Tiểu luận: Sự năng động trong đội, nhóm

Chia sẻ: Hfhgfvhgf Hfhgfvhgf | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:52

Thêm vào BST

Báo xấu

104
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiểu luận: Sự năng động trong đội, nhóm nhằm xem xét những thông tin nghiên cứu dựa trên lý thuyết và kinh nghiệm mới nhất về tính năng động, sự phát triển và thay đổi trong nhóm ở các tổ chức. Mục đích chính là để hợp nhất tầm nhìn lý thuyết và kiến thức theo lối kinh nghiệm về quy trình động trong các nhóm. Mục đích thứ hai là để tiến thêm một bước trong trong việc tích hợp các quan niệm về đội nhóm thông qua đồng thời ranh giới kỷ luật và địa lý, văn hoá.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Sự năng động trong đội, nhóm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC LỚP CAO HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH – MBA.08 MÔN HỌC: THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC. GIẢNG VIÊN: Thầy Nguyễn Hữu Lam Thầy Trần Hồng Hải BÀI DỊCH CHƯƠNG 3: Sinh viên: Lê Hồng Hạnh Vũ Thị Bích Vân Bùi Quốc Nam Nguyễn Thanh Tùng 2010
~1~ 3 SỰ NĂNG ĐỘNG TRONG ĐỘI, NHÓM Nhóm như là những hệ thống hoạt động phức tạp Joseph E. McGrath & Franziska Tschan Chương này xem xét những thông tin nghiên cứu dựa trên lý thuyết và kinh nghiệm mới nhất về tính năng động, sự phát triển và thay đổi trong nhóm ở các tổ chức. Mục đích chính là để hợp nhất tầm nhìn lý thuyết và kiến thức theo lối kinh nghiệm về quy trình động trong các nhóm. Mục đích thứ hai là để tiến thêm một bước trong trong việc tích hợp các quan niệm về đội nhóm thông qua đồng thời ranh giới kỷ luật và địa lý, văn hoá. GIỚI THIỆU Trong phần giới thiệu, chúng ta bắt đầu bằng việc phân biệt ba phạm vi của quy trình trung gian bao gồm quan niệm về các quy trình động trong nhóm, là quy trình hoạt động, quy trình phát triển và quy trình thích nghi. Mặc dù có khá nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực nghiên cứu nhóm nhỏ về “năng động nhóm”, hơn 100 năm, lịch sử của các nghiên cứu trên nhóm cho thấy tầm quan trọng của những quy trình động là “tôn trọng nhiều hơn là tuân thủ”. Ngược lại với quan điểm trên, chúng tôi ghi lại khá nhiều mô hình lý thuyết đã bắt đầu áp dụng một cách thích hợp quy trình động vào việc tính toán. Chúng tôi nhận thấy cả hai đều đặc biệt – một là lý thuyết hành động và còn lại là lý thuyết hệ thống phức tạp – mà chúng ta sẽ đề cập một cách chi tiết trong chương này. Sau đó, chúng tôi phác thảo kết cấu của chương.
~2~ Ba quy trình trung gian trong nhóm công việc: hoạt động, phát triển và thích nghi. Đặc điểm của các nhóm là sự hoạt động đồng thời và liên tục của ít nhất một trong ba quy trình trung gian khác biệt sau 1. Quy trình hoạt động mô tả cách thức nhóm thực hiện các công việc của mình. Xét theo những chức năng thực chất chủ yếu, hành động nhóm gồm một dòng nhiều quy trình diễn ra đồng thời trong suốt thời gian hoạt động. Từng quy trình có cách thức vận hành riêng. Một vài quy trình là kết quả của quá trình thiết lập hành động một cách có chủ ý của nhóm. Các quy trình con của những quy trình trên có khuynh hướng sinh ra một quy trình khác, và/hoặc sinh ra những kết quả đáng chú ý nào đó (hệ tư tưởng), bên trong hoặc bên ngoài nhóm. Điều này tương tự như cách thức mà các hoạt động cơ thể khác nhau của con người thay đổi theo những điều kiện bên trong và bên ngoài khác nhau (thí dụ như cách thức mà cái gọi là nhịp sinh học được sinh ra bởi chu kỳ của ngày và đêm). Một vài quy trình phản ánh sự phản ứng của nhóm đối với những đòi hỏi công việc hay những yêu cầu thao tác bắt buộc. 2. Quy trình phát triển mô tả cách thức nhóm thay đổi trạng thái của mình trong suốt thời gian hoạt động. Mỗi nhóm có một lịch sử phát triển qua các thời kỳ trong các mối quan hệ có liên quan với sự thành lập và hoạt động của nhóm, và có thể là sự biến hoá, chuyển đổi hoàn toàn nhóm. Mỗi nhóm cũng có một tương lai đáng mong đợi, cả trong nhận thức của những thành động bên trong nhóm cũng như trong cái nhìn của những người ngoài nhóm. Lịch sử quá khứ và tương lai tươi sáng của nhóm có ảnh hưởng tới trạng thái và những hành động của nhóm ở hiện đại. Sự phát triển này bị ảnh hưởng lần lượt bởi đặc điểm của từng thành viên, kế hoạch, công nghệ, ngữ cảnh và sự tác động qua lại giữa chúng. Các quy trình phát triển này gây ảnh hưởng đến việc thực nghiệm, học hỏi và thay đổi.
