1
QUY TRÌNH TAÏM ÖÙNG VAØ QUYEÁT TOAÙN
TAÏM ÖÙNG TIEÀN MAËT
1. 1. MUÏC ÑÍCH : (Quy trình naøy ñöôïc soaïn thaûo ñeå laøm gi ? giaûi quyeát vaán ñeà gì ?)
- Taêng cöôøng coâng taùc quaûn lyù tieàn maët , quaûn lyù coâng nôï taïm öùng nhaèèm söû duïng tieàn voán ñuùng
muïc ñích, ñuùng vieäc .
- Xaùc ñònh roõ traùch nhieäm quyeàn haïn trong, trình töï taïm öùng vaø quyeát toaùn tieàn taïm öùng .
- Löu tröõ chöùng töøø chaët cheõ vaø coù heä thoáng phuïc vuï cho vieäc theo doõi , thanh quyeát toaùn ñuùng ñoái
töôïng, naâng cao hieäu quaû söû duïng voán.
2. 2. PHAÏM VI AÙP DUÏNG : (Quy trình naøy chi phoái coâng vieäc cuûa caùc phoøng ban boä phaän naøo
? lieät keâ taát caû)
Quy trình naøy chi phoái taát caû CBNV trong Coâng ty, thuoäc :
-Phoøng ñieàu
-Phoøng kinh doanh toång hôïp
-Phoøng haønh chính
-Phoøng threebond
-Thöông xaù tax
-Phoøng Keá toaùn
-Boä phaän kho, Boác xeáp , ñoáng goùi , phaân loaïi
3. 3. ÑÒNH NGHÓA THUAÄT NGÖÕ & TÖØ VIEÁT TAÉT: (giaûi thích caùc thuaät ngöõ, caùc töø vieát taét söû
duïng trong quy trình naøy )
Giaùm ñoác : GÑ
Tröôûng phoøng: TP
Keá toaùn tröôûng : KTT
Keá toaùn thanh toaùn :KTTT
Thuû quyõ : TQ
Nhaân vieân: NV
4. TAØI LIEÄU THAM KHAÛO : (Lieät keâ caùc vaên baûn, tieâu chuaån, quy ñònh …, laø cô sôû ñeå soaïn thaûo quy
trình naøy keå caû caùc quy trình khaùc trong heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng)
-Heä thoáng Taøi khoaûn keá toaùn aùp duïng cho Doanh nghieäp vöøa vaø nhoû Vieät nam, ban haønh theo Quyeát
ñònh 144 TC/CÑKT, vaø caùc vaên baûn söûa ñoåi boå sung cheá ñoä keá toaùn
-Heä thoáng soå keá toaùn, trong ñoù chuû yeáu laø Soå theo doõi coâng nôï Taïm öùng.
-Heä thoáng chöùng töø keá toaùn : Phieáu thu , chi tieàn maët, Phieáu ñeà xuaát Taïm öùng , Phieáu thanh toaùn tieàn
taïm öùng .
-Tieâu chuaån ISO 9001-2000.
5. MOÂ TAÛ :
5.1. Löu ñoà taïm öùng :
Coâng
ñoaïn
Traùch nhieäm
thöïc hieän
Löu ñoà
(söû duïng caùc kyù hieäu theo quy öôùc ) Bieåu maãu aùp duïng,
taøi lieäu lieân quan
1 1
NV
2
Phieáu ñeà xuaát taïm
öùng
2
GÑ
Phieáu ñeà xuaát taïm
öùng
4. 4
KTTT
Phieáu chi
5 5
TQ
Phieáu chi
6 6
KTTT, TQ
Phieáu chi
Phieáu ñeà xuaát taïm
öùng
Soå theo doõi nôï taïm
öùng
Xem xe
ù
t,
duyeät
Phieáu chi tieàn
Löu Hoà sô
Chi tieàn
Phieáu ñeà xuaát taïm
öùng
3
5.1 Löu ñoàø quyeát toaùn taïm öùng :
Coâng
ñoaïn
Traùch nhieäm
thöïc hieän
LÖU ÑOÀ
(Söû duïng caùc kyù hieäu theo quy öôùc)
Bieåu maãu aùp duïng
Taøi lieäu lieân quan
1
NV Phieáu ñeà nghò thanh
toaùn
Caùc chöùng töø phaùt
sinh coù lieân quan
2
KTTT Phieáu ñeà nghò thanh
toaùn
Phieáu nhaäp kho,
hoaù ñôn VAT,…
3
KTT , GÑ
Phieáu ñeà nghò thanh
toaùn
4
KTTT Phieáu chi
Phieáu thu
5
TQ Phieáu chi
Phieáu thu
6
KTTT, TQ Phieáu chi ,Phieáu
thu, Phieáu ñeà nghò
thanh toaùn,Phieáu
nhaäp kho, hoaù ñôn
VAT,…
Xem xeùt, Duyeät
Phieáu chi
Phieâu thu
Chi hoaëc thu tieàn
Löu Hoà sô
Kieåm tra , ñoái chieáu
Ñ
eà nghò thanh toaùn
5.2. Dieãn giaûi chi tieát Taïm öùng :
Coâng
ñoaïn
Teân Traùch nhieäm
(ai laøm ?)
Moâ taû thöïc hieän coâng ñoaïn
(Laøm ñieàu gì & laøm nhö theá naøo, neâu roõ: ôû ñaâu ? luùc naøo ?
trong bao laâu ?)
