Trung tâm Nghiên cứu – Tư vấn CTXH & PTCĐ
Dự án “Nâng cao năng lực cho Nhân viên Xã hội Cơ sở ở TP.HCM”
BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP
(ĐÁNH GIÁ TÂM LÝ XÃ HỘI)
Trung tâm Nghiên cứu – Tư vấn CTXH & PTCĐ
Dự án “Nâng cao năng lực cho Nhân viên Xã hội Cơ sở ở TP.HCM”
NĂNG ĐỘNG NHÓM
Chân thành cảm ơn Tổ chức Dịch vụ Gia đình và Cộng đồng
Quốc tế (CFSI) đã hỗ trợ Dự án “Nâng cao năng lực cho
NVCTXH cơ sở ở TP.HCM” ấn hành tập tài liệu này.
Trung tâm Nghiên cứu - Tư vấn CTXH & PTCĐ
Dự án “Nâng cao năng lực cho Nhân viên Xã hội Cơ sở ở TP.HCM”
BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP
(ĐÁNH GIÁ TÂM LÝ XÃ HỘI)
[Type text]
Dự án “Nâng cao năng lực cho NVXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 2
Báo cáo trường hợp (Đánh giá tâm lý xã hội)
SDRC - CFSI
MỤC LỤC
Bài 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP........................ 3
I. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI CÁC BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP (BÁO CÁO CA) . 3
II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP .......................... 4
Bài 2: QUY TRÌNH SOẠN THẢO BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP ............................... 5
A. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ .................................................................................. 5
B. GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG ........................................................... 5
I. CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ KHÁCH HÀNG ...................................................... 6
II. VẤN ĐỀ CỦA KHÁCH HÀNG ................................................................ 8
III. CHẨN ĐOÁN VẤN ĐỀ (ĐÁNH GIÁ TÂM LÝ XÃ HỘI) ........................ 8
IV. KẾ HOẠCH CAN THIỆP ........................................................................ 11
V. THỰC HIỆN KẾ HOẠCH ....................................................................... 12
VI. LƯỢNG GIÁ ........................................................................................... 12
VII. KẾT THÚC ............................................................................................. 12
VIII. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ........................................................... 12
C. GIAI ĐOẠN VIẾT BÁO CÁO ........................................................................ 13
D. GIAI ĐOẠN KIỂM TRA BẢN THẢO ........................................................... 14
[Type text]
Dự án “Nâng cao năng lực cho NVXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 3
Báo cáo trường hợp (Đánh giá tâm lý xã hội)
SDRC - CFSI
Bài 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ
BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP
I. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI CÁC BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP
(BÁO CÁO CA)
1. Khái niệm báo cáo trường hợp
Báo trường hợp (case report) là một kỹ năng được dùng phổ biến trong lĩnh vực y
tế. Trong y tế, báo cáo trường hợp là một hình thức cổ xưa nhất của các loại báo cáo
y tế. Theo Wikipedia: Trong y tế, báo cáo trường hợp là một báo cáo chi tiết về
những triệu chứng, dấu hiệu, chẩn đoán, điều trị và theo dõi bệnh nhân. Báo cáo
trường hợp có thể chứa đựng thông tin nhân khẩu của bệnh nhân nhưng chỉ mô tả
những trường hợp hiếm gặp hoặc không điển hình. Báo cáo về một trường hợp
thường là một bài trình bày gây bất ngờ để mô tả những phát hiện và những dự đoán,
đi kèm với việc xem xét các báo cáo trường hợp trước đó để đặt trường hợp được
báo cáo trong một bối cảnh nhất định.
