1
CHƯƠNG 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING
KHOA DU LỊCH

BÀI GIẢNG
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1
Biên soạn: ThS. Hà Kim Hồng
Lưu hành nội bộ
TP. Hồ Chí Minh, 2022
2
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
MỤC TIÊU
• Khái quát cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện du lịch.
• Thực hiện viết kịch bản chương trình sự kiện du lịch.
• Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch.
• Hiểu và nắm được công tác tổ chức sự kiện.
• Hiểu và nắm được các rủi ro trong tổ chức sự kiện và các vấn đề pháp lý trong
quản lý sự kiện.
1.1. Mục tiêu và mục đích của sự kiện
1.1.1. Mục đích của sự kiện
Mục đích của sự kiện là những kết quả mà những nhà đầu tư sự kiện muốn hướng đến,
muốn đạt được khi kết thúc sự kiện. Mục đích sự kiện không những chỉ chi phối dự toán
ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Những mục đích của việc tổ chức sự
kiện chính là:
- Truyền tải được những giá trị, thông điệp của Nhà tổ chức đến với các thành phần tham
dự chương trình.
- Gửi đến đối tác khách hàng thông tin của các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang
kinh doanh. Đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, giúp họ hiểu hơn về chất lượng
sản phẩm. Từ đó thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng đối với thương hiệu của mình,
mang nhiều lợi nhuận về cho công ty.
- Hỗ trợ tối đa cho chiến dịch phân phối, truyền thông hình ảnh sản phẩm, quảng bá
thương hiệu của nhà đầu tư.
- Có cơ hội được giao lưu với những đối tác, khách hàng tiềm năng phát triển mối quan
hệ lâu dài.
- Nhiều chương trình tổ chức được diễn ra cũng mong muốn gây nên quỹ từ thiện, sự
đóng góp của người tham gia sẽ được gửi đến những hoàn cảnh khó khăn cần sự giúp
đỡ của cộng đồng.
3
- Gửi lời tri ân, cảm ơn tới quý đối tác, khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công
ty đã luôn đồng hành. Cùng nhau xây dựng và phát triển công ty vững mạnh.
- Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cũng có mục đích chiêu mộ nhân tài, thu hút những
cá nhân có nhu cầu tuyển dụng về làm việc tại công ty.
- Tạo ra môi trường, không gian để đội ngũ cán bộ trong công ty được giao lưu, tìm hiểu
lẫn nhau. Góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ.
- Tập hợp nhân sự để cùng nhau triển khai, bàn bạc xây dựng chiến lược kinh doanh mới
của công ty.
Và trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, Nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức
sự kiện đó nhằm đạt mục đích gì?
1.1.2. Mục tiêu của sự kiện
Sau khi đã xác định được mục đích mà sự kiện cần hướng tới thì nhà tổ chức phải chọn
lọc, thu thập các ý tưởng để xác định mục tiêu của sự kiện. Việc xác định mục tiêu cho
sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Trước khi tổ
chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó
nhằm đạt được những mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục
tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó.
Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những
vấn đề nêu trên, đến lượt chúng lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi
phối các yếu tố đó.
Ý nghĩa của mục tiêu:
Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và
tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành
viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm.
Tính rõ ràng của mục tiêu:
Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện
tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này cũng đúng với việc
tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân
sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều
4
tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng sự kiện để làm bình phong che dấu
mưu đồ riêng của mình.
Thứ bậc mục tiêu:
Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác
định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn
nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu,
mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các
mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện không
rõ ràng, không tập trung. Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Nhà tổ chức sự kiện
nhằm hướng tới những mục tiêu khác nhau.
1.2. Lịch sử ra đời của tổ chức sự kiện
1.2.1. Lịch sử ra đời tổ chức sự kiện trên thế giới
Nhiều sử gia thì cho rằng vào năm 1807 Thomas Jefferson là người đầu tiên kết hợp chữ
“Public” và chữ “Relations” thành cụm từ “Public relations”.
Edward L.Berneys và Ivy Lee được coi là “Cha đẻ của ngành PR”.
