Xây dựng hệ thống tài liệu hồ sơ trong tổ chức

Chia sẻ: Tong Tuong Huy | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

94
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Các quy trình bằng văn bản phải được đào tạo cho nhân viên thực hiện và có hệ thống kiểm soát để bảo đảm quy trình viết ra được tuân thủ nghiêm ngặt . Mục đích là nhằm bảo đảm quá trình được thực hiện giống nhau tại mọi thời điểm , loại trừ những sai sót do chủ quan gây ra .

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Xây dựng hệ thống tài liệu hồ sơ trong tổ chức

XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU HỒ SƠ TRONG TỔ CHỨC 1. Tại sao cần xây dựng hệ thống hồ sơ tài liệu trong một tổ chức : Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại các quá trình bất kể tổ chức đó nhỏ hay lớn . Các quá trình có thể đơn giản hay phức tạp tùy theo quy mô hoặc đặc thù công việc của tổ chức . Đối với các quy trình đơn giản thậm chí ta không cần viết ra mà chỉ cần thực hiện theo thói quen hoặc theo kinh nghiệm , các quán bán thức ăn nhỏ , các tiệm tạp hóa người chủ thực hiện các quá trình mua hàng , bán hàng , quản lý kho , … theo thói quen và kinh nghiệm . Các cơ sở sản xuất thủ công họ cũng không cần hướng dẫn vận hành máy , các công nhân làm theo thói quen và kinh nghiệm , họ cũng không có các quy chuẩn để kiểm soát quá trình . Đối với các quá trình phức tạp như vận hành các nhà máy điện hạt nhân việc có các quy trình viết ra bằng văn bản là có tính bắt buộc . Các quy trình bằng văn bản nầy phải được đào tạo cho nhân viên thực hiện và có hệ thống kiểm soát để bảo đảm quy trình viết ra được tuân thủ nghiêm ngặt . Mục đích là nhằm bảo đảm quá trình được thực hiện giống nhau tại mọi thời điểm , loại trừ những sai sót do chủ quan gây ra . Nói chung việc xây dựng hệ thống tài liệu hồ sơ cho một tổ chức là cần thiết vì những lý do sau đây : - Đây là một bằng chứng tổ chức đang làm việc một cách khoa học nghĩa là làm việc có phương pháp - Bảo đảm các hoạt động diễn ra có kiểm soát chặt chẻ , loại bỏ những sai sót chủ quan của người thực hiện - Có cơ sở để nghiên cứu cải tiến làm hoạt động trở nên hiệu quả hơn - Lưu lại các bằng chứng để hổ trợ các hoạt động pháp lý nếu có - Tạo sự tin cậy của khách hàng 2. Cấu trúc hệ thống tài liệu mô tả hoạt động của quá trình/một hoạt động : Hệ thống bao gồm : - Thủ tục : Mô tả tóm tắt các bước thực hiện để hoàn tất một quá trình . Nó thường bao gồm một sơ đồ khối gồm các bước theo trình tự và có liên hệ lẫn nhau , cùng với các diễn giải các bước . Thủ tục thường dùng cho các quy trình , quy trình này có thể liên quan nhiều phòng ban nên thường cấp cao nhất của tổ chức sẽ phê duyệt thủ tục - Hướng dẫn / quy định / quy chuẩn : Để thực hiện mỗi