Quản lý phạm vi dự án

Bùi Minh Phụng

MỤC ĐÍCH

 Hiểu được tầm quan trọng của QL phạm vi

 Hiểu được quy trình của QL phạm vi

 Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong QL

phạm vi

Bùi Minh Phụng

QL PHẠM VI LÀ GÌ?

 Phạm vi (scope)

 Là một danh sách những gì DA phải làm (cũng

có thể là không làm).

 DA phải có phạm vi được viết rõ ràng, nếu

không DA sẽ không bao giờ kết thúc

Bùi Minh Phụng

QL PHẠM VI LÀ GÌ?

 Các kết quả chuyển giao (deliverables)

 Là kết quả của DA mà sẽ được chuyển giao

cho khách hàng như: phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao

 Nhóm DA và các bên liên quan phải cùng

thống nhất những gì sẽ được tạo ra như là kết quả của DA và chúng được tao ra như thế nào

Bùi Minh Phụng

QL PHẠM VI LÀ GÌ?

 Quản lý phạm vi dự án (project scope

management)

 Bao gồm các qui trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án

 Nó bảo đảm đội dự án và những người liên

quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà đội dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm.

Bùi Minh Phụng

CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA Khởi động (initiating): bắt đầu một DA hay chuyển tiếp sang giai đoạn kế

 Lập kế hoạch phạm vi (Planning): phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về DA

 Xác định phạm vi (Definition): chia nhỏ các

sản phẩm trung gian của DA thành các thành phần nhỏ hơn

 Kiểm tra phạm vi (Verification): hợp thức hóa

việc chấp nhận phạm vi của DA

 Điều khiển thay đổi phạm vi (Controling): Bùi Minh Phụng điều khiển những thay đổi của phạm vi DA

CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI . DA

Bùi Minh Phụng

CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI . DA

Bùi Minh Phụng

KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

 Kế hoạch chiến lược

 Bước đầu trong khởi động DA là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của công ty

 Kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục

tiêu, nghiệp vụ lâu dài

 Các DA cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và

tài chính

Bùi Minh Phụng

CHỌN DỰ ÁN

 Xác định các DA tiềm năng

 Sau đó chọn DA và phân bổ tài nguyên

 Các phương án chọn DA

 Tập trung vào nhu cầu chung

 Phân loại DA

 Phân tích tài chính

 Dùng WSM (mô hình triển vọng trọng số)

 Thực hiện BC (bảng điểm cân đối)

Bùi Minh Phụng

PHƯƠNG PHÁP CHỌN DỰ ÁN

 Tập trung vào nhu cầu chung

 Phân tích SWOT (mạnh, yếu, cơ hội, nguy

cơ)

 Phân loại DA

 Phân tích tài chính

 Dùng WSM (mô hình triển vọng (tính điểm)

trọng số - Weighted Scoring Model)

 Thực hiện BC (bảng điểm cân đối –

Balanced score card) (h t t p :// w w w.b a la n c e d s c o re c a rd .o rg )

Bùi Minh Phụng

TẬP TRUNG VÀO NHU CẦU

 Dựa vào 3 tiêu chuẩn sau:

 Nhu cầu (need)

 Tài chính (fund)

 Sự sẵn lòng (will)

Bùi Minh Phụng

PHÂN TÍCH SWOT

Bùi Minh Phụng

PHÂN LOẠI DỰ ÁN

 Có thể phân loại dựa theo:

 Khó khăn

 Thuận lợi

 Những hướng dẫn

 Có thể phân loại dựa theo: thời gian thực

hiện và khi nào có cần dùng

 Có thể phân loại dựa theo độ ưu tiên của dự

án

Bùi Minh Phụng

PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH

 Phân tích NPV (Net present value): giá trị

hiện tại

 ROI (Return On Investment) =

(total discounted benefits – total discounted cost) /

discounted costs: kết quả thu được nhờ đầu tư

 Thời gian hoàn vốn (Payback period)

Bùi Minh Phụng

MỘT SỐ THUẬT NGỮ

 Discount rate: tỉ lệ chiết khấu

 Cast flow: dòng tiền mặt, tính bằng hiệu thu

nhập và chi tiêu

 Capital: tiền vốn

 Cost of capital: chi phí của vốn

Bùi Minh Phụng

TUYÊN BỐ DỰ ÁN

 Sau khi quyết định chọn dự án, ta phải đưa

ra tuyên bố dự án.

