Đ C NG BÀI GI NG MÔN H CỀ ƯƠ Ả Ọ
--------------
T CH C L P H S HI N HÀNH VÀ Ổ Ứ Ậ Ồ Ơ Ệ
N P L U H S VÀO L U TR C QUANỘ Ư Ồ Ơ Ư Ữ Ơ
Đi u 8 Pháp l nh b o v tài li u L u tr qu c gia do H i đ ng nhà n c banề ệ ả ệ ệ ư ữ ố ộ ồ ướ
hành năm 1982 quy đ nh: “Các c quan nhà n c, t ch c xã h i, đ n v vũ trangị ơ ướ ổ ứ ộ ơ ị
nhân dân trong quá trình ho t đ ng ph i t ch c công tác l p h s và l u tr h sạ ộ ả ổ ứ ậ ồ ơ ư ữ ồ ơ
trong c quan, đ n v ; đ n th i h n n p l u thì ph i n p vào các c quan l u trơ ơ ị ế ờ ạ ộ ư ả ộ ơ ư ữ
nhà n c theo quy đ nh c a H i đ ng B tr ng”.ướ ị ủ ộ ồ ộ ưở
Đi u 21 Đi u l công tác công văn gi y t và công tác l u tr ban hành kèmề ề ệ ấ ờ ư ữ
theo Ngh đ nh s 142/CP ngày 28/9/1963 c a H i đ ng Chính ph quy đ nh: “Cácị ị ố ủ ộ ồ ủ ị
b , nhân viên làm công tác công văn gi y t và cán b nhân viên làm các công tácộ ấ ờ ộ
chuyên môn khác, nh ng đôi khi có làm công vi c liên quan đ n công văn gi y tư ệ ế ấ ờ
đ u ph i l p h s v công vi c mình làm”ề ả ậ ồ ơ ề ệ .
CH NG I.ƯƠ
KHÁI NI M, M C ĐÍCH, V TRÍ, TÁC D NG C A CÔNG TÁC L P H SỆ Ụ Ị Ụ Ủ Ậ Ồ Ơ
1. Khái ni m ệ
H s :ồ ơ là m t t p tài li u có liên quan ch t ch v i nhau v m t v n đ , m t sộ ậ ệ ặ ẽ ớ ề ộ ấ ề ộ ự
vi c, m t đ i t ng c th ho c có cùng m t đ c tr ng nh t đ nh nh : tên g i, tácệ ộ ố ượ ụ ể ặ ộ ặ ư ấ ị ư ọ
gi , v n đ ,... đ c hình thành trong quá trình gi i quy t công vi c thu c ph m viả ấ ề ượ ả ế ệ ộ ạ
ch c năng, nhi m v c a c quan, đ n v ho c m t cá nhân.ứ ệ ụ ủ ơ ơ ị ặ ộ
M t h s có th dày ho c m ng tùy theo s l ng văn b n hình thành trongộ ồ ơ ể ặ ỏ ố ượ ả
quá trình gi i quy t công vi c. H s quá dày có th chia thành các ĐVBQ. H sả ế ệ ồ ơ ể ồ ơ
có nhi u lo i, căn c vào đ c đi m và n i dung c a văn b n mà ng i ta có thề ạ ứ ặ ể ộ ủ ả ườ ể
chia thành h s hành chính, h s k thu t, h s nhân s , h s nguyên t c,...ồ ơ ồ ơ ỹ ậ ồ ơ ự ồ ơ ắ
Khái ni m l p h sệ ậ ồ ơ: là căn c vào ch c năng, nhi m v c a c quan, đ n v vàứ ứ ệ ụ ủ ơ ơ ị
nhi m v c th đ c giao, d a vào danh m c h s c a c quan (n u có) ho cệ ụ ụ ể ượ ự ụ ồ ơ ủ ơ ế ặ
d a trên m t s đ c tr ng ph bi n gi ng nhau c a tài li u mà t p h p tài li u đ cự ộ ố ặ ư ổ ế ố ủ ệ ậ ợ ệ ượ
s n sinh trong quá trình gi i quy t công vi c thành t ng v n đ , s vi c, t ng ng iả ả ế ệ ừ ấ ề ự ệ ừ ườ
ho c t ng t p tài li u nh m ph c v cho vi c nghiên c u hàng ngày và lâu dài vặ ừ ậ ệ ằ ụ ụ ệ ứ ề
sau.