bước của thủ tục ta phải thực hiện theo các hướng dẫn công việc , phải căn cứ vào các quy định và các quy chuẩn (tiêu chuẩn) đã có . Các hướng dẫn thường chỉ rõ các chi tiết cần thực hiện của một công việc cụ thể nào đó , nếu hướng dẫn này chỉ dùng cho các nhân viên trong một bộ phận thì trưởng bộ phận có thể phê duyệt . Các quy chuẩn/tiêu chuẩn/quy định thường mang tính chi tiết cụ thể đối với các hoạt động . - Biểu mẫu : Khi thực hiện các bước trong thủ tục ta cần lưu lại bằng chứng là các hoạt động đã được thực hiện , đã được kiểm tra kiểm soát . Các thông tin nầy được ghi trên biểu mẫu Để một quá trình hay một hoạt động trong một tổ chức diễn ra một cách suông sẽ và có kiểm soát chúng ta phải có hô sơ / tài liệu cho nó . Chúng ta phải cố gắng bảo đảm tất cả By : T.T.Huy - 0918508527
mọi hoạt động diễn ra đều theo một hướng dẫn , tuân theo một quy chuẩn đã được phê duyệt , và các hoạt động này đều được kiểm soát lưu hồ sơ thông qua các biểu mẫu . 3. Cấu trúc của tài liệu : 3.1. Thủ tục : Thông thường thủ tục phải trả lời được các câu hỏi sau: các công việc phải làm là gì? trình tự thực hiện như thế nào? ai thực hiện? tài liệu, phương pháp nào được sử dụng? thông tin, dữ liệu nào phải được lưu hồ sơ? Thông tin được chuyển cho ai, như thế nào? Thủ tục nhằm thực hiện yêu cầu nào trong Sổ tay Chất lượng? Cấu trúc của thủ tục (qui trình) thông thường theo trình tự sau đây: 1. Mục đích: Thủ tục nhằm giải quyết vấn đề gì. Ví dụ như kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, quản lý nguồn lực, tạo ra công việc dịch vụ, đánh giá nội bộ, khắc phục sự không phù hợp... 2. Phạm vi áp dụng: Thủ tục được áp dụng ở lĩnh vực hay hoạt động nào, bộ phận hay chức danh nào phải thực hiện. 3. Tài liệu viện dẫn: Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện thủ tục (luật, các văn bản pháp qui, các hướng dẫn nghiệp vụ ...). Danh mục tài liệu này phải công bố tên, số hiệu tài liệu. 4. Định nghĩa /từ viết tắt: Giải thích khái niệm hay định nghĩa các cụm từ được sử dụng để thực hiện thủ tục có thể làm cho người đọc không hiểu rõ. Nêu các từ, ký hiệu viết tắt trong văn bản. 5. Nội dung thủ tục: Mô tả rõ nội dung, địa điểm, trình tự, cách thức, thời gian tiến hành công việc, bộ phận và chức danh liên quan phẳịthc hiện. Nên sử dụng lưu đồ (nếu có thể được) để mô tả trình tự hoạt động một cách chính xác của các nhiệm vụ khác nhau có liên quan. 6. Hồ sơ: Liệt kê những tài liệu cần phải có hợp thành hồ sơ để làm bằng chứng cho việc lập và thực hiện thủ tục. 7. Phụ lục: Gồm các biểu mẫu để ghi chép áp dụng thống nhất trong thủ tục (qui trình). Khi viết thủ tục (qui trình) người soạn thảo phải nắm vững các yếu tố như: yêu cầu của công việc, đặc điểm công việc (tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành), các quá trình chung và riêng chuyển hoá từ đầo vào tới đầu ra, năng lực cán bộ và các nguồn lực có thể huy động. Thủ tục phải mô tả các công việc thực tế sẽ làm, chứ không phải những gì người soạn thảo mong muốn nhưng không phù hợp với thực tế. Phải thu thập góp ý và sửa đổi dự thảo thủ tục để đảm bảo tính khả thi của tài liệu trước khi ký ban hành đưa vào áp dụng. 3.2. Cấu trúc của một hướng dẫn : Tương tự như thủ tục tuy nhiên phần nội dung sẽ được trình bày chi tiết , cụ thể hơn . Cần chú ý những vấn đề sau : - Nội dung sẽ ghi cụ thể , chi tiết các bước thực hiện - Nên dùng câu đơn giản By : T.T.Huy - 0918508527
- Có thể sử dụng dạng bảng gồm 2 cột : một cột ghi các bước thực hiện một cột ghi các chú ý khi thực hiện bước nầy . - Các thông tin trong hướng dẫn phải chi tiết rõ ràng , khớp với thực tế bên ngoài . Ví dụ : khởi động máy bằng cách nhấn phím “START” ; Tại control panel ấn vào tab “ON” , … 4. Ví dụ về một thủ tục A. THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH TRỘN SẢN PHẨM LỎNG 1. Mục đích : Cung cấp thủ tục kiểm soát các quá trình trộn tại bộ phận sản xuất của nhà máy XYZ . 2. Phạm vi : Thủ tục nầy áp dụng cho các dây chuyền trộn và đóng gói tại nhà máy XYZ . 3. Trách nhiệm : Giám đốc sản xuất , trưởng chuyền , kỷ thuật viên , nhân viên KCS , Nhân viên kế hoạch , kế toán kho , nhân viên kho . 4. Tham khảo : Không có 5. Định nghĩa : MI : Hướng dẫn trộn ; DPS : Lịch sản xuất hằng ngày 6. Nội dung: 6.1. Sơ đồ khối : 6.2. Diễn giải 6.2.1. Kế hoạch sản xuất ngày : Bộ phận kế hoạch sẽ dựa vào dự báo bán hang , quy định tồn kho , nguyên vật liệu có sẳn , công suất chuyền , nguồn nhân lực để lập kế hoạch sản xuất chi tiết theo ngày (DPS) . Kế hoạch nầy sẽ chỉ rõ các đơn hàng sản xuất , số lượng bao nhiêu và sản xuất trong bao lâu . Các thông tin nầy được ghi vào biểu mẫu PL/F/0001 . Sau đó DPS sẽ được gởi cho các bộ phận : sản xuất , kho , chất lượng để thực hiện . 6.2.2. Dựa trên DPS kế toán kho sẽ tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết , các thong tin về nguyên vật liệu được ghi vào “phiếu yêu cầu nguyên vật liệu” – PL/F/0002 và chuyển cho kho để chuẩn bị nguyên vật liệu cho các đơn hang . 6.2.3. Dựa vào DPS bộ phận KCS sẽ chuẩn bị các hướng dẫn trộn , công thức , hướng dẫn đóng gói và xác lập mã số mẻ . Các thông tin nầy sẽ chuyển cho bô phận sản xuất để thực hiện 6.2.4. Kho chuẩn bị nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng và phân phát cho sản xuất theo “phiếu yêu cầu nguyên vật liệu”-PL/F/0002 và thủ tục “tiếp nhận và phân phát nguyên vật liệu”– WH/P/0001. By : T.T.Huy - 0918508527