Dựa theo tiến trình phát triển của PR từ khi manh nha đến nay có thể chia ra thành 5 giai
đoạn cơ bản:
Giai đoạn 1: giai đoạn khởi nguyên tại Mỹ (1600 – 1799) nay là kỉ nguyên của các kênh
truyền thông và thực hành các kĩ thuật PR như tuyên truyền, khuyến mãi, xuất hiện các
tòa báo, tạp chí, các đài truyền thanh, truyền hình nổi tiếng.
Giai đoạn 2: đây là giai đoạn truyền thông nền tảng (1800 – 1899) là thời điểm báo chí
và truyền thanh phát triển mạnh.
Giai đoạn 3: giai đoạn phản ứng, hồi đáp (1900 – 1939) là thời đại báo chí gắn liền với
chiến tranh thế giới thứ nhất
Giai đoạn 4: giai đoạn lập kế hoạch, đề phòng (1940 – 1979), đây là giai đoạn trưởng
thành của PR nổi bật là cuộc chiến tranh thế giới thứ hai, tiếp đó là chiến tranh lạnh vào
năm 1950 và sau đó là phong trào hàng tiêu dùng.
Giai đoạn 5: đây là giai đoạn chuyên nghiệp hóa từ năm 1980 đến nay có thể coi là kỉ
nguyên của PR trong truyền thông toàn cầu.
5
Tóm lại, ngay từ khi phôi thai đến lúc đủ độ chín, nó trở thành một công cụ hữu hiệu tác
động, chi phối và ảnh hưởng đến sản phẩm hàng hóa kinh doanh của công ty, của xã
hội. Quảng cáo là cơ sở cho PR hình thành và phát triển song PR và quảng cáo lại khác
biệt nhau rất rõ.
1.2.2. Lịch sử ra đời tổ chức sự kiện ở Việt Nam
Tại Việt Nam, vào khoảng sau năm 218 trước Công nguyên, những sự kiện đầu tiên
được tổ chức là các lễ hội dân gian hay các nghi thức cung đình cổ xưa có từ thời đại
các vua Hùng và gắn liền với những câu chuyện truyền thuyết Sơn Tinh – Thủy Tinh,
lễ mừng năm mới tại khắp các bản làng vào dịp Tết Nguyên Đán gắn liền với sự tích
Bánh chưng – Bánh giày, các lễ mừng chiến thắng gắn liền với Hội làng Gióng và sự
tích Thánh Gióng, lễ hội “Linh tinh tình phộc” với các nghi lễ mang đậm tính phồn thực
hay lễ “Hạ điền” với nhiều hoạt động sinh hoạt cộng đồng sôi nổi là mong ước về một
mùa màng bội thu, cây cối tươi tốt… Sau này, cùng với quá trình phát triển của đất nước,
một số loại hình sự kiện khác cũng được ra đời như các hội nghị cấp cao (Hội nghị Diên
Hồng – một trong những hội nghị thượng đỉnh nổi tiếng thời nhà Trần), các nghi lễ ra
quân, lễ rước, lễ tế thần linh xuất hiện tại nhiều địa phương trên khắp mọi miền đất nước.
Ngành tổ chức sự kiện ở nước ta là một ngành khá mới mẻ, xu thế phát triển của tổ chức
sự kiện ở Việt Nam và trên thế giới đều chịu sự tác động của các yếu tố kinh tế xã hội
nhưng đã xuất hiện nhiều công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện trong và ngoài nước
đầu tư vào lĩnh vực này.
1.3. Một số khái niệm cơ bản về tổ chức sự kiện
1.3.1. Tổ chức
Theo nghĩa từ nguyên, “tổ” có nghĩa là sợi tơ, “chức” có nghĩa là dệt; nghĩa đen là dệt
bằng sợi tơ, từ đó nó mang nhiều nghĩa bóng khác nhau tùy theo cách hiểu và dụng ý
của người sử dụng. Trong các đoàn thể, các công ty ta nghe nhiều đến từ tổ chức, có khi
nó trở thành một từ khẩu ngữ như tổ chức lễ cưới, tổ chức ăn hỏi, tổ chức đoàn… vậy
ta có thể hiểu tổ chức là việc sắp xếp các bộ phận sao cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ
là một cơ cấu thống nhất, tạo thành nề nếp để đạt được hiệu quả cao nhất trong công
việc.
1.3.2. Sự kiện