Bài giảng Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 1

CVC. Chu Văn Tiến

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH CQ: 08.37220263 DĐ: 0903727011; 0909099565 E-mail: chutiendhnl@yahoo.com

2 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ

I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản

lý

II - Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

III - Soạn thảo văn bản hành chính cá

biệt

III - Soạn thảo văn bản hành chính

thông thường

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 3

I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý

Chủ thể ban hành Nội dung chuyển đạt Đối tượng áp dụng Quy trình, thủ tục Tính thực hiện

4 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 4

2. Văn bản pháp luật

1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư 2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 5 5

Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 6

Phân loại

-

VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC

P C Đ N / 4 0 0 2 / 0 1 1 h n ị đ

ị

h g N

VĂN BẢN QPPL

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH

VĂN BẢN ĐOÀN THỂ

, 4 u ề i Đ

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 7

II. Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo

•Nội dung •Ngôn ngữ •Thể thức

8 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 8

1. Những yêu cầu nội dung

a) Tính mục đích b) Tính khoa học c) Tính phổ thông d) Tính thực hiện e) Tính khả thi

xem

chutiendhnl@yahoo.com 9 11/28/2016

a) Tính mục đích

Chủ đề Phạm vi điều chỉnh Mức độ điều chỉnh Tính cần thiết quản lý

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 10

b) Tính khoa học

Thông tin Tính lôgic Bố cục

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11

c) Tính phổ thông

Đơn giản

Ngắn gọn

Dễ hiểu

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 12

d) Tính thực hiện

Ý chí mệnh lệnh nhà quản lý

Dứt khoát

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 13

e) Tính khả thi

Thực tế

Hợp lý

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 14

2. Những yêu cầu ngôn ngữ

a)Văn phong b)Từ ngữ c)Cú pháp d)Chính tả

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 15

a) Văn phong hành chính-công vụ

Chính xác Khách quan Trang trọng Phổ thông Khuôn mẫu

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 16

Dùng từ đơn nghĩa

Nghĩa đen Nghĩa bóng Nghĩa biểu cảm Nghĩa sở dụng

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 17

Từ ngữ Đúng văn phong

Từ phổ thông, địa phương Từ lóng, thông tục Từ nghề nghiệp Từ mượn, Hán-Việt Từ mới, từ cổ, từ lịch sử Từ láy Từ thi ca, từ sách vở, hội thoại Thuật ngữ Thành ngữ Viết tắt

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 18

Cú pháp

Câu đúng ngữ pháp Câu đơn nghĩa Câu mơ hồ Câu trần thuật Câu chủ động-bị động

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 19

Chính tả

Bảng chữ cái Dấu giọng Phụ âm đầu Viết hoa Dấu câu

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 20

3. Những yêu cầu về thể thức & kỹ thuật trình bày

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 21

• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính • Ngày ký: 19-01-2011

• 3 chương, 19 điều, 6 phụ lục

22 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

• 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng • Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

23 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

• 2. Thể thức văn bản • Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này

24 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

• 3. Kỹ thuật trình bày văn bản • Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này

bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

25 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

• 4. Phông chữ trình bày văn bản • Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

26 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 26

II. THỂ THỨC VĂN BẢN

xem

• 1) Quốc hiệu • 2) Tên cơ quan • 3) Số và ký hiệu • 4) Địa danh, ngày tháng • 5) Tên loại, trích yếu • 6) Nội dung văn bản • 7) Thẩm quyền ký • 8) Con dấu • 9) Nơi nhận • 10) Dấu chỉ mức độ mật, khẩn • 11) Các thành phần thể thức khác • 12) Thể thức bản sao

27 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 27

III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản 2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản 3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 28 11/28/2016 28

III - Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt

• 1. Nghị quyết • 2. Quyết định • 3. Quy chế • 4. Chỉ thị

29 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

1. Nghị quyết

• Dùng để ghi những kết luận và

quyết nghị của hội nghị tập thể về những vấn đề chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp và được thông qua theo trình tự thủ tục nhất định.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 30

