N P L U H S VÀO L U TR C QUANỘ Ư Ồ Ơ Ư Ữ Ơ
I. M c đích, ý nghĩaụ
Giao n p h s vào l u tr c quan là m t vi c làm b t bu c đ i v i cácộ ồ ơ ư ữ ơ ộ ệ ắ ộ ố ớ
đ n v , cá nhân trong c quan. H s đ c giao n p đ c đ y đ s góp ph nơ ị ơ ồ ơ ượ ộ ượ ầ ủ ẽ ầ
gi gìn an toàn toàn b tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c a c quanữ ộ ệ ạ ộ ủ ơ
và cũng là đ góp ph n b o v an toàn tài li u phông l u tr Qu c gia Vi t Nam,ể ầ ả ệ ệ ư ữ ố ệ
ph c v nhu c u tra c u, s d ng tr c m t cũng nh lâu dài. N u không ti nụ ụ ầ ứ ử ụ ướ ắ ư ế ế
hành giao n p h s vào l u tr c quan thì h s , tài li u s d b th t l c, m tộ ồ ơ ư ữ ơ ồ ơ ệ ẽ ễ ị ấ ạ ấ
mác và khi có nhu c u nghiên c u, s d ng s g p khó khăn trong vi c tra tìm.ầ ứ ử ụ ẽ ặ ệ
II. Căn c :ứ
Đi u 14, Pháp l nh L u tr Qu c gia s : 34/2001/PL-UBTVQH10 ; ề ệ ư ữ ố ố
Đi u 22, Ngh đ nh s : 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 c a Chính phề ị ị ố ủ ủ
v Công tác văn th ; ề ư
Đi u 5, Ngh đ nh s : 111/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 c a Chính phề ị ị ố ủ ủ
Quy đ nh chi ti t thi hành m t s đi u c a Pháp l nh L u tr Qu c gia.ị ế ộ ố ề ủ ệ ư ữ ố
III. Trách nhi m c a các đ n v và cá nhân trong c quan, t ch cệ ủ ơ ị ơ ổ ứ đ iố
v i công tác l p h s và giao n p tài li u vào l u tr hi n hànhớ ậ ồ ơ ộ ệ ư ữ ệ
Đ công tác l p h s , n p l u th c hi n đ c ch t ch , đúng quy đ nhể ậ ồ ơ ộ ư ự ệ ượ ặ ẽ ị
- Ng i đ ng đ u c quan, t ch c có trách nhi m ch đ o công tác l p h sườ ứ ầ ơ ổ ứ ệ ỉ ạ ậ ồ ơ
và giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hành đ i v i các c quan, t ch c thu cộ ồ ơ ệ ư ữ ệ ố ớ ơ ổ ứ ộ
ph m vi qu n lý c a mình.ạ ả ủ
- Chánh Văn phòng, Tr ng phòng Hành chính, ng i đ c giao trách nhi mưở ườ ượ ệ
có nhi m v :ệ ụ Tham m u cho ng i đ ng đ u c quan, t ch c trong vi c ch đ o,ư ườ ứ ầ ơ ổ ứ ệ ỉ ạ
ki m tra, h ng d n vi c l p h s và giao n p h s , tài li u vào l u tr hi n hànhể ướ ẫ ệ ậ ồ ơ ộ ồ ơ ệ ư ữ ệ
đ i v i các c quan, t ch c c p d i và t ch c th c hi n vi c l p h s và giaoố ớ ơ ổ ứ ấ ướ ổ ứ ự ệ ệ ậ ồ ơ
n p h s , tài li u vào l u tr hi n hành t i c quan, t ch c mình. C th :ộ ồ ơ ệ ư ữ ệ ạ ơ ổ ứ ụ ể
1- Ch đ o công tác l p h s , n p l u: ỉ ạ ậ ồ ơ ộ ư
+ Cu i năm, đôn đ c các phòng ch c năng l p danh m c h s m i, đ ngố ố ứ ậ ụ ồ ơ ớ ồ
