160
Chuyên đề 12
K NĂNG XÂY DNG CHƯƠNG TRÌNH,
K HOCH CÔNG TÁC, LCH LÀM VIC CA CƠ QUAN,
T CHC VÀ QUN LÝ THI GIAN CA CÁ NHÂN
I. KHÁI QUÁT CHUNG V CHƯƠNG TRÌNH, K HOCH
CÔNG TÁC, LCH LÀM VIC CA CƠ QUAN, T CHC
1. Khái nim, vai trò ca chương trình, kế hoch công tác, lch làm
vic ca cơ quan, t chc
a) Khái nim
- Khái nim chương trình
Chương trình là toàn b nhng vic cn làm đối vi mt lĩnh vc công tác
hoc tt c các mt công tác ca mt cơ quan, mt ngành ch qun hay ca Nhà
nước nói chung theo mt trình t nht định và trong thi gian nht định.
Đối vi nhng chương trình quan trng, cn có s phê duyt hoc ra
quyết định ban hành ca cơ quan có thm quyn. Sau khi đã được phê duyt
hoc ban hành thì các cơ quan, t chc có liên quan phi t chc thc hin
nghiêm túc.
- Khái nim kế hoch
Kế hoch công tác là vic xác định phương hướng, nhim v, ch tiêu,
bin pháp tiến hành mt lĩnh vc, mt nhim v công tác ca Nhà nước nói
chung hoc ca tng ngành, cơ quan, đơn v, địa phương nói riêng.
Kế hoch thường được xây dng cho tng thi gian nht định theo niên
hn như: kế hoch dài hn (5 năm, 10 năm, 20 năm...); kế hoch trung hn (2 - 3
năm), kế hoch ngn hn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tc, kế hoch mi khi đã được cp có thm quyn phê duyt
thì nó bt buc các cơ quan, đơn v hu quan trin khai thc hin và hoàn thành
đúng thi hn. Kế hoch đề ra (hoc được giao) có được hoàn thành tt và đúng
thi hn hay không là căn c ch yếu để đánh giá mc độ hoàn thành nhim v
được giao ca mt cơ quan, đơn v.
- Khái nim lch làm vic: là bn ghi ngày gi thc hin các công vic
theo d kiến ca kế hoch.
161
b) Vai t
- Chương trình, kế hoch có vai trò quan trng trong t chc hot động
ca cơ quan, t chc cũng như ca cá nhân.
+ Chương trình, kế hoch giúp cho cơ quan, t chc đạt được mc tiêu
mt cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoch góp phn đảm bo tính
n định trong hot động ca cơ quan, t chc.
+ Chương trình, kế hoch giúp tăng tính hiu qu làm vic ca cơ quan, t
chc: có chương trình, kế hoch tt s giúp tiết kim thi gian, chi phí, nhân lc
cho cơ quan, t chc trong các hot động; có chương trình, kế hoch tt s hn
chế được ri ro trong quá trình hot động. Làm vic theo chương trình, kế hoch
giúp cho cơ quan ch động công vic, biết làm vic gì trước, vic gì sau, không
b sót công vic.
+ Chương trình, kế hoch giúp nhà qun lý ch động ng phó vi mi s
thay đổi trong quá trình điu hành cơ quan, t chc mt cách linh hot mà vn
đạt mc tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân
b và s dng hp lý qu thi gian, huy động được các đơn v giúp vic; b trí
lc lượng tp trung theo mt kế hoch thng nht; phi hp đồng b, nhp nhàng
các đơn v để thc hin có hiu qu nhng nhim v đã đề ra. Chương trình, kế
hoch đảm bo cho th trưởng cơ quan điu hành hot động được thng nht,
tránh chng chéo và mâu thun trong vic lãnh đạo, ch đạo, phát huy được trí
tu ca tp th lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoch làm cơ s cho vic kim tra, giám sát, đánh giá
mi hot động ca cơ quan, t chc.
- Lch làm vic đóng vai trò quan trng để thc hin hot động trong cơ
quan, t chc mt cách khoa hc, n nếp và hiu qu. Lch làm vic ca cá nhân
s giúp cho cá nhân qun tr được thi gian cá nhân và thc hin công vic được
giao mt cách hiu qu.
2. Nhng yêu cu ca chương trình, kế hoch công tác, lch làm vic
a) Yêu cu ca chương trình công tác
- Đảm bo bám sát đưng li, ch trương, chính sách ca Đảng và Nhà nước.
- Đảm bo tính trng tâm, trng đim: xác định đúng định hướng công
tác, mc tiêu, trng tâm và các công tác chính trong tng thi gian.
162
- Đảm bo tính đồng b: trin khai đồng b tt c các lĩnh vc công tác
ca cơ quan. Trên cơ s đó sp xếp theo th t ưu tiên các vic.
- Tính đúng thm quyn: Xác định vn đề nào thuc tp th lãnh đạo, bàn
bc trước khi quyết; vn đề nào phi xin ý kiến cp trên hoc cp u đảng trước khi
quyết định. Đối vi các ni dung công vic trong chương trình phi xác định rõ cơ
quan, đơn v chu trách nhim ch trì và cơ quan, đơn v chu trách nhim phi hp.
- Đảm bo tính kh thi: Chương trình phi phù hp vi kh năng và thi
gian thc hin. Tránh đưa quá nhiu vn đề vào chương trình để ri không thc
hin được. Khi lp chương trình cn có qu thi gian d tr, d phòng nhng
vic đột xut.