Chuaån chaáp nhaän
(Nhö theá naøo laø ñaït/ñöôïc ñoái vôùi
coâng ñoaïn)
Bieåu maãu aùp duïng,
hoà sô (Baèng chöùng
ñeå laïi)
Coâng ñoaïn
Ñeà xuaát
Nhaân vieân ,
Tröôûng phoøng
Trong quaù trình kinh doanh phaùt sinh caùc nghieäp vuï kinh teâ
yeâu caàu phaûi coù tieàn voán ñeå thöïc hieän, NV ñeø xuaát cho taïm
öùng tieàn ñeå thöïc thi nheäm vuï.trình tröôûng phoøng duyeät.
Ghi ñuùng, ghi ñuû, caùc yeâu caàu
trong bieåu maãu laäp saün, coù kyù teân
cuûa NV vaø tröôûng phoøng .
Phieáu ñeà xuaát taïm
öùng
1
2
Quyeát ñònh Giaùm ñoác Xem xeùt vaø quyeát ñònh cho taïm öùng Kyù duyeät taïm öùng Phieáu ñeà xuaát taïm
öùng
Thöïc hieän Keá toaùn thanh
toaùn
Vieát phieáu chi. Ghi roõ noäi dung kinh teá phaùt sinh ,
hoï teân ngöôøi taïm öùng tieàn
Phieáu chi
3
4
Thöïc hieän Thuû quyõ Caên cöù vaøo phieáu chi, chi tieàn cho nhaân vieân Ngöôøi nhaän tieàn kyù nhaän vaø ghi
roõ hoï teân, soâ tieàn ñaõ nhaän.
Phieáu chi
5
Thöïc hieän Keá toaùn thanh
toaùn, Thuû quyõ
Löu ñaày ñuû Hoà sô taïm öùng tieàn Hoàø sô löu ñaày ñuû , coù thöù töï, deã
tìm kieám khi caàn thieát.
Haïch toaùn vaoø taøi khoaûn keá toaùn, ghi cheùp soå saùch
ñuùng ñoái töôïng
4
5.2 Dieãn giaûi chi tieát Thanh toaùn taïm öùng:
Coâng
ñoaïn
Teân Traùch nhieäm
(ai laøm ?)
Moâ taû thöïc hieän coâng ñoaïn
(Laøm ñieàu gì & laøm nhö theá naøo, neâu roõ: ôû ñaâu ? luùc naøo ?
trong bao laâu ?)
Chuaån chaáp nhaän
(Nhö theá naøo laø ñaït/ñöôïc ñoái vôùi
coâng ñoaïn)
Bieåu maãu aùp duïng, hoà
sô (Baèng chöùng ñeå laïi)
Coâng ñoaïn
1 Ñeà nghò NV Khi thöïc hieän xong nghieäp vuï kinh teá, nhaân vieân taäp
hôïp taát caû chöùng töø phaùt sinh coù lieân quan, laøm Ñeà
nghò thanh toaùn ñeå tröø soá tieân maø nhaân vieân ñaõ öùng .
Chöùng töø ñaày ñuû, roõ raøng , coù
thöù töï thôøi gian
Giaáy ñeà nghò thanh
toaùn
Caùc hoaù ñôn chöùng töø
lieân quan
2 Kieåm tra,ñoái
chieáu
KTTT Kieåm tra tính hôïp lyù hôïp phaùp cuûa chöùng töø, ñoái chieáu
toång soá tieàn ñeà nghò thanh toaùn vôùi caùc chöùng töø hoaù
ñôn keøm theo.
Chöùng töø ñaày ñuû, roõ raøng , coù
thöù töï thôøi gian
Giaáy ñeà nghò thanh
toaùn
Caùc hoaù ñôn chöùng töø
lieân quan
3 Kyù duyeät KTT,GÑ Kieåm tra xem xeùt, kyù duyeät Chöùng töø ñaày ñuû, roõ raøng , coù
thöù töï thôøi gian
Giaáy ñeà nghò thanh
toaùn
Caùc hoaù ñôn chöùng töø
lieân quan
4 Thöïc hieäân KTTT Vieát phieáu thu laïi toaøn boä soá tieân ñaõ öùng
Vieát phieáu chi soá tieàn ñöôïc duyeät thanh toaùn
Ghi roõ raøng, ñuùng soá tieàn ñaõ
duyeät
Phieáu thu
Phieáu chi
5 Thöïc hieän TQ Thu laïi tieàn cuûa NV neáu soá tieàn ñaõ öùng lôùn hôn soá
ñöôïc duyeät chi
Chi theâm tieàn cho NV neáu soá tieàn ñaõ öùng nhoû hôn soá
tieàn ñöôïc duyeät chi.
Thu chi buø tröø nhau khoâng
nhaàm laãn
Phieáu thu
Phieáu chi
6 Thöïc hieän KTTT, TQ Löu ñaày ñuû Hoà sô taïm öùng tieàn Hoàø sô löu ñaày ñuû , coù thöù töï,
deã tìm kieám khi caàn thieát.
Phieáu thu
Haïch toaùn vaoø taøi khoaûn keá toaùn, ghi cheùp soå saùch
ñuùng ñoái töôïng
Phieáu chi
Giaáy ñeà nghò thanh
toaùn
Caùc hoaù ñôn chöùng töø
lieân quan
5