Bài giảng 6sigma: Sơ đồ quá trình

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:21

Thêm vào BST

Báo xấu

20
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng 6sigma: Sơ đồ quá trình được biên soạn nhằm cung cấp cho bạn kiến thức về phát triển một sơ đồ quá trình và xác định các điểm cải tiến trong một quá trình. Để hiểu rõ hơn, mời các bạn tham khảo chi tiết nội dung bài giảng này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng 6sigma: Sơ đồ quá trình

Sơ đồ Quá trình  Các mục tiêu học tập  Hiểu được phát triển một sơ đồ quá trình như thế nào  Xác định các điểm cải tiến trong một quá trình
Sơ đồ Quá trình là gì?  Định nghĩa Sơ đồ Quá trình Một sơ đồ mô tả một loạt các quá trình hay các hoạt động mà thay đổi một hay nhiều các đầu vào, để thành một đầu ra, tạo giá trị cho khách hàng.  Mục đích của Sơ đồ Quá trình Xác định phạm vi quá trình, và xác định & phân tích các nhân tố tạo ra sự không hiệu quả trong quá trình thực tế. Nó thường được dùng để xác định các nhân tố X’s tiềm năng! Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 2 Rev 7.0E
Tổng quan về Sơ đồ Quá trình  Nhu cầu cho một Sơ đồ Quá trình Hiệu qu Hiệu đến ttừ quảảđến ừ con ng ười: con người: Hiệu qu Hiệu đến t quảảđến ừ quá trình: từ quá trình: Trước đây Trước đây 66 Sigma Sigma T ập trung vào m Tập trung vào ộ t vài ng một vàiườ i cốt y người ếu cốt Tập trung vào quá trình  Ai gây ra lỗi? yếu  Lỗi xuất hiện ở đâu trong quá  Những người tốt cho hiệu quả cao trình?  Nếu người này vắng, quá trình  Quá trình tốt cho hiệu quả cao không thể thực hiện được  Nếu quá trình tốt, mọi người có thể thực hiện quá trình. Success  Đến từ kiến thức/kinh nghiệm/nghệ Kiến thức về quá trình nhiều hơn, tính thuật cạnh tranh của tổ chức sẽ cao hơn  Đến từ may mắn Success  Đến từ kiến thức quá trình Failure  Rắc rối khi người cốt yếu ốm  Đến từ cải tiến quá trình  Giải pháp tạm thời cho các vấn đề mới  Lãng phí vì thiếu quá trình Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 3 Rev 7.0E
 Xác nhận trực quan trạng thái của quá trình hiện tại. – Trước đây: CTQ hay Y’s đạt được thông qua các nỗ lực/ năng lực cá nhân. – 6 Sigma: Làm việc như một đội và tập trung vào quá trình  Xác nhận sự cải tiến của quá trình bằng việc tạo ra nó có thể là… – Xác định, xem xét và loại bỏ quá trình NVA (không gia tăng giá trị) – Xác định quá trình thừa, quá trình cổ chai và quá trình cốt lõi – Xác định X’s tiềm năng và thuộc tính của X’s – Được sử dụng như là cơ sở cho so sánh chuẩn quá trình – Được sử dụng như là cơ sở cho phát triển quá trình tương lai ( yêu cầu cải tiến) Sơ đồ quá trình là điểm xuất phát của phân tích khoa học Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 4 Rev 7.0E
 Xem xét trong phát triển một sơ đồ quá trình  Do từng cá nhân có nhận thức về sơ đồ quá trình khác nhau, quan trọng là biết các suy nghĩ của từng thành viên trong đội về quá trình trước đó. Sơ đồ quá trình “nhận thức” của cá nhân được thay đổi thành sơ đồ quá trình thực tế thông qua kiểm tra/khảng định tại hiện trường. ① Perceived process ② Actual process Khu vực này là sự khác biệt!! Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 5 Rev 7.0E
 Các biểu tượng chính Biểu tượng Ý nghĩa Mô tả Bắt đầu & kết Chỉ ra ranh giới của quá trình thúc Hoạt động Chỉ ra các hoạt động thực hiện trong quá trình Chỉ ra điểm ra quyết định và hướng của dòng chảy quá trình. Ra quyết định Cũng chỉ ra vấn đề quyết định là chấp nhận, loại bỏ hay phê duyệt. Mũi tên Chỉ ra hướng/dòng chảy của quá trình Chỉ ra các đầu vào & đầu ra quan trọng. Đầu vào & đầu ra Không xác định chi tiết Tài liệu Chỉ ra tài liệu Cơ sở dữ liệu Chỉ ra cơ sở dữ liệu Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 6 Rev 7.0E
