XÂY D NG H TH NG TÀI LI U H SỰ Ệ Ố Ệ Ồ Ơ
TRONG T CH CỔ Ứ
1. T i sao c n xây d ng h th ng h s tài li u trong m t t ch c :ạ ầ ự ệ ố ồ ơ ệ ộ ổ ứ
Trong m t t ch c luôn luôn t n t i các quá trình b t k t ch c đó nh hay l n . Các quáộ ổ ứ ồ ạ ấ ể ổ ứ ỏ ớ
trình có th đ n gi n hay ph c t p tùy theo quy mô ho c đ c thù công vi c c a t ch c .ể ơ ả ứ ạ ặ ặ ệ ủ ổ ứ
Đ i v i các quy trình đ n gi n th m chí ta không c n vi t ra mà ch c n th c hi n theoố ớ ơ ả ậ ầ ế ỉ ầ ự ệ
thói quen ho c theo kinh nghi m , các quán bán th c ăn nh , các ti m t p hóa ng i chặ ệ ứ ỏ ệ ạ ườ ủ
th c hi n các quá trình mua hàng , bán hàng , qu n lý kho , … theo thói quen và kinhự ệ ả
nghi m . Các c s s n xu t th công h cũng không c n h ng d n v n hành máy , cácệ ơ ở ả ấ ủ ọ ầ ướ ẫ ậ
công nhân làm theo thói quen và kinh nghi m , h cũng không có các quy chu n đ ki mệ ọ ẩ ể ể
soát quá trình .
Đ i v i các quá trình ph c t p nh v n hành các nhà máy đi n h t nhân vi c có các quyố ớ ứ ạ ư ậ ệ ạ ệ
trình vi t ra b ng văn b n là có tính b t bu c . Các quy trình b ng văn b n n y ph i đ cế ằ ả ắ ộ ằ ả ầ ả ượ
đào t o cho nhân viên th c hi n và có h th ng ki m soát đ b o đ m quy trình vi t raạ ự ệ ệ ố ể ể ả ả ế
đ c tuân th nghiêm ng t . M c đích là nh m b o đ m quá trình đ c th c hi n gi ngượ ủ ặ ụ ằ ả ả ượ ự ệ ố
nhau t i m i th i đi m , lo i tr nh ng sai sót do ch quan gây ra . ạ ọ ờ ể ạ ừ ữ ủ
Nói chung vi c xây d ng h th ng tài li u h s cho m t t ch c là c n thi t vì nh ng lýệ ự ệ ố ệ ồ ơ ộ ổ ứ ầ ế ữ
do sau đây :
- Đây là m t b ng ch ng t ch c đang làm vi c m t cách khoa h c nghĩa là làm vi c cóộ ằ ứ ổ ứ ệ ộ ọ ệ
ph ng phápươ
- B o đ m các ho t đ ng di n ra có ki m soát ch t ch , lo i b nh ng sai sót ch quanả ả ạ ộ ễ ể ặ ẻ ạ ỏ ữ ủ
c a ng i th c hi nủ ườ ự ệ
- Có c s đ nghiên c u c i ti n làm ho t đ ng tr nên hi u qu h n ơ ở ể ứ ả ế ạ ộ ở ệ ả ơ
- L u l i các b ng ch ng đ h tr các ho t đ ng pháp lý n u có ư ạ ằ ứ ể ổ ợ ạ ộ ế
- T o s tin c y c a khách hàng ạ ự ậ ủ
2. C u trúc h th ng tài li u mô t ho t đ ng c a quá trình/m t ho t đ ng :ấ ệ ố ệ ả ạ ộ ủ ộ ạ ộ
H th ng bao g m : ệ ố ồ
- Th t c : Mô t tóm t t các b c th c hi n đ hoàn t t m t quá trình . Nó th ng baoủ ụ ả ắ ướ ự ệ ể ấ ộ ườ
g m m t s đ kh i g m các b c theo trình t và có liên h l n nhau , cùng v i các di nồ ộ ơ ồ ố ồ ướ ự ệ ẫ ớ ễ
gi i các b c . Th t c th ng dùng cho các quy trình , quy trình này có th liên quanả ướ ủ ụ ườ ể
nhi u phòng ban nên th ng c p cao nh t c a t ch c s phê duy t th t cề ườ ấ ấ ủ ổ ứ ẽ ệ ủ ụ
- H ng d n / quy đ nh / quy chu n : Đ th c hi n m i b c c a th t c ta ph i th cướ ẫ ị ẩ ể ự ệ ỗ ướ ủ ủ ụ ả ự
hi n theo các h ng d n công vi c , ph i căn c vào các quy đ nh và các quy chu n (tiêuệ ướ ẫ ệ ả ứ ị ẩ