Sản xuất sẽ kiểm tra nguyên liệu nhận từ kho và phản hồi với kho và KCS nếu nguyên liệu có vấn đề . Sauk hi kiểm tra kỷ thuật viên sản xuất sẽ ký nhận vào “phiếu yêu cầu nguyên vật liệu” – PL/F/0002 6.2.5. Trộn các nguyên liệu để tạo sản phẩm : Các kỷ thuật viên kiểm tra trạng thái các thiết bị , các tiện ích có liên quan trước khi bắt đầu quá trình trộn . Sau khi kiểm tra kỷ thuật viên sẽ ghi vào “sổ giao ca”-PL/F/0011 6.2.5.1. Vệ sinh và khử trùng các bồn trộn vá các thiết bị có liên quan như bơm , đường ống , van , bồn chứa , …. Vvv theo các hướng dẫn công việc PRO/WI/0001 , PRO/WI/0002 , PRO/WI/0009 , PRO/WI/0023 , PRO/WI/0024 , PRO/WI/0040 và ghi nhận lại vào “Bảng kiểm tra vệ sinh khử trùng thiết bị” - QA/F/0009 . 6.2.5.2. KCS kiểm tra và lấy mẫu kiểm tra vi sinh và dư lượng hóa chất vệ sinh theo các hướng dẫn – QA/WI/0028 , QA/WI/0042 . Nếu kết quả đạt yêu cầu KCS sẽ chấp thuận cho bắt đầu sản xuất (trộn) , nếu kết quả không đạt sản xuất phải làm vệ sinh khử trùng lại . 6.2.5.3. Cân các nguyên liệu có trọng lượng dưới 100 kg theo hướng dẫn công việc “cân nguyên liệu” PRO/WI/0003. Các nguyên liệu có lượng dung trên 100 kg sẽ cân trên bồn trộn khi nạp vào. 6.2.5.4. Các kỷ thuật viên sẽ trộn các nguyên liệu để tạo sản phẩm theo hướng dẫn và công thức trộn cũng như các hướng dẫn vận hành thiết bị trộn - PRO/WI/0004 , PRO/WI/0006 , PRO/WI/0007 , PRO/WI/0021 , PRO/WI/0022 . Kỷ thuật viên sẽ ghi các thông số trộn vào biểu mẫu “Theo dõi quá trình trộn”- PRO/F/0005 6.2.6. Sauk hi kết thúc quá trình trộn kỷ thuật viên sản xuất sẽ lấy mẫu theo hướng dẫn lấy mẫu – QA/WI/0015 và chuyển mẫu cho KCS 6.2.7. KCS kiểm tra các chỉ tiêu kỷ thuật của mẫu theo các hướng dẫn – QA/WI/0003 – 0012 , QA/WI/0028-0030 , QA/WI/0034-0035 6.2.8 . Nếu kết quả không đạt yêu cầu KCS và sản xuất sẽ tìm cách điều chỉnh trên mẻ vừa trộn 6.2.9. Kỷ thuật viên sản xuất sẽ điều chỉnh trên mẻ vừa trộn theo cách điều chỉnh đã thống nhất giữa KCS và sản xuất . Sau khi điều chỉnh xong ta lại theo các bước 6.2.6 và 6.2.7 6.2.10. Nếu kết quả không đạt và không thể điều chỉnh được , KCS sẽ thực hiện theo thủ tục xử lý sản phẩm không phù hợp –QA/P/0007 6.2.11. Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu KCS sẽ duyệt cho chuyển sản phẩm sang bồn chứa để tiến hành quá trình đóng gói . Kỷ thuật viên sản xuất sẽ thực hiện việc chuyển sản phẩm từ bồn trộn sang bồn chứa theo hướng dẫn – PRO/WI/0025 6.2.12. Kết thúc đơn hang sản xuất : 6.2.12.1. Kỷ thuật viên sản xuất kiểm tra và cân các nguyên liệu còn lại , ghi vào biểu mẫu Trả Nguyên Vật Liệu – PRO/F/0013 , sau đó chuyển biểu mẫu đã điền và nguyên By : T.T.Huy - 0918508527