Bố cục nghị quyết

• 1) Phần mở đầu: • Quốc hiệu, tiêu ngữ. • Tên cơ quan. • Số và ký hiệu: Số .../NQ-viết tắt CQ-HĐQT

Ví dụ: Số: 38/NQ-ĐLVN-HĐQT (Nghị quyết của Hội đồng quản trị Tổng công ty Điện lực) Số 46/NQ-CTBM-ĐHCĐ (Nghị quyết của Đại hội cổ đông Công ty cổ phần Bình Minh)

• Địa danh, ngày tháng. • Tên loại văn bản: nghị quyết.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 31

Bố cục nghị quyết

• Căn cứ ban hành - những lý do hợp pháp và hợp lý ban hành, nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành, được trình bày ngắn gọn, vừa đủ, không biện luận dài dòng, như: cần phải giải quyết những tình hình thực tế cấp bách đặt ra ; những phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo quần chúng; hoặc việc phải triển khai thực hiện chủ trương, chính sách từ cơ quan lãnh đạo, v.v... Cũng có thể nêu thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị.

• Loại hình mệnh lệnh: quyết nghị.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 32

Bố cục nghị quyết

• 2) Phần khai triển: • Nội dung thảo luận, những quyết định và giải pháp mà hội nghị đã biểu quyết và các biện pháp tổ chức thực hiện, tập trung nêu những vấn đề trọng tâm như: những nhiệm vụ phải làm, các mục tiêu cần đạt tới, các biện pháp cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 33

Bố cục nghị quyết

• 2) Phần khai triển: • Mục tổ chức thực hiện: nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, các chủ thể phối hợp thực hiện, chủ thể kiểm tra, giám sát. Cần xác định cụ thể nghĩa vụ, quyền hạn của từng cấp, ngành, tổ chức, cá nhân, đồng thời quy định những biện pháp về vật chất và tinh thần bảo đảm việc thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ nghị quyết đã đặt ra.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 34

Bố cục nghị quyết

• 2) Phần khai triển: • Nội dung cần thể hiện sự nhất trí của tất cả

hoặc đại đa số đại biểu. Thông thường được trình bày theo thể văn nghị luận (văn xuôi pháp luật) với cách hành văn dứt khoát (thường dùng các từ ngữ như: nhiệt liệt, hoàn toàn, kiên quyết, triệt để, cực lực, nghiêm khắc ...; tránh dùng những từ ngữ như: nói chung, về đại thể, về cơ bản . ..). Lúc này văn bản không chia thành các điều, mà thành các điểm I, II, III, v.v... hoặc 1, 2, 3 , v.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 35

Bố cục nghị quyết

• 2) Phần khai triển: • Kết cấu đặc thù: Đề cập tới nhiều nội

dung khác nhau, từ chính tới phụ có liên quan như: thực trạng tình hình, nguyên nhân của tình hình đó ...

• Khi viết bằng văn nghị luận đòi hỏi thường xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp để đảm bảo tính lô gíc, nội dung của mỗi chủ điểm được trình bày riêng thành đề mục.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 36

Bố cục nghị quyết

• 2) Phần khai triển: • Trong trường hợp, khi đặt ra nội quy, quy chế, các văn bản phụ khác, hoặc áp dụng để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành như bầu các chức danh, bãi bỏ, huỷ bỏ những văn bản sai trái của đơn vị cấp dưới, v.v. .. nghị quyết cần được viết bằng văn điều khoản.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 37

Bố cục nghị quyết

• 2) Phần khai triển: • Điều khoản thi hành: nêu đầy

đủ, rõ ràng, cụ thể các cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan trực tiếp; hiệu lực về thời gian và việc xử lý văn bản trước đó.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 38

Bố cục nghị quyết

• 3) Phần kết: • Thẩm quyền ký: người đứng đầu ký

thay mặt tập thể (TM.)

• Con dấu hợp pháp, nơi nhận và các

yếu tố khác (nếu có).