th i nh c nh k t thúc h s cũ. Đ u năm đôn đ c vi c m h s m i, n p l uờ ắ ở ế ồ ơ ầ ố ệ ở ồ ơ ớ ộ ư
nh ng h s đã gi i quy t xong và đã h t h n l u gi phòng vào l u tr cữ ồ ơ ả ế ế ạ ư ữ ở ư ữ ơ
quan;
+ Trong quá trình ch đ o công tác c a c quan, th tr ng ho c tr ngỉ ạ ủ ơ ủ ưở ặ ưở
phòng HC phát hi n nh ng vi c đ t xu t ch a có ai l p h s thì giao cho cán bệ ữ ệ ộ ấ ư ậ ồ ơ ộ
l p k p th i và b sung vào b n DMHS. Ki m tra vi c bàn giao h s khi có cánậ ị ờ ổ ả ể ệ ồ ơ
b thay đ i công tác ộ ổ
2- H s l p xong đ c đ l i phòng công tác 1 năm đ theo dõi, nghiên c uồ ơ ậ ượ ể ạ ể ứ
khi c n thi t, sau đó vào đ u năm sau, các đ n v t p trung nh ng h s đã gi iầ ế ầ ơ ị ậ ữ ồ ơ ả
quy t xong, ki m tra, hoàn ch nh h s , th ng kê vào m c l c h s và ti n hànhế ể ỉ ồ ơ ố ụ ụ ồ ơ ế
làm th t c n p l u vào l u tr c quan.ủ ụ ộ ư ư ữ ơ
Ví d : H s năm 2008 l p xong, đ l i phòng làm vi c năm 2009, vào đ uụ ồ ơ ậ ể ạ ệ ầ
năm 2010 các phòng n p l u vào l u tr c quan.ộ ư ư ữ ơ
3- Nh ng h s mà cán b c n gi l i m t th i gian đ nghiên c u s d ngữ ồ ơ ộ ầ ữ ạ ộ ờ ể ứ ử ụ
ph i làm th t c m n l i.ả ủ ụ ượ ạ
4- Th tr ng các đ n v trong c quan, t ch c ch u trách nhi m tr c ng iủ ưở ơ ị ơ ổ ứ ị ệ ướ ườ
đ ng đ u c quan, t ch c v vi c l p h s , b o qu n và giao n p h s , tàiứ ầ ơ ổ ứ ề ệ ậ ồ ơ ả ả ộ ồ ơ
li u c a đ n v vào l u tr hi n hành c a c quan, t ch c. Khi n p l u vào l uệ ủ ơ ị ư ữ ệ ủ ơ ổ ứ ộ ư ư
tr c quan, các phòng xem xét l a ch n nh ng h s c n b o qu n vĩnh vi n vàữ ơ ự ọ ữ ồ ơ ầ ả ả ễ
lâu dài (đã ghi trong DMHS), kèm theo 2 b n m c l c h s n p l u đ n p vàoả ụ ụ ồ ơ ộ ư ể ộ
l u tr c quan; ư ữ ơ
5- Nh ng h s có th i h n b o qu n t m th i đ l i phòng ch c năng, h tữ ồ ơ ờ ạ ả ả ạ ờ ể ạ ở ứ ế
h n thì đánh giá l i. N u không c n l u thêm thì làm th t c lo i h y.ạ ạ ế ầ ư ủ ụ ạ ủ
6- Cán b l u tr có trách nhi m ộ ư ữ ệ
- L p k ho ch thu th p h s , tài li u;ậ ế ạ ậ ồ ơ ệ
- Ph i h p v i các đ n v , cá nhân xác đ nh h s , tài li u c n thu th p;ố ợ ớ ơ ị ị ồ ơ ệ ầ ậ
- H ng d n các đ n v , cá nhân chu n b h s , tài li u giao n p và th ngướ ẫ ơ ị ẩ ị ồ ơ ệ ộ ố
kê thành “M c l c h s , tài li u n p l u”;ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư
- Chu n b kho tàng và các ph ng ti n đ ti p nh n tài li u;ẩ ị ươ ệ ể ế ậ ệ
- T ch c ti p nh n tài li u và l p “Biên b n giao nh n tài li u”.ổ ứ ế ậ ệ ậ ả ậ ệ
Khi giao nh n h s c n đ i chi u v i b n m c l c h s n p l u, ki m traậ ồ ơ ầ ố ế ớ ả ụ ụ ồ ơ ộ ư ể
thi u đ , xem xét h s và n u c n thì yêu c u phòng ch c năng có h s bế ủ ồ ơ ế ầ ầ ứ ồ ơ ổ
sung cho đ r i ký nh n vào biên b n n p l u ủ ồ ậ ả ộ ư (M u biên b n n p l u h s -ẫ ả ộ ư ồ ơ
xem ph l c s 5).ụ ụ ố
7- Cán b l u tr căn c vào nghi p v l u tr ki m tra l i ch t l ng h s ,ộ ư ữ ứ ệ ụ ư ữ ể ạ ấ ượ ồ ơ
hoàn ch nh các khâu k thu t, xem xét l i th i h n b o qu n, làm th ng kê vàỉ ỹ ậ ạ ờ ạ ả ả ố
s p x p lên giá t , làm công c tra tìm ph c v cho khai thác, s d ng. ắ ế ủ ụ ụ ụ ử ụ
8- Hàng năm, các đ n v , cá nhân trong c quan, t ch c ơ ị ơ ổ ứ trong quá trình theo
dõi, gi i quy t công vi c, m i cá nhân ph i l p h s v công vi c đóả ế ệ ỗ ả ậ ồ ơ ề ệ , th ng kê t tố ấ
c các h s c a đ n v mình ho c nh ng h s hình thành trong quá trình gi iả ồ ơ ủ ơ ị ặ ữ ồ ơ ả
quy t công vi c c a mình vào ế ệ ủ “M c l c h s , tài li u n p l u” ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư và giao n pộ
nh ng h s , tài li u đó vào l u tr hi n hành c a c quan theo th i h n quyữ ồ ơ ệ ư ữ ệ ủ ơ ờ ạ
đ nh. ị(M u ẫM c l c h s , tài li u n p l u – xem ph l c s 1)ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư ụ ụ ố
- Trong tr ng h p các đ n v , cá nhân c n gi l i nh ng h s , tài li u đãườ ợ ơ ị ầ ữ ạ ữ ồ ơ ệ
đ n h n n p l u thì ph i l p danh m c các h s , tài li u đó g i cho l u tr hi nế ạ ộ ư ả ậ ụ ồ ơ ệ ử ư ữ ệ
hành c a c quan, t ch c nh ng th i h n gi l i không đ c quá hai năm.ủ ơ ổ ứ ư ờ ạ ữ ạ ượ
- M i cán b , công ch c, viên ch c tr c khi ngh h u, thôi vi c hayọ ộ ứ ứ ướ ỉ ư ệ
chuy n công tác đ u ph i bàn giao l i h s tài li u cho đ n v hay ng i kể ề ả ạ ồ ơ ệ ơ ị ườ ế
nhi m.ệ
IV. Th i h n n p l uờ ạ ộ ư
Th i h n n p l u tài li u đ c quy đ nh nh sau:ờ ạ ộ ư ệ ượ ị ư
+ Tài li u hành chính: Sau m t năm k t năm công vi c k t thúc.ệ ộ ể ừ ệ ế
+ Tài li u nghiên c u khoa h c, ng d ng khoa h c công ngh : Sau m tệ ứ ọ ứ ụ ọ ệ ộ
năm k t năm công trình đ c nghi m thu chính th c.ể ừ ượ ệ ứ
2
+ Tài li u xây d ng c b n: Sau 03 tháng k t khi công trình đ c quy tệ ự ơ ả ể ừ ượ ế
toán.