- Đảm bo tính h thng: tt c các B, cơ quan ngang B, cơ quan trc
thuc Chính ph và UBND cp tnh phi xây dng chương trình công tác ca mình
phù hp vi chương trình công tác ca Chính ph. Phi đảm bo s ăn khp gia
chương trình ca cp u đảng cùng cp vi chương trình ca cơ quan. Bo đảm
tính h thng gia chương trình năm, 6 tháng vi chương trình tháng, tun.
b) Yêu cu ca kế hoch công tác
- Kế hoch phi phù hp vi chc năng, nhim v ca cơ quan t chc.
- Kế hoch phi đáp ng được ch trương quyết định ca cp trên.
- Ni dung ca kế hoch cn ch rõ danh mc nhng công vic d kiến,
ngun lc (nhân lc, vt lc, tài lc) và phi th hin rõ các mc tiêu, nhim v,
bin pháp và tiến độ c th đối vi tng vic.
- Các công vic phi được sp xếp có h thng (tt c các B, cơ quan
ngang B, cơ quan trc thuc Chính phy ban nhân dân cp tnh phi xây
dng kế hoch công tác năm, 6 tháng, quý và tháng ca mình phù hp vi
chương trình công tác ca Chính ph), có trng tâm, trng đim
- Các kế hoch phi cân đối và ăn khp vi nhau.
- Phi đảm bo tính kh thi, tránh ôm đồm quá nhiu công vic.
c) Yêu cu ca lch làm vic
- Đảm bo tính chính xác khi xây dng lch làm vic: chính xác tên công
vic; chính xác ngày, gi thc hin; chính xác địa đim thc hin; chính xác tên
người thc hin…
163
- Đảm bo không có s trùng lp: không trùng lp thi gian, địa đim, con
người khi thc hin các công vic.
- Đảm bo không b sót: không b sót vic; không b sót mt trong các
yếu t: thi gian, địa đim, thành phn…
- Đảm bo tính kh thi: khi xây dng lch phi tính toán, d phòng tht sát
thc tế. Tránh ti đa s thay đổi, điu chnh lch làm vic. Tuy nhiên, trong
nhng trường hp bt kh kháng vn phi có s điu chnh lch. Nhưng khi điu
chnh cn có s tính toán đến các yếu t đảm bo thc hin được như thi gian,
con người…
- Đảm bo tính hiu qu khi thc hin: ngay t khi xây dng lch cn tính
đến các yếu t ưu tiên: vic quan trng hay không quan trng, cn thiết hay
không cn thiết để ưu tiên b trí con người, địa đim và thi gian, …Đồng thi,
để đảm bo khâu thc hin được hiu qu, ngay t khi xây dng lch cũng cn
tính đến các yếu t d phòng: d phòng v thi gian, địa đim, nhân s
II. PHÂN LOI CHƯƠNG TRÌNH, K HOCH CÔNG TÁC,
LCH LÀM VIC CA CƠ QUAN, T CHC
1. Phân loi chương trình
a) Phân loi theo cp lãnh đạo
- Chương trình qun lý cp lãnh đạo do lãnh đạo Trung ương hoch định.
- Chương trình qun lý cp trung gian do lãnh đạo cp tnh, thành ph,
qun, huyn đưa ra.
- Chương trình cp tha hành do lãnh đạo tng công s, phòng ban
chuyên môn đưa ra.
b) Phân loi theo thi gian
- Chương trình công tác năm: là bn th hin nhng mc tiêu, nhng định
hướng, nhim v và các gii pháp ln, quan trng trong hot động ca cơ quan,
đơn v trong năm.
- Chương tình công tác na năm: có chương trình công tác 6 tháng đầu
năm và chương trình công tác 6 tháng cui năm. Thông thường, loi chương
trình này ch áp dng cho các cơ quan ln vi nhiu nhim v khác nhau và cn
phi tiến hành kim soát công vic cht ch hơn.
164
- Chương trình công tác quý: để trin khai chương trình công tác năm.
Loi chương trình công tác này có tính c th hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác tháng: là c th hóa nhng mc tiêu ca chương
trình công tác quý. Nó th hin nhng công vic phi làm trong tháng.
- Chương trình công tác tun: để xác định c th, chính xác các hot động
cn làm ca cơ quan hoc ca lãnh đạo trong tun.
- Ngoài ra, do đặc đim hot động mt s cơ quan còn có loi chương
trình công tác nhim k.
2 Phân loi kế hoch công tác
a) Theo thi gian d kiến thc hin
- Kế hoch dài hn: là nhng kế hoch có ni dung ln, quan trng, có
phm vi nh hưởng rng và thi gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm)
vi cơ quan, t chc.
- Kế hoch trung hn: là nhng kế hoch c th hóa nhng kế hoch dài
hn, chiến lược trong nhng khong thi gian không dài. Thông thường, đó là
kế hoch năm.
- Kế hoch ngn hn: là nhng kế hoch c th hóa nhng kế hoch trung
hn, ch ra nhng công vic c th, được thiết lp để thc hin nhng mc tiêu
ngn hn, c th hóa bng các hot động trc tiếp làm sn sinh ra kết qu. Các
kế hoch loi này thường là kế hoch na năm, kế hoch quý, kế hoch tháng
hay kế hoch tun.
Tuy nhiên, tt c s phân loi kế hoch như trên ch mang tính tương đối.
b) Theo phm vi tác động
- Kế hoch chiến lược: là loi kế hoch đề cp đến các mc tiêu có tính
tng quát cao. Loi kế hoch này có tm tác động rng ln, bao quát nhiu khía
cnh khác nhau ca t chc và định hướng chung cho s phát trin chung ca cơ
quan, t chc.
- Kế hoch tác nghip: là loi kế hoch c th các mc tiêu ca kế hoch
chiến lược thành nhng mc tiêu c th, ch ra chính xác nhng vic cn phi
làm và cách thc tiến hành các công vic đó.