Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ

Chia sẻ: Sdfv Sdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

152
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn trình bày về lý luận kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong doanh nghiệp, thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, giải pháp nhằm hoán thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ

-1- -2- B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Đ I H C ĐÀ N NG TRI U TH NG C HI N Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS Nguy n M nh Toàn Ph n bi n 1:............................................................................. Ph n bi n 2.............................................................................. TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG T I T NG CÔNG TY C PH N D T MAY HÒA TH Lu n văn s ñư c b o v trư c H i ñ ng ch m Lu n văn th c sĩ qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày 5 tháng 8 năm 2012 Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Có th tìm hi u lu n văn t i: Đà N ng- Năm 2012 - Trung tâm Thông tin-H c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
-3- -4- M Đ U hi n có, t ñó rút ra nh ng h n ch c n ñư c kh c ph c, ñ xu t các 1. Tính c p thi t c a ñ tài gi i pháp nh m hoàn thi n công tác ki m soát n i b chu trình mua T ng công ty c ph n D t may Hòa Th là m t doanh nghi p hàng t i T ng công ty c ph n D t may Hòa Th . có quy mô l n, ho t ñ ng ch y u lĩnh v c s n xu t và xu t nh p 3. Đ i tư ng và ph m vi nghiên c u kh u hàng may m c. Qúa trình mua nguyên ph li u ph c v cho - Đ i tư ng nghiên c u c a ñ tài là nh ng v n ñ liên quan ñ n ho t ñ ng s n xu t c a ñơn v r t ph c t p. Do ñó, m t h th ng th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng và thanh toán t i T ng công ki m soát n i b chu trình mua hàng ch t ch t i T ng công ty s ty c ph n d t may Hòa Th . ngăn ng a ñư c các r i ro, h n ch ñ n m c th p nh t các sai sót d n - Ph m vi nghiên c u : Lu n văn gi i h n công tác ki m soát ñ n vi c th t thoát, lãng phí làm tăng chi phí ñ u vào. M t khác, n i b ñ i v i chu trình mua nguyên ph li u ph c v s n xu t hàng may chu trình mua hàng có cân ñ i nguyên ph li u t n kho cho nên n u m c t i T ng công ty. chu trình mua hàng ñư c ki m soát t t thì lư ng hàng t n kho s duy 4. Phương pháp nghiên c u trì m c an toàn và th p nh t có th làm gi m chi phí lưu kho. - Phương pháp ph ng v n: Ph ng v n tr c ti p K toán Ngoài ra, ki m soát t t chu trình mua hàng s tác ñ ng tích trư ng và các nhân viên liên quan v công tác ki m soát n i b chu c c ñ n các quá trình khác ch ng h n như quá trình s n xu t s có trình mua hàng t i T ng công ty. ñư c nguyên ph li u h p lý nh t ñ s n xu t, ñáp ng ñúng, ñ theo - Phương pháp thu th p d li u th c p ñ có ñư c các thông yêu c u ñơn hàng c a khách hàng. Có như v y s t o ñư c uy tín ñ i tin liên quan ñ n ki m soát n i b chu trình mua hàng t i T ng công ty v i khách hàng, thu hút ngày càng nhi u khách hàng ñ n v i ñơn v c ph n D t may Hòa Th . mình, ñ y m nh quá trình tiêu th . Tóm l i, ki m soát t t chu trình - Phương pháp so sánh ñư c dùng ñ phân tích, ñánh giá mua hàng góp ph n mang l i hi u qu thi t th c cho ho t ñ ng s n th c tr ng các th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng t i T ng xu t kinh doanh t i T ng công ty c ph n D t may Hòa Th . Xu t công ty c ph n d t may Hòa Th . phát t th c t ñó, tác gi ñã ch n ñ tài “Tăng cư ng ki m soát n i 5. K t c u lu n văn b chu trình mua hàng t i T ng công ty c ph n D t may Hòa Th ’’ Lu n văn g m 3 chương : làm ñ tài nghiên c u. Chương 1: Lý lu n cơ b n v ki m soát n i b chu trình mua 2. M c tiêu nghiên c u hàng trong doanh nghi p. M c tiêu nghiên c u c a ñ tài là trên cơ s nh ng v n ñ Chương 2: Th c tr ng ki m soát n i b chu trình mua hàng thu c v lý lu n, thông qua nghiên c u th c t công tác ki m soát t i T ng công ty c ph n d t may Hòa Th . n i b chu trình mua hàng t i T ng công ty c ph n d t may Hòa Chương 3: M t s các gi i pháp nh m hoàn thi n ki m soát n i Th , ti n hành phân tích và ñánh giá th c tr ng các th t c ki m soát b chu trình mua hàng t i T ng công ty c ph n d t may Hòa Th .
