Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một
cuộc họp. (Phần 1)
Cho dù bạn có làm ở lĩnh vực nào đi chăng nữa thì các cuộc họp luôn là
phần việc không thể thiếu, đồng thời cũng là yếu tố then chốt dẫn tới thành
công của nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình.
Nếu như bạn là một nhà quản lý, một đội trưởng, nhóm trưởng hay là
điều phối viên dự án, bạn sẽ cần chỉ đạo các cuộc họp hoặc vào thời điểm này,
hoặc vào một thời điểm khác để chia sẻ thông tin, phát triển các ý tưởng, truyền
đạt các thông tin tốt-xấu, hoặc thiết lập các chuẩn mực về chất lượng và qui tắc
làm việc.
Hãy tổ chức những cuộc họp thật ý nghĩa và bạn sẽ làm tăng thêm hiệu
quả, tinh thần làm việc của các cộng sự cũng như nhân viên dưới quyền. Dưới
đây là một số bí quyết giúp bạn chỉ đạo một cuộc họp có hiệu quả.
1/ Hãy xác định xem việc tổ chức cuộc họp có cần thiết hay không.
Trên thực tế, có nhiều công ty, doanh nghiệp thường tổ chức một cuộc
họp vào sáng thứ Hai hàng tuần và đôi khi cuộc họp này không thực sự cần
thiết cho lắm, tuy nhiên đó có thể là thông lệ mà Sếp qui định và bạn phải tuân
thủ. Nếu đứng trên cương vị của một nhà quản lý, bạn có cho rằng lịch họp đều
đặn hàng tuần như vậy thực sự có ích cho công ty? Theo tôi thì không hẳn vậy.
Bạn thử để ý xem, một cuộc họp diễn ra ít nhất cũng phải mất một vài tiếng và
trong vài tiếng quí báu đó không phải lời phát biểu nào là bạn cũng muốn nghe,
tuy nhiên vì là tâm tư và nguyện vọng cần trình bày của một số nhân vật nên
bạn buộc phát mất thời gian không đâu để nghe những lời bàn luận sáo rỗng đó.
Nếu có phải tổ chức họp thường xuyên thì bạn cũng nên chắt lọc chọn mời các
đối tượng để tham dự.
2/ Đề ra các mục tiêu, chủ đề chính.
Hãy lên lịch và đề ra các mục tiêu cũng như vấn đề chính của cuộc họp.
Chia xẻ và thông báo trước thông tin này cho những người tham dự để họ có
thể chuẩn bị trước nội dung, hoặc đưa ra những ý kiến bổ sung, chỉnh sửa nội
dung hoặc lịch tổ chức cuộc họp. Hãy lập biểu khung thời gian sử dụng cho
từng điểm của vấn đề chính cần bàn luận trong cuộc họp. Bước chuẩn bị này sẽ
giúp bạn kiểm soát được thời lượng cũng như diễn đạt hết nội dung chính của
cuộc họp.
3/ Đúng lịch.
Hãy khai mạc cuộc họp đúng giờ và không nên lặp lại hoặc nhắc nhở
những người đến muộn trừ khi điều đó là thực sự cần thiết và là vấn đề nhạy
cảm. Hãy liệt kê công khai và viết lên bảng những vấn đề phát sinh để thảo
luận vào cuối cuộc họp để tránh khỏi bị vỡ kế hoạch về thời gian.
Nên tuân theo bộ qui tắc chuẩn tổ chức một cuộc họp. Trong đó bao
gồm các qui tắc như: “Không được ngắt lời người khác, Tập trung vào chủ đề
bàn luận, không nói lan man, Tôn trọng lẫn nhau và tỏ thái độ lịch sự, Trình
bày thật vắn tắt…”. Chỉ cần nhắc nhở những người tham dự khác rằng bạn
không có ý dập tắt cuộc thảo luận mà chỉ đang tạo ra không khí và cung cách
biết lắng nghe cho mọi người, vì thế bạn sẽ kiểm soát được thời gian và có lợi
cho cả đôi bên.
4/ Cho phép mọi người chọn lựa.
Không nên để cho ai đó có cảm giác như đang bị cầm tù trong cuộc họp.
Nếu có ai đó cảm thấy mình như bị ép buộc thì anh ta sẽ không đưa ra một ý
kiến hữu ích và có thể chủ ý hoặc không chủ ý ngầm phá hoại kết quả của cuộc
họp. Sau khi lên kế hoạch đưa ra các chủ đề chính, xác định mời những thành
viên nào tham dự và bạn chỉ cần một nhân viên nào đó ở bộ phận kế toán cho
một việc trong danh mục chương trình thì hãy đề nghị anh ta chọn lựa hai giải
pháp hoặc là đến muộn, hoặc là rời cuộc họp sớm.
5/ Kiểm soát mọi tình huống.
Trong trường hợp có tranh cãi xảy ra, hãy đứng ra dàn xếp, chú ý không
nên thiên vị bất kỳ bên nào, hãy để cho các bên có cảm giác “biết lắng nghe”
và “chịu hiểu” phía bên kia nói. Hãy yêu cầu đôi bên đưa ra những giải pháp để
thương lượng, giải quyết, như vậy mọi người sẽ trình bày có tuần tự hơn và bạn
sẽ nắm được mối bất đồng chính giữa các bên. Với tư cách là người điều hành
cuộc họp, hãy nhớ rằng bạn có quyền phủ quyết, bác bỏ và ngăn cấm để ngăn
chặn các cuộc khẩu chiến và lập lại trật tự cuộc họp.