Phát triển một sơ đồ quá trình như thế nào  Quy trình 1  Xác định Y’s của dự án, hay đặc tính thay thế/ đặc tính X ’sậ Y h ác n ’sậ Y h ác n X con 2  Thiết lập phạm vi đối tượng cho sơ đồ quá trình X viịạ m p h n ác đ viịạ m p h n ác đ X chi tiết thông qua SIPOC 3  Mô tả các hoạt động thực tế đang được thực M gả ộ ạn ođ ô th gả ộ ạn ođ ô th M hiện 4 Phân tích Phân tích  Xác định giá trị có được gia tăng theo quan điểm /átrờ ịth i gan h /árờ ị i gan khách hàng hay không.  Phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến Y’s của dự 5 T /Iạ V O P o K /Iạ V O P o K T án.  Hằng số (C), biến có thể kiểm soát (X), biến 6 P ’sạ loiX ân h ’sạ loiX ân h P nhiễu (N), SOP Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 7 Rev 7.0E
B c 1ư ớ Xác nhận Y’s của dự án  Sơ đồ quá trình có thể được phát triển cho Y’s của dự án, hay đặc tính thay thế, hay đặc tính con của Y’s.  Khi sơ đồ quá trình được phát triển cho các đặc tính thay thế hay các đặc tính con, mối quan hệ giữa các đặc tính và Y’s của dự án cần được giải thích rõ ràng. Y’s được lựa chọn từ Step 4. Xác nhận Y’s Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 8 Rev 7.0E
Bước 2 Xác định phạm vi quá trình  Trong SIPOC, phát triển một quá trình chi tiết từ 5 ~ 7 quá trình. Phạm vi quá trình Supplier Input Quá trình Output Customer Quá trình xử lý đơn hàng Xác định các khách hàng Phê duyệt hợp đồng lựa chọn Yêu cầu hiện tại Xem xét Báo giá Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 9 Rev 7.0E
B c 3ư ớ Phát triển/ Mô tả hoạt động quá trình  Một hoạt động là gì? Một công việc/nhiệm vụ cụ thể trong quá trình con Có thể thực hiện trong một ngày, một người làm Người liên quan đến Mô tả Khách hàng Người bán Người QL đơn hàng ĐH Yêu cầu Người đến (trực tiếp) Chào đón khách Đảm bảo P/N nội bộ khách hàng Gọi điện thoại Kiểm tra đơn hàng Báo giá Phát triển bản đơn hàng Nhận bản đơn hàng Quá hiện tại Báo giá hiệ n tại trình con Khách hàng Khách hàng nhận tài liệu xem xét Hài lòng? Phát triển bản đơn hàng Nhận bản đơn hàng Báo giá lại Báo giá lại Quyết định Yêu cầu các lựa chọn Nhận các lựa chọn các lựa chọn Quyết định các lựa chọn Phê duyệt Phát triển tài liệu đặt hàng Nhận tài liệu đặt hàng hợp đồng Ký hợp đồng Hoạt động Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 10 Rev 7.0E
B c 4ư ớ Phân tích thời gian/ giá trị  Phân tích giá trị? Một phân tích quyết định bước đó là thêm giá trị (VA) hay không (NVA) Một phương pháp đánh giá giá trị của tất cả các hoạt động trong một quá trình theo quan điểm khách hàng và xác định làm thế nào để cải tiến.  Quá trình có gia tăng giá trị (VA)? Khách hàng sẵn sàng trả cho hoạt động đó Hoạt động tạo ra thay đổi vật ký trên sản phẩm hay dịch vụ Hoạt động có thể được thực hiện đúng ngay từ đầu > Đáp ứng sai một trong 3 điều kiện trên sẽ tạo ra quá trình không gia tăng giá trị (NVA). [ NVA (Non Value Added) Process ] Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 11 Rev 7.0E
