K năng l p k ho ch - Cách l p l trình đi đ nỹ ậ ế ạ ậ ộ ế
Thành Công
Khi đ c h i: “B n d đ nh sau này s làm gì?”, các b n tr th ng tr l i: “Tôi s làm ch m tượ ỏ ạ ự ị ẽ ạ ẻ ườ ả ờ ẽ ủ ộ
doanh nghi p, s làm m t di n gi , mu n thành đ t, mu n c ng hi n…”. Nh ng đa ph n các b n l iệ ẽ ộ ễ ả ố ạ ố ố ế ư ầ ạ ạ
ch a h có m t k ho ch rành m ch đ hi n th c hóa d đ nh đó. Các b n đang c n k năng l p kư ề ộ ế ạ ạ ể ệ ự ự ị ạ ầ ỹ ậ ế
ho ch.ạ
Nguyên nhân c a vi c không chú ý ho c không th xác đ nh đ c k ho ch cho mình là do các b nủ ệ ặ ể ị ượ ế ạ ạ
tr thi u m c tiêu ho c nh ng m c tiêu y là m h . Khi b n đã đ t m c tiêu dù ng n h n hay dàiẻ ế ụ ặ ữ ụ ấ ơ ồ ạ ặ ụ ắ ạ
h n cho mình nh s thành m t ch doanh nghi p, s là m t ạ ư ẽ ộ ủ ệ ẽ ộ l p trình viên ph n m mậ ầ ề , là nhà nghiên
c u khoa h c, nhà ho t đ ng xã h i … đ có th c ng hi n, đóng góp đ c nhi u cho xã h i thì b nứ ọ ạ ộ ộ ể ể ố ế ượ ề ộ ạ
c n ph i có m t k ho ch rành m ch t ng b c đ th c hi n. M t k ho ch đ c chu n b kĩ l ngầ ả ộ ế ạ ạ ừ ướ ể ự ệ ộ ế ạ ượ ẩ ị ưỡ
và đ c c p nh t, ch nh s a th ng xuyên s giúp b n có nh ng b c đi c th và đánh giá đ cượ ậ ậ ỉ ử ườ ẽ ạ ữ ướ ụ ể ượ
ch t l ng c a các công vi c mình làm trên đ ng th c hi n d án c a mình.ấ ượ ủ ệ ườ ự ệ ự ủ
I. K HO CH LÀ GÌ?Ế Ạ
K ho ch là m t t p h p nh ng ho t đ ng đ c s p x p theo l ch trình, có th i h n, ngu n l c, nế ạ ộ ậ ợ ữ ạ ộ ượ ắ ế ị ờ ạ ồ ự ấ
đ nh nh ng m c tiêu c th và xác đ nh bi n pháp t t nh t… đ th c hi n m t m c tiêu cu i cùng đãị ữ ụ ụ ể ị ệ ố ấ ể ự ệ ộ ụ ố
đ c đ ra. Khi b n l p đ c k ho ch thì t duy qu n lý c a b n s có h th ng h n đ có th tiênượ ề ạ ậ ượ ế ạ ư ả ủ ạ ẽ ệ ố ơ ể ể
li u đ c các tình hu ng s p x y ra. B n s ph i h p đ c m i ngu n l c c a cá nhân, t ch c đệ ượ ố ắ ả ạ ẽ ố ợ ượ ọ ồ ự ủ ổ ứ ể
t o nên m t s c m nh t ng h p, có th gi v ng “mũi ti n công” vào m c tiêu cu i cùng mình mu nạ ộ ứ ạ ổ ợ ể ữ ữ ế ụ ố ố
h ng đ n. Bên c nh đó, b n cũng s d dàng ki m tra, giám sát hi u qu th c hi n d án c a mình.ướ ế ạ ạ ẽ ễ ể ệ ả ự ệ ự ủ
K năng l p k ho ch: Khái ni m, ý nghĩa,ỹ ậ ế ạ ệ
ph ng phápươ
1. Khái ni mệ
Ho ch đ nh là m t quá trình n đ nh nh ng m c tiêu và xác đ nh bi n pháp t t nh t đ th c hi nạ ị ộ ấ ị ữ ụ ị ệ ố ấ ể ự ệ
