Lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Đã bao giờ bạn nhận được một bản ghi nhớ (memo) và cảm thấy
rằng người gởi chẳng hề quan tâm đến việc bạn có hiểu được
memo ấy viết gì? Có lẽ bạn cũng từng thuyết giảng một số bài
thuyết trình mà kết quả nhận được là sự dửng dưng của khán giả.
Xem xét lại vấn đề, có lẽ bạn đã truyền đạt thông tin và nhận ra
rằng bạn thực sự không có cách thức đánh giá thái độ cũng như
xem xét các nhu cầu của khán giả.
Đây thực sự là điều gây khó chịu nhất. Thậm chí tệ hơn nữa là
những kết cục như vậy thường làm nảy những ảnh hưởng tiêu
cực, thậm chí nó có thể mang lại kết cục ngược hẳn lại với mong
muốn ban đầu của bạn.
Dù bạn chỉ truyền đạt các thông tin hàng ngày hay các thông tin
quan trọng hơn về các thay đổi trong công ty, thì các giao tiếp
thành công nhất vẫn thường bắt đầu từ một kế hoạch được
chuẩn bị kỹ lưỡng.
Bước đầu tiên là hãy đặt mình vào vị trí của khán giả (đối tượng
tiếp nhận thông tin). Xác định thông tin họ mà cần biết, cần nghe,
phương pháp truyền đạt? Các yếu tố khiến họ dửng dưng? Và
làm thế nào để biết là họ đã tiếp nhận được thông tin mà bạn đã
truyền đạt (qua các bài kiểm tra).
Do đó, có các kỹ năng giao tiếp tốt đôi khi quan trọng hơn việc
chuẩn bị tốt một bản ghi nhớ hoặc bài thuyết trình. Trong phạm vi
bài viết này, chúng tôi xin nêu ra các bước căn bản giúp bạn
chuẩn bị tốt kế hoạch truyền đạt thông tin theo hướng đối tượng
người nghe..
Tiếp thị thông tin của bạn!
Truyền đạt thông tin của doanh nghiệp được
sử dụng tốt đồng nghĩa với việc bạn đang
thực hiện tốt chiến lược marketing của mình.
Ví dụ: Bạn có thông tin (về một s
ản phẩm) cần
“bán” cho khán thính giả (tức khách hàng).
Nếu khách hàng dự định sẽ mua sản phẩm,
b
ạn sẽ phải “đóng gói” thông tin sao cho nó có
sức thu hút, đồng thời, bạn phải đảm bảo giá
trị và lợi nhuận thu về sẽ cao hơn chi phí b
ỏ ra
(cái “giá” bạn chào cho khách hàng). Đồng
thời, bạn phải tiếp cận đối tượng tiếp nhận
thông tin bằng các phương pháp truyền đạt
phù hợp. Bư
ớc tiếp theo (quảng bá sản phẩm)
là bạn phải xác định được tính hiệu quả cũng
lợi ích thông tin đó mang lại.
Các bước lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Hiểu biết các mục tiêu của bạn
Bước 1. Hiểu rõ các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng quát:
Mục tiêu mà bạn muốn đạt đến là gì, khi nào và tại sao muốn đạt
được mục tiêu đó? Hãy ghi lại các mục tiêu truyền đạt thông tin
tổng quát trong kế hoạch của mình.
Hình 1: Mẫu lập kế hoạch truyền đạt thông tin
Kế hoạch truyền đạt thông tin hướng đối
tượng
Các mục tiêu truyền đạt thông tin tổng thể:
Đối
tượng
tiếp
nhận
thông tin
Mục
đích
truyền
đạt
thông tin
Thông
tin
Phương
thức
truyền đạt
thông tin
Thời
điểm
truyền
đạt
thông tin
Hiểu biết về đối tượng tiếp nhận thông tin
Bước 2. Đây là thời điểm để bạn xác định và liệt kê các đối
tượng tiếp nhận thông tin (Tại thời điểm ban đầu, việc thực
hiện bước này tương đối khó đối với mọi kế hoạch truyền đạt
thông tin, ngoại trừ các kế hoạch đơn giản. Để thực hiện thành
công bước này, bạn nên sử dụng kỹ năng phân tích đối tượng
người nghe (ví dụ như thông tin bạn muốn truyền đạt chỉ dành
cho kế toán trưởng hoặc giám đốc, các đối tượng khác là không
phù hợp). Điều này đặc biệt hữu dụng khi xác địch đối tượng
hướng đến của hoạt động giao tiếp và lý do giao tiếp).
Ví dụ: Nhóm đối tượng tiếp nhận thông tin
Cứ coi “đối tượng tiếp nhận thông tin” là một tập hợp những
người mà bạn cần tiếp xúc. Bất kỳ người nào cũng có thể là một
thành viên của các nhóm đối tượng này. Lấy ví dụ, xem xét một
kế hoạch giao tiếp dự kiến có 4 nhóm đối tượng giao tiếp:
+ Nhóm làm việc tại Hà Nội
+ Nhóm làm việc tại TP. HCM
+ Nhóm đảm nhận các dịch vụ khách hàng
+ Nhóm cán bộ quản lý nhân sự
Nam là cán bộ quản lý nhân sự làm việc tại Hà Nội do đó Nam là
một thành viên của hai nhóm đối tượng, trong khi đó Châu là lãnh