chu n) đã có . Các h ng d n th ng ch rõ các chi ti t c n th c hi n c a m t công vi cẩ ướ ẫ ườ ỉ ế ầ ự ệ ủ ộ ệ
c th nào đó , n u h ng d n này ch dùng cho các nhân viên trong m t b ph n thìụ ể ế ướ ẫ ỉ ộ ộ ậ
tr ng b ph n có th phê duy t . Các quy chu n/tiêu chu n/quy đ nh th ng mang tínhưở ộ ậ ể ệ ẩ ẩ ị ườ
chi ti t c th đ i v i các ho t đ ng .ế ụ ể ố ớ ạ ộ
- Bi u m u : Khi th c hi n các b c trong th t c ta c n l u l i b ng ch ng là các ho tể ẫ ự ệ ướ ủ ụ ầ ư ạ ằ ứ ạ
đ ng đã đ c th c hi n , đã đ c ki m tra ki m soát . Các thông tin n y đ c ghi trênộ ượ ự ệ ượ ể ể ầ ượ
bi u m uể ẫ
Đ m t quá trình hay m t ho t đ ng trong m t t ch c di n ra m t cách suông s và cóể ộ ộ ạ ộ ộ ổ ứ ễ ộ ẽ
ki m soát chúng ta ph i có hô s / tài li u cho nó . Chúng ta ph i c g ng b o đ m t t cể ả ơ ệ ả ố ắ ả ả ấ ả
By : T.T.Huy - 0918508527
m i ho t đ ng di n ra đ u theo m t h ng d n , tuân theo m t quy chu n đã đ c phêọ ạ ộ ễ ề ộ ướ ẫ ộ ẩ ượ
duy t , và các ho t đ ng này đ u đ c ki m soát l u h s thông qua các bi u m u . ệ ạ ộ ề ượ ể ư ồ ơ ể ẫ
3. C u trúc c a tài li u :ấ ủ ệ
3.1. Th t c :ủ ụ
Thông th ng th t c ph i tr l i đ c các câu h i sau: các công vi c ph i làm là gì?ườ ủ ụ ả ả ờ ượ ỏ ệ ả
trình t th c hi n nh th nào? ai th c hi n? tài li u, ph ng pháp nào đ c s d ng?ự ự ệ ư ế ự ệ ệ ươ ượ ử ụ
thông tin, d li u nào ph i đ c l u h s ? Thông tin đ c chuy n cho ai, nh th nào?ữ ệ ả ượ ư ồ ơ ượ ể ư ế
Th t c nh m th c hi n yêu c u nào trong S tay Ch t l ng?ủ ụ ằ ự ệ ầ ổ ấ ượ
C u trúc c a th t c (qui trình) thông th ng theo trình t sau đây:ấ ủ ủ ụ ườ ự
1. M c đíchụ: Th t c nh m gi i quy t v n đ gì. Ví d nh ki m soát tài li u, ki m soátủ ụ ằ ả ế ấ ề ụ ư ể ệ ể
h s , qu n lý ngu n l c, t o ra công vi c d ch v , đánh giá n i b , kh c ph c s khôngồ ơ ả ồ ự ạ ệ ị ụ ộ ộ ắ ụ ự
phù h p...ợ
2. Ph m vi áp d ngạ ụ : Th t c đ c áp d ng lĩnh v c hay ho t đ ng nào, b ph n hayủ ụ ượ ụ ở ự ạ ộ ộ ậ
ch c danh nào ph i th c hi n.ứ ả ự ệ
3. Tài li u vi n d nệ ệ ẫ : Li t kê nh ng tài li u có ngu n g c n i b hay bên ngoài đ c sệ ữ ệ ồ ố ộ ộ ượ ử
d ng đ th c hi n th t c (lu t, các văn b n pháp qui, các h ng d n nghi p v ...).ụ ể ự ệ ủ ụ ậ ả ướ ẫ ệ ụ
Danh m c tài li u này ph i công b tên, s hi u tài li u.ụ ệ ả ố ố ệ ệ
4. Đ nh nghĩa /t vi t t tị ừ ế ắ : Gi i thích khái ni m hay đ nh nghĩa các c m t đ c s d ngả ệ ị ụ ừ ượ ử ụ
đ th c hi n th t c có th làm cho ng i đ c không hi u rõ. Nêu các t , ký hi u vi t t tể ự ệ ủ ụ ể ườ ọ ể ừ ệ ế ắ
trong văn b n.ả
5. N i dung th t cộ ủ ụ : Mô t rõ n i dung, đ a đi m, trình t , cách th c, th i gian ti n hànhả ộ ị ể ự ứ ờ ế
công vi c, b ph n và ch c danh liên quan ph thc hi n. Nên s d ng l u đ (n u có thệ ộ ậ ứ ẳị ệ ử ụ ư ồ ế ể
đ c) đ mô t trình t ho t đ ng m t cách chính xác c a các nhi m v khác nhau có liênượ ể ả ự ạ ộ ộ ủ ệ ụ
quan.