-5- -6- CHƯƠNG 1 Chu trình mua hàng là m t trong 4 b ph n h p thành ñ t o LÝ LU N CƠ B N V KI M SOÁT N I B thành m t chu trình k toán th ng nh t, quá trình ñư c l p ñi l p l i, CHU TRÌNH MUA HÀNG các chu trình quan h m t thi t v i nhau, ñ m b o hoàn thành m c 1.1 . KHÁI QUÁT CHUNG V KI M SOÁT N I B tiêu c a ñơn v . 1.1.1. Đ nh nghĩa v ki m soát n i b 1.2.1.2. Ch c năng c a chu trình mua hàng Theo báo cáo c a COSO ñư c công b dư i tiêu ñ Ki m Quá trình x lý các nghi p v trong chu trình mua hàng liên quan soát n i b - Khuôn kh h p nh t ñã ñ nh nghĩa v ki m soát n i b ñ n các ch c năng cơ b n sau: như sau: Ki m soát n i b là m t quá trình b chi ph i b i ngư i a. X lý các ñơn ñ t hàng và ký h p ñ ng mua bán qu n lý, h i ñ ng qu n tr và các nhân viên c a ñơn v , nó ñư c thi t b. Nh n hàng hóa, d ch v và ki m ñ nh l p ñ cung c p m t s ñ m b o h p lý nh m ñ t ñư c các m c tiêu c. Ghi nh n các kho n n ngư i bán sau ñây: S h u hi u và hi u qu c a ho t ñ ng, s tin c y c a báo d. X lý và ghi s các kho n thanh toán ngư i bán cáo tài chính, s tuân th pháp lu t và các quy ñ nh .Trong ñ nh 1.2.1.3. R i ro có th x y ra trong chu trình mua hàng nghĩa trên, có b n khái ni m quan tr ng c n lưu ý, ñó là quá trình, a. Giai ño n ñ ngh mua hàng con ngư i, ñ m b o h p lý và m c tiêu. - Đ t mua hàng không c n thi t ho c không phù h p v i m c 1.1.2. M c tiêu c a ki m soát n i b ñích s d ng ho c ñ t hàng trùng l p d n ñ n lãng phí . Theo quan ñi m c a COSO, ki m soát n i b nh m ñ t ñư c - Đ t mua hàng nhi u hơn nhu c u s d ng . các m c tiêu ñã nêu trên. Bên c nh ñó, theo liên ñoàn k toán qu c - Đ t mua hàng quá tr ho c quá s m. t (IFAC) “Ki m soát n i b là m t ch c năng thư ng xuyên c a các - Đ t mua hàng v i ch t lư ng kém và/ho c giá cao. ñơn v , t ch c trên cơ s xác ñ nh r i ro có th x y ra trong t ng - Nhân viên ñ t hàng xóa d u v t c a vi c ñã ñ t hàng ñ ñ khâu công vi c ñ tìm ra bi n pháp ngăn ch n nh m th c hi n có ngh mua hàng l n hai ñ i v i hàng ñã nh n ñư c. hi u qu t t c các m c tiêu ki m soát ñã ñ t ra c a ñơn v ”. b. Giai ño n ch n l a nhà cung c p 1.1.3. Các y u t c u thành h th ng ki m soát n i b - Nhân viên mua hàng có th thông ñ ng v i nhà cung c p. Môi trư ng ki m soát, xác ñ nh r i ro, các th t c ki m soát, c. Giai ño n nh n hàng h th ng thông tin truy n thông và h th ng giám sát. Nh n hàng không ñúng quy cách, ch t lư ng, s lư ng 1.2. KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG hàng ñã ñ t., nh n và bi n th hàng và không nh p kho. DOANH NGHI P d. Giai ño n b o qu n hàng 1.2.1. M t s v n ñ cơ b n v chu trình mua hàng 1.2.1.1. M i quan h gi a chu trình mua hàng v i các chu trình khác
-7- -8- Hàng t n kho có th b m t c p, công nhân có th h y ho c dàng và nhanh chóng t ng h p ñư c s li u t các t p tin chính và gi u nh ng hàng hóa có l i ñ tránh b ph t, hàng hóa b hư h ng, t p tin nghi p v ñ có ñư c thông tin c n tìm. m t ph m ch t. 1.2.3. M c tiêu ki m soát n i b chu trình mua hàng e. Giai ño n tr ti n Vi c ki m soát t t chu trình mua hàng s giúp ñơn v ñ t - L p ch ng t mua hàng kh ng ñ ñư c thanh toán. ñư c c ba m c tiêu theo báo cáo COSO ñã ñ ra. - Chi tr nhi u hơn giá tr hàng ñã nh n. 1.2.4. Th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng - Ghi nh n sai thông tin v nhà cung c p: tên, th i h n thanh toán 1.2.4.1 . Th t c ki m soát nghi p v mua hàng - Ghi chép hàng mua và n ph i tr sai niên ñ , sai s ti n, a. Th t c ki m soát ñ i v i khâu ñ t hàng ghi trùng, ghi sót hóa ñơn. * Th t c ki m soát ñ i v i l p yêu c u mua hàng - Tr ti n cho nhà cung c p khi chưa ñư c phê duy t - Chu trình mua hàng xu t phát t ñ ngh mua hàng c a các - Tr ti n tr h n. b ph n có nhu c u thư ng là kho ho c phân xư ng s n xu t, thông - Không theo dõi k p th i hàng tr l i cho nhà cung c p ho c qua gi y ñ ngh mua hàng. ñư c gi m giá. * Th t c ki m soát ñ i v i vi c phê duy t mua hàng 1.2.2. H th ng các ch ng t , s sách và các báo cáo c a chu - C n giao trách nhi m cho các b ph n liên quan xem xét trình thư ng xuyên nhu c u v hàng t n kho và ư c tính h p lý th i gian 1.2.2.1. H th ng ch ng t c n thi t. Phi u yêu c u hàng hóa/ d ch v , b ng báo giá, ñơn ñ t hàng, báo cáo - C n phân nhi m vi c xét duy t mua hàng cho m t cá nhân. nh n hàng/ Phi u nh p kho, hóa ñơn bán hàng c a ngư i bán, các hóa * Th t c ki m soát ñ i v i vi c l a ch n nhà cung c p ñơn v n chuy n, ch ng t thanh toán, phi u chi, gi y báo n , y - Đ ngh các nhà cung c p báo giá ngay khi có nhu c u mua nhi m chi, séc thanh toán, phi u ñ nh kho n. hàng. Đ i v i hàng hóa có giá tr cao nên ñ u th u ñ ch n l a nhà 1.2.2.2. H th ng s k toán cung c p. Vi c phê duy t ñ l a ch n NCC có th do nhà qu n lý H th ng s k toán trong chu trình mua hàng g m các s chi ti t và tr c ti p th c hi n, ho c y quy n cho lãnh ñ o b ph n mua hàng. các s t ng h p c a các Tài kho n: 331, 133, 152, 153, 111, 112… - Th c hi n nguyên t c b t kiêm nhi m gi a ch c năng ñ t 1.2.2.3. H th ng các báo cáo hàng và xét duy t ch n NCC. Tùy theo yêu c u c a nhà qu n tr mà s có nh ng báo cáo nào ñư c * Th t c ki m soát ñ i v i vi c ñ t hàng s d ng; ñ i v i vi c ghi chép b ng máy tính thì n u có chương trình - T t c nghi p v mua hàng có s ti n vư t quá m t ngư ng ph n m m phù h p v i ñ c ñi m c a t ng ñơn v thì k toán s d nào ñó ñ u ph i l p ĐĐH căn c vào gi y ñ ngh mua hàng. ĐĐH trư c khi th c hi n ph i ñư c phê duy t.