liệu còn lại cho kho . 6.2.12.2. Trưởng nhóm sản xuất sẽ làm bảng cân đối nguyên liệu - PL/F/0003 để tổng kết lượng sản phẩm sản xuất được , tính toán hao phí và trình Giám Đốc Sản Xuất xem xét phê duyệt trước khi chuyển cho bộ phận kế hoạch . 7. Đính kèm : Các biểu mẫu được dùng trong thủ tục STT Mã Tên biểu mẫu Bộ phận Thời Ghi chú gian lưu 01 QA/F/0009 Bảng kiểm tra khử trùng KCS 2 năm thiết bị 02 PL/F/0001 Kế hoạch sản xuất ngày Kế hoạch 2 năm 03 PL/F/0002 Phiếu yêu cầu nguyên Kế hoạch 2 năm liệu 04 PL/F/0003 Cân đối nguyên liệu cho Kế hoạch 2 năm đơn hang 05 PRO/F/0013 Phiếu Trả Nguyên Vật Sản xuất 2 năm Liệu B. Hướng dẫn vận hành bồn trộn sản phẩm lỏng 1. Mục Tiêu : Tài liệu nầy cung cấp hướng dẫn vận hành hệ thống bồn trộn 106 (bồn K) . 2. Phạm Vi: Hướng dẫn này được áp dụng cho hoạt động trộn tại bồn 106 nhà máy XYZ 3. Tham khảo : - Hướng dẫn vệ sinh bồn trộn 106 – PRO/WI/001 - Hướng dẫn cân nguyên vật liệu – PRO/WI/003 4. Đính kèm: N/A 5. Nội Dung : 1. Nhận phiếu trộn và hướng dẫn trộn từ Q.A 2. Vệ sinh và khử trùng bồn trộn , bơm , đường ống 3. Cân trước một số nguyên liệu , và dùng xe forklift Chú ý các quy định an toàn khi nâng các đưa lên sàn bồn trộn . thùng hóa chất lên sàn 3. Chuẩn bị mẻ trộn : Dòng trạng thái sẽ chuyển sang “Batch 3.1.Vào màng hình “Batch Start / Stop & Product Running” Discharge” 3.2. Nhập : - Số mẻ vào “Enter Batch ID” - Mã sản phẩm vào “Enter BP Number” 3.3. Nhấn “Zero” để reset cân về 0 3.4. Nhấn “Start” để khởi động mẻ 4. Nạp nguyên liệu : Khi sử dụng lưới lọc để nạp , ta phải 4.1. Vào màng hình nạp nguyên liệu “Raw Material đặt lưới lên miệng bồn trước khi nhấn By : T.T.Huy - 0918508527
Additions” và lần lượt nạp các NVL vào bồn theo “Tare” . hướng dẫn trộn . Nếu lượng thực nạp vượt quá lượng 4.2. Nhập mã NVL vào “Enter Raw Material ID” cài đặt 5 kg hệ thống sẽ không cho 4.3. Nhập lượng NVL cần nạp vào “Enter Target Net phép trừ bì khi nạp nguyên liệu kế tiếp Wt. (kg) . 4.4. Nhấn “Tare” để trừ bì Khi nạp nguyên liệu qua van xả đáy bồn ta cần phải xả hết nguyên liệu trong đoạn ống từ van xả đáy đến van tay và đổ vào bồn để tránh bị tổn thất nguyên vật liệu 5. Nạp nước tinh khiết vào bồn : Nước nóng : Van sẽ chỉ cho phép mở 5.1. Nối ống từ đầu nạp nước tinh khiết vào đầu nạp khi nhiệt độ đạt 75 oC liệu vào bồn Nước nguội : Van sẽ chỉ cho phép mở 5.2. Vào màng hình “Pure Water” khi nhiệt độ đạt 40 oC 5.3. Chọn “Hot” hoặc “Cool” nếu muốn lấy nước nóng hoặc nước nguội 5.4. Nhấn “OPEN” để mở van khi chử “READY” xuất hiện 5.5. Nhấn nút “CLOSE” để đóng van khi đã nạp đủ 6. Nạp nước mềm : 6.1. Nối ống từ đầu nạp nước mềm vào đầu nạp liệu vào bồn . 