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 39

TÊN CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sè.../NQ-CQ

Địa danh, ngày … tháng … năm

NGHỊ QUYẾT Về việc …………………….…

CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Căn cứ vào … Sau khi nghe báo cáo của …

QUYẾT NGHỊ:

1. …………… 2. ……………

TM. CƠ QUAN, TC CHỦ TỊCH

Nơi nhận: - … - …

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 40

2. Quyết định

• Quyết định cá biệt - giải quyết các vụ việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ các tổ chức, cá nhân trực thuộc trên cơ sở áp dụng pháp luật đối với những đối tượng cụ thể, được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước hoặc xuất phát từ những thoả thuận đã hợp đồng, như lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v....

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 41

2. Quyết định

• Quyết định có thể trình bày

trực tiếp nội dung quy định, hoặc thông

qua những văn bản phụ như điều lệ,

quy chế, quy định ... và các phụ lục

kèm theo (nếu có).

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 42

Yêu cầu đối với quyết định

• Yêu cầu hợp pháp • Được ban hành đúng pháp luật; • Đúng thẩm quyền; • Có những căn cứ hoặc lý do xác thực; • Đúng hình thức và thủ tục pháp luật. • Áp dụng mẫu hoá triệt để nghiêm túc.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 43

Yêu cầu đối với quyết định

• Yêu cầu hợp lý • Hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân. • Cụ thể và phù hợp với vấn đề, đối tượng thực hiện. Càng

xuống dưới càng phải cụ thể.

• Ban hành đúng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý. • Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đề ra phải phù hợp, đồng bộ với các biện pháp trong các quyết định có liên quan.

• Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 44

Yêu cầu đối với quyết định

• Yêu cầu xử lý kịp thời • Mọi quyết định sai trái (không hợp

pháp hoặc/và không hợp lý) cần được xử lý kịp thời.

• Mọi quyết định xử lý phải được thể

hiện bằng văn bản tương ứng theo quy định của pháp luật.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 45

Bố cục quyết định

• 1) Phần mở đầu: • Quốc hiệu, tiêu ngữ. • Tên cơ quan. • Số và ký hiệu: Số .../QĐ-viết tắt CQ

Ví dụ: Số: 18/QĐ-ĐHNL

• Địa danh, ngày tháng. • Tên loại văn bản: quyết định. • Trích yếu nội dung. • Căn cứ ban hành. • Loại hình quyết định: quyết định.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 46

Bố cục quyết định

• 2) Phần khai triển: • Nội dung quyết định: viết bằng văn

điều khoản. Các điều được trình bày cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình tự lô gíc nhất định.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 47

Bố cục quyết định

• 2) Phần khai triển: • Khi ban hành kèm theo văn bản phụ thì thường không quá 5 điều, trong đó điều 1 thường là: "Ban hành kèm theo Quyết định này Điều lệ ... ".

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 48

Bố cục quyết định

• 2) Phần khai triển: • Điều khoản thi hành: cần nêu rõ, cụ thể (những) đối tượng chịu trách nhiệm thi hành, hiệu lực về thời gian.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 49 11/28/2016 49

Bố cục quyết định

• 3) Phần kết: • Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay;

• Con dấu cơ quan ban hành; • Nơi nhận.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 50

CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số.../QĐ-DN

Địa danh, ngày … tháng … năm

QUYẾT ĐỊNH Về việc tuyển dụng và phân công công tác

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ

MINH…

Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm

.... về việc thành lập ...........;

Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm

.... về việc điều động Ông (Bà)......... về công tác tại ..........; Xét đơn xin vào làm việc tại ..... của Ông (Bà) ...... ; Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức-Cán bộ,

51 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 51

CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số.../QĐ-DN

Địa danh, ngày … tháng … năm

QUYẾT ĐỊNH Về việc …………………….…

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TC

Căn cứ vào …

Theo đề nghị của …

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. …………… Điều 2. ……………

THẨM QUYỀN KÝ

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 52 11/28/2016 52

Nơi nhận: - … - …

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Tuyển dụng Ông (Bà): ..............., sinh ngày

..., quê quán ...... về công tác tại ....... kể từ ngày ....... Điều 2. Ông (Bà) ....... được hưởng ..... % mức lương khởi điểm của ngạch . ........ mã số ..... hệ số ....... và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan

và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

53 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 53

CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số.../QĐ-DN

Địa danh, ngày … tháng … năm

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng bậc lương

HIỆU TRƯỞNG …

Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng

... năm .... về việc thành lập ...........;

Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng

... năm .... về việc..........;

Xét nhu cầu công tác và năng lực nhân sự; Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xét lương,

54 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 54

QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nâng bậc lương đối với Ông (Bà): ..............., giữ chức vụ ....... được hưởng mức lương mới là ........... ..........kể từ ngày ....... tháng ... năm ......