6. H sồ ơ: Li t kê nh ng tài li u c n ph i có h p thành h s đ làm b ng ch ng cho vi cệ ữ ệ ầ ả ợ ồ ơ ể ằ ứ ệ
l p và th c hi n th t c.ậ ự ệ ủ ụ
7. Ph l cụ ụ : G m các bi u m u đ ghi chép áp d ng th ng nh t trong th t c (qui trình).ồ ể ẫ ể ụ ố ấ ủ ụ
Khi vi t th t c (qui trình) ng i so n th o ph i n m v ng các y u t nh : yêu c u c aế ủ ụ ườ ạ ả ả ắ ữ ế ố ư ầ ủ
công vi c, đ c đi m công vi c (tính ch t đ c tr ng, đ ph c t p, các y u t t o thành),ệ ặ ể ệ ấ ặ ư ộ ứ ạ ế ố ạ
các quá trình chung và riêng chuy n hoá t đ o vào t i đ u ra, năng l c cán b và cácể ừ ầ ớ ầ ự ộ
ngu n l c có th huy đ ng. Th t c ph i mô t các công vi c th c t s làm, ch khôngồ ự ể ộ ủ ụ ả ả ệ ự ế ẽ ứ
ph i nh ng gì ng i so n th o mong mu n nh ng không phù h p v i th c t . Ph i thuả ữ ườ ạ ả ố ư ợ ớ ự ế ả
th p góp ý và s a đ i d th o th t c đ đ m b o tính kh thi c a tài li u tr c khi kýậ ử ổ ự ả ủ ụ ể ả ả ả ủ ệ ướ
ban hành đ a vào áp d ng.ư ụ
3.2. C u trúc c a m t h ng d n :ấ ủ ộ ướ ẫ
T ng t nh th t c tuy nhiên ph n n i dung s đ c trình bày chi ti t , c th h n .ươ ự ư ủ ụ ầ ộ ẽ ượ ế ụ ể ơ
C n chú ý nh ng v n đ sau : ầ ữ ấ ề
- N i dung s ghi c th , chi ti t các b c th c hi n ộ ẽ ụ ể ế ướ ự ệ
- Nên dùng câu đ n gi n ơ ả
By : T.T.Huy - 0918508527
- Có th s d ng d ng b ng g m 2 c t : m t c t ghi các b c th c hi n m t c t ghi cácể ử ụ ạ ả ồ ộ ộ ộ ướ ự ệ ộ ộ
chú ý khi th c hi n b c n y .ự ệ ướ ầ
- Các thông tin trong h ng d n ph i chi ti t rõ ràng , kh p v i th c t bên ngoài . Ví d :ướ ẫ ả ế ớ ớ ự ế ụ
kh i đ ng máy b ng cách nh n phím “START” ; T i control panel n vào tab “ON” , …ở ộ ằ ấ ạ ấ
4. Ví d v m t th t c ụ ề ộ ủ ụ
A. TH T C KI M SOÁT QUÁ TRÌNH TR N S N PH M L NGỦ Ụ Ể Ộ Ả Ẩ Ỏ
1. M c đích ụ:
