Nghệ thuật giao tiếp với khách quốc tế

Nghệ thuật giao tiếp với khách quốc tế

Mỗi dân tộc có nền văn hóa và đặc điểm riêng. Doanh nhân cần tìm hiểu một số

nguyên tắc trong nghệ thuật bắt tay, trao danh thiếp, xưng hô, dự tiệc chiêu đãi hay

giao lưu khi gặp gỡ với đối tác nước ngoài.

Mỗi quốc gia có một văn hóa giao tiếp khác nhau.Trong giao tiếp quốc tế, mỗi

người ít nhiều đều mang “tính đại diện”cho đất nước, địa phương hay đơn vị mình,

do đó mọi lời nói, cử chỉ, hành động đều cần phải cân nhắc kỹ, thận trọng để tránh

hiểu lầm.

I. Một số cách ứng xử, giao tiếp thông thường trong giao tiếp quốc tế

Bắt tay

- Tư thế: bình đẳng, nét mặt vui tươi, chìa tay phải và nhìn thẳng vào mặt nhau;

không bắt tay chéo, không bắt tay người này mà nhìn người khác, không ngậm

thuốc lá, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay.

- Biểu thị tình cảm đúng mức: giữa nam giới với nhau, nên nắm cả bàn tay, siết

chặt, giữ ít lâu. Giữa nam giới và nữ giới thì người phụ nữ có thể chỉ nắm hờ, nam

giới không nên siết quá mạnh.

- Thứ tự bắt tay:Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất cả khách. Người đứng sau

chủ động giơ tay trước để bắt tay khách. Cấp trên, người lớn tuổi chủ động giơ tay

trước. Cấp dưới, người trẻ tuổi chỉ khẽ cúi đầu trước để tỏ lòng kính trọng. Nam

giới gặp đôi vợ chồng thì bắt tay người vợ trước, người chồng sau.

Trao danh thiếp: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp đời thường cùng như

trong quan hệ chính thức để tự giới thiệu và làm quen với nhau. Danh thiếp cần

chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết, không nên rườm rà, cầu kỳ.

- Cần có thái độ trang trọng khi trao đổi danh thiếp cho nhau, trao nhận bằng hai

tay.

- Người cương vị thấp hoặc trẻ tuổi cần trao danh thiếp trước cho người có cương

vị cao hơn hoặc nhiều tuổi hơn.

- Khi được trao danh thiếp cần trao đáp lại, nếu không có nên xin lỗi và giải thích

lý do.

- Chú ý khi nhận danh thiếp của khách, không nên bỏ túi ngay, cần đọc và hỏi

cách phát âm tên của khách cho đúng (để chứng tỏ sự quan tâm).

Cách xưng hô

- Phải gọi đúng tên họ, địa vị xã hội của khách. Phải nhớ tên khách, tránh gọi

“trổng”. Khi giới thiệu chính thức cần kèm theo hàm, vị. Chỗ thân tình có thể gọi

nhau bằng tên riêng. Đối với những người mới gặp nhau lần đầu thì gọi bằng ông,

bà, cô (Mr/Mrs/Miss). Trường hợp không chắc một phụ nữ có chồng hay không

thì gọi bằng Ms.

Giao tiếp bằng lời nói:

- Ăn nói lịch sự, không khúm núm, không tự cao. “Cảm ơn”, “xin phép”, “xin lỗi”

là những lời nói không bao giờ thừa. Nói vừa nghe, khen chê phải thích hợp.

Không nên nói nhiều về mình nếu không được yêu cầu. Không nên chủ động hỏi

đời tư của khách, nhất là đối với phụ nữ (tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng,

doanh thu…)

Giao tiếp bằng cử chỉ

a. Nét mặt và đôi mắt:

Nét mặt :

- Nét mặt bao giờ cũng nên vui tươi ngay cả trong trường hợp mình có chuyện

riêng đáng buồn hoặc có chuyện gì không hài lòng về khách.

- Nên cười đúng chỗ, đúng lúc, đúng mức khi có chuyện thật sự đáng cười;

- Nét mặt tỏ ra thông cảm trước mọi khó khăn của khách mà mình biết được.