nh ng m c tiêu đó. ữ ụ
Nó liên h v i nh ng ph ng ti n cũng nh v i nh ng m c đích. T t c nh ng ng i qu n lý đ uệ ớ ữ ươ ệ ư ớ ữ ụ ấ ả ữ ườ ả ề
làm công vi c ho ch đ nh.ệ ạ ị
2. Ý nghĩa
- T duy có h th ng đ tiên li u các tình hu ng qu n lýư ệ ố ể ệ ố ả
- Ph i h p m i ngu n l c c a t ch c h u hi u h n. ố ợ ọ ồ ự ủ ổ ứ ữ ệ ơ
- T p trung vào các m c tiêu và chính sách c a t ch c. ậ ụ ủ ổ ứ
- N m v ng các nhi m v c b n c a t ch c đ ph i h p v i các qu n lý viên khác.ắ ữ ệ ụ ơ ả ủ ổ ứ ể ố ợ ớ ả
- S n sàng ng phó và đ i phó v i nh ng thay đ i c a môi tr ng bên ngoài ẵ ứ ố ớ ữ ổ ủ ườ
- Phát tri n h u hi u các tiêu chu n ki m tra.ể ữ ệ ẩ ể
3. Làm th nào xác đ nh công vi c?ế ị ệ
Khi b t đ u m t công vi c m i, làm th nào đ tri n khai công vi c đó hoàn h o?ắ ầ ộ ệ ớ ế ể ể ệ ả
N u b n không có ph ng pháp đ xác đ nh đ y đ các y u t , b n có th b sót nhi u n i dungế ạ ươ ể ị ầ ủ ế ố ạ ể ỏ ề ộ
công vi c. Đó chính là m t l h ng trong ho ch đ nh công vi cệ ộ ỗ ổ ạ ị ệ
II. CÁCH VI T M T B N K HO CHẾ Ộ Ả Ế Ạ
Đ l p đ c m t b n k ho ch chi ti t, c th và khoa h c, b n có th dùng ph ng phápể ậ ượ ộ ả ế ạ ế ụ ể ọ ạ ể ươ
5W1H2C5M bao g m các y u t sau:ồ ế ố
- Xác đ nh m c tiêu, yêu c u công vi c 1W (why)ị ụ ầ ệ
- Xác đ nh n i dung công vi c 1W (what)ị ộ ệ
- Xác đ nh 3W (where, when, who)ị
- Xác đ nh cách th c th c hi n 1H (how)ị ứ ự ệ
- Xác đ nh ph ng pháp ki m soát và ki m tra 2C (control, check)ị ươ ể ể
- Xác đ nh ngu n l c th c hi n 5M (man, money, material, machine và method)ị ồ ự ự ệ
1. Xác đ nh m c tiêu, yêu c u (Why)ị ụ ầ
Khi ph i làm m t công vi c, đi u đ u tiên mà b n c n ph i t h i mình là:ả ộ ệ ề ầ ạ ầ ả ự ỏ
- T i sao tôi ph i làm công vi c này?ạ ả ệ
- Nó có ý nghĩa nh th nào v i t ch c, b ph n c a tôi?ư ế ớ ổ ứ ộ ậ ủ
- H u qu gì n u tôi không th c hi n chúng?ậ ả ế ự ệ
Khi b n th c hi n m t công vi c thì đi u đ u tiên b n nên xem xét đó chín là why v i n i dung nhạ ự ệ ộ ệ ề ầ ạ ớ ộ ư
trên. Khi xác đ nh đ c yêu c u, m c tiêu thì b n s luôn h ng tr ng tâm các công vi c vào m c tiêuị ượ ầ ụ ạ ẽ ướ ọ ệ ụ
và đánh giá hi u qu cu i cùng.ệ ả ố
2. Xác đ nh n i dung công vi c (What)ị ộ ệ