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ

ngày ký.

Điều 3. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

55 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 55

CƠ QUAN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số.../QĐ-DN

Địa danh, ngày … tháng … năm

QUYẾT ĐỊNH Về việc khen thưởng

HIỆU TRƯỞNG …

Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng

... năm .... về việc ban hành Quy chế khen thưởng; Căn cứ biên bản cuộc họp bình xét thi đua …; Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thi đua khen

thưởng,

56 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 56

QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho

những Ông (Bà) có tên sau đây:

1. ................................ 2. ................................ Vì đã có thành tích công tác trong năm ..... Điều 2. Những Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 được

hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

57 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 57

QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho những tập thể và cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong năm ..... (Có Danh sách kèm theo).

Điều 2. Những Ông (Bà) có tên tại Danh sách nêu trên được hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan

và Ông (Bà) có tên nêu tại Danh sách kèm theo tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

58 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 58

IV. Soạn thảo văn bản hành chính thông thường

• 1. Công văn • 2.Thông báo • 3. Báo cáo • 4. Tờ trình • 5. Biên bản • 6. Kế hoạch

59 11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com

1. Công văn

• Văn bản không có tên loại, dùng để thông tin trong hoạt động, giao dịch, trao đổi công tác, v.v... Giữa các chủ thể có thẩm quyền nhằm giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Còn gọi là công thư.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 60

1. Công văn • Có các loại như: hướng dẫn, giải

thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ ...

• Không nhầm lẫn với thông báo, đề

án, dự án hoặc tờ trình, v.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 61

Bố cục công văn • Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành. Thông thường được bắt đầu bằng các cụm ngữ sau:

• “Phúc công văn số ...” • “ Trường chúng tôi đã nhận được công văn của quý ... số ... ngày ... tháng ... năm ... về vấn đề nêu trên, chúng tôi có ý kiến như sau:...”

• “Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ... ngày thành lập

trường ... và đón nhận Huân chương ... Trường chúng tôi đã nhận được nhiều thư, điện chúc mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi tới.”

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 62

Bố cục công văn

• Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề dặt ra (được nêu ở trích yếu, theo hướng viện dẫn, giải quyết và kết luận vấn đề). Cách hành văn cần phù hợp từng loại công thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm làm cho người đọc có thể tin vào những điều công văn đã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu, giải quyết.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 63 11/28/2016 63

Bố cục công văn

• Kết luận vấn đề: viết ngắn gọn, khẳng định thêm

những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết. Có thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang tính hình thức như:

• “Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn”

• Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu được hậu quả nặng nề của đợt bão lũ vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế xã hội tỉnh nhà. Xin gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!”

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 64 11/28/2016 64

2. Thông báo

Thông tin về: • Một (một vài) vấn đề trong hoạt động của

tổ chức theo quy định của pháp luật;

• Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy

ra, thí dụ việc triển khai hoạt động ... • Kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên; • Kế hoạch điều động nhân sự, cho nghỉ hưu,

v.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 65 11/28/2016 65

2. Thông báo

• Nội dung thông báo: Đối với thông báo

truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của nó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 66 11/28/2016 66

Thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp

• Nêu ngày giờ hợp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó...