~3~ 3. Quy trình thích nghi mô tả cách thức nhóm phản ứng lại đối với các sự kiện. Sự trao đổi liên tục giữa nhóm và hệ thống nhúng1 thiết lập nên một hình mẫu mô phỏng. Quá trình thích nghi này gây ra không chỉ những thay đổi nảy sinh trong môi trường nhóm mà còn gây ra các phản ứng (và thúc đẩy) đến nhóm đối với những sự kiện đó. Trường hợp nhóm có tổ chức thì những hệ thống đưa vào là các nhóm khác và các thực thể (cùng một mức độ trong tổ chức), các thực thể tại các cấp độ cao hơn trong tổ chức và các thực thể bên ngoài tổ chức mà nhóm hay những thành viên trong nhóm phải giao dịch. Cả ba quy trình trung gian hoạt động đồng thời và liên tục trong các nhóm. Chúng giống nhau và phụ thuộc lẫn nhau nhưng khác biệt bởi những mục đích phân tích khác nhau. Quy trình trung gian đầu tiên, quy trình hoạt động, thường nói về “nhóm cách thức giải quyết vấn đề” (hay, chung hơn, nhóm các kỹ năng hoạt động nhóm hay thực hiện kế hoạch). Phạm vi thứ hai, quy trình phát triển, thường được nói đến như “bề dầy của sự phát triển nhóm”. Hơn nữa, trong các lý thuyết và nghiên cứu trước đây trên nhóm, cả hai phạm vi trên thường có sự trùng hợp khá chặt. Phạm vi thứ ba, quy trình thích nghi, thường bị phớt lờ. 1 embedding system
~4~ Sự hợp nhất lý thuyết Trong những năm gần đây, nhiều nghiên cứu mang tính lý thuyết đối với các nhóm nhỏ đã sử dụng một hay nhiều mức độ của động lực học, liên quan đến một loạt các nhân tố trung gian trong nhóm. Các nghiên cứu này bao gồm, ví dụ: Mô hình xã hội hoá của Moreland và Levine (1982); Nghiên cứu về quy trình nhóm của Hackman và các cộng sự (như là, Hackman, 1986, 1992; Hackman và Morris, 1975); Nghiên cứu của West (1996); của Walther và cộng sự (Walther, 1994; Walther và Burgoon, 1992); Lý thuyết phát triển của Worchel (Worchel, 1996; Worchel, Coutant-Sassic và Gross man, 1992); Nghiên cứu của Mantovani (1996); Nghiên cứu của Poole và cộng sự (Poole, 1981, 1983; Poole và DeSanctis, 1989, 1990; Poole và Roth 1989a và 1989b ) về cấu trúc thích nghi trong nhóm; Nghiên cứu theo chức năng về tương tác nhóm của Hirokawa (1983,1985,1988); và Nghiên cứu của Ancona và Chong (1996) và của Kelly và McGrath (Kelly và McGrath, 1985; McGrath và Kelly, 1986) về quy trình sinh ra nhóm 2 . Lợi ích đặc biệt của chương này là hai mô hình lý thuyết mới nhất tập trung một cách mạnh mẽ vào bản chất của động lực nhóm. Một là lý thuyết hành động được áp dụng trong nhóm của Von Cranach, Tschan và những người khác (Tschan, 1995; Tschan và Von Cranach, 1996; Von Cranach, 1996; Von Cranach, Ochsenbein và Vallach, 1986). Lý thuyết còn lại là mô hình lý thuyết về nhóm như là những hệ thống phức tạp của Arrow, McGrath, và Berdahl (Arrow, Mc Grath, và Berdahl, 2000). Lý thuyết hành động (AT) là tập hợp những ý kiến được chỉ dẫn bởi các nhà tâm lý học xã hội Châu Âu (Frese và Sabini, 1985; Frese và Zapf, 1994; Hacker, 1985; Semmer và Frese, 1985). Trong khi hầu hết các nghiên cứu được thực hiện tại cấp độ cá nhân, lý thuyết hành động lại được áp dụng vào các nhóm nhỏ. Nó hoàn toàn phù hợp tại các cấp độ nhóm (theo Von Cranach et al, 1986; Von Cranach, Ochsenbein và Tschan, 1987). 2 entrainment process
~5~ Cùng lúc, các bài phê bình của các nhà tâm lý học xã hội trong cộng đồng Hoa Kỳ đã thúc đẩy sự chú ý đối với những khái niệm về lý thuyết hệ thống động và lý thuyết phức tạp. Quan điểm đó đã được làm khớp với khái niệm tâm lý học xã hội bởi Vallacher và Nowak (1994), và đặc biệt cho những nhóm nhỏ bởi Baron và cộng sự (Baron, Amazeen, và Beek, 1994), Latané và cộng sự (Latané và Nowak, 1994), và khái niệm mới nhất bởi Arrow, McGrath, và Berdahl (Arrow et al., 2000; McGrath et al., 2000). Chúng tôi thật sự ấn tượng bởi sự giống nhau giữa lý thuyết hành động và lý thuyết những hệ thống phức tạp, khi được áp dụng vào các nhóm nhỏ trong các ấn phẩm đã xuất bản ở trên. Chúng tôi nghĩ có nhiều điểm kết nối giữa nghiên cứu của Von Cranach và Tschan và nghiên cứu của Arrow, McGrath, và Berdahl. Thêm nữa, chúng tôi cũng tìm thấy một vài sự khác biệt chủ yếu, vì vậy một sự hợp nhất có thể mở rộng đồng thời cả hai lý thuyết. Chúng tôi tin rằng sự nâng cao kiến thức của mình ở tương lai về bản chất và quy trình của những nhóm nhỏ, trong các tổ chức công việc và ở một nơi nào khác, đặc biệt là hiểu biết về sự hoạt động của quy trình trung gian động trong các nhóm, có thể dễ dàng hơn bởi sự pha trộn thành công của hai lý thuyết này.