Cung c p th t c ki m soát các quá trình tr n t i b ph n s n xu t c a nhà máy XYZ .ấ ủ ụ ể ộ ạ ộ ậ ả ấ ủ
2. Ph m vi ạ:
Th t c n y áp d ng cho các dây chuy n tr n và đóng gói t i nhà máy XYZ .ủ ụ ầ ụ ề ộ ạ
3. Trách nhi m :ệ
Giám đ c s n xu t , tr ng chuy n , k thu t viên , nhân viên KCS , Nhân viên k ho ch ,ố ả ấ ưở ề ỷ ậ ế ạ
k toán kho , nhân viên kho .ế
4. Tham kh o ả:
Không có
5. Đ nh nghĩa :ị
MI : H ng d n tr n ; DPS : L ch s n xu t h ng ngàyướ ẫ ộ ị ả ấ ằ
6. N i dungộ:
6.1. S đ kh i : ơ ồ ố
6.2. Di n gi i ễ ả
6.2.1. K ho ch s n xu t ngày : B ph n k ho ch s d a vào d báo bán hang , quy đ nhế ạ ả ấ ộ ậ ế ạ ẽ ự ự ị
t n kho , nguyên v t li u có s n , công su t chuy n , ngu n nhân l c đ l p k ho ch s nồ ậ ệ ẳ ấ ề ồ ự ể ậ ế ạ ả
xu t chi ti t theo ngày (DPS) . K ho ch n y s ch rõ các đ n hàng s n xu t , s l ngấ ế ế ạ ầ ẽ ỉ ơ ả ấ ố ượ
bao nhiêu và s n xu t trong bao lâu . Các thông tin n y đ c ghi vào bi u m u PL/F/0001 .ả ấ ầ ượ ể ẫ
Sau đó DPS s đ c g i cho các b ph n : s n xu t , kho , ch t l ng đ th c hi n .ẽ ượ ở ộ ậ ả ấ ấ ượ ể ự ệ
6.2.2. D a trên DPS k toán kho s tính toán l ng nguyên v t li u c n thi t , các thongự ế ẽ ượ ậ ệ ầ ế
tin v nguyên v t li u đ c ghi vào “phi u yêu c u nguyên v t li u” – PL/F/0002 vàề ậ ệ ượ ế ầ ậ ệ
chuy n cho kho đ chu n b nguyên v t li u cho các đ n hang . ể ể ẩ ị ậ ệ ơ
6.2.3. D a vào DPS b ph n KCS s chu n b các h ng d n tr n , công th c , h ngự ộ ậ ẽ ẩ ị ướ ẫ ộ ứ ướ
d n đóng gói và xác l p mã s m . Các thông tin n y s chuy n cho bô ph n s n xu t đẫ ậ ố ẻ ầ ẽ ể ậ ả ấ ể
th c hi nự ệ
6.2.4. Kho chu n b nguyên v t li u cho m i đ n hàng và phân phát cho s n xu t theoẩ ị ậ ệ ỗ ơ ả ấ
“phi u yêu c u nguyên v t li u”-PL/F/0002 và th t c “ti p nh n và phân phát nguyên v tế ầ ậ ệ ủ ụ ế ậ ậ
li u”– WH/P/0001ệ.