 VA (Gia tăng giá trị) Giá trị thực tế thêm vào > Theo quan điểm của khách hàng cuối cùng > Cần thiết để tạo ra đều ra mong đợi > Khách hàng cuối cùng sẵn lòng trả cho nó Giá trị kinh doanh thêm vào > Theo quan điểm của nhà quản lý > Được yêu cầu để vận hành kinh doanh > Khách hàng cuối cùng không không sẵn lòng trả cho nó  NVA (Không gia tăng giá trị) Các hoạt động được thực hiện bởi vì quá trình được thiết kế không phù hợp và không hiệu quả > Vd.) di chuyển, chờ đợi, lắp đặt, lưu kho, công việc thừa, làm lại Các hoạt động không được yêu cầu bởi khách hàng hay quá trình kinh doanh > Vd.) tài liệu, dữ liệu thừa, xem xét Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 12 Rev 7.0E
 Phân tích VA (Ví dụ) Người liên quan đến Mô tả Khách hàng Người bán Người QL đơn hàng ĐH N V V V A A A Người đến (trực tiếp) Chào đón khách Đảm bảo P/N nội bộ Yêu cầu V A V A khách hàng Gọi điện thoại Kiểm tra đơn hàng V N A V A Báo giá V Phát triển bản đơn hàng Nhận bản đơn hàng A hiện tại Báo giá hiệ n tại N V Khách A Khách hàng nhận tài liệu hàng xem xét Hài lòng? N N V V A A N Phát triển bản đơn hàng Nhận bản đơn hàng V Báo giá lại A Báo giá lại N V V A A Quyết định Yêu cầu các lựa chọn Nhận các lựa chọn các lựa V A chọn Quyết định các lựa chọn N V A V A Phát triển tài liệu đặt hàng Nhận tài liệu đặt hàng Phê duyệt V hợp đồng Ký hợp đồng A Quá trình Hoạt động con Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 13 Rev 7.0E
 Phân tích thời gian (Phân tích chu kỳ thời gian)? Đánh giá thời gian được yêu cầu là bao nhiêu để thực hiện quá trình > Chu kỳ thời gian: Thời gian từ lúc bắt đầu tới khi Cycle Time Start A Start B kết thúc bước quá trình Activity A > Thời gian xử lý: Thời gian tiêu tốn để thực hiện các hoạt động, khác với trì hoãn hay chờ đợi Process Time Delay Time > Thời gian trì hoãn: Thời gian tiêu tốn cho trì hoãn/ chờ đợi  Ví dụ về phân tích thời gian: Quá trình xử lý đơn hàng VA 53 min. (12%) NVA process NVA process 381 minutes (88%) 381 minutes (88%) Kết luận: Trong điều kiện chu kỳ thời gian như vậy, tiêu điểm của “phân tích/ cải tiến” nên là giảm thời gian kiểm tra/kiểm soát và thời gian sai hỏng bên ngoài. Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 14 Rev 7.0E
B c 5ư ớ Phân tích nguyên nhân  Phân tích nguyên nhân? Xác định X’s tiềm năng (i.e. KPIV) ảnh hưởng đến Y’s (KPOV) dự án bằng việc tập trung vào quá trình  Thuật ngữ KPOV (Các biến đầu ra chính của quá trình) > Đầu ra mà thêm giá trị vào đầu vào của quá trình > Đặc tính của sản phẩm hay quá trình xuất hiện dưới dạng là Y’s ( Y1, Y2, Y3, ...) Y f ( x1 , x2 ,..., xk ) KPIV (Các biến đầu vào chính của quá trình) > Các biến đầu vào của quá trình, có thể ảnh hưởng tới các biến đầu ra của quá trình > Các biến ảnh hưởng tới Y được thể hiện như X’s( X1, X2, X3, ... ) Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 15 Rev 7.0E
 Xác định KPOV KPOV nên được xem xét dựa trên Y’s của dự án đã chọn Quá trình xử lý đơn hàng > Y’s của dự án : Thời gian xử lý đơn hàng, Tính chính xác của đơn hàng, Chỉ số hài lòng khách hàng Các hoạt động KPOV  Điều kiện về thời gian xử lý đơn hàng: Chu kỳ thời gian Đón khách  Điều kiện về độ chính xác của yêu cầu: NA  Điều kiện về hài lòng khách hàng: Ấn tượng đầu tiên của khách hàng  Điều kiện về thời gian xử lý: Chu kỳ thời gian Kiểm tra  Điều kiện về độ chính xác của yêu cầu : Có phải kiểm tra lại đơn đơn hàng hàng không, sự khác biệt với yêu cầu  Điều kiện về hài lòng khách hàng: Hài lòng với kiểm tra đơn hàng  Điều kiện về thời gian xử lý đơn hàng: Chu kỳ thời gian Đảm bảo  Điều kiện về độ chính xác của yêu cầu: Tỷ lệ đảm bảo hàng theo yêu P/N nội bộ cầu  Điều kiện về hài lòng khách hàng : NA  Điều kiện về thời gian xử lý đơn hàng: Chu kỳ thời gian Viết bản  Điều kiện về độ chính xác của yêu cầu : Hoàn thành bản đơn hàng đơn hàng  Điều kiện về hài lòng khách hàng : Dễ hiểu với khách hàng Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 16 Rev 7.0E