- WHAT: (cái gì?) N i dung công vi c đó là gì?ộ ệ
- Hãy ch ra các b c đ th c hi n công vi c đó.ỉ ướ ể ự ệ ệ
- B n hãy ch c r ng, b c sau là s phát tri n c a b c tr c.ạ ắ ằ ướ ự ể ủ ướ ướ
3. Xác đ nh 3Wị
- WHERE: ( đâu?) có th bao g m các câu h i sau:ở ể ồ ỏ
+ Công vi c đó th c hi n t i đâu ?ệ ự ệ ạ
+ Giao hàng t i đ a đi m nào ?ạ ị ể
+ Ki m tra t i b ph n nào ?ể ạ ộ ậ
+ Th nghi m nh ng công đo n nào ? v.v…ử ệ ữ ạ
- WHEN: (khi nào?) Công vi c đó th c hi n khi nào, khi nào thì giao, khi nào k t thúc…ệ ự ệ ế
+ Đ xác đ nh đ c th i h n ph i làm công vi c, b n c n xác đ nh đ c m c đ kh n c p và m cể ị ượ ờ ạ ả ệ ạ ầ ị ượ ứ ộ ẩ ấ ứ
đ quan tr ng c a t ng công vi c.ộ ọ ủ ừ ệ
+ Có 4 lo i công vi c khác nhau: công vi c quan tr ng và kh n c p, công vi c không quan tr ngạ ệ ệ ọ ẩ ấ ệ ọ
nh ng kh n c p, công vi c quan tr ng nh ng không kh n c p, công vi c không quan tr ng và khôngư ẩ ấ ệ ọ ư ẩ ấ ệ ọ
kh n c p. B n ph i th c hi n công vi c quan tr ng và kh n c p tr c.ẩ ấ ạ ả ự ệ ệ ọ ẩ ấ ướ
- WHO: (ai?) bao g m các khía c nh sau:ồ ạ
+ Ai làm vi c đóệ
+ Ai ki m traể
+ Ai h trỗ ợ
+ Ai ch u trách nhi m,…ị ệ
4. Xác đ nh cách th c th c hi n (How)ị ứ ự ệ
HOW: (nh th nào?) nó bao g m các n i dung:ư ế ồ ộ
- Tài li u h ng d n th c hi n là gì (cách th c th c hi n t ng công vi c)?ệ ướ ẫ ự ệ ứ ự ệ ừ ệ
- Tiêu chu n là gì?ẩ
- N u có máy móc thì cách th c v n hành nh th nào?ế ứ ậ ư ế
5. Xác đ nh ph ng pháp ki m soát (Control)ị ươ ể
Cách th c ki m soát (CONTROL) s liên quan đ n:ứ ể ẽ ế
- Công vi c đó có đ c tính gì?ệ ặ
- Làm th nào đ đo l ng đ c tính đó?ế ể ườ ặ
- Đo l ng b ng d ng c , máy móc nh th nào?ườ ằ ụ ụ ư ế
- Có bao nhiêu đi m ki m soát và đi m ki m soát tr ng y u.ể ể ể ể ọ ế
6. Xác đ nh ph ng pháp ki m tra (Check)ị ươ ể
Ph ng pháp ki m tra (CHECK) liên quan đ n các n i dung sau:ươ ể ế ộ
- Có nh ng b c công vi c nào c n ph i ki m tra. Thông th ng thì có bao nhiêu công vi c thì cũngữ ướ ệ ầ ả ể ườ ệ
c n s l ng t ng t các b c ph i ki m tra.ầ ố ượ ươ ự ướ ả ể
- T n su t ki m tra nh th nào? Vi c ki m tra đó th c hi n 1 l n hay th ng xuyên (n u v y thì baoầ ấ ể ư ế ệ ể ự ệ ầ ườ ế ậ
lâu m t l n?).ộ ầ
