CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
M C L C
Ụ
Ụ
Ầ
Ổ Ề Ề Ự Ầ
Ề NG I : T NG QUAN V Đ TÀI :XÂY D NG PH N M M NG M I PHÚ XUYÊN Ạ Ạ
ng M i Phú Xuyên. ƯƠ ạ ổ ầ
ể ủ
ạ
......................................................... ........................................................ L I NÓI Đ U Ờ CH ƯƠ QU N LÝ BÁN HÀNG T I CÔNG TY CP TH Ả i thi u v Công ty C Ph n Th I.Gi ệ ề ớ ươ i thi u chung v Công ty.Quá trình hình thành và phát tri n c a Công 1.Gi ệ ớ ề ty C Ph n Th ươ ầ ổ 2.S đ b máy t ơ ồ ộ ng M i Phú Xuyên ch c c a Công ty ổ ứ ủ
ớ ệ
i thi u phòng ban n i th c t p ọ ề
ủ ề ế ả
ự ậ ....................................................... .................................................................. .............. t và tính kh thi c a đ tài ữ ệ ......................... ạ ự ữ ệ ầ ử ầ
ủ ệ ố ầ
ể
II. Đ tàiề 1. Gi ơ 2.Tên đ tài,Lý do ch n đ tài ề 3.Th c tr ng c a đ tài ,s c n thi ự ầ ủ ề III.D li u đ u vào, đ u ra và quy trình x lý d li u 1.D li u đ u vào, đ u ra c a h th ng 2. M t s m u bi u CH NG II : ữ ệ ầ ộ ố ẫ ƯƠ Ế Ệ Ố Ả Ế
PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG QU N LÝ
NG M I PHÚ XUYÊN
Ạ i Công ty CP Th ƯƠ ạ ệ ố ươ ả ạ ng M i
BÁN HÀNG T I CÔNG TY CP TH Ạ I.Phân tích h th ng Qu n lý bán hàng t Phú Xuyên................................................................................................... .............. CP Th ng M i Phú Xuyên ươ ạ ạ
1.1.Nh p kho thành ph m 1.Quy trình bán hàng t ậ i công ty ẩ
1.2.Bán hàng
1.3.Thanh toán
1.4.Tìm ki mế
1.5. Báo cáo
ủ ệ ố .......................................
i Công ty CP 2.Phân tích h th ng v x lý ệ ố 2.1. Bi u đ phân c p ch c năng c a h th ng ồ ồ ề ử ứ ấ ủ ữ ệ ệ ố ả ạ
2.2.Bi u lu ng d li u c a h th ng Qu n lý bán hàng t Th ể ể ng M i Phú Xuyên. ạ
ả
2.2.2/ Bi u đ M c đ nh ươ 2.2.1/ BLD m c khung c nh: ứ ồ ứ ỉ ể
2.2.3/ Bi u đ M c đ nh ồ ứ ỉ ể
II. Phân tích và thi t k h th ng v d li u ế ế ệ ố ề ữ ệ
t k c s d li u.
ng cài đ t. ế ế ơ ở ữ ệ ườ ự ọ ặ
1. Thi 1.1 L a ch n môi tr 1.1.1 Access là gì?
1 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ấ
ụ ữ ng, tên b ng ắ ặ ả
ế
1.1.2 Accsess cung c p nh ng công c gì? 1.1.3 Quy t c đ t tên tr ườ 1.2. Mô hình liên k t th c th ể ự 1.3.Các th c th c a h th ng. ể ủ ệ ố ự
2 .Xây d ng các b ng C s d li u. ả ơ ở ữ ệ ự
3. hình quan h Relationships c a h th ng qu n lý bán hàng ủ ệ ố ệ ả
ề ặ ữ ệ
ng trình t k giao di n c a ch ị ơ ở ữ ệ ệ ủ
ệ
ng trình. ươ NG TRÌNH, H ươ ủ : CÀI Đ T CH ƯƠ ƯƠ Ặ ƯỚ Ẫ Ử Ụ NG D N S D NG
Ậ
ng trình qu n lý bán hàng. ươ ả
ng trình. ươ
t k h th ng v m t d li u. III. Thi ế ế ệ ố 3.1.Ch n h qu n tr c s d li u. ọ ả ệ 3.2.Thi ế ế 3.3 M t s giao di n chính c a ch ộ ố CH NG III VÀ K T LU N. Ế 3.1 H ng d n cài đ t ch ẫ ướ ặ 3.2 H ng d n s d ng ch ướ ẫ ử ụ 3.3. K t lu n ậ ế
2 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
L I NÓI Đ U
Ờ
Ầ
Trong th i đ i công ngh thông tin hi n nay, s trao đ i thông tin đã tr ờ ạ ự ệ ệ ổ ở
thành nhu c u thi t y u không th thi u đ i v i m i qu c gia nói riêng và ầ ế ế ố ớ ể ế ỗ ố
trên toàn th gi c xem ế ớ i nói chung. S phát tri n c a công ngh thông tin đ ể ủ ự ệ ượ
là kim ch nam cho nh ng b c ph t tri n m i, cho nh ng m c tiêu m i và ữ ỉ ướ ữ ụ ể ấ ớ ớ
ể ủ ề luôn g n ch t v i các ng d ng khoa h c k thu t và s phát tri n c a n n ặ ớ ự ứ ụ ắ ậ ọ ỹ
kinh t .ế
Vì th , ngày nay phát tri n công ngh thông tin là xây d ng c s h ơ ở ạ ự ể ệ ế
t ng, làm n n t ng v ng ch c đ xây d ng và phát tri n n n kinh t ể ầ ề ả ự ữ ể ề ắ ế ữ v ng
ủ m nh. Trong xu th y vi c đ a tin h c vào th c hi n m c tiêu qu n lý c a ọ ệ ư ế ấ ự ụ ệ ạ ả
các Doanh nghi p và trong toàn b n n kinh t tuy mu n màng nh ng đã và ộ ề ệ ế ư ộ
đang đ t đ c trong ạ ượ c nh ng thành t u đáng k . Vi c tin h c hoá t ng b ể ự ừ ữ ệ ọ ướ
công tác qu n lý, khai thác và đi u hành kinh doanh là m t đòi h i ngày càng ề ả ộ ỏ
t b c c a n n kinh t thì c p thi ấ ế t và h n bao gi ơ ờ ế h t, trong s phát tri n v ự ể ượ ậ ủ ề ế
hi u qu qu n lý là m t lĩnh v c đ c nhà qu n lý quan tâm và đi u này ph ự ượ ệ ả ả ộ ề ả ụ
thu c r t nhi u vào h th ng thông tin mà c th là các ch ng trình qu n lý ụ ể ộ ấ ệ ố ề ươ ả
d a trên máy tính. Gi ự ờ ấ đây máy tính đã và đang tr thành m t v t d ng r t ộ ậ ụ ở
t trong quá trình làm vi c c a con ng i. Nó giúp cho con ng i gi c n thi ầ ế ệ ủ ườ ườ ả i
phóng s c lao đ ng, th c hi n nh ng công vi c mà tr c kia con ng ữ ứ ự ệ ệ ộ ướ ườ ả i ph i
làm r t khó khăn m t r t nhi u th i gian công s c mà hi u qu mang l ờ ấ ấ ứ ề ệ ấ ả ạ ư i ch a
cao.
ng M i Phú Xuyên cũng nh các t ch c doanh Công ty C Ph n Th ổ ầ ươ ư ạ ổ ứ
nghi p khác trong c n c đang t ng b c ti p c n, đ a tin h c vào trong ả ướ ệ ừ ướ ư ế ậ ọ
quá trình s n xu t kinh doanh đ c bi t là trong m c tiêu qu n lý kinh t . Song ả ấ ặ ệ ụ ả ế
ộ song v i ho t đ ng s n xu t kinh doanh ngày càng m r ng thì đòi h i m t ạ ộ ở ộ ả ấ ớ ỏ
t h n bao gi h t đ i v i doanh nghi p. Vì h th ng thông tin t ệ ố ố t là c n thi ầ ế ơ ờ ế ố ớ ệ
v y, vi c nghiên c u và phát tri n h th ng thông tin Qu n lý bán hàng nói ậ ệ ố ứ ệ ể ả
3 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ầ riêng và h th ng thông tin qu n lý nói chung là vi c làm phù h p v i yêu c u ệ ố ệ ả ợ ớ
i c a Công ty. n i t ộ ạ ủ
Xu t phát t ấ ệ ữ
ả ẳ ườ
ng M i Phú Xuyên qua th i gian đ ừ ế ủ i Công Ty CP Th ạ ươ ị ờ
ớ
ướ ẫ ậ ề ự ế ượ ủ
ế ầ ọ ậ ả ế ị ướ ẫ
ề ầ ạ
t ừ
ự ế ề
ả ữ ậ ả ộ ể ằ ể
ư ộ ố ộ ữ ấ ừ ả
ượ ế ủ ơ ữ ả
ậ ư ủ ệ ỏ ố ộ ự ể ầ
ố nh ng lý do nêu trên, là m t sinh viên khoa H Th ng ộ ng Cao Đ ng Tài Chính_ Qu n Tr Kinh Doanh Thông Tin Kinh T c a Tr ượ c c th c t p t đ ự ậ ạ ượ ữ công tác qu n lý bán hàng c a doanh nghi p, v i nh ng tìm hi u v th c t ệ ủ ả ể ng d n t n tình c a Cô giáo ki n th c đã đ c h c t p v i s ch b o, h ỉ ả ứ ớ ự ng d n, Em đã quy t đ nh ch n đ tài Tr n Th Kim Oanh - gi ng viên h ọ ề ị ạ ng M i i Công ty CP Th “Xây d ng Ph n m m Qu n lý bán hàng t ươ ự đó có th đi sâu, tìm Phú Xuyên b ng ngôn ng l p trình Visual Basic” ể ằ ấ v công tác qu n lý bán hàng c a m t doanh nghi p s n xu t hi u th c t ả ệ ủ c đi m trong nh m tìm hi u và đ a ra m t vài đánh giá v nh ng u nh ể ề ư i pháp c a công ty. T đó đ xu t m t s ý ki n, gi công tác qu n lý v t t ề ả ể v i mong mu n hoàn thi n h n n a công tác qu n lý bán hàng c a công ty đ ớ có th góp m t ph n nh bé vào s phát tri n, thành công trong kinh doanh ể c a Công ty. ủ
ng nh sau: ư ồ
ươ T ng quan v đ tài: Xây d ng ph n m m Qu n lý bán hàng t ề ầ ả ạ i ự ươ
ủ ề ề ng M i Phú Xuyên. ươ ạ
Phân tích và thi t k h th ng Qu n lý bán hàng t i Công ty CP ế ế ệ ố ả ạ
ng II: ng M i Phú Xuyên.
ạ ng III: H ng d n cài đ t và s d ng ch ặ ử ụ ướ ẫ ươ ng trình Qu n lý bán hàng ả
N i dung báo cáo c a Em g m 3 ch ộ Ch ng I: ổ Công Ty CP Th Ch ươ Th ươ Ch ươ và đánh giá.
Do trình đ chuyên môn còn h n ch và th i gian th c t p có h n nên ự ậ ế ạ ạ ộ ờ
chuyên đ c a em không th tránh đ ề ủ ể ượ ậ c nh ng thi u sót. Em r t mong nh n ữ ế ấ
đ c nh ng ý ki n đóng góp c a th y cô đ báo cáo c a em đ ượ ủ ủ ữ ế ể ầ ượ ệ c hoàn thi n
h n và giúp Em v ng vàng h n trong công tác chuyên môn sau này. Em xin ơ ữ ơ
chân thành c m n . ả ơ
H ng Yên, Ngày 24 tháng 4 năm 2009 ư
Sinh viên th c hi n: ự ệ
Đinh Th Thu Hà ị
4 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Ề Ề Ổ
ng I
: T NG QUAN V Đ TÀI: XÂY D NG PH N M M Ề
ươ
Ầ Ự NG M I PHÚ XUYÊN QU N LÝ BÁN HÀNG T I CÔNG TY CP TH Ạ Ạ ƯƠ
Ch Ả
I/ Gi ạ ớ ươ
ệ ề ớ ng M i Phú Xuyên. ể i thi u chung v Công ty. Quá trình hình thành và phát tri n
ng M i Phú Xuyên. ạ
c thành l p theo quy t đ nh s ậ ầ ươ ế ị
ượ ỉ
ố ấ ầ ư ỉ ủ ở ế ạ
CÔNG TY C PH N TH NG M I PHÚ XUYÊN Ổ Ầ Ạ ị
ƯƠ ệ ụ ở ị ấ
ươ ạ ạ ị
ệ
ấ ộ ố ả ề ử ụ ả ớ ế ẩ ạ
ệ ạ ư
i thi u v Công ty CP Th 1. Gi ề ệ c a Công ty CP Th ươ ủ ố ng m i Phú Xuyên đ Công ty c ph n th ạ ổ 1736/QĐ/UB ngày 29/10/2001 c a UBND t nh Hà Tây và gi y phép kinh ủ t nh Hà doanh s : 0303000029 ngày 28/11/2001 c a s k ho ch và đ u t Tây (Hà N i).ộ Tên giao d ch : Tr s giao d ch : Th tr n Phú Xuyên-huy n Phú Xuyên-TP Hà N i ộ ị MST : 0500416768 Công ty CP Th ng m i Phú Xuyên ho t đ ng trên ph m vi đ a bàn ạ ộ huy n Phú Xuyên v i ngành ngh kinh doanh chính là: s n xu t và kinh doanh ớ ẩ các lo i ch ph m vi sinh s d ng trong nông nghi p, v i m t s s n ph m chính nh : Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP lo i 20 gam, Miretox 10 WP lo i 10 gam, Surio 3 WP lo i 10 gam, Montar 20EC….. ạ ạ
ớ ả ặ ậ ừ
ớ ề ệ ữ ự
ở ạ ầ ủ ộ ạ
ế ữ
i ,chi n l ệ ả ạ
ướ ừ
ẩ ắ ứ ố ớ ớ ể ạ ả
ả ế ớ ừ ạ ơ ữ ậ ộ
ng. ệ ườ
ch c c a Công ty CP Th ng M i Phú Xuyên ơ ồ ộ ạ
c t ươ ạ ươ ả ộ
ổ ứ ủ ủ ợ ẹ ọ
ớ ặ ố ồ ố
ư ứ ệ ạ ặ
ộ
ề ạ ộ ễ ự ệ ề ằ ớ ị
ủ
ồ
ệ ả
T nh ng ngày đ u m i thành l p,công ty đã g p ph i không ít khó khăn. Đó là s gia tăng c a các doanh nghi p v i các ngành ngh kinh doanh ng ngày càng tr nên gay g t. Thêm đa d ng làm cho cu c c nh tranh th tr ị ườ cũng t o ra nh ng thách th c đ i v i công ty vào đó, vi c m c a n n kinh t ở ử ề ạ c khi ph i c nh tranh v i hàng hoá n ế ượ c ngoài.Trong th i gian t ờ ớ ế ủ kinh doanh c a công ty là : không ng ng bám sát th tr ng đ t o ra th ch ị ườ ủ i đ ng, thích nghi v i th tr ng, đ y m nh công tác ti p thi, qu ng cáo, gi ớ ế ị ườ ộ thi u s n ph m, t ng b ị c ti n xa h n n a trên ti n trình h i nh p th ế ướ ẩ tr . 2.S đ b máy t ch c g n ng m i Phú Xuyên đ B máy qu n lý c a công ty CP th ượ ổ ứ ọ ủ ho t đ ng c a nh , khoa h c phù h p v i đ c đi m kinh doanh và đi u l ạ ộ ề ệ ể công ty bao g m : Giám đ c, phó giám đ c các phòng ch c năng. M i phòng ỗ ứ đ u có ch c năng và quy n h n riêng nh ng có quan h ch t ch v i ẽ ớ ề ạ nhautrong quá trình ho t đ ng kinh doanh sao cho toàn b các quá trình ho t đ ng kinh doanh đ u di n ra nh p nhàng , ăn kh p nh m th c hi n các m c ụ ộ tiêu c a công ty. Ban lãnh đ o c a công ty g m : ạ ủ ề Nguy n Văn Long - Giám đ c : Ông i ch u trách nhi m qu n lý và đi u Là ng ố hành v nhân s cũng nh đi u hành v toàn b ho t đ ng s n xu t, kinh doanh; là ề ễ ư ề ị ạ ộ ườ ộ ự ề ả ấ
5 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
i ngân hàng, là ng i ch u trách nhiêm tr ậ c pháp lu t ị ạ ướ ườ
ấ
i ố ề ư ườ ườ : Là ng
ả ả ế i tham m u cho Giám đ c v công tác ề
ể ụ ị ườ ợ ng, khai thác các h p
ả ế ể
ế ậ ấ ấ ế ạ ẩ
ệ ả ố
ệ ạ ộ ễ
ụ ệ ạ
ậ
ặ ị ế ế ả
ụ ề
ấ ờ ể ụ ụ ố ệ ế ạ ổ ư ệ
ch tài kho n c a công ty t ả ủ ủ v các v n đ c a công ty. ề ủ ề - Phó giám đ c : có 3 ng ố qu n lý nhân viên, qu n lý kinh t và đi u hành kinh doanh - Phòng kinh doanh :Ph trách vi c tìm hi u th tr ệ , l p và ki m tra k ho ch s n xu t, kinh doanh. đ ng kinh t ồ ạ - Phòng s n xu t :Đây là b ph n tr c ti p t o ra các s n ph m, hàng hóa. ả ậ ự ả ộ . Qu n đ c, phó c chia làm 20 t Hi n công ty có 4 phân x ng s n xu t đ ấ ượ ả ố ả ổ ưở có nhi m v ph bi n giám phó c a m i t qu n đ c, cùng v i t ng, t tr ổ ế ớ ổ ưở ụ ỗ ổ ủ ổ sát quá trình s n xu t c a công nhân đ đ m b o ho t đ ng s n xu t di n ra ấ ả ả ể ả ấ ủ ả liên t c và đ t hi u qu cao. ả - Phòng bán hàng : Là b ph n nh n đ n đ t hàng và bán hàng cho khách …. ậ ộ ơ ấ - Phòng k toán : Nhi m v chính là xác đ nh k t qu kinh doanh, cung c p ụ ệ thông tin, s li u chính xác v ho t đ ng tài chính, áp d ng các tài kho n, ả ạ ộ phân tích k toán cũng nh các lo i s sách gi y t ề đ ph c v cho vi c đi u hành qu n lý c a ban giám đ c. ủ ả ố
BAN GIÁM Đ CỐ
PGĐ SX
PGĐ BH
PGĐ KD
K TOÁN
Ế
ng
Phân x ưở s n xu t ấ ả
B ph n ộ ậ kinh doanh
K toán giá ế thành
K toán ế ti n m t ặ ề
K toán ế ngươ l
B ph n ộ ậ bán hàng
S đ b máy qu n lý công ty CPTM Phú Xuyên. ơ ồ ộ ả
II/ Đ tàiề 1.Gi ớ
ệ ề ả
ự ậ ọ ủ ứ ụ ệ
ậ ậ ủ ẩ ầ
ả ệ ự ấ
ả ệ ề ế ầ ớ
ẩ c th c hi n th ự ủ ề ề ằ ấ ả ẩ
ậ ệ ủ ậ ộ
i thi u v phòng ban n i th c t p ơ ự ậ ộ Qu n lý bán hàng là đ tài mà Em quan tâm và theo đó Em ch n B ề ộ ph n bán hàng làm phòng ban th c t p. Ch c năng, nhi m v chính c a b ph n này là qu n lý thành ph m, là n i x lý các yêu c u mua hàng c a khách ơ ử hàng và th c hi n quá trình bán hàng. Quy trình xu t bán s n ph m tr i qua ả ủ r t nhi u khâu v i nhi u ghi chép nh ng h u h t ch đ ỉ ượ ư ấ công b ng tay. Sau khi xu t bán s n ph m và nh n đ y đ ti n hàng c a ủ ầ khách hàng thì b ph n này hoàn thành công vi c c a mình. 2. Đ tài ề 2.1.Tên đ tài:ề
6 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ứ ề
ư ậ i công ty CP Th .t : Căn c vào nh ng điêù trên nên em chon đ tài th c t p c a mình là ủ ng M i Phú ạ ự ươ ầ ả ạ
ữ “Xây d ng ph n m m qu n lý bán hàng” ề Xuyên. ọ ề . 2.2.Lý do ch n đ tài
ệ ụ ủ
ị c tin h c hoá cao, m i b ọ
ủ ả ề ọ
ơ ộ ử ữ ặ
ộ ư ả
ườ ầ ộ ế ố ớ
ử ụ ụ ề ấ ợ
ọ ứ ầ ữ ệ ữ
ụ ự ế ự ệ ả ư ụ
và t ụ ủ
t c a vi c đ a lý thuy t h c vào ph c v th c t ế ọ ế ủ ớ ả ồ ủ
ầ ụ ự ụ ả
Hi n nay, công tác qu n lý đi u hành và kinh doanh d ch v c a Công ề c ớ ướ ty CPTM Phú Xuyên còn nhi u lĩnh v c ch a đ ư ượ ự ớ đ u đ a ng d ng c a tin h c vào công tác k toán và kinh doanh nh ng m i ư ế ụ ư ứ ầ t là trong và x lý thông tin m t cách đ n thu n. Đ c bi c p đ l u tr ở ấ ệ công tác qu n lý bán hàng đòi h i c p nh t thông tin m t cách chi ti t, chính ế ậ ỏ ậ ng xuyên và nhanh chóng. Chính vì th đ i v i các ho t đ ng này, xác, th ạ ộ ệ gi i pháp thích h p nh t là s d ng ph n m m tin h c, ng d ng công ngh ầ ả thông tin vào lĩnh v c qu n lý d li u. Theo nh ng yêu c u này Em nh n th y ấ ậ ừ ự ế th c t s c n thi ự ầ ả công tác qu n lý bán hàng c a Công ty CPTM Phú Xuyên.V i m c đích qu n lý các ngu n thông tin đ u vào c a quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin ph c v nhà qu n lý, th c hi n bán hàng nhanh chóng cho khách hàng thông qua m t s ch c năng quan tr ng nh sau: ệ ọ ư
i c a khách hàng, ki m tra s l ộ ố ứ +Ki m tra công n hi n t ợ ệ ạ ủ ể ố ượ ặ ng m t
i… ệ ạ
ổ ầ ậ ư ấ ồ
i m t th i đi m b t kỳ trong năm. ộ ấ ạ ể ườ
ộ ủ ờ ệ ố
ạ ề i qu n lý t ả ự ộ ọ
ạ ể ụ ả ứ
ả
t và tính kh thi c a đ tài ự ầ ủ ề .............. ả
ả ướ ừ
ể ủ ỗ
ả ầ ộ
ự ạ ệ ị ự ệ ủ c t ỏ ỏ ị ờ ờ
ệ ả ầ
ự ổ ồ ầ ề ư ả
ợ ủ ươ ấ
ằ
ể hàng b t kì hi n t ấ + Đ a ra các báo cáo t ng h p nh p xu t t n kho theo yêu c u c a ủ ợ ng +T đ ng hoá h th ng tránh vi c x lý thông tin m t cách th công ệ ử ủ i nhi u ti n ích trong công tác bán hàng c a Hi v ng đ tài mang l ệ ề Công ty, giúp Ban Lãnh Đ o Công ty có th tham kh o ng d ng vào vi c ệ qu n lý Công ty mình. 3.Th c tr ng c a đ tài ,s c n thi ủ ề ế nông thôn đ n Hi n nay internet đã phát tri n r ng rãi trên c n ế ể ộ thành th , s phát tri n c a công ngh thông tin đang đòi h i m i ngành, m i ỗ ệ ệ doanh gnhi p .. ph i có s đ i m i ti n b . Yêu c u đòi h i cao v ti t ki m ề ế ớ ế th i gian c a khách hàng đ ng th i đ t tính chính xác, k p th i , đ tin c y ậ ộ ờ ạ ư trong vi c bán hàng, yêu c u gi m s l ng nhân viên các khâu yêu c u đ a ố ượ ra các thông tin chính xác v hàng hoá cũng nh các kho n vay n c a công ty đ i v i nhà cung c p và khách hàng…Đ công ty và các sp bán đ c qu n lý ố ớ ả ể i thông qua ph n m m qu n lý bán hàng nh m ; m t cách ti n l ộ + D dàng c p nh t phi u nh p, phi u xu t, phi u thu, đ n đ t hàng. ơ ả ế ầ ế ề ậ ế ậ ậ ặ
ấ ụ ụ ố ử
b t kỳ th i đi m nào…. ả ở ấ
ệ ợ ễ +Đ m b o x lý thông tin nhanh ph c v th ng kê theo yêu c u c a ầ ủ ả nhà qu n lý ể ả III.D li u đ u vào, đ u ra và quy trình x lý d li u ữ ệ ử
ủ ệ ố
ờ ữ ệ ầ ầ 1.D li u đ u vào, đ u ra c a h th ng. ữ ệ ầ ầ Bao g m các danh m c sau: ụ ồ Danh m c hàng hóa ụ Danh m c kho ụ Danh m c phi u nh p kho ế ụ ậ
7 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ậ
ế
b. Lu ng thông tin đ u ra c a h th ng ầ ủ ệ ố
ậ
ế
ổ ợ
t xu t – nh p – t n ồ ế ấ ậ
ố
Danh m c chi ti t phi u nh p kho ế ế ụ Danh m c đ n đ t hàng ặ ụ ơ Danh m c chi ti t đ n đ t hàng ặ ế ơ ụ Danh m c khách hàng ụ Danh m c phi u thu ụ ồ Th kho ẻ S kho ổ Biên b n giao nh n hàng ả Phi u xu t kho ấ Hóa đ n bán hàng ơ S n ph i thu ả Báo cáo t ng h p, chi ti ổ Th ng kê các m t hàng bán trong tháng, quý, năm Báo cáo công n khách hàng Báo cáo t ng h p thu ổ ợ ặ ợ ợ
ộ ố ẫ ẫ ố ể ế
2.M t s m u bi u: ậ kho * M u s 1: Phi u nh p Ậ Ế
PHI U NH P KHO Ngày… tháng… năm... Đ n v :…… ị Đ a ch :…… ỉ ơ ị ẫ ố ố
S :….. ố N :…. ợ Có:….
ng BTC M u s :01- VT QĐ s :15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 c a B tr ủ ộ ưở
i giao hàng:
ườ i kho: H tên ng ọ Nh p t ậ ạ
................................................................................. ................................................................................................. ng S l ố ượ
STT Đ n giá ơ Thành ti nề Tên s nả ph mẩ Mã số Đ nơ v ị tính Yêu c uầ Th cự nh pậ
C ngộ
C ng thành ti n ( b ng ch ): ề ằ ộ
Nh p, ngày…tháng…năm… ữ ......................................................................... ậ
Ng Ng i giao hàng K toán tr ng ườ ậ i l p phi u ế ườ Th khoủ ế ưở
8 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
*M u s 2: Th kho ẫ ố ẻ
ẫ ố
Đ n v :………………. Đ a ch :……………… ơ ị ị ỉ
TH KHO Ẻ Ngày l p th :………….. ẻ ậ T s :…………............
ờ ố
M u s S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2002/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 c aủ ng BTC) B tr ộ ưở
:
ậ ư ..................................................................... Tên nhãn hi u, quy cách v t t ệ .............................. Mã s :ố .......................................................... Đ n v tính: ị ơ
S l ng ố ượ S hi u ố ệ ch ng tứ ừ
i Di n gi ễ ả Ngày tháng S T T Ngày nh p,ậ xu tấ Nh pậ Xu tấ Nh pậ Xuấ t Tồ n
Ký xác nhậ n c aủ kế toán
9 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
*M u s 3: S kho ẫ ố ổ
ậ ệ ..................................................
ấ ơ ị
Tên v t li u: Trang:………… Quy cách ph m ch t:……………………….. Đ n v tính: ẩ …..
S L NG CH NG T Ứ Ố ƯỢ
Ừ S phi u ế i Di n gi ễ ả Ghi chú Nh pậ Xu tấ T nồ Ngày tháng Xu tấ ố Nhậ p
10 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
* M u s 4: Đ n đ t hàng ơ ặ ẫ ố
Đ N Đ T HÀNG
Ơ Ặ S :ố
ệ ạ
ỉ ọ ị
H và tên khách hàng:......................Đi n tho i:............................................ Đ a ch :.......................................................................……………………… STT Đ n giá ĐVT S l ng Tên s n ph m ả ố ượ ẩ ơ
C ng ộ
* L u ý ư Ph i ki m tra s l ng, ch t l ng hàng khi nh n. ể ả ố ượ ấ ượ ậ
Ngày…tháng…năm…
GĐ Ký duy t Khách hàng ệ
ọ ấ ấ ọ
(Ký, h tên, đóng d u) (Ký, h tên, đóng d u)
11 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
*M u s 5: H p đ ng kinh t ẫ ố ế
Ủ Ộ Ệ
ạ
ộ ậ Ợ Ồ
- Căn c vào pháp l nh ký k t h p đ ng kinh t ệ ồ ế ủ
c a H i đ ng Nhà ộ ồ t Nam ban hành ngày 25 ứ c, n ợ ồ C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Ộ Đ c l p – T do – H nh phúc ự H P Đ NG KINH T Ế S :ố ế ợ c C ng hòa xã h i ch nghĩa Vi ủ ộ ệ ộ
n ướ ướ tháng 09 năm 1989.
ị ị
- Căn c Ngh đ nh s 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990 ồ t thi hành pháp l nh H p đ ng ng quy đ nh chi ti ị ố ộ ưở ệ ế ợ
ứ c a H i đ ng B tr ộ ồ ủ .ế kinh t ứ ầ ủ ả
ư ầ ồ
- Căn c vào nhu c u và kh năng c a hai bên. Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên g m các thành ph n nh sau: BÊN A: ị
Đ a ch : ỉ Đi n tho i: ạ ệ Tài kho n:ả Mã s thu : ế ố Đ i di n: ệ ạ Ch c v : ứ ụ
BÊN B:
ị
Đ a ch : ỉ Đi n tho i: ạ ệ Tài kho n:ả Mã s thu : ế ố Đ i di n: ệ ạ
Sau khi bàn b c và th a thu n hai bên đ ng ý ký k t h p đ ng mua bán Ch c v : ứ ụ ồ ế ợ ậ ỏ ồ
ề ạ ả
v i các đi u kho n sau: ớ Đi u 1: Tên hàng, giá c : ả ề
STT Tên hàng ĐVT Đ n giá ơ Thành ti nề Kh iố ngượ l
VAT 5%
T ng c ng ổ ộ
Đi u 2: Thanh toán ề
12 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ị ể
ế ề ề
ự ề ệ ả
ườ ạ ạ ở
Đi u 3: Th i gian, đ a đi m giao hàng ờ Đi u 4: Cam k t chung Hai bên cam k t th c hi n nghiêm ng t các đi u kho n đã ghi trong ế ả i h p đ ng. Tr ợ ồ ợ quy t b ng văn b n. ế ằ
ặ ng h p có khó khăn tr ng i hai bên cùng nhau bàn b c gi ả Đ I DI N BÊN A Ệ Đ I DI N BÊN B Ệ Ạ Ạ
*M u s 6: Biên b n giao nh n hàng ả ẫ ố ậ
ƯƠ
Ạ NG M I
Ả
Ậ
CÔNG TY CP TH PHÚ XUYÊN
BIÊN B N GIAO NH N HÀNG S :ố Ngày…tháng…năm…
Căn c :ứ
ồ s : ế ố
• Đ n đ t hàng/ H p đ ng kinh t ợ ặ • L nh xu t kho s : ố ấ ơ ệ
i Công ty CP th ng M i Phú Xuyên ươ ạ ạ
ng M i Phú Xuyên ươ ạ
Hôm nay, Ngày… tháng… năm …, t chúng tôi g m:ồ I/ Bên giao: Công ty CP th Ông ( Bà ):……………………………..Ch c v : Th kho ứ ụ ủ
1. Ông ( Bà ):……………………………..Ch c v : Nhân viên bán hàng 2. Ông ( Bà ):……………………………..Ch c v : Nhân viên k toán ứ ụ ứ ụ ế
II/ Bên nh n:ậ
1. Ông ( Bà ):……………………………..Ch c v : Làm đ i di n ệ
ế
ạ Đã cùng nhau ký k t biên b n giao nh n hàng v i n i dung sau: Đ n giá STT Mã kho Tên s n ph m ứ ụ ớ ộ ng ậ Đvt S l ố ượ ả ẩ ả ơ Thành ti nề
C ng ti n hàng ề ộ
c l p thành 04 b n có giá tr pháp lý nh nhau, bên giao gi ị ư ả ữ
01 b n. ả ả
Đ i di n bên giao ạ
ệ Nhân viên bán hàng Nhân viên k toán t b ng ch : S ti n vi ữ ế ằ ố ề Biên b n này đ ượ ậ ả 03 b n, bên nh n gi ữ ậ Đ i di n bên ệ ạ nh nậ Th khoủ ế
13 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
*M u s 7: Phi u xu t kho ẫ ố ế ấ
Ế Ấ
PHI U XU T KHO Ngày… tháng… năm... Đ n v :…… ị Đ a ch :…… ỉ ơ ị s :15/2006/QĐ- ố
S :….. ố N :…. ợ Có:….
ộ
M u s :02- VT ẫ ố QĐ BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 c a B tr ưở ng ủ BTC
i nh n hàng: ậ
ườ i kho: H tên ng ọ Xu t t ấ ạ
............................................................................... .................................................................................................. S l ng ố ượ
STT Đ n giá ơ Thành ti nề Tên s nả ph mẩ Mã số Đ nơ v ị tính Yêu c uầ Th cự xu tấ
C ngộ
C ng thành ti n ( b ng ch ): ề ằ ộ ữ .........................................................................
Xu t, ngày…tháng…năm… ấ
Ng Ng i nh n hàng K toán tr ng ườ ậ i l p phi u ế ườ ậ Th khoủ ế ưở
14 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
*M u s 8: Hóa đ n bán hàng ẫ ố
ố ơ Ơ
ệ
HÓA Đ N BÁN HÀNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày …tháng …năm…
M u s : 02GTTT- ẫ 3LL Ký hi u:EN/2006B S :ố
ọ
ườ ị
ơ ỉ
ị ố ả
ứ
ị Đ n giá STT S l ng ố ượ ơ ụ
H tên ng i mua hàng: …………………………………………………… Tên đ n v : ………………………………………………………………… Đ a ch : …………………………………………………………………… S tài kho n:………………………………………………………………. Hình th c thanh toán:…………….. MS: ………………………………… Thành ti nề 3=1*2 Tên hàng hóa, d ch v ị B Đ n vơ tính C A 1 2
C ng ti n hàng ề ộ
S ti n vi ố ề ế ằ t b ng ch : ữ
Th tr ườ ườ ủ ưở
(Ký, đóng d u, ghi rõ h tên) i mua hàng Ng (Ký, ghi rõ h tên) ọ i bán hàng Ng (Ký, ghi rõ h tên) ọ ng đ n v ị ơ ọ ấ
ẫ ố Đ n v :…… ị Đ a ch :…… ỉ *M u s 9: Phi u thu ơ Ế ị ẫ ố ố ế PHI U THU Ngày… tháng… năm... S :….. ố N :…. ợ Có:….
ng BTC M u s :01- TT QĐ s :15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 c a B tr ủ ộ ưở
15 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
i n p ti n: ườ ộ
ọ ị
t b ng ch ):
ề ........................................................................................... H tên ng ỉ ................................................................................................................... Đ a ch : Lý do n p ti n: ề ....................................................................................................... ộ ố ề .................................................................................................................... S ti n: ( Vi ữ ................................................................................................... ế ằ Kèm theo:................................................................................................................ ữ ........................................................................... Đã nh n đ s ti n ậ ủ ố ề ( b ng ch ): ằ
Ngày…tháng…năm…
Ng Ng ng
K toán tr ưở ế ( Ký, h tên ) ọ Th quủ ỹ ( Ký, h tên ) ọ Giám đ cố ( Ký, h tên, đóng ọ d u)ấ ườ ộ i n p ti nề ( Ký, h tên ) ọ ườ ậ i l p phi uế ( Ký, h tên ) ọ
Ố Ả Ế
ngII
: PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG QU N LÝ BÁN
ươ
Ch HÀNG T I CÔNG TY CP TH
NG M I PHÚ XUYÊN Ế Ệ ƯƠ Ạ Ạ
i Công ty CP Th ệ ố ươ ả ạ ạ ng M i
I.Phân tích h th ng Qu n lý bán hàng t Phú Xuyên................................................................................................... .............. CP Th ng M i Phú Xuyên i công ty ươ ạ ạ
1.1.Nh p kho thành ph m 1.Quy trình bán hàng t ậ ẩ
Sau khi quá trình s n xu t t c hoàn thành, thành ấ ạ ộ i b ph n s n xu t đ ậ ả ấ ượ ả
c ti n hành nh p kho. B ph n bán hàng (BPBH) nh n ph m đ ẩ ượ ậ Phi uế ế ậ ậ ộ
nh p kho kho thành ph m c a Công ty. Tr ậ ( M u s 1) t ẫ ố ừ ủ ẩ ướ c khi ti n hành ế
nh p kho, B ph n bán hàng ti n hành ki m tra ch t l ng, s l ấ ượ ế ể ậ ậ ộ ố ượ ả ng s n
ph m nh p kho, s n ph m đ t yêu c u ch t l ấ ượ ậ ả ẩ ẩ ạ ầ ậ ng thì BPBH th c hi n c p ự ệ
nh t phi u nh p kho và l u vào s ch ng t ứ ư ế ậ ậ ổ ừ ậ nh p. Căn c vào phi u nh p ứ ế ậ
kho thành ph m, cu i m i ngày ti n hành c p nh t vào Th kho ( M u s 2 ế ẩ ậ ậ ố ỗ ẻ ẫ ố )
và c p nh t vào ( M u s 3 ậ ậ S khoổ ẫ ố ) theo t ng s n ph m cu i m i tháng. ừ ả ẩ ố ỗ
1.2. Bán hàng.
Khi có yêu c u mua hàng khách hàng g i ử Đ n đ t hàng ơ ặ ầ ( M u s 4 ) ẫ ố
ế ợ đ n Công ty b ng văn b n, đi n tho i, fax ho c g p g tr c ti p, kí k t h p ế ỡ ự ệ ế ằ ả ạ ặ ặ
i có ch c trách trong Công ty. B đ ng v i lãnh đ o Công ty ho c nh ng ng ồ ữ ạ ặ ớ ườ ứ ộ
ử ph n bán hàng có trách nhi m ti p nh n Đ n đ t hàng c a khách hàng g i ậ ủ ệ ế ậ ặ ơ
đ n ho c ế ặ H p đ ng kinh t ồ ợ ế ( M u s 5) gi a Công ty và khách hàng sau khi ẫ ố ữ
đã xem xét th a thu n v vi c mua hàng đ i chi u v i gi y t s sách liên ề ệ ấ ờ ổ ế ậ ỏ ố ớ
16 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
quan đ n hàng còn trong kho( Th kho, S kho). B ph n bán hàng s ki m tra ế ẻ ố ộ ậ ẽ ể
i hàng hoá trong kho xem có đ và đ m b o ch t l ng mà khách hàng yêu l ạ ấ ượ ủ ả ả
c u hay không. ầ
ng h p hàng trong kho không đ s l - N u tr ế ườ ủ ố ượ ợ ả ng ho c không đ m ặ
ng mà Khách hàng yêu c u. b o ch t l ả ấ ượ ầ
+ Đ i v i tr ng h p hàng thi u: B ph n bán hàng s thông báo cho ố ớ ườ ế ẽ ậ ợ ộ
Khách hàng đ xin thêm th i gian đ hoàn thành s n ph m và h n ngày gi ể ể ẹ ả ẩ ờ ờ
t. c th cho khách bi ụ ể ế
+ Đ i v i tr ng h p hàng không đ m b o ch t l ng mà khách hàng ố ớ ườ ấ ượ ả ả ợ
yêu c u : B ph n bán hàng s h i ý ki n khách hàng xem v i ch t l ẽ ỏ ấ ượ ng ế ậ ầ ộ ớ
nh v y thì li u khách hàng có ch p nh n mua hay không. ư ậ ệ ấ ậ
ng h p hàng trong kho đ và đ m b o ch t l - N u tr ế ườ ấ ượ ủ ả ả ợ ậ ng thì B ph n ộ
Phi u xu t kho (M u s 6). Sau đó căn c vào bán hàng s ẽ ti n hành in ế ế ấ ứ ẫ ố
Biên b n giao nh n hàng phi u xu t kho in ấ ế ả ậ ( M u s 7) g i cho khách hàng ử ẫ ố
m t b n và l u l ộ ả ư ạ ữ i 03 b n đ đ i chi u khi không có s th ng nh t gi a ự ố ể ố ế ả ấ
ậ Công ty và khách hàng. Căn c vào phi u xu t kho và biên b n giao nh n ứ ế ấ ả
hàng, b ph n bán hàng ti n hành làm th t c xu t bán s n ph m. Cán b bán ủ ụ ế ậ ấ ả ẩ ộ ộ
hàng vi ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :L u ; Liên 2: Giao cho t ế Hóa đ n bán hàng ơ ư
khách hàng) ( M u s 8). Nhân viên giao hàng có nhi m v yêu c u khách ụ ệ ẫ ầ ố
hàng ký nh n vào các gi y t có liên quan và giao hàng cho khách hàng. ấ ờ ậ
1. 3. Thanh toán
( M u s 9), l u l Sau khi bán hàng, BPBH l p ậ Phi u thu ế ẫ ố ư ạ i m t b n và ộ ả
giao cho khách hàng m t b n. Khi khách hàng đ n thanh toán BPBH căn c ộ ả ế ứ
vào S n ph i thu ổ ợ ả c a t ng khách hàng( M u s 10) đ th c hi n thanh ủ ừ ể ự ệ ẫ ố
toán. Khách hàng có th thanh toán ti n hàng v i b ph n bán hàng c a Doanh ớ ộ ủ ể ề ậ
nghi p b ng ti n m t ho c ti n g i ngân hàng. Khách hàng mua l ử ề ề ệ ằ ặ ặ ẻ ự ph i th c ả
hi n thanh toán đ s ti n hàng v a mua, đ i v i khách hàng mua v i s ủ ố ề ố ớ ớ ố ừ ệ
ng l n, khách hàng quen c a Công ty có th n l l ượ ể ợ ạ ủ ớ i m t ph n s ti n hàng. ầ ố ề ộ
17 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Công ty s cho khách hàng m t kho ng th i gian đ tr n . Đ n th i h n mà ể ả ợ ờ ạ ẽ ế ả ộ ờ
khách hàng ch a thanh toán thì BPBH vi t và g i ư ế ử Gi y báo n ấ ợ ( M u s 11) ẫ ố
cho khách hàng yêu c u thanh toán n . Sau khi thu đ ầ ợ ượ ợ c n , BPBH t ng h p ổ ợ
l i s n ph i thu. ạ ổ ợ ả
1.4.Tìm ki mế
Căn c vào l ứ ượ ả ng thành ph m nh p và xu t trong ngày b ph n qu n ấ ẩ ậ ậ ộ
lý bán hàng ti n hành c ng ch t s theo dõi hàng hóa. Khi c n thi ố ổ ế ầ ộ ế ả t nhà qu n
lý yêu c u b ph n qu n lý bán hàng ph i th ng kê xem đã nh p kho thành ả ầ ậ ả ậ ộ ố
ng s n xu t nào, ph m c a phân x ủ ẩ ưở ả ấ tìm ki mế ra danh sách hàng hóa s nả
ế ph m đã xu t bán cho khách hàng. Đ ng th i có th in ra danh sách phi u ồ ể ấ ẩ ờ
xu t, phi u nh p, các hóa đ n ch ng t ứ ế ậ ấ ơ ừ ể có liên quan cho nhà qu n lý ki m ả
tra.
1.5. Báo cáo
Ngoài công vi c ph i th c hi n hàng ngày khi có m t nghi p v kinh ệ ụ ự ệ ệ ả ộ
t phát sinh nh : Nh p kho thành ph m, bán hàng cho khách hàng ế ư ậ ẩ
Cu i kì, B ph n bán hàng còn ph i th c hi n m t s công vi c nh ả ộ ố ự ệ ệ ậ ố ộ ư
sau:
T ng h p: ợ ổ
+ Báo cáo nh p – xu t - t n (M u s 12) ấ ẫ ố ậ ồ
+ Báo cáo t ng h p thu và công n khách hàng ợ ợ
Đ a ra m t báo cáo v t ng l ề ổ ư ộ ồ ng hàng hoá đã nh p - xu t và còn t n ậ ấ ổ ượ
trong kho t i m t th i đi m b t kỳ trong năm theo yêu c u c a nhà qu n lý. ạ ầ ủ ể ấ ả ộ ờ
T báo cáo đó nhà qu n lý có th th ng kê hàng hoá có trong kho, còn ể ố ừ ả
t n trong kho phân lo i t ng h p hàng hóa thích h p cho vi c qu n lý s ồ ạ ổ ệ ả ợ ợ ố
ng hàng hóa th c t có trong kho so v i l ng v t t trên các ch ng t l ượ ự ế ớ ượ ậ ư ứ ừ và
s sách qu n lý. B ph n qu n lý bán hàng c ng s l ổ ố ượ ậ ả ả ộ ộ ấ ng s n ph m xu t ả ẩ
bán và nh p trong ngày, cu i tháng cu i quý ph i l u vào th kho đ có th ố ả ư ẻ ể ậ ố ể
ki m duy t hàng hóa v t t cho chính xác . ậ ư ể ệ
2.Phân tích h th ng v x lý ệ ố ề ử
18 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ấ
2.1. Bi u đ phân c p ch c năng c a h th ng ể ư ơ ồ ử ứ ệ ố
ứ ể ứ ứ ệ
ấ ả ể ỉ ứ ấ
t kê cho ta bi ữ ệ ệ
ứ c nh ng ch c năng mà h th ng c n th c hi n. ủ ệ ố ................................... ể ồ ứ S đ phân c p ch c năng đ c s d ng đ đ a ra các ch c năng và quá ấ ượ ử ụ trình, thông qua nó đ mô t ạ các ch c năng x lý c a h th ng theo d ng ả ứ ủ c th c hi n trong s đ phân c p ch c năng m c. Vi c phân rã ch c năng đ ệ ơ ồ ự ượ c s d ng đ ch ra m c đ mà t ng quá trình còn ph i xu t hi n hay còn đ ệ ứ ộ ừ ượ ử ụ ế t trong bi u đ lu ng d li u. Qua s đ phân c p ch c năng li ơ ồ ồ ồ ể đ ứ ượ ệ ố ấ ự ữ ệ ầ
H TH NG Ệ Ố
QU N LÝ BÁN HÀNG Ả
Tìm ki mế 4
Báo cáo 5
Thanh toán 3
Bán hàng 2
Nh p kho ậ 1
ư
ậ
ế
Nh n & l u ậ ĐĐH
ậ
L p phi u thu 3.1
2.1
TK khách hàng 4.1
Báo cáo nh p kho ậ 5.1
Nh n & c p ậ nh tậ PNK 1.1
Đ i chi u ế ố th kho ẻ
TK s n ả ph mẩ 4.2
2.2
ậ
Báo cáo xu t ấ kho 5.2
C p nh t th ẻ ậ kho 1.2
T ng h p ợ ổ n ph i ả ợ thu 3.2
L p phi u
ế
ậ
TK phi u ế xu tấ 4.3
xu t kho ấ 2.3
Báo cáo t n ồ kho 5.3
t BBgiao
TK phi u ế nh pậ 4.4
ế ậ
Vi nh n hàng 2.4
ặ
Báo cáo công n khợ 5.4
TK Đ n đ t ơ hàng 4.5
L p hoá ậ đ n bán ơ hàng 2.5
19 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
i Công ty CP ả ạ ữ ệ ủ ệ ố
2.2.Bi u lu ng d li u c a h th ng Qu n lý bán hàng t Th ể ng M i Phú Xuyên. ồ ạ
ả
ố ơ ồ
ả ậ ơ ộ
ặ ể ề ậ
ợ ố ủ ấ
ể ế ớ
ế ế ấ
Thông tin khách hàng
Phi u xu t ấ
ế
ng đó là: Nhà qu n lý, khách hàng và b ph n kho ươ 2.2.1/ BLD m c khung c nh: ứ S đ cho ta th y m i quan h sau: ệ ấ ẽ Khi có đ n d t hàng c a khách hàng thì b ph n qu n lý bán hàng s ủ ư c p nh t ,ki m tra t kho hàng r i báo cáo v công n cũng nh ồ ư ậ nh p ,xu t hàng cho khách theo yêu c u c a ban giám đ c, sau thông ầ ậ i khách hàng đ giao nh n hàng và kí vào các phi u hd bán báo t ậ hàng ,phi u xu t ,phi u thu…H th ng bao g m 3 tác nhân ngoài t ươ ng ệ ố ứ ồ ậ ả ộ
Phi u thu ế
ơ
ặ
ợ
Đ n Đ t hàng/H p Đ ng kinh t
ế
ồ
Hoá Đ n bán hàng
ơ
Khách Hàng Khách Hàng
H TH NG Ệ Ố
Phi u nh p
ế
ậ
BB giao nh n ậ hàng
Phi u xu t
ế
ấ
Yêu c u báo cáo
ầ
Bcáo nh p xu t t n
ấ ồ
ậ
QU N LÝ BÁN HÀNG Ả
Báo cáo công n KHợ 20 Đinh Th Thu Hà L p TH39A
Kho Nhà Qu n lýả ớ ị
Phi u nh p
ế
ậ
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Kho
ứ ỉ Tìm ki mế 3 ậ
Phi u nh p ậ
ế
Nh p kho 1 ế ậ
t
2.2.2/ BLD m c đ nh: g m có 5 ch c năng sau: ứ ồ - nh p kho - bán hàng - tìm ki m - thanh toán - báo cáo có quan h v i nhau nh m qu n lý bán hàng 1 cách t t nh t cho toàn h th ng ệ ớ ằ ả ố ệ ố ấ
Phi u ế xu tấ
ấ u x u ế i h P
Phi uế nh pậ
Phi u xu t ấ
ế
phi u nh p -th kho ậ
ế
Hoá đ n ơ bán ẻ hàng
Phi uế xu tấ
Đ n đ t hàng ặ
ơ
Đ nĐ tHàng ặ
ơ
Khách hàng
Phi u thu ế
BBgiao hàng
Bán hàng 2
Phi u thu ế
Phi uế thu
BC nh p xu t t n
ấ ồ
ậ
Thanh toán 4
Yêu c u báo cáo ầ 21 Đinh Th Thu Hà L p TH39A
BC công n KHợ
Nhà Qu nả Lý ị Báo cáo 5 ớ
DDH/DMSP
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
2.2.3/ BLD m c d ứ ướ ỉ
A/ BDL m c d i đ nh ch c năng 1: Nh p kho thành ph m i đ nh ứ ướ ỉ ứ ẩ ậ
phi u nh p ậ
ế
Kho
ậ C p nh t ậ ậ th khoẻ
Th kho ẻ
Phi u Nh p ậ
ế
1.2 Nh n ậ &C p nh t ậ PNK 1.1
22 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
B/ BDL m c d i đ nh ch c năng 2: Bán hàng ứ ướ ỉ ứ
ĐĐH/HĐKT
ĐĐH ho c ặ HĐKT
Khách hàng
ĐĐH/HĐKT đ
ượ
c ch p nh n ậ
ấ
Đ i ố chi u ế th khoẻ 2.2
ĐĐH đc đáp ng ứ
Nh n & ậ L u ư ĐĐH 2.1
HĐ bán hàng
Biên b n ả giao hàng
HĐBH
Phi u ế XK h plợ ệ
Vi
BB giao hàng
t ế BB giao nh n ậ hàng 2.4
L p ậ Phi u ế Xu t ấ Kho 2.3
ậ
ấ
Phi u xu t kho 23 Đinh Th Thu Hà L p TH39A
ế ớ
L p HĐ Bán hàng 2.5
ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Chú thích:
ĐĐH : Đ n đ t Hàng ơ ặ
HĐKT:H p Đ ng Kinh t ồ ợ ế
HĐBH: Hoá đ n bán hàng. ơ
BB giao hàng:Biên b n giao hàng ả
Phi u thu ế
Thanh toán
C/ BLD m c d i đ nh ch c năng 3: Thanh toán ứ ướ ỉ ứ
ậ ế
L p phi u thu 3.1
Phi u thu ế
ợ ổ
Thanh toán ti n hàng
ề
Tr ti n n ả ề
ợ
Khách hàng T ng h p n ph i thu ợ ả 3.2
s n ổ ợ
Yêu c u thanh toán n
ầ
ợ
24 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
S n ph m ẩ ả Khách hàng
i đ nh ch c năng 4: Ch c năng tìm ki m ứ ướ ỉ ứ ứ
D/S khách hàng
D/S S n ả ph m ẩ
Yêu c u ầ tìm ki mế
Yêu c u ầ tìm ki mế
D/ BLD m c d Tìm ki m ế KH ẩ 4.1 ế Tìm ki m ế s n ph m ả 4.2
Nhà qu n lýả
Yêu câu
Yêu c uầ
DS phi u ế nh pậ
DS phi u ế xu tấ
ế
DS Đ n ơ Đ t ặ Hàng
Yêu c u ầ tìm ki mế
Phi u Xu t kho
ế
ấ
Phi u Nh p kho
ế
ậ
Tìm ki m ế phi u nh p ậ 4.3 Tìm ki m ế phi u xu t ấ ế 4.4
Đ n Đ t hàng ặ
ơ
ớ ị Tìm ki m ế đ n đ t ơ ặ hàng 25 Đinh Th Thu Hà L p TH39A 4.5
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
E/ BLD m c d i đ nh ch c năng 5: Ch c năng báo cáo ứ ướ ỉ ứ ứ
Phi u xu t ấ ế Phi u nh p ế ậ
Báo cáo nh p ậ kho Báo cáo xu t kho ấ 5.2 5.1
Báo cáo t n ồ
Yêu c uầ Báo cáo
Yêu c uầ Báo cáo
Yêu c uầ Báo cáo
Báo cáo t n ồ kho 5.3
Báo cáo nh p kho
Báo cáo xu t kho
ậ
ấ
Nhà qu n ả lý
Yêu c u ầ Báo cáo
Bcáo công n ợ khách hàng
Phi u thu ế s n ổ ợ
ớ ị
Bcáo công n khách ợ 26 Đinh Th Thu Hà L p TH39A hàng 5.4
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
II. Phân tích và thi t k h th ng v d li u ế ế ệ ố ề ữ ệ
t k c s d li u.
