Nghề thư ký… dễ mà khó!
Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các
giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng
không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay.
“Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Thư ký ngày nay “đứng dưới
một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh
lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên
quan. Thư ký còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác
cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.
Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những năm
80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư ký
nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở
thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân viên trong công ty,
với đối tác kinh doanh và với khách hàng. Các giám đốc ngày nay cũng luôn
chú trọng tìm cho được những người năng động trong các công việc thư ký,
và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác. Một trong
các phẩm chất không thể thiếu là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn
với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ "đắt giá" hơn nếu các thư ký
chưa có gia đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương
nhiên cũng là những yếu tố rất cần thiết. Nghề thứ ký không dễ dàng chút
nào, do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên khiến các thư ký phải thật
cẩn trọng trong từng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ
xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là "sếp thứ hai" trong công ty. Đó là
trong công ty, còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút
nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm
thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản
và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó. "Dù vô tình hay cố ý nhưng
nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ với
giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn
phải ân cần, chú đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết
trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại
giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã
hội phức tạp". Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không
thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi
buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không phải là sếp
nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc.
Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư
ký, những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến
thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông
ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi
từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình
huống phát sinh hàng ngày. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của
mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về
hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo,
khoa học. Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người
được giám đốc kính nể. Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để thành
công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần pha chút nghệ thuật.
Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc
theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành
của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh.
Có lẽ sẽ không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì phải
thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là
"của hiếm" của công ty và được trả lương hậu hỹ để... ở cạnh các ông chủ.