nh ng n i dung chi ti t (h n ch n i dung Email quá dài , l iư ỏ ữ ộ ế ạ ế ộ ỗ
font ch )ữ
C. Giao ti p qua đi n tho iế ệ ạ
Chu n b n i dung c c kỳ ng n g nẩ ị ộ ự ắ ọ
G i đi n vào th i gian phù h p (Tránh sáng th 2 ; nên g i vào kho ng 9h-10h bu iọ ệ ờ ợ ứ ọ ả ổ
sáng và 3h-4h bu i chi u)ổ ề
H i xem bây gi h có th nói chuy n v i mình đ c không , n u không hãy h i xemỏ ờ ọ ể ệ ớ ượ ế ỏ
có th g i l i vào lúc nàoể ọ ạ
Gi i thi u v n t t , rõ ràng v b n thânớ ệ ắ ắ ề ả
Trình bày ng n g n mong mu n/ý đ nhắ ọ ố ị
Xin đ a ch Emailị ỉ
Xin m t cu c h n (r t quan tr ng)ộ ộ ẹ ấ ọ
N u có th nên đ ngh đ c g p m t tr c ti pế ể ề ị ượ ặ ặ ự ế
3. G p gặ ỡ
3.1 - Ngo i hìnhạ
3.2 - Phong thái
3.3 - Thuy t Ph cế ụ
3.4 - L ng ngheắ
3.5 - Duy trì và phát tri n m i quan hể ố ệ
3.1 Ngo i hìnhạ
Đ ng quên : Tôi = Hình nh Công ty tôiừ ả
n t ng v m t cá nhân nào đó đ c hình thành trong b y giây đ u g p gẤ ượ ề ộ ượ ả ầ ặ ỡ
Ăn m c :ặ
G n gàng , s ch sọ ạ ẽ
Phù h p v i t ch c mình đ i di nợ ớ ổ ứ ạ ệ
Phù h p v i m c đíchợ ớ ụ
Th hi n s chăm chút v a ph i đ i v i b n thânể ệ ự ừ ả ố ớ ả
3.2. Phong thái
T tin nh ng khiêm nh ngự ư ườ
Th hi n s tôn tr ng đ i tác “Echo effect” (hi u ng ti ng vang – nói gì thì nghe l iể ệ ự ọ ố ệ ứ ế ạ
v y – cho gì thì nh n n y)ậ ậ ấ
Bi t cách th hi n b n thân đúng lúcế ể ệ ả
3.3. Thuy t ph cế ụ
B ng ki n th c / s am hi u m t lĩnh v c nào đóằ ế ứ ự ể ộ ự
B ng s nh y bén / năng đ ngằ ự ạ ộ
B ng s câu th / ham h c h iằ ự ị ọ ỏ
B ng s nhi t tình / s c tr / ni m đam mêằ ự ệ ứ ẻ ề
Ph i bi t đi m m nh c a mình là gì và s d ng nó nh th nàoả ế ể ạ ủ ử ụ ư ế
3.4. L ng ngheắ
Con ng i ch có m t cái mi ng và có t i hai cái taiườ ỉ ộ ệ ớ
Quan sát -> S th t ng m hi uự ậ ầ ể
Đ t câu h iặ ỏ
Bày t thi n chíỏ ệ
H ng đ n m t k t qu , m t m c đích rõ ràngướ ế ộ ế ả ộ ụ
3.5. Duy trì và phát tri n quan hể ệ
Nh r ng : m i quan h là m t tài s n quý giá nh tớ ằ ố ệ ộ ả ấ
Ph i có thi n chí xây d ng m i quan h và quan tâm th c s đ n đ i tácả ệ ự ố ệ ự ự ế ố
Phân bi t : T n d ng m i quan h # L i d ng m i quan hệ ậ ụ ố ệ ợ ụ ố ệ
III. Kinh nghi m xin tài trệ ợ
Xin liên h t i phòng ban nào ?ệ ạ
Xin tài tr cho ch ng trình , h i th o thì liên h v i phòng Maketingợ ươ ộ ả ệ ớ
Xin tài tr cho m t ho t đ ng t thi n , xã h i liên h v i phòng đ i ngo iợ ộ ạ ộ ừ ệ ộ ệ ớ ố ạ
Cách xin tài trợ
Kh i g i tình t t đ p c a Công tyơ ợ ố ẹ ủ
Đánh vào trách nhi m xã h i c a các công ty l n m nhệ ộ ủ ớ ạ
Đ i v i nh ng Công ty m i thành l p ho c có nhu c u phát tri n cao thì t p trung vàoố ớ ữ ớ ậ ặ ầ ể ậ
ph n maketingầ
Không bao gi đ c t ch i yêu c u NTT . N u NTT không tho mãn v i chính sáchờ ượ ừ ố ầ ế ả ớ
c a mình thì nên đàm phán và đ a ra gi i pháp khác sao cho hai bên cùng có l i . N uủ ư ả ợ ế
NTT v n không đ ng ý thì hãy ch đ ng xin đ c v bàn l i và h n m t cu c g pẫ ồ ủ ộ ượ ề ạ ẹ ộ ộ ặ
khác .
