1
Làm việc với Vấn tin (Query)
2
Khi đã có được những dữ liệu lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu là các bảng, thì vấn đề tiếp theo
là làm sao khai thác, truy xuất những dữ liệu này : như tìm kiếm dữ liệu, thông kê, tổng hợp dữ
liệu để làm các báo cáo. Để làm những việc trên bạn cần tìm hiểu query là một công cụ hỗ trợ
khai thác dữ liệu. Với việc sử dụng Query, bạn có thể trả lời được rất nhiều câu hỏi cụ thể về
dữ liệu mà bạn hiện có, trong khi việc đó sẽ rất khó khăn nếu bạn truy cập thẳng vào các bảng.
Bạn có thể sử dụng các Query để lọc dữ liệu, thực hiện những phép tính với dữ liệu hoặc tóm
tắt dữ liệu Bạn có thể vấn tin để xem dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, hoặc để phân tích dữ
liệu, hay thậm chí để sửa đổi dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng các Query để tự động quản lý
dữ liệu và xem xét các thay đổi trong dữ liệu trước khi cho phép thực hiện những thay đổi
đó.Do vấn tin đặt nền tảng trên bảng nên bạn còn có thể dùng vấn tin như là một nguồn để để
tạo ra biểu mẫu và báo biểu. Có một số loại vấn tin được mô tả như sau:
Kiểu vấn tin Mô tả
Vấn tin chọn số liệu
(Select Query)
Truy xuất dữ liệu cụ thể từ một hay nhiều bảng, sau đó hiển thị dữ
liệu trong bảng vấn tin theo thứ tự do bạn chỉ định. Đây là loại vấn
tin được dùng nhiều nhất.
Vấn tin tạo ra bảng
mới( Make Table )
Dung vấn tin này có thể trích lọc dữ liệu từ các bảng sẳn có để tạo
ra một bảng dữ liệu khác
Vấn tin cập nhật dữ liệu
(Update)
cho phép tự động điều chỉnh nội dung bảng. thong thường sẽ kết
hợp với điều kiện
Them mẫu tin Vấn tin thực hiện thêm mẫu tin mới vào bảng. có th
ể
từ công
3
(Append query) thức tính toán. Hay từ những bảng khác
Vấn tin xóa mẫu tin
Delete
Vấn tin xóa mẫu tin của các bảng. thong thường được kết hợp với
các điều kiện để xóa dữ liệu
Vấn tin tổng hợp (total
query)
Vấn tin là các tổng hợp, thông kê dữ liệu , trong một bảng hay
nhiều bảng (đây là dạng đặc biệt của vấn tin chọn số liệu)
Vấn tin tham chiếu chéo
(Cross tab Query)
Gom lượng lớn dữ liệu lại theo chủng loại, hiển thị dữ liệu theo
dạng bảng tổng hợp có nhiều dòng, cột.
Vấn tin theo thông số
(Parameter Query)
Bảng vấn tin khi khởi động xuất hiện hộp thoại yêu cầu bạn nhập
thông tin vào, thường là điều kiện để đưa ra kết qủa tìm kiếm
được. Ví dụ thông số nhập vào là ngày bắt đầu và ngày kết thúc
một tác vụ nào đó.
Vấn tin hành xử
(Action Query)
Vấn tin khi thực hiện sẽ tạo thay đổi cùng lúc cho nhiều records,
vấn tin hành xử không hiển thị kết quả ra màn hình. Có bốn kiểu
vấn tin hành xử: make-table: tạo ra bảng mới từ dữ liệu của một
hay nhiều bảng được chọn, update query sửa đổi đồng loạt nhiều
records, append query Thêm một hay nhiều records từ một hay
nhiều bảng vào cuối một hay nhiều bảng khác.
Vấn tin bằng lệnh SQL
SQL Query
Được tạo ra từ một lệnh của SQL (Structured Query Language),
Đây là một loại ngôn ngữ lập trình cao cấp được dùng trong
Access.
Một Query là một yêu cầu đến cơ sở dữ liệu và kết quả trả về là dữ liệu hoặc hoạt động
(Action) diễn ra trên cơ sở dữ liệu đó. Bạn có thể sử dụng một Query (truy vấn) để trả lời một
câu hỏi đơn giản, thực hiện phép tính, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau, hoặc thậm chí có
thể thêm, thay đổi, hoặc xoá các bảng dữ liệu. Các truy vấn mà bạn sử dụng để lấy dữ liệu từ
một bảng hoặc để thực hiện các phép tính được gọi là truy vấn lựa chọn. Các truy vấn mà
thêm, thay đổi, hoặc xóa dữ liệu được gọi là truy vấn hành động.
Trong phân này chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cơ bản về các truy vấn
cùng với nó là các ví dụ về các loại hình khác nhau của các truy vấn.
Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn để cung cấp dữ liệu cho một Form hoặc một Report. Một cơ
sở dữ liệu được thiết kế tốt thì dữ liệu mà bạn muốn để hiển thị lên Form hoặc Report thường
nằm ở một số bảng khác nhau. Bằng cách sử dụng truy vấn, bạn có thể liên kết các dữ liệu mà
bạn muốn sử dụng lại với nhau trước khi đưa lên Form hoặc Report.
Xuyên suôt trong chương này chúng tôi sử dựng CSDL quản lý nhân viên ABC2000
Có thể quan sát CSDL này
4
Và các query đã tạo sẳn
3.1. Tìm kiếm một nhóm dữ liệu trong bảng
5
Đôi khi bạn muốn xem xét tất cả dữ liệu từ một bảng, nhưng ở những lần khác, bạn lại chỉ
muốn xem dữ liệu ở một số trường, hoặc bạn lại muốn xem một một số trường nhưng phải đáp
ứng một vài tiêu chí nào đó, … Với những yêu cầu như vậy bạn có thể sử dụng các truy vấn.
Giả sử bạn muốn xem xét một danh sách nhân viên và các thong tin chi tiết lương của họ. Bạn
có thể tạo một truy vấn mà trả về thong tin chi tiết lương của nhân viên như sau:
Bước 1: Mở CSDL ABC2000.
Bước 2: Trên Tab Create tìm tới nhóm Other nhấp chọn Query Design.
Bước 3: Trên hộp thoại Show Table tìm tới Tab Tables chọn Nhanvien rồi nhấp Add.
Bước 4: Nhấp Close để đóng hộp thoại Show Table.
Bước 5: Trên màn hình thiết kế Query tìm tới bảng nhanvien, nhấp đúp chuột lên bốn trường là
họ (ho), tênnhân viên (ten), hệ số lương( HSluong) và tiền lương (luong) để thêm trường đó
vào lưới thiết kế Query. Sau khi nhấp chọn hai trường trong bảng Products kết quả sẽ được
như hình dưới đây: