Quản lý giỏi là quản lý dự báo
Quan trọng hơn, công việc của họ phải ngăn ngừa trước những
vấn đề có thể xảy ra. Đây là sự khác nhau căn bản giữa quản lý
phản ứng - giải quyết những vấn đề khi chúng xuất hiện, và quản
lý dự báo hay quản lý đoán trước - cố gắng ngăn chặn, dự đoán
những vấn đề phát sinh từ điểm xuất phát ban đầu.
Quản lý phản ứng
Quản lý phản ứng giải quyết những vấn đề khi chúng xảy ra. Đó
là một phong cách quản lý được ngưỡng mộ cao vì những khả
năng nhanh chóng đưa nguồn lực quay trở lại sản xuất, nguồn
lực này có thể là máy móc hoặc nguồn nhân lực (yếu tố con
người). Nếu bạn quản lý phản ứng tốt, thì bạn:
- Quyết định và có khả năng hành động nhanh,
- Có thể tìm thấy nguyên nhân gốc rễ của những sự kiện,
- Sáng tạo và có thể phát triển nhiều giải pháp,
- Có tính chất đổi mới và có khả năng tìm ra những cách mới để
giải quyết các vấn đề,
- Điềm tĩnh và điều khiển tốt ngay cả trong giai đoạn giữa của
"cơn khủng hoảng".
Một người quản lý phản ứng tốt có thể duy trì được khả năng
bình tĩnh, phân tích vấn đề nhanh, và tìm thấy nguyên nhân gốc
của nó. Ngoài việc lần tìm ra dấu vết những triệu chứng của vấn
đề, họ còn có thể tư duy được nhiều giải pháp khả dĩ, một số
trong đó đã được kiểm chứng hoặc là giải pháp mới, và sẽ chọn
lựa được phương pháp tối ưu. Hơn thế, họ còn nhanh nh
ạy trong
việc áp dụng giải pháp này để xử lý vấn đề.
Quản lý phản ứng rõ ràng là một kỹ năng mà một nhà qu
ản lý cần
phải có. Bằng việc giải quyết nhanh những vấn đề phát sinh, họ
có thể giúp cho nhân viên, máy móc nhanh chóng quay trở lại
công việc và một lần nữa mang lại hiệu suất công việc.
Tuy nhiên, đây không phải là kiểu quản lý tốt nhất. Những nhà
quản lý cần phải tập trung vào nâng cao khả năng của họ trong
quản lý dự báo.
Quản lý dự báo
Quản lý dự báo tập trung vào giảm bớt số lượng những vấn đề
yêu cầu quản lý phản ứng phải xử lý. Quản lý dự báo được càng
nhiều vấn đề thì sẽ càng giảm được gánh nặng cho quản lý phản
ứng. Nếu bạn là một nhà quản lý dự báo tốt, thì bạn
- Tư duy và phân tích,
- Bình tĩnh,
- Ý thức hơn về những vấn đề quan trọng so với các vấn đề đơn
thuần mang tính khẩn cấp,
- Có thể nhận dạng những khuôn mẫu của sự thất bại,
- Tập trung hơn vào việc “tại sao” lại làm sai điều đó hơn là “cái”
có thể được tiến hành theo khuôn mẫu,
- Có thể lưu giữ, khái quát được hình ảnh của bức tranh tổng thể
khi làm việc thông qua những chi tiết cụ thể.
Người quản lý dự báo tốt thường khác biệt so với nhà quản lý
thông thường ở khả năng họ có thể nhận dạng tốt những điều
kiện dẫn tới một số vấn đề nhất định và có thể thực hiện các biện
pháp để giảm bớt hay loại trừ vấn đề đó.
Ngoài việc quan tâm đến vấn đề mang tính tức thời, họ còn phải
là người có khả năng kết dính, sâu chuỗi những điều kiện hiện
thời với thông tin trước đó và dự đoán khi nào những vấn đề có
thể nảy sinh.
Phong cách quản lý dự báo là một khả năng quan trọng đối với
một nhà quản lý cần có. Càng nhiều vấn đề có thể được phòng
ngừa thông qua quản lý dự báo thì càng ít nguồn lực sẽ cần phải
huy động để đối phó với những vấn đề phát sinh. Quản lý dự báo
không thay thế quản lý phản ứng, nhưng nó góp phần giảm bớt
nhu cầu cần thiết cho quản lý phản ứng.
Quản lý phản ứng tốt hơn
Làm thế nào để một nhà quản lý có thể dự báo tốt hơn? Cách tốt
nhất là thực hành. Mỗi ngày hãy dành khoảng thời gian nào đó đ
ể
tập trung vào việc quản lý dự báo và phát triển, rèn luyện những
kỹ năng liệt kê ở trên. Dưới đây là một ví dụ về việc thực hành
những hành vi quản lý dự báo giúp bạn luyện tập kỹ năng này tốt