IV. So n thông cáo báo chíạ
M t đi u khi so n thông cáo báo chí đó là cách s d ng t . Các nhà báo có xu h ngộ ề ạ ử ụ ừ ướ
thích s d ng nh ng t “đao to búa l n” đ làm bài vi t c a mình th t lôi qu n , h pử ụ ữ ừ ớ ể ế ủ ậ ố ấ
d n ng i đ c . Do v y , đ có tác đ ng lan truy n trong xã h i , khi so n các thôngẫ ườ ọ ậ ể ộ ề ộ ạ
cáo báo chí c n ph i s d ng nh ng t ng sang tr ng , phóng kích , có s c h p d nầ ả ử ụ ữ ừ ữ ọ ứ ấ ẫ
t i đa và xuyên su t .ố ố
H s xin tài tr bao g m các lo i gi y t sau:ồ ơ ợ ồ ạ ấ ờ
1. Th ng g i NTTư ỏ ử
2. K ho ch ch ng trìnhế ạ ươ
3. Quy n l i NTTề ợ
4. K ho ch tuyên truy nế ạ ề
5. B n d trù kinh phíả ự
6. CD có ch a Power Point tóm l c n i dung v n đ ng tài tr (Có thì càng t t)ứ ượ ộ ậ ộ ợ ố
7. B n gi i thi u v đon v t ch cả ớ ệ ề ị ổ ứ
8. Các n ph m tuyên truy n : Poster – banner – backrop – t r iấ ẩ ề ờ ơ
Còn vi c ti p c n nh th nào thì cũng đã nêu trong tài li u training r i, tr c h đó làệ ế ậ ư ế ệ ồ ướ ế
nh ng k năng mà b n có trong mình: k năng giao ti p, ký năng đàm phán, th ngữ ỹ ạ ỹ ế ươ
l ng và đ c bi t là đ t và d n d t v n đ theo h ng b n mu n mà đôi bên đ uượ ặ ệ ặ ẫ ắ ấ ề ướ ạ ố ề
c m th y tho i mái (Win-Win). Ti p đ n đó là dáng v bên ngoài c a b n, khi đi làmả ấ ả ế ế ẻ ủ ạ
vi c v i doanh nghi p thì ch c ch n r ng b n ph i có tác phong và "m t" khác v i điệ ớ ệ ắ ắ ằ ạ ả ố ớ
g p b n bè b n r i nh ng nói v y cũng không ph i là b n ăn m c m t cách quá "c ngặ ạ ạ ồ ư ậ ả ạ ặ ộ ư
nh c" vì b n đang là sinh viên mà, hãy bi t k t h p đ t o n t ng t t ngay t cáiắ ạ ế ế ợ ể ạ ấ ượ ố ừ
nhìn đ u tiên nha b n.ầ ạ
M t sai l m mà các "chuyên gia" đ i ngo i sinh viên đi xin tài tr th ng hay măcộ ầ ố ạ ợ ườ
ph i đó là không n m rõ thông tin v t ch c c a h cũng nh các thông tin chi ti t kả ắ ề ổ ứ ủ ọ ư ế ế
ho ch ch ng trình. ạ ươ
Do v y, đ tránh nh ng sai sót đáng ti c đó thì khi đi xin NTT b n c n ph i n m rõậ ể ữ ế ạ ầ ả ắ
các thông tin sau:
1. T ch c mà b n đang ho t đ ng: B n ph i gi i thi u rõ ràng và rành m ch m cổ ứ ạ ạ ộ ạ ả ớ ệ ạ ụ
đích ho t đ ng, c c u t ch c, quá trình ho t đ ng...ạ ộ ơ ấ ổ ứ ạ ộ
2. Kê ho ch ch ng trình: B n ph i h c thu c và n m rõ đ c nh ng chi ti t nhạ ươ ạ ả ọ ộ ắ ượ ữ ế ỏ
nh t trong b n k ho ch vì n u không khi NTT h i mà b n p úng thì h s đánh giáấ ả ế ạ ế ỏ ạ ấ ọ ẽ
th p tính chuyên nghi p c a b n cũng nh t ch c c a b n.ấ ệ ủ ạ ư ổ ứ ủ ạ
3. B n d trù kinh phí: Đây v n đ mà NTT quan tâm nh t và cũng hay h i nh t, b nả ự ấ ề ấ ỏ ấ ạ
ph i hi u đ c kho n ti n đó chi cho vi c đó dùng đ làm gì và phù h p hay ch a, cóả ể ượ ả ế ệ ể ợ ư
th h đ c không? n u b n tr l i là à..à.. là toy r i đ yể ạ ượ ế ạ ả ờ ờ ồ ấ