13 bí quyết quản lý sự thay đổi
Dennis Sparks - Giám đốc điều hành Hội đồng Phát triển nhân viên
quốc gia tiết lộ 13 bí quyết quản lý quá trình thay đổi (Sparks, 1993). Chi tiết
như sau:
1. Truyền đạt các kiến thức về sự thay đổi cho mọi thành viên, từ lãnh đạo
chủ chốt đến nhân viên.
2. Sử dụng một “phương pháp hệ thống” nhằm bảo đảm không bỏ qua bất
kỳ một khía cạnh nào liên quan đến tổ chức/ công ty trong quá trình lập kế hoạch
và thực thi những sự thay đổi.
3. Áp dụng phương pháp nhóm trong đó bao gồm những cá nhân có liên
quan đến quá trình thay đổi.
4. Chia quyền cho các cá nhân nhằm khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa thực
thi sự thay đổi.
5. Lập kế hoạch, đồng thời “bám sát kế hoạch đã lập ra”. Thực thi kế hoạch,
nhưng cần nhận thức được rằng các kế hoạch đã đặt ra phải thích nghi được với sự
thay đổi.
6. Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa một bên là lập kế hoạch cho sự thay đổi và
một bên là nhu cầu cần thiết có sự tham gia của mọi cá nhân trong việc thực thi
các kế hoạch mới. Mặc dù vấn đề thu hút các cá nhân tham gia vào quá trình thay
đổi là tương đối khó khăn. Nhưng cũng không nên sử dụng quá nhiều thời gian và
công sức để thuyết phục những cá nhân vốn đã mất hết sự quan tâm và mục tiêu
phấn đấu trong công việc.
7. Đảm bảo cung cấp đầy đủ cán bộ truyền đạt những quan điểm về sự thay
đổi cho các cá nhân có liên quan đến sự thay đổi đó.
8. Lựa chọn phương pháp truyền đạt tiên tiến dựa trên cơ sở các nghiên cứu
đã tiến hành. Đồng thời, cần xem xét lại các phương pháp vốn đã từng được
nghiên cứu và ứng dụng để có thể thu được kết quả tốt nhất với phương pháp mới.
9. Nhận thức rằng thay đổi chỉ có thể xảy ra bởi con người. Do vậy, cần lưu
ý đến những tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm của người lãnh đạo cũng
như các cá nhân có liên quan tới quá trình thay đổi. Nắm bắt được các trở ngại
trong quá trình thực thi sự thay đổi và tìm ra biện pháp giải quyết nhằm tháo gỡ
các khó khăn đó.
10. Cần chuẩn bị kỹ các công việc cần thiết để có thể thực hiện thành công
sự thay đổi. Lưu ý rằng hầu hết các sự thay đổi thường bắt đầu bằng những khó
khăn và thất bại tạm thời. Rồi sau đó, thành công mới dần dần xuất hiện.
11. Tạo điều kiện để lãnh đạo và các cá nhân khác nắm bắt được một “sự
hiểu biết thông tuệ” (intellectual understanding). Mặc dù vấn đề đánh giá các kết
quả đạt được là rất quan trọng, chúng ta cũng đừng quên nắm vững các kiến thức
về chức năng và ý nghĩa căn bản của những phương pháp thực thi.
12. Tìm ra các “cách thức chuyển đổi linh động” và những cá nhân thành
công trong việc thực thi sự thay đổi - những người quan tâm đến việc tạo ra những
thay đổi đáng kể trong thực tế.
13. Phải có một chiến lược lâu dài, nhận thức được rằng để thực hiện những
sự thay đổi đó cần phải mất nhiều thời gian. Không nên đốt cháy giai đoạn.