By : T.T.Huy - 0918508527
S n xu t s ki m tra nguyên li u nh n t kho và ph n h i v i kho và KCS n u nguyênả ấ ẽ ể ệ ậ ừ ả ồ ớ ế
li u có v n đ . Sauk hi ki m tra k thu t viên s n xu t s ký nh n vào “phi u yêu c uệ ấ ề ể ỷ ậ ả ấ ẽ ậ ế ầ
nguyên v t li u” – PL/F/0002 ậ ệ
6.2.5. Tr n các nguyên li u đ t o s n ph mộ ệ ể ạ ả ẩ : Các k thu t viên ki m tra tr ng thái cácỷ ậ ể ạ
thi t b , các ti n ích có liên quan tr c khi b t đ u quá trình tr n . Sau khi ki m tra kế ị ệ ướ ắ ầ ộ ể ỷ
thu t viên s ghi vào “s giao ca”-PL/F/0011ậ ẽ ổ
6.2.5.1. V sinh và kh trùng các b n tr n vá các thi t b có liên quan nh b m , đ ngệ ử ồ ộ ế ị ư ơ ườ
ng , van , b n ch a , …. Vvv theo các h ng d n công vi c PRO/WI/0001 ,ố ồ ứ ướ ẫ ệ
PRO/WI/0002 , PRO/WI/0009 , PRO/WI/0023 , PRO/WI/0024 , PRO/WI/0040 và ghi nh nậ
l i vào “B ng ki m tra v sinh kh trùng thi t b ” - QA/F/0009 . ạ ả ể ệ ử ế ị
6.2.5.2. KCS ki m tra và l y m u ki m tra vi sinh và d l ng hóa ch t v sinh theo cácể ấ ẫ ể ư ượ ấ ệ
h ng d n – QA/WI/0028 , QA/WI/0042 . N u k t qu đ t yêu c u KCS s ch p thu nướ ẫ ế ế ả ạ ầ ẽ ấ ậ
cho b t đ u s n xu t (tr n) , n u k t qu không đ t s n xu t ph i làm v sinh kh trùngắ ầ ả ấ ộ ế ế ả ạ ả ấ ả ệ ử
l i .ạ
6.2.5.3. Cân các nguyên li u có tr ng l ng d i 100 kg theo h ng d n công vi c “cânệ ọ ượ ướ ướ ẫ ệ
nguyên li u” PRO/WI/0003. Các nguyên li u có l ng dung trên 100 kg s cân trên b nệ ệ ượ ẽ ồ
tr n khi n p vào. ộ ạ
6.2.5.4. Các k thu t viên s tr n các nguyên li u đ t o s n ph m theo h ng d n vàỷ ậ ẽ ộ ệ ể ạ ả ẩ ướ ẫ
công th c tr n cũng nh các h ng d n v n hành thi t b tr n - PRO/WI/0004 ,ứ ộ ư ướ ẫ ậ ế ị ộ
PRO/WI/0006 , PRO/WI/0007 , PRO/WI/0021 , PRO/WI/0022 . K thu t viên s ghi cácỷ ậ ẽ
thông s tr n vào bi u m u “Theo dõi quá trình tr n”- PRO/F/0005 ố ộ ể ẫ ộ
6.2.6. Sauk hi k t thúc quá trình tr n k thu t viên s n xu t s l y m u theo h ng d nế ộ ỷ ậ ả ấ ẽ ấ ẫ ướ ẫ
l y m u – QA/WI/0015 và chuy n m u cho KCS ấ ẫ ể ẫ
6.2.7. KCS ki m tra các ch tiêu k thu t c a m u theo các h ng d n – QA/WI/0003 –ể ỉ ỷ ậ ủ ẫ ướ ẫ
0012 , QA/WI/0028-0030 , QA/WI/0034-0035
6.2.8 . N u k t qu không đ t yêu c u KCS và s n xu t s tìm cách đi u ch nh trên mế ế ả ạ ầ ả ấ ẽ ề ỉ ẻ
v a tr n ừ ộ
6.2.9. K thu t viên s n xu t s đi u ch nh trên m v a tr n theo cách đi u ch nh đãỷ ậ ả ấ ẽ ề ỉ ẻ ừ ộ ề ỉ
th ng nh t gi a KCS và s n xu t . Sau khi đi u ch nh xong ta l i theo các b c 6.2.6 vàố ấ ữ ả ấ ề ỉ ạ ướ
6.2.7
6.2.10. N u k t qu không đ t và không th đi u ch nh đ c , KCS s th c hi n theo thế ế ả ạ ể ề ỉ ượ ẽ ự ệ ủ
