Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

Thêm vào BST

Báo xấu

171
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn thạc sĩ Quản lý công "Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch" với mục tiêu nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM QUỐC HƢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THÊ THAO - BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM QUỐC HƢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THÊ THAO - BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành:Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Đặng Thành Lê HÀ NỘI - NĂM 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi dƣới sự hƣớng dẫn của TS. Đặng Thành Lê. Các thông tin, số liệu đƣợc sử dụng trong luận văn là chính xác, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng. Tác giả luận văn Phạm Quốc Hƣng
LỜI CẢM ƠN Luận văn “Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” là kết quả của sự cố gắng, nỗ lực nghiên cứu của bản thân; sự giúp đỡ, tạo điều kiện từ Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao, Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao và đội ngũ cán bộ, công chức đang công tác tại Tổng cục Thể dục thể. Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Đặng Thành Lê, ngƣời hƣớng dẫn khoa học, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình xây dựng và hoàn thiện luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, đồng nghiệp và bạn bè đã động viên, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thực hiện luận văn này. Tôi xin trân trọng cảm ơn!
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt: Chữ viết đầy đủ CBCC : Cán bộ, công chức TDTT : Thể dục thể thao VHTTDL : Văn hóa, Thể thao và Du lịch
DANH MỤC CÁC BẢNG TT Tên bảng Trang Bảng 2.1: Thống kê trình độ đào tạo của đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao ............................................................... 41 Bảng 2.2. Thống kê cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn phòng Tổng cục TDTT ............................................................................................................ 42 Bảng 2.3. Thống kê trình độ tin học, ngoại ngữ đội ngũ công chức, ngƣời lao động Văn phòng Tổng cục TDTT ....................................................................... 43 Bảng 2.4. Thống kê số lƣợng Văn bản đi, đến từ năm 2015-2016 của Văn phòng Tổng cục TDTT ........................................................................................ 49
DANH MỤC CÁC HÌNH TT Tên hình Trang Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm điều hành của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao .................................................................................. 38 Hình 2.2: Quy trình xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao .................................................................................. 48 Hình 2.3: Mô phỏng luồng văn bản đến của quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao ................ 50 Hình 2.4: Mô phỏng luồng văn bản đi của quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao ................ 51 Hình3.1. Mô hình Văn phòng theo phần cứng………………………………78
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cám ơn Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ....................................................................... 7 1.1. Lý luận chung về Văn phòng ............................................................ 7 1.2. Chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng ............................................ 24 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ........................................................................ 36 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO ........................................... 37 2.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao .............................................................................................. 37 2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao..46 2.3. Nhận xét các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao .................................................................................................................. 57 2.4. Đánh giá chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao ............................................................................................................ 62 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ........................................................................ 70 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO .......................................... 71 3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao .............................................................................. 71 3.2. Các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao ................................................................... 76 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ........................................................................ 96 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm qua dƣới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc,nƣớc ta đã và đang từng bƣớc tiến hành cải cách nền hành chính trên mọi lĩnh vực. Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn thiện phƣơng thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nƣớc giữ một vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Đây đƣợc coi là một trong những chủ trƣơng lớn của nƣớc ta trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trƣơng này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động của các bộ phận chức năng, đặc biệt là bộ phận Văn phòng, một tổ chức rất quan trọng có ở trong tất cả các cơ quan hành chính. Bởi đây là bộ phận có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, là tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của cơ quan. Cho nên, chất lƣợng và hiệu quả công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào chất lƣợng và hiệu quả của việc tổ chức hoạt động Văn phòng. Chính vì vậy, xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phƣơng thức lãnh đạo. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn phòng đƣợc quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi đó Văn phòng đƣợc xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm chắc đƣợc tình hình hay không, có bao quát đƣợc các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trƣơng, chƣơng trình công tác hay không, đều phụ 1
thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan cần đƣợc quan tâm đặc biệt, hiệu quả hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan. Với vị trí và vai trò quan trọng nhƣ vậy nên Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao đã và đang đặt ra nhiều vấn đề cấp thiết, trong đó có việc đẩy nhanh tốc độ cải cách hành chính, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả của các cơ quan hành chính nhà nƣớc của các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.Bởi Tổng cục Thể dục thể thao là cơ quan trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, tham mƣu quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực thể dục thể thao trên phạm vi toàn quốc, đây là một trong những lĩnh vực hết sức quan trọng của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Để làm tốt đƣợc nhiệm vụ này, thì việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện nay. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của những vấn đề trên, học viên chọn đề tài “Quản trị văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao-Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch” là đề tài nghiên cứu của Luận văn. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị từ cấp trung ƣơng nói chung cho đến các đơn vị trực thuộc nói nói riêng. Do vậy, các vấn đề có liên quan đến hoạt động và chất lƣợng hoạt động của Văn phòng luôn đƣợc sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những ngƣời làm công tác Văn phòng. Trong quá trình học tập, nghiên cứu, tác giả đã đọc và nghiên cứu một số sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu về hoạt động tổ chức và công tác Văn phòng nhƣ: “Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước” do Tiến sĩ Lƣu Kiếm Thanh chủ biên, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2002; “Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở”, Tác giả Nguyễn Văn Thâm, 2
Sách tham khảo, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 20ba; “Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”, Tác giả Lƣu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2004. Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số luận văn nghiên cứu về Văn phòng và hiệu quả hoạt động của Văn Phòng. Tiêu biểu là tác giả Nguyễn Thị Minh Tâm, Thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ thực tiễn Thành phố Hồ chí Minh”. Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn hoạt động trên các mặt, nghiệp vụ, thực trạng về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng trong các Sở tại Thành phố Hồ Chí Minh; trên cơ sở đó đƣa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn tại Thành phố Hồ Chí Minh trên cơ sở thực tiễn hoạt động đã nêu. Với đề tài “Hiện đại hóa công tác Văn phòng các cơ quan chuyên môn của UBND thành phố Hà Nội trong điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc tế”, tác giả Đỗ Thị Tuyết Lan tập trung đi sâu vào việc hiện đại hóa công tác Văn phòng các cơ quan chuyên môn của UBND thành phố Hà Nội nhất là trong điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc tế. Nhìn chung các đề tài trên đã đề cập, nghiên cứu về Văn Phòng và hoạt động của Văn Phòng và Văn Phòng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, chƣa có một công trình nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống từ lý luận đến thực trạng về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng cấp Tổng cục (cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ) và đặc biệt là tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Vì vậy, việc nghiên cứu sâu về các mặt hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là một việc làm cần thiết để đáp ứng nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng tham mƣu, giúp Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực Thể dục thể thao 3
trên phạm vi toàn quốc. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn Mục đích: Nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Nhiệm vụ: - Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về hoạt động của Văn phòng, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng. - Về thực tiễn: Thu thập và phân tích các số liệu để đánh giá toàn diện, chính xác thực trạng hoạt động, chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, tìm ra những ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ nguyên nhân dẫn đến hạn chế về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng. - Đề xuất các giải pháp cụ thể, phù hợp, thiết thực để phát huy những ƣu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1.Đối tƣợng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu là chất lƣợng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch làm đối tƣợng nghiên cứu, khảo sát. - Về thời gian: từ năm 2015 đến năm 2017 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 4
