Tr l

i đi n tho i - Bí quy t t o d ng n t

ng v i khách hàng

ả ờ

ế ạ

ấ ượ

ự

ệ

ạ

ớ

i đi n tho i c a nhân ỹ ệ ề ố ớ ấ ạ ủ ầ ệ ệ ọ ố ệ ẫ ệ ầ ủ ế i đi n tho i s t o nên n t ạ ẽ ạ ấ ượ ệ ạ ề ầ ả ờ ủ

ảnh minh họa

i g i c m nh n đ Đ i v i nhi u doanh nghi p, k năng tr l ả ờ viên đóng vai trò r t quan tr ng. Đi n tho i hi n v n là đ u m i liên ạ h chính c a h u h t các doanh nghi p v i khách hàng. Và cách ớ b n tr l nghi p c a b n v i khách hàng. Các bí quy t tr l ệ ế ả ờ đây s giúp b n đ m b o r ng ng ậ ả ằ ẽ ng đ u tiên v doanh i đi n tho i sau ạ c h đang ọ ườ ọ ả ệ ạ ạ ệ ượ ớ ả làm vi c v i m t doanh nghi p thành công. ớ ộ ệ ệ

1) Tr l t c các cu c g i đi n tho i đ n tr c h i chuông th ba. i t ả ờ ấ ả ạ ế ệ ộ ọ ướ ứ ồ

ệ ỏ thái đ thân thi n, c i m và nhi ệ ở ọ ạ ở ầ đ u 2) Khi tr l ả ờ dây đi n tho i là n t ng duy nh t v công ty c a ng i g i đi n. i đi n tho i, hãy t ạ ấ ượ ạ ệ ộ ấ ề ủ ở ườ ọ t tình. Đôi khi gi ng b n ệ ệ

i đi n tho i, hãy đón chào ng i g i m t cách l ch s và t i thi u b n thân và ả ườ ọ gi ự ớ ự ệ ộ ị ệ ạ ạ ẳ ư ạ ư ế ả ỏ ạ ọ 3) Khi tr l ả ờ c quan c a b n. Ch ng h n nh : “Xin chào. Đây là công ty Cypress Technologies. Susan ủ ơ đang nghe máy. Tôi có th giúp gì cho ông/bà ?” Nh th không ai ph i h i xem h đã g i ọ đi n đ n đúng ch c n g p ch a. ỗ ầ ể ặ ư ệ ế

ữ ọ ả ờ i gi ng nói to i g i có th hi u đ ậ c b n m t cách d dàng. 4) Phát âm rõ ràng, gi đi n tho i đ ng ạ ể ườ ọ ể ể m c trung bình. Hãy nói ch m rãi và rõ ràng khi tr l ở ứ ượ ệ ễ ạ ộ

lóng ho c bi ể ả ờ ừ ệ ạ ặ ữ ử ụ ư ẳ ấ ạ ỗ ố ạ ồ ế ạ t ng , thu t ậ i đi n tho i. Tránh dùng t ữ ấ ố t,” ề l p ch tr ng nh “ m”, các ư ừ ừ ấ đó khi nói ừ i hay dùng các t ệ ữ ắ ữ ử ụ ể ằ ấ 5) Ki m soát ngôn ng s d ng khi tr l ệ ng khó hi u. Ch ng h n nh thay vì nói “OK” hay “Không v n đ gì,” b n hãy nói “R t t ể “Ch c ch n r i” hay “Đ ng ý.” N u b n là ng ườ ắ ồ t đ y”, “r ng thì là mà”, hãy t ng “ông/bà bi hu n luy n đ tránh s d ng các t ự ế ấ chuy n đi n tho i. ạ ệ ệ

ử ụ ữ ạ ậ ạ ừ ữ ậ ọ ng b n s d ng nghe th t l c quan ngay c trong nh ng ngày t”, hãy nói: “Đ tôi tìm hi u v v n đ đó.” 6) Hãy t p sao cho gi ng và t m t m i. Ch ng h n nh thay vì nói: “Tôi không bi ư ề ấ ả ể ệ ế ể ề ẳ ạ ỏ

ừ ế ặ nào b n không hi u ho c ậ ư ọ ủ ể ườ ọ ầ ẳ i ho c đánh v n t ệ c, ch ng h n nh h c a ng ườ đó cho b n. Sau đó hãy đ m b o đ tin nh n đ n t n tay ng ả i nào đó, hãy yêu c u ng ắ ả ạ ầ ế ậ ượ ầ ừ ể ạ i g i đi n nh c ắ ệ ườ ượ c i đ 7) Ghi các tin nh n đi n tho i c n th n và chính xác. N u có t ạ ẩ ắ không đánh v n đ ạ l ặ ạ nh n. ắ