Đôi mắt: còn được gọi là “cửa sổ tâm hồn”, có thể giúp các bên đối tác nhìn sâu

vào phía trong tâm hồn, những suy nghĩ của nhau:

- Khi nói, nên thỉnh thoảng nhìn vào mặt người nghe để thăm dò phản ứng đối với

vấn đề mình đang nói, tránh gầm mặt xuống đất, xuống bàn hoặc ngó nơi khác;

- Đối với những vấn đề tế nhị, nhạy cảm, tránh nhìn chằm chằm vào mặt người

nghe làm họ ái ngại, mất tự nhiên;

- Khi cần khống chế và tác động vào đối phương thì cần nhìn thẳng vào mắt họ.

b. Cử chỉ của tay, chân

- Tay: Khi nói cần có điệu bộ thích hợp để thêm phần sinh động và linh hoạt, tuy

nhiên, cũng không nên có quá nhiều điệu bộ. Việc dùng ngón tay trỏ chỉ thẳng vào

mặt người nghe là điều hết sức mất lịch sự. Cần tránh những cử chỉ như: nhổ râu,

thọc tay vào mũi, ngoáy tai… khi nói chuyện với khách

- Chân: Dáng đi khoan thai, đừng đi chân “chữ bát”, tay cà bơi, trông khó coi, mất

tư thế. Khi ngồi không rung đùi. Không đứng chàng hảng hoặc hai tay chống nạnh

khi nói chuyện.

II. Một số lưu ý trong giao tiếp với khách nước ngoài

- Thái độ của chúng ta khi tiếp xúc với người nước ngoài cần chân thành, tự nhiên,

không khách khí, nhưng cũng nên tránh tùy tiện, xuề xòa để khách có thể hiểu lầm

là ta coi thường họ. Người khách nước ngoài nào khi tiếp xúc với ta lần đầu, cũng

để ý đến thái độ của chúng ta. Nếu gây được cảm tình tốt ngay từ buổi đầu thì sẽ

dễ dàng cho việc tiếp xúc sau này. Trái lại, nếu để khách cảm thấy ta lạnh nhạt,

quá dè dặt, kiểu cách sẽ không có lợi cho mối quan hệ giữa ta và khách, đồng thời

cũng gây một ấn tượng không đẹp ngay từ buổi đầu, làm cho khách khó chịu.

- Cần khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti,

tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc

mình. Đối với những người ở nước nhỏ, cần chú ý: không nên làm gì, nói gì, thái

độ gì để khách cảm thấy là ta không coi trọng nước nhỏ.

- Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập

quán, tôn giáo của khách nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người

lãnh đạo nước họ. Cần tôn trọng những điều thiêng liêng của khách (quốc huy,

quốc kỳ). Chúng ta cần nhận thức rằng nước nào cũng có những luật lệ, phong tục

tập quán hay, bên cạnh một số phong tục tập quán dở. Một nước dù văn minh đến

mấy cũng có thể có những luật lệ, phong tục tập quán mà chúng ta chưa cho là

hay, là hợp, thậm chí còn có những luật lệ, phong tục rất lạc hậu, dã man (như chế

độ phân biệt chủng tộc, đàn áp người khác màu da...). Bởi vậy thái độ của người

giao thiệp khôn khéo là chỉ nói những điều hay, chỉ biểu dương những ưu điểm có

thật của họ và tránh không nói đến những điều dở.

- Trong tiếp xúc với khách không nên đưa ra những vấn đề chính trị, thời sự gay

cấn và nên tránh tranh luận gay gắt. Nếu như khách chủ động nêu ra những vấn đề

gay cấn thì ta cũng nên tìm cách lái sang những chuyện khác.

- Trong lúc vui chuyện với khách nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí

mật. Song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách không dám chuyện trò

cởi mở.

- Cần giữ lời hứa, do vậy, cần cân nhắc kỹ những đề xuất của khách. Trường hợp

đã hứa, nhưng vì lý do nào đó mà không đáp ứng được thì cần nói lại cho khách

biết để thông cảm, ta không nên lờ đi mà không nói lại lý do không làm được.

- Cần giữ đúng cương vị, xã hội nào cũng có trật tự nhất định. Giao thiệp giữ đúng

cương vị là cần thiết, nếu không khách sẽ hiểu lầm cho là ta coi thường họ. Nhưng

nếu ta ở cấp cao hơn khách thì cần cân nhắc. Cần phân biệt khi ta đứng cương vị

chiêu đãi khách, hoặc tiếp khách đến thăm có khác với khi ta đứng cương vị phụ

trách đàm phán, thảo luận công việc. Khi tiếp khách, ta có thể tiếp tất cả mọi

người, ở cương vị khác nhau, nhưng khi thảo luận công việc, đàm phán thì cần giữ

đúng cương vị tương đương hoặc cao hơn một chút so với khách. Trong những

cuộc gặp gỡ chiêu đãi, thường thường người cấp thấp không nên chủ động tìm gặp

làm quen với những người cấp cao hơn mình.