• Kết luận của cấp có thẩm quyền: nêu rõ họ tên cấp thẩm quyền, nội dung cuộc họp, thành phần báo cáo viên, kết luận, chỉ rõ trách nhiệm thi hành.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 67 11/28/2016 67

Thông báo nhiệm vụ được giao

• Nêu rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ,

những yêu cầu khi thực hiện nhiệm

vụ, các biện pháp cần áp dụng để

triển khai, thực hiện

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 68

Thông báo về hoạt động triển khai

• Nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 69 11/28/2016 69

Thông báo đặc thù theo quy định pháp luật

• Thông báo lập chi nhánh Mẫu MTP-1

(Ban hành kèm theo thông tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ kế hoạch và đầu tư)

• Thông báo lập văn phòng đại diện Mẫu MTB-2 (Ban hành kèm theo thông tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ kế hoạch và đầu tư)

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 70 11/28/2016 70

2. Thông báo

• Kết thúc thông báo: có thể nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung xã giao, cám ơn nếu xét thấy cần thiết.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 71 11/28/2016 71

Hành văn của thông báo

• Ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 72 11/28/2016 72

3. Báo cáo

• Văn bản trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 73 11/28/2016 73

3. Báo cáo

• Nội dung khai triển: kiểm điểm những việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành, những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công và thất bại, được viết trung thực, không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật, khách quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể, trọng điểm.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 74 11/28/2016 74

3. Báo cáo

• Nội dung mô tả chứ không suy luận (không đưa ra những luận

giải mang tính sáng tạo, kiến nghị như tờ trình), mà trình bày

đánh giá, nhận định trên kết quả khảo sát. Các vấn đề được

mô tả cụ thể, đầy đủ, chính xác và có tình khái quát.

• Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạ, không cầu kỳ, khoa

trương, sa vòa chi tiết rườm rà.

• Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ, khoa

trương, sao vào chi tiết rườm rà.

• Có thể viết theo mẫu quy định

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 75 11/28/2016 75

3. Báo cáo

• Kết luận: kiến nghị những phương hướng, giải phỏp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếp theo, nhận định triển vọng, nờu kiến nghị nếu cú. Một bỏo cỏo cú chất lượng và phải cú đủ hai yếu tố: trường trỡnh vấn đề và kiến nghị về vấn đề.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 76 11/28/2016 76

Các loại báo cáo

• Báo cáo tháng • Báo cáo 6 tháng đầu năm • Báo cáo năm • Báo cáo quý • Báo cáo tuần • Báo cáo đột xuất • Báo cáo chuyên đề • V.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 77 11/28/2016 77

Báo cáo đặc thù theo quy định pháp luật

• Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

• Báo cáo nghiên cứu khả thi

• Báo cáo đầu tư

• …

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 78 11/28/2016 78

3. Báo cáo

• Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bản đối chiếu v.v... (biểu đồ) để minh họa, nhằm tăng thêm độ tin cậy, đó là cách trình bày thuận tiện để tổng hợp dữ liệu, đồng thời làm cho báo cáo dễ đọc hơn và đỡ nhàm chán hơn.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 79 11/28/2016 79

Lưu ý sử dụng biểu đồ

• Trình bày xen kẽ hoặc riêng rẽ với nội dung mô tả. • Được trình bày có thể hiểu được ngay và càng ít

phải diễn giải bằng lời càng tốt.

• Kích thước lớn hơn một nữa trang giấy, trình bày

riêng một trang.

• Cần đánh thứ tự: phía trên biểu mẫu; phía dưới

hình vẽ

• Nếu được trình bày theo chiều ngang- để tên tại lề

phía lề gáy đóng.

• Những nội dung về thời gian trình bày ở trục

ngang.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 80 11/28/2016 80

4. TỜ TRÌNH

• Văn bản đề xuất với cấp trên phê duyệt một vấn đề mới. Đó có thể là một chủ trương, phương án công tác, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc đề nghị, bổ dung, bãi bỏ một văn bản, quy định lỗi thời, hoặc là những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý được mở rộng quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở vật chất.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 81 11/28/2016 81

Bố cục tờ trình

• Đặt vấn đề: nêu lý do đưa ra nội

dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 82 11/28/2016 82

Bố cục tờ trình

• Nội dung tờ trình: tóm tắt đề nghị mới, các phương án khả thi. Viết cụ thể, rõ ràng, thuyết minh rõ nội dung chính có luận cứ, khách quan, không phân tích chung chung, chủ quan, thiên vị. Cần kèm theo tài liệu có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Phân tích phản ứng có thể xảy ra nếu đề nghị không được áp dụng; khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 83 11/28/2016 83

Bố cục tờ trình

• Kết thúc tờ trình: nêu những kiến nghị

cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên duyệt, nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án. Kiến nghị phải xác đáng.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 84 11/28/2016 84

Lưu ý về tờ trình

• Có thể đính kèm văn bản để minh họa cho các

phương án được đề xuất trong tờ trình.