~6~ Kết cấu chương Phần tiếp theo trình bày tóm tắt sơ lược những quan điểm chủ yếu về cách áp dụng lý thuyết hành động vào nhóm của Von Cranach và Tschan, và mô hình nhóm như là những hệ thống phức tạp, thích nghi, năng động của Arrow, Mc Grath và Berdahl, bằng việc lặp lại một cách ngắn gọn những điểm tương đồng và khác biệt chủ yếu giữa hai lý thuyết. Sau đó, chúng tôi sẽ áp dụng mô hình đã được tổng hợp để thảo luận lần lượt trong từng quá trình trung gian đã được bàn ở trên. Ba phạm vi được đề cập lần lượt đến (a) Bản chất tôn ti thứ tự, liên tục và tuần hoàn của quá trình hoạt động khi nhóm thực hiện kế hoạch hay công việc mà nó đòi hỏi sự hợp tác trong hành động và trong liên lạc ; (b) Mô hình phát triển khi nhóm rèn luyện và thay đổi theo thời gian như là một cách tự học hỏi từ chính kinh nghiệm của mình; và (c) Mô hình thích nghi khi nhóm tiến hành sự trao đổi hai chiều với các ngữ cảnh đưa vào3 , hay với môi trường. Trong mô hình của Arrow, McGrath và Berdahl ba quá trình (hợp tác, phát triển và thích nghi) phản ánh sự năng động cục bộ, toàn thể và theo tình huống của nhóm như là hệ thống động phức tạp. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ dựa trên các ý kiến và các khái niệm hoá lý thuyết khác ở Châu Âu và Bắc Mỹ có đề cập sâu sắc đến quy trình động. Một trong số đó đã được nói đến ở trên (ví dụ, Mantovani, 1996; Moreland và Levine, 1982; Poole và DeSanctis, 1989, 1990; West, 1996; Worchel, 1996). Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chọn lọc một số điểm cần thiết hơn là bao quát hết tất cả các lý thuyết này. Chúng tôi kết thúc chương với một bảng tóm tắt ngắn gọn những chủ đề chính, và một vài nhận xét cho hướng nghiên cứu trong tương lai về lĩnh vực này. 3 embedding contexts
~7~ TỔNG QUAN LÝ THUYẾT HỢP NHẤT VỀ NHÓM NHƯ LÀ HỆ THỐNG HÀNH ĐỘNG PHỨC TẠP Sơ lược về lý thuyết hành động (AT) Việc áp dụng lý thuyết hành động vào nhóm được chúng tôi tóm tắt theo nghiên cứu của Von Cranach. Trong chương đó, ông trình bày bốn giả thuyết cơ bản và mô hình hoá ba nguyên lý, được xem như là các trụ cột thuộc về nhận thức của lý thuyết hành động đồng thời được xem như là “lý thuyết cấu trúc” cho việc tìm hiểu về các nhóm. Các giả định cơ bản: (a) các nhóm con người là những hệ thống sống được phát triển ở mức độ cao; (b) họ tồn tại trong những bối cảnh xã hội khác nhau và trong những môi trường khác nhau; (c) họ tồn tại trên quy mô lớn thông qua những hành động của chính bản thân, và (d) con người phát triển không ngừng cho nên trạng thái bộc lộ của con người phải được giải thích thông qua lịch sử của họ. Ba nguyên lý của Von Cranach là: (1) Nguyên lý về tổ chức đa cấp, quy định công việc của con người được tổ chức dưới nhiều mức độ – cá nhân và xã hội; (2) Nguyên lý về hoạt động tự phát nói rằng hệ thống hành động cá nhân và xã hội của con người có ảnh hưởng đến chính họ, trong nền tảng của nội lực tiềm ẩn và thông tin tích luỹ bên trong, trong sự tác động qua lại với môi trường xung quanh; và (3) Nguyên lý về tính chất lịch sử, định ra những vấn đề quan trọng của con người bao gồm cấu trúc, quy trình cá nhân và xã hội, và sự phát triển tương lai, chỉ có thể hiểu được trong những bối cảnh được gắn với lịch sử4 – hiện tại và tương lai được hiểu từ quá khứ. Với những giả định và những nguyên lý được xem là nền tảng, Von Cranach tiếp tục giải nghĩa lý thuyết hành động của nhóm thông qua 28 luận điểm. Chúng tôi sẽ diễn giải những luận điểm đó theo từng nhóm có liên quan. 4 historical embeddedness
~8~ Bảy luận điểm đầu tiên liên quan đến vấn đề định nghĩa và bản chất của nhóm. Khái niệm nhóm là để chỉ loại đặc biệt của những hệ thống xã hội nhỏ với các đặc tính đặc trưng. Có nhiều loại nhóm khác nhau được mô tả bởi nhóm các đặc tính đó. Nhóm thường đi liền với cộng đồng xã hội to lớn và gắn liền với các cộng đồng xã hội nhỏ hơn trong chính các nhóm. Chúng tồn tại trong sự tác động qua lại một cách liên tục với các hệ thống nhúng và được nhúng. Các nhóm hoạt động như các đơn vị và ngừng tồn tại khi nhóm ngừng hoạt động. Quá trình tạo thành nhóm xảy ra ở mỗi mức độ nhóm và cá nhân, và thường trong sự tác động qua lại của nhóm với các hệ thống gắn vào và được gắn vào. Các cấp độ lịch sử của nhóm thì cần thiết để hiểu chức năng của nhóm, cấu trúc và quá trình. Nhóm phát triển theo một quy trình