ng cài đ t. ặ ọ ườ ế ế ơ ở ữ ệ ự
ố ả ộ ệ ố
ễ ư ữ ữ ệ ơ ở ữ ệ ế
ệ ụ ể
ụ ứ
ể ắ ụ ạ ạ
ữ ng Windows nào cho Access và
b t c ng d ng nào trong môi tr i, b n có th liên k t các đ i t ườ ng nào đó vào môi tr ng Access ệ ừ ấ ứ ứ c l ượ ạ ườ ạ
ố ượ ị ơ ở ữ ệ ấ ố ộ ệ
ả i t ể ạ
ớ ấ ả ộ ề ả ộ
ạ ệ ễ ờ ự ể ệ
ộ ả ế
ể ấ ả ữ ệ ế ớ
1. Thi 1.1 L a ch n môi tr 1.1.1 Access là gì? Access là m t h th ng qu n lý c s d li u (CSDL), cũng gi ng nh ư các h CSDL khác, Access l u tr và tìm ki m d li u, biêu di n thông tin và ệ t ể đ ng làm nhi m v khác.Vi c s d ng Access, chúng ta có th phát tri n ệ ử ụ ự ộ cho các ng d ng m t cách nhanh chóng. ộ Access cũng là m t ng d ng m nh trong Windows, b n có th c t dán d ộ ứ li u t ụ ng ế ể t trong CSDL, đ ng ồ Dù sao Access là m t h qu n tr c s d li u r t t ệ t c các d ng d li u. Nó có th làm vi c th i nó có th giúp chúng ta t ữ ệ ể ờ i cùng m t th i đi m đ gi m b t s r c r i c a ớ ự ắ ố ủ v i nhi u h n m t m ng t ể ả ớ ơ ế d li u và làm cho công vi c d dàng th c hi n h n.Chúng ta có th liên k t ể ơ ữ ệ ả ủ m t b ng trong Parado và m t b n trong Database, có th l y k t qu c a ộ ả vi c liên k t đó và k t n i c s d li u này v i nh ng b ng làm vi c trong ế ố ơ ở ữ ệ ệ Excel m t cách nhanh chóng và d dàng ễ ộ
ữ
ư ả
1.1.2 Accsess cung c p nh ng công c gì? ụ ấ Access cung c p nh ng thông tin qu n lý CSDL quan h th c s , hoàn thi n v i nh ng đ ng nghĩa khoá và khoá ngo i, các lo i lu t quan h , các ệ ự ự ậ ấ ị ữ ệ ệ ạ ạ ớ
27 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ị ạ ứ ứ
ộ ả ẹ ủ ữ ệ ườ
ư ị ằ m c Database Access ngăn ch n đ ặ ữ ệ ở ứ ữ ệ ự ậ ự ệ ượ ự ậ
b qua
t c các ki u d li u c n thi t cho tr ầ ữ ệ ấ ấ ả
ể ề ệ ườ ể
ả ố ượ ể ể ỗ ợ ể ị ỗ ị
ượ
ứ ư ộ ệ ệ ử ẻ ể ử ụ ủ ả
ữ ệ ề ạ
ườ ử ụ ể
m c ki m tra m c toàn v n c a d li u cũng nh đ nh d ng và nh ng đ nh ể ng trong m t b ng. B ng vi c th c hi n s toàn nghĩa m c đ nh cho môi tr ặ ị v n d li u c s c p nh t và xoá ẹ thông tin này b t ị ừ ỏ ồ ng, bao g m Access cung c p t ế , ki u ngày/tháng, ki u meno, ki u Yes/No và văn b n, ki u s , ki u ti n t ể ố các đ i t ị ng OLE.Nó cũng h tr cho các giá tr r ng khi các giá tr này b b qua ỏ c các đòi h i v i ki n trúc Vi c x lý quan h trong Access đáp ng đ ế ỏ ớ ệ ộ ậ m m d o c a nó.Nó có th s d ng nh m t h qu n lý CSDL đ c l p, ề ho c theo mô hình Client/Server.Thông qua ODBC chúng ta có th k t n i ể ế ố ặ v i nhi u d ng d li u bên ngoài. ớ Access chúng ta có th phân quy n cho ng vi c xem và thay đ i r t nhi u các ki u đ i t i s d ng và các nhóm trong ng c s d li u. ơ ở ữ ệ ố ượ ề ể ổ ấ ề ệ
ườ
c khi t o các đ i t ả ạ ế ế ả ệ ữ ướ
ầ ế ế
ắ ấ ị ả ạ ả ả ư ả ể ơ ở ữ ệ ng, tên b ng ả . t k các b ng và xác đ nh các m i quan h gi a các b ng ố ị ố ượ ng đ u tiên c n ph i t o tr ng ầ t k các b ng trong c s d li u ph i b o đ m m t ộ ả ơ ở ữ ệ ử ữ ợ
m t lo i thông tin duy nh t ả ộ ạ ấ
ả ng là khoá nh đó mà không có các b ng ả ờ
ng trong b ng ph i đ y đ và liên quan đ n khoá c b n hay ả ầ ơ ả ườ ả
ế ộ ủ ề ụ ọ
1.1.3 Quy t c đ t tên tr ắ ặ * Thi ả B ng là đ i t ố ượ khác do v y vi c thi ệ ậ s nguyên t c nh t đ nh đ c s d li u có tính h p lý trong l u tr và x ố lý v sau. ề * M t s quy t c và xây d ng c s d li u ự ắ ơ ở ữ ệ ộ ố ng trong b ng ph i mô t + M i tr ả ỗ ườ ả + M i b ng ph i có m t s tr ộ ố ườ ỗ ả ghi trùng nhau + Các tr g i là liên quan đ n ch th c a b ng (Đ u g i là ph thu c hàm) ọ Theo quy t c trên ph i đ t hai yêu c u:
ng ườ
ng đó ph i liên quan đ n các khoá c ế ắ ầ ầ ầ ả ầ ủ ườ ả ế ơ
ng b t kỳ (Tr ộ ườ ừ ấ các khoá c b n) mà không ơ ả
nh h ng ủ ể ủ ả ả ạ - Yêu c u th nh t là ph i đ y đ các tr ứ ấ - Yêu c u th hai là các tr ứ b n ả + Có th thay đ i m t tr ể ng đ n các tr ế ổ ườ ưở ả
28 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ỉ ấ
ớ ệ ế ế ệ ữ
ả
ố ẽ ờ ả ồ t k các b ng chúng ta ch có c u trúc các b ng ch a có các ư t l p quan h gi a ệ ữ ơ c h p lý h n ữ i gi a ữ ệ ể ượ ổ ạ
ả t thì các b ng s có m i quan h , nh m i quan h đó ờ ố ệ ệ ố
ế
ứ ấ ả ấ
ệ ớ ệ ề ứ ả
ứ ấ ả ấ
Sau khi thi ả ả thông tin quan h gi a các b ng v i nhau. Do đó vi c thi ế ậ ả các b ng s giúp nhau Microsoft Access qu n lý các d li u đ ợ và đ ng th i thông qua các m i quan h chúng ta có th trao đ i qua l ệ các thông tin trong các b ng có quan h . ệ t k t N u ta thi ẽ ả ế ế ố ế mà ta l n ra k t qu khi có yêu c u ầ ả ầ + Quan h 1-n: Là quan h m i b n ghi b t kỳ trong b ng th nh t có ệ ỗ ả quan h v i nhi u b ng ghi trong b ng th hai ả + Quan h 1-1: Là quan h m i b ng ghi b t kỳ trong b ng th nh t có ệ ỗ ả quan h v i m t b ng ghi trong b ng th hai ứ ệ ộ ả ệ ớ ả
1.2. Mô hình liên k t th c th ự ế ể
Khách hàng Phi u nh p ế ậ Kho
S n ph m ẩ ả Phi u xu t ấ ế
Đ n đ t ơ ặ hàng
Khách hàng Hóa đ nơ
29 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ị Phi u thu ế ớ
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
1.3.Các th c th c a h th ng. ể ủ ệ ố ự
ID-DDH S đ n ố ơ đ t hàng ặ
Đ n đ t hàng ặ ơ
Mã khách hàng Ngày đ t ặ hàng
30 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Mã KH ID-PX
Phi u xu t ấ ế
S phi u ế ố xu tấ Mã kho
Ngày xu tấ
Tên KH Mã KH
Khách hàng Đ a ch ỉ ị
Đi n ệ tho iạ
Tài kho nả Mã s ố thuế
31 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ID_PX
S ố CTPX
CT Phi u Xu t ấ ế
Mã sp
S ố ngượ l Giá bán
Mã sp Tên sp
S n ph m ả ẩ
Đ n v ị ơ tính
32 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ID- HD S hoá ố đ nơ
Hoá đ nơ
Mã khách hàng Ngày hoá đ nơ
Ng
i ườ giao hàng
ID
Phi u Nh p ậ ế Ngày phi u ế nh pậ
S phi u ế ố nh pậ Mã kho
33 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
S CTHD Mã sp ố
CT Hoá đ nơ
ID-HD
Giá bán
l S ố ngượ
ID
S ố CTPN
CT Phi u nh p ậ ế
Mã sp
l S ố ngượ Giá v nố
34 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ID-DDH
S ố CTDDH
ặ
Mã sp CT Đ n đ t ơ hàng
l S ố ngượ Giá bán
Mã khách hàng S P.thu ố
CT Phi u nh p ậ ế Ngày thu
Lý do thu
S ti n ố ề
35 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Mã kho Tên kho
Kho
Đ a chi ị kho
2 Xây d ng các b ng C s d li u. ả ơ ở ữ ệ ự
Quy t c đ t tên b ng tên tr ng. ắ ặ ả ườ
Tên b ng: Bao g m tên vi t c a b ng Tb(tb) + tên các b ng. t t ả ồ ế ắ ủ ả ả
ng: Tuỳ thu c vào ng i l p trình và ng i s d ng sao cho ộ ườ ậ ườ ử ụ
Tên tr ườ thích h p nh t. ấ ợ
• Khách hàng
Tên tr Kích th Key ngườ Ki u dể ữ cướ Mô tả
li uệ
PK
Makh Tenkh Diachi Dienthoai Taikhoan Masothue Text Text Text Text Text Text 10 50 50 11 50 50 Mã khách hàng Tên khách hàng Đ a ch ỉ ị Đi n tho i ạ ệ Tài kho nả Mã s thuố ế
• S n ph m ả ẩ
36 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Tên tr Kích th Key ngườ Ki u dể ữ cướ Mô tả
li uệ
PK
ẩ ẩ
Masp Tensp Dvt Text Text Text 10 50 5 Mã s n ph m ả Tên s n ph m ả Đ n v tính ị ơ
• Hoá đ nơ
Key ngườ cướ Mô tả
PK
10 ố ơ
ườ
Tên tr ID_HD Sohd NgayHD Nguoiban Makh Ki u d li u ể ữ ệ Autonumber Text Date/time Text Text Kích th Long interger Mã hoá đ nơ S hoá đ n Ngày hoá đ nơ Ng i bán Mã khách hàng 50 10 FK
• Chi ti t hoá đ n(CTHoadon) ế ơ
Key ngườ
Tên tr SoCTHD Ki u d li u ể ữ ệ Autonumber Kích th cướ Long interger PK Mô tả s chi ti ố ể t
ID_HD Masp Number Text Long interger 10 FK hoá đ nơ Mã hoá đ nơ Mã s nả
ng
soluong Giaban Number Number Double Double ph mẩ s l ố ượ Giá bán
• Phi u nh p ậ ế
Tên tr Key ngườ cướ Mô tả
PK
ID SoPN Ki u d li u ể ữ ệ Autonumber Text 10 Kích th Long interger Mã phi u nh p ậ ế s phi u nh p ậ ế ố
37 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