6.2. Vào màng hình “Soft Water” 6.3. Nhấn nút “OPEN” để mở van nước mềm 6.4. Nhấn nút “CLOSE” để đóng van nước mềm sau khi lượng nước nạp đủ 7. Gia nhiệt hoặc hạ nhiệt : * Trườc khi chuyển từ quá trình gia 7.1. Vào màng hình “Product Temperature Control” nhiệt sang hạ nhiệt hoặc ngược lại , 7.2. Nhấn “Enter Temp Setpoint” và nạp giá trị nhiệt hệ thống sẽ thực hiện quá trình độ của sản phẩm trong bồn theo hướng dẫn trộn “Purge” , khi đó toàn bộ hơi nước hay 7.3. Nhấn “Enter Ramp Rate” và nạp tốc độ gia nhiệt nước lạnh sẽ được đẩy hết ra khỏi vỏ theo hướng dẫn trộn áo bồn bằng khí nén và hới nước mới 7.4. Nhấn “Heat” nếu muốn gia nhiệt và “Cool” nếu hay nước lạnh mới sẽ được nạp vào . muốn hạ nhiệt * Hệ thống sẽ không cho phép gia 7.5. Chuyển công tắt “Zone1” sang ON nhiệt hoặc hạ nhiệt khi van đáy mở 8. Điều chỉnh tốc độ khuấy trộn , phân tán : Các khoảng cài đặt hợp lệ : 8.1. Vào màng hình “Agitation Control” - Máy phân tán : 177 – 1470 rpm 8.2. Nhấn “Enter RPM Stpt” để nhập giá trị tốc độ - Máy cào : 3 – 28 rpm cánh cào , cánh khuấy Turbin , máy phân tán theo - Máy khuấy Turbin : 40 – 355 rpm hướng dẫn trộn . 8.3. Chuyển các công tắt máy khuấy , máy cào , máy phân tán sang ON nếu muốn chạy chúng 9. Chạy bơm chân không : 9.1. Đóng kín : miệng bồn , van xả , đầu nạp liệu , đầu nạp dung dịch vệ sinh 9.2. Vào màng hình “Vacuum Pump” By : T.T.Huy - 0918508527
9.3. Nhấn “Start” để khởi động bơm chân không 9.4. Nhấn “Stop” để dừng bơm chân không 10. Chuyển mẻ : Cần phải rửa bơm và đường ống bằng 10.1. Kết thúc quá trình trộn , Q.A lấy mẫu kiểm tra nước nóng để làm sạch chúng trước các thông số chất lượng . khi chuyển mẻ nếu trước đó dùng bơm 10.2. Điều chỉnh mẻ bằng cách thêm một số chất cần và đường ống để nạp nguyên vật liệu thiết với một lượng cần thiết 10.3. Nối ống từ van đáy vào bơm , lọc , và Tote 10.4. Vào màng hình “Batch Start / Stop & Product Dischage” và nhấn nút “Open” để mở van xả 10.5. Mở van vào tote và chạy bơm để chuyển BP vào tote 11. Một số sự cố thường gặp và cách khắc phục : 11.1. Bảng điều khiển không hoạt động và hiện báo lổi mất nguồn * Giải quyết : Kiểm tra tủ điện “106 Mix Room Control Panel” bảo đảm mọi CB được mở , đèn “Start/Running” và “PLC Running / Battery Low” đang sáng . Nếu CB bị nhảy phải mở lên , nhấn nút “Start/Running” nếu đèn tắt . Ngoài ra còn phải bảo đảm các nút “Emergency Stop” phải được mở 11.2. Disperser bị dừng đột ngột * Giải quyết : kiểm tra lưu lượng nước làm mát ổ bi , bảo đảm có dòng nước làm mát C. QUY TRÌNH NHẬP NGUYÊN LIỆU 1. Mục đích : Cung cấp thủ tục kiểm soát quá trình nhập nguyên liệu từ nhà các nhà cung cấp của nhà máy XYZ . 2. Phạm vi : Thủ tục nầy áp dụng cho việc nhận nguyên liệu tại nhà máy XYZ . 3. Trách nhiệm : Trưởng bp kho , nhân viên KCS , kế toán kho , nhân viên kho . 4. Tham khảo : Không có 5. Định nghĩa : NL : Nguyên liệu ; Bp : Bộ phận y 6. Nội dung: 6.1. Sơ đồ khối : By : T.T.Huy - 0918508527
