Chapter 9:  Evaluating Performance

• Coaching • Essentials of Performance

Evaluation

• Making the Evaluation • The Appraisal Interview • Follow­Up • Legal Aspects of

1

Performance Evaluation

Coaching

• Two part process

(previously discussed). • A form of counseling used  to help employees who are  performing poorly. • Overall purpose is to

evaluate and encourage.

2

Counseling Sessions :

• Speak in private with employee • Be relaxed and friendly • Express concern calmly and

positively

• Ask employee their opinion,  including possible solutions • Agree mutually on a course of

action

• Ask the employee to restate what

3

has been agreed upon

Why is coaching often avoided?

• Lack of time • Fear of confrontation • Assumptions about the

employee (already knows  what they are doing or will  ask questions)

4

• Little experience coaching

Steps in Coaching

• Observe employees work

performance

• Praise good performance • Asks questions if performance

is below standard • Correct as necessary • Get employee involved in

seeking and trying solutions

5

General Coaching Guidelines

• Be specific about job performance • Focus on behavior • Confront issues ASAP • Praise in public, correct in private • Explain impact of the employees  job performance on the entire  operation and work group • Be a coach, not a drill sergeant • Allow some time each day for

coaching

6

• Document coaching sessions

Essentials of Performance Evaluation

• Performance evaluation (appraisal,  review): A periodic review and  assessment of each employee’s  performance during a given period. • Not always used for hourly workers  in the hospitality industry (lack of  time, workers do not stay long  enough, etc.).

• Does not substitute in any way a

7

informal evaluation.

The Purpose of Performance Evaluations • To evaluate and give recognition • Get different perspectives by looking back over a long period of

time

• Documentation of performance • Let people know how thy are doing • Set improvement goals • Basis for salary increase • Identify workers for potential advancement • May be used by other managers • May be used by your boss to rate you/ provides feedback on your

hiring and training

• Provides a occasion to get feedback from employees

8

The Benefits of Performance Evaluations

• Helps to maintain performance

standards

• Improves employee morale and

motivation

• Provides opportunities for

communication and relationships

• Identifies workers with unused

potential and those who should be  terminated

• Uncovers problems that are getting

9

in the way of work

Steps in the Performance Review  Process

1. Prepare for the evaluation 2. Making the evaluation 3. Sharing it with the worker 4. Providing a follow up

10

Making the Evaluation

• Evaluations are typically formalized in

an evaluation form.

• This form lists performance  dimensions or categories in  measurable or observable terms . • Dimensions should be related to the  job, and clearly defined in objective  and observable terms.

• Many forms use rating scales­ ranging  from outstanding to unsatisfactory. • More precise description of each rating

= more objective rating. 11

Making the Evaluation

• Point values are sometimes

assigned to each performance  dimension.

• No evaluation form solves all the

problems of fairness and  objectivity.

• The usefulness of an evaluation

12

form depends upon how carefully  you fill it out.

Pitfalls in Rating Performance

• Form itself • Halo effect • Letting feeling bias judgment • Comparing one person to another • Supervisors feelings about evaluation

process affects ratings

• Concern about consequences • Procrastination • Supervisor gives ratings for the effect they

will have

13

performance • Rating employees on most recent

Defense Against Pitfalls

• Evaluate performance, not the

employee • Be objective • Give specific examples • Where there is substandard

performance ask WHY? Use the rule  of finger

14

• Think fair and consistent • Get others input • Write down ideas and discuss with  the employee how to improve  performance.

Employee Self Appraisal

• Employees to fill out

evaluation on themselves

• May result in less

employee defensiveness

• May result in a more

constructive performance  appraisal interview

• May improve motivation  and job performance.

15

The Appraisal Interview  (evaluation interview, appraisal review)

• A private face to face session

between you and your employee

• Plan: pick a place free of

16

interruption at an appropriate  time, review the evaluation, and  keep in mind your goal of a  positive climate of  communication and problem  solving.

Conducting the Interview

• Start off with small talk • Make sure the employee understands the

evaluation process

• Ask the employee to rate their performance  • Encourage the employee to comment on your

judgments

• Get the employee to do most of the talking • Work with them on setting improvement

objectives

• Summarize the interview, end on a positive note

17

Common Mistakes in Appraisal Interviews

• Authoritarian Approach (carrot­

stick)

• Tell and sell approach (logic) • Criticizing and dwelling on past

mistakes

• Failing to listen­arguing­

interrupting

• Losing control­ letting emotions

take over

• Reducing standards for one

18

person

Follow­Up

• CRUCIAL!!! • If you let the process drop  until the next appraisal  date, you let go of all of its  potential.

• Use all you have learned

19

about your employees and  yourself to improve your  working relationship.

Legal Aspects of Performance  Evaluation

• EEO laws effecting performance

evaluation include: – Title VII of the Civil Rights

Act

– Equal Pay Act – Age Discrimination in

Employment Act

– Americans with Disabilities

20

Act

Fair and Legal Evaluations

• Evaluations should be based on

standards obtained from job analysis

• Use objective,observable, and

measurable performance standards • Keep a positive rapport during the

interview

• Do not discuss qualities of employee  based on a membership of a group

• Document frequently • Employees should be given a way to

21

appeal