NgayPN Date/time Ngày phi uế
i giao hàng
Nguoigiaohang Text Text Makho 30 10 nh pậ ng ườ Mã kho FK
• Chi ti t phi u nh p(CTPhieunhap) ế ế ậ
Key ngườ
Tên tr SoCTPN Ki u d li u ể ữ ệ Autonumber Kích th cướ Long interger PK Mô tả s chi ti ố ể t
phi u nh p ế ậ
Fk ẩ
ID Masp soluong Giavon Number Text Number Number 10 Double Double Long interger Mã phi u nh p ậ ế Mã s n ph m ả s l ng ố ượ Giá v nố
• Phi u xu t (px) ế ấ
Tên tr Kích th Key ngườ Ki u dể ữ cướ Mô tả
li uệ
PK
ế
ID_PX SoPx NgayPx Makh Makho Autonumber Long interger Mã phi u xu t ấ ế s phi u xu t Text 10 ấ ế ố Ngày phi u xu t Date/time ấ Mã khách hàng Text Mã kho Text 10 10 FK FK
38 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
• Chi ti t phi u xu t(CTPhieuxuat) ế ế ấ
Key ngườ
Tên tr SoCTPX Ki u d li u ể ữ ệ Autonumber cướ Kích th Long interger PK Mô tả s chi ti ố ể t
ế
ID_PX Number phi u xu t ấ Long interger Mã phi uế
FK ẩ
Masp soluong Giaban Text Number Number 10 Double Double xu tấ Mã s n ph m ả s l ng ố ượ Giá bán
• Đ n đ t hàng(DDH) ơ ặ
Tên tr Kích th Key ngườ Ki u dể ữ cướ Mô tả
li uệ
PK
ặ
10 10 FK
ID-DDH Soddh Makh NgayDDH Autonumber Long interger Mã đ n đăt hàng ơ s đ n đ t hàng Text ố ơ Mã khách hàng Text ặ Ngày đ n đ t Date/time ơ
hàng
39 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
• Chi ti t đ n đ t hàng(CTDDH) ế ơ ặ
Key ngườ
Ki u d li u Tên tr ể ữ ệ SoCTDDH Autonumber cướ Kích th Long interger PK Mô tả s chi ti ố ể ơ t đ n
đ t hàng ặ
ID_DDH Number ặ Long interger Mã đ n đ t ơ
Fk ẩ
Masp Soluong Giaban Text Number Number 10 Double Double hàng Mã s n ph m ả s l ng ố ượ Giá bán
• Kho
Key ngườ cướ Mô tả
PK
Tên tr Makho Tenkho Diachikho Ki u d li u ể ữ ệ Text Text Text Kích th 10 50 50 Mã kho Tên kho đ a ch kho ỉ ị
• Phi u thu ế
Key ngườ cướ Mô tả
Kích th 10 10 PK Fk
ậ
Tên tr SoPT MaKH NgayPT Lydothu Sotien Ki u d li u ể ữ ệ Text Text Date/time Memo Number Double s phi u thu ế ố Mã khách hàng Ngày phi u nh p ế Lý do thu S ti n ố ề
3. hình quan h Relationships c a h th ng qu n lý bán hàng ủ ệ ố ệ ả
40 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ạ ố ự ữ ể ệ ế ả ị
Mô hình phác ho m i liên k t gi a các th c th ( CSDL trong h qu n tr CSDL Access)
ế ế ệ ố
tr c s d t k h th ng v m t d li u. ề ặ ữ ệ 3.1.Ch n h ọ qu n ả ơ ệ ị ở ữ
ệ
ữ ệ ả ả
III. Thi li u………………………………………….. ể ạ ị ng trình. t k giao di n c a ch ệ ủ ươ
Ph n m m qu n lý bán hàng g m 5 menu chính là: S d ng h qu n tr CDDL access đ t o các b ng d li u. ệ ử ụ 3.2.Thi ế ế 3.2.1 H th ng menu ệ ố ề ầ ả
ồ ồ
i s d ng. ườ ử ụ
1. Menu h th ng bao g m: ệ ố + Đăng nh pậ + Qu n lý ng ả i thi u. + Gi ệ ớ + Thoát.
41 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ậ ậ
ấ
t phi u nh p. ậ ế
ấ
t phi u xu t. ế ấ
ế ặ t đ n đ t hàng. ặ ế ơ ơ t hoá đ n. ế ơ
ấ
t phi u xu t. 2. Menu C p nh t bao g m: ồ + C p nh t khách hàng. ậ + C p nh t hàng hoá ậ + C p nh t kho ậ + C p nh t phi u xu t. ậ ế + C p nh t chi ti ế ậ + C p nh t phi u xu t. ậ ế + C p nh t chi ti ậ + C p nh t đ n đ t hàng. ậ ơ + C p nh t chi ti ậ + C p nh t hoá đ n bán hàng. ậ + C p nh t chi ti ậ + C p nh t phi u thu. ế ậ + C p nh t phi u xu t. ậ ế + C p nh t chi ti ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ậ ế ấ
3. Menu Tìm ki m bao g m: ế ế ồ
ụ ụ
ế ế ậ ấ
+ Tìm ki m danh m c khách hàng. + Tìm ki m danh m c hàng hoá. + Tìm ki m phi u nh p. + Tìm ki m phi u xu t. + Tìm ki m đ n đ t hàng. ế ế ế ế ế ặ ơ
ấ ồ
4. Menu Báo cáo bao g m:ồ + Báo cáo nh p kho. ậ + Báo cáo xu t kho. ấ + Báo cáo nh p xu t t n. ậ + Báo cáo công n khách hàng.
ấ ậ
ợ 5. Menu In bao g m:ồ + In phi u xu t. ế + In phi u nh p. ế + In đ n đ t hàng. ặ ơ
42 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
.
3.2.2 M t s code trong Module ộ ố Code trong module Option Explicit Public strconn As String Public conn As ADODB.Connection Public rskq As ADODB.Recordset 1.M k t n i ở ế ố Public Sub SetConnection() Strconn = "provider=microsoft.jet.oledb.4.0;data source= " & App.Path & "\vat tu.mdb” Set conn = New ADODB.Connection conn.Open strconn End Sub
2.Đóng k t n i ế ố Public Sub CloseRecordset() rskq.Close Set rskq = Nothing End Sub 3.Đóng k t n i v i CSDL ế ố ớ Public Sub CloseConnection() conn.Close Set conn = Nothing End Sub
ủ ụ ấ ữ ệ ừ ả
b ng 4. Th t c l y d li u t Public Function getRs(dsbg, dsTruong, DieuKien, sapxep) As ADODB.Recordset Dim strSQl As String Dim rs As ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset strSQl = " select " & dsTruong & " from " & dsbg
43 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ủ ụ
ể
If Trim(DieuKien) <> "" Then strSQl = strSQl & " where " & DieuKien End If If Trim(sapxep) <> "" Then strSQl = strSQl & " order by " & sapxep End If 'khai bao cap bo nho rs.Open strSQl, conn Set getRs = rs End Function 5.Th t c xoá d li u ữ ệ Public Sub Deletedb(tenbang, DieuKien) Dim strSQl As String strSQl = " delete " & "*" & " from " & tenbang If Trim(DieuKien) <> "" Then strSQl = strSQl & " where " & DieuKien End If conn.Execute strSQl End Sub 6.Ki m tra khoá trùng Public Function Searchkey(tenbang, id, valueid) As Boolean Dim strSQl As String Dim rs As ADODB.Recordset 'khoi tao gtri ban dau Searchkey = False 'tv strSQl = " select " & id & " from " & tenbang Set rs = New ADODB.Recordset rs.Open strSQl, conn Do While (rs.EOF = False) If valueid <> rs(0) Then rs.MoveNext Else
44 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ữ ệ ừ ủ ụ ở ể ề ậ ặ bàn phím ho c
Searchkey = True Exit Function End If Loop rs.Close Set rs = Nothing End Function 7. Th t c khóa m các đi u khi n nh p d li u t chu tộ Public sub lockthecontrols(blocked as boolean, optional vflag as variant) Dim i% With Screen.ActiveForm
For i= 0 To .Controls.Count -1 If (.Controls(i). Tag = “1”) Then
If (TypeOf .Controls(i) Is TextBox) Then
If (blocked) Then
.Controls(i).Backcolor = vbwhite .Controls(i).Enabled = False
Else
.Controls(i).Enabled = True .Controls(i).Backcolor = vbyellow If vflag = “X” Then
.Controls(i) =””
End if
End if
End if If (TypeOf .Controls(i) Is VSFlexGird) Then
If (blocked) Then
.Controls(i).Enditable = flexEDNone
Else
.Controls(i).Enditable = flexEDKbdMouse
End if
End if
45 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
End if Next i End if End With End sub 8. Code trong Form đăng nh pậ Option Explicit Private Sub Form_Activate() txtUserName.SetFocus End Sub Private Sub Form_Resize() Dim W, H W = Me.Width H = Me.Height lblT.ForeColor = QBColor(13) If W < 200 Then Exit Sub End Sub
Private Sub mn1_MouseMove(index As Integer, Button As Integer, Shift As Integer, x As Single, Y As Single) Dim i As Integer For i% = 0 To 1 mn1(i).FontBold = False mn1(i).ForeColor = vbBlue Next mn1(index).FontBold = True mn1(index).ForeColor = vbRed End Sub
'Code cho nut dang nhap Private Sub mn1_Click(index As Integer) Select Case index Case 0
46 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
SetConnection giUserID = GetUserID(txtUserName, txtPassword) If giUserID > 0 Then Unload Me MDI.Show Else MsgBox "ban khong co quyen truy nhap", vbOKOnly, "Thong bao” End If Case 1 End End Select End Sub
Private Sub txtPassword_GotFocus() txtPassword.BackColor = &H80C0FF txtPassword.SelStart = 0 txtPassword.SelLength = Len(txtUserName.Text) End Sub
Private Sub txtPassword_LostFocus() txtPassword.BackColor = vbWhite End Sub
'Neu ten ma thay doi thi Password bi xoa luon Private Sub txtUserName_Change() txtPassword = "" End Sub
