Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để
thu hút!
Giao tiếp trong điện thoại có lẽ ít được quan tâm. Tuy nhiên, trong cuộc sống hằng
ngày hay công việc kinh doanh, bạn sẽ phải thường xuyên đối mặt với việc giao
tiếp qua điện thoại.
Quả là quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có
rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn
hóa chung. Và người nghe hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc
gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kỹ
năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.
Vậy làm thế nào để cuộc thoại đạt được kết quả tốt và bạn có thể tạo ấn tượng
tốt với người bên kia đầu dây?
Hãy tham khảo một vài lưu ý cơ bản dưới đây từ Góc Kỹ Năng để tự tin hơn khi
thực hiện một cuộc gọi:
Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên:
- Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với
người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại. Vì
vậy, đầu tiên, bạn cần giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty
mà mình đại diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Hãy tạo cảm giác thân
thiện và vui vẻ để người nghe mất đi cảm giác xa lạ và đề phòng.
- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh
gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải
là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với
người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy
trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số
liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh
chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu
dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính.
- Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc
tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng
trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của
mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây
cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.
Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên:
- Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho
người nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là…. xin kính chào quí
khách” hoặc “Tôi là…. Xin chào bạn…”
- Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp
người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.
- Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác.
Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc
lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là một phép lịch sự tối thiểu trong giao
tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi:
dạ, vâng…
- Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng.
Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra
lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần.
- Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải
quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại
ngay khi có thể, tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn
chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị.
Giao tiếp qua điện thoại là cả một nghệ thuật. Và để trở thành người “nghệ sĩ” của
môn “nghệ thuật” này, hãy nắm chắc những kiến thức cơ bản trên. Góc Kỹ Năng
chúc bạn sớm nâng cao kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp qua điện thoại. Hãy
thể hiện khả năng thu hút và thuyết phục của bạn qua các cuộc giao tiếp điện thoại.
Thật chẳng dễ dàng phải không? Hãy thử xem!
- See more at: http://gockynang.vn/ky-nang-giao-tiep/ky-nang-giao-tiep-qua-dien-
thoai-de-thu-hut#sthash.bpo4yM4Q.dpuf