2. Tác d ngụ
- Vi c l p h s giúp cho m i ng i s p x p văn b n có khoa h c, gi đ cệ ậ ồ ơ ỗ ườ ắ ế ả ọ ữ ượ
đ y đ và có h th ng nh ng văn b n c n thi t c a s vi c, giúp cho vi c gi iầ ủ ệ ố ữ ả ầ ế ủ ự ệ ệ ả
quy t công vi c hàng ngày có năng su t, ch t l ng và hi u qu , khi c n nhanhế ệ ấ ấ ượ ệ ả ầ
chóng tìm đ c văn b n, nâng cao tinh th n trách nhi m c a cán b , nhân viênượ ả ầ ệ ủ ộ
trong c quan công ty đ i v i vi c l p h s ơ ố ớ ệ ậ ồ ơ
- Giúp cán b lãnh đ o n m đ c toàn b công vi c, c a c quan, đ n v vàộ ạ ắ ượ ộ ệ ủ ơ ơ ị
công vi c c a t ng cán b nhân viên.ệ ủ ừ ộ
1
- Qu n lý ch t ch tài li u và là căn c đ giao n p h s vào l u tr c quan.ả ặ ẽ ệ ứ ể ộ ồ ơ ư ữ ơ
3. V tríị
- L p h s là khâu quan tr ng cu i cùng c a công tác văn th , gi i quy t xongậ ồ ơ ọ ố ủ ư ả ế
công vi c nh ng ch a l p h s coi nh ch a hoàn thành công vi c.ệ ư ư ậ ồ ơ ư ư ệ
- Công tác l p h s là m t xích g n li n công tác văn th v i công tác l u trậ ồ ơ ắ ắ ề ư ớ ư ữ
và có nh h ng tr c ti p đ n công tác l u tr .ả ưở ự ế ế ư ữ
4. Yêu c u l p h sầ ậ ồ ơ
1. H s l p ra ph i ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a c quan, đ n vồ ơ ậ ả ả ứ ệ ụ ủ ơ ơ ị.
M i c quan, đ n v đ u có ch c năng, nhi m v riêng, tài li u hình thành trong quáỗ ơ ơ ị ề ứ ệ ụ ệ
trình ho t đ ng c a c quan g m nhi u lo i: lo i do c quan s n sinh ra; lo i doạ ộ ủ ơ ồ ề ạ ạ ơ ả ạ
c p trên g i xu ng, lo i do c p d i g i lên, lo i do các c quan ngang c p g iấ ử ố ạ ấ ướ ử ạ ơ ấ ử
đ n... M c đích các lo i tài li u cũng khác nhau: lo i đ ch đ o, lo i đ thi hành,ế ụ ạ ệ ạ ể ỉ ạ ạ ể
gi i quy t ho c đ bi t, đ tham kh o... Vì v y, không ph i t t c tài li u đ u l p hả ế ặ ể ế ể ả ậ ả ấ ả ệ ề ậ ồ
s mà ph i l a ch n nh ng tài li u ph n ánh đúng ch c năng, nhi m v c a cơ ả ự ọ ữ ệ ả ứ ệ ụ ủ ơ
quan, đ n v mình đ l p h s . Có nh v y h s l p ra m i có giá tr đ ph c vơ ị ể ậ ồ ơ ư ậ ồ ơ ậ ớ ị ể ụ ụ
cho công vi c nghiên c u tr c m t cũng nh lâu dài.ệ ứ ướ ắ ư
Đi u 2 Đi u l v công tác công văn gi y t ban hành kèm theo Ngh đ nh 142 -ề ề ệ ề ấ ờ ị ị
CP ngày 28-9-1963 quy đ nh: "Nh ng công văn, tài li u ph n ánh ho t đ ng c a cị ữ ệ ả ạ ộ ủ ơ
quan và có giá tr đ tra c u, tham kh o đ u ph i l p thành h s ".ị ể ứ ả ề ả ậ ồ ơ
2. Tài li u trong h s ph i có m i liên h ch t ch v i nhau và ph i đ y đệ ồ ơ ả ố ệ ặ ẽ ớ ả ầ ủ
hoàn ch nh.ỉ Mu n h s l p ra ph c v t t cho công tác nghiên c u, thu n ti n choố ồ ơ ậ ụ ụ ố ứ ậ ệ
vi c tra tìm thì tài li u trong h s ph i b o đ m m i liên h ch t ch v i nhau theoệ ệ ồ ơ ả ả ả ố ệ ặ ẽ ớ
m t đ c tr ng nh t đ nh nh tên g i, v n đ , tác gi , th i gian,... khi thu th p tài li uộ ặ ư ấ ị ư ọ ấ ề ả ờ ậ ệ
c n b o đ m đ y đ tài li u c a m t h s .ầ ả ả ầ ủ ệ ủ ộ ồ ơ
3. Tài li u trong h s ph i có giá tr .ệ ồ ơ ả ị N i dung tài li u có nhi u giá tr khác nhau:ộ ệ ề ị
lo i có giá tr vĩnh vi n, lo i có giá tr lâu dài (nh ng tài li u có giá tr l ch s , khoaạ ị ễ ạ ị ữ ệ ị ị ử