+ Tài li u nh, phim đi n nh; Mcrôphim; tài li u ghi âm, ghi hình và tài li uệ ả ệ ả ệ ệ
khác: Sau 03 tháng k t khi công vi c k t thúc.ể ừ ệ ế
V. Th t c giao n p tài li uủ ụ ộ ệ
Khi giao n p tài li u ph i l p hai b n “M c l c h s , tài li u n p l u” vàộ ệ ả ậ ả ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư
hai b n “Biên b n giao nh n tài li u”, ả ả ậ ệ
Đ n v , cá nhân n p và l u tr hi n hành m i bên gi m t b n.ơ ị ộ ư ữ ệ ỗ ữ ộ ả
Ph l c s 1:ụ ụ ố
TÊN C QUAN C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMƠ Ộ Ộ Ủ Ệ
TÊN Đ N V Đ c l p - T do - H nh phúcƠ Ị ộ ậ ự ạ
…, ngày … tháng … năm …
M C L C H S , TÀI LI U N P L UỤ Ụ Ồ Ơ Ệ Ộ Ư
Đ N V : Ơ Ị ………………………………………………………
TT Số
h sồ ơ Tiêu đ h sề ồ ơ Ngày tháng
b t đ u vàắ ầ
k t thúcế
Số
l ngượ
tờ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
B n M c l c này có:……. H s , trong đó:ả ụ ụ ồ ơ
1. ………………… h s b o qu nVĩnh vi n.ồ ơ ả ả ễ
2. ………………… h s b o qu n lâu dài.ồ ơ ả ả
3. ………………… h s b o qu n t m th i.ồ ơ ả ả ạ ờ
Đ I DI N BÊN GIAO Đ I DI N BÊN NH NẠ Ệ Ạ Ệ Ậ
Ph l c s 2ụ ụ ố
3
M C L C VĂN B N Ụ Ụ Ả
H s s …..ồơố
STT S , kýố
hi uệNgày
tháng Tên g i và trích y uọ ế Tác
giảB nả
chính
B nả
sao T sờ ố
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
(Kh gi y: 210 mm x 297 mm)ổ ấ
H ng d n cách ghi:ướ ẫ
C t 1 - Ghi s th t tài li u trong đ n v b o qu n ộ ố ứ ự ệ ơ ị ả ả
C t 2 - Ghi s và ký hi u c a tài li u.ộ ố ệ ủ ệ
C t 3 - Ghi ngày, tháng, năm c a tài li u. N u tài li u không có ngày, thángộ ủ ệ ế ệ
ph i xác minh thì cho vào d u [ ].ả ấ
C t 4 - Ghi tên g i và trích y u c a tài li u.ộ ọ ế ủ ệ
C t 5 - Ghi tác gi c a tài li u. N u tài li u không có tác gi ph i xác minh thìộ ả ủ ệ ế ệ ả ả
cho vào d u [ ].ấ
C t 6 - N u b n chính đánh d u vào c t 6.ộ ế ả ấ ộ
C t 7 - N u b n sao đánh d u vào c t 7.ộ ế ả ấ ộ
C t 8 - Ghi tài li u đó b t đ u t t s m y trong ĐVBQ.ộ ệ ắ ầ ừ ờ ố ấ
C t 9 - Ghi nh ng đi m c n thi t: đ m t, không d u, không có ch ký,ộ ữ ể ầ ế ộ ậ ấ ữ
bút tích, d th o, quy n sách... ự ả ể
Ph l c s 3ụ ụ ố
4
CH NG T K T THÚCỨ Ừ Ế
Trong đ n v b o qu n này có:....(1)....(b ng ch ...(2).....…..………..) t tàiơ ị ả ả ằ ữ ờ
li u, đ c đánh s t .......................đ n.......................................... ………….ệ ượ ố ừ ế
Có các t trùng s ..............(4)..................................................... …………..ờ ố
khuy t s .....................................................................……………………….ế ố
M c l c tài li u văn ki n có.........(........(3) ………........) t . ụ ụ ệ ệ ờ
Ch t l ng c a tài li u văn ki n..............ấ ượ ủ ệ ệ
(5)................................................... .........................................................................
…................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.................................................
Ngày….. tháng….. năm 200…
Ng i l p h sườ ậ ồ ơ
(6)
Ký
(ghi rõ h và tên)ọ
(Kh gi y: 210 mm x 297 mm)ổ ấ
H ng d n cách ghiướ ẫ
1 - Ghi s l ng t trong đ n v b o qu n b ng s .ố ượ ờ ơ ị ả ả ằ ố
2 - Ghi s l ng t trong đ n v b o qu n b ng ch .ố ượ ờ ơ ị ả ả ằ ữ
3 - Ghi s l ng t m c l c tài li u b ng s và b ng ch .ố ượ ờ ụ ụ ệ ằ ố ằ ữ
4 - N u khi đánh s t có nh m l n, trùng s , khuy t s thì ghi rõ vào ế ố ờ ầ ẫ ố ế ố
ch ng t .ứ ừ
5 - Ghi tình tr ng v t lý c a tài li u: Tài li u đánh máy, in-rô-nê-ô hay vi t tay,ạ ậ ủ ệ ệ ế
dây m c, ch rõ hay m , b rách, m i xông, ch t l ng gi y t t hay x u.ự ữ ờ ị ố ấ ượ ấ ố ấ
6 - Ghi ngày, tháng, năm hoàn ch nh h s , ng i l p h s , biên m c và vi tỉ ồ ơ ườ ậ ồ ơ ụ ế
ch ng t k t thúc ký, ghi rõ h tên. ứ ừ ế ọ
Ph l c s 4ụ ụ ố
5