 Tuyên bố dự án công nhận dự án và cũng cấp những chỉ thị về việc quản lý dự án những muc tiêu của dự án

 Những stakeholders sẽ ký vào tuyên bố để xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và mục đích của dự án.

Bùi Minh Phụng

TUYÊN BỐ DỰ ÁN

 Ví dụ

Bùi Minh Phụng

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

 Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù

 Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ

 Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới

 Nhu cầu từ xã hội

19 Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án. Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ quan của chính phủ) thành lập dự án, là nơi cung cấp các nguồn lực cần thiết cho dự án để giải quyết một hoặc một số yêu cầu như:

Bùi Minh Phụng

ỉ ự : trình bày rõ ràng các nội dung

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project 20 Charter) N i dung c a tôn ch d án ủ ộ sau:

 Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải

tiến: nội dung này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án

 Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải quyết tất cả hoặc một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược phát triển của tổ chức.

 Các yêu cầu đối với dự án: thể hiện các đòi hỏi đối với dự án phát sinh từ mục tiêu của dự án mà dự án phải

đáp ứng đầy đủ thì mới được cho là đạt được mục tiêu.

Bùi Minh Phụng

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter) ủ

ỉ ự

ộ

: trình bày rõ ràng các nội

 Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình tự các bước thực hiện (tổng quát)

 Các giả định (assumptions) và phụ thuộc

(dependencies) từ phương pháp đã nêu ở trên:

 Giả định là giả thiết về những tình huống sẽ xảy ra trong

tương lai (thực tế có thể khác với giả định), dùng làm tiền đề lập kế hoạch cho dự án.

21 N i d u n g c a t ô n c h d á n dung sau:

 Phụ thuộc: là những gì mà dự án cần nhưng lại không đủ khả năng tự giải quyết, phía tổ chức cần trợ giúp cho dự án, như

chuẩn bị nhận chuyển giao từ dự án.

Bùi Minh Phụng

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter) ủ

ỉ ự

ộ

: trình bày rõ ràng các nội

 Các chuyển giao (deliverables) và các mốc đánh giá

(milestones). Chuyển giao là những sp, dv tạo ra từ DA để chuyển cho tổ chức sử dụng. Mốc đánh giá là một nội dung đánh giá kq của DA ở một thời điểm xác định trước, để quyết định DA có được thực hiện tiếp hay không, và tiếp tục làm gì.

 Lợi ích của dự án, và kinh phí cần thiết để thực hiện dự

án.

 Nơi cấp phát nguồn lực cho dự án (Kinh phí, nhân lực,

22 N i d u n g c a t ô n c h d á n dung sau:

phương tiện,…)

 Người QLDA, các vai trò và trách nhiệm của

Stakeholders đối với DA.

Bùi Minh Phụng

TÔN CHỈ DA

Bùi Minh Phụng

VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN

Bùi Minh Phụng

VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN

Bùi Minh Phụng

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

 Là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung

cấp nền tảng về phạm vi của DA. Tuyên bố về phạm vi dự án (scope statement) gồm:

 Kiểm chứng về DA

 Mô tả ngắn về sản phẩm của DA

 Tổng kết về tất cả các sản phẩm của DA

 Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công

của DA

Bùi Minh Phụng

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

Tên dự án- (Project Title):

Ngày – (Date):

Người viết: (Prepared by):

Lý Giải về dự án (Project Justification): .

Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm:

(Product Characteristics and Requirements):

1. 2. 3. 4.

Bùi Minh Phụng

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án. (Summary of Project Deliverables) Các kết quả liên quan đến quản lý dự án (Project management-related) deliverables): business case, charter, team contract, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, lessons-learned report, and any other documents required to manage the project.

Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): research reports, design documents, software code, hardware, etc.

1. 2. 3.

Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án: (Project Success Criteria):

Bùi Minh Phụng