Trong CTXH (CTXH), có ít tài liệu về báo cáo trường hợp cả tiếng anh và tiếng
việt, chỉ có các tài liệu về “documentation” (tạm dịch là tài liệu hóa). Tài liệu hóa là
việc ghi chép và lưu trữ tất cả các thông tin về khách hàng. Tài liệu hóa trong CTXH
rất quan trọng, phục vụ sáu chức năng chính: (1) đánh giá và lập kế hoạch; (2) cung
cấp dịch vụ; (3) tạo tính liên kết và phối hợp với các dịch vụ; (4) giám sát; (5) đánh
giá dịch vụ; (6) nghiên cứu. Các tài liệu mà NVCTXH tạo ra như: tờ khai tiếp nhận,
nhật ký, ghi chép vấn đàm, phiếu thông tin cơ bản, phiếu đánh giá nhu cầu, báo cáo
đánh giá tâm lý xã hội, báo cáo vãng gia, báo cáo trường hợp, biên bản cuộc họp,
bản ghi nhớ, các dự án, các chương trình, các nghiên cứu, các quyết định, các bài
báo, sách, bài viết hội thảo… Như vậy, báo cáo trường hợp là một trong số các tài
liệu mà NVCTXH cần phải thực hiện.
Báo cáo trường hợp trong CTXH là trung tâm lưu trữ các thông tin và nối kết các
tài liệu về một khách hàng nhằm cung cấp cho người đọc sự hiểu biết sâu sắc và toàn
diện về tiến trình quản lý một trường hợp khách hàng, là cơ sở để đánh giá sự thay
đổi của khách hàng, hiệu quả làm việc của NVCTXH, công tác kiểm huấn và công
tác quản lý. Đồng thời, báo cáo trường hợp cũng góp phần đưa ra những đề xuất,
kiến nghị cho việc cải thiện hoặc thay đổi trong thực hành nghề nghiệp.
Nghiên cứu trường hợp (case sutdy) và báo cáo trường hợp thường bị nhầm lẫn
với nhau. Nghiên cứu trường hợp là một hình thức rộng rãi hơn báo cáo trường hợp.
Nghiên cứu trường hợp được hiểu là một phân tích chuyên sâu về một trường hợp,
sự kiện, tình huống trong đó nhấn mạnh các yếu tố liên quan đến bối cảnh phát triển.
Nghiên cứu trường hợp phổ biến trong khoa học xã hội và khoa học đời sống.
2. Phân loại báo cáo trường hợp
a) Báo cáo trường hợp định kỳ
Viết báo cáo trường hợp là một công việc thường xuyên của mỗi NVCTXH. Khi
tiến trình can thiệp một trường hợp kết thúc (hay còn gọi là đóng ca), NVCTXH phải
viết một báo cáo trường hợp về khách hàng, trong đó nêu rõ lý do tại sao chấm dứt
can thiệp. Tùy theo yêu cầu của mỗi cơ sở xã hội mà NVCTXH phải viết báo cáo
trường hợp định kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàng năm. Ví dụ: Một đứa trẻ tới cơ
sở xã hội để tìm kiếm sự giúp đỡ. Nếu như các nhu cầu, vấn đề của trẻ được giải
[Type text]
Dự án “Nâng cao năng lực cho NVXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 4
Báo cáo trường hợp (Đánh giá tâm lý xã hội)
SDRC - CFSI
quyết mà không cần thiết phải đưa trẻ vào cơ sở để chăm sóc thì NVCTXH cần phải
viết báo cáo trường hợp đóng ca, trong đó nêu rõ lý do tại sao không đưa trẻ vào cơ
sở. Nếu như đưa trẻ vào cơ sở để chăm sóc, NVCTXH cần chuẩn bị cho việc viết
báo cáo trường hợp định kỳ (tháng, quý, năm).