6.2. Diễn giải : 6.2.1. Nhà cung cấp giao NL : Xe của nhà cung cấp sẽ đưa NL đến nhà máy 6.2.2.. Kiểm tra hàng : - Nhân viên kho nhận phiếu giao hàng , so sánh với đơn đặt hàng – PUR-BM-003 , nếu phiếu giao hàng sai với đơn đặt hàng , nhân viên kho phải thông báo với bp Mua Hàng để làm điều chỉnh với nhà cung cấp . - Nhân viên KCS lấy mẫu kiểm tra chất lượng lô hàng theo “Kế hoạch lấy mẫu” QA-PL- 005. Nếu chất lượng lô hàng không đạt KCS sẽ thông báo bp Mua Hàng để trả hàng , hoặc trình ban giám đốc xem xét quyết định - Nếu phiếu giao hàng khớp với đơn đặt hàng , và chất lượng NL đạt yêu cầu hoặc ban giám đốc có quyết định nhận lô hàng , nhân viên kho sẽ tiến hành xuống hàng và kiểm đếm số lượng thực tế 6.2.3. Làm phiếu nhập kho : - Trưởng bp Kho sẽ làm phiếu nhập kho : WH-BM-005 với số lượng thực tế (có xác nhận của nhân viên giao hàng - Phiếu này sẽ chuyển cho kế toán kho để nhập vào hệ thống 6.2.4. Nhập kho : - Nhân viên kho sẽ chuyển NL vào kho theo đúng vị trí quy định và cập nhật vào thẻ kho WH-BM-002 - Nhân viên KCS sẽ dán các nhãn nhận diện lô hàng QA-BM-006 lên mỗi bao hoặc mỗi pallet . 7. Đính kèm : Các biểu mẫu được dùng trong thủ tục STT Mã Tên biểu mẫu Bộ phận Thời Ghi chú gian lưu 01 PUR-BM-003 Đơn đặt hàng Mua Hàng 2 năm 02 WH-BM-005 Phiếu nhập kho Kho 2 năm 03 WH-BM-002 Thẻ kho Kho 2 năm 04 QA-BM-006 Nhãn nhận diện lô hàng Kế hoạch 2 năm D. QUY TRÌNH NHẬP KHO THÀNH PHẨM TỪ SẢN XUẤT 1. Mục đích : Cung cấp thủ tục kiểm soát quá trình nhập kho thành phẩm từ bộ phận sản xuất của nhà máy XYZ . By : T.T.Huy - 0918508527
2. Phạm vi : Thủ tục nầy áp dụng cho việc nhập kho thành phẩm tại nhà máy XYZ . 3. Trách nhiệm : Trưởng bp kho , nhân viên KCS , kế toán kho , nhân viên kho , nhân viên sản xuất. 4. Tham khảo : Không có 5. Định nghĩa : tp : Thành phẩm ; Bp : Bộ phận 6. Nội dung: 6.1. Sơ đồ khối : 6.2. Diễn giải : 6.2.1. Lập yêu cầu nhập kho tp : Sản xuất sau khi sản xuất xong sẽ yêu cầu kho nhập tp vào kho . 6.2.2.. Kiểm tra hàng : - Nhân viên kho kiểm tra hàng thực tế , sau đó lập phiếu giao nhận hàng-WH-BM- 006 với bp Sản Xuất . By : T.T.Huy - 0918508527
6.2.3. Làm phiếu nhập kho : - Trưởng bp Kho sẽ làm phiếu nhập kho : WH-BM-005 với lô hàng vừa nhập - Phiếu này sẽ chuyển cho kế toán kho để nhập vào hệ thống tồn kho thành phẩm 6.2.4. Nhập kho : - Nhân viên kho sẽ chuyển tp vào kho theo đúng vị trí quy định và cập nhật vào thẻ kho tp WH-BM-007 7. Đính kèm : Các biểu mẫu được dùng trong thủ tục STT Mã Tên biểu mẫu Bộ phận Thời Ghi chú gian lưu 01 WH-BM-005 Phiếu nhập kho Kho 2 năm 02 WH-BM-007 Thẻ kho tp Kho 2 năm 03 WH-BM-006 Phiếu giao nhận hàng Kho + SX 2 năm E. QUY TRÌNH MUA HÀNG 1. Mục đích : Cung cấp thủ tục kiểm soát quá trình mua hang của nhà máy XYZ . 2. Phạm vi : Thủ tục nầy áp dụng cho việc mua hang nguyên liệu mới , phụ tùng tại nhà máy XYZ . 3. Trách nhiệm : Nhân viên mua hang , bộ phận yêu cầu mua hang , giám đốc nhà máy , trưởng Bp mua hàng. 4. Tham khảo : Không có 5. Định nghĩa : Bp : Bộ phận 6. Nội dung : 6.1. Sơ đồ khối : By : T.T.Huy - 0918508527