-9- - 10 - - Ch có b ph n mua hàng m i ñư c phép ñ t hàng. nhân viên k toán nên ñư c giám sát và xem xét công vi c c a h v i b. Th t c ki m soát ñ i v i khâu nh n hàng và nh p kho s tr giúp c a máy tính ñ ki m tra các báo cáo và các truy c p. Vi c nh n hàng nên giao cho m t b ph n ñ c l p th c hi n, Ki m soát s y quy n: T t c các nghi p v mua hàng ph i b ph n này c n tách bi t v i b ph n ñ t hàng. ñư c các nhà qu n lý thông qua. 1.2.4.2. Th t c ki m soát nghi p v thanh toán Ki m soát vi c ñăng nh p d li u: Nhân viên s l p m t mã C n có quy ñ nh v luân chuy n ch ng t ñ ñ m b o hóa ñ truy c p vào ph n công vi c ñư c giao, ch truy c p và ti p c n ñơn c a NCC ñư c chuy n ngay ñ n phòng k toán. Khi nh n hóa nh ng chương trình thu c ph m vi c a nhân viên ñó. ñơn, k toán công n s ki m tra ñ i chi u gi a hóa ñơn v i các b. Ki m soát ng d ng ch ng t khác ñ ñ m b o nghi p v mua hàng ñã ñư c xét duy t Ki m soát vi c nh p d li u, ki m soát quá trình x lý d ñ y ñ , hàng nh n ñúng s lư ng, ch t lư ng, giá c . li u, ki m soát thông tin ñ u ra. 1.2.5. Các th t c ki m soát chu trình trong ñi u ki n áp d ng CHƯƠNG 2 máy vi tính TH C TR NG KI M SOÁT N I B a. Ki m soát chung CHU TRÌNH MUA HÀNG T I T NG CÔNG TY Ki m soát ho t ñ ng t ch c: Tuân th nguyên t c b t kiêm C PH N D T MAY HÒA TH nhi m, phân công phân nhi m. 2.1. GI I THI U CHUNG V T NG CÔNG TY C PH N D T Ki m soát ch ng t : Ki m soát vi c nh p li u và hình thành MAY HÒA TH ch ng t t máy vi tính, ki m soát các b n sao ch ng t , ki m soát 2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri n c a T ng công ty c sơ ñ luân chuy n ch ng t , các báo cáo. ph n D t may Hòa Th Ki m soát vi c gi i trình tài s n: Các kho n ph i tr trong Tên t ch c: T ng công ty c ph n D t may Hòa Th nh ng file g c nên ñư c duy trì và ph i tích h p v i s li u trên các Tên giao d ch qu c t : HOA THO TEXTILE-GARMENT file t ng h p, các b ng ghi v hàng t n kho nên ñư c duy trì và ñi u JIONT STOCK CORPORATION ch nh ñ nh kỳ v i s lư ng hàng t n kho th c t , ñ i chi u s dư T ng công ty c ph n D t may Hòa Th ñư c thành l p t trong tài kho n ngân hàng v i s dư trên TK 112. năm 1962, ti n thân có tên là Nhà máy D t Hòa Th (Sicovina) thu c Ki m soát quá trình qu n lý: Các nhân viên bao g m nh ng công ty K ngh Bông v i Vi t Nam. ngư i vi t chương trình, các k toán viên… nên ñư c ñào tào tay Ngày 15/11/2006 chuy n thành T ng Công ty C ph n D t ngh và ký k t h p ñ ng rõ ràng. may Hòa Th , là ñơn v thành viên c a T p ñoàn D t may Vi t Nam Ki m soát ho t ñ ng d li u trung tâm: D li u liên quan ñ n (VINATEX) và Hi p H i D t may Vi t Nam (Vitax) thu c B Công nghi p v mua hàng nên ñư c thi t l p rõ ràng. H th ng thông tin và thương.
