Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền

Quy tắc 80/20 trong quản lý

dòng tiền

Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một khoản mục

trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm

phá sản kế hoạch dòng tiền.

Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ

quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ý thức về

tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”.

Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố

gắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đối

với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian,

trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìm

ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấy

quan trọng.

Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền.

80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản

mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách làm

đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việc

lập kế hoạch và theo dõi.

80% dòng tiền đến từ đâu?

Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới nói lên một

khía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không kém, nếu không

muốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề này. Thông thường, dòng

tiền thu - chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu.

Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng - mua

hàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sự

phối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh.

Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty. Thời gian

phải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền. Ví

dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toán thêm 15

ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt cho

công ty. Nếu bộ phận tài chính chậm nắm bắt điều này, sẽ dẫn đến việc duy trì quá

nhiều tiền mặt hơn mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sử dụng vốn.

Ví dụ trên cũng cho thấy sức mạnh của nguyên tắc tập trung vào những khoản

mục chính yếu. Bộ phận cung ứng chỉ đàm phán thành công với một nhà cung

ứng, nhưng lại là nhà cung ứng lớn chiếm đến 30% đầu vào của công ty chẳng

hạn. Rõ ràng chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng đem lại hiệu quả tích cực. Ngược

lại, có lẽ phải kiên trì đi đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ mới tạo được

kết quả tương tự. Liệu điều này có dễ dàng? Cũng còn tùy. Tuy nhiên, thực tế cho

thấy nếu công ty bạn chỉ là một khách hàng nhỏ của nhà cung cấp thì họ cũng đâu

có thêm lợi ích khi phải suy nghĩ để điều chỉnh phương thức thanh toán có lợi cho

bạn.

Ngược lại với khoản phải trả, khoản phải thu là phần doanh thu khách hàng mua

chịu của công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối với các

khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanh thu

cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Việc áp dụng

quy tắc 80/20 đối với khoản phải thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếu bộ

phận kinh doanh điều chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% số lượng

khách hàng nhưng chiếm đến 80% doanh số thì dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng rất

mạnh. Một lần nữa, có thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộ phận

tài chính có sự ứng phó phù hợp.

80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản

mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền.

Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và kinh

doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán trữ nguyên

vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Bộ phận kinh doanh

thì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng rà soát theo

nguyên tắc 80/20 có thể thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có những mặt hàng

đem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuất nào đó

đang duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâu còn lại.

Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiền

đáng kể.

Linh hoạt là chìa khóa

Nguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét một cách linh hoạt. Một khoản mục

trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm

phá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ chỗ nằm trong 20% ít

quan trọng, khoản mục đó có thể thay đổi vị trí để trở thành 80% chính yếu.

Thường gặp nhất là trường hợp công ty quyết định đầu tư tài sản, bao gồm cả tài

sản cố định và tài sản tài chính.

Ví dụ, một công ty thương mại trước giờ đầu tư tài sản hằng năm chỉ bao gồm

những thiết bị văn phòng, nay quyết định thay văn phòng đang thuê bằng việc mua

lại một tòa nhà văn phòng khác. Giá trị khoản đầu tư có khi gần bằng doanh thu cả

năm của công ty. Khi đó, thay vì tập trung rà soát các khoản mục lưu động, công

ty nên dành nguồn lực để lên kế hoạch dòng tiền chi tiết nhằm đáp ứng hạng mục

mới phát sinh này. Ngược lại, nếu chậm trễ trong dự báo, công ty có thể sẽ mắc

kẹt trong bẫy thanh khoản. VIệc đầu tư vẫn phải tiến hành, còn tiền thì không đủ.

Hoặc Công ty phải chia sẻ nguồn lực, làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh

doanh chính