 Xác định KPIV Xác định KPIV dựa trên KPOV, nhưng luôn luôn xem xét quan điểm của Y’s dự án Sơ đồ quá trình chi tiết có thể được phát triển (ví dụ drilldown) để xác định KPIV Quá trình xử lý đơn hàng > Y’s dự án : thời gian xử lý đơn hàng, Độ chính xác của đơn hàng, hài lòng khách hàng KPIV Hoạt động KPOV  Thông tin khách hàng  Chu kỳ thời gian  Kỹ năng chào đón Đón khách  Ấn tượng đầu tiên của  Quy trình trả lời khách hàng  Hệ thống điện thoại  Kiểm tra chéo về P/N  Chu kỳ thời gian  Thông tin đặt hàng  Khác biệt với yêu cầu  Thông tin tồn kho Kiểm tra đơn hàng  Hài lòng với kiểm tra đơn  Định dạng bản đơn hàng  Chương trình giá bán hàng Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 17 Rev 7.0E
B c 6ư ớ Phân loại X’s theo thuộc tính(CNX/ SOP)  Constant X Hằng số Điều kiện đầu vào cố định mặc dù nó ảnh hưởng tới Y (Vd) Chỉ tiêu đặc tính chất lượng, nhiệt độ trong dây chuyền sản xuất (18oC)…  Noise X Biến nhiễu Biến đầu vào rất khó kiểm soát  Controllable X Biến có thể kiểm soát Biến đầu vào ảnh hưởng đến Y, có thể đo được và có thể thay đổi dễ dàng  SOP (Standard Operating Procedure) Tài liệu quy trình dể chuẩn hóa công việc được thực hiện thế nào và trình tự của nó theo thứ tự đảm bảo tính nhất quán của đầu ra (chất lượng) của công việc (niệm vụ). Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 18 Rev 7.0E
 Ví dụ: Cải tiến quá trình xử lý đơn hàng  Project Y’s : Thời gian xử lý đơn hàng, Tính chính xác của đơn hàng, Chỉ số hài lòng khách hàng KPIV Quá trình KPOV • Thông tin khách hàng (X) , • Kỹ năng đón chào (X) • Chu kỳ thời gian • Quy trình trả lời (X) Đón khách • Ấn tượng đầu tiên của khách hàng • Hệ thống điện thoại (N) • Kiểm tra chéo trên P/N (X) • Chu kỳ thời gian • Thông tin đặt hàng (N) Kiểm tra đơn • Khác biệt với mã đặt hàng • Thông tin tồn kho (N) hàng • Sự hài lòng với kiểm tra đơn hàng • Chương trình giá (C) • Quy định tồn kho (C) • Chu kỳ thời gian • Năng lực mua hàng (N) Đảm bảo P/N • Chỉ số an toàn cho mã hàng • Sự phụ thuộc vào nguồn ngoại tệ (N) nội bộ được đặt • Số năm kinh nghiệm của người viết • Chu kỳ thời gian (X) • Sự trọn vẹn của đơn hàng Viết đơn hàng • Quy trình viết bản đặt hàng (X) • Dễ hiểu với khách hàng • Sử dụng biểu mẫu (X) • Số năm kinh nghiệm của người xem xét (X) Xem xét bản • Chu kỳ thời gian • Trạng thái tâm lý khi xem xét (N) đặt hàng • Sự trọn vẹn của xem xét • Kiến thức nghề nghiệp về đặt hàng (X) Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 19 Rev 7.0E
 Ví dụ: Tự lái xe tới văn phòng  Y dự án : Đến đúng giờ • Thời gian chuẩn bị Gọi Thức dậy Thức dậy d ậy Phương pháp gọi (X)Trì hoãn sau chuông (X) (chuông, người thân) Đ/K sức khỏe (N) • thời gian tắm • T/gian ăn • T/gian mặc quần áo Tắm Ăn sáng Quần áo Chuẩn bị đi Đợi tắm (X) Sẵn sàng của bữa (X)Mặc không thường xuyên (X) Kiểu bữa (X) Quần áo thể thao (X) (cơm/bánh mì) • T/gian xuất phát • T/gian đi Chọn Di chuyển Vào xe đường Vị trí đỗ (X) Tắc đường (C) Không khởi động được (N)Hết xăng (X) Làm đường(X) • T/gian đỗ xe • T/gian đi vào văn phòng Mưa/ tuyết (N) Đỗ xe Đến Văn phòng Vị trí đỗ (X) Tốc độ di chuyển (X) Tìm khe trống (X) Proprietary to Samsung Electronics Company Process Map - 20 Rev 7.0E