Bài 4: Kỹ năng giao tiếp công sở

BÀI 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CÔNG SỞ<br /> Nội dung<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Mục tiêu<br /> <br /> Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ:<br /> văn hóa doanh nghiệp.<br />  Chỉ ra được một số vấn đề ứng xử giao tiếp<br /> Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ<br /> trong môi trường làm việc, các (loại hình) tổ<br /> bản trong doanh nghiệp.<br /> chức, doanh nghiệp;<br /> Kỹ thuật giao tiếp có văn hóa nơi  Xác định được tầm quan trọng của việc xây<br /> công sở.<br /> dựng những mối quan hệ ứng xử tốt đẹp trong<br /> doanh nghiệp, qua đó có áp dụng các cách ứng<br /> Kênh giao tiếp trong doanh nghiệp.<br /> xử phù hợp và làm việc hiệu quả;<br />  Nhận diện được văn hóa giao tiếp trong công<br /> sở ở Việt Nam, đồng thời trang bị một số kỹ<br /> năng trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp.<br /> Hướng dẫn học<br /> <br /> Đọc kỹ tài liệu và nghe bài giảng để nắm được<br /> những ý tưởng chính;<br />  Thực hành giao tiếp thường xuyên và vận<br /> dụng những kiến thức đã học ở bài 3.<br /> <br /> <br /> PPH101_Bai4_v1.0018109225<br /> <br /> 1<br /> <br /> TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP<br /> Lan là một nhân viên kinh doanh giỏi. Khi tiếp xúc với khách hàng, Lan rất tự tin, khéo<br /> léo, biết cách lắng nghe, đặt câu hỏi dẫn dắt khách hàng một cách hiệu quả nhờ vận dụng<br /> các quy luật tâm lý trong dịch vụ khách hàng.<br /> Nhưng khi ở công ty, trong giao tiếp với đồng nghiệp thì Lan lại lúng túng, không thoải<br /> mái và thiếu tự tin nên rất miễn cưỡng khi tiếp xúc với đồng nghiệp.<br /> Câu hỏi: Lan cần phải làm gì để cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp?<br /> <br /> PPH101_Bai4_v1.0018109225<br /> <br /> 2<br /> <br /> Giao tiếp ứng xử – một biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp<br /> <br /> Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp bao gồm các mối quan hệ ứng xử giữa cấp trên với<br /> cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc. Các mối quan hệ<br /> này có sự tác động qua lại lẫn nhau. Nếu mối quan hệ này được kết hợp hài hòa với mục<br /> tiêu vì lợi ích chung của doanh nghiệp sẽ tạo nên sức mạnh thúc đẩy doanh nghiệp<br /> phát triển.<br /> Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp<br /> <br /> Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp ứng xử của mọi người trong môi trường doanh<br /> nghiệp như:<br />  Loại hình doanh nghiệp, tổ chức: Yếu tố này ảnh hưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ<br /> chức, điều lệ doanh nghiệp... và từ đó ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong doanh nghiệp.<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Việc góp vốn: Số lượng và nguồn gốc vốn góp là một trong những yếu tố quan trọng<br /> ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp.<br /> Một trong những nguồn lực quan trọng trong doanh nghiệp là nguồn vốn. Quan niệm<br /> “Mạnh vì gạo, bạo vì tiền” đã ăn sâu vào tiềm thức con người. Do đó, yếu tố tài chính<br /> quyết định nhiều vấn đề trong doanh nghiệp. Mối quan hệ con người cũng bị chi phối<br /> bởi yếu tố này.<br /> Vấn đề đa văn hoá: Đa văn hóa thể hiện những tập tục, truyền thống, lối sống và cách hành<br /> xử khác nhau. Tính chất đa văn hóa ảnh hưởng trực tiếp đến các mối quan hệ giao tiếp trong<br /> doanh nghiệp, đặc biệt ở các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.<br /> Ảnh hưởng của phong tục, thói quen, truyền thống, văn hóa Việt Nam tại địa phương<br /> nơi doanh nghiệp hoạt động: có tác động lớn đến sự hình thành văn hóa giao tiếp ứng<br /> xử trong doanh nghiệp.<br /> <br /> Các góc độ giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp<br /> Xét từ góc độ cá nhân<br /> <br /> Con người là nhân tố quan trọng nhất, nhân tố quyết định mọi vấn đề trong một tổ chức.