Tr l i đi n tho i - Bí quy t t o d ng n t ng v i khách hàngả ờ ệ ạ ế ạ ự ấ ượ ớ
Đ i v i nhi u doanh nghi p, k năng tr l i đi n tho i c a nhânố ớ ề ệ ỹ ả ờ ệ ạ ủ
viên đóng vai trò r t quan tr ng. Đi n tho i hi n v n là đ u m i liênấ ọ ệ ạ ệ ẫ ầ ố
h chính c a h u h t các doanh nghi p v i khách hàng. Và cáchệ ủ ầ ế ệ ớ
b n tr l i đi n tho i s t o nên n t ng đ u tiên v doanhạ ả ờ ệ ạ ẽ ạ ấ ượ ầ ề
nghi p c a b n v i khách hàng. Các bí quy t tr l i đi n tho i sauệ ủ ạ ớ ế ả ờ ệ ạ
đây s giúp b n đ m b o r ng ng i g i c m nh n đ c h đangẽ ạ ả ả ằ ườ ọ ả ậ ượ ọ
làm vi c v i m t doanh nghi p thành công. ệ ớ ộ ệ
1) Tr l i t t c các cu c g i đi n tho i đ n tr c h i chuông th ba. ả ờ ấ ả ộ ọ ệ ạ ế ướ ồ ứ
2) Khi tr l i đi n tho i, hãy t thái đ thân thi n, c i m và nhi t tình. Đôi khi gi ng b n đ uả ờ ệ ạ ỏ ộ ệ ở ở ệ ọ ạ ở ầ
dây đi n tho i là n t ng duy nh t v công ty c a ng i g i đi n. ệ ạ ấ ượ ấ ề ủ ườ ọ ệ
3) Khi tr l i đi n tho i, hãy đón chào ng i g i m t cách l ch s và t gi i thi u b n thân vàả ờ ệ ạ ườ ọ ộ ị ự ự ớ ệ ả
c quan c a b n. Ch ng h n nh : “Xin chào. Đây là công ty Cypress Technologies. Susanơ ủ ạ ẳ ạ ư
đang nghe máy. Tôi có th giúp gì cho ông/bà ?” Nh th không ai ph i h i xem h đã g iể ạ ư ế ả ỏ ọ ọ
đi n đ n đúng ch c n g p ch a. ệ ế ỗ ầ ặ ư
4) Phát âm rõ ràng, gi gi ng nói to m c trung bình. Hãy nói ch m rãi và rõ ràng khi tr l iữ ọ ở ứ ậ ả ờ
đi n tho i đ ng i g i có th hi u đ c b n m t cách d dàng. ệ ạ ể ườ ọ ể ể ượ ạ ộ ễ
5) Ki m soát ngôn ng s d ng khi tr l i đi n tho i. Tránh dùng t lóng ho c bi t ng , thu tể ữ ử ụ ả ờ ệ ạ ừ ặ ệ ữ ậ
ng khó hi u. Ch ng h n nh thay vì nói “OK” hay “Không v n đ gì,” b n hãy nói “R t t t,”ữ ể ẳ ạ ư ấ ề ạ ấ ố
“Ch c ch n r i” hay “Đ ng ý.” N u b n là ng i hay dùng các t l p ch tr ng nh “ m”, cácắ ắ ồ ồ ế ạ ườ ừ ấ ỗ ố ư ừ
ng “ông/bà bi t đ y”, “r ng thì là mà”, hãy t hu n luy n đ tránh s d ng các t đó khi nóiữ ế ấ ằ ự ấ ệ ể ử ụ ừ
chuy n đi n tho i. ệ ệ ạ
6) Hãy t p sao cho gi ng và t ng b n s d ng nghe th t l c quan ngay c trong nh ng ngàyậ ọ ừ ữ ạ ử ụ ậ ạ ả ữ
m t m i. Ch ng h n nh thay vì nói: “Tôi không bi t”, hãy nói: “Đ tôi tìm hi u v v n đ đó.” ệ ỏ ẳ ạ ư ế ể ể ề ấ ề
7) Ghi các tin nh n đi n tho i c n th n và chính xác. N u có t nào b n không hi u ho cắ ệ ạ ẩ ậ ế ừ ạ ể ặ
không đánh v n đ c, ch ng h n nh h c a ng i nào đó, hãy yêu c u ng i g i đi n nh cầ ượ ẳ ạ ư ọ ủ ườ ầ ườ ọ ệ ắ
l i ho c đánh v n t đó cho b n. Sau đó hãy đ m b o đ tin nh n đ n t n tay ng i đ cạ ặ ầ ừ ạ ả ả ể ắ ế ậ ườ ượ
nh n. ắ