- 11 - - 12 - 2.1.2. Ngành ngh kinh doanh và m c tiêu ho t ñ ng c a T ng 2.1.4.2. Hình th c s k toán công ty Hi n nay t i T ng Công ty ñang áp d ng hình th c k toán a. Ngành ngh kinh doanh máy. Và chương trình ph n m m mà Hoà Th ñang s d ng là ph n S n xu t hàng may s n (tr trang ph c): s n xu t, kinh m m Bravo 6.3 c a công ty ph n m m Bravo chi nhánh t i thành ph doanh, xu t nh p kh u hàng may m c, v i, s i, ch khâu, các lo i Đà N ng. thi t b , nguyên ph li u, ph tùng ngành d t may. 2.2. TH C TR NG MÔI TRƯ NG KI M SOÁT T I T NG b. M c tiêu ho t ñ ng c a T ng công ty CÔNG TY C PH N D T MAY HÒA TH - T ng Công ty ñư c thành l p ñ huy ñ ng và s d ng 2.2.1. Đ c thù qu n lý ngu n v n trong vi c s n xu t kinh doanh các s n ph m theo ngành Công tác qu n lý ñư c th c hi n theo nguyên t c nh t quán ngh ghi trong gi y ch ng nh n ñăng ký kinh doanh. t trên xu ng. Quy n l c không ch t p trung vào m t cá nhân duy - Xây d ng, phát tri n T ng công ty thành m t doanh nghi p nh t mà phân tán cho nhi u thành viên, ñi u này t o s ki m soát l n s n xu t kinh doanh ña ngành, có ti m l c tài chính và trình ñ k nhau và khi b t kỳ m t phương án, quy t ñ nh nào ñưa ra cũng ñ u thu t – công ngh tiên ti n ñáp ng yêu c u phát tri n ngành D t may có s tham mưu, góp ý c a nhau và ñi u ñó làm cho quy t ñ nh c a hi n ñ i. h càng có giá tr . - Nâng cao hi u qu kinh doanh nh m t i ña hóa l i nhu n có 2.2.2. Cơ c u t ch c ñư c c a T ng công ty cho các c ñông. T ng công ty c ph n d t may Hòa Th là m t ñơn v có quy - Xây d ng T ng Công ty C ph n D t may Hòa Th tr mô l n , quy n h n, trách nhi m và ch c năng ñư c phân chia r ng thành m t trong nh ng Trung tâm d t may c a Vi t Nam và khu v c kh p và khá ph c t p, tuy nhiên s phân chia này gi a các ñơn v Đông Nam Á. thành viên hay gi a các b ph n phòng ban... luôn t o s rõ ràng, 2.1.3. Đ c ñi m t ch c qu n lý c a T ng Công ty thi t l p ñư c s ñi u hành và ki m soát trên toàn b ho t ñ ng c a Cơ c u t ch c b máy c a T ng công ty ñư c th hi n sơ ñ công ty và không có s ch ng chéo trách nhi m, quy n h n l n nhau 2.1 và sơ ñ t ch c c a T ng công ty ñư c th hi n sơ ñ 2.2. gi a các b ph n. 2.1.4. T ch c công tác k toán 2.2.3. Chính sách nhân s 2.1.4.1. T ch c b máy k toán T ng công ty có chính sách tuy n d ng lao ñ ng, ch ñ lao Mô hình t ch c b máy k toán t i T ng Công ty là mô hình ñ ng, th i gian làm vi c, chính sách ti n lương cũng ñư c quy ñ nh h n h p, t c là v a phân tán v a t p trung. Mô hình T ch c b máy rõ ràng và h p lý, ñáp ng t t nh t nhu c u và quy n l i cho ngư i k toán t i T ng công ty ñư c th hi n sơ ñ 2.3. lao ñ ng, ñ m b o an toàn và s c kh e cho ngư i lao ñ ng.
- 13 - - 14 - Bên c nh ñóT ng công ty luôn quan tâm t i vi c xây d ng ñ i ngũ 2.3. TH C T CÔNG TÁC KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH cán b qu n lý và nhân viên chuyên nghi p. . MUA HÀNG T I T NG CÔNG TY C PH N D T MAY 2.2.4. Công tác l p k ho ch và d toán HÒA TH Vào cu i tháng, quý, năm các cá nhân, các c p, các b ph n 2.3.1. M c tiêu ki m soát n i b chu trình mua hàng t i T ng qu n lý có trách nhi m giám sát, ki m tra, ñ i chi u công vi c cũng công ty như tình hình ho t ñ ng trong ph n trách nhi m c a mình. Cu i quý, 2.3.1.1. Đ c ñi m ho t ñ ng mua hàng H i ñ ng qu n tr ti n hành các cu c h p ñ ñánh giá ho t ñ ng s n + Đ c ñi m nguyên ph li u xu t kinh doanh c a T ng công ty trong quý và ñ ra gi i pháp ñ Nguyên ph li u ñ ñáp ng nhu c u s n xu t c a T ng công th c hi n k ho ch cho quý k ti p. H i ñ ng qu n tr cùng v i Ban ty r t ña d ng và phong phú v ch ng lo i. Các lo i nguyên ph li u ñi u hành ñưa ra nh ng phương hư ng c th , các gi i pháp l n ñ ñư c mua theo t ng lô l n, không mua l . T ng công ty hoàn thành các ch tiêu s n lư ng, doanh thu, l i + Đ c ñi m nhà cung c p nhu n, ti n lương trong năm. Trong ho t ñ ng s n xu t kinh doanh hàng may m c Công ty 2.2.5. y ban ki m soát s d ng khá nhi u ch ng lo i nguyên v t li u, t ñó các nhà cung c p Hi n nay, T ng công ty ñã có Ban ki m soát, Ban