<br /> Một tổ chức, một doanh nghiệp vận hành được là nhờ sự vận động của các mối quan hệ<br /> giữa người với người trong tổ chức đó.<br />  Phấn đấu đạt các mục tiêu cá nhân: Mối quan hệ hành xử của mỗi cá nhân đều hướng<br /> theo các mục tiêu khác nhau và thay đổi theo không gian cũng như thời gian.<br /> Ví dụ: Trong doanh nghiệp có người chỉ chú trọng đến vấn đề chuyên môn mà không<br /> quan tâm đến các mối quan hệ khác, có người có quan niệm làm việc để kiếm tiền, bằng<br /> mọi giá phải có tiền người khác thì quan tâm đến sự thăng tiến…<br /> Mục tiêu phấn đấu riêng của mỗi cá nhân trên thực tế ảnh hưởng đến văn hóa giao tiếp<br /> trong công sở.<br />  Thỏa mãn các nhu cầu cá nhân: Theo quan điểm của Maslow, nhu cầu của con người<br /> không ngừng tăng lên. Khi các nhu cầu cơ bản (nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn) được<br /> thỏa mãn thì con người có nhu cầu được mọi người trong xã hội thừa nhận và kính<br /> trọng… Theo đó, con người tự điều chỉnh hành vi để đạt được điều mà mình<br /> mong muốn.<br /> <br /> PPH101_Bai4_v1.0018109225<br /> <br /> 3<br /> <br /> Ví dụ trong doanh nghiệp<br /> <br /> Ví dụ chung<br /> Tự<br /> hoàn<br /> thiện<br /> <br /> Thành tích<br /> Địa vị<br /> <br /> Tình bạn<br /> <br /> Sự ổn định<br /> <br /> Thử thách trong<br /> công việc<br /> <br /> Sự kính trọng<br /> <br /> Sự thừa nhận<br /> <br /> Sự an toàn<br /> <br /> Nhu cầu sinh lý<br /> <br /> Thức ăn<br /> <br /> Chức danh<br /> <br /> Bạn bè ở cơ quan<br /> <br /> Trợ cấp<br /> Lương<br /> cơ bản<br /> <br /> Tháp nhu cầu của Maslow<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Xây dựng "hình tượng riêng": Đối với mỗi cá nhân, việc xây dựng và giữ hình ảnh tốt<br /> đẹp của mình trong mắt mọi người có vai trò rất quan trọng. Mỗi người, bằng cách này<br /> hay cách khác đều xây dựng hình ảnh của mình. Để giữ được hình ảnh cá nhân, con<br /> người thường tạo ra mối quan hệ giao tiếp ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp mình, đó<br /> có thể là một ngành công nghiệp, hội nghề nghiệp, hay mạng lưới làm việc, hợp tác.<br /> Hình ảnh cá nhân cũng là yếu tố nhằm phát triển, giữ gìn uy tín cá nhân (ảnh hưởng đến<br /> nhận xét của người tham khảo khi thay đổi công việc, khi xin học bổng…).<br /> Hài hòa với mục tiêu của doanh nghiệp và các bên liên quan: Mỗi cá nhân là một thành<br /> viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Hành vi văn hóa giao tiếp của mỗi cá nhân cũng sẽ<br /> ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt đông của cả tổ chức.<br /> Xét từ góc độ doanh nghiệp<br /> <br /> Giao tiếp ứng xử trong doanh nghiệp là yếu tố đặc biệt quan trọng, góp phần:<br />  Phát triển thương hiệu, nâng cao vị thế, sức cạnh tranh từ đó giúp doanh nghiệp phát<br /> triển bền vững.<br />  Xây dựng, giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa của doanh nghiệp, từ đó tăng cường uy<br /> tín của doanh nghiệp trên thương trường.<br />  Thu hút khách hàng, gây thiện cảm với đối tác, nâng cao hiệu quả quản trị trong quá<br /> trình giao tiếp. Yếu tố này cũng là cầu nối để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp với<br /> thị trường, đồng thời nó cũng tạo ra sức ép đối với đối thủ cạnh tranh.<br />  Phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.<br /> Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng<br /> Cuối tháng 6/2006, Viện nghiên cứu những nơi tốt nhất để làm việc (GPWI) ở Mỹ đã phối<br /> hợp với Tổ chức quản trị nguồn nhân lực thực hiện một cuộc khảo sát và công bố bằng xếp<br /> hạng thường niên lần thứ ba “Những công ty vừa và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ”. Một số<br /> điểm chung của các công ty lọt vào danh sách này là những điều đáng để cho các doanh<br /> nghiệp Việt Nam suy ngẫm và học hỏi trong xây dựng và đầu tư cho nguồn nhân lực…<br /> Theo GPWI, điểm chung của 25 công ty hàng đầu lọt vào danh sách “Những công ty vừa<br /> và nhỏ tốt nhất để làm việc ở Mỹ" là có tỷ lệ thay thế nhân viên do nghỉ việc thấp, có chương<br /> trình đào tạo để phát triển nhân viên bài bản, chuyên nghiệp, áp dụng chế độ làm việc theo<br /> giờ giấc linh hoạt.