• Có thể mẫu hóa tờ trình đối với những công việc thông dụng như trình duyệt văn bản; kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn, v.v...

• Đối với những công việc hàng ngày, đơn giản

thì nên làm phiếu trình.

• Không dùng tờ trình thay thế cho những văn

bản khác như báo cáo, công thư, v.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 85 11/28/2016 85

Lưu ý về tờ trình

• Tất cả các tờ trình ban giám hiệu được tập trung qua phòng Hành chính để trình theo khối phụ trách. Nơi để gửi ghi chung là “Kính gửi: Giám đốc ...”, không ghi trực tiếp tên lãnh đạo.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 86 11/28/2016 86

Lưu ý về tờ trình

• Thực hiện đúng các quy định hành chính, nội dung trình phải rõ ràng. Trường hợp không đúng các quy định hoặc nội dung không rõ, văn phòng giám đốc sẽ trả lại, đơn vị phải chịu trách nhiệm về sự chậm trễ đó .

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 87 11/28/2016 87

Lưu ý về tờ trình

• Lãnh đạo các đơn vị, bộ phận phải ký

trình. Phòng Hành chính thực hiện việc tóm tắt nội dung trình, kiến nghị của đơn vị trình vào “Phiếu trình giải quyết công việc” để trình lãnh đạo phê duyệt. Các đơn vị căn cứ ý kiến phê duyệt của lãnh đạo trên phiếu trình giải quyết công việc để thực hiện, lưu bản gốc theo quy định.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 88 11/28/2016 88

Lưu ý về tờ trình

• Tờ trình là văn bản quan trọng, không thể thiếu của nhiều loại hồ sơ công việc.

• Tờ trình giải quyết công việc chỉ gửi 1 bản, đến một địa chỉ giải quyết chính; nếu cần gửi đến các địa chỉ có liên quan để biết hoặc phối hợp thì ghi tên các địa chỉ đó ở phần dưới tờ trình (mục nơi nhận).

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 89 11/28/2016 89

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011

Số: …/PTr-ĐHNL-TCCB

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Kính gửi:………………………………

Vấn đề trình: Đơn vị trình: Các văn bản kèm theo:

Tóm tắt nội dung và kiến nghị

Giải quyết của lãnh đạo

1- Nội dung và các ý kiến có liên quan

2- Ý kiến của chuyên viên sau khi đã thẩm tra

Chuyên viên theo dõi ký

3- Ý kiến của Trưởng (phó) phòng

Họ và tên

Họ và tên

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 90 11/28/2016 90

5. Biên bản

• Văn bản hành chính ghi chép những

sự việc ghi chép những sự việc đã

hoặc đang xảy ra trong hoạt động

của các cơ quan, tổ chức do những

người chứng kiến thực hiện.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 91 11/28/2016 91

Các loại biên bản

• Biên bản hội nghị.

• Biên bản sự việc xảy ra.

• Biên bản bàn giao, nghiệm thu công

việc.

• Các loại biên bản khác.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 92 11/28/2016 92

Biên bản hội nghị

• Loại văn bản hành chính để ghi chép, phản ánh ý kiến thảo luận, kết luận, quyết định của hội nghị.

• Là cơ sở ban hành văn bản hành chính để ghi

chép, phản ánh ý kiến thảo luận, kết luận, quyết định của hội nghị.

• Là cơ sở ban hành văn bản như nghị quyết,

quyết định, chỉ thị, v.v...

• Là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết

định của hội nghị

• Là bộ phận hồ sơ hội nghị.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 93 11/28/2016 93

Biên bản hội nghị

• Phần dẫn: giới thiệu mục đích họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký

• Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung.