ki m soát cũng ña d ng t nhi u nư c khác nhau. do Đ i h i ñ ng C ñông b u, g m 3 thành viên. + Phương th c thanh toán 2.2.6. Các nhân t bên ngoài T ng Công ty ñang có 3 hình th c thanh toán cho nhà cung - S bi n ñ ng b t thư ng c a giá d u th gi i. c p chính ñó là TT, DP, và LC. - S nh hư ng c a n n kinh t Vi t Nam cũng như n n 2.3.1.2. M c tiêu ki m soát kinh t th gi i cũng có s tác ñ ng không nh ñ n môi trư ng ki m + Đ i v i giai ño n mua hàng soát c a T ng công ty. Mua ñúng tên hàng, ñ m b o ñúng quy cách, ch t lư ng, s - S c i ti n không ng ng c a khoa h c công ngh . lư ng. Mua hàng k p th i, ñúng k ho ch ñã xây d ng. - Trong môi trư ng c nh tranh kh c li t như hi n nay thì + Đ i v i giai ño n thanh toán chính sách giá hay chi n lư c kinh doanh m i c a ñ i th c nh tranh Vi c thanh toán ph i ñ m b o ñúng v i s lư ng hàng th c cũng làm nh hư ng ñ n giá c cũng như th ph n c a T ng công ty. t mua, ñúng nhà cung c p, thanh toán ñúng giá ñã th a thu n trên h p - Nhu c u, th hi u c a ngư i tiêu dùng thay ñ i ñ ng, tr ñ s ti n n Nhà cung c p, thanh toán ñúng h n . - Các cơ quan ch c năng có s thay ñ i v chính sách tài 2.3.2. T ch c h th ng thông tin ph c v cho quá trình ki m chính ti n t . soát n i b chu trình mua hàng t i T ng công ty 2.3.2.1. T ch c l p và luân chuy n ch ng t
- 15 - - 16 - a. Mua hàng Phòng kinh doanh l p gi y ñ ngh thanh toán g i ñ n phòng * Khâu ñ t hàng k toán. K toán v t tư nh n gi y ñ ngh thanh toán ki m tra, ñ i Sau khi ti p nh n ñơn hàng t khách hàng, căn c vào k ho ch chi u v i hóa ñơn, phi u nh p kho... r i chuy n sang cho k toán N s n xu t kinh doanh Phòng kinh doanh xét duy t Đơn hàng ñó, l p ph i tr ngư i bán. b ng cân ñ i nguyên ph li u, liên h nhà cung c p ñ nh n báo giá. K toán TGNH ki m tra và chuy n k toán trư ng ký duy t, Sau ñó chuy n sang phòng k toán ñ làm căn c ñ i chi u, ki m tra sau ñó s l p y nhi m chi/l nh chi ho c yêu c u ngân hàng m LC khi thanh toán. tùy theo yêu c u H p ñ ng, trình k toán trư ng ki m tra, ký duy t. Sơ ñ luân chuy n ch ng t khâu ñ t hàng ñư c th hi n sơ H ng kỳ, k toán TGNH s ñ i chi u v i s ph c a ngân hàng. ñ 2.4. Sơ ñ luân chuy n ch ng t khâu thanh toán ñư c th hi n * Khâu nh n hàng và nh p kho sơ ñ 2.6. Phòng kinh doanh căn c vào h p ñ ng ñ l p gi y ñ ngh 2.3.2.2. H th ng s sách k toán thanh toán và g i cho phòng k toán (ñ i v i h p ñ ng yêu c u ñơn Công ty áp d ng hình th c s sách k toán theo Quy t ñ nh v ph i thanh toán trư c khi nh n hàng). s 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 c a B Tài chính. Sau khi thanh toán thì nhà cung c p s g i Bill of Lading 2.3.3. Th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng t i T ng công (v n ñơn) ñ n phòng K ho ch – Th trư ng. Sau ñó phòng KH – TT ty c ph n d t may Hòa Th s mang Bill of Lading ñó và Đơn ñ t hàng tương ng ñ n cơ quan 2.3.3.1. Th t c ki m soát nghi p v mua hàng h i quan ñ làm th t c nh n hàng. *Th t c ki m soát khâu Đ t hàng Th kho nh n hàng, ki m tra, ñ i chi u v i Packing List c a - Trư ng phòng căn c vào k ho ch s n xu t kinh doanh c a nhà cung c p, l p b ng nh p hàng. Phòng ch t lư ng tham gia quá T ng công ty ñ xét duy t Đơn hàng. trình nh n hàng và l p biên b n ki m v i và g i phòng kinh doanh. -Nhân viên ph trách ñơn hàng c a Phòng kinh doanh ñ m Phòng kinh doanh sau khi nh n hóa ñơn GTGT c a nhà cung c p g i nh n vi c l p Đơn ñ t hàng. ñ n phòng KH-TT. Căn c vào b ng nh p hàng, hóa ñơn GTGT, B ng báo giá sau khi ñư c trư ng phòng kinh doanh ki m tra cư c phí v n chuy n phòng KH –TT s l p phi u tính giá thành v t l i s ñư c g i lên giám ñ c ñ ký duy t, sau cùng s chuy n sang tư th c t . phòng k toán ñ làm căn c ñ i chi u, ki m tra khi thanh toán. Sơ ñ luân chuy n ch ng t khâu nh n hàng và nh p kho ñư c Căn c vào Đơn ñ t hàng ñã ñư c ch p thu n, Phòng kinh th hi n sơ ñ 2.5. doanh có trách nhi m so n th o H p ñ ng ho c ki m tra các ñi u b. Thanh toán kho n trong h p ñ ng trong trư ng h p nhà cung c p so n th o H p ñ ng theo m u c a h và trình ký.