đồng phát triển đa cấp độ5 . Năm luận điểm tiếp theo liên quan tới những đặc điểm chung và các loại hành động theo nhóm. Một nhóm có bốn chức năng: (a) Thực hiện những tác động vào môi trường của nó và các siêu hệ thống6 ; (b) Tạo ra, duy trì và thích nghi cấu trúc và quy trình của chính nó; (c) đáp ứng nhu cầu của các s iêu hệ thống của nhóm; và (d) đáp ứng nhu cầu của các hệ thống phụ7 của nhóm và các thành viên. Các hành động ở những mức độ khác nhau cho thấy đồng thời những điểm giống nhau (tính tương đồng và tính tương tự) và những điểm khác nhau. Những hoạt động dài hạn bao gồm: (a) những hành động tái diễn định kỳ và (b) các kế hoạch dài hạn. Những hoạt động nhóm ở tầm ngắn và trung hạn có mục tiêu có thể nhận biết được là những hoạt động nhóm; và những hoạt động đó ở trong những tình huống được xác định có tính chất xã hội có thể được gọi là hành vi. Sáu loại hành động nhóm là: (a) hành động nhóm có mục tiêu căn bản; (b) hành động nhóm có mục tiêu hàng ngày; (c) hành động nhóm có mục tiêu thử nghiệm; (d) hành động nhóm định hướng ý nghĩa; (e) hành động nhóm định hướng theo quy trình và (f) những hành động xúi giục. 5 multilevel coevolution 6 suprasystem 7 subsystem
~9~ Chín luận điểm tiếp theo liên quan tới hành động nhóm có mục tiêu trực tiếp. Hành động có mục tiêu trực tiếp được dựa trên công việc được đưa vào bởi hệ thống bên ngoài hay bởi chính bản thân của nhóm. Chức năng hướng dẫn đưa ra những chỉ dẫn cho hành động; chức năng kích thích mang lại hành động tích cực. Hành động nhóm được tổ chức một cách liên tục và thứ tự thông qua việc đặt ra cấu trúc công việc trong nhóm. Hành động nhóm bao gồm hai quy trình – thông tin - lên kế hoạch và thực hiện – và mỗi quy trình được tổ chức ít nhất tại 2 mức độ. Đối với quy trình thông tin - lên kế hoạch. Những mức độ này là nhận thức và cảm xúc cá nhân và truyền thông trong nhóm. Kiến thức được tổng hợp giữa cấp độ cá nhân và cấp độ nhóm và chức năng cơ bản của nó là tổ chức hành động. Sự giao thiệp là sự thông tin và lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng tại mỗi cấp độ nhóm. Giả định rằng các thành phần của hành động nhóm tại mỗi mức độ khác nhau được thực hiện bởi chức năng chỉ dẫn8 : định hướng tình huống, xác định mục tiêu, chọn lựa kế hoạch, sản xuất, kiểm soát quá trình sản xuất, ngừng hoạt động và đánh giá và tiêu dùng sản phẩm. Những hoạt động này vận động có tính định kỳ. Giao tiếp theo nhóm biến đổi trong tình trạng mở như là chức năng nhận thức sự khó khăn của công việc, nhu cầu chuyển đổi thông tin công việc thích hợp giữa các thành độngên, nhận thức và cảm xúc liên quan đến hành động cá nhân mang tính đối lập. Nhóm tạo ra và duy trì những cấm kỵ đối với việc truyền bá những thông tin gây nguy hiểm nghiêm trọng cho cấu trúc và đặc tính của nhóm. Nhóm gợi ra, duy trì và hạn chế quá trình kích thích cá nhân qua việc sử dụng ảnh hưởng và quyền lực xã hội, một cách trực tiếp và gián tiếp. 8 steering function
~ 10 ~ Bảy luận điểm cuối cùng phải được thực hiện với mối liên hệ của hành động nhóm tới cấu trúc và quá trình tạo nhóm. Cấu trúc nhóm là kết quả từ sự tác động qua lại của công việc, những nhân tố siêu hệ thống, đặc điểm của các thành viên, truyền thống và lịch sử của nhóm, và những hạn chế của môi trường. Vai trò là một phần của cấu trúc hành động nhóm, chúng tạo thành nền tảng cho việc phân chia công việc trong hành động nhóm và phụ thuộc vào cấu trúc công việc. Thứ bậc và trạng thái bắt nguồn từ toàn bộ những hoạt động nhóm dài hạn và ảnh hưởng đến sự phân bổ công việc. Lãnh đạo là một chức năng của hành động nhóm, và quyền lực là một chức năng không thể thiếu của lãnh đạo. Các mối quan hệ cá nhân và cấu trúc hành động nhóm có sự tác động qua lại. Các thoả thuận, luật lệ, và chỉ tiêu, hệ thống tri thức mệnh lệnh nhóm và những siêu hệ thống xã hội, ảnh hưởng và kiểm soát hành động nhóm và các thành độngên và có thể bị thay đổi bởi hành động nhóm. Và rõ ràng là, hầu hết những nguyên lý này và các luận điểm thì rất tương đồng với những tuyên bố và quan niệm cơ bản về lý thuyết nhóm như là một hệ thống phức tạp được mô hình hoá bởi Arrow, McGrath, và Berdahl (2000; Mc Grath et al., 2000), đã được trình bày tương đối ngắn gọn bên dưới. Một vài chỗ mà ở đó hai lý thuyết có sự khác biệt giữa mong đợi và thực tế cũng được chỉ rõ.