• Phần kết: các chữ ký, v.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 94 11/28/2016 94

Biên bản sự việc xảy ra

• Ghi lại những việc xảy ra đột

xuất, bất thường

• Trong nhiều trường hợp là bắt buộc theo quy định của pháp luật

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 95 11/28/2016 95

Biên bản bàn giao

• Chức vụ • Hồ sơ • Nghiệm thu • …

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 96 11/28/2016 96

Biên bản khác

• Biên bản ghi nhớ • Biên bản hoà giải • Biên bản xử lý (BBXL chỉ cú thể là một trong những bằng cứ quan trọng để ban hành những quyết định tương ứng, khụng nờn (và khụng được) sử dụng biờn bản để thay thế cho những văn bản đưa ra quyết định quản lý)

• v.v...

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 97 11/28/2016 97

Phương pháp ghi biên bản

• Đầy đủ

• Diễn biến chính

• Kết quả

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 98 11/28/2016 98

Cấu trúc

• Phần dẫn

• Phần diễn biến

• Phần kết

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 99 11/28/2016 99

Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

(QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ SỐ 114/2006/QĐ-TTg NGÀY 25-5-2006 BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ

HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC)

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 100

mẫu

Bố cục Biên bản hội nghị

• Phần dẫn: chủ đề cuộc họp, thời gian, địa

điểm, thành phần tham dự (chủ tọa, thư ký, đại biểu chính thức và không chính thức), chương trình nghị sự.

• Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung.

• Phần kết: thời gian kết thúc và các chữ ký.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 101 11/28/2016 101

Cấu trúc Biªn b¶n sự việc xảy ra

• Ghi thời gian và địa điểm lập BB • Thành phần tham dự • Diễn biến vụ việc xảy ra • Kết luận bước đầu về nguyên nhân

xảy ra sự việc, ai là người chịu trách nhiệm chính.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 102 11/28/2016 102

6. Kế hoạch

Văn bản dự kiến về một chuỗi những hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 103 11/28/2016 103

6. Kế hoạch

Bản hướng dẫn:

• cho ai đó • thực hiện việc gì đó • trong một giai đoạn đã định • với một nguồn vốn

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 104 11/28/2016 104

6. Kế hoạch

Phân bổ thời gian

Xem xét các khả năng thành công

Lường trước hậu quả có thể

Tìm cách ngăn chặn rủi ro hoặc tận dụng cơ may

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 105 11/28/2016 105

6. Kế hoạch

• Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động.

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 106 11/28/2016 106

LỊCH CÔNG TÁC ĐƠN VỊ Tuần từ … đến ….

THỨ

CÔNG VIỆC

THỜI GIAN

ĐỊA ĐIỂM

PHÂN CÔNG

GHI CHÚ

Thứ 2

Thứ 3

Thứ 4

Thứ 5

Thứ 6

Thứ 7

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 107 11/28/2016 107

LỊCH CÔNG TÁC CÁ NHÂN Tuần từ … đến ….

THỨ

CÔNG VIỆC

THỜI GIAN

ĐỊA ĐIỂM

GHI CHÚ

Thứ 2

Thứ 3

Thứ 4

Thứ 5

Thứ 6

Thứ 7

Chủ nhật

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 108 11/28/2016 108

CHƯƠNG TRÌNH HỌP Chủ đề: Thời gian: Địa điểm

THỜI GIAN

CÔNG VIỆC

PHÂN CÔNG

GHI CHÚ

8 g 30

Khai mạc

Chánh VP

8 g 45

Báo cáo

Giám đốc

Cafe: F310

10 g 15 10 g 30

Giải lao Thảo luận

11 g 30

Nghỉ trưa

Tự do

13 g 30

Thảo luận

…

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 109 11/28/2016 109

Xin trân trọng cảm ơn!

Chuyên viên chính Chu Văn Tiến

PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH

Địa chỉ: Khu phố 6, phường Linh Trung, quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh CQ: 08.37220263 DĐ: 0903727011; 0909099565 E-mail: chutiendhnl@yahoo.com

11/28/2016 chutiendhnl@yahoo.com 110 11/28/2016 110