8) Hãy tr l i t t c các cu c g i trong vòng m t ngày làm vi c. Không th nói h t t m quanả ờ ấ ả ộ ọ ộ ệ ể ế ầ
tr ng c a bí quy t này. Ng i tr l i s m có th có đ c h p đ ng, th c hi n đ c v bánọ ủ ế ườ ả ờ ớ ể ượ ợ ồ ự ệ ượ ụ
hàng, gi i quy t đ c các v n đ r c r i g p ph i… và c ng c n t ng t t v doanh nghi pả ế ượ ấ ề ắ ố ặ ả ủ ố ấ ượ ố ề ệ
c a b n. ủ ạ
9) Luôn h i ng i g i đi n xem li u h có th c m đi n tho i ch đ c không, và đ ng bỏ ườ ọ ệ ệ ọ ể ầ ệ ạ ờ ượ ừ ỏ
m c h ch đi n tho i mà không có thông tin gì. Hãy liên t c thông báo v vi c h ph i chặ ọ ờ ệ ạ ụ ề ệ ọ ả ờ
ti p hay thôi m i khi 30-45 giây trôi qua. Hãy luôn m i h các kh năng l a ch n khác nhauế ỗ ờ ọ ả ự ọ
n u có th , ví d nh “Đ ng dây đó v n b n. Ông/bà có mu n ti p t c ch hay tôi s thôngế ể ụ ư ườ ẫ ậ ố ế ụ ờ ẽ
báo đ anh A g i l i cho ông/bà sau?” ể ọ ạ
10) Đ ng s d ng đi n tho i phóng thanh tr khi th c s c n thi t. Đi n tho i phóng thanh t oừ ử ụ ệ ạ ừ ự ự ầ ế ệ ạ ạ
cho ng i g i n t ng r ng, b n không hoàn toàn t p trung vào cu c nói chuy n v i h vàườ ọ ấ ượ ằ ạ ậ ộ ệ ớ ọ
nghĩ r ng cu c nói chuy n đó có th có ng i khác đang nghe. Ch nên s d ng đi n tho iằ ộ ệ ể ườ ỉ ử ụ ệ ạ
phóng thanh khi b n c n nhi u ng i ch b n cùng tham gia vào cu c nói chuy n đi nạ ầ ề ườ ở ỗ ạ ộ ệ ệ
tho i. ạ
11) N u b n s d ng máy đ tr l i các cú đi n tho i khi b n không th t mình tr l i, c nế ạ ử ụ ể ả ờ ệ ạ ạ ể ự ả ờ ầ
đ m b o r ng b n có m t tin nh n ghi âm th t chuyên nghi p, và th c hi n đúng bí quy t sả ả ằ ạ ộ ắ ậ ệ ự ệ ế ố
3, và cung c p ng i g i t t c nh ng thông tin c n thi t tr c khi ghi l i l i nh n c a h . C nấ ườ ọ ấ ả ữ ầ ế ướ ạ ờ ắ ủ ọ ầ
liên t c đ i m i thông đi p trong máy tr l i đi n tho i c a b n. Ch ng h n nh n u doanhụ ổ ớ ệ ả ờ ệ ạ ủ ạ ẳ ạ ư ế
nghi p c a b n chu n b đóng c a ngh l , hãy thay đ i thông đi p trong máy tr l i sao choệ ủ ạ ẩ ị ử ỉ ễ ổ ệ ả ờ
ảnh minh họa
phù h p và nêu rõ khi nào doanh nghi p s m c a l i. ợ ệ ẽ ở ử ạ
12) Hãy hu n luy n t t c m i ng i tr l i đi n tho i cùng theo m t cách, bao g m c cácấ ệ ấ ả ọ ườ ả ờ ệ ạ ộ ồ ả
thành viên gia đình n u b n đang đi u hành m t doanh nghi p t i gia. Hãy ki m tra xem đi nế ạ ề ộ ệ ạ ể ệ
tho i doanh nghi p c a b n đ c tr l i nh th nào b ng cách g i t i đó và đánh giá xemạ ệ ủ ạ ượ ả ờ ư ế ằ ọ ớ
đi n tho i đã đ c tr l i theo đúng phong cách chuyên nghi p hay ch a. N u m i ng i trongệ ạ ượ ả ờ ệ ư ế ọ ườ
công ty không v t qua đ c bài ki m tra này, hãy yêu c u h đ c và th c hi n l i danh sáchượ ượ ể ầ ọ ọ ự ệ ạ
các bí quy t tr l i đi n tho i này.ế ả ờ ệ ạ
BWPORTAL
Ngu n : bwportalồ