Private Sub txtusername_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then txtPassword.SetFocus End If End Sub
47 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
Private Sub txtUsername_LostFocus() Dim i As Integer If txtUserName = "" Then mn1(i).Enabled = False Else mn1(i).Enabled = True End If txtUserName.BackColor = vbWhite End Sub
Private Sub txtUsername_GotFocus() txtUserName.BackColor = &H80C0FF txtUserName.SelStart = 0 txtUserName.SelLength = Len(txtUserName.Text) End Sub Private Sub Timer1_Timer() lblGio.Caption = Time End Sub ienchu = UCase(Left(st, 1)) & Right(st, L
48 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
3.3 M t s giao di n chính c a ch ng trình. ộ ố ủ ệ ươ
ng trình. ủ ươ
a) Form menu chính c a ch b)
49 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
b) Form Đăng nh p c a ch ng trình. ậ ủ ươ
50 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ủ ệ ố . *c) Form Đăng ký thành viên c a h th ng
51 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ng trình. d) Các form c p nh t c a ch ậ ậ ủ ươ
* C p nh t danh m c khách hàng. ụ ậ ậ
52 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ậ ậ ế ậ
* C p nh t phi u nh p
53 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
* C p nh t chi ti t phi u nh p. ậ ậ ế ế ậ
54 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
* Form C p nh t phi u thu. ế ậ ậ
55 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ng trình . ươ
e) Các Form tìm ki m c a ch ế * Form tìm ki m danh m c khách hàng. ủ ụ ế
56 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
* Form tìm ki m thông tin phi u nh p. ế ế ậ
57 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
* Form tìm ki m thông tin xu t kho. ế ấ
ng trình ộ ố ủ ươ
f) M t s Form báo cáo c a ch • Form báo cáo nh p kho. ậ
58 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
• Form báo cáo xu t kho ấ
• Form báo cáo nh p- xu t- t n. ấ ồ ậ
59 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ộ ố ứ . ừ
g) M t s Form In ch ng t • In phi u nh p kho. ế ậ
60 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
• In phi u nh p. ế ậ
61 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
• Form In đ n đ t hàng. ơ ặ
62 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
• Form in báo cáo nh p xu t t n ấ ồ ậ
63 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
CH NG III NG TRÌNH, H NG D N S ƯƠ : CÀI Đ T CH Ặ ƯỚ Ẫ Ử
D NG VÀ K T LU N. Ụ Ậ ƯƠ Ế
64 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ng trình qu n lý bán hàng. 3.1 H ng d n cài đ t ch ẫ ướ ặ ả
vào ươ ộ ư ụ Quanlybanhang_ Đinh th thu Hà ị
Ổ
ng trình ặ ươ
ng trình VisualBasic 6.0 và Ch ươ ở
ng trình Qu n lý bán hàng c n cài đ t ph n m m l i - Yêu c u: ầ Copy toàn b th m c “C:\” - Máy tính c n cài đ t ch ầ Microsoft Offcie t ừ ươ ặ ầ
. Offĩce 2000 tr nên ướ VSFlexGrid ầ ề ư ụ VSFlexGrid Pro v7.0.0.78 trong ể - Ch ạ
ặ ng trình. ể ươ
ư ụ Quanlybanhang_Đinh thị ạ ặ
“C:\” đ cài đ t Ch ươ ả ặ - Ch y b cài đ t SETUP. EXE trong th m c ặ
ề ầ ư ượ
“C:\” vào t ph i copy th ng trình. ng trình qu n lý bán hàng. ể c ph n m m qu n lý bán hàng nh t thi ế ả ấ đ ch y ch ể ạ ổ ả ươ
Sau đó m i ch y b cài đ t Setup. Exe ộ
ị ặ ng trình. ươ
ộ ấ ậ
ố ạ ấ ạ ậ
ả 7.0. B n có th tìm b cài đ t trong th m c ộ đĩa CD đ cài đ t cho ch ộ thu Hà trong ổ - Đ s d ng đ ể ử ụ m c ụ Quanlybanhang_Đinh th thu Hà ớ ạ ẫ ử ụ ạ ệ ồ ể ạ ả ộ ườ ể
ậ ậ ậ ẩ ế ẩ ủ ườ ử ụ ợ
ừ c đó thì ng ậ ẩ ớ ẽ ườ ướ
c l ng trình. ườ ừ
ậ ạ ậ
i đ ngh “ Hãy nh p l ế ượ ạ ế ẽ ư ạ ộ ố
ươ ế ạ ậ
ươ ằ ấ
3.2 H ng d n s d ng ch ướ ệ i dùng tìm và ch y File: QLBH.exe thì h p tho i đăng nh p xu t hi n. Ng ườ Khi h p tho i xu t hi n r i ng i dùng mu n truy c p ph i khai báo tên và ộ m t kh u vào máy đ máy ki m tra sau đó b n nháy chu t vào nút Đăng i s d ng v a khai báo phù h p v i tên nh p. N u tên và m t kh u c a ng và m t kh u có trong máy mà ta đã đăng ký tr i dùng s truy c p vào giao di n chính c a ch ươ ủ ệ ậ i dùng v a khai báo mà không đúng i n u tên và m t kh u c a ng Ng ẩ ủ ậ ẩ i tên và m t kh u” thì máy s đ a ra h p tho i v i l ị ạ ớ ờ ề lúc đó b n dùng mu n truy c p ti p đúng thì ph i khai báo l i sao cho phù ả ạ ậ h p. Còn n u b n không mu n truy c p ch ng trình thì b n hãy thoát ra ợ ạ ố ng trình b ng cách nh n vào nút Cancel. kh i ch ỏ 3.3 K t lu n ậ ế a) u đi m Ư ể
ờ ỡ ủ
ự ế
ể ươ i Công ty, v i s giúp đ c a các cô các chú công tác qu n lý bán hàng ệ ả ng trình v i m t s u đi m chính ộ ố ư ớ ự ể
Qua th i gian th c t p t ớ ự ự ậ ạ trong công ty, thông qua vi c tìm hi u th c t trong công ty, Em đã xây d ng ch là: • H th ng là công c tr ụ ợ
ờ ả ồ ơ ệ ữ
t ki m th i gian và công giúp đ c l c, ti ế ắ ự ệ ố s c cho nhân viên bán hàng trong vi c l u tr , qu n lý h s liên ệ ư ứ quan đ n các lo i hàng hoá trong kho c a công ty. ủ ế ạ
65 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
ố ệ ố
ơ ấ ượ • Đ i v i k toán bán hàng, h th ng giúp cho công tác th ng kê, báo ề c nhanh chóng, chính xác h n mà không m t nhi u
• H th ng giúp cho ban lãnh đ o công ty n m v ng đ ắ ạ ữ ượ
ả
ờ ấ ể ề
ồ ấ ồ ạ ấ ờ
ị ợ ổ ợ ợ ế ị ể ờ ủ ộ ể ư
ủ
ả ử ụ
ệ ế m m b i giao di n b ng Ti ng vi ệ
i dùng. ứ
ườ ế ủ ề
ợ ề
ụ
ệ ư ể ờ ứ ệ ệ ồ ờ ơ
ế ằ
ự ả ọ
ộ ấ ề ạ
ơ ỏ ứ ử ụ ớ ươ ề
ể ể ươ ự ố
ỉ
c s ch đ o, h ể ng tr ườ ế ủ ế ượ ự ỉ ạ ộ ố ạ ấ ề
ướ ệ ữ ể ạ
c khi ra tr ng ườ
ầ
t là cô giáo: Tr n Th Kim Oanh đã t n tình giúp đ em trong ộ ầ ữ ế ặ ệ ầ ậ
ả ơ ớ ố ồ
i các ng M i Phú Xuyên đã giúp ươ ầ ạ ị
ố ớ ế cáo, tìm ki m đ ế th i gian. ờ c tình hình ệ ố s n xu t kinh doanh c a công ty thông qua các b ng báo cáo nh p ậ ấ ả ờ i b t kỳ m t th i đi m nào đó mà không m t nhi u th i xu t t n t gian, đ ng th i còn ki m tra báo cáo công n khách hàng đ nhà qu n lý t ng h p và đ a ra các quy t đ nh h p lý và k p th i cho ả vi c s n xu t kinh doanh c a công ty. ệ ả ấ • Ng i s d ng s không c m th y khó khăn khi s d ng ph n ầ ấ ẽ ườ ử ụ t. ằ ề ở • Ti t ki m th i gian và công s c cho ng ờ ệ ế • b) Nh ng vi c đã làm và h n ch c a đ tài ạ ệ ữ t, tuy nhiên đ tài còn m t s h n ch : L i ích đ tài chúng ta đã bi ế ộ ố ạ ề ế Vi c đ a tin h c vào áp d ng t ộ i Công ty không th ti n hành ngay t i m t ạ ể ế ạ ọ ừ ậ , l p th i đi m đ ng th i vi c chuy n công vi c ghi chép hoá đ n ch ng t ể báo cáo… làm b ng thô s sang vi c nh p tr c ti p trên máy vi tính s g p ẽ ặ ệ ậ ả i s d ng ph i có trình đ tin h c và ph i r t nhi u khó khăn đòi h i ng ề ườ ử ụ ấ c ph ng th c s d ng bên c nh đó còn r t nhi u khó khăn n m b t đ ắ ượ ắ c áp d ng đ giúp Công ty phát tri n hoà khác. Mong r ng đ tài s m đ ụ ượ ằ ủ ng và s phát tri n c a t trên th mình cùng s c nh tranh kh c li ệ ự ạ c.Trên đây m i ch là m t s h n ch ch y u, do đó báo cáo này có đ t n ớ ấ ướ ẫ ủ ng d n c a th còn có nhi u sai sót khác.Em r t mong đ ể các th y cô giáo và các b n bè đ em có thêm nh ng kinh nghi m, ki n th c ứ ế ầ đ tr ể ướ M t l n n a em xin chân thành c m n các th y cô giáo trong khoa Tin ả ơ Kinh T , đ c bi ỡ ị su t quá trình làm báo cáo đ ng th i em cũng xin chân thành c m n t ờ bác, cô chú, anh ch trong công ty C Ph n Th ổ đ em trong quá trình th c t p và hoàn thi n báo cáo này. ỡ ự ậ ệ
ày 24 tháng 4 năm 2009 Hà N i, Ng ộ
ự ậ
Sinh viên th c t p Đinh Th Thu Hà ị
66 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
CHUYÊN Đ T T NGHI P QU N LÝ BÁN HÀNG Ề Ố Ả Ệ
67 Đinh Th Thu Hà L p TH39A ớ ị