<br /> <br /> PPH101_Bai4_v1.0018109225<br /> <br /> 4<br /> <br /> Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng<br /> Trong 50 công ty vừa và nhỏ tốt nhất của Mỹ (gồm 25 công ty nhỏ, từ 50-250 nhân viên và<br /> 25 công ty vừa từ 251 đến 999 nhân viên), tỷ lệ nhân viên nghỉ việc là 11% và thời gian đào<br /> tạo trung bình mối năm dành cho một nhân viên là 41 giờ. Các công ty này cũng cho phép<br /> nhân viên có thâm niên làm việc một năm trở lên được nghỉ phép có hưởng lương trung<br /> bình 28 ngày/năm. Ở công ty nhỏ tốt nhất, Badger Mining, 174 nhân viên và tỷ lệ nhân viên<br /> nghỉ việc chỉ là 4%. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc thấp chỉ là một trong nhiều lợi ích mà các<br /> công ty có một môi trường làm việc lý tưởng có được.<br /> Ngoài ra, qua các cuộc phỏng vấn tìm hiểu môi trường làm việc với một số công ty trong<br /> danh sách của GPWI năm nay, Tạp chí Business Week cũng rút ra một số điểm chung sau:<br /> Thứ nhất, giao tiếp nội bộ đóng vai trò rất quan trọng. Mặc dù lương bổng và các phúc lợi<br /> cũng quan trọng nhưng không phải là yếu tố duy nhất khiến các nhân viên gắn bó với doanh<br /> nghiệp. Những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến nhân viên như tổ chức tiệc Giáng<br /> sinh, cung cấp thực phẩm đầy đủ trong nhà bếp của công ty để nhân viên có thể ăn nhẹ...<br /> cũng là những điều được các nhân viên đánh giá cao. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất<br /> khiến nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp là sự giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp.<br /> Các công ty trong danh sách của GPWI thường xuyên cập nhật cho các nhân viên về tình<br /> hình tài chính của doanh nghiệp, vị thế của doanh nghiệp.<br /> Thứ hai, bên cạnh việc áp dụng chế độ làm việc theo giờ giấc linh hoạt, các công ty cũng<br /> quan tâm đến việc định hướng cho các nhân viên mới, giúp cho họ hội nhập nhanh chóng<br /> với môi trường làm việc. Một số công ty như Badger Mining còn thực hiện các chương trình<br /> định hướng cho các nhân viên mới ngay sau khi họ vừa nhận được thư mời làm việc để họ<br /> có thể quen với việc ngay từ ngày làm việc đầu tiên.<br /> Trích nguồn: Theo Saga.vn<br /> <br /> Hiệu quả của việc giao tiếp tốt trong doanh nghiệp<br /> <br /> Các bạn có thể thấy các thành viên trong doanh nghiệp có mối quan hệ, ứng xử tốt với<br /> nhau sẽ:<br />  Tạo sự đồng thuận, hứng khởi trong công việc.<br />  Tăng cường hợp tác, sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng gấp nhiều lần.<br />  Giúp nhân viên có thái độ yên tâm công tác, đạt sự cân bằng công việc và cuộc sống.<br /> Ví dụ: Không mang stress về nhà, luôn vui vẻ làm việc.<br />  Làm đẹp thêm hình tượng của doanh nghiệp. Khi toàn thể doanh nghiệp đã đạt được sự<br /> đồng thuận về cách giao tiếp ứng xử, sức mạnh mềm của doanh nghiệp tăng lên mạnh<br /> mẽ. Đây chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển.<br /> Ứng xử trong một số mối quan hệ cơ bản nội bộ doanh nghiệp<br /> Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới trong doanh nghiệp<br /> Quan niệm cấp trên – cấp dưới<br /> <br /> Quan niệm cấp trên – cấp dưới tùy thuộc văn hóa của từng quốc gia/quốc tịch của<br /> doanh nghiệp.<br />  Quan niệm cấp trên – cấp dưới trong các doanh nghiệp nước ngoài<br /> Ở các doanh nghiệp, tổ chức có yếu tố nước ngoài: cách thức ứng xử của cấp trên mang<br /> ảnh hưởng (văn hoá) quốc tịch của người đứng đầu công ty.<br /> <br /> PPH101_Bai4_v1.0018109225<br /> <br /> 5<br /> <br />