1
BỘ NỘI VỤ
––––––––––
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
TẬP TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ
CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ
KHU VỰC ĐỒNG BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
___________________
Hà Nội - 2012
1
MỤC LỤC TẬP BÀI GIẢNG
Bài 1:
Những vấn đề chung và nhiệm vụ công tác văn thư ở UBND xã
02
Bài 2:
Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và Quản lý sử dụng con
dấu trong hoạt động của UBND xã
10
Bài 3:
Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND xã
Bài 4:
Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào
Công tác văn thư UBND xã
46
Tài liệu tham khảo
61
2
Bài 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VÀ NHIỆM VỤ
CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
I. Khái niệm, nội dung và yêu cầu công tác văn thư
1. Khái niệm công tác văn thư
Theo khoản 2, điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư, khái niệm công tác văn thư được qui định:
“công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư”
Qua đó, c«ng t¸c v¨n th- ở UBND xã khu vực đồng bằng được hiểu lµ ho¹t
®éng ®¶m b¶o th«ng tin b»ng v¨n b¶n phôc vô công tác qu¶n lý, điều hành và
bao gåm toµn bé c¸c c«ng viÖc liên quan đến x©y dùng, tæ chøc qu¶n lý và gi¶i
quyÕt v¨n b¶n được h×nh thµnh trong ho¹t ®éng cña UBND xã.
Công tác văn thư tập trung vào 3 vấn đề: Soạn thảo và ban hành văn bản;
Quản lý và giải quyết văn bản (trong đó bao gồm văn bản đi; văn bản đến; lập hồ
sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ); Quản lý và sử dụng con dấu
(dấu UBND xã và một số dấu khác).
2. Nội dung và yêu cầu
2.1 Nội dung công tác văn thư
2.1.1 So¹n th¶o, ban hµnh v¨n b¶n
- Th¶o v¨n b¶n (soạn th¶o).
- DuyÖt b¶n th¶o (duyÖt néi dung v¨n b¶n).
- §¸nh m¸y, sao (in) v¨n b¶n.
- Ký vµ ban hµnh v¨n b¶n.
2.1.2 Qu¶n lý v¨n b¶n vµ tµi liÖu kh¸c h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t
®éng cña UBND xã
- Qu¶n lý, giải quyết v¨n b¶n ®Õn.
- Qu¶n lý v¨n b¶n ®i.
- LËp hå s¬ công việc vµ giao nép hå s¬, tµi liÖu vµo l- u tr÷ UBND xã.
2.1.3 Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu trong c«ng t¸c v¨n th-
- B¶o qu¶n con dÊu UBND xã và c¸c lo¹i con dÊu khác.
3
- Sö dông con dÊu UBND xã theo đúng qui định.
2.2 Yêu cầu công tác văn thư
Để c«ng t¸c v¨n th- UBND x· b¶o ®¶m phục vụ cho hoạt động quản lý, điều
hành đạt hiệu quả, công tác Văn thư phải đảm bảo thực hiện được 4 yªu cÇu c¬
b¶n: Nhanh chóng – Chính xác – Bí mật - Hiện đại. Nội dung cụ thể của 4 yêu
cầu trên được hiểu như sau
- Nhanh chãng: Có nghĩa là qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c néi dung cô
thÓ của c«ng t¸c v¨n th- ë UBND x·, từ khâu x©y dùng v¨n b¶n đến khâu tæ
chøc qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n b¶n (đi - đến) được tiến hành nhanh, kÞp thêi sÏ gãp
phÇn đẩy nhanh tiến độ gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc quản lý, điều hành ë UBND
x·. Trong v¨n b¶n quản lý ®Òu chøa ®ùng nh÷ng th«ng tin vÒ mét sù viÖc nhÊt
®Þnh, nên nÕu viÖc tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n chËm sÏ lµm gi¶m tiÕn ®é gi¶i
quyÕt c«ng viÖc cña UBND x·, ®ång thêi lµm gi¶m ý nghÜa tÝnh cËp nhËt cña
nh÷ng sù viÖc, th«ng tin nªu ra trong v¨n b¶n.
- ChÝnh x¸c: về nội dung, thể thức văn bản và các khâu kỹ thuật nghiệp vụ
trong c«ng t¸c quản lý văn bản, tài liệu ®- îc hình thành trong hoạt động quản
lý của UBND xã. Cụ thể như sau:
Néi dung v¨n b¶n
ThÓ thøc v¨n b¶n
C¸c kh©u kü thuËt nghiÖp vô
(1)
(2)
(3)
Néi dung v¨n b¶n
ph¶i chÝnh x¸c tuyÖt
®èi vÒ mÆt ph¸p lý.