Báo cáo trường hợp định kỳ được lưu trữ trong tập hồ sơ xã hội của khách hàng
nhằm mục đích quản lý hành chính, để chuyển gửi hoặc theo dõi sự thay đổi của
khách hàng. Cũng giống như những tài liệu khác về khách hàng, việc lưu trữ báo cáo
trường hợp phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật, chỉ những người có chức năng trong
cơ sở mới được đọc báo cáo trường hợp. Việc giới hạn những người có thể đọc báo
cáo trường hợp thường phụ thuộc vào quy định của mỗi cơ sở xã hội. Những người
ngoài cơ sở muốn tham khảo báo cáo trường hợp phải được sự cho phép của người
đứng đầu cơ sở và sự đồng ý của khách hàng.
b) Báo cáo trường hợp chuyên sâu
Báo cáo trường hợp chuyên sâu được viết theo yêu cầu của các cá nhân, các tổ
chức, các cơ quan có thẩm quyền (ví dụ như: bệnh viện, tòa án, công an, nhà xuất
bản…) để bảo vệ, biện hộ hoặc tìm kiếm các dịch vụ.
Bố cục của báo cáo dạng này thường không đầy đủ các phần như báo cáo trường
hợp định kỳ, mà chỉ tập trung viết những nội dung theo yêu cầu từ phía các cá nhân,
các tổ chức, các cơ quan có thẩm quyền.
II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP
Viết báo cáo trường hợp thể hiện tính chuyên nghiệp của NVCTXH. Báo cáo trường
hợp truyền tải những thông tin cần thiết nhất về khách hàng tới đồng nghiệp để quản lý ca
và tới các cơ quan trung gian khi NVCTXH chuyển gửi khách hàng. Báo cáo trường hợp
là cơ sở cho sự hợp tác và điều phối các dịch vụ chuyên môn và đa ngành, khi khách
hàng cần đến các dịch vụ bên ngoài cơ sở.
Nghề CTXH xuất phát từ lĩnh vực thực hành nên các báo cáo trường hợp được các cơ
sở lưu giữ, cho dù có thiếu sót vẫn là công cụ giáo dục có giá trị, phục vụ cho mục đích
huấn luyện sinh viên. Bởi vì, nó cung cấp các bài học kinh nghiệm để cải thiện hoặc đưa
ra những đề nghị thay đổi trong thực hành nghề nghiệp. Hay nói cách khác, thông qua
báo cáo trường hợp, người đọc có thể học hỏi kinh nghiệm hoặc tránh các sai sót trong
khi thực hành CTXH.
Báo cáo trường hợp là một nguồn thông tin quan trọng để xác định các vấn đề mới,
dự đoán các nguy cơ và dẫn đến những nghiên cứu mới. Do vậy, báo cáo trường hợp là
cơ sở để thiết kế và cung cấp các dịch vụ chất lượng cao, cải thiện chất lượng chăm sóc
khách hàng.
Báo cáo trường hợp có thể được yêu cầu từ một cá nhân hay cơ quan có thẩm quyền
(như tòa án, bệnh viện, công an…). Khi đó, báo cáo trường hợp là bằng chứng quan trọng
để hỗ trợ khách hàng. Ví dụ: Khách hàng là trẻ vi phạm pháp luật, tòa án có thể yêu cầu
NVCTXH viết báo cáo trường hợp. Khi đó, báo cáo trường hợp có thể là bằng chứng
được tòa án xem xét để giảm nhẹ tội cho khách hàng.
Báo cáo trường hợp là bằng chứng thể hiện kết quả làm việc của NVCTXH. Chính vì
thế, báo cáo trường hợp rất hữu ích cho công tác kiểm huấn. Kiểm huấn viên chịu trách
nhiệm về các sự cố và thiếu sót của nhân viên, vì vậy, kiểm huấn viên cần lưu giữ lại các
tài liệu mà họ cung cấp (trong đó có báo cáo trường hợp).
Ngoài việc cung cấp cơ sở theo dõi, đánh giá sự thay đổi của khách hàng, báo cáo
trường hợp còn cung cấp dữ liệu cho đánh giá các dịch vụ, các chương trình lớn hơn.