Trong đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cơ bản sau: Phương pháp thống kê, phân loại: tìm hiểu các nghiên cứu đã có về Văn phòng và hiệu quả hoạt động của Văn phòng, sau đó học viên thu thập thông tin dựa trên việc nghiên cứu tài liệu, tƣ liệu, hồ sơ và các thông tin có liên quan đến Văn phòng và những hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. Phương pháp điều tra, khảo sát: Trên cơ sở điều tra, khảo sát thực tế về Văn phòng, hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao (về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, các hoạt động cụ thể của Văn phòng đã thực hiện nhƣ thế nào, đạt đƣợc những kết quả gì, còn những khó khăn, vƣớng mắc gì…). Phương pháp phân tích, tổng hợp: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trên cơ sở tài liệu, số liệu thu thập đƣợc về các mặt hoạt động của Văn phòng, nhằm phân tích, đánh giá thực trạng về hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, từ đó thấy đƣợc những mặt ƣu điểm, những mặt hạn chế của từng hoạt động Văn phòng làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng. Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trên cơ sở các số liệu thu thập đƣợc và các mặt hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, học viên tiến hành đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm mới, điểm khác biệt, mặt ƣu điểm, hạn chế, những mặt đạt, chƣa đạt của Văn phòng để từ đó tổng hợp, đƣa ra những nhận định, đánh giá, giải pháp phù hợp. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hoàn thiện lý luận chung về Văn phòng, Văn phòngtại Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. - Kết quả của luận văn là đƣa ra các đánh giá chân thực về thực trạng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao và đƣa ra các giải pháp thiết 5
thực để nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng Tổng cục Thể dục thể thao. Từ đó giúp cho Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao chú trọng hơn tới nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng và có cơ sở trong việc đƣa ra các giải pháp để nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay. - Những kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, nơi tác giả đang công tác. 7. Kết cấu luận văn Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn đƣợc chia làm 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng và chất lƣợng hoạt động của Văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng chất lƣợng hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao. 6
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƢỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Lý luận chung về Văn phòng và Quản trị Văn phòng 1.1.1. Khái niệm * Khái niệm về Văn phòng: Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều cần có sự hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý đƣợc tập trung thống nhất, hoạt động thƣờng xuyên, liên tục và có hiệu quả. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Văn phòng”. Từ điển Tiếng Việt định nghĩa Văn phòng đƣợc hiểu nhƣ sau: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [32, tr.137] Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Văn phòng đƣợc giải thích là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [44, tr.128] Theo “Cẩm nang tổ chức hành chính Văn phòng” Văn phòng còn đƣợc hiểu là: “Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của người lãnh đạo”. Ngƣời ta có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”; hay Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở hay công sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm để cán bộ, công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ nhƣ “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”; Văn phòng đƣợc hiểu là một loạt hoạt động trong các cơ quan nhà nƣớc, trong các xí nghiệp [31, tr.8] Theo Vƣơng Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng nghiệp vụ Văn phòng” “Văn 7
phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [34, tr.13] Trong cuốn “Hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng- Lý luận và thực tiễn” quan niệm về Văn phòng nhƣ sau [42]. + Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. + Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng đƣợc giao, là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không có đủ tƣ cách pháp nhân, độc lập trong quan hệ đối ngoại. Dù với nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, đƣợc quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhƣng thông thƣờng thì khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa hẹp đƣợc chấp nhận nhiều hơn khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì theo nghĩa rộng, thuật ngữ “Văn phòng” trùng với “cơ quan, đơn vị”. Nhƣ vậy có thể hiểu Văn phòng dƣới các góc độ sau: Thứ nhất: Về nội dung công việc, hoạt động của Văn phòng là một loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định. Thứ hai: Xét về hình thức, Văn phòng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở làm việc, có phƣơng tiện vật chất và con ngƣời để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ nhiều cách tiếp cận khác nhau về Văn phòng nêu trên, có thể hiểu “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh 8
vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức” [19]. * Khái niệm về Quản trị hành chính Văn phòng Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, đƣợc tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới). Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hƣởng tới các công việc chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác. Do đó, không thể không có hoạt động quản trị tại văn phòng. Những ngƣời lãnh đạo văn phòng (nhƣ Chánh văn phòng, Trƣởng phòng Hành chính, Trƣởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là những ngƣời đang thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ đƣợc phân công. Chúng tôi cho rằng: “Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất”. 1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1.1.2.1. Vị trí của Văn phòng Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, đơn vị luôn có mối quan hệ với 9
nhau nhƣng đồng thời cũng còn có mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài thông qua hệ thống các văn bản giao dịch và các hoạt động thông tin khác, các hoạt động đều thông qua Văn phòng cơ quan để thực hiện. Với vị trí này, Văn phòng đƣợc coi là đầu mối thông tin liên lạc và là bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị trong mọi hoạt động. Là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động diễn ra thƣờng xuyên và phong phú, tỉ mỉ và phức tạp. Là bộ phận thực hiện các hoạt động mang tính thƣờng xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, Văn phòng là bộ máy giúp việc, là “bộ nhớ, bộ lọc” của thủ trƣởng cơ quan, các vấn đề thông tin đƣợc thu thập, sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trƣởng cơ quan và ngƣợc lại, các ý kiến chỉ đạo, truyền đạt của thủ trƣởng đến các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan. Văn phòng giúp lãnh đạo trong việc việc thu thập, xử lý, quản lý, truyền tải và sử dụng thông tin nhằm đƣa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn; đồng thời đảm bảo việc cung cấp các điều kiện vật chất, phƣơng tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà mọi hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền liên tục với các hoạt động quản lý của tổ chức. Có thể nói, Văn phòng chính là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan tổ chức. 1.1.2.2. Chức năng của Văn phòng Xác định rõ chức năng Văn phòng là cách thức quan trọng để khẳng định vị trí, tầm quan trọng của Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị mà Văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau. Nhƣng dù tổ chức ở mức độ hay quy mô nào, Văn phòng cũng có những chức năng cơ bản sau: - Chức năng tham mưu, tổng hợp 10
Tham mƣu là một hoạt động rất cần thiết và quan trọng cho công tác quản lý. Công tác tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo đơn vị trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của cơ quan cũng nhƣ các bộ phận chuyên môn. Mỗi phòng ban, đơn vị tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể, còn tham mƣu của Văn phòng là tham mƣu mang tính tổng hợp, nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động chung của cả cơ quan. Nhƣ vậy tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu. Có thể thấy, hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Bởi vậy, muốn ra những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà cần phải căn cứ vào các yếu tố khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Mặt khác, ngƣời lãnh đạo phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, ngƣời lãnh đạo phải tinh thông nhiều lĩnh vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề… Để tiến hành việc tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo, cán bộ Văn phòng phải dựa trên cơ sở các thông tin. Việc thu nhập, phân tích và tổng hợp các thông tin đó phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận Văn phòng. Văn phòng phải tổng hợp các thông tin, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phƣơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn đƣợc quyết định tối ƣu. Đây chính là nội dung tham mƣu của công việc Văn phòng. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, những thông tin phản hồi mà Văn phòng thu nhận đƣợc. Những thông tin ấy cần phải đƣợc chọn lọc, phân tích, tổng hợp, lƣu trữ và sử dụng theo yêu cầu của ngƣời quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động này thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động Văn phòng. Văn phòng là đầu mối 11
tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp dựa trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. - Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…các điều kiện và phƣơng tiện ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Đây chính là thực hiện chức năng hậu cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phƣơng thức quản lý sao cho chi phí thấp nhất mà đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Các chức năng cơ bản của Văn phòng nói trên vừa có tính độc lập lại vừa có mối quan hệ mật thiết, bổ trợ cho nhau, thực hiện tốt chức năng này là cơ sở, điều kiện để làm tốt những chức năng khác. Ví dụ, khi thực hiện tốt chức năng hậu cần nhƣ đảm bảo đủ các cơ sở vật chất, phƣơng tiện là việc thì chắc chắn công tác tham mƣu tổng hợp sẽ đƣợc thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn; trụ sở làm việc khang trang, bố trí khoa học, phòng khách, phòng họp tiện nghi sẽ làm cho công tác lễ tân, giao tiếp hiệu quả hơn…các chức năng không thể tách biệt rõ ràng, mọi sự phân chia chỉ mang tính tƣơng đối. Nhƣ vậy, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng nhƣ cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả. 1.1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Căn cứ vào các chức năng nêu trên của Văn phòng, có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng nhƣ sau: 12