LUẬN VĂN:
Nhận xét, kiến nghị về công tác văn
thư - quản trị văn phòng và công tác
lưu trữ của Học viện
Lời nói đầu
Công tác văn thư và lư trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý
hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước,
công tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội khác.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều ngành,
nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có kết quả các
nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi cơ quan đơn vị cần có
sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công
tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào kết quả
của sự quản lý, điều hành của Học viện.
Được tham gia thực tập tại Viện Thông tin Khoa học bản thân tôi có điều kiện liên
hệ giữa những kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường áp dụng vào việc xử lý
phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công tác văn thư - lưu trữ.
Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực tiễn hoạt động
của Học viện và trong công tác văn thư lưu trữ, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Học
viện, Văn phòng và Viện Thông tin khoa học, nhất là các anh chị làm trực tiếp đã giúp đỡ
tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo cáo tốt nghiệp Ngành lưu trữ học - Quản trị văn
phòng.
Nội dung của bản báo cáo gồm các phần:
Phần I: Lý luận chung: 66 trang
Phần II: Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư - quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ
Phần III: Nhận xét, kiến nghị về công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác
lưu trữ của Học viện
Phần IV: Những đúc rút và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn của bản thân
qua thực hành nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ.
Phần V: Phần phụ lục
dẫn luận
I- khái niệm và vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội.
I- Khái niệm và tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Trên thế giới, thuật ngữ "lưu trữ " có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy- lạp
"arch", dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau được dùng làm ngôi nhà bảo
quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành một
phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước chiếm hữu nô lệ Hi-lạp cổ
đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ
máy nhà nước.
Thuật ngữ "lưu trữ" của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu ấn đậm
nét của gốc tiếng Hy-lạp cổ xưa này, như archives (Pháp), archiv (Đức, Tiệp), archivum
(Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là
cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và
tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hoá... gọi
theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ.
ở Việt Nam, "lưu trữ" có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn, tài liệu thì
"lưu trữ" có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu,
lưu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong tác phẩm bằng chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" khi viết về
chế độ công đường dinh thự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) đã
dùng "trữ" để chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách(1). Thời phong kiến còn dùng từ
"dương án"để gọi những hồ sơ án được lưu trữ lâu dài(2) ở các cơ quan.
Từ gốc "lưu trữ" là cơ sở để hình thành các thuật ngữ tài liệu lưu trữ và nhiều thuật
ngữ khác có liên quan.
1 Lê Quý Đôn: Kiến văn tiểu lục. Bản chữ Hán, tr.108 (Viện Hán Nôm)
2 Xem: Đại Nam thực lục chính biên tập 12, Nhà xuất bản Khoa học, Hà Nội, 1965, tr 186.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơc quan
đoàn thể xí nghiệp(3) và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và
các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
- Đặc trưng của tài liệu lưu trữ:
Một là, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ, đó là các sự kiện,
hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quả lao động sáng tạo của nhân dân ta trong các
thời kỳ lịch sử, những hoạt động của một nước, một cơ quan hoặc của một nhân vật tiêu
biểu trong quá trình tồn tại....
Hai là, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của các văn bản. Chúng mang những
bằng chứng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm
quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra tài liệu... Do đặc điểm này, mà tài
liệu lưu trữ có giá trị dặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản
lý nhà nước, nghiên cứu kkhoa học và vào các mục đích khác. Người ta gọi chúng là
những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc.
Ba là, tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan,
chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng,
mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi
vậy, cần được bảo quản trong các phòng và các kho lưu trữ, việc nghiên cứu và sử dụng
chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán tùy
tiện.
Các loại hình tư liệu:
- Ngày nay, do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát triển của khoa
học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân ngày càng đa
dạng về thể loại, phong phú về nội dung và lớn về khối lượng. Có tể chia tài liệu lưu trữ ra
làm các loại tư liệu lớn: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim
điện ảnh và tài liệu ghi âm.
Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức và
quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự, ngoại giao...
3 Dưới đây gọi tắt là "các cơ quan"