- Ai ti n hành ki m tra?ế ể
- Nh ng đi m ki m tra nào là tr ng y u?ữ ể ể ọ ế
- Trong t ch c c a b n không th có đ y đ các ngu n l c đ ti n hành ki m tra h t t t c các côngổ ứ ủ ạ ể ầ ủ ồ ự ể ế ể ế ấ ả
đo n, do v y chúng ta ch ti n hành ki m tra nh ng đi m tr ng y u.ạ ậ ỉ ế ể ữ ể ọ ế
- Đi m ki m tra tr ng y u tuân theo nguyên t c Pareto (20/80), t c là nh ng đi m ki m tra này chể ể ọ ế ắ ứ ữ ể ể ỉ
chi m 20% s l ng nh ng chi m đ n 80% kh i l ng sai sót.ế ố ượ ư ế ế ố ượ
7. Xác đ nh ngu n l c (5M)ị ồ ự
Nhi u k ho ch th ng ch chú tr ng đ n công vi c mà l i không chú tr ng đ n các ngu n l c, màề ế ạ ườ ỉ ọ ế ệ ạ ọ ế ồ ự
ch có ngu n l c m i đ m b o cho k ho ch đ c kh thi.ỉ ồ ự ớ ả ả ế ạ ượ ả
Ngu n l c bao g m các y u t :ồ ự ồ ế ố
+ Man = ngu n nhân l cồ ự
+ Money = Ti n b cề ạ
+ Material = nguyên v t li u/h th ng cung ngậ ệ ệ ố ứ
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = ph ng pháp làm vi cươ ệ
- MAN, bao g m các n i dung:ồ ộ
+ Nh ng ai s th c hi n công vi c, h có đ trình đ , kinh nghi m, ữ ẽ ự ệ ệ ọ ủ ộ ệ k năngỹ, ph m ch t, tính cáchẩ ấ
phù h p?ợ
+ Ai h tr ?ỗ ợ
+ Ai ki m tra?ể
+ N u c n ngu n phòng ng a thì có đ ngu n l c con ng i đ h tr không?ế ầ ồ ừ ủ ồ ự ườ ể ỗ ợ
- MATERIAL: nguyên v t li u/h th ng cung ng, bao g m các y u t :ậ ệ ệ ố ứ ồ ế ố
+ Xác đ nh tiêu chu n nguyên v t li uị ẩ ậ ệ
+ Tiêu chu n nhà cung ngẩ ứ
+ Xác đ nh ph ng pháp giao hàngị ươ
+ Th i h n giao hàngờ ạ
…
III. PHÂN LO IẠ
- Ho ch đ nh chi n l cạ ị ế ượ
- Ho ch đ nh tác nghi pạ ị ệ
- Ho ch đ nh d ánạ ị ự
- M c tiêuụ
- Ho ch đ nh nămạ ị
- Ho ch đ nh thángạ ị
- Ho ch đ nh tu nạ ị ầ
1. Ho ch đ nh chi n l cạ ị ế ượ
- Đ c đi m:ặ ể
+ Th i h n: vài nămờ ạ
+ Khuôn kh : r ngổ ộ
+ M c tiêu: ít chi ti tụ ế
- Quá trình c b n c a ho ch đ nh chi n l c:ơ ả ủ ạ ị ế ượ
+ Nh n th c đ c c h iậ ứ ượ ơ ộ
+ Xác đ nh các m c tiêuị ụ
+ Phát tri n các ti n để ề ề
+ Xác đ nh các ph ng án l a ch nị ươ ự ọ
+ Đánh giá các ph ng ánươ
+ L a ch n ph ng ánự ọ ươ
+ Ho ch đ nh các k ho ch ph trạ ị ế ạ ụ ợ
+ L ng hóa b ng ho ch đ nh ngân quượ ằ ạ ị ỹ
- Đ u ra c a ho ch đ nh chi n l c:ầ ủ ạ ị ế ượ
+ M t b n k ho ch kinh doanhộ ả ế ạ
+ K ho ch phát tri n công tyế ạ ể