~ 11 ~ Sơ lược về lý thuyết nhóm như là hệ thống phức tạp9 (CST) Arrow, McGrath và Berdahl (2000) gần đây đã đưa ra một công thức lý thuyết xây dựng những khái niệm từ lý thuyết phức và hệ thống động. Lý thuyết này đưa ra một lý thuyết khung của các nhóm, mà không phải là một tập hợp các giả thuyết lý thuyết. Công thức này xem các nhóm như một hệ thống phức và mở; tương tác với những hệ thống nhỏ hơn (đó là các thành phần) nằm bên trong chúng và tương tác với những hệ thống lớn hơn (thí dụ là các tổ chức) mà các nhóm nằm bên trong chúng. Các nhóm có biên giới mờ để phân biệt chúng với nhau, chúng với các thành phần và với ngữ cảnh mà chúng nằm bên trong. Arrow, McGrath, Berdahl (2000) đề nghị một công thức nhân quả về các nhóm có khác nhau về một đặc tính mang yếu tố quyết định cho mô hình lý thuyết đó. Họ lập luận rằng, qua đời sống của các nhóm có 3 cấp nhân quả liên tục tạo hình nhóm: năng động cục bộ10 bao gồm các hoạt động của các phần tử cấu thành nhóm. Năng động toàn thể11 bao gồm hành vi của các biến cấp hệ thống pha trộn từ các năng động cục bộ nhằm tạo hình và ràng buộc các năng động cục bộ. Năng động ngữ cảnh12 bao gồm các mặt của của các thành phần của một nhóm, những điều kiện hoạt động và những hoạt động được tạo hình bằng những hoạt động và sự kiện của các ngữ cảnh lồng trong nhóm, và bằng những phản ứng của nhóm. Năng động nhóm tạo hình và ràng buộc các năng động toàn thể và cục bộ của nhóm. 9 Theory of Groups as Complex System (CST) 10 Local dynamics 11 Global dynamics 12 Contextual Dynamics
~ 12 ~ Tất cả các nhóm hoạt động trong dịch vụ với 2 chức năng chung: (a) hoàn tất các dự án của nhóm và (b) thỏa mãn các yêu cầu của các thành viên. Sự thành công của một nhóm trong việc theo đuổi hai chức năng này sẽ ảnh hưởng và tùy thuộc khả năng toàn vẹn và tồn tại của nhóm như là một hệ thống. Điều này dẫn đến việc duy trì tính toàn vẹn của hệ thống như là chức năng thứ ba (c) chức năng này được xem như là công cụ để thực hiện 2 chức năng còn lại. Tính toàn vẹn hệ thống của nhóm sẽ ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành dự án và thỏa mãn các yêu cầu cúa các thành viên. Các nhóm bao gồm 3 loại thành phần: (a) những người là thành viên nhóm; mục tiêu lồng vào trong các dự án nhóm; tài nguyên đã được chuyển hóa thành công nghệ của nhóm. Những thành viên nhóm thay đổi những cái gì mà họ có thể cung cấp cho nhóm như giao tiếp, công việc, kỹ năng quy trình, giá trị,niềm tin và thái độ, tính cách, nhận thức và phong cách cư xử. Các thành viên nhóm cũng khác nhau về các thuộc tính nhân khẩu như giới tính, chủng tộc, tuổi và những nhu cầu họ tìm kiếm để thỏa mãn qua giao tiếp nhóm. Những dự án nhóm thay đổi trong các cơ hội chúng yêu cầu và các đòi hỏi mà chúng đặt trong các thành viên trong giao tiếp, công việc và các hoạt động trong tiến trình. Các dự án cũng khác trong các yêu cầu của chúng cho các chức năng công cụ như xứ lý thông tin, quản lý sự xung đột hay thống nhất, và đồng bộ các hành vi. Công nghệ khác trong mức độ chúng tạo điều kiện hay hạn chế các hoạt động giao tiếp cá nhân, hoạt động công việc hay các hoạt động quy trình và cũng trong cách thức chúng hỗ trợ cho các chức năng công cụ (như xử lý thông tin, quản trị xung đột, đồng thuận, khích lệ, điều độ và đồng bộ hành vi của các thành viên). Một nhóm theo đuổi chức năng của nó bằng cách tạo ra và ban hành các khung đồng bộ của các quan hệ của các thành viên khi thực hiện công việc13 , như là một mạng lưới đồng bộ14 . Một mạng lưới đồng bộ hoàn toàn bao gồm 6 thành phần sau: (a) mạng lưới các thành viên, hay là khung quan hệ giữa các thành viên15 (chẳng hạn quan 13 Member-task-tool relationships 14 Coordination network 15 Member-member relations
