Lập kế hoạch tốt nhất cho hệ thống CNTT
Tuy đầu tư vào công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp
(DN) vừa và nhỏ vẫn rơi vào cái bẫy cổ điển của việc lập kế hoạch CNTT kém
cỏi. Dưới sức ép của việc tăng doanh thu, cải thiện hiệu suất hoạt động, thỏa mãn
khách hàng được nhiều hơn thì công nghệ thường xuyên bị gạt sang bên lề. Có
một xu hướng hay xảy ra là sử dụng công nghệ tạm ổn rồi mặc kệ nó. Tuy nhiên,
công nghệ không chờ đợi bạn và các đối thủ cạnh tranh cũng thế.
Cho dù bạn là một DN nhỏ đang mua những chiếc máy tính (PC) đầu tiên, hay là
DN quy mô vừa đang sở hữu nhiều chiếc MT cũ thì dưới đây vẫn là những câu hỏi
về CNTT mà DN thường hay gặp phải:
1. Lợi ích kinh doanh từ việc đầu tư cho CNTT là gì?
2. Khi nào cần phải nâng cấp hoặc thay thế hệ thống đang sử dụng?
3. Các thiết bị CNTT có phù hợp với nhu cầu thực sự của DN không?
4. Công ty có cần máy chủ không?
5. Hệ thống CNTT của công ty có đảm bảo an toàn không?
Hãy cùng trả lời từng câu hỏi.
Đầu tư vào CNTT có lợi nhuận?
Sự hiện hữu của một MT sẽ tạo ra những kết quả đáng kể: cải thiện hiệu suất của
nhân viên nhờ mang lại cho họ khả năng phản ứng nhanh với công việc có cường
độ cao để bắt kịp với yêu cầu của môi trường DN nhỏ đa nhiệm ngày nay. Phải
nhìn thấy điều này thì mới có thể tin được.
Có thể xem xét qua một ví dụ nhỏ. Trước đây, một công ty du lịch thường mất
khoảng 15 phút để thực hiện một giao dịch với khách hàng: soạn e-mail, truy cập
vào dữ liệu và gọi điện cho hãng hàng không để đặt vé. Ngày nay, một giao dịch
như vậy có thể thực hiện trong vài phút nhờ các phần mềm quản lý hỗ trợ và nhờ
hệ thống mạng tốc độ cao. Chỉ cần nhìn vào con số tăng lượng khách hàng phục
vụ là bạn đã có thể biết được mình đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và công
sức.
Khi nào nâng cấp?
Lựa chọn và bảo trì công nghệ thật cẩn thận để phù hợp với nhu cầu của công ty là
điều kiện tiên quyết. Bất kể công nghệ mà công ty bạn đang sử dụng nằm ở đẳng
cấp nào, nếu bạn không nâng cấp nó trong vòng 2 hoặc 3 năm gần đây thì hệ thống
của bạn chắc chắn đang cần được đại tu.
Vòng đời tối ưu của một MT để bàn là ba năm, còn của MT xách tay là hai năm.
Sau chu kỳ này thì việc bảo trì và nâng cấp có thể tốn kém hơn cả mua máy mới.
Điều này nghe có vẻ lạ nhưng nếu các công ty không lên kế hoạch cập nhật
thường xuyên hoặc chỉ thay MT khi nó hỏng thì DN không chỉ mất cơ hội tăng
năng suất bằng các MT mới hơn mà họ còn bị đe dọa bởi các sự cố do cấu hình
phần cứng và phần mềm lạc hậu gây ra; việc này dẫn đến chi phí bảo trì dài hạn
tăng lên.
Nâng cấp như thế nào?
Nâng cấp một chiếc MT, ví dụ thêm card video, có thể là một cách thức hữu hiệu
để tùy biến MT theo nhu cầu sử dụng của nhân viên. Tuy nhiên, xét về lâu dài thì
việc gia hạn vòng đời sản phẩm bằng cách thay mới các bộ phận là một chiến lược
yếu kém.
Theo quan điểm chi phí trong ngắn hạn, bạn có thể thêm các bộ phận phần cứng
vào MT. Nhưng nếu bạn tính đến cả chi phí nhân công, sự xao nhãng trách nhiệm
chính của mỗi nhân viên, độ ổn định của hệ thống bị giảm sút, các vấn đề phát
sinh liên quan đến bảo trì thì bạn sẽ thấy rất có lý khi mua MT mới với phần cứng
và thiết bị ngoại vi mạnh hơn để đáp ứng hết được nhu cầu kinh doanh của bạn.
Sẽ không cần nói đến những lợi ích tiềm ẩn của công nghệ hiện đại nhất. Các bộ
xử lý mới có sẵn công nghệ đa nhiệm, ví dụ bộ xử lý Pentium 4 của Intel có công
nghệ siêu phân luồng, cho phép người sử dụng chạy nhiều tác vụ cùng một lúc,
qua đó cải thiện được năng suất của nhân viên.