2. Ho ch đ nh tác nghi pạ ị ệ
- Đ c đi m:ặ ể
+ Th i h n: ngày, tu n, thángờ ạ ầ
+ Khuôn kh : h pổ ẹ
+ M c tiêu: chi ti t xác đ nhụ ế ị
- Đ u ra c a ho ch đ nh tác nghi p: ầ ủ ạ ị ệ H th ng tài li u ho t đ ng c a t ch c nh :ệ ố ệ ạ ộ ủ ổ ứ ư
+ Các lo i s tay, c m nang.ạ ổ ẩ
+ Quy trình ho t đ ngạ ộ
+ Các quy đ nhị
+ H ng d n công vi cướ ẫ ệ
+ Các bi u m uể ẫ
+ Các k ho ch th c hi n m c tiêu, d án ng n h n.ế ạ ự ệ ụ ự ắ ạ
3. Ho ch đ nh d án:ạ ị ự
- Xác đ nh các yêu c u c a d ánị ầ ủ ự
- Xác đ nh các quy trình c b nị ơ ả
- Xác đ nh ngu n l c cung c p cho d ánị ồ ự ấ ự
- Xây d ng k ho ch th c hi n d án theo s đ Ganttự ế ạ ự ệ ự ơ ồ
4. M c tiêu:ụ
(Ph n này, b n tham kh o theo k năng qu n lý theo m c tiêu)ầ ạ ả ỹ ả ụ
- Phân lo i m c tiêuạ ụ
- Đi u ki n c a m c tiêuề ệ ủ ụ
- L p k ho ch th c hi n m c tiêuậ ế ạ ự ệ ụ
a. Phân lo i m c tiêu:ạ ụ
- M c tiêu c p công ty, b ph n, cá nhânụ ấ ộ ậ
- M c tiêu c a công ty x p t ng n h n đ n dài h n nh sau:ụ ủ ế ừ ắ ạ ế ạ ư
+ T n t i và tăng tr ngồ ạ ưở
+ L i nhu nợ ậ
+ Phân b các ngu n l c và r i roổ ồ ự ủ
+ Năng su tấ
+ V th c nh tranhị ế ạ
+ Phát tri n ngu n l cể ồ ự
+ Phát tri n công nghể ệ
+ Trách nhi m xã h iệ ộ
b. Đi u ki n c a m c tiêu:ề ệ ủ ụ
Đi u ki n c a m c tiêu ph i đ m b o yêu c u c a nguyên t c SMARTề ệ ủ ụ ả ả ả ầ ủ ắ
- Specific - c th , d hi uụ ể ễ ể
+ Ch tiêu ph i c th vì nó đ nh h ng cho các ho t đ ng trong t ng lai.ỉ ả ụ ể ị ướ ạ ộ ươ
+ Đ ng nói m c tiêu c a b n là d n đ u th tr ng trong khi đ i th đang chi m 40 % th ph n.ừ ụ ủ ạ ẫ ầ ị ườ ố ủ ế ị ầ
+ Hãy đ t m c tiêu chi m t i thi u 41% th ph n, t đó b n s bi t mình còn ph i c đ t bao nhiêu %ặ ụ ế ố ể ị ầ ừ ạ ẽ ế ả ố ạ
n a.ữ
- Measurable – đo l ng đ cườ ượ
+ Ch tiêu này mà không đo lý ng đ c thì không bi t có đ t đ c hay không?ỉ ờ ượ ế ạ ượ
+ Đ ng ghi: “ph i tr l i th c a khách hàng ngay khi có th ”. Hãy yêu c u nhân viên tr l i th ngayừ ả ả ờ ư ủ ể ầ ả ờ ư
trong ngày nh n đ c.ậ ượ
- Achievable – v a s cừ ứ
+ Ch tiêu ph i có tính thách th c đ c g ng, nh ng cũng đ ng đ t ch tiêu lo i không th đ t n i.ỉ ả ứ ể ố ắ ư ừ ặ ỉ ạ ể ạ ổ
+ N u b n không có gi ng ca tr i phú thì đ ng đ t ch tiêu tr thành siêu sao. Gi tr ng l ng m cế ạ ọ ờ ừ ặ ỉ ở ữ ọ ượ ở ứ