~ 13 ~ hệ tình bạn…); (b) mạng lưới công việc, hay là khung quan hệ giữa các công việc16 (thí dụ quy trình được yêu cầu để hoàn thành tập hợp các công việc); (c) mạng lưới công cụ, hay khung quan hệ giữa các công cụ 17 (thí dụ thủ tục mà qua đó một thiết bị được sử dụng hiệu quả nhất); (d) mạng lao động, hay khung quan hệ giữa công việc và thành viên18 ( thí dụ người nào làm việc gì); (e) mạng lưới vai trò; hay khung quan hệ giữa công cụ và thành viên 19 (đó là cách thức các thành viên thực hiện công việc của họ); và (f) mạng lưới công việc, hay khung quan hệ giữa công việc và công cụ20 (đó là thiết bị gì phải được dùng với một công việc đã cho). Quá trình sống của một nhóm có thể được mô tả bằng ba kiểu theo thứ tự một cách hợp lý, các kiểu này được được phân biệt về mặt khái niệm nhưng ranh giới thì rất mờ nhạt ở hình thức, vận hành và sự biến đổi. Khi hình thức nhóm, con người,mục tiêu và tài nguyên được tổ chức thành những mạng lưới đồng bộ ban đầu cho các mối quan hệ giữa các thành viên, dự án, và công nghệ mà các điều này đã biến đổi nhóm đó thành một thực thể xã hội riêng biệt. Khi một nhóm hoạt động theo thời gian trong các dịch vụ của dự án nhóm và nhu cầu của các thành viên thì các thành viên của nhóm sẽ phát triển, giám sát và điều chỉnh mạng đồng bộ đã được thiết lập trong suốt qua trình hình thành. Các nhóm vừa học từ bản thân kinh nghiệm của chúng vừa thích ứng với các sự kiện xảy ra trong ngữ cảnh lồng trong nhóm. Nếu và khi một nhóm bị biến đổi thì hoặc nó bị tan rã hoặc biến đổi qua một thực thể xã hội khác. 16 Task-task relations 17 Tool-tool relations 18 Member -task relation 19 Member-tool relations 20 Task-tool relations
~ 14 ~ Kết hợp hai lý thuyết thành một lý thuyết nhóm như một hệ thống hoạt động phức hợp21 (CAST) Hai công thức lý thuyết này giống nhau ở nhiều khía cạnh. Dẫu rằng có những điểm khác nhau quan trọng, nhiều sự khác nhau này nằm ở sự quan trọng, phạm vi, so ra quan trọng hơn các điểm bất đồng cơ bản. Do đó, nảy sinh vấn đề tích hợp 2 cơ sở lý thuyết này. Cốt lõi của hai lý thuyết này là sự thỏa hiệp. Cả hai lý thuyết này chỉ định bản chất của nhóm như là những hệ thống phức tạp bao hàm các nhóm khác. Cả hai lý thuyết này xem các nhóm như là những hệ thống và nhấn mạnh vào sự hoán chuyển giữa các nhóm và các hệ thống lồng ghép lẫn nhau. Cả hai lý thuyết này giống nhau về các chức năng hỗ trợ cho các nhóm. Trong khi các lý thuyết hành động liệt kê 4 chức năng và lý thuyết hệ thống phức tạp liệt kê 3 chức năng, nội dung thật sự của hai tập chức năng này hoàn toàn tương thích. Cả hai lý thuyết này nhấn mạnh vào việc hướng tới mục đích, và cả hai lý thuyết này nhấn mạnh sự quan trọng của quá khứ. Cả hai lý thuyết này cho một vai trò then chốt để giao tiếp, được xem như là sự xử lý thông tin ở cấp nhóm. Cùng một lúc, hai lý thuyết khác nhau ở một số điểm một lý thuyết thì chú ý còn một lý thuyết lại bỏ qua. Chẳng hạn, lý thuyết hành động nói nhiều về các cấp và độ phức tạp của sự hoạt động các nhiệm vụ phức tạp (vài điều sẽ được bàn cải ở phần sau của chương này). Nói một cách khác, lý thuyết hệ thống phức tạp đã nói nhiều về các đặc tính về quan hệ các thành viên và về công nghệ. Lý thuyết hệ thống phức tạp cũng nói về sự hình thành của các nhóm một cách riêng rẻ từ sự hoạt động của chúng; trong khi đó lý thuyết về hành động thì chủ yếu đề cập đến những kiểu vận hành của đời sống nhóm. Một điểm khác biệt then chốt là lý thuyết hành động thì nhấn mạnh đến các nhóm khi hoạt động, trong khi đó lý thuyết hệ tống phức tạp cũng nói đến “trạng thái” - có nghĩa là nó đề cập đến những “nhóm nổi trội” hay là những “nhóm tích 21 Theory of Groups as Complex Action Systems (CAST)