C¸c dÉn chøng hoÆc
trÝch dÉn trong v¨n
b¶n ph¶i hoµn toµn
chÝnh x¸c vÒ néi dung
th«ng tin. Sè liÖu nªu
trong v¨n b¶n ph¶i
®Çy ®ñ, chøng cø
ph¶i râ rµng.
V¨n b¶n ban hµnh ph¶i cã
®Çy ®ñ c¸c thµnh phÇn do
Nhµ n- íc qui ®Þnh. MÉu
tr×nh bµy ph¶i ®óng theo
Th«ng t- sè 01/2011/TT-
BNV ngµy 19/01/ 2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và Kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
(tham khảo thêm Thông tư liên
tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/5/2005).
Yªu cÇu chÝnh x¸c ph¶i ®- îc
thùc hiÖn nghiªm tóc trong tÊt c¶
c¸c kh©u nghiÖp vô cña c«ng t¸c
v¨n th- như: ®¸nh m¸y, sao (in)
v¨n b¶n; ®¨ng ký v¨n b¶n;
chuyÓn giao v¨n b¶n; l- u v¨n
b¶n ... kh«ng sao (in) thõa/thiếu
sè l- îng; ®¨ng ký v¨n b¶n ph¶i
®Çy ®ñ th«ng tin, chuyÓn giao
v¨n b¶n ®óng thêi gian vµ ®Õn
tËn tay ng- êi nhËn.
4
- BÝ mËt: Nguyªn t¾c này ®- îc hiÓu ph¶i bè trÝ phßng lµm viÖc riêng cho
c«ng chøc V¨n phßng - Thèng kª; lùa chän c«ng chøc lµm c«ng t¸c liên quan
đến v¨n thư, văn phßng có ý thức
qu¸n triÖt ®- îc tinh thÇn gi÷ g×n bÝ mËt theo ®óng qui ®Þnh cña Ph¸p lÖnh
b¶o vÖ bÝ mËt Nhµ n- íc sè 30/2000/PL-UBTVQH10 ngµy 28/12/2000. Vµ trong
mét khÝa c¹nh kh¸c cña qu¶n lý còng ph¶i gi÷ g×n bÝ mËt c¶ nh÷ng néi dung
th«ng tin míi chØ ®ang bµn b¹c, ch- a thµnh c¸c quyÕt ®Þnh chÝnh thøc hoÆc ch- a
®- îc ban hµnh b»ng v¨n b¶n.
- HiÖn ®¹i: Néi dung c«ng t¸c v¨n th- rất phong phú đa dạng, phức tạp, có
những thao tác được lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao thác cần
phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết
và xử lý văn bản kịp thời. Yªu cÇu cña hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c v¨n th- ®· trë
thµnh mét trong nh÷ng tiÒn ®Ò b¶o ®¶m tính hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động
qu¶n lý Nhµ n- íc nãi chung vµ cña UBND x· khu vực đồng bằng nãi riªng.
HiÖn ®¹i hãa c«ng t¸c v¨n th- ®- îc hiÓu lµ viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng
tin trong nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n th- vµ sö dông cã hiÖu qu¶ c¸c trang thiÕt bÞ v¨n
phßng hiÖn ®¹i.
HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th- ®ang ®- îc coi lµ mét yêu cÇu cÊp b¸ch nh- ng
ph¶i tiÕn hµnh tõng b- íc, phï hîp víi tr×nh ®é khoa häc kü thuËt chung cña ®Êt
n- íc còng nh- ®iÒu kiÖn cô thÓ cña tõng UBND xã. ViÖc ¸p dông c¸c ph- ¬ng
tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i, c¸c ph¸t minh, s¸ng chÕ cã liªn quan ®Õn viÖc t¨ng c- êng
hiÖu qu¶ của c«ng t¸c v¨n th- trong c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh trong giai đoạn
hiện nay.
II. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1. Vị trí
Đưîc x¸c ®Þnh lµ mét mÆt ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý, lµ néi dung
quan träng trong ho¹t ®éng cña UBND x· khu vực đồng bằng. C«ng t¸c v¨n th-
¶nh h- ëng trùc tiÕp ®Õn chÊt l- îng qu¶n lý Nhµ n- íc ở UBND x·.
2. Ý nghĩa
- Cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô
nhiÖm vô qu¶n lý nhµ n- íc ë UBND x·.