t c x lý s n ph m không phù h p –QA/P/0007ụ ử ả ẩ ợ
6.2.11. N u k t qu ki m tra đ t yêu c u KCS s duy t cho chuy n s n ph m sang b nế ế ả ể ạ ầ ẽ ệ ể ả ẩ ồ
ch a đ ti n hành quá trình đóng gói . K thu t viên s n xu t s th c hi n vi c chuy nứ ể ế ỷ ậ ả ấ ẽ ự ệ ệ ể
s n ph m t b n tr n sang b n ch a theo h ng d n – PRO/WI/0025ả ẩ ừ ồ ộ ồ ứ ướ ẫ
6.2.12. K t thúc đ n hang s n xu t : ế ơ ả ấ
6.2.12.1. K thu t viên s n xu t ki m tra và cân các nguyên li u còn l i , ghi vào bi uỷ ậ ả ấ ể ệ ạ ể
m u Tr Nguyên V t Li u – PRO/F/0013 , sau đó chuy n bi u m u đã đi n và nguyênẫ ả ậ ệ ể ể ẫ ề
By : T.T.Huy - 0918508527
li u còn l i cho kho . ệ ạ
6.2.12.2. Tr ng nhóm s n xu t s làm b ng cân đ i nguyên li u - PL/F/0003 đ t ng k tưở ả ấ ẽ ả ố ệ ể ổ ế
l ng s n ph m s n xu t đ c , tính toán hao phí và trình Giám Đ c S n Xu t xem xétượ ả ẩ ả ấ ượ ố ả ấ
phê duy t tr c khi chuy n cho b ph n k ho ch . ệ ướ ể ộ ậ ế ạ
7. Đính kèm : Các bi u m u đ c dùng trong th t c ể ẫ ượ ủ ụ
STT Mã Tên bi u m u ể ẫ B ph nộ ậ Th iờ
gian l uưGhi chú
01 QA/F/0009 B ng ki m tra kh trùngả ể ử
thi t bế ị KCS 2 năm
02 PL/F/0001 K ho ch s n xu t ngàyế ạ ả ấ K ho chế ạ 2 năm
03 PL/F/0002 Phi u yêu c u nguyênế ầ
li uệK ho chế ạ 2 năm
04 PL/F/0003 Cân đ i nguyên li u choố ệ
đ n hangơK ho chế ạ 2 năm
05 PRO/F/0013 Phi u Tr Nguyên V tế ả ậ
Li uệS n xu tả ấ 2 năm
B. H ng d n v n hành b n tr n s n ph m l ng ướ ẫ ậ ồ ộ ả ẩ ỏ
1. M c Tiêuụ :
Tài li u n y cung c p h ng d n v n hành h th ng b n tr n 106 (b n K) .ệ ầ ấ ướ ẫ ậ ệ ố ồ ộ ồ
2. Ph m Viạ:
H ng d n này đ c áp d ng cho ho t đ ng tr n t i b n 106 ướ ẫ ượ ụ ạ ộ ộ ạ ồ nhà máy XYZ
3. Tham kh o ả:
- H ng d n v sinh b n tr n 106 – PRO/WI/001ướ ẫ ệ ồ ộ
- H ng d n cân nguyên v t li u – PRO/WI/003ướ ẫ ậ ệ
4. Đính kèm:
N/A
5. N i Dung ộ:
1. Nh n phi u tr n và h ng d n tr n t Q.Aậ ế ộ ướ ẫ ộ ừ
2. V sinh và kh trùng b n tr n , b m , đ ng ng ệ ử ồ ộ ơ ườ ố
3. Cân tr c m t s nguyên li u , và dùng xe forkliftướ ộ ố ệ
đ a lên sàn b n tr n . ư ồ ộ Chú ý các quy đ nh an toàn khi nâng cácị
thùng hóa ch t lên sàn ấ
3. Chu n b m tr n :ẩ ị ẻ ộ
3.1.Vào màng hình “Batch Start / Stop & Product
Discharge”
3.2. Nh p : ậ
- S m vào “Enter Batch ID” ố ẻ
- Mã s n ph m vào “Enter BP Number”ả ẩ
3.3. Nh n “Zero” đ reset cân v 0ấ ể ề
3.4. Nh n “Start” đ kh i đ ng mấ ể ở ộ ẻ
Dòng tr ng thái s chuy n sang “Batchạ ẽ ể
Running”
4. N p nguyên li u : ạ ệ
4.1. Vào màng hình n p nguyên li u “Raw Materialạ ệ
Khi s d ng l i l c đ n p , ta ph iử ụ ướ ọ ể ạ ả
đ t l i lên mi ng b n tr c khi nh nặ ướ ệ ồ ướ ấ
By : T.T.Huy - 0918508527