Những “viên gạch” thời gian
Trần Phương Minh dịch từ Entrepreneur
Quản lý thời gian chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Và thật ngạc nhiên khi nghệ
thuật quản lý, sắp xếp thời gian một cách hiệu quả lại đến từ trò chơi của trẻ con với
những viên gạch xếp hình đầy sáng tạo.
Có không ít bài học thông minh bạn có thể học hỏi từ những đứa trẻ nhỏ! Chắc hẳn bạn
đã từng thấy các đứa trẻ, khoảng 3 đến 5 tuổi, chơi đùa với các “viên gạch” làm từ bìa
cứng. Các viên gạch này có ba kích thước: lớn, vừa và nhỏ. Những đứa trẻ đã ngồi hàng
giờ đồng hồ để sắp xếp, tạo ra các cấu trúc khác nhau.
Khi chúng bắt đầu sắp xếp, chúng không hiểu rằng các viên lớn sẽ tạo ra nền móng vững
chắc cho các viên nhỏ, vì vậy công trình xây dựng nhanh chóng sụp đổ trước khi sử dụng
hết tất cả các viên gạch. Sau nhiều lần thử nghiệm, chúng ngày càng khéo léo hơn để rồi
cuối cùng sử dụng hết tất cả các viên gạch của mình.
Ngày nay, một chủ doanh nghiệp luôn vùi đầu trong bao nhiêu công việc chồng chất.
Nhiều khi thời gian cứ vùn vụt trôi mà họ chưa kịp làm xong các công việc đã dự định.
Để giải quyết vấn đề này, các chủ doanh nghiệp sẽ phải tìm ra lời giải bài toán quản lý
thời gian của mình. Bài toán này quả là không dễ giải!
Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra
sự lãng phí thời gian của các chủ doanh nghiệp. Một chủ doanh nghiệp có năng lực, một
nhà quản lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc. Và
lịch trình thời gian làm việc một cách hiệu quả trong ngày cũng có thể được xây dựng từ
ba viên gạch có các kích cỡ khác nhau như trong trò chơi của các đứa trẻ. Bạn có thể chất
chồng bao nhiêu viên – hay bạn thể hiện sự sáng tạo trong từng ngày như thế nào – hoàn
toàn phụ thuộc vào nghệ thuật và cách thức bạn sắp xếp các “viên gạch thời gian” của
bạn.
Những viên gạch lớn: Nền móng trong ngày làm việc của bạn
Hãy xây dựng nền móng ngày làm việc của bạn bằng một viên gạch thời gian không bị
ngắt quãng – nơi mà bạn có thể tập trung vào những dự án rắc rối, phức tạp. Chiều dài lý
tưởng của viên gạch thời gian này nên là 1 tiếng rưỡi đồng hồ, hay xấp xỉ 20% trong một
ngày làm việc 8 giờ đồng hồ. Nếu bạn không thể duy trì một các quãng thời gian dài như
vậy, hãy thử ít nhất là 1 giờ đồng hồ. Nhưng thậm chí với quãng thời gian không bị ngắt
quãng dài 45 phút, bạn vẫn có thể hoàn thành một số công việc quan trọng, bởi vì bạn sẽ
không làm lãng phí các giây phút bổ sung sau từng lần ngắt quãng để quay lại với dòng
chảy công việc.
Trong từng quãng thời gian cố định này, bạn đừng trả lời bất cứ cuộc điện thoại nào và
hãy tắt hết các thông báo e-mail gửi tới. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng một ai đó hay một
thông báo nào đó được phép vào, hãy thiết lập các quy tắc phần mềm thông báo với bạn
về điều đó. Khi bạn có thể dành 20% thời gian trong ngày để tập trung vào những gì thật
quan trọng, chắc hẳn bạn sẽ hoàn thành trên dưới 80% công việc của bạn.
Việc đảm bảo từng khối thời gian không bị ngắt quãng là khá dễ dàng khi bạn bắt đầu
làm việc từ sớm hay ở lại làm thêm một vài giờ vào cuối ngày làm việc. Biết rằng đó là
những lúc bạn có được sự yên tĩnh, nhưng tại sao không để mọi thứ được hiệu quả hơn
bằng việc lên lịch một quãng thời gian yên tĩnh ngay trong ngày làm việc thay vì phải
làm thêm một vài giờ để giải quyết cùng một lượng công việc như nhau?