- 17 - - 18 - * Th t c ki m soát khâu nh n hàng và nh p kho - Nhân viên kho: M i nhân viên kho s ñ m nh n vi c nh n + Thanh toán trư c khi nh n hàng v t tư và qu n lý v t tư cho m t ñ i tư ng khách hàng c th , ho c - Phòng kinh doanh: M t s h p ñ ng yêu c u ñơn v ph i m t nhóm khách hàng c th . thanh toán trư c khi nh n ñư c hàng. Phòng kinh doanh s căn c vào Khi ki n hàng ñã nh p kho (c th là kho ph li u) thì nhân H p ñ ng ñ l p Gi y ñ ngh thanh toán và g i cho phòng k toán. viên kho m i ti n hành ñ m s lư ng và ki m tra ch t lư ng bên - Phòng k toán Sau khi nh n Gi y ñ ngh thanh toán s trong, yêu c u ki m tra nhanh chóng trong vòng không quá 3 ngày và ñư c k toán n ph i tr ngư i bán và k toán trư ng xét duy t trư c l p Phi u ki m tra ph li u. khi g i cho k toán ngân hàng ti n hành thanh toán cho ngư i bán. N u s lư ng hàng trong m t ki n hàng không ñ y ñ ho c + Làm th t c h i quan là ch t lư ng không ñ m b o như quy ñ nh thì nhân viên kho s quay Phòng k ho ch - th trư ng: Sau khi ñã thanh toán cho nhà phim, ch p hình, mô t l i ñ c ñi m c a ki n hàng ñó và g i cho cung c p ho c khi ñã ñ n th i h n nhà cung c p giao hàng, Phòng k phòng kinh doanh ñ h làm vi c l i v i nhà cung c p trong th i gian ho ch th trư ng s nh n ñư c m t Bill of Lading c a s hàng ñó. s m nh t. Cán b Đ i xu t nh p kh u phòng k ho ch s ñem Bill of - Phòng qu n lý ch t lư ng: tham gia ki m tra ch t lư ng Lading và Đơn ñ t hàng tương ng ñ n h i quan ñ ñ i chi u, ki m tra hàng khi nh p kho (c th là kho nguyên li u), nhưng ch y u là và làm th t c nh n hàng, l p t khai xu t nh p kh u (Ph l c 04). ki m tra ch t lư ng v i. M t biên b n ki m v i s ñư c l p và g i lên + Nh n hàng t i kho phòng kinh doanh. - Th kho: nh n hàng, ki m ñ m s ki n hàng, l p B ng nh p - Phòng kinh doanh: nh n B ng nh p hàng, Packing List, hàng. Khi ki m ñ m s lư ng ki n hàng, th kho ñ i chi u v i Biên b n ki m v i, Phi u ki m tra ph li u t kho và x lý k p th i Packing List (Ph l c 03) c a nhà cung c p và s Đơn ñ t hàng các chênh l ch n u có. tương ng, so sánh s lư ng th c t v i s lư ng ñư c ghi trên + L p phi u tính giá thành v t tư th c t Packing List ñã trùng kh p chưa và l p B ng nh p hàng, ñ báo cáo Phòng KH-TT: căn c vào Hóa ñơn GTGT c a nhà cung c p s lư ng th a thi u lên phòng kinh doanh. B ng nh p hàng là các t v t tư, c a nhà v n chuy n, b o hi m t phòng Kinh doanh và b ng r i, không ñư c ñánh s th t . nh p hàng phòng KH-TT s l p Phi u tính giá thành v t tư th c t Ngoài ra, khi nh n hàng ch ti n hành ki m tra ki n hàng mà theo b ng s 2.6. không ki m tra ch t lư ng, r t ít khi b ph n qu n lý ch t lư ng tham + L p Phi u nh p kho gia ki m hàng t i th i ñi m nh n hàng. Phòng k ho ch - Th trư ng: d a vào thông tin sau khi tính + Nh p kho giá thành v t tư th c t phòng k ho ch - th trư ng ti n hành l p Phi u nh p kho (b ng 2.7).
- 19 - - 20 - 2.3.3.2. Th t c ki m soát ñ i v i nghi p v thanh toán 2.4.1. Ki m soát chung * Th t c ki m soát n i b khâu ghi nh n và xác ñ nh Ki m soát ho t ñ ng t ch c, Ki m soát ch ng t , Ki m soát nghĩa v thanh toán vi c gi i trình tài s n, Ki m soát quá trình qu n lý, Ki m soát ho t *K toán v t tư: ñ ng d li u trung tâm, Ki m soát s y quy n, Ki m soát vi c ñăng K toán v t tư khi nh n ñư c b ch ng t g m B ng báo giá, nh p d li u cơ b n T ng công ty th c hi n khá t t. ĐĐH, H p ñ ng, các Hóa ñơn GTGT, Bill of Lading, T khai hàng 2.4.2. Ki m soát ng d ng hóa nh p kh u, Phi u nh p kho, Phi u tính giá thành v t tư th c t ,… Vi c nh p d li u, x lý d li u và qu n lý thông tin ñ u ra ñã thì ñ i chi u, ki m tra và nh p li u nghi p v phát sinh. ñư c T ng công ty ki m soát khá ch t ch . Căn c vào Phi u tính giá thành v t tư th c t và các Hóa 2.5. ĐÁNH GIÁ V TH C TR NG MÔI TRƯ NG KI M SOÁT ñơn GTGT c a nhà v n chuy n, b o hi m l p phi u Chi phí mua VÀ CÔNG TÁC KI M SOÁT N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG hàng, thu NK có ñ nh kho n và trình k toán trư ng ki m tra và ký T I T NG CÔNG TY C PH N D T MAY HÒA TH duyêt.( B ng 2.9) 2.5.1. Đánh giá môi trư ng ki m soát * K toán N ph i tr ngư i bán: * Ưu ñi m Sau khi K toán ph n hành v t tư nh p li u ch ng t , ph n Nhìn chung môi trư ng ki m soát khá ch t ch . m m s t ñ ng c p nh t d li u liên quan ñ n TK 331 và K toán * Như c ñi m ph i tr ngư i bán có th theo dõi kho n N ph i tr ngư i bán Ban ki m soát c a T ng Công ty ñư c l p ra nhưng v n chưa * K toán trư ng: là ngư i ñ i chi u và ki m tra b ch ng t phát huy h t vai trò c a mình. Lãnh ñ o c a T ng Công ty khá tin l i m t l n n a trư c khi ký vào các Phi u nh p kho có ñ nh kho n, tư ng vào nhân viên c a mình mà giao quy n khá l n t i Phòng kinh Phi u chi mua hàng, thu NK, cũng như Phi u k toán. doanh, ñi u ñó không tránh kh i nh ng gian l n và sai sót. * Th t c ki m soát n i b khâu thanh toán 2.5.2. Đánh giá h th ng thông tin ph c v cho công tác ki m soát Tùy theo h p ñ ng th a thu n gi a hai bên mua bán thì * Ưu ñi m phương th c thanh toán s khác nhau, căn c vào Gi y ñ ngh thanh H th ng thông tin k toán t i T ng công ty cũng ñư c th c toán, các y nhi m chi/ L nh chi s ñư c l p, ñơn v ti n hành liên hi n nghiêm túc. Ph n m m k toán hi n ñang ñư c s d ng t i ñơn h v i ngân hàng ñ thanh toán cho nhà cung c p. v - ph n m m Bravo 6.3 có khá nhi u ưu ñi m như phân quy n cho 2.4. CÁC TH T C KI M SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG ngư i s d ng.M i quan h thông tin gi a các b ph n cũng như quá TRONG ĐI U KI N ÁP D NG MÁY VI TÍNH trình luân chuy n và lưu tr ch ng t khá nghiêm ng t, h p lý và ki m soát t t.
