Kỹ năng khai thác thông tin
Thông tin luôn tràn ngập trong thời đại internet, viễn thông bùng nổ như
ngày nay. Thật hạnh phúc biết bao khi mà chúng ta có thể nắm bắt được
những thông tin sốt dẻo từ khắp mọi nơi trên trái đất. Tuy nhiên, làm thế nào
mà bạn có thể tìm được những thông tin cần thiết trong “mớ” thông tin chưa
phân định ấy?
Sau đây, Hiếu Học xin chia sẻ với các bạn một số kỹ năng khai thác thông
tin hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian và có thể thu được những thông tin
có giá trị cho mình.
1. Tìm kiếm các tài liệu liên quan đến nội dung hoặc chủ đề
quan tâm
Để tìm kiếm các tài liệu kiên quan đến nội dung hoặc chủ đề cần xem xét,
trước hết chúng ta cần xác định thật rõ mục đích tìm kiếm. Mục đích đó
được thể hiện qua một nội dung, một chủ đề, hoặc một số vấn đề của chủ đề
quan tâm. Chúng ta cần có ý kiến cụ thể về loại tài liệu mong muốn được thu
thập.
2. Phân loại các tài liệu đã tìm kiếm
Nên xem lướt qua các tài liệu mà bạn đã tập hợp được và giữ lại những tài
liệu mà bạn cho là quan trọng, có nội dung liên quan đến mục đích tìm kiếm.
Sau đó, bạn sẽ tiến hành việc phân loại các tài liệu trên.
- Nếu mục đích tìm kiếm tài liệu của bạn muốn thu thập những thông tin hay
những cái nhìn tổng quan về vấn đề nào đó thì hãy xếp chúng vào một bộ hồ
sơ mang tên của chủ đề bạn đang tìm kiếm.
- Nếu mục đích của bạn là muốn tìm hiểu về chiều sâu của vấn đề thì những
tài liệu về thông tin cụ thể của vấn đề bạn nên đặt vào những hồ sơ con của
hồ sơ chủ đề đã đề cập ở trên. Có càng nhiều vấn đề cụ thể thì sẽ có càng
nhiều bộ hồ sơ con. Nếu những tài liệu có nội dung liên quan đến nhiều vấn
đề cùng một lúc thì sẽ không phân vào các hồ sơ con.
3. Khai thác, sắp xếp những nội dung thông tin từ các hồ sơ mà
bạn đã phân loại
Bây giờ, chúng ta bước sang giai đoạn khai thác thông tin.
- Nếu mục đích công việc là để đạt được một tầm nhìn tổng quan của chủ đề
nghiên cứu nhưng bạn lại chưa có ý tưởng nào về cấu trúc của cái nhìn tổng
quan, thì khi xem lướt, bạn nên ghi nhận bằng một cụm từ mô tả từng nội
dung thông tin cần khai thác và đánh dấu nội dung tương ứng trong tài liệu.
Các cụm từ này sẽ lần lượt được sắp xếp vào những đề mục tạo ra theo một
thứ tự lô-gic và công việc xác định kết cấu (sắp xếp các đề mục) của bài
tổng quan sẽ được hoàn chỉnh dần trong quá trình khai thác thông tin.
- Nếu người tìm tin đã có ý tưởng vầ cấu trúc của bài tổng quan, hoặc mục
đích của công việc là đi sâu nghiên cứu một số vấn đề của chủ đề đang xem
xét, thì khi xem lướt, chỉ nên chú ý tới những nội dung thông tin liên quan
đến các đề mục hoặc các vấn đề được quan tâm. (Đối với mỗi vấn đề, bạn
cũng có thể sắp xếp các nội dung thông tin theo những vấn đề con bằng cách
làm tương tự).
- Như vậy, chúng ta đã xây dựng được kết cấu của bản báo cáo, và có thể
tiếp cận tới các nội dung thông tin tương ứng. Với kỹ thuật chép và dán các
nội dung thông tin trên nền Word theo cấu trúc đã được định dạng, chúng ta
có được một tư liệu thuận tiện để sẵn sàng bắt tay xây dựng báo cáo về kết
quả tìm kiếm và khai thác thông tin.
4. Xây dựng báo cáo
Việc xây dựng báo cáo là bước cuối cùng của công việc tìm kiếm và khai
thác thông tin. Báo cáo không cần dài dòng và chi tiết, nhưng phải rành
mạch và chính xác về các nội dung thông tin đã thu thập và viện dẫn các tài
liệu đã truy cập được.
Trước hết, cần phân tích các nội dung thông tin theo từng đề mục (chủ đề,
vấn đề, vấn đề con) trên cơ sở các tư liệu đã tích lũy được. Cụ thể là trong
mỗi đề mục, cần làm rõ trong những nội dung thông tin đã được tích lũy,
mọi nội dung đều thống nhất và bổ sung lẫn nhau hay có những nội dung
còn mâu thuẫn với nhau ; cần xem xét đánh giá chất lượng của các nội dung
thông tin đã tích lũy được, và loại bỏ những thông tin không đáng tin cậy.
Sau khi phân tích, người khai thác thông tin có thể tổng hợp các nội dung
thông tin và có thể đưa ra chính kiến của mình đối với các thông tin thu thập
được.
Chỉ nên đưa ra chính kiến của mình đối với những vấn đề đã có đầy đủ
thông tin, có căn cứ vững chắc để kết luận rõ ràng. Đối với những vấn đề
còn chưa rõ, chưa thể kết luận vững chắc thì nên xác định những yếu tố
thông tin cần bổ sung và tìm cách đào sâu thêm vấn đề trước khi kết luận.
Kết quả cuối cùng của việc tìm kiếm và khai thác thông tin, gắn với một
mục đích tìm kiếm nhất định (chủ đề, vấn đề) sẽ bao gồm:
- Báo cáo kết quả tìm kiếm và khai thác thông tin.
- Hồ sơ chủ đề trong đó có chứa các tài liệu thông tin truy cập được, và các
hồ sơ con tương ứng, nếu có nhu cầu nghiên cứu sâu một số vấn đề.
Như tâm tổng hợp