lý t ng 45kg có th v a s c h n.ưở ể ừ ứ ơ
- Realistics – th c tự ế
+ Đây là tiêu chí đo l ng s cân b ng gi a kh năng th c hi n so v i ngu n l c c a doanh nghi pườ ự ằ ữ ả ự ệ ố ồ ự ủ ệ
b n (th i gian, nhân s , ti n b c..).ạ ờ ự ề ạ
+ Đ ng đ t ch tiêu gi m 20 kg trong m t tháng đ đ t tr ng l ng lý t ng 45 kg trong vòng m từ ặ ỉ ả ộ ể ạ ọ ượ ưở ộ
tháng, nh v y là không th c t .ư ậ ự ế
- Timebound – có th i h nờ ạ
+ M i công vi c ph i có th i h n hoàn thành, n u không nó s b trì hoãnọ ệ ả ờ ạ ế ẽ ị
+ h i gian h p lý giúp b n v a đ t đ c m c tiêu l i v a d ng s c cho các m c tiêu khác.ờ ợ ạ ừ ạ ượ ụ ạ ừ ưỡ ứ ụ
5. Ho ch đ nh k ho ch nămạ ị ế ạ
Ngu n thông tin t đ l p k ho ch năm bao g m:ồ ừ ể ậ ế ạ ồ
- T chi n l c c a công tyừ ế ượ ủ
- T các d án tham giaừ ự
- T m c tiêu c a công ty và m c tiêu b ph n do công ty giaoừ ụ ủ ụ ộ ậ
- T các nhi m v theo ch c năng nhi m v b ph n.ừ ệ ụ ứ ệ ụ ộ ậ
N i dung c a k ho ch công tác năm:ộ ủ ế ạ
- N i dung các m c tiêu công vi cộ ụ ệ
- Th i gian th c hi nờ ự ệ
- M c đ quan tr ng c a các công viêc (đ giúp b ph n có th đ t tr ng tâm vào công tác nào vàứ ộ ọ ủ ể ộ ậ ể ặ ọ
đánh giá công vi c cu i năm).ệ ố
6. Ho ch đ nh k ho ch thángạ ị ế ạ
Ngu n thông tin l p k ho ch thángồ ậ ế ạ
- Các công vi c trong k ho ch nămệ ế ạ
- Các công vi c tháng tr c còn t n t iệ ướ ồ ạ
- Các công vi c m i phát sinh do công ty giaoệ ớ
N i dung k ho ch tháng:ộ ế ạ
- Các công vi c quan tr ng trong thángệ ọ
- Ph n các công vi c c th g m: n i dung công vi c, th i gian th c hi n, ng i th c hi nầ ệ ụ ể ồ ộ ệ ờ ự ệ ườ ự ệ
- Các công vi c ch a xác đ nh đ c l ch (nh ng ph i làm trong tháng ho c làm trong tháng sau)ệ ư ị ượ ị ư ả ặ
7. Ho ch đ nh k ho ch tu nạ ị ế ạ ầ
Ngu n thông tin đ l p k ho ch tu n:ồ ể ậ ế ạ ầ
- Các công vi c trong k ho ch thángệ ế ạ
- Các công vi c trong tu n tr c ch a th c hi n xongệ ầ ướ ư ự ệ
- Các công vi c m i phát sinh do công ty giao thêm.ệ ớ
N i dung k ho ch tu n:ộ ế ạ ầ
- Các công vi c quan tr ng trong tu nệ ọ ầ
- Ph n các công vi c c th g m: n i dung công vi c, th i gian th c hi n, ng i th c hi n, ghi chúầ ệ ụ ể ồ ộ ệ ờ ự ệ ườ ự ệ