- 21 - - 22 - * Như c ñi m nay, các tác ñ ng t bên ngoài như tình hình kinh t th gi i, s c nh H th ng bi u m u, ch ng t ph c v công tác k toán chu tranh kh c li t c a các doanh nghi p D t may trong nư c, khu v c và trình mua hàng chưa ñáp ng ñ y ñ nhu c u ki m soát. trên th gi i ñòi h i T ng công ty ph i có gi i pháp c nh tranh h u 2.5.3. Đánh giá th t c ki m soát n i b chu trình mua hàng t i hi u nh t, m t trong nh ng gi i pháp ñó là h giá thành s n ph m. Đ T ng công ty c ph n d t may Hòa Th th c hi n thành công gi i pháp này thì vi c tăng cư ng ki m soát n i 2.5.3.1. Ưu ñi m b chu trình mua hàng ñ h chi phí ñ u vào th p nh t có th ñ ñ m Th t c ki m soát khâu mua hàng và khâu thanh toán t i b o l i nhu n là công vi c ñư c ưu tiên hàng ñ u. V i th c tr ng T ng công ty khá ch t ch . hi n có c a công tác ki m soát n i b chu trình mua hàng t i T ng 2.5.3.2. Như c ñi m công ty c ph n d t may Hòa Th c n thi t ph i có nh ng gi i pháp khâu ñ t hàng công ty ñã không l p gi y yêu c u mua tăng cư ng nh m hoàn thi n công tác này. hàng mà ti n hành l p ĐĐH ngay khi có nhu c u. khâu này chưa 3.2. HOÀN THI N MÔI TRƯ NG KI M SOÁT T I T NG có s tách bi t công vi c gi a nhân viên cân ñ i nguyên ph li u và CÔNG TY C PH N D T MAY HÒA TH nhân viên ph trách ñơn hàng ñ i v i ñơn hàng nh .Công vi c ñ t Do v y, v i nh ng như c ñi m ñã trình bày chương 2 ho t hàng và tìm ch n nhà cung c p cùng m t b ph n có th d n ñ n ñ ng c a Ban ki m soát c n ñư c ñi u ch nh b i m t khung pháp lý vi c nh n hoa h ng, chi t kh u, gi c thông ñ ng v i nhà cung c p. khâu nh n hàng và nh p kho : Sau khi ki m ñ m các ki n rõ ràng hơn. Đ ng th i, khi ñư c c ñông tin tư ng và trao quy n, hàng th kho cho nh p ñ ng th i ký vào m t ch ng t g i là L nh Ban ki m soát ph i có ñ kh năng th c thi nhi m v , nh n th c và giao hàng c a NCC mà không h l p Biên b n nh n hàng. nâng cao hơn vai trò c a mình, các báo cáo c a Ban ki m soát ph i khâu thanh toán các gi y ñ ngh thanh toán ti n mua hàng th hi n ñư c tính ñ c l p và chính xác. Đi u ñó không ch ñ m b o cho nhà cung c p, m c dù là nh ng nghi p v thanh toán v i s ti n quy n l i cho nhà ñ u tư, c ñông mà còn nâng cao uy tín và s phát r t l n, nhưng hi n t i ch có s xét duy t c a k toán trư ng. tri n c a T ng Công ty. CHƯƠNG 3 Vi c tin tư ng và giao quy n cho nhân viên c p dư i c a M T S GI I PHÁP NH M HOÀN THI N KI M SOÁT N I mình có th phát huy vai trò c a h , nhưng cũng không tránh kh i B CHU TRÌNH MUA HÀNG T I T NG CÔNG TY C PH N D T MAY HÒA TH nh ng gian l n và sai sót. Do v y, T ng Công ty nên h n ch vi c giao quy n quá l n hay kiêm nhi m nhi u công vi c cho nhân viên 3.1. S C N THI T C A VI C TĂNG CƯ NG KI M SOÁT ñ có th h n ch m t s r i ro. N I B CHU TRÌNH MUA HÀNG T I T NG CÔNG TY C Hi n nay h th ng ki m soát n i b c a công ty ñang ñư c PH N D T MAY HÒA TH v n hành, tuy nhiên Ban giám ñ c không th ki m soát h t ho t ñ ng N u mua hàng không ñư c ki m soát t t s d n ñ n tăng chi c a b ph n này. Do ñó thi t nghĩ T ng công ty nên hình thành m t chi phí ñ u vào, làm gi m hi u qu s n xu t kinh doanh t i ñơn v . b ph n giám sát ho t ñ ng ki m soát n i b t ng khâu công vi c – V i quy mô l n như T ng công ty c ph n D t may Hòa Th hi n
- 23 - - 24 - B ph n Ki m toán n i b ch ng h n, ñó là m t b ph n thu c b 3.3.2. Tăng cư ng th t c KSNB chu trình mua hàng t i T ng máy ñi u hành - qu n lý c a Ban giám ñ c. công ty c ph n D t may Hòa Th 3.3. M T S GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG KI M SOÁT * khâu ñ t hàng v n còn m t s các r i ro mà T ng công N IB CHU TRÌNH MUA HÀNG T I T NG CÔNG TY C ty chưa ki m soát t t như: PH N D T MAY HÒA TH Đ xác ñ nh trách nhi m c a ngư i yêu c u mua hàng ñ m 3.3.1. Hoàn thi n h th ng thông tin ph c v KSNB chu trình b o vi c ki m soát ñư c ch t ch hơn, trư c khi l p ĐĐH công ty mua hàng c n ph i l p gi y yêu c u mua hàng và trình c p lãnh ñ o ký duy t. 3.3.1.1. H th ng ch ng t Gi y yêu c u mua hàng ph i ñư c ñánh s th t liên t c trư c khi s Đ tăng cư ng hi u qu KSNB ñ i v i chu trình mua