Những viên gạch cỡ trung bình: Đa nhiệm vụ không phải lúc nào cũng là lựa chọn
tốt nhất
Khi xác định nhiệm vụ nào cần làm trong từng ngày, bạn hãy sắp xếp chúng theo các
nhóm hoạt động, chẳng hạn như gọi các cuộc điện thoại không khẩn cấp, xử lý các e-
mail, lập hồ sơ hay đọc tài liệu. Tính hiệu quả công việc sẽ tăng lên gấp 4 lần nếu bạn có
thể tập trung vào một loại nhiệm vụ hơn là liên tục chuyển tiếp sang các nhiệm vụ khác
nhau trong cùng một thời gian – việc đa nhiệm vụ sẽ chỉ làm giảm hiệu suất công việc
của bạn.
Độ dài thời gian thực hiện từng nhóm nhiệm vụ như vậy phụ thuộc vào loại công việc
bạn sẽ thực hiện. Nếu bạn cần gọi 5 cuộc điện thoại ngắn, bạn có thể chỉ cần viên gạch
thời gian từ 10 đến 15 phút để hoàn thành chúng. Còn đối với nhiệm vụ trả lời e-mail,
viên gạch thời gian sẽ khoảng 30 phút. Bất cứ viên gạch nào trong số các viên gạch thời
gian cỡ trung bình này đều có thể được lặp đi lặp lại từ ngày này qua ngày khác. Ví dụ,
đầu tiên, bạn có thể dành ra 10 phút để kiểm tra e-mail vào đầu mỗi buổi sáng để tìm hiểu
và giải quyết các vấn đề khẩn cấp, sau đó dành 30 phút trước bữa trưa và 30 phút vào
cuối buổi chiều để trả lời thư. Và bạn cần tuân thủ đúng lượng thời gian đã phân bổ ban
đầu, không để các hoạt động của bạn lấn sang các quãng thời gian dành cho nhiệm vụ
khác. Điều đó sẽ giữ cho bạn tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết và gia tăng hiệu suất
công việc của bạn. Hãy chuyển bất cứ nhiệm vụ nào mà bạn chưa hoàn thành vào các
khối thời gian tiếp theo.
Những viên gạch cỡ nhỏ: Các nhiệm vụ ít ưu tiên hơn và các vấn đề mới
Những nhiệm vụ ít ưu tiên và các vấn để mới có thể được thực hiện vào giữa các khối
thời gian khác trong cả ngày. Đó có thể là giúp đỡ các nhân viên, trả lời nhanh các câu
hỏi, và những công việc khác không thích hợp với các khối thời gian quan trọng nhưng
vẫn cần thiết phải thực hiện.
Việc cấu trúc thời gian mỗi ngày làm việc của bạn nên bắt đầu với sự phân bổ khoảng
trống cho một viên gạch thời gian lớn, sau đó là các viên gạch cỡ trung bình cho một vài
nhóm hoạt động khác nhau. Các viên gạch thời gian cỡ nhỏ sau đó sẽ lấp đầy khoảng
trống còn lại. Nếu bạn làm mọi thứ ngược lại và thực thi hết tất cả các nhiệm vụ nhỏ
trước khi sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng nhất của bạn, bạn có thể kết
thúc một ngày làm việc mà chưa thể giải quyết được các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
Sau cùng, nếu bạn muốn sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, lời khuyên đặt ra là bạn
nên: “Suy nghĩ trước khi bắt tay vào một việc gì đó”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu
của các nhà khoa học châu Âu cho thấy mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa.
Do đó, để tránh những nhầm lẫn, sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan
trọng vào trước bữa ăn trưa.
Lời giải cho bài toán thời gian nằm trong tay bạn, tất cả chỉ còn là việc bạn suy nghĩ và
thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thôi. Bạn cần phân tích những gì bạn làm
vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời bạn cũng nên cắt bớt những chi tiết vụn vặt
để phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự quyết tâm và kiên trì là hết
sức cần thiết. Không có quyết tâm nào là ngớ ngẩn mà chỉ có những người không quyết
tâm mới là những người ngớ ngẩn.
