Quy tắc 80/20 trong quản lý
dòng tiền
Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một khoản mục
trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm
phá sản kế hoạch dòng tiền.
Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ
quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ý thức về
tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”.
Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố
gắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đối
với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian,
trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìm
ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấy
quan trọng.
Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền.
80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản
mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách làm
đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việc
lập kế hoạch và theo dõi.
80% dòng tiền đến từ đâu?
Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới nói lên một
khía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không kém, nếu không
muốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề này. Thông thường, dòng
tiền thu - chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu.
Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng - mua
hàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sự
phối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh.
Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty. Thời gian
phải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền. Ví
dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toán thêm 15
ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt cho
công ty. Nếu bộ phận tài chính chậm nắm bắt điều này, sẽ dẫn đến việc duy trì quá
nhiều tiền mặt hơn mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sử dụng vốn.
Ví dụ trên cũng cho thấy sức mạnh của nguyên tắc tập trung vào những khoản
mục chính yếu. Bộ phận cung ứng chỉ đàm phán thành công với một nhà cung
ứng, nhưng lại là nhà cung ứng lớn chiếm đến 30% đầu vào của công ty chẳng
hạn. Rõ ràng chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng đem lại hiệu quả tích cực. Ngược
lại, có lẽ phải kiên trì đi đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ mới tạo được
kết quả tương tự. Liệu điều này có dễ dàng? Cũng còn tùy. Tuy nhiên, thực tế cho
thấy nếu công ty bạn chỉ là một khách hàng nhỏ của nhà cung cấp thì họ cũng đâu
có thêm lợi ích khi phải suy nghĩ để điều chỉnh phương thức thanh toán có lợi cho
bạn.
Ngược lại với khoản phải trả, khoản phải thu là phần doanh thu khách hàng mua
chịu của công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối với các
khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanh thu
cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Việc áp dụng
quy tắc 80/20 đối với khoản phải thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếu bộ
phận kinh doanh điều chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% số lượng
khách hàng nhưng chiếm đến 80% doanh số thì dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng rất
mạnh. Một lần nữa, có thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộ phận
tài chính có sự ứng phó phù hợp.
80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản
mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền.
Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và kinh
doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán trữ nguyên
vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Bộ phận kinh doanh
thì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng rà soát theo
nguyên tắc 80/20 có thể thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có những mặt hàng
đem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuất nào đó
đang duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâu còn lại.
Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiền
đáng kể.
Linh hoạt là chìa khóa
Nguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét một cách linh hoạt. Một khoản mục
trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm
phá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ chỗ nằm trong 20% ít
quan trọng, khoản mục đó có thể thay đổi vị trí để trở thành 80% chính yếu.
Thường gặp nhất là trường hợp công ty quyết định đầu tư tài sản, bao gồm cả tài
sản cố định và tài sản tài chính.
Ví dụ, một công ty thương mại trước giờ đầu tư tài sản hằng năm chỉ bao gồm
những thiết bị văn phòng, nay quyết định thay văn phòng đang thuê bằng việc mua
lại một tòa nhà văn phòng khác. Giá trị khoản đầu tư có khi gần bằng doanh thu cả
năm của công ty. Khi đó, thay vì tập trung rà soát các khoản mục lưu động, công
ty nên dành nguồn lực để lên kế hoạch dòng tiền chi tiết nhằm đáp ứng hạng mục
mới phát sinh này. Ngược lại, nếu chậm trễ trong dự báo, công ty có thể sẽ mắc
kẹt trong bẫy thanh khoản. VIệc đầu tư vẫn phải tiến hành, còn tiền thì không đủ.
Hoặc Công ty phải chia sẻ nguồn lực, làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh
doanh chính