hàng t i d ng và giao cho ngư i ph trách ñ ngh mua hàng b o qu n. T ng công ty, c n thi t ph i b sung ñ hoàn thi n h th ng bi u m u, Tách bi t trách nhi m nhân viên cân ñ i NPL và nhân viên l p ch ng t c th như sau: l p gi y yêu c u mua hàng, bên c nh ñó B ng ĐĐH cho c nh ng h p ñ ng l n và nh . B i l h p ñ ng dù l n hay nh p hàng hình thành do th kho l p mà không có ch ký c a các bên nh cũng có th x y ra sai sót, ch không ch chú tr ng ñ n nh ng h p liên quan nào. Đ i v i Gi y ñ ngh thanh toán c n có s phê chu n ñ ng l n như hi n nay. Các ĐĐH l p xong ñ u có s ki m tra giám sát c a T ng giám ñ c nh m tăng cư ng s ki m soát ch t ch hơn trong và theo dõi c a trư ng phòng cũng như c a Giám ñ c. nghi p v thanh toán, ñ m b o t t nguyên t c s y quy n và phê Vi c liên h và nh n các B ng báo giá ph i công khai và chu n, l p m t Phi u theo dõi thanh toán liên quan ñ n m t nhà cung tr c tuy n, không ch trư ng phòng kinh doanh, mà phòng k toán và c p nào ñó ñ tránh r i ro là b quên ho c sót m t Hóa ñơn nào ñã ñ n giám ñ c có th theo dõi. T ng giám ñ c nên y quy n cho m t Phó h n thanh toán. Phi u theo dõi thanh toán có th như sau: giám ñ c ti n hành l a ch n NCC d a trên tiêu chí do Công ty xây 3.3.1.2. H th ng báo cáo d ng. T ng công ty nên x ph t nghiêm khi phát hi n nhân viên nh n H th ng báo cáo c a Công ty cũng chưa ñ y ñ . Do v y c n ti n hoa h ng không ñư c phép t NCC và ñ nh kỳ ti n hành ki m b sung m t s các báo cáo sau: tra vi c này. Đ nh kỳ theo tháng l p m t báo cáo các ĐĐH ñ thu n ti n Đ h n ch r i ro trên ñư ng truy n, ĐĐH ngoài hình th c hơn trong quá trình ki m tra và theo dõi. Báo cáo các ĐĐH có th l p g i mail, T ng công ty nên s d ng hình th c khác như g i thư b o theo m u như b ng 3.4. ñ m,... Báo cáo nh n hàng (b ng 3.5) nên ñư c l p và có ch ký c a * khâu nh n hàng và nh p kho ñ i di n bên giao hàng. Bên c nh ñó, t i kho, hàng tháng cũng nên Khi nh n hàng ph i ñư c l p Báo cáo nh n hàng, Báo cáo l p báo cáo nh p kho (b ng 3.6). nh n hàng ph i có ch ký c a ngư i giao hàng, b ph n nh n hàng (th kho) và ngư i l p (nhân viên Phòng K ho ch – Th trư ng).
- 25 - - 26 - Phi u này ph i ñư c ñánh s liên t c, là b ng ch ng v vi c nh n b chu trình mua hàng t i T ng công ty c ph n d t may Hòa Th , hàng và ki m tra hàng hóa. lu n văn ñã gi i quy t ñư c các v n ñ sau: Sau khi nh n xong, hàng ñư c chuy n ñ n nh p kho, trong - Tìm hi u ñ c ñi m ho t ñ ng s n xu t kinh doanh, t ch c quá trình này c n có s tham gia c a phòng k ho ch – th trư ng ñ qu n lý, th c tr ng ki m soát n i b chu trình mua hàng t i T ng th c hi n giám sát công vi c nhân viên chuy n hàng tránh tình tr ng công ty c ph n d t may Hòa Th , phân tích, ñánh giá ch ra ñư c m t c p. nh ng ưu ñi m và các m t h n ch cũng như nguyên nhân d n ñ n Các ch ng t ñư c l p t i th i ñi m này là B ng nh p hàng, các m t t n t i ñó. Phi u ki m tra ph li u (n u kho Ph li u), Biên b n ki m v i (n u - Đ xu t m t s các gi i pháp nh m tăng cư ng ki m soát kho May). Tuy nhiên B ng nh p hàng do th kho l p nên ñư c n i b chu trình mua hàng t i T ng công ty c ph n d t may Hòa ñánh s th t , có ch ký xác nh n c a kho, nhân viên nh n hàng Th . phòng k ho ch – th trư ng. * khâu thanh toán Gi y ñ ngh thanh toán cho NCC c n ph i xin thêm s xét duy t c a giám ñ c ñ i v i các nghi p v thanh toán mua hàng trên 100 tri u ch ng h n ñ ñ m b o tính phê chu n ñúng ñ n, ñ y ñ và ñ m b o tính tin c y. K T LU N Trong ti n trình phát tri n n n kinh t - xã h i Vi t Nam hi n nay, ñ c bi t là trong xu th h i nh p kinh t qu c t , vi c minh b ch tình hình tài chính s t o r t nhi u ñi u ki n thu n l i cho doanh nghi p trong quá trình ho t ñ ng kinh doanh. Do v y ki m soát t t chi phí nh m h giá thành s n ph m là v n ñ mà các ch doanh nghi p quan tâm hàng ñ u. T ñó, thi t l p m t h th ng ki m soát n i b ch t ch phát huy hi u qu các vai trò là vi c h t s c c n thi t trong m i doanh nghi p. Qua quá trình nghiên c u các lý lu n v ki m soát n i b chu trình mua hàng và thông qua k t qu kh o sát th c ti n ki m soát n i