6.2. Diễn giải : 6.2.1. Lập phiếu yêu cầu mua hàng : Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng (PR - Purchasing Request) – PUR-F-001 . Yêu cầu mua hàng phải mô tả rõ ràng , chi tiết , kèm theo các thông tin tiêu chuẩn kỷ thuật của hàng cần phải mua . Sau đó bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ trình Giám Đốc phê duyệt yêu cầu nầy . 62.2. Tìm nhà cung cấp : Bộ phận có nhu cầu mua hàng chuyển phiếu yêu cầu mua hàng (PR) đã được phê duyệt tới bộ phận mua hàng . Bp mua hàng sẽ tìm trong danh sách nhà cung cấp có sẵn hoặc tìm nhà cung cấp mới để yêu cầu báo giá . Đối với các món hàng có giá trị trên 10 – 50 triệu phải tìm ít nhất 2 nhà cung cấp , các món hàng trên 50 triệu phải tìm ít nhất 3 nhà cung cấp . Bộ phận mua hàng cùng với bộ phận có nhu cầu mua hàng sẽ thảo luận để tìm nhà cung cấp phù hợp (phù hợp về giá , chất lượng món hàng , thời gian giao hàng , dịch vụ hậu mãi , … vvv ) . Bộ phận mua hàng sẽ làm đơn hàng (PO – Purchasing Order)- PUR-F-002 hoặc hợp đồng , sau đó trình Giám Đốc ký duyệt trước khi gởi cho nhà cung cấp . 6.2.3. Mua hàng : Bp mua hàng gởi đơn hàng (PO) hoặc hợp đồng mua hàng tới nhà cung cấp và theo dõi quá trình giao hàng . Nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến món hàng đặt mua như thời gian giao hàng , tiêu chuẩn kỷ thuật , dịch vụ liên quan đến món hàng , … vv , bp mua hàng sẽ là người điều phối với các bp liên quan để điều chỉnh hoặc hủy đơn hàng tìm nhà cung cấp khác . 6.2.4. Nhận hàng : Khi hàng đến , bp mua hàng sẽ yêu cầu bp có nhu cầu mua hàng và các bp có liên quan khác kiểm tra hàng theo các thông tin có trên phiếu yêu cầu mua hàng . Nếu hàng hóa đạt yêu cầu sẽ được nhập kho theo thủ tục nhập kho nguyên liệu WH-P- 002 hoặc thủ tục nhập phụ tùng ENG-P-005 . 6.2.5. Theo dõi các hoạt động sau mua hàng : Bp mua hàng có trách nhiệm theo dõi và lưu các hồ sơ và hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng như hóa đơn , PO , PR , hợp đồng , giấy bảo hành … vvv , cũng như các hoạt động thanh toán của bp kế toán cho nhà cung cấp . Đối với các món hàng có yêu cầu bảo hành , dịch vụ kèm theo (như lắp đặt , hiệu chỉnh , By : T.T.Huy - 0918508527
…) hoặc có vấn đề về chất lượng bp mua hàng có trách nhiệm hổ trợ liên lạc theo yêu cầu của bp sử dụng món hàng . 7. Đính kèm : Các biểu mẫu được dùng trong thủ tục STT Mã Tên biểu mẫu Bộ phận Thời Ghi chú gian lưu 01 PUR-F-001 Phiếu yêu cầu mua hàng Mua hàng 2 năm (PR) 02 PUR-F-002 Đơn hàng (PO) Mua hàng 2 năm By : T.T.Huy - 0918508527