~ 15 ~ cực”22 . Lý thuyết hành động nhấn mạnh đến mặt tự hành của các nhóm và đặc biệt xem xét các chức năng dẫn hướng, năng động. Lý thuyết hệ thống phức tạp nhấn mạnh đến tính mục tiêu của nhóm, thành viên và những hệ thống bên trong nhóm. Lý thuyết hệ thống phức tạp làm việc với mạng đồng bộ phát sinh23 , trong khi đó lý thuyết hành động làm việc với các hoạt động công việc được tổ chức một cách tuần tự và phân cấp. Trong phần kế tiếp, chúng ta sẽ làm việc với cả hai điều này. Khi xem xét cấu trúc nhóm, lý thuyết hành động trộn lẫn hai mạng lao động và vai trò ví nó không thể phân biệt được công việc và công nghệ như là các thành phần cấu thành chủ yếu của nhóm. Khi xem xét sự thành lập và khởi sinh mạng đồng bộ của nhóm, lý thuyết hệ thống phức tạp phân biệt giữa các mạng lao động và vai trò và cũng phân biệt một mạng công việc (tức là quan hệ giữa công việc và công cụ). Lý thuyết hệ thống phức tạp có cách xử lý tường minh hơn về sự phát triển và thích ứng so với lý thuyết hành động. lý thuyết hành động phân biệt thông tin và hành động, nhưng lại không xử lý tường minh với đa cấp trong các tiến trình nhân quả vốn được xem là trọng tâm của lý thuyết hệ thống phức tạp. Cuối cùng lý thuyết hệ thống phức tạp chú ý nhiều hơn đến các thành viên và thuộc tính của họ. Vì vậy, chúng ta xem việc hợp nhất hai lý thuyết, với một ít điều chỉnh, như là một lý thuyết tích hợp đơn với một phạm vi rộng hơn - bao trùm tất cả các lĩnh vực xử lý của từng lý thuyết. Chúng ta xem đó như là lý thuyết nhóm như là những hệ thống hành động phức (CAST)24 . 22 Standing state : tạm dịch nhóm nổi trội; acting state: tạm dịch nhóm hoạt động 23 Elaborated coordination network 24 Theory of Groups as Complex Action Systems (CAST)
~ 16 ~ QUY TRÌNH VẬN HÀNH: ĐỘNG LỰC CỦA SỰ ĐỒNG BỘ VÀ SỰ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Lý thuyết hệ thống phức tạp cho rằng có 3 cấp trong sự phân cấp của sự hoạt động của nhóm. Các cấp này là Mục tiêu, Kế hoạch và Thực thi (xem hình 3.1). Cấp vĩ mô cao nhất là Mục tiêu hay là cấp dự án. Cấp này bao gồm “chọn lựa/chấp nhận/sửa đổi” của những dự án của nhóm, và sự thiết lập tài nguyên bao gồm giai đoạn thời gian tổng quát, và sự bổ sung các thành viên và công cụ, nhằm để hoàn thành dự án. Cấp Mục tiêu này dựa trên cơ sở tri thức và mục đích. Cấp thứ hai còn gọi là cấp trung gian là cấp kế hoạch. Được xem là cấu trúc hóa các quy trình làm việc của nhóm. Theo như lý thuyết hệ thống phức tạp, nó bao gồm sự thiết lập mạng liên kết của các mối quan hệ giữa công nghệ, công việc, và thành viên. Theo lý thuyết hành động nó bao gồm cấp giữa của hệ phân cấp và là tập hợp các hoạt động được tổ chức tuần tự theo thứ bậc. Đối với cả hai lý thuyết, đó là một sự cấu trúc hóa của các tiến trình nhằm thực hiện các dự án của nhóm. Nó bao gồm sự cấu trúc hóa mang tính kỹ thuật, tham chiếu, tuần tự, phân cấp. Có nghĩa là nó đặc tả điều gì sẽ làm, khi nào, bởi ai và cách thức thực hiện (hay là sử dụng công cụ gì). Lý thuyết hành động gọi cấp này là cấp “theo luật”, nhưng chúng tôi nghĩ là nên gọi là cấp theo “kiến thức và logic”. Nó bao gồm sự thiết lập mạng của mối quan hệ giữa thời gian, công cụ, thành viên và công cụ.
~ 17 ~ Ghi chú hình 3.1: Chu kỳ hoạt động theo tuần tự và phân cấp Gồm 3 cấp:  Cấp cao nhất – cấp mục tiêu (cấp vĩ mô) - chọn lựa dự án và phân bổ tài nguyên. Cấp này dựa vào tri thức và ý định.  Cấp giữa – cấp kế hoạch – cấu trúc hóa tiến trình qua các mạng lưới đồng bộ của các quan hệ thành viên (Member) - công việc (Task) - công nghệ (Technology) -thời gian (Time). Cấp này dựa vào logic & kiến thức  Cấp thứ 3 (cấp vi mô)-cấp hành động- gồm các chu kỳ hành động song hành (một chu kỳ hành động bao gồm: định hướng-thực hiện-giám sát – sửa đổi). Cấp này dựa vào văn bản, lời nói, suy nghĩ.  Chú ý việc sửa đổi có thể vượt cấp nếu cần thiết.
~ 18 ~ Cấp thứ ba là cấp thực hiện, hay hành động. Cấp này bao gồm một loạt các chu kỳ “định hướng - thực hiện - giám sát - sửa chữa” (xem hình 3.1). Cấp thứ ba này, là cấp vi mô dựa vào hoạt động, nhưng cần nhớ rằng trong ngữ cảnh ở đây, hành động không chỉ là hành động cơ học mà bao gồm cả quá trình nhận thức, đối thoại. Nếu sự giám sát chỉ ra rằng kết quả của các hành động hướng đến mục tiêu, thì không cần sửa đổi. Nếu sự giám sát cho thấy các hành động không hướng tới mục tiêu thì phải có sự sửa chữa trong phần thực hiện25 của chu kỳ lặp lại. Phần sửa đổi của mỗi chu kỳ được xác định trong trường hợp đầu tiên đối với trường hợp tự hành sẽ là cấp thấp nhất trong hệ phân cấp. Nếu sự sửa đổi đó không đủ mang đến hiệu quả như mong đợi, thì quá trình sửa đổi lại được chuyển tới cấp kế hoạch - đây là một sự thay đổi trong việc cấu trúc hóa tiến trình. Nếu điều này lại không đủ hiệu quả, quá trình sửa đổi lại hướng tới cấp cao hơn là cấp dự án hay cấp mục tiêu. Như vậy, chu trình “định hướng - thực hiện - giám sát –bổ sung” ở cấp vi mô hay cấp hành động có khuynh hướng đi về cấp cao hơn (cấp kế hoạch hay cấp mục tiêu). Các điều này mang tính cố định và tĩnh, vì thế chúng ta cần mô tả nó như thể là một chuỗi cố định. Trong thực tế, có những tiến trình xảy ra một cách biến động, đôi khi không thể hiện sự quan tâm của nhóm một cách công khai, rõ ràng. Trong những trường hợp như vậy, có rất ít sự cần thiết các hoạt động cấp mục tiêu hay cấp dự án; và trừ khi có điều gì thay đổi, cũng ít khi phải cần chuyển đến cấp kế hoạch. Nói một cách khác, chỉ một số nhóm phải xử lý với những dự án mới, mới đòi hỏi phải chú ý đến cấp kế hoạch. Hơn nữa, nhiều nhóm có nhiều dự án cùng triển khai một lúc, hay là khung thời gian trùng lắp. Do đó, các nhóm này phải có nhiều kế hoạch, hay đa cấu trúc hóa cùng một lúc, và cũng có thể phải có đa chu kỳ hành động quyện lẫn nhau. Chúng ta sẽ bàn luận từng cấp trong hoạt động vận hành ở chương này, và cũng sẽ thảo luận các câu hỏi liên quan đến việc nên có hay không các giai đoạn tuần tự cố định của các công việc để đạt được hiệu quả trong công việc. 25 enactment
~ 19 ~ Cấp mục tiêu hay cấp dự án: chọn lựa mục tiêu hay phân phối tài nguyên Cấp cao nhất hay cấp vĩ mô trong hệ thống thứ bậc là cấp dự án hay cấp mục tiêu. Ở cấp này, các nhóm chuyển mục tiêu vào công thức của dự án của nhóm, và một sự phân phối tài nguyên tổng thể (công cụ, thời gian và nhân lực26 ) để thực hiện dự án. Kết quả nhóm sẽ chọn, chấp nhận, phát sinh và sửa đổi một hay nhiều dự án tiềm năng trong khoảng thời gian đã cho. Đối với lý thuyết hệ thống phức, các loại nhóm có thể được phân biệt bằng các khuôn mẫu của các lực tác dụng đến sự hình thành nhóm. Một số nhóm định hình trên cơ sở sơ cấp từ trên xuống dưới 27 hay các lực trực tiếp, hoặc là nội lực hay ngoại lực tác dụng vào nhóm đó (tương ứng với nhóm được tạo ra hay nhóm cơ sở28 ). Một số nhóm khác định hình chủ yếu dựa vào nội lực rõ ràng (các nhóm tự tổ chức)29 . Còn đa số các nhóm, các nhóm làm việc trong các tổ chức có các dạng chủ yếu sau: nhóm được tạo ra hay nhóm cơ sở, được hình thành một cách cân nhắc bởi những người có đủ quyền lực phân bổ người, thời gian, và các tài nguyên khác để tạo thành nhóm mới (Argote và McGrath, 1993). Những nhóm như vậy được hình thành cho những mục tiêu riêng biệt, và những mục tiêu này được chuyển vào những dự án như là một phần của các lý do căn bản cho sự hình thành và tồn tại của nhóm. Nhóm tự bản thân cũng có những dự án chủ yếu phải thực hiện, hoặc do chính những người lãnh đạo sáng lập hay những người ở ngoài nhóm có trách nhiệm trong việc gây dựng nên nhóm. Trong những trường hợp như vậy, một nhóm được định trước gần như không tốn thời gian để chọn dự án. Nhóm có thể vẫn cần sự chú ý đến việc yêu cầu tài nguyên mà nó cần để thực hiện dự án đã cho, cũng như là sự đồng bộ rất cần thiết cho trường hợp đan quyện lẫn nhau trong việc thực thi nhiều dự án một cách đồng thời. 26 ở đây từ effort được dịch là nhân lực theo góc nhìn quản trị dự án 27 Top-down 28 Founded group tạm dịch là nhóm cơ sở và concocted group tạm dịch là nhóm được tạo ra 29 Self-organizing group