Truyền thông điệp hiệu quả
Mọi thông điệp truyền thông sẽ có sức ảnh hưởng tự động đến tập thể, đặc
biệt là những thông điệp tiêu cực. Hầu hết nhân viên đều nói rằng tâm lý của
họ bị ảnh hưởng lớn nhất từ sếp của mình chứ chẳng từ ai khác. Một khi
nhân viên của bạn bất an, điều đó có thể dẫn đến sai sót, giảm lòng tin, hiệu
quả sản xuất, doanh số...
Để cải thiện chất lượng giao tiếp với nhân viên, hãy thử áp dụng 10 gợi
ý sau:
1. Chỉ phê bình cá nhân và khen tặng công khai. Hãy khen nhân viên của
mình trước người khác, nhất là trong các buổi họp. Hãy chứng tỏ bạn hoàn
toàn nhận ra những thành tựu đóng góp của họ. Điều này sẽ làm cho nhân
viên của bạn phấn chấn hơn, và dĩ nhiên, họ sẽ cố gắng để được tiếp tục
nhận sự biểu dương này. Còn những phê bình, góp ý, hãy chỉ nói với riêng
cá nhân họ thôi, đừng chỉ trích, phê phán công khai.
2. Đừng lớn tiếng. Tăng âm lượng giọng nói có thể khiến bạn không duy trì
được sự kềm chế bản thân. Người tiếp nhận sẽ trở nên đề phòng, lo lắng khi
bạn lớn giọng, không tập trung vào nội dung câu chuyện. Do vậy, chủ ý của
bạn có thể bị tiếp nhận sai.
3. Nói cụ thể, đừng nói chung chung. Bạn thường nói với nhân viên của
mình kiểu: “Ráng làm tốt hơn nhé!” hoặc “Hạn chế sai sót!”. Đây là những
thông điệp mơ hồ. Bạn cần cụ thể hơn trong yêu cầu và nhận xét. Hãy nói
thẳng, nói rõ những gì bạn muốn ở nhân viên.
4. Nói những lời “từ trái tim”. Hãy thật chân thành khi phản hồi với nhân
viên, đặc biệt, khi đó là những phản hồi tích cực. Nếu bạn ngại bày tỏ trực
tiếp, hãy viết ra giấy hoặc email.
5. Giao tiếp thường xuyên. Có thể tốn thêm một chút thời gian, nhưng hãy
cố gắng duy trì việc giao tiếp hằng ngày với nhân viên. Đây là cách giúp
nhân viên hiểu bạn, thấy bạn gần gũi và là người họ có thể tham khảo ý kiến.
6. Hãy là người tích cực trước! Đặc biệt là khi bạn sắp gởi đi một thông
điệp tiêu cực, như phê bình khuyết điểm của ai đó. Mọi người lúc này đang
cần sự trấn an để bình tĩnh lắng nghe thông điệp của bạn.
7. Hãy nói về sự thay đổi nếu cần. Sau khi nêu tình hình thực tế, bạn hãy
bày tỏ mong mỏi của bạn về sự đổi khác. Đây có thể sẽ giúp bạn và nhân
viên của mình sáng tạo giải pháp mới để thay đổi tình hình, thay vì chỉ buồn
rầu và bế tắc.
8. Tìm kiếm những điều tốt đẹp để kể với mọi người. Dù là đang truyền
đi tin tốt hay tin xấu, những lời nói tốt đẹp từ bạn đều có giá trị tinh thần rất
lớn.
9. Lắng nghe trước khi nói. Trước khi đánh giá, nhận xét, nhất là những
nhận xét tiêu cực liên quan đến một nhân viên nào đó, bạn cần lắng nghe họ
trước đã. Trong mọi trường hợp, hãy để người khác có cơ hội bày tỏ với bạn.
Đây là cách đảm bảo sau đó, họ sẽ lắng nghe và làm theo những gì bạn
mong đợi.
10. Đừng để quá muộn. Mọi nhận xét, phản hồi đều cần kịp thời, sớm. Có
những sự việc tiêu cực, khi phản hồi hoặc xử lý chậm, sẽ bị mất tác dụng
hoặc kéo dài sự “nhức đầu” không cần thiết, khiến nhân viên của bạn phải
chịu đựng sự mệt mỏi, lo lắng hoặc dẫn đến trơ lỳ.