[Type text]
Dự án “Nâng cao năng lực cho NVXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 5
Báo cáo trường hợp (Đánh giá tâm lý xã hội)
SDRC - CFSI
Bài 2: QUY TRÌNH SOẠN THẢO
BÁO CÁO TRƯỜNG HỢP
A. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ
Có câu nói “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại”, vì thế, không chỉ đối với việc
viết báo cáo trường hợp mà với bất kỳ công việc nào, giai đoạn chuẩn bị là vô cùng
quan trọng. Trước khi viết báo cáo trường hợp, NVCTXH cần phải phải đọc và tổng
hợp tất cả các dữ liệu từ hồ sơ xã hội (tờ khai tiếp nhận, phiếu thông tin cơ bản, phiếu
đánh giá nhu cầu, báo cáo đánh giá tâm lý xã hội, báo cáo vãng gia, biên bản cuộc họp,
nhật ký, ghi chép vấn đàm,...) để chọn lọc những sự kiện, hoạt động, số liệu điển hình
phục vụ cho việc mô tả, nhận định, giải thích, đánh giá và đưa ra các kết luận trong báo
cáo trường hợp.
Để chuẩn bị thật tốt trước khi viết báo cáo trường hợp, NVCTXH cần trả lời được các
câu hỏi sau: Viết báo cáo nhằm mục đích gì? Viết về ai? Viết cho ai (đối với báo cáo
trường hợp chuyên sâu)? Viết cái gì? Viết như thế nào?
Đầu tiên, NVCTXH cần phải xác định được mục đích của việc viết báo cáo và những
yêu cầu báo cáo trường hợp để giới hạn khuôn khổ, cách viết, cách trình bày và kiểm tra
thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc soạn thảo báo cáo.
Đối với báo cáo trường hợp chuyên sâu, NVCTXH cần phải xác định người nhận báo
cáo trường hợp là ai? Việc xác định người nhận báo cáo giúp cho NVCTXH chọn cách
viết phù hợp cả về hình thức lẫn văn phong, làm cho báo cáo trường hợp có sức thuyết
phục cao. NVCTXH cần xác định được lý do viết báo cáo trường hợp chuyên sâu là gì?
Người nhận báo cáo cần tìm kiếm điều gì? Mức độ hiểu biết của người nhận đối với
những vấn đề được đề cập trong báo cáo? Những thuật ngữ trong báo cáo có quen thuộc
với người nhận hay không? Sau khi đọc báo cáo, họ sẽ làm gì? Những nội dung thông tin
được đề cập trong báo cáo trường hợp có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền
của người nhận, khai thác và sử dụng báo cáo hay không? NVCTXH cần hỏi ý kiến và
được sự đồng ý của khách hàng hoặc người giám hộ về việc soạn thảo và gửi báo cáo
trường hợp chuyên sâu.
NVCTXH cần xác định các nội dung bắt buộc và các nội dung cần thiết trong báo cáo
trường hợp để làm cơ sở cho việc xây dựng đề cương, thu thập, chọn lọc và kiểm tra các
dữ liệu, thông tin đưa vào báo cáo.
NVCTXH cần xác định được hình thức, các yêu cầu, bố cục của báo cáo trường hợp.
B. GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG
Trong thực tế, việc xây dựng đề cương báo cáo trước khi viết báo cáo thường bị bỏ
qua. Để nội dung báo cáo cụ thể, có trọng tâm và không bỏ sót nội dung cần phải thực
hiện viết đề cương báo cáo. Việc thực hiện đề cương còn là cơ sở cho việc thu thập các
thông tin, số liệu liên quan, đảm bảo tính cho việc thực hiện bước tiếp theo nhanh chóng,
hiệu quả.
Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp. Đối
với báo cáo trường hợp chuyên sâu định dạng của báo cáo còn phụ thuộc vào mục đích và
yêu cầu của người đọc. Bố cục của báo cáo dạng này thường không đầy đủ các phần như
trong báo cáo trường hợp định kỳ. Chính vì vậy điều khó nhất là NVCTXH phải tạo ra