ệ ể ọ ế ầ ượ ộ ể ợ i s m có th có đ c các v n đ r c r i g p ph i… và c ng c n t ng t c h p đ ng, th c hi n đ ệ ự ồ ố ề ố ấ ượ ề ắ ố ặ ủ ả t c các cu c g i trong vòng m t ngày làm vi c. Không th nói h t t m quan 8) Hãy tr l i t ộ ọ ả ờ ấ ả c v bán i tr l tr ng c a bí quy t này. Ng ụ ượ ườ ả ờ ớ ế ủ hàng, gi ệ t v doanh nghi p i quy t đ ấ ế ượ ả c a b n. ạ ủ

i g i đi n xem li u h có th c m đi n tho i ch đ ệ ờ ượ ể ầ ừ ệ ệ ọ ườ ọ ạ ạ ụ ả ọ ề ệ ọ ự ờ ọ ả ế ụ ườ ẽ ẫ ậ ố ờ ỏ c không, và đ ng b 9) Luôn h i ng ờ m c h ch đi n tho i mà không có thông tin gì. Hãy liên t c thông báo v vi c h ph i ch ọ ặ ti p hay thôi m i khi 30-45 giây trôi qua. Hãy luôn m i h các kh năng l a ch n khác nhau ế n u có th , ví d nh “Đ ng dây đó v n b n. Ông/bà có mu n ti p t c ch hay tôi s thông ể ế báo đ anh A g i l ư i cho ông/bà sau?” ỏ ờ ệ ỗ ụ ọ ạ ể

ạ ự ầ ừ ế ệ ạ ạ t. Đi n tho i phóng thanh t o ệ ự ậ ớ ọ ệ ằ ệ ử ụ ỉ ệ ch b n cùng tham gia vào cu c nói chuy n đi n ể i ườ ở ườ ỗ ạ ề ệ ạ ầ ộ 10) Đ ng s d ng đi n tho i phóng thanh tr khi th c s c n thi ử ụ ệ ừ ng r ng, b n không hoàn toàn t p trung vào cu c nói chuy n v i h và i g i n t cho ng ộ ạ ườ ọ ấ ượ nghĩ r ng cu c nói chuy n đó có th có ng ạ i khác đang nghe. Ch nên s d ng đi n tho i ộ ằ phóng thanh khi b n c n nhi u ng tho i. ạ

mình tr l ả ờ ạ ả ự ữ ấ ầ i các cú đi n tho i khi b n không th t ể ự ệ i l ạ ờ ạ ạ ệ t tr ế ướ ạ ệ i sao cho ầ 11) N u b n s d ng máy đ tr l i, c n ệ ế ạ ể ả ờ ử ụ đ m b o r ng b n có m t tin nh n ghi âm th t chuyên nghi p, và th c hi n đúng bí quy t s ế ố ậ ắ ạ ả ằ t c nh ng thông tin c n thi ầ i nh n c a h . C n 3, và cung c p ng ọ ủ liên t c đ i m i thông đi p trong máy tr l ổ ả ờ nghi p c a b n chu n b đóng c a ngh l ỉ ễ ẩ ủ c khi ghi l ắ i đi n tho i c a b n. Ch ng h n nh n u doanh ư ế ẳ , hãy thay đ i thông đi p trong máy tr l ả ờ ộ i g i t ườ ọ ấ ả ệ ị ạ ủ ổ ụ ệ ớ ạ ử ệ

phù h p và nêu rõ khi nào doanh nghi p s m c a l i. ẽ ở ử ạ ệ ợ

t c m i ng ấ ệ ấ ả ọ i đi n tho i cùng theo m t cách, bao g m c các ộ ạ ả ồ ệ ạ ể ạ i tr l ườ ả ờ ề c tr l ả ờ ệ ộ ư ế ệ ế ườ i danh sách ệ i gia. Hãy ki m tra xem đi n i đó và đánh giá xem ọ ớ i trong ọ ư ệ ạ ệ ọ ọ ự ể ầ 12) Hãy hu n luy n t thành viên gia đình n u b n đang đi u hành m t doanh nghi p t tho i doanh nghi p c a b n đ ượ đi n tho i đã đ ạ công ty không v các bí quy t tr l ạ ế i nh th nào b ng cách g i t ạ ằ ệ ủ i theo đúng phong cách chuyên nghi p hay ch a. N u m i ng c tr l ả ờ ượ c bài ki m tra này, hãy yêu c u h đ c và th c hi n l t qua đ ượ ượ i đi n tho i này. ạ ệ ế ả ờ

BWPORTAL

Ngu n : bwportal ồ