h c), lo i có giá tr t m th i, có lo i ch có giá tr th c ti n hàng ngày, gi i quy tọ ạ ị ạ ờ ạ ỉ ị ự ễ ả ế
xong công vi c tài li u h t giá tr . Vì v y, khi l p h s c n l a ch n nh ng tài li uệ ệ ế ị ậ ậ ồ ơ ầ ự ọ ữ ệ
có giá tr đ a vào h s , nh ng tài li u h t giá tr c n lo i ra xét hu (xem bài: xácị ư ồ ơ ữ ệ ế ị ầ ạ ỷ
đ nh giá tr tài li u).ị ị ệ
5. Trách nhi m l p h sệ ậ ồ ơ
- Th tr ng c quan: có trách nhi m ch đ o và th ng xuyên ki m tra, đônủ ưở ơ ệ ỉ ạ ườ ể
đ c công tác l p h s ố ậ ồ ơ
- Tr ng phòng t ch c hành chính: giúp th tr ng c quan tr c ti p ch đ oưở ổ ứ ủ ưở ơ ự ế ỉ ạ
công tác l p h s ;ậ ồ ơ
- Cán b chuyên trách văn th , l u tr : Giúp th tr ng, tr ng phòng TCHC vộ ư ư ữ ủ ưở ưở ề
m t nghi p v làm danh m c h s và l p h s cho cán b , nhân viên trong cặ ệ ụ ụ ồ ơ ậ ồ ơ ộ ơ
quan;
- Các phòng ban và cán b trong c quan: ộ ơ
+ M i phòng, ban l p h s theo ch c năng, nhi m v c a mình;ỗ ậ ồ ơ ứ ệ ụ ủ
2
+ Cán b ph trách và cán b ph n hành đ c giao trách nhi m gi i quy t vi cộ ụ ộ ầ ượ ệ ả ế ệ
gì có trách nhi m l p h s v nh ng vi c mình ph trách. đây là b ph n ch y uệ ậ ồ ơ ề ữ ệ ụ ộ ậ ủ ế
l p h s trong công ty;ậ ồ ơ
+ Cán b đ c phân công làm th ký các cu c h p, các đoàn đi tiêu chu n, điộ ượ ư ộ ọ ẩ
ki m tra, trao đ i kinh nghi m,… ghi chép biên b n, thu th p tài li u, l p h s ,ể ổ ệ ả ậ ệ ậ ồ ơ
…
+ Cán b văn th có trách nhi m l p đ y đ các t p l u công văn đi, h s h iộ ư ệ ậ ầ ủ ậ ư ồ ơ ộ
ngh c quan, h i ngh ngành do c quan t ch c. ị ơ ộ ị ơ ổ ứ
+ Th ký riêng c a các Th tr ng l p h s nh ng vi c do Th tr ng phư ủ ủ ưở ậ ồ ơ ữ ệ ủ ưở ụ
trách và nh ng h s do ho t đ ng c a th tr ng mà hình thành. ữ ồ ơ ạ ộ ủ ủ ưở
Đi u 21 Đi u l v công tác công văn gi y t và công tác l u tr ban hànhề ề ệ ề ấ ờ ư ữ
kèm theo ngh đ nh 142 - CP c a Ph Th t ng ngày 28-9-1963 đã quy đ nh: "Cánị ị ủ ủ ủ ướ ị
b , nhân viên làm công tác công văn gi y t và cán b , nhân viên làm công tácộ ấ ờ ộ
chuyên môn khác nh ng đôi khi có làm công vi c liên quan đ n công văn gi y tư ệ ế ấ ờ
đ u ph i l p h s v công vi c mình đã làm".ề ả ậ ồ ơ ề ệ
Có quy đ nh trên là vì cán b tr c ti p gi i quy t công vi c là ng i hi u rõ h nị ộ ự ế ả ế ệ ườ ể ơ
ai h t v công vi c mình đã làm, bi t đ c quá trình phát sinh, phát tri n và k t thúcế ề ệ ế ượ ể ế
c a s vi c và nh ng lo i tài li u hình thành trong quá trình gi i quy t công vi c nênủ ự ệ ữ ạ ệ ả ế ệ
có đi u ki n đ thu th p đ y đ tài li u đ a vào h s . Do đó, h s l p ra đ cề ệ ể ậ ầ ủ ệ ư ồ ơ ồ ơ ậ ượ
h p lý, chính xác, có ch t l ng cao; đ ng th i s ph c v thi t th c cho b n thânợ ấ ượ ồ ờ ẽ ụ ụ ế ự ả
cán b đó trong quá trình gi i quy t công vi c.ộ ả ế ệ
- Đ th c hi n đúng đi u l v công tác công văn gi y t và công tác l u tr ,ể ự ệ ề ệ ề ấ ờ ư ữ
m i cán b , nhân viên c n xác đ nh trách nhi m ph i l p h s nh ng công vi cỗ ộ ầ ị ệ ả ậ ồ ơ ữ ệ
mình làm; coi đó là m t vi c làm th ng xuyên hàng ngày, t đó có ý th c l u gi tàiộ ệ ườ ừ ứ ư ữ
li u, gi i quy t xong công vi c đ a ngay tài li u vào h s